Quản lý dự án một cách hiệu quả có nghĩa là: suy nghĩ trước khi hành động, xác định và xử lý các vấn đề tiềm năng trước khi chúng xảy ra và liên tục theo dõi để xác định xem hành động của bạn có đạt được kết quả mong muốn hay không, không kiểm soát mọi hoạt động đơn lẻ.
Trang 1LÀM TH NÀO Đ QU N LÝ D ÁN HI U QU ? Ế Ể Ả Ự Ệ Ả
1. Gi i thi uớ ệ
Qu n lý d án m t cách hi u qu có nghĩa là: suy nghĩ trả ự ộ ệ ả ước khi hành đ ng, xác đ nhộ ị
và x lý các v n đ ti m năng trử ấ ề ề ước khi chúng x y ra và liên t c theo dõi đ xác đ nhả ụ ể ị xem hành đ ng c a b n có đ t độ ủ ạ ạ ược k t qu mong mu n hay không, không ki m soátế ả ố ể
m i ho t đ ng đ n l ọ ạ ộ ơ ẻ
Trang 2Giám sát ti n đế ộ
Theo dõi ho t đ ng c a d án. C n tr l i câu h i nh “Có các ho t đ ng đã đạ ộ ủ ự ầ ả ờ ỏ ư ạ ộ ượ c hoàn thành theo k ho ch?” “Có bàn giao đế ạ ượ ảc s n ph m nh d ki n?” “Công vi cẩ ư ự ế ệ
c a d án có ti n tri n nh d ki n không?” c p đ c b n, nó là m t quá trình thủ ự ế ể ư ự ế Ở ấ ộ ơ ả ộ ụ
đ ng, nó không thay đ i gì c Thay vào đó, nó cho qu n lý d án bi t hi u su t c aộ ổ ả ả ự ế ệ ấ ủ
d án n m ti n, th i gian, r i ro, ch t lự ằ ở ề ờ ủ ấ ượng hay các lĩnh v c khác c a ti n đ dự ủ ế ộ ự án
Đánh giá d ánự
Có xu hướng t p trung vào vi c theo dõi ti n đ các c p cao t c là k t qu c a dậ ệ ế ộ ở ấ ứ ế ả ủ ự
án. Đánh giá có xu hướng khám phá các câu h i nh , “D án có đ t đỏ ư ự ạ ược các k t quế ả
d ki n không?” “D án có góp ph n vào m c tiêu cu i cùng c a nó không?” D li uự ế ự ầ ụ ố ủ ữ ệ đánh giá được thu th p và phân tích không thậ ường xuyên và thường yêu c u can thi pầ ệ chính th c h n (thứ ơ ường là b i các c v n k thu t ho c đánh giá bên ngoài) đ hi nở ố ấ ỹ ậ ặ ể ể
th k t qu d án.ị ế ả ự
Ki m soát d ánể ự
Liên quan đ n vi c thi t l p các h th ng và quy trình ra quy t đ nh đ qu n lý sế ệ ế ậ ệ ố ế ị ể ả ự khác bi t gi a k ho ch (ph m vi, chi phí, ti n đ , vv) và th c t th c hi n d án. Nóệ ữ ế ạ ạ ế ộ ự ế ự ệ ự cũng liên quan đ n vi c nh ng khác bi t và thay đ i trong d án đế ệ ữ ệ ổ ự ược qu n lý nh thả ư ế nào, ghi chép và truy n đ t v i các bên liên quan.ề ạ ớ
Trang 3M m d oề ẻ
C g ng ki m soát m i khía c nh c a m t d án có th đ m b o c h i thành côngố ắ ể ọ ạ ủ ộ ự ể ả ả ơ ộ
l n nh t, nh ng b n cũng không bao gi có th ki m soát m i th , nên đi u đó khôngớ ấ ư ạ ờ ể ể ọ ứ ề thành v n đ ấ ề
Ngoài l p k ho ch và giám sát t t, h u h t các d án thành công cũng s đòi h i sậ ế ạ ố ầ ế ự ẽ ỏ ự linh ho t đ cho phép đi u ch nh và gi i quy t v n đ Nh v y, b n c n ph i nhạ ể ề ỉ ả ế ấ ề ư ậ ạ ầ ả ớ
r ng, t i b t k th i đi m nào, k ho ch cũng đ i di n cho nh ng suy nghĩ hi n t iằ ạ ấ ỳ ờ ể ế ạ ạ ệ ữ ệ ạ
c a b n v m c tiêu c a d án. K ho ch d án, báo cáo chi tiêu, và các cu c h pủ ạ ề ụ ủ ự ế ạ ự ộ ọ nhóm s không đ m b o thành công c a d án. V i t cách là ngẽ ả ả ủ ự ớ ư ười qu n lý d án,ả ự
b n ph i linh ho t và có th qu n lý các thay đ i khi chúng x y ra và suy nghĩ sángạ ả ạ ể ả ổ ả
t o khi không th ti p c n theo cách thông thạ ể ế ậ ường
Thay đ i tài li uổ ệ
Đi u quan tr ng là ph i xác đ nh và ghi l i đúng t t c các thay đ i t ph m vi banề ọ ả ị ạ ấ ả ổ ừ ạ
đ u c a d án . N u các phầ ủ ự ế ương pháp d đoán ch a bao gi đự ư ờ ược th trử ước đây, đi uề quan tr ng là ph i mô t nh ng gì b n đ xu t và k t qu b n hy v ng đ t đọ ả ả ữ ạ ề ấ ế ả ạ ọ ạ ượ c
B n càng ít ch c ch n r ng k ho ch s ho t đ ng ch t ch thì b n càng nên theo dõiạ ắ ắ ằ ế ạ ẽ ạ ộ ặ ẽ ạ
hi u su t liên t c đ xác đ nh sai l ch so v i k ho ch càng nhanh càng t t. N uệ ấ ụ ể ị ệ ớ ế ạ ố ế
phương pháp ti p c n đế ậ ược lên k ho ch có v không ho t đ ng, c n ph i có các l aế ạ ẻ ạ ộ ầ ả ự
ch n rõ ràng v cách s a đ i các k ho ch hi n có và họ ề ử ổ ế ạ ệ ướng d n công vi c theo cácẫ ệ
hướng m i. Luôn ch c ch c là nh ng ngớ ắ ắ ữ ười liên quan được thông báo đ y đ v nh ngầ ề ữ thay đ i.ổ
Project Tolerance Dung sai d án (ph m vi cho phép c a sai s )ự ạ ủ ố
Dung sai d án xác đ nh gi i h n hi u su t trong đó nh ng sai sót có th ch p nh nự ị ớ ạ ệ ấ ữ ể ấ ậ
được. Dung sai là m t ph n quan tr ng c a vi c có th làm vi c đ c l p nh m tộ ầ ọ ủ ệ ể ệ ộ ậ ư ộ
Trang 4người qu n lý d án. Có dung sai có nghĩa là ngả ự ười qu n lý d án có m t s linh ho tả ự ộ ự ạ
nh t đ nh trong d án.ấ ị ự
Dung sai đượ ử ục s d ng thường xuyên nh tấ
Time Tolerance (Dung sai th i gian)ờ – kho ng th i gian hoàn thành d ánả ờ ự
có th mu n h n ho c s m h n ngày d ki n.ể ộ ơ ặ ớ ơ ự ế
Cost Tolerance(Dung sai chi phí) – t l ph n trăm, ho c s ti n m t, màỷ ệ ầ ặ ố ề ặ
d án có th vự ể ượt quá ho c theo ngân sách d ki n.ặ ự ế
Scope Tolerance(Dung sai ph m vi d án)ạ ự – được đo là m t bi n th đãộ ế ể
đ ng ý t mô t (s n ph m) có th phân ph i. B t k bi n th ti m năngồ ừ ả ả ẩ ể ố ấ ỳ ế ể ề nào cũng ph i đả ược ghi l i.ạ
Risk Tolerance(Dung sai r i ro)– cung c p m t đi m chu n cho nh ngủ ấ ộ ể ẩ ữ
r i ro cho phépủ
Quality Tolerance(Dung sai ch t lấ ượng) – ph m vi xác đ nh hi u su t cóạ ị ệ ấ
th ch p nh n cho s n ph m (ho c k t qu đáng tin c y cho bàn giao) nhể ấ ậ ả ẩ ặ ế ả ậ ư
được hình dung theo ph m vi công vi c ban đ u ho c đạ ệ ầ ặ ược ghi trong mô tả
s n ph m.ả ẩ
Benefits Tolerance(Dung sai l i ích)ợ – ph m vi hi u su t ch p nh n đạ ệ ấ ấ ậ ượ c
c a d án k t qu ủ ự ở ế ả
Change Orders (Thay đ i th t )ổ ứ ự
M t s t ch c có các th t c đ chính th c ghi l i b t k thông tin nào mà chúngộ ố ổ ứ ủ ụ ể ứ ạ ấ ỳ
thường được g i là “change order”. Khi thay đ i đọ ổ ược ch p thu n, nó ph i đấ ậ ả ược c pậ
nh t vào t t c các tài li u khác c a d án bao g m ngân sách và l ch trình đã s a đ i.ậ ấ ả ệ ủ ự ồ ị ử ổ
Trang 5Đi u quan tr ng là ph i theo dõi ti n đ c a d án đ đ m b o nó không nh n đề ọ ả ế ộ ủ ự ể ả ả ậ ượ c quá xa k ho ch ban đ u c a b n. M t khi b n đ cho m i vi c đi quá xa thì nó s r tế ạ ầ ủ ạ ộ ạ ể ọ ệ ẽ ấ khó đ đ a m i th tr l i đúng v i k ho ch ban đ u.ể ư ọ ứ ở ạ ớ ế ạ ầ
Nh v i các khía c nh khác c a d án, b n ph i xác đ nh t n su t mà b n s theo dõiư ớ ạ ủ ự ạ ả ị ầ ấ ạ ẽ các ho t đ ng c a d án. Giám sát th c s là m t ho t đ ng đang di n ra, tuy nhiên,ạ ộ ủ ự ự ự ộ ạ ộ ễ
b n ph i cân b ng gi a th i gian b n dành cho các ho t đ ng theo dõi (b n khôngạ ả ằ ữ ờ ạ ạ ộ ạ
mu n qu n lý vi mô nhóm c a b n) và giá tr c a n l c đó. Báo cáo ti n đ thố ả ủ ạ ị ủ ỗ ự ế ộ ườ ng xuyên ho c các cu c h p hàng tu n / hàng tháng là m t cách hi u qu đ giúp b nặ ộ ọ ầ ộ ệ ả ể ạ trong vi c giám sát m t d án. Báo cáo ti n đ không c n ph i chính th c ho c đ p;ệ ộ ự ế ộ ầ ả ứ ặ ẹ
ch là m t danh sách ng n g n rõ ràng v nh ng đi m quan tr ng s làm. N u có th ,ỉ ộ ắ ọ ề ữ ể ọ ẽ ế ể hãy c g ng t ch c các cu c h p tình tr ng thố ắ ổ ứ ộ ọ ạ ường xuyên vào nh ng ngày / gi đữ ờ ượ c xác đ nh trị ước đ cho phép m i ngể ọ ười chu n b M t hẩ ị ộ ướng d n chung s làm vi cẫ ẽ ệ
t t cho h u h t các d án là: Không quá m t l n m i tu n, nh ng không ít h n m tố ầ ế ự ộ ầ ỗ ầ ư ơ ộ
l n m i tháng.ầ ỗ
Trong su t d án giao ti p, giao ti p và giao ti p. Giao ti p t t là y u t thành côngố ự ế ế ế ế ố ế ố quan tr ng c a b t k d án nào. Là ngọ ủ ấ ỳ ự ười qu n lý d án, b n ch c ch n s liên l cả ự ạ ắ ắ ẽ ạ
Trang 6qua đi n tho i, email, cu c h p, v.v. Cung c p cho các bên liên quan c a b n quy nệ ạ ộ ọ ấ ủ ạ ề truy c p thông tin là m t ph n quan tr ng c a b t k chi n lậ ộ ầ ọ ủ ấ ỳ ế ược truy n thông d ánề ự nào. Đ m b o r ng nhóm d án c a b n có quy n truy c p vào m t h th ng chia sả ả ằ ự ủ ạ ề ậ ộ ệ ố ẻ thông tin nh m ng n i b ho c môi trư ạ ộ ộ ặ ường c ng tác tộ ương t Trong các d án l n,ự ự ớ
m t thành viên trong nhóm có th độ ể ược ch đ nh giám sát h th ng chia s thông tin dỉ ị ệ ố ẻ ự án
Đ giúp m i ngể ọ ườ ắi n m được cùng m t v n đ thì luôn g i m t chộ ấ ề ử ộ ương trình làm
vi c trệ ước m i cu c h p. M c dù m c đích chính c a qu n lý d án là s p x p vàọ ộ ọ ặ ụ ủ ả ự ắ ế thúc đ y m i ngẩ ọ ười và h tr vi c ra quy t đ nh c a h tuy nhiên thì thông tin chi ti tỗ ợ ệ ế ị ủ ọ ế
và hi u su t sáng t o cu i cùng s d n đ n thành công c a d án. Ngoài ra, ph n h iệ ấ ạ ố ẽ ẫ ế ủ ự ả ồ liên t c cho các thành viên trong nhóm c a b n có th giúp s thành công c a d án.ụ ủ ạ ể ự ủ ự
Ph n h i ph i c th (không chung chung và m h ) và nó ph i luôn bao g m t t cả ồ ả ụ ể ơ ồ ả ồ ấ ả
m i ngọ ười đã làm vi c trên m t ph n c th c a s n ph m.ệ ộ ầ ụ ể ủ ả ẩ
Nh đã đ c p trư ề ậ ước đó, đ tr thành m t ngể ở ộ ười giao ti p t t, b n ph i là ngế ố ạ ả ười nghe
gi i trỏ ước tiên. Vì v y, hãy chăm chú l ng nghe nhóm d án c a b n – các thành viênậ ắ ự ủ ạ trong nhóm c a b n s đánh giá cao r ng b n đánh giá cao ý ki n c a h và khuy nủ ạ ẽ ằ ạ ế ủ ọ ế khích th o lu n. L ng nghe cũng r t h u ích vì nó cung c p cho b n ph n h i v vi cả ậ ắ ấ ữ ấ ạ ả ồ ề ệ
li u các thành viên trong nhóm c a b n có hi u đệ ủ ạ ể ược thông đi p c a b n hay không.ệ ủ ạ
N u b n đang làm vi c trên m t d án ph c t p, đ ng quên ch đ nh ai đó làm tài li uế ạ ệ ộ ự ứ ạ ừ ỉ ị ệ
nh : Hư ướng d n s d ng, báo cáo, v.v. Hãy đ m b o r ng ngẫ ử ụ ả ả ằ ười tài li u tham gia vàoệ quá trình này. N u khách hàng yêu c u thêm các item ngoài đó ra, hãy thế ầ ương lượ ng thêm th i gian ho c ngu n l c b sung (tăng ti n) đ đáp ng k v ng gia tăng.ờ ặ ồ ự ổ ề ể ứ ỳ ọ
Monitoring Plan (K ho ch giám sát)ế ạ
Schedule progress
Nh ng status nào c a các ho t o ng đữ ủ ạ ộ ược lên k ho ch trong tu n, thángế ạ ầ này
Trang 7Các ho t đ ng đang ti n tri n nh th nào? Trạ ộ ế ể ư ế ước, sau ho c đúng ti nặ ế
đ ?ộ
Có n i dung nào c n c n đi u không?ộ ầ ầ ề Budget Ngân sách:
B n đã chi tiêu bao nhiêu ngân sách cho đ n nay?ạ ế
S ti n còn l i là bao nhiêu?ố ề ạ
B n có m t ạ ộ ước tính s a đ i đ hoàn thành công vi c?ử ổ ể ệ Scope Ph m vi:ạ
Nhóm c a b n có đang ho t đ ng trên các ph m vi trong ph m vi ho củ ạ ạ ộ ạ ạ ặ ngoài ph m vi không?ạ
Có b t k thay đ i nào x y ra mà s yêu c u m r ng ph m vi?ấ ỳ ổ ả ẽ ầ ở ộ ạ
3. Evaluations Đánh giá
Đánh giá cũng có th là m t công c quan tr ng mà b n s d ng đ giám sát d ánể ộ ụ ọ ạ ử ụ ể ự
c a mình. M c dù, các đánh giá cu i cùng thủ ặ ố ường yêu c u b i khách hàng, đánh giáầ ở
gi a k cho c h i cung c p đ xu t đ c i thi n hi u qu và tác đ ng c a d ánữ ỳ ơ ộ ấ ề ấ ể ả ệ ệ ả ộ ủ ự trong khi các ho t đ ng v n đang đạ ộ ẫ ược ti n hành.ế
Các câu h i đánh giá ph bi n có th bao g m:ỏ ổ ế ể ồ
D án có thành công trong vi c hoàn thành các k t qu , m c tiêu và đòiự ệ ế ả ụ
h i nh hỏ ả ưởng không?
D án có liên quan và hi u qu không?ự ệ ả
D án có ti m năng b n v ng trong ho t đ ng không?ự ề ề ữ ạ ộ
Lý thuy t có đế ược th hi n không?ể ệ
Trang 8Ngoài ra, đánh giá Expost ki m tra tác đ ng c a d án t i m t kho ng th i gian xácể ộ ủ ự ạ ộ ả ờ
đ nh sau khi hoàn thành d án, đôi khi m t năm sau khi k t thúc chính th c c a d ánị ự ộ ế ứ ủ ự
nh m c i thi n.ằ ả ệ Dưới đây b n có m t danh sách các ch đ c n xem xét đ đánh giáạ ộ ủ ề ầ ể ExPost:
Các bên liên quan: nh ng ngữ ườ ẽ ị ải s b nh hưởng, c n h tr , ho c sầ ỗ ợ ặ ẽ quan tâm đ n k t qu d án.ế ế ả ự
B n có giao vai trò và trách nhi m c th cho nhân viên c a b n không?ạ ệ ụ ể ủ ạ
Có ai làm vi c trong d án c a b n ch u trách nhi m cho các lĩnh v cệ ự ủ ạ ị ệ ự khác nhau không? N u v y, b n có cung c p đ h tr đ h có th hoànế ậ ạ ấ ủ ỗ ợ ể ọ ể thành nhi m v c a mình không?ệ ụ ủ
B n có c n s ch p thu n đ c bi t nào đ b t đ u các ho t đ ng (IRB,ạ ầ ự ấ ậ ặ ệ ể ắ ầ ạ ộ IACUC, xem xét pháp lý, vv) không? N u v y, b ng cách nào các phê duy tế ậ ằ ệ này s nh hẽ ả ưởng đ n ho t đ ng theo dõi / th i gian c a b n?ế ạ ộ ờ ủ ạ
B n (b t k ai khác làm vi c trong d án) có hi u đạ ấ ỳ ệ ự ể ượ ủc r i ro d án quanự
tr ng và cách h s đọ ọ ẽ ược qu n lý?ả
Có ph i t t c m i ngả ấ ả ọ ười đang làm vi c trong d án đ u bi t v ngàyệ ự ề ế ề
b t đ u và hoàn thành các ho t đ ng nào và các m c quan tr ng đã đ tắ ầ ạ ộ ố ọ ạ
được?
B n có ngân sách cho t t c các tài nguyên d án b t bu c?ạ ấ ả ự ắ ộ
Là người qu n lý, b n ki m soát thành công hi u su t công vi c, bao g m:ả ạ ể ệ ấ ệ ồ
T ch c, t p trung và liên t c thúc đ y nhân viên d ánổ ứ ậ ụ ẩ ự Theo dõi và so sánh công vi c và k t qu d án v i k ho ch d ánệ ế ả ự ớ ế ạ ự Xem xét và th c hi n các thay đ i đ i v i k ho ch khi theo dõi cho th yự ệ ổ ố ớ ế ạ ấ
có thay đ i đổ ược yêu c uầ
Trang 9Gi cho m i ngữ ọ ườ ượi đ c thông báo v các thành t u, v n đ và thay đ iề ự ấ ề ổ
c a d ánủ ự
Ti p t c theo dõi và x lý r i ro d án đang phát tri nế ụ ử ủ ự ể
H th ng thông tin t ch c có th đệ ố ổ ứ ể ượ ử ục s d ng đ h tr l p k ho chể ỗ ợ ậ ế ạ
và ki m soát d án, bao g m vi c duy trì h sể ự ồ ệ ồ ơ
S lố ượng work effort
S ti n chi tiêu cho các ho t đ ng c a d án.ố ề ạ ộ ủ ự