Lập kế hoạch là nền tảng vững chắc đảm bảo sự thành công của một dự án hay bất cứ kế hoạch kinh doanh nào. Đối với nhà quản lý hay lãnh đạo khi lập kế hoạch giúp bạn luôn nắm bắt phương hướng hoạt động trong tương lai, giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Đối với nhân viên hay các thành viên trong nhóm lập kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức rõ ràng, giảm được sự chồng chéo.
Trang 1PH ƯƠ NG PHÁP L P K HO CH QU N LÝ D ÁN Ậ Ế Ạ Ả Ự
HI U QU Ệ Ả
G n 2/3 k ho ch trong doanh nghi p đ u th t b i trong quá trình th c hi n. Hãy Tìm hi uầ ế ạ ệ ề ấ ạ ự ệ ể
Phương pháp l p k ho ch qu n lý d án hi u qu ậ ế ạ ả ự ệ ả
Đ i v i m t nhà qu n lý hay lãnh đ o doanh nghi p tr ố ớ ộ ả ạ ệ ướ c khi b t đ u m t d án hay b t k ắ ầ ộ ự ấ ỳ chi n l ế ượ c nào nh : Chi n l ư ế ượ c phát tri n s n ph m, Chi n l ể ả ẩ ế ượ c truy n thông, thì vi c ề ệ
đ u tiên ph i làm là “l p k ho ch” ầ ả ậ ế ạ
L p k ho ch là n n t ng v ng ch c đ m b o s thành công c a m t d án hay b t c kậ ế ạ ề ả ữ ắ ả ả ự ủ ộ ự ấ ứ ế
ho ch kinh doanh nào. Đ i v i nhà qu n lý hay lãnh đ o khi l p k ho ch giúpạ ố ớ ả ạ ậ ế ạ b nạ luôn n mắ
b t ắ phương hướng ho t đ ng trong tạ ộ ương lai, gi m s tác đ ng c a nh ng thay đ i t môiả ự ộ ủ ữ ổ ừ
trường , tránh được s lãng phí và d th a ngu n l c và thi t l p nên nh ng tiêu chu nự ư ừ ồ ự ế ậ ữ ẩ thu n ti n cho công tác ki m tra. Đ i v i nhân viên hay các thành viên trong nhóm l p kậ ệ ể ố ớ ậ ế
ho ch là m t trong nh ng công c có vai trò quan tr ng trong vi c ph i h p n l c c a cácạ ộ ữ ụ ọ ệ ố ợ ỗ ự ủ thành viên trong m t t ch c rõ ràng, gi m độ ổ ứ ả ượ ực s ch ng chéo.ồ
Trang 2Th nh ng, h u h t các k ho ch đ u b th t b i ngay khi bế ư ầ ế ế ạ ề ị ấ ạ ước chân đ n th c hi n b i quáế ự ệ ở nhi u r i ro mà r t nhi u qu n lý d án ch a t ng nghĩ đ n. Đ c bi t, v i các nhà qu n lý.ề ủ ấ ề ả ự ư ừ ế ặ ệ ớ ả Còn tr thi u kinh nghi m thì dẻ ế ệ ễ v p ngã trong bấ ước đi đ u tiên này. V y làm th nào đầ ậ ế ể
b n “k ho ch” không b tr thành gi y v n?ả ế ạ ị ở ấ ụ
Hãy tìm hi u ngayể 6 bước sau đây đ t o ra m t b n k ho ch hoàn ch nh giúp b n l y l iể ạ ộ ả ế ạ ỉ ạ ấ ạ
s t tin, nhanh chóng d n d t đ i ngũ c a b n hoàn thành d án!ự ự ẫ ắ ộ ủ ạ ự
1/ Xác đ nh nhu c u khách hàng & các bên liên quanị ầ
Trong bài vi t này, chúng tôi đ c p đ n 2 trế ề ậ ế ường h p thợ ường xuyên nh t khi b n lên kấ ạ ế
ho ch d án.ạ ự
Tr ườ ng h p 1: ợ Xây d ng d án d a trên nhu c u khách hàng ự ự ự ầ
đây, b n là bên đ c thuê đ th c hi n d án. Do đó trong b c này b n c n v ch ra 2
v n đ c th :ấ ề ụ ể
1 T ng h p nh ng yêu c u, mong mu n c a khách hàng v d án này.ổ ợ ữ ầ ố ủ ề ự
2 Thi t l p các đế ậ ường c s (Baseline)ơ ở ph m vi d án (Scope)ạ ự v ngân sách, th i gianề ờ
th c hi n, ngu n nhân l c, k v ng d tính và trách nhi m c a khách hàng, các bênự ệ ồ ự ỳ ọ ự ệ ủ liên quan tránh tình tr ng khi d án trì tr , th t b i s x y ra vi c đ l i, thoái thácạ ự ệ ấ ạ ẽ ả ệ ổ ỗ trách nhi m.ệ
Tr ườ ng h p 2: ợ Xây d ng d án/k ho ch theo yêu c u c a Ban qu n tr ự ự ế ạ ầ ủ ả ị
B n v i vai trò CEO hay trạ ớ ưởng b ph nộ ậ được yêu c u lên k ho ch cho chi n lầ ế ạ ế ược phát tri n s n ph m, chi n lể ả ẩ ế ược kinh doanh t ng tháng hay quý. Lúc này b n c n:ừ ạ ầ
1 Hi u rõ v n đ , đ nghể ấ ề ề ị c a Ban qu n tr đ a raủ ả ị ư
2 Đ ra các đi m c b n đ hoàn thành d án đ i v i Ban quan tr : Ngân sách, Th i gianề ể ơ ả ể ự ố ớ ị ờ hoàn thành, ngu n l c và ph m vi d án (đi m này s tồ ự ạ ự ể ẽ ương t nh trự ư ường h p 1)ợ
Trang 3Hãy c g ng giao ti p nhi u h n v i khách hàng và các bên liên quan đ th u hi u nh ngố ắ ế ề ơ ớ ể ấ ể ữ nhu c u sâu xa mà h mong mu n b n cung c p. Đó là "đi m vàng" xây d ng ni m tin đ uầ ọ ố ạ ấ ể ự ề ầ tiên gi a 2 bên trong d án.ữ ự
2/ Đ t m c tiêu cho k ho chặ ụ ế ạ
Đ t m c tiêu cho d ánặ ụ ự là m t bộ ước c c k quan tr ng c a k ho ch. D a trên m c tiêu,ự ỳ ọ ủ ế ạ ự ụ khách hàng và Ban qu n tr s nhìn th y ngay k v ng thu đả ị ẽ ấ ỳ ọ ược cũng nh d dàng đánh giáư ễ
được m c đ thành công d án. Vi c đ t m c tiêu giúp cho b n và các bên liên quan ứ ộ ự ệ ặ ụ ạ ướ c
lượng g n chính xác kh i lầ ố ượng công vi c ph i th c hi n, ngu n l c, th i gian và chi phíệ ả ự ệ ồ ự ờ
c n ph i có đi kèm v i trách nhi m c a các bên.ầ ả ớ ệ ủ
Th nh ng đ đ t ra m t con “s ” cho m c tiêu l i không h đ n gi n? Th ng kê Có t iế ư ể ặ ộ ố ụ ạ ề ơ ả ố ớ 70% số d án trong doanh nghi p hoàn toàn th t b i không đ t m c tiêu đ ra!ự ệ ấ ạ ạ ụ ề
M t trong nh ng y u t d n đ n s th t b i này do nhân t ch ch t “đ t m c tiêu” quá xaộ ữ ế ố ẫ ế ự ấ ạ ố ủ ố ặ ụ
r i th c t Nguyên t c đ b n không g c ngã c a vi cờ ự ế ắ ể ạ ụ ủ ệ “đ t m c tiêu” d a trên tiêu chíặ ụ ự Smart
SMART là tiêu chí đánh giá tính kh thi m c tiêu c a d án. Vi c đ m b o các tiêu chíả ụ ủ ự ệ ả ả SMART s đ m b o d án kh thi. Tiêu chí này g m có:ẽ ả ả ự ả ồ
S – Specific
M – Measurable
A – Achievable
R – Realistic
T – Timebound
S – Specific: Rõ ràng, c th M c tiêu c a d án ph i rõ ràng, c th , ph i tr l i đụ ể ụ ủ ự ả ụ ể ả ả ờ ược 5 câu h i (5 W):ỏ
What? M c tiêu đó là gì?ụ
Why? T i sao ph i th c hi n?ạ ả ự ệ
Where? Th c hi n nó t i đâu?ự ệ ạ
Trang 4Who? Ai s là ngẽ ười th c hi n?ự ệ
When? Th c hi n trong th i gian nào?ự ệ ờ
M – Measurable: Đo lường được. M t m c tiêu d án ph i đ m b o đo lộ ụ ự ả ả ả ường được v kh iề ố
lượng công vi c s ph i th c hi n, chi phí ph i b ra, cách th c hoàn thành công vi c…ệ ẽ ả ự ệ ả ỏ ứ ệ
A – Achievable: Tính kh thi. D án ph i đ m b o tính kh thi t c là có kh năng th c hi nả ự ả ả ả ả ứ ả ự ệ
được trên th c t M t m c tiêu có tính kh thi c n tr l i đự ế ộ ụ ả ầ ả ờ ược câu h i “Làm th nào đỏ ế ể
th c hi n?”ự ệ
R – Realistic: L i ích th c t mà d án đem l i cho các bên liên quan. M t m c tiêu đ m b oợ ự ế ự ạ ộ ụ ả ả
được tiêu chí này c n tr l i câu h i:ầ ả ờ ỏ
D án đem l i nh ng l i ích gì?ự ạ ữ ợ
Đã đúng th i đi m hay ch a?ờ ể ư
Nh ng l i ích này có phù h p v i nh ng n l c, nhu c u khác c a d án?ữ ợ ợ ớ ữ ỗ ự ầ ủ ự
Nh ng ai là đ i tữ ố ượng thích h p đ hợ ể ưởng nh ng l i ích mà d án đem l i?ữ ợ ự ạ
T – Timebound: Gi i h n v th i gian. D án c n ph i đ m b o th c hi n đúng ti n đ ớ ạ ề ờ ự ầ ả ả ả ự ệ ế ộ
M t m c tiêu đ m b o tiêu chí Timebound c n tr l i nh ng câu h i nh :ộ ụ ả ả ầ ả ờ ữ ỏ ư
D án c n ph i th c hi n trong kho ng th i gian nào?ự ầ ả ự ệ ả ờ
Khi nào thì b t đ u th c hi n?ắ ầ ự ệ
Ti n đ công vi c c n đ m b o trong t ng kho ng th i gian xác đ nh nh th nàoế ộ ệ ầ ả ả ừ ả ờ ị ư ế
Đ ng bao gi nói: “M c tiêu nào cũng quan tr ng”. Đây là m t suy nghĩ t i k mà ngừ ờ ụ ọ ộ ố ỵ ườ i
qu n lý d ánả ự ph i t b B n ph i s p x p th t u tiên d a trên m c đ kh n c p c aả ừ ỏ ạ ả ắ ế ứ ự ư ự ứ ộ ẩ ấ ủ
t ng m c tiêu trong d ánừ ụ ự
3/ Xác đ nh k t qu chuy n giao/đ u ra c a d án theo t ng giai đo n (Deliverables)ị ế ả ể ầ ủ ự ừ ạ
Sau khi b n đã đ nh hình ra các m c tiêu t ng th thì đây là bạ ị ụ ổ ể ước b n c n ạ ầ ước tính c thụ ể
kh i lố ượng công vi c hoàn thành theo các m c th i gian. Hi u đ n gi n, chính là k t qu dệ ố ờ ể ơ ả ế ả ự tính c aủ t ng giai đo n trongừ ạ d án giúp b n và các bên liên quan liên t c n m b t đự ạ ụ ắ ắ ược ti nế
đ đ ng th i tiên li u trộ ồ ờ ệ ước đ r i ro c a k ho ch.ộ ủ ủ ế ạ
Trang 5V y làm sao đ luôn bám sát đ ậ ể ượ ừ c t ng giai đo n chuy n giao k t qu d án? ạ ể ế ả ự
G n m c quan tr ng ho c đ t thông báo cho t ng th i h n hoàn thành c a d án. B n sắ ố ọ ặ ặ ừ ờ ạ ủ ự ạ ẽ luôn theo dõi s ti n tri n c a công vi c và đ m b o nhi m v đự ế ể ủ ệ ả ả ệ ụ ược giao hoàn thành đúng
th i gian, đi u này mang đ n s vui v , tin tờ ề ế ự ẻ ưởng cho các bên liên quan
S d ng công nghử ụ ệ để qu n lý d ánả ự là cách h u hi u nh t đ b n gi nh p các thành viênữ ệ ấ ể ạ ữ ị
và luôn bám sát ti n đ d án. M t trong nh ng công ngh qu n lý d án hi u qu nh tế ộ ự ộ ữ ệ ả ự ệ ả ấ đó
là qu n lý d án hi n đ i và tân ti nả ự ệ ạ ế
4/ Thi t l pế ậ ti n đ d án (Project schedule)ế ộ ự
D a trên vi c ự ệ ướ ược l ng k t qu đ u ra theo t ng giai đo n trong bế ả ầ ừ ạ ước 3, b n xác đ nhạ ị chu i công vi c c n ph i làm. Đ i v i m i nhi m v , b n ph i v ch rõ kho ng th i gianỗ ệ ầ ả ố ớ ỗ ệ ụ ạ ả ạ ả ờ
c n thi t, ngu n l c đi kèm và ai s ch u trách nhi m hoàn thành.ầ ế ồ ự ẽ ị ệ
Ti p đ n, xem xét đ n s ph thu c gi a các công vi c hay nhi m v giao cho các thànhế ế ế ự ụ ộ ữ ệ ệ ụ viên trong nhóm. B n c n xác đ nh khi công vi c nào k t thúc là lúc công vi c khác s b tạ ầ ị ệ ế ệ ẽ ắ
đ u nh m đi u ch nh nhân l c và th i gian phù h p.ầ ằ ề ỉ ự ờ ợ
D án ch y tr n tru hay không ph thu c ph n l n vàoự ạ ơ ụ ộ ầ ớ bước này, l i khuyênờ t t nh t choố ấ
b n: Trao đ i, tham kh o các ý ki n các thành viên trong nhóm c a b n, h là nh ng ngạ ổ ả ế ủ ạ ọ ữ ườ i cho b n m t cái nhìn sâu s c v cách th c th c hi n nhi m v , kho ng th i gian h làm vàạ ộ ắ ề ứ ự ệ ệ ụ ả ờ ọ
ai là ngườ ối t t nh t đ gi i quy t các nhi m v c th cùng v i s cam k t c a t ng ngấ ể ả ế ệ ụ ụ ể ớ ự ế ủ ừ ườ i
v th i h n hoàn thành. Đâyề ờ ạ là m t c s v ng ch c đ b n t tin v s ti n tri n d án v iộ ơ ở ữ ắ ể ạ ự ề ự ế ể ự ớ các bên liên quan
5/ Nh n di n nh ng m i nguy hi m và xác đ nh m c đ r i ro (Risk management plan)ậ ệ ữ ố ể ị ứ ộ ủ
Ch c ch n là không có d án nào không có r i ro và dĩ nhiên chúng ta không th gi i quy tắ ắ ự ủ ể ả ế
b ng cách c u mong m t phép màu may m n nào đó hi n lên!ằ ầ ộ ắ ệ
Trang 6Đi u b n c n ph i làm: D li u trề ạ ầ ả ự ệ ước các r i ro có th đ n v i d án c a b n hay đ n v iủ ể ế ớ ự ủ ạ ế ớ các thành viên trong nhóm c a b n,có th k đ n r i roủ ạ ể ể ế ủ n u giai đo n tri n khai r i vào kế ạ ể ơ ỳ ngh nó s nh hỉ ẽ ả ưởng đ n ti n đ thì b n ph i tính thêm th i gian d trù.ế ế ộ ạ ả ờ ự
Nh ng đôi khi có nh ng tình hu ng mà chúng ta không lư ữ ố ường trước được, có th gây ra m tể ộ
tr c tr c l n cho d án nh thành viên trong nhóm ngh đ t xu t, trang thi t b h ng hóc, cácụ ặ ớ ự ư ỉ ộ ấ ế ị ỏ thành viên trong nhóm m t đoàn k t….ấ ế
Hãy xem xét th t k các bậ ỹ ước đ có th ngăn ng a nh ng r i ro nh t đ nh x y ra ho cể ể ừ ữ ủ ấ ị ả ặ h nạ
ch t i đa tác đ ng tiêu c c c a chúng v i d án c a b n.ế ố ộ ự ủ ớ ự ủ ạ
Đây là bước đ b n đánh giá các r i ro và xây d ng m t chi n lể ạ ủ ự ộ ế ược qu n lý r i ro đ m b oả ủ ả ả cho k ho ch d án đ a ra có sai s nh nh t.ế ạ ự ư ố ỏ ấ
V i nh ng nhi m v liên quan đ n m c đ r i ro cao, b n c n t o “buffer” cho nó, nghĩa làớ ữ ệ ụ ế ứ ộ ủ ạ ầ ạ
b n c n ph i đ nh thêm m t kho ng th i gian d phòng cho t ng công vi c đó ho c cho toànạ ầ ả ị ộ ả ờ ự ừ ệ ặ
b d án, lúc này b n s có đ th i gian đ x lý v n đ phát sinh.ộ ự ạ ẽ ủ ờ ể ử ấ ề
6/ Trình bày k ho ch d án cho các bên liên quanế ạ ự
T t c các khâu đã xong bấ ả ước ti p theo trình bày k ho ch c a b n v i các bên liên quan.ế ế ạ ủ ạ ớ Trong bước này, b n ph i gi i thích các cách tri n khoai d án nh hạ ả ả ể ự ả ưởng nh th nào đ nư ế ế
s mong đ i, nhu c u c a các bên không nh ng th b n c n đ a ra các gi i pháp cho b t kự ợ ầ ủ ư ế ạ ầ ư ả ấ ỳ xung đ t nào. Nh ng ch c ch n r ng, bài trình bày c a b n không ph i t m t phía, nó ph iộ ư ắ ắ ằ ủ ạ ả ừ ộ ả
là m t cu c th o lu n. B n c n xác đ nh vai trò: Ai là ngộ ộ ả ậ ạ ầ ị ườ ầi c n bi t báo cáo nào và đ nh kế ị ỳ
nh th nào? Nh ng quy t đ nh nào trong k ho ch hay các v n đ trong lúc tri n khai d ánư ế ữ ế ị ế ạ ấ ề ể ự
c n ph i đầ ả ược phê duy t, và ai là ngệ ười ch u trách nhi m?ị ệ
M t đi m n a, b n nên trình bày m t cách rõ ràng và có các con s c th , làm sao đ m b oộ ể ữ ạ ộ ố ụ ể ả ả các bên liên quan hi u và n m b t chính xác nh ng gì h yêu c u, k t qu thu để ắ ắ ữ ọ ầ ế ả ược và trách nhi m c a h là gì.ệ ủ ọ
N u k ho ch ho c ti n đ mâu thu n v i k v ng ban đ u c a các bên liên quan, b n c nế ế ạ ặ ế ộ ẫ ớ ỳ ọ ầ ủ ạ ầ
ph i thông báo ngay trong bả ước này đ đ m b o r ng không có b t k s ng c nhiên, khóể ả ả ằ ấ ỳ ự ạ
Trang 7ch u nào t o căng th ng trong cu c trò chuy n. Tuy nhiên, thay vì nói v i các bên liên quanị ạ ẳ ộ ệ ớ
r ng mong đ i ho c yêu c u c a h là không th c t , hãy nói v i h nh ng gì c n thi t đằ ợ ặ ầ ủ ọ ự ế ớ ọ ữ ầ ế ể
hi n th c hóa m c tiêu b ng các câu h i: Th i gian th c hi n, ngân sách, ngu n nhân l c?ệ ự ụ ằ ỏ ờ ự ệ ồ ự Hãy đ h quy t đ nh ho c l a ch n chi phí c h i h n là tranh cãi.ể ọ ế ị ặ ự ọ ơ ộ ơ