Xác định kế hoạch tổ chức văn nghệ, vui chơi giải trí chào mừng ngày 20 11 cho khoa phát hiện những rủi ro và mâu thuẫn có thể xảy ra sau đó đề xuất giải pháp khắc phục từng rủi ro và mâu thuẫn trong quá trình xây dựng và triển

Bài thảo luận này được xây dựng trên cơ sở của: giáo trình quản trị nhóm làm việc của Trường ĐHTM, kiến thức đã tiếp thu được từ các bài giảng cũng như sự chỉ dẫn làm bài thảo luận của

LỜI MỞ ĐẦU Khi nhắc đến ngày nhà giáo Việt Nam là nhắc đến một ngày trọng đại và ý nghĩa Là ngày để toàn thể người dân Việt Nam hướng về các thầy cô - những người lái đò âm thầm, lặng lẽ, nhữngngười ươm mầm xanh cho đất nước Đôn-ki-xtôi đã có câu nói nổi tiếng là “Dưới ánh hào quang của ánh sáng mặt trời, không có nghề nào cao quý bằng nghề dạy học”.

Bác Hồ đã khẳng định: “Không có thầy giáo thì không có giáo dục Nhiệm vụ của thầy cô giáo là rất quan trọng và rất vẻ vang”,

và cố Thủ tướng Phạm Văn Đồng cũng đã nói: “Nghề dạy học là nghề cao quý nhất trong các nghề cao quý, nghề sáng tạo nhất trong các nghề sáng tạo.Các thầy cô giáo không những dạy chữ

mà còn dạy người, họ cứ như cây thông trên sườn núi, cây quế giữa rừng sâu thầm lặng toả hương dâng hiến trí tuệ, sức lực cho đời.” Quả thật vậy, nghề dạy học là một nghề vô cùng cao quý, đào tạo nên nguồn nhân lực quyết định tới sự phát triển của đất nước.

Chính vì ở một đất nước có truyền thống tôn sư trọng đạo như vậy, Ngày Nhà giáo Việt Nam 20 - 11 có một vị trí thật đặc biệt Gọi là Ngày Nhà giáo, nhưng nó không đơn thuần chỉ là ngày lễ hội của một ngành nghề, của riêng các thầy cô giáo mà đã trở thành một ngày hội của toàn dân, ngày lễ tôn vinh sự học, tôn vinh những người dạy chữ Vậy nên nhân ngày Nhà giáo Việt

Nam 20-11 nhằm ca ngợi tinh thần “tôn sư trọng đạo” ngàn đời của dân tộc ta và ca ngợi công lao của những người lái đò thầm lặng, nhóm chúng em đã chọn và nghiên cứu đề tài “Xác định kế hoạch tổ chức văn nghệ, vui chơi giải trí chào mừng ngày 20-11 cho Khoa Phát hiện những rủi ro và mâu thuẫn có thể xảy ra Sau đó đề xuất giải pháp khắc phục từng rủi ro và mâu thuẫn trong quá trình xây dựng và triển khai”.

Bài thảo luận này được xây dựng trên cơ sở của: giáo trình quản trị nhóm làm việc của Trường ĐHTM, kiến thức đã tiếp thu được từ các bài giảng cũng như sự chỉ dẫn làm bài thảo luận của

cô giáo bộ môn cùng với những kỹ năng, kinh nghiệm tích lũy được trong quá trình học tập từ các cấp bậc học đến nay của các thành viên trong nhóm Do điều kiện cũng như kiến thức hiểu biết còn khá hạn chế, bài thảo luận của nhóm 2 không tránh khỏi những khuyết điểm Chúng tôi rất mong nhận được sự cảm thông, chia sẻ, góp ý từ phía cô giáo, các bạn sinh viên để bài thảo luận của nhóm sẽ hoàn thiện hơn.

I Kế hoạch chương trình

1 Mục đích tổ chức

Mục đích của chương trình văn nghệ là chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 Bên cạnh đó, chương trình là lời tri ân của các sinh viên đến với thầy/cô giáo trong ngày nhà giáo việt nam Ngoài ra, đây còn là nơi để phát huy sự sáng tạo của sinh viên, nơi trao đổi tâm tư, giúp các sinh viên sống hòa đồng với nhau và gắn kết với nhau

2 Thời gian , địa điểm tổ chức

- Chương trình văn nghệ được biểu diễn vào từ 8h00 sáng đến 12h00

- Địa điểm tổ chức: Hội trường H1, Trường Đại học Thương Mại

3 Thành phần tham dự

- Về phía nhà trường: tất cả các thầy cô trong trường

- Về phía sinh viên: gồm có các sinh viên các khoa, mỗi lớp sẽ có lớp trưởng và lớp phó (hoặc bí thư) đến tham dự

4 Các phương án tổ chức chương trình

a Phương án 1: thuê ca sĩ, diễn viên nổi tiếng về biểu diễn

- Những ca sĩ dự kiến mời đến tham dự: Thùy Chi, Bùi Anh Tuấn,… các ca sĩ có sức thu hút lớn đối với khán giả

- Ưu điểm:

 Có thể có được những tiết mục hay nhất từ các ca sĩ nổi tiếng

 Thu hút nhiều bạn sinh viên tham dự hơn

 Mang đến những tiết mục sôi động và mang tính chuyên nghiệp hơn, bên cạnh đó là cơ hội giao lưu gặp gỡ và trò chuyện giữa các ca sĩ, thầy

cô và sinh viên

- Nhược điểm:

 Chi phí tốn kém

 Khó liên lạc được với các ca sĩ, người nổi tiếng hoặc đại diện của họ

 Lịch trình của các ca sĩ và người nổi tiếng thì dày đặc và khó có khả năng tham dự chương trình

b Phương án 2: tổ chức hội thi biểu diễn văn nghệ trong toàn trường

với sự tham gia của tất cả các lớp hành chính, mỗi lớp tham gia tối thiểu 02

tiết mục văn nghệ

- Thành phần tham gia buổi văn nghệ: các sinh viên trong trường có khả năng hát, múa, diễn kịch,…

- Ưu điểm:

 Tốn ít chi phí cho tài trợ các tiết mục

 Mang lại tinh thần đoàn kết và nâng cao khả năng sáng tạo, văn nghệ trong sinh viên

 Các tiết mục đa dạng phong phú hơn

- Nhược điểm:

 Thời gian duyệt tiết mục văn nghệ thường kéo dài

 Chỉ thu hút được một số ít sinh viên có khả năng và đam mê nghệ thuật

Sau khi cả nhóm cùng bàn bạc ,cân nhắc trước 2 phương án Cuối cùng nhóm thống nhất lựa chọn phương án 2

5.Nội dung diễn ra trong chương trình

 Văn nghệ chào mừng mở đầu buổi lễ( 2 tiết mục: múa của 1 nhóm sv, hát

của 1 sv nam)

 Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu

 Giới thiệu và ý nghĩa của ngày lễ 20-11

 Đọc diễn văn cảm ơn và tặng hoa cho đại diện khoa

 Giao lưu văn nghệ(1 hát của GV, 2 nhảy của nhóm sv,)

 Tổ chức 2 trò chơi: + Tìm mảnh ghép (3 nhóm, ghép các mảnh ghép lại thành một bức tranh trong thời gian quy định, đội thắng cuộc sẽ có giải thưởng)

+ Chơi tam sao thất bản (3 đội, mỗi đội 6 người)

 Tiết mục múa kết hợp với dàn đồng ca

 Ý kiến phát biểu (đại diện GV nữ và đại diện SV nữ)

 Bế mạc

6.Phân công công việc cụ thể

 Trưởng ban điều hành:NguyễnHà

Nhiệm vụ:

 Liên lạc và thuyết phục thêm sự tham gia và giúp đỡ từ bên ngoài như đội tình nguyện của khoa, bạn bè xung quanh: Khoảng 10

người

 Phân chia công việc theo nhóm và cử ra nhóm trưởng mỗi nhóm: chia làm 3 nhómmỗi nhóm khoảng 5-7 người bao gồm cả sự hỗ trợ

từ bên ngoài

 Nắm bắt thông tin tiến độ công việc mà mỗi trưởng nhóm báo về và giải quyết thông tin đó

 Hỗ trợ mỗi nhóm làm việc khi họ gặp khó khăn

 Xử lý những tình huống xấu nếu có xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện

 Nhóm hậu cần: Bao gồm 10 người gồm 5 thành viên trong nhóm và 10 thành viên hỗ trợ ở bên ngoài

Nhóm trưởng: Ngân Hà

Nhiệm vụ:

 Thống nhất các nhiệm vụ cần làm, phân chia côngviệc, theo sát và đôn đốc tiến độ công việc

 Báo cáo tiến độ công việc cho trưởng ban điều hành

 Kiểm soát chi phí tài chính trong khâu hậu cần.

 Hỗ trợ các thành viên còn lại khi họ gặp khó khăn

– Các thành viên:

 Đinh Đức, Bùi Hiền:

 Lên danh sách khách mời,

In thiệp mời và gửi cho khách mời

 Thông báo đến các lớp hành chính trong khoa để đến tham dự buổi lễ

 Đặng Đức và Bích Diệp cùng 5 bạn hỗ trợ:

 Chuẩn bị quà cho nhữngngười sẽ thắng cuộc trong trò chơi

 Chuẩn bị hoa và quà tặng cho các thầy cô,

 Trang bị đạo cụ cho các trò chơi sẽ dự kiến diễn ra,

 Hỗ trợ cho các tiết mục văn nghệ như đạo cụ, trang phục…

 Chuẩn bị nước uống cho khách mời và những người tham gia buổi lễ

 Nhóm sự kiện: gồm 10 người trong đó có 5 thành viên trong nhóm và

5 thành viên hỗ trợ từ bên ngoài

Nhóm trưởng: Nguyễn Bích

Trách nhiệm:

 Lên kế hoạch công việc, phân chia công việc và giám sát tiến độ công việc, đảm bảo chương trình chạy đúng tiến độ

 Báo cáo tiến độ cho trưởng ban điều hành

 Kiểm soát nguồn tài chính trong khâu của sự kiện

 Hỗ trợ các thành viên khi gặp khó khăn trong công việc

– Các thành viên:

 Thùy Dung, Mạnh Cường và 3 bạn hỗ trợ:

 Trang trí sân khấu , hội trường, bàn ghế cho khách mời và cho mọi người đến dự: chuẩn bị thảm trải bục, trang trí tường sânkhấu, khăn trải bàn…

 Chuẩn bị Banner cho chươngtrình

 Ghi nhận các tiết mục văn nghệ từ thầy cô và sinh viên, hỗ trợ các tiết mục văn nghệ trên

 Đảm nhận phần kỹ thuật, âmthanh, ánh sáng cho buổi lễ và các tiết mục văn nghệ: chuẩn bị loa, mic, ánhsáng, đèn… đảm bảo không gây ảnh hưởng đến bên ngoài

 Thùy Dương sẽ đảm nhiệm việc công việc làm MC khi sự kiện được diễn ra

 Thu Hà cùng 2 bạn hỗ trợ:

 Đảm nhận việc đón tiếp khách mời và các quan khách khác đến tham dự

 Lên ý tưởng trò chơi và phổ biến cho những người tham gia

 Hỗ trợ MC tổ chức trò chơi

 Ngoài ra các nhóm sẽ hỗ trợ lẫn nhau trong công việc chung theo sự điều động của trưởng ban nhằm cho buổi lễ được diễn ra suôn sẻ và thành công tốt đẹp

7.Kinh phí

STT Số người có mặt dao động từ 150-450 sinh viên; 20-30 giảng

viên, cán bộ trong khoa

2 Gói quà tặng cho các thầy cô 3.500.000

3 Trang trí sân khấu, hội trường, bàn

ghế,đồ chuẩn bị cho trò chơi

1.500.000đ

4 Giải thưởng cho người thắng cuộc trong

các phần chơi:

2 Nhất, 2 Nhì, 2 Ba: 500k-400k-300k

1.200.000đ

5 Chuẩn bị hoa, nước, giải văn nghệ 6.000.000đ

6 Tiền thuê trang phục diễn 2.000.000

7 Tiền phát sinh khác 500.000

Tổn

g

15.000.000đ

Đề nghị các nguồn hỗ trợ như sau:

- Nhà trường: hỗ trợ tiền in giấy mời, trang trí, nước, hoa

tươi, phần thưởng văn nghệ: 8.000.000 đồng

- Mỗi lớp đóng quỹ 200 k

- Khoa hỗ trợ : 5.000.000 đồng

II Những rủi ro mâu thuẫn xảy ra trong quá trình xây dựng

và triển khai chương trình

1 Những rủi ro

1.1 Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch

- Rủi ro bất đồng quan điểm trong quá trình xây dựng và triển khai chương trình: Mâu thuẫn, bất đồng quan điểm ảnh hưởng đến việc ra quyết định các công tác, hoạt động tổ chức tại chương trình như tốn nhiều thời gian

để quyết định, các cuộc họp để xây dựng chương trình sẽ nhiều hơn so dự kiến,

- Rủi ro liên quan đến những người ra quyết định xây dựng và triển khai chương trình:

+ Số lượng người tham gia quyết định kế hoạch tổ chức trương không đến

đủ hoặc đến đủ nhưng không có tinh thần trách nhiệm đóng góp ý kiến cho chương trinh này

+ Hủy bỏ cuộc họp lập xây dựng và triển khai chương trình, muộn hơn so với dự kiến do số lượng người đến quá ít

1.2 Rủi ro trong quá trình triển khai kế hoạch

- Rủi ro về quyết định địa điểm, không gian và thời gian:

+ Rủi ro về mặt thời gian: Tiến hành không đúng thời gian đã đặt ra trong

kế hoạch; Thời gian tổ chức vượt quá thời gian cho phép trong từng nội dung; Thời gian phần tổ chức nội dung quá dài dẫn đến ảnh hưởng tới thời gian tổ chức các hoạt động ngoài trời

+ Rủi ro về thời tiết: Thời tiết xấu (mưa, giông,…) dẫn đến không diễn ra được các hoạt động ngoài trời

+ Rủi ro về không gian: Hội trường hẹp không đủ chỗ cho các thành viên tham dự

- Rủi ro về vấn đề an ninh trật tự khi diễn ra chương trình:

+ Mất trật tự trong lúc diễn ra chương trình

+Có người phá rối chương trình

+ Người tham dự chương trình rời khỏi giữa trừng

- Rủi ro về bố trí nhân sự: Phân chia công việc không hiệu quả dẫn đến chương trình diễn ra chậm hơn so với dự kiến

Rủi ro liên quan đến việc thuê trang thiết bị: Người cho thuê trang thiết bị, dụng cụ, mang đến muộn hoặc bị lỗi làm gián đoạn chương trình, không diễn ra theo đúng kế hoạch

- Rủi ro về tài sản:

+ Tình trạng mất đồ cá nhân và đồ chung

+ Làm hỏng, mất các trang thiết bị thuê

- Rủi ro về vấn đề sức khỏe:

+ Bị thương khi tham gia hoạt động

+ Người tham gia biểu diễn văn nghệ, phụ trách chương trình bị ốm, bệnh đúng ngày tổ chức chương trình nên nghỉ

- Rủi ro trong hoạch định ngân sách:

+ Nếu hoạch định ngân sách thấp hơn thực tế sẽ thiếu ngân sách không

đủ chi phí cho các hoạt động

+ Nếu hoạch định ngân sách lớn hơn thực tế sẽ gây tổn thất, sử dụng ngân sách không hiệu quả (bừa bãi)

- Rủi ro trong việc chuẩn bị thiết bị, dụng cụ:

+ Mất điện, mất kết nối internet, mất ánh sáng,…

+ Lỗi kỹ thuật

+ Thiếu hoa, quà tặng khách mời

+ Thiếu ghế ngồi

- Rủi ro trong truyền thông: Tuyền truyền kém dẫn đến mọi người trong khoa không biết đến chương trình

- Các rủi ro khác:

+ Rủi ro về người MC/ người dẫn chương trình: người dẫn chương trình đột xuất vì một lí do nào đó mà đến không kịp giờ (tắc đường,…) hay không thể đến (bị ốm,…)

+ Người tham gia các hoạt động ca múa hát, tham gia trò chơi, hay những người được phân công vào các công việc khác nhau vì một số lý do không đến chương trình buổi lễ

2 Những mâu thuẫn

I.1 Trong quá trình xây dựng kế hoạch

+ Mâu thuẫn trong việc lên ý tưởng xây dựng kế hoạch giữa các thành viên: mỗi người một ý kiến và bảo vệ ý kiến của mình

+ Không thống nhất được ý kiến chung

+ Các thành viên trong nhóm xảy ra xung đột cãi vã

+ Các thành viên không đồng ý với cách phân chia công việc của nhóm trưởng: Các thành viên ganh tị nhau, người này làm nhiều việc,

người kia làm ít việc

 Nguyên nhân:

+ Các thành viên chưa có sự lắng nghe ý kiến của nhau

+ Các thành viên chưa quản lý được cảm xúc cá nhân

+ Người nhóm trưởng vẫn chưa phát huy vai trò quản trị và ra quyết định của mình

+ Các lý do về mâu thuẫn cá nhân

I.2 Trong quá trình triển khai kế hoạch

+ Các thành viên không tuân thủ quy định, sự phân công công việc mà nhóm trưởng đã đặt ra

+ Các thành viên tụ tập tạo thành một nhóm nhỏ để nói chuyện gây giảm hiệu suất làm việc => hoàn thành công việc muộn, không đạt hiệu quả cao

+ Các thành viên làm việc trì trệ, mất nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ

+ Một số thành viên không phân bổ thời gian hợp lý dẫn đến không hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn

+ Nhiều thiếu xót trong công tác chuẩn bị và triển khai dẫn đến tình trạng đổ lỗi cho nhau gây mất đoàn kết

+ Nhóm trưởng phân công công việc nhưng hôm đó đột xuất một bạn trong nhóm có việc gấp không tham gia làm được cùng nhóm Nhóm trưởng phân công người khác làm thay nhưng họ chấp nhận với thái

độ không hài lòng

+ Các thành viên không chấp hành nội quy công việc chung gây ảnh hưởng đến công việc triển khai kế hoạch

 Nguyên nhân

 Thái độ làm việc nhóm chưa cao, chưa tích cực

 Thiếu sự tôn trọng trước người chỉ đạo ra quyết định

 Trách nhiệm làm việc chưa cao

 Tác phong làm việc chưa khoa học

III Giải pháp

1 Giải pháp về rủi ro

 Trong quá trình xây dựng kế hoạch

- Lựa chọn thành viên trong nhóm đã từng có kinh nghiệm trong việc

tổ chức chương trình, sự kiện để lên ý tưởng cho chương trình, đề xuất ra ít nhất 2 ý tưởng để các thành viên trong nhóm cùng chọn ra

một ý tưởng chung để thực hiện nhưng phải đảm bảo sự dễ hiểu cho mọi thành viên, sự sắp xếp bố trí thời gian chương trình và nguồn lực sao cho phù hợp

- Trong quá trình xây dựng và triển khai kế hoạch cần phân chia công việc phù hợp theo năng lực và khả năng trách nhiệm của từng thành viên, công việc phân chia không được trùng lặp Đề ra kết quả cần đạt, thời gian hoàn thành của công việc đã được phân chia cho mỗi thành viên trong nhóm

 Trong quá trình triển khai kế hoạch

- Địa điểm, không gian và thời gian:

 Lên thời gian biểu cho từng tiết mục, có kế hoạch dự trừ thời gian cho chương trình

 Bố trí thêm ghế ngồi trên tầng 2 của hội trường H1 nếu số lượng khách mời tham gia đông vượt so với dự kiến

- Vấn đề trật tự an ninh:Chuyển giao trách nhiệm cho ban hậu cần tự đưa ra phương án phòng ngừa khắc phục, ngoài ra có thể đến sự hỗ trợ của đội ngũ bảo vệ nhà tường khi có người cố tình phá rối

chương trình, hành vi trộm cắp,…

- Chuẩn bị thiết bị, dụng cụ:

 Kiểm tra kỹ các thiết bị trước khi chương trình diễn ra Khi thuê thiết bị cần kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng hoạt động Thương lượng với đơn vị cho thuê cần có một đội ngũ kĩ thuật ở hội trường để xử lý khi có sự cố với thiết bị trong quá trình diễn ra chương trình để không làm gián đoạn đến chương trình

 Luôn có thiết bị dụng cụ để backup nhưng máy phát điện đề phòng khi có sự cố mất điện, hay máy chiếu, đèn,…

- Rủi ro về tài sản:Nhắc nhở khách tham gia cần tự bảo quản tài sản

cá nhân

- Rủi ro về ngân sách:Có kế hoạch kinh phí dự trù để đảm bảo cho những khoản phát sinh trong mức chi trả cho phép

- Rủi ro về truyền thông: Sử dụng nhiều kênh, nhiều hình thức tuyên truyền khác nhau: truyền miệng, truyền tin thông qua Internet, các fanpage của Khoa, của trường như: Ôn thi học kỳ TMA, Thương Mại