GIÁO TRÌNH kế TOÁN cơ sở của các QUYẾT ĐỊNH QUẢN lý

Trong quá trình kiểmtoán, kiểm toán viên xem xét một cách cẩn thận các báo cáo tàichính của công ty và số liệu kế toán mà căn cứ theo chúng các báocáo tài chính đợc xây dựng.. Khi xem xé

Chơng i

Kế toán - Một số khái niệm kế toán

Chơng này đợc bắt đầu với các câu hỏi: Kế toán là gì? Và,vì sao phải học kế toán? Rất nhiều bạn sinh viên sau này sẽ trởthành nhân viên kế toán, và cũng có rất nhiều bạn khác có côngviệc liên hệ chặt chẽ với kế toán Do đó, chơng 1 bàn luận về cácnội dung gồm: nghề kế toán, công việc của một ngời làm công tác

kế toán, kỳ lập các báo cáo kế toán tài chính, các nguyên tắc chungphải tuân thủ khi lập các báo cáo kế toán Chơng này cũng mô tảcác loại hình doanh nghiệp và giới thiệu cách mà nhà kế toán phântích kết quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh

Sau khi nghiên cứu chơng 1, các bạn sẽ thực hiện đợc các nộidung dới đây:

1 Mô tả chức năng của kế toán, bản chất và mục đích củathông tin do kế toán cung cấp

2 Liệt kê những phạm vi áp dụng kế toán và loại công việcthực hiện trong từng phạm vi

3 Giải thích đợc một cách vắn tắt các khái niệm và nguyêntắc đợc giới thiệu trong chơng này, mô tả quá trình xây dựng cácnguyên tấc kế toán chung

4 Nhận biết và chỉ ra đợc những ảnh hởng của nghiệp vụkinh tế phát sinh đến những yếu tố của một phơng trình kế toán

5 Mô tả thông tin hàm chứa trong các báo cáo kế toán của mộtdoanh nghiệp và lập đợc các báo cáo kế toán tài chính đơn giản

6 Giải thích một các vắn tắt những điểm khác nhau của cácloại hình doanh nghiệp, đồng thời so sánh sự khác nhau về tráchnhiệm của các loại chủ doanh nghiệp đối với công nợ của doanhnghiệp

hoạt động và thực trạng tài chính của các loại hình tổ chức khácnhau Tổ chức này gồm bệnh viện, trờng học, trung tâm kinh tế tàichính, doanh nghiệp, cơ quan Nhà nớc.

Trong quá trình ra các quyết định liên quan đến một tổchức, họ thờng đặt các câu hỏi về tổ chức đó, câu trả lời chonhững câu hỏi này đợc tìm thấy trong các báo cáo kế toán Thí dụ

nh, nếu là một doanh nghiệp thì nhà quản lý doanh nghiệp này sẽnghiên cứu những tài liệu của kế toán để tìm câu trả lời chào cáccâu hỏi nh:

- Tiềm lực của doanh nghiệp thế nào?

- Công nợ của doanh nghiệp ra sao?

- Doanh nghiệp làm ăn có lãi không?

- Chỉ có quá nhiều so với doanh thu không?

- Hàng hoá tồn kho quá nhiều hay quá ít?

- Các khoản khách hàng nợ có thu hồi đợc nhanh chóng haykhông?

- Doanh nghiệp có khả năng trả nợ đến hạn hay không?

- Có thể mở rộng quy mô kinh doanh hay không?

- Có thể giới thiệu sản phẩm mới hay không?

- Có thể tăng giá bán hay không?

Ngoài ra, ngân hàng, đại lý bán buôn, và nhà sản xuất sử dụngthông tin kế toán để trả lời các câu hỏi nh:

- Triển vọng về thu nhập của khách hàng có tốt hay không?

- Khả năng trả nợ của doanh nghiệp nh thế nào?

- Trớc kia doanh nghiệp có mau mắn trong việc trả nợ không?

- Doanh nghiệp có cần vay thêm vốn hay không?

Tơng tự nh vậy, các cơ quan Nhà nớc sử dụng thông tin kế toán

để kiểm soát kinh doanh và thu thuế Nghiệp đoàn lao động sửdụng thông tin kế toán để thơng lợng về điều kiện lao động vàcác thoả ớc về tiền lơng Và sau hết là nhà đầu t, họ sử dụng rộngrãI thông tin kế toán để đI đến những quyết định đầu t

1- Kế toán và ghi chép số liệu (Accounting and bookkeeping).

Rất nhiều ngời nhầm lẫn kế toán với việc ghi chép số liệu vànghĩ rằng chúng là một Thực tế, việc ghi chép số liệu chỉ là mộtphần của kế toán, phần thực hiện thu thập ghi chép lại các quátrình kinh tế phát sinh Kế toán bao gồm nhiều hơn thế Kế toánviên phảI có khả năng thiết kế hệ thống kế toán, phân tích và thuthập số liệu của quá trình kinh tế phức tạp và không thờng xuyên,phân tích, diễn giảI thông tin kế toán.

2- Kế toán và máy tính (Accounting and computer).

Máy tính có rất nhiều công dụng trong xã hội diện đại củachúng ta, trong đó bao gồm cả việc xử lý thông tin kế toán Máytính có thể nhập và lu trữ thông tin kế toán, phân loại và sắp xếpchúng, thực hiện các quá trình tính toán và lập báo cáo từ các thôngtin đó Hơn nữa, máy tính có thể thực hiện chức năng này rấtnhanh với rất ít hoặc không có ngời điểu khiển Dù vậy, trớc khi máytính thực hiện đợc những điều này thì cần lập chơng trình chỉ

rõ quá trình xử lý số liệu Ngời lập chơng trình đó cần phải có một

sự hiểu biết sâu sắc về các nguyên tắc và thủ tục kế toán Do vậy,

dù máy tính có tác dụng to lớn đối với kế toán nhng chúng cũngkhông thể thay thế đợc sự hiểu biết cái khái niệm cơ bản và cácnguyên tắc kế toán của con ngời

II Tại sao lảI phảI học kế toán

Nghiên cứu những câu hỏi mà câu trả lời chỉ thực hiện đợcnhờ dựa vào thông tin kế toán thì mỗi ngời trong xã hội là nhữngngời biết sử dụng các thông tin kế toán Nếu bạn muốn sử dụng đợcthông tin kế toám một cách hiệu quả, bạn phải hiểu biết về cáchthông tin đó đợc thu thập và cách các con số đợc sắp xếp với nhau.Bạn phải đánh giá đúng các hạn chế của số liệu và nên căn cứ trên

số ớc lợng hơn là trên con số chính xác; và bạn phải hiểu rõ các kháiniệm và thuật ngữ kế toán Không cần phải nói nhiều, rõ ràng cáckiến thức này chỉ có đợc thông qua việc học kế toán

Một lý do khác của việc học kế toán là để có mốt sự nghiệpcủa cả một đời ngời và nghề kế toán là một nghề rất hấp dẫn cà

đợc trả công cao

III nhiệm vụ của một nhân viên kế toán

Các nhân viên kế toán đợc thu dụng trong ba lĩnh vực (1) kếtoán công cộng, (2) kế toán t nhân và (3) kế toán Nhà nớc

1) Kế toán công (Public Accounting)

a Kiểm toán (Audiling)

Dịch vụ chủ yếu mà các kế toán công cung cấp là kiểm toán.Ngân hàng thờng đòi hỏi một sự kiểm toán đối với các báo cáo tàichính của các công ty có yêu cầu vay nợ Ngoài ra, những công ty

có chứng khoán để bán cũng phải đợc kiểm toán trớc khi bán chứngkhoán Sau đó, kiểm toán phải đợc định kỳ thực hiện nếu quátrình trao đổi chứng khoán vẫn tiếp tục diễn ra

Mục đích của việc kiểm toán là làm tăng thêm độ tin tởng

đối với các báo cáo tài chính của một công ty Trong quá trình kiểmtoán, kiểm toán viên xem xét một cách cẩn thận các báo cáo tàichính của công ty và số liệu kế toán mà căn cứ theo chúng các báocáo tài chính đợc xây dựng Khi xem xét, kiểm toán viên sẽ xác

định là các báo cáo có phản ảnh một cách trung thực tình trạng tàichính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty haykhông, có phù hợp với nguyên tắc kế toán chung hay không Căn cứtrên những điều xem xét này, kiểm toán viên lập một bản cáotrình bày quan điểm của họ về các báo cáo tài chính đợc kiểmtoán Báo cáo của kiểm toán viên sẽ đợc công bố cùng với báo cáo tàichính đã kiểm toán

Ngân hàng, các nhà đầu t và những ngời sử dụng báo cáo tàichính khác đều nhờ kiểm toán viên độc lập xác định xem báo cáotài chính của công ty nào đó có đợc trình bày trung thực haykhông Kiểm toán làm cho những tổ chức nói trên tin tởng khi sửdụng các thông tin của báo cáo tài chính trong việc cho vay, cho vaythêm và trong việc mua và bán chứng khoán

b Dịch vụ t vấn quản lý (Management advisory services)

Ngoài việc cung cấp dịch vụ kiểm toán, kế toán viên công cònthờng cung cấp các dịch vụ t vấn quản lý Kế toán viên thu đợc từviệc kiểm toán một sự hiểu biết sâu sắc về kế toán và quá trìnhhoạt động của công ty đợc kiểm toán Do vậy kế toán viên có điềukiện tốt để cho những khuyến cáo mang tính cách xây dựng nhămcải tiến các phơng pháp hoạt động của công ty Công ty xem nhữngkhuyến cáo này nh một loại sản phẩm phụ hữu dụng của việc kiểmtoán Ngoài ra, công ty cũng thờng nhờ các kế toán viên công giúp họ

điều tra thêm nhằm mục đích xác định cách cải tiến hoạt độngcủa công ty Những cuộc điều tra nghiên cứu thêm cà những

khuyến cáo nh vậy do kế toán viên thực hiện đợc gọi là các dịch vụ

t vấn quản lý

Dịch vụ t vấn quản lý thực hiện những công việc nh thiết kế,xây dựng và cải tiến hệ thống kế toán chung của công ty kháchhàng và các hệ thống thông tin liên quan có thể có trong quá trìnhquản lý công ty Dịch vụ t vấn quản lý cũng bao gồm cả việc chọnlựa máy tính thích hợp, xây dựng phần mềm và lập chơng trìnhcần thiết để xử lý một cách hiệu quả nhất những thông tin đợcnhập vào Ngoài ra, dịch vụ này cũng gồm cả việc lập kế hoạch tàichính, dự toán, tiên đoán và kiểm tra tồn kho

c Dịch vụ t vấn thuế

Ngày nay, với các luật thuế đa dạng và các mức thuế suất cao,nên có rất ít quyết định kinh doanh quan trọng đợc lập mà khôngcần quan tâm nghiên cứu đến ảnh hởng của thuế Kế toán viêncông, với kiến thức đã đợc đào tạo và kinh nghiệm của họ, sẽ cungcấp dịch vụ cần thiết trong lĩnh vực này Dịch vụ t vấn về thuếkhông chỉ giúp cho việc lập và điền các phiếu tính thuế mà còncho những lời khuyến cáo về cách tính nh thế nào để có mức thuếthấp nhất

2) Kế toán t nhân (Private accounting)

Kế toán viên trong các doanh nghiệp một chủ đựơc gọi tắt là

kế toán t nhân Một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ có một kế toánviên hoặc nó chỉ dựa vào các dịch vụ của kế toán viên công vàkhông có kế toán viên riêng Ngợc lại, với một doanh nghiệp lớn có thể

có nhiều nhân viên trong phòng kế toán Những ngời này thờng làmviệc dới sự kiểm soát của kế toán trởng Kế toán trởng là chức danhcủa ngời lãnh đạo sử dụng các số liệu kế toán để kiểm tra các hoạt

động của một doanh nghiệp

Kế toán viên duy nhất của 1 doanh nghiệp nhỏ và phòng kếtoán của một doanh nghiệp lớn thực hiện rất nhiều loại công việc,bao gồm kế toán tổng hợp, kế toán chi phí, dự toán và kiểm toánnội bộ

a Kế toán tổng hợp

Nhiệm vụ ghi chép lại các quá trình kinh doanh, xử lý số liệughi chép đợc và lập báo cáo tài chính cung cấp cho nhà quản lý, cho

các chủ doanh nghiệp, các chủ nợ và các cơ quan nhà nơc, đợc gọitắt là kế toán tổng hợp Nhân viên kế toán t nhân đợc phép thiết

kế hệ thống thông tin kế toán của một công ty, có thể với sự giúp đỡcủa các kế toán viên công Nhân viên kế toán t nhân cũng giám sátviệc ghi chép lại quá trình kinh doanh của vộ phận gián tiếp khác,bảo quản tài liệu và lập các báo cáo tài chính của công ty

b Kế toán chi phí

Phần kế toán thực hiện nhiệm vụ xác định và kiểm tra chiphí để giúp cho công việc của nhà quản lý có trách nhiệm đối vớichi phí đợc gọi là kế toán chi phí Kế toán chi phí bao gồm việc kếtoán chi phí sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp, hoặc chiphí thực hiện một chức năng riêng biệt nào đó Sự hiểu biết về chiphí và quá trình kiểm tra chi phí là rất quan trong đối với quản lý

Do đó, một doanh nghiệp lớn có thể có rất nhiều kế toán viên chiphí

c Dự toán

Quá trình xấy dựng các kế hoạch chính thức cho các hoạt

động trong tơng lai đợc gọi là dự toán Mục đích của việc dự toán

là cung cấp cho nhà quản lý sự hiểu biết rõ ràng về các hoạt độngcần đợc thực hiện và hoàn thành vì các mục tiêu của doanh nghiệp

Do đó, sau khi kế hoạch dự toán có hiệu lực, nó là căn cứ để đánhgiá kết quả thực hiện Các doanh nghiệp lớn có nhiều nhân viên chỉchuyên thực hiện phần kế toán này

d Kiểm toán nội bộ

Ngoài việc hàng năm đợc một công ty kiểm toán độc lập kiểmtoán, rất nhiều công ty duy trì một đội ngũ kiểm toán viên nội bộ

Đội ngũ này lu động từ bộ phận này sang bộ phận khác của công ty

để kiểm tra số liệu và hớng dẫn thực hiên các thủ tục cho từng bộphân Đây là trách nhiệm của việc kiểm toán nội bộ nhăm đảmbảo cho công tác kế toán và quản lý tuân thủ thống nhất trong toàncông ty Các kiểm toán viên nội bộ cũng còn đợc yêu cầu đánh giátính hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong công ty

e Chứng chỉ quản lý (CMA: Certificate in management Accounting) và chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ (CIA)

Tất cả các kế toán viên làm việc trong các cơ quan t nhân

đều phảI có chứng chỉ kế toán quản lý (CMA) hoặc chứng chỉkiểm toán viên nội bộ (CIA) Các chứng chỉ này (CMA và CIA) có giátrị tơng đơng với chứng chỉ kế toán viên công (Certified publicaccountant: CPA)

3) Kế toán nhà nớc (Governmental accounting)

Các tổ chức Nhà nớc là những tổ chức lớn và phức tạp, trong

đó kế toán cũng có ý nghĩa quan trọng nh trong tổ chức doanhnghiệp Các viên chức Nhà nớc phải dựa trên số liệu do kế toán thuthập nếu họ muốn hoàn thành một cách tốt nhất nhiệm vụ Kế toánviên có trách nhiệm thu thập các số liệu cho các cơ quan điều tratội ác (Criminal investigation agencie), nh văn phòng điều tra củaLiên bang thu dụng kế toán viên để giúp cho quá trình phát hiệngian lận Hoặc các cơ quan của Liên bang, của tiểu bang cũng sửdụng rất nhiều kế toán viên để thực hiện chức năng của mình

IV các báo cáo tài chính

Các báo cáo tài chính đợc dùng để truyền đạt thông tin kếtoán Báo cáo tài chính là sản phẩm đầu tiên của quá trình kế toán,

do đó chúng là công cụ tốt để bắt đầu việc nghiên cứu về kếtoán Báo cáo tài chính giống nh những bức tranh súc tích phản ảnhcác kết quả của quá trình hoạt động kinh doanh và tình trạng tàichính của một doanh nghiệp Chúng ta bắt đầu nghiên cứu với hailoại báo cáo tài chính đợc sử dụng rộng rãi nhất, đó là: báo cáo thunhập và bảng tổng kết tài sản (Bảng cân đối kế toán)

1) Báo cáo thu nhập (BCTN) (Income statement)

Hình 1- 1: Báo cáo thu nhập của doanh nghiệp Jerry Dow

Doanh nghiệp Jerry Dow Báo cáo thu nhập Cho tháng kết thúc ngày 31/12/1990

• Thu:

Thù lao hợp pháp $3.900

• Chi phí:

Chi phí thuê văn phòng $1.000

Lơng 700

Tổng cộng chi phí 1.700

• Thu nhập thuần $2 200 Rất nhiều ngời cho rằng báo cáo thu nhập của một công ty(xem hình 1- 1) là loại báo cáo tài chính quan trọng nhất Báo cáothu nhập phản ánh một cách rõ ràng là loại doanh nghiệp có đạt đợcmục tiêu đã đặt ra hay không Một trong những mục tiêu hàng đầucủa doanh nghiệp là tạo ra lợi nhuận (còn gọi là thu nhập thuần) Thunhập thuần đợc tạo ra khi thu lớn hơn chi, ngợc lại, lỗ sẽ phát sinh nếuchi lớn hơn thu Một báo cáo thu nhập đợc lập bằng cách trớc hết làliệt kê các khoản thu của doanh nghiệp rồi sau đó liệt kê các khoảnchi tạo ra các khoản thu đó, và sau đó là lấy thu trừ đi chi để xác

định xem lãi hay lỗ

Các khoản doanh thu là những dòng vào của tài sản có, nhận

đợc từ sự bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.Một hình thức khác của dòng vào của tài sản có là sự giảm của tàisản nợ Nh ta thấy trên hình 1- 1 thì doanh nghiệp Jerry Dow có3.900 đô la thu nhập từ các dịch vụ hợp pháp cung cấp cho kháchhàng Các thí dụ khác về các khoản thu là doanh số sản phẩm, tiềncho thuê nhà, tiền lời, lãi đợc chia

Các khoản chi là những dòng chi ra của tài sản có, khoản chicũng có thể là sự phát sinh thêm của tài sản nợ Doanh nghiệp JerryDow sử dụng dịch vụ dới dạng cho thuê mớn văn phòng từ một doanhnghiệp khác và điều này đợc phản ánh qua chi phí thuê văn phòng

là 1.000 đô la Doanh nghiệp cũng sử dung dịch vụ của nhân viên

và điều này cũng đợc báo cáo qua các khoản chi lơng hết 700 đôla

Phía trên mỗi báo cáo thu nhập cho chúng ta biết tên củadoanh nghiệp và kỳ lập báo cáo thu nhập đó Cả hai dữ kiện này

đều quan trọng Kỳ lập báo cáo thu nhập thì lại đặc biệt quantrọng vì các khoản mục trên báo cáo phải đợc diễn giảI trong mỗiquan hệ với kỳ mà chúng phát sinh Thí dụ, khoản mục thù lao hợppháp $3.900 trên báo cáo thu nhập của hình 1- 1 sẽ không có ýnghĩa, trừ phi nó đợc hiểu là số tiền phản ánh thù lao hợp pháp của

một tháng nào đó chứ không phải thù lao của một năm hay mộttuần.

Mục đích của một bảng cân đối kế toán là chỉ rõ tình trạngtài chính của một doanh nghiệp vào một thời điểm nhất định nào

đó Do đó, bảng cân đối kế toán cũng thờng đợc gọi là báo cáo vềtình trạng tài chính (statement of financial position) Văn bản nàybáo cáo tình trạng tài chính của một doanh nghiệp bằng cách nêulên tài sản có, tài sản nợ và vốn của chủ doanh nghiệp Tên củadoanh nghiệp và ngày lập bảng cân đối kế toán sản đợc ghi phíatrên cùng bản báo cáo Các số lợng tiền đợc phản ánh trên bảng cân

đối kế toán đợc hiểu là chỉ có giá trị trong ngày làm đó

Hình 1- 2 Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp Jerry Dow

Doanh nghiệp Jerry Dow Bảng Cân đối kế toán Ngày 31/12/1990

- Vốn của Jerry Dow10.100

Tổng cộng tài sản nợ và

$10.860vốn chủ nhânTrên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp Jerry Dow thìngày lập bảng tổng kết là 31/12/1990 Điều này nói lên rằng vàongày 31/12/1990 doanh nghiệp Jerry Dow có 3 loại tài sản có tiềnmặt, các khoản phải thu và thiết bị văn phòng Tổng giá trị bằngtiền của 3 khoản mục tài sản có này là $10.860 Bảng tổng kếtcũng chỉ ra rằng doanh nghiệp vào ngày này chỉ có một khoảnmục tài sản nợ với tổng số tiền là $760; và vốn chủ nhân của doanhnghiệp là $10.100

Quan sát thấy rằng hai phần của bảnáncan đối kế toán bằngnhau Hai phần này phải luôn luôn bằng nhau vì một phần phản

ánh các vốn của doanh nghiệp, còn phần kia phản ánh nguồn cungcấp vốn của doanh nghiệp Thí dụ, ở doanh nghiệp Jerry Dow, vốncủa doanh nghiệp là $10.860 và nguồn cung cấp là: từ vốn vay $760

và từ vốn của chủ sở hữu là $10.100

V tài sản có, tài sản nợ và vốn chủ sở hữu

Tài sản có của một doanh nghiệp nói chung là các loại tài sảnhoặc các nguồn lực kinh tế thuộc lực sở hữu của doanh nghiệp Nóimột cách chính xác hơn thì tài sản có của một doanh nghiệp là lợinhuận kinh tế tơng lai có thể có mà một doanh nghiệp cá biệt đạt

đợc hoặc kiểm soát coi nh là kết quả của các quá trình kinh doanhhoặc các sự kiện trớc đó Tài sản có bao gồm các loại nh tiền mặt,các khoản tiền khách hàng thiếu doanh nghiệp do mua chịu (gọitắt là các khoản phải thu) Hàng hoá tồn kho chờ bán, trang thiết bị,nhà xởng, đất đai Tài sản có cũng có thể bao gồm những loại nhbản quyền sáng chế hoặc bản quyền tác giả

Tài sản nợ của một doanh nghiệp chính là các khoản nợ của nó.Tài sản nợ có thể đợc định nghĩa một cách chính xác hơn là

“những hy sinh trong tơng lai có thể có về lợi nhuận kinh tế phátsinh từ nghĩa vụ hiện tại của một doanh nghiệp cá biệt để chuyểnnhợng tài sản hoặc cung cấp dịch vụ cho các tổ chức khác trong t-

ơng lai nh là kết quả của các quá trình kinh doanh hoặc các sựkiện trớc đó” Tài sản nợ bao gồm các nghĩa vụ nh số tiền nợ các chủ

nợ từ việc mua hoặc đợc cung cấp dịch vụ chậm trả (thờng đợc gọi

là các khoản phải trả), lơng và các khoản phụ cấp lơng phải trả chocông nhân viên, thuế phải trả, trái phiếu trả, và tiền lãi phải trả

Vốn chủ sở hữu hay còn gọi là tài sản thuần tuý là “phần lợi tứcthặng d trong tài sản có của một doanh nghiệp còn lại sau khi trừ đitất cả các khoản nợ” Khi doanh nghiệp chỉ thuộc sở hữu của một cánhân thì vốn của cá nhân đó đợc biểu diễn trên bảng cân đối kếtoán bằng cách liệt kê tên của anh ta, sau đó là lợng tiền vốn mà anh

ta cung cấp cho doanh nghiệp

Một khoản mục của tài sản nợ phản ánh một món nợ phải trả.Pháp luật công nhận điều này Nếu một doanh nghiệp không trảnổi nợ cho các chủ nợ thì pháp luật cho phép các chủ nợ quyền cỡngchế các tài sản có của doanh nghiệp để thu hồi nợ Ngoài ra, nếu

tài sản đợc phát mãi thì các chủ nợ đợc chi trả đầu tiền rồi sau đóphần còn lại mới thuộc về các chủ doanh nghiệp.

Do công nợ luôn luôn đợc u tiên chi trả so với vốn của chủ nhânnên vốn của chủ nhân trong một doanh nghiệp luôn luôn phải làmột lợng thặng d Các chủ nợ nhận thức đợc điều này Khi các nhàcho vay nghiên cứu một bảng cân đối kế toán của một doanhnghiệp thì họ luôn luôn chú ý đến phần tài sản đợc cung cấp từvốn vay với phần tài sản do vốn của chủ doanh nghiệp góp vào Cácnhà cho vay nhận thức đợc rằng khi doanh nghiệp buộc phải thôikinh doanh và bán tài sản, thì chỉ khi tiền mặt thu đợc từ việc bántài sản nhỏ hơn vốn mà các chủ doanh nghiệp vay thì họ mới bịthiệt hại

VI các nguyên tắc kế toán đợc chấp nhận chung.

(Generally accepted accounting principles – GAAP

Muốn hiểu biết các thông tin trên các báo cáo tài chính, cần cókiến thức về các nguyên tắc kế toán đợc chấp nhận vì nhữngnguyên tắc này hớng dẫn việc thu thập và trình bày các số liệu kếtoán trên các văn bản đó Định nghĩa chung cho từ “ nguyên tắc” là

“quy luật hoặc nguyên tắc đợc chấp nhận chung hoặc công bố nh

là kim chỉ nam để hành động…” Nh vậy, các nguyên tắc kế toán

đợc chấp nhận (GAAP) có thể đợc mô tả nh là các quy luật đã đợcchấp nhận trong công tác kế toán nh là kim chỉ nam cho việc địnhgiá, ghi chép, báo cáo các hoạt động và các nội dung có tính chất tàichính của một doanh nghiệp Các nguyên tắc này bao gồm một sốlợng các khái niệm, các nguyên tắc và các thủ tục tiến hành Những

điều này sẽ đợc lặp đi lặp lại trong suốt chơng trình này để làmcho sự hiểu biết của bạn về các thông tin do số liệu kế toán cungcấp đợc mở rộng hơn

Bảng 1: Khái niệm kế toán và các nguyên tắc kế toán

đ-ợc giới thiệu trong quyển sách này

Các khái niệm đợc chấp nhận:

1 Các nguyên tắc kế toán đã đợc xây dựng nh thế nào?

Các nguyên tắc kế toán đợc chấp nhận không phải là nhữngquy luật tự nhiên nh các quy luật vật lý hoặc quy luật hoá học, màchúng ta là quy luật đợc con ngời qui định ra Các nguyên tắc này

đợc rút ra từ kinh nghiệm và sự suy nghĩ của các thành viên củanghiệp đoàn kế toán, các doanh nghiệp, các kế toán viên có học vị,các cơ quan Nhà nớc và các nhà đầu t

Quá trình xây dựng các nguyên tắc kế toán đợc thừa nhận ởHiệp Chủng quốc Hoa Kỳ liên quan chặt chẽ với quá trình lập báo cáotài chính cho ngời sử dụng bên ngoài (việc lập báo cáo tài chính đợchiểu là bao gồm các báo cáo tài chính và cả những phơng tiện đểtruyền đạt thông tin về các nguồn tiềm năng, nghĩa vụ, thu nhậpv.v…của một doanh nghiệp) Hai quá trình xây dựng các nguyêntắc kế toán và lập các báo cáo tài chính đợc mô tả trên hình 1- 3

Phía nửa bên tráI của hình 1- 3 mô tả quá trình chung củaviệc xây dựng các nguyên tắc kế toán tổng quát Hãy nhớ rằng Quốchội (Congress) có thể ban hành Luật và Luật này chỉ đạo cho các

nguyên tắc kế toán Dù vậy, Quốc hội có ảnh hởng lớn thông qua việcthành lập Uỷ ban trao đổi và chứng khoản (Securities and ExchageCommission (SEC), cho phép Uỷ ban này có quyền đối với các thủtục lập báo cáo của các công ty SEC thờng thực hành quyền hạn củamình để xây dựng các nguyên tắc kế toán, dới sự giám sát của Hội

đồng tiêu chuẩn kế toán tài chính hoạt động hoàn toàn độc lập,giữ thái độ vô t và cố gắng nghiên cứu một cách kỹ lỡng các loạihình doanh nghiệp của tất cả các tổ chức có vốn đầu t Các vănbản về tiêu chuẩn kế toán tài chính của FASB đợc chấp nhận, nhcông bố về các nguyên tắc kế toán đợc thừa nhận chung

Phía nửa bên phải của hình 1- 3 mô tả quá trình chung màtheo đó việc báo cáo tài chính của từng doanh nghiệp đợc thựchiện Hay ghi nhận ở phía góc dới bên phải của bảng là nhẵng tiêuchuẩn do AICP (American Institute of Certified Public Accountants:

Học viện đào tạo các kế toán viên công cộng) xây dựng, mà theo

đó các báo cáo tài chính đợc kiểm toán Sau khi các báo cáo tàichính đợc các kiểm toán viên công cộng kiểm toán, các doanhnghiệp sẽ phân phối chúng cho các nhà đầu t Cũng ghi nhận rằngcác doanh nghiệp, các cơ quan kiểm toán độc lập, và các nhà sửdụng các thông tin kế toán có thể, thông qua những lời bình phẩm,

đề nghị của họ mà có ảnh hởng đến quá trình phát triển của cácnguyên tắc kế toán đợc thừa nhận

2 Vai trò của AICPA và Hội đồng xấy dựng các nguyên tắc kế toán (Accounting Principles Board (APB))

AICPA vốn ảnh hởng lâu dài đến việc mô tả định rõ cácnguyên tắc kế toán đợc chấp nhận chung Từ năm 1939 đến năm

1959, AICPA phát hành một loạt tập san về nghiên cứu kế toán, đợccông nhận nh những biểu hiện của các nguyên tắc kế toán đợcchấp nhận chung Trong năm 1959, AICPA thành lập một Hội đồngxây dựng các nguyên tắc kế toán (APB) gồm 18 thành viên lànhững kế toán viên thực hành, những giảng viên và những đại biểucủa các doanh nghiệp APB đợc giao nhiệm vụ phổ biến các quan

điểm đã đợc các thành viên của AICPA lu ý nh những văn bản cóquyền lực về các nguyên tắc kế toán đợc chấp nhận thông thờng.Suốt những năm từ 1962 đến năm 1973, Hội đồng đã phát hành 31quan điểm loại này

3 Vai trò của Hội đồng tiểu chuẩn kế toán tài chính (FASB)

Vào năm 1973, APA giải tán sau 11 năm hoạt động Vị trí củaAPB đợc thay thế bởi FASB gồm 7 thành viên Bảy thành viên nàylàm việc chuyên trách, có lãnh lơng và phảI từ bỏ chức trách đanglàm tại các doanh nghiệp Họ phảI có kiến thức về kế toán, tài chính

và kinh doanh nhng khong cần có học vị kế toán công cộng (APA)

Điều này khác với APB mà ở đó mọi thành viên của nó đều phải cóhọc vị kế toán công cộng, làm bán thời gian, không đợc trả lơng và

đợc tiếp tục công tác của họ tại các doanh nghiệp Các văn bản vềtiêu chuẩn kế toán tài chính của FASB đợc công nhận là những vănbản có hiệu lực pháp lý về các nguyên tắc kế toán đợc chấp nhậnchung

4 Vai trò của Uỷ ban trao đổi và chứng khoán (SEC)

SEC có vai trò chủ yếu trong việc lập báo cáo tài chính SEC làmột tổ chức độc lập của chính quyền liên bang SEC đợc thành lập

để thi hành các điều khoản về các loại chứng khoán và các hoạt

động trao đổi nhằm giải quyết các nhu cầu phân phối và buônbán chứng khoán Các chứng khoán, để đợc bán, phải đợc đăng kýtại SEC Điều này đỏi hỏi các báo cáo tài chính phải đợc kiểm toánphù hợp với các nguyên tắc của SEC SEC không định giá các chứngkhoán đăng ký mà SEC chỉ đảm bảo quyền lợi cho các nhà đầu tbằng việc yêu cầu mọi yếu tố ảnh hởng đến giá trị của chứngkhoán phải đợc công khai và không đợc giấu diếm bất kỳ một thôngtin quan trọng nào Các nguyên tắc của SEC đợc thựchiện trong cácbáo cáo hàng năm của rất nhiều công ty và đã đóng góp phầnnâng cao chất lợng của các báo cáo này Trên thực tế, SEC đợc xem làmột tổ chức có tính chủ đạo đối với quá trình xây dựng cácnguyên tắc kế toán Tuy nhiên, xét trên phơng diện rộng thì SEC

đã dựa trên nghiệp đoàn kế toán nhất là FASB và AICPA để quyết

định và bảo đảm tính hiệu lực của các nguyên tắc kế toán đợcchấp nhận chung

5 ảnh hởng của các tổ chức khác đến sự hình thành các nguyên tắc kế toán

Hiệp hội kế toán Mỹ (American Accounting Association (AAA))cũng có ảnh hởng đến quá trình phát triển của các nguyên tắc kếtoán đợc chấp nhận Tổ chức AAA là một tổ chức gồm những ngờiyêu thích kế toán AAA đã đỡ đầu cho rất nhiều cuộc nghiên cứu về

kế toán và đã phát hành rất nhiều bài viết về nghề kế toán Một sốcác tổ chức khác có ảnh hởng đến quá trình phát triển các nguyêntắc kế toán là học viên đào tạo nhân viên tài chính (FinancialExecutives Institule (FEI)), Hiệp hội quốc gia các kế toán viên(National Association of Accountants (NAA))…

VII Một số nội dung của các nguyên tắc kế toán đợc chấp nhận chung (GAAP)

Phần này giới thiệu 3 khái niệm kế toán và 2 nguyên tắc kếtoán Những khái niệm và nguyên tắc sẽ đợc giới thiệu dần dầntrong các chơng sau:

1 Khái niêm tổ chức kinh doanh (Business Entity Concept)

Trên góc độ kế toán, mỗi doanh nghiệp đợc nhận thức và đối

xử nh chúng ta là những tổ chức độc lập, với chủ sở hữu và với cácdoanh nghiệp khác Quan điểm này của kế toán đợc gọi là kháiniệm tổ chức kinh doanh Các doanh nghiệp đợc nhìn nhận và đối

xử nh những tổ chức độc lập vì mục đích của kế toán là ghi ghéplại quá trình kinh doanh và báo cáo định kỳ tình trạng tài chính vàquá trình sinh lợi của từng doanh nghiệp riêng biệt này Do vậy, các

số liệu ghi chép và báo cáo của một doanh nghiệp không đợc baogồm bất kỳ quá trình kinh doanh hoặc tài sản nào của doanhnghiệp khác, hoặc tài sản cá nhân và quá trình kinh doanh củachủ sở hữu doanh nghiệp đó vì nếu chúng bao gồm một yếu tốnào cũng sẽ sai lệch báo cáo về tình trạng tài chính và quá trìnhsinh lợi của doanh nghiệp

2 Nguyên tắc chi phí (Cost Principle)

Một trong những nguyên tắc căn bản của kế toán là nguyêntắc chi phí Theo nguyên tắc này thì tất cả mọi hàng hoá và dịch

vụ mua vào đợc ghi chép theo chi phí Thí dụ: nếu một doanhnghiệp chi $50.000 để mua đất sử dụng cho hoạt động của doanhnghiệp thì chi phí mua phải đợc ghi chép lại là $50.000 Điều này sẽkhông thay đổi cho dù ngời mua và một số ngời định giá bên ngoàicho rằng trị giá miếng đất đó ít nhất là $60.000 Nếu giá phải trảcho miếng đất là $50.000 thì số tiền này sẽ đợc ghi chép lại đúng

nh vậy

Trong việc vận dụng nguyên tắc chi phí, chi phí đợc đánh giátrên căn cứ tiền mặt hoặc tơng đơng tiền mặt Nếu vật đền bùcho một tài sản hoặc dịch vụ là tiên mặt thi chi phí đợcđánh giáhoàn toàn theo số tiền mặt chi ra để đợc tài sản hoặc dịch vụ

đó Nếu vật đền bù là loại gì khác với tiền mặt thì chi phí đợc

đánh giá theo giá trị tiền mặt tơng đơng của số tiền cho sẵnhoặc giá trị tiền mặt tơng đơng của vật nhận đợc

3 Nguyên tắc khách quan (Objectivity Principle)

Tại sao tài sản hoặc dịch vụ phải đợc ghi chép lại theo chi phíchứ không phải theo một lợng nào khác, nh giá thị trờng dự kiến?Câu trả lời là vì nguyên tắc khách quan Nguyên tắc này đòi hỏicác số liệu ghi chép kế toán phảI dựa trên những sự kiện có tínhkiểm tra đợc thí dụ nh các quan hệ kinh doanh giữa các thành phần

độc lập với nhau Các quan hệ kinh doanh bao gồm các quá trìnhtrao đổi hoàn hảo về hàng hoá, dịch vụ, hoặc quyền đợc thu tiền

giữa hai hoặc nhiều thành phần với nhau Nhờ bản chất độc lập nênthông tin kế toán phảI đợc căn cứ trên các dữ kiện khách quan Nhmột nguyên tắc, chi phí là khách quan, vì chúng thờng do ngờimua và ngời bán xác lập và ngời nào cung cố gắng thơng lợng saocho họ có lợi hơn đối phơng.

4 Khái niệm kinh doanh liên tục (Continuing – Concern concept)

Khi một doanh nghiệp mua và duy trì tài sản để hoạt độngsản xuất kinh doanh thì giá trị thị trờng của tài sản này có thểthay đổi theo thời gian Tuy nhiên, số liệu kế toán ghi chép lại củanhững tài sản này không đợc điều chỉnh để phản ánh giá trị thịtrờng thay đổi Điều này xảy ra là vì khái niệm kinh doanh liên tục.Trừ phi có chứng cớ mạnh mẽ ngợc lại, bảng cân đối kế toán đợc lậptheo giả thiết doanh nghiệp vẫn tiếp tục hoạt động Là một doanhnghiệp hoạt động liên tục nên tài sản sử dụng để hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp không đợc bán Nên giá trị thị tr-ờng của chúng thật sự không thích hợp và không cần thiết phải đợcphản ảnh Hơn nữa, không có việc mua bán xảy ra thì giá trị thịtrờng thờng không thể đợc xác lập một cách khách quan nh yêu cầucủa nguyên tắc khách quan

Khái niệm kinh doanh liên tục đợc vận dụng trong đa số cáctình huống Tuy nhiên nếu một doanh nghiệp đang chuẩn bị đợcbán hoặc ngừng kinh doanh thì khái niệm kinh doanh liên tục sẽkhông đợc vận dụng vào việc lập các văn bản báo cáo của nó Trongtrờng hợp này các giá trị thị trờng dự kiến trở nên có ích

5 Khái niệm đồng đô là cố định (theo Stable – Dollar Concept)

ở Mỹ, các quá trình kinh doanh đợc đánh giá, ghi chép lại, vàbáo cáo theo đơn vị tiền tệ là đồng đô la Trong quá trình đánhgiá, ghi chép và lập báo cáo, đồng đô la đợc xem nh một đơn vị

đo lờng cố định, giống nhu các đơn vị gallon, mile hoặc mẫuAnh… Tuy vậy, đồng đô la, nh một loại tiền tệ khác, không phải làmột đơn vị đo lờng cố định Khi mức giá chung (mức giá trungbình) thay đổi thì giá trị của đồng tiền (sức mua của đồng tiền)cũng thay đổi theo

Tuy nhiên, dù tính không ổn định của đồng đô la là dễ hiểutrong các báo cáo của mình, các kế toán viên tiếp tục cộng thêm

hoặc trừ bớt các khoản mục phát sinh trong các năm khác nhau theo

đồng đô la có ý nghĩa khác nhau Họ đã bỏ qua những thay đổi

về ý nghĩa của đơn vị đo lờng đó Thí dụ, giả sử một công tymua một miếng đất giá $10.000 vào vài năm trớc đây và bây giờcông ty bán miếng đất đó với giá $20.000 Nếu trong khoảng thờigian này sức mua của đồng đô la giảm còn một nửa thì có thể nóirằng công ty chẳng đợc lợi lộc gì trong việc mua và bán đất này cảvì với $20.000 hiện nay sẽ không mua đợc gì hơn số tiền $10.000trớc đây cả Tuy nhiên, sử dụng đồng đô la để đánh giá cả hai quátrình kinh doanh trên thì kế toán viên phải báo cáo đã thu đợc

$10.000 từ việc mua bán miếng đất đó

Tính không ổn định của đồng đô la khi là một đơn vị đo ờng đã đợc nhìn nhận Tuy nhiên, hiện nay nhiều ngời vẫn khôngtin là các báo cáo kế toán sẽ có tác dụng hơn nếu đợc điều chỉnhtheo các mức giá Điều này đã dẫn đến, thay vì thực hiện những

l-điều chỉnh đó thì các kế toán viên sử dụng khái niệm đồng đô la

cố định, nghĩa là các báo cáo sẽ dựa trên khái niệm cho rằng giá trịcủa đồng đô la không thay đổi

Tuy nhiên nghiên cứu các nguyên tắc chi phí, khái niệm kinhdoanh liên tục và khái niệm đồng đô la cố định, cần phải nhìnnhận rằng trong đa số các trờng hợp thì một bảng tổng kết tài sảnkhông phản ánh lợng tiền mà các tài sản đợc liệt kê trên đó có thểbán đợc hoặc thay thế đợc Đồng thời bảng tổng kết cũng khôngphản ánh giá trị của doanh nghiệp vì một số các tài sản của nó cóthể đợc bán cao hơn hoặc thấp hơn số tiền đợc phản ảnh trên đó

VIII Các loại hình doanh nghiệp

Kế toán đợc áp dụng trong tất cả các tổ chức nh doanh nghiệp,trờng học, nhà thờ v.v… Những quyển sách này chỉ đề cập đếnviệc áp dụng kế toán trong doanh nghiệp theo các loại hình doanhnghiệp một chủ, công ty hơp doanh và công ty cổ phần

1 Loại hình doanh nghiệp một chủ (Single proprietorship)

Doanh nghiệp chỉ có một chủ sở hữu thì đợc gọi là doanhnghiệp cá thể Các cửa hàng bán lẻ và các xí nghiệp dịch vụ thờnghoạt động theo loại hình này Khi thành lập doanh nghiệp cá thể,chủ nhân không phảI tuân thủ các yêu cầu theo luật định nào

Ngoài ra, loại hình doanh nghiệp này chiếm đa số trong các tổchức doanh nghiệp.

Khi thực hiện công tác kế toán đối với một tổ chức doanh cáthể thì kháI niệm tổ chức kinh doanh đợc áp dụng và doanhnghiệp đợc xem nh một tổ chức kinh tế độc lập Tuy nhiên nếudoanh nghiệp có vay nợ thì sẽ không có sự phân biệt giữa tài sảncủa doanh nghiệp với tài sản cá nhân của chủ sở hữu Chủ sở hữu làngời duy nhất chịu trách nhiệm về số nợ của doanh nghiệp, do đó,nếu tài sản của doanh nghiệp không đủ để trả nợ thì tài sản cánhân của chủ sở hữu sẽ bị sử dụng để thanh toán nợ kinh doanh

2 Công ty hợp danh (partnership)

Một doanh nghiệp có từ hai chủ sở hữu trở lên đợc gọi là công

ty Giống nh trờng hợp doanh nghiệp cá thể, khi bắt đầu thành lậpcác chủ sở hữu một công ty không phải thoả mãn những yêu cầutheo luật định đặc biệt nào Điều yêu cầu duy nhất là tất cả cácchủ sở hữu phải tiến hành ký kết vào bản thỏa ớc thành lập doanhnghiệp dới hình thức một công ty hợp danh Bản thoả ớc chính là hợp

đồng bằng văn bản để tránh những bất đồng sau này

Đối với công tác kế toán thì một doanh nghiệp lập theo loạihình công ty hợp doanh đợc xem nh một tổ chức kinh tế độc lập.Tuy nhiên, giống nh các doanh nghiệp cá thể, các chủ sở hữu củamột công ty hợp danh đều phải có trách nhiệm với công nợ của công

ty, và khi công ty không thanh toán nổi công nợ thì tài sản cá nhâncủa các chủ sở hữu sẽ bị thu dụng để thanh toán công nợ của côngty

3 Công ty cổ phần (Corporation)

Công ty cổ phần đợc thành lập theo luật của chính quyềnTiểu bang hoặc Liên bang và đợc xem là một tổ chức kinh tế độclập về mặt pháp lý, khác với các hình thức cá thể hoặc công ty hợpdanh Các chủ sở hữu của một công ty cổ phần đợc gọi là các cổ

đông (stockholder hoặc shareholder) Quyền sở hữu vốn của công

ty cổ phần đợc phân chia thành các phần bằng nhau gọi là cổphần (stock) Thí dụ, một công ty phát hành 1.000 cổ phần cónghĩa là vốn của công ty đợc chia thành 1.000 đơn vị Mội cổ

đông sở hữu 500 cổ phần sẽ có 50% vốn trong công ty Những cổ

phần này có thể bán hoặc chuyển nhợng từ cổ đông này cho cổ

đông khác mà không ảnh hởng gì đến hoạt động của công ty

Đặc điểm quan trọng nhất của một công ty cổ phần là nó đợcxem nh một tổ chức độc lập về mặt pháp lý Đặc điểm này làmcho công ty cổ phần phảI có trách nhiệm với các hành động, công nợcủa nó Đặc điểm này cũng làm cho công ty có thể mua, sở hữu vàbán tài sản, ký kết hợp đồng kinh doanh dới tên gọi của công ty Haynói vắn tắt, t cách là một tổ chức độc lập về mặt pháp lý chophép công ty hành động nh một thành phần có đầy đủ t cách phápnhân, có toàn quyền trong nhiệm vụ và trách nhiệm của mình Tuynhiên, khách với con ngời, công ty phải hành động thông qua các đạibiểu

Các sáng lập viên của một công ty và những cá nhân có mua

cổ phần của công ty cổ phần, các cổ đông Các cổ đông sẽ họp

và bầu ra một Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị sẽ họp để chỉ

định (hoặc bầu) một Chủ tịch công ty và các uỷ viên, những ngờinày có trách nhiệm quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty

Các công ty cổ phần càng ngày càng nhiều, lớn mạnh và trởthành laọi hình doanh nghiệp chủ đạo Tuy nhiên, loại hình doanhnghiệp cá thể là hình thức tổ chức doanh nghiệp đơn giản nhất,

do đó, trớc hết chung ta tập trung nghiên cứu việc vận dụng kế toántrong các doanh nghiệp cá thể

IX phơng trình cân đối của bảng Cân đối kế toán

Một bảng tổng kết tài sản, hay còn gọi là bảng cân đối kếtoán, luôn luôn có sự cân đối giữa hai vế của bảng Tổng giá trịcủa tài sản có phản ánh trên bảng cân đối phải luôn luôn bằng vớitổng giá trị tài sản nợ cộng với vốn của cổ đông (hoặc vốn chủnhân) Sự cân bằng này đợc biểu diễn dới dạng phơng trình sau:

Tài sản có = Tài sản nợ + Vốn cổ đôngKhi sự cân bằng của bảng TKTS được biểu diễn dưới dạng phươngtrình thì phương trình này được gọi là phương trình cân đối tài sản(Balance sheet equation) hoặc phương trình kế toán (accoulingequation) Giống như bất kỳ phơng trình toán học khác, các yếu tốcủa phương trình kế toán có thể chuyển vế, khi đó ta sẽ có phươngtrình:

Tài sản có - Tài sản nợ = Vốn cổ đông

Phương trình biểu diễn theo cách này minh họa rõ ràng bản chấtthặng dư của vốn cổ đông Vốn cổ đông được xếp thứ hai sau khoản nợcỏc nhà cho vay, do vậy khi cần thanh toán thì khoản nợ các nhà chovay được giải quyết ưu tiên.

x ảnh hởng của các nghiệp vụ kinh tế đến phơng trình kế toán

Cần nhớ rừ một điều là dự một nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh như thế nào thỡphương trỡnh kế toỏn luụn luụn phải cõn đối Núi cỏch khỏc, tổng giỏ trị tài sản cú củamột doanh nghiệp luụn luụn bằng với tổng của cụng nợ và vốn cổ đụng Điều nàyđược minh họa qua thớ dụ dưới đõy ở một doanh nghiệp cỏ thể về hướng dẫn luật phỏpcủa Jerry Dow

Vào ngày 1/12, Jerry Dow mở văn phũng luật sư với số vốn đầu tư là $9.000của riờng bản thõn ụng ta ông ta mở một tài khoản ở ngõn hàng dưới tờn gọi của vănphũng luật của mỡnh Jeny, một số tiền mặt là $9.000 Sau khi đầu tư, tài sản duy nhất củadoanh nghiệp mới này và vốn của Dow trong doanh nghiệp được phản ỏnh trờn phương trỡnh

kế toỏn dưới đõy:

Tài sản cú

=

Vốn chủ sở hữu

Tiền mặt, $9.000 Vốn, Jeny Dow, $9.000

Sau nghiệp vụ kinh tế này, doanh nghiệp chỉ cú một loạt tài sản cú, đú là tiềnmặt, $9.000 Doanh nghiệp khụng cú cụng nợ và vốn của ụng Dow trong doanh nghiệp

Sau khi đầu tư, ông Dow dùng $2.500 tiền mặt trong kinh doanh đề mua sáchlập thành thư viện gồm các sách về luật (nghiệp vụ kinh tế (2)) Sau đó, ông ta dùng

$5.600 tiền mặt kinn doanh để mua các thiết bị văn phòng (nghiệp vụ kinh tế (3)).Những quá trình kinh doanh này đã biến đổi tiền mặt thành các tài sản khác ¶nhhưởng của chúng trên phương trình kế toán được minh họa trên hình 1-4 Hãy ghinhận rằng phương trình luôn luôn cân đối sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Giả sử ông Dow cần thêm một số trang bị văn phòng và một số đầu sách Luậtnữa cho văn phòng Luật sư của ông ta Nhưng, số dư tiền mặt không đủ để thỏa mãnnhu cầu này, do đó ông Dow phải mua trả chậm một số sách Luật trị giá $380 và trang

bị văn phòng trị giá $1.200 ¶nh hưởng của việc mua này (nghiệp vụ kinh tế (4)) đượcminh họa trên hình 1-5 Hãy ghi nhận là tài sản có đã tăng lên do việc mua thêm, tuynhiên vốn của ông Dow không thay đổi vì mua nợ của công ty Equip-it Số tiền nợcông ty Equip-it được gọi là "các khoản phải trả" và phản ánh bên phần tài sản nợ củaphương trình kế toán

Hình 1-5: Ảnh hưởng trên phương trình kếtoán do việc mua tài sản trả chậm

Tiền mặt + Sách luật+Thiết bị VP = Các khoản phải trả Vốn Diễn giải

$2.200 tiền mặt thù lao cho công việc này (nghiệp vụ kinh tế (5)) Cũng trong ngày này,ông Dow chỉ $1.000 tiền thuê văn phòng của tháng 12 (nghiệp vụ kinh tế (6)) Vào ngày12/12 ông Dow chi $700 tiền lương của nhân viên thư ký văn phòng (nghiệp vụ (7))

¶nh hưởng của các nghiÖp vụ kinh tế này được minh họa trên hình 1-6

Hình 1-6: Ảnh hưởng trên phương trình kế toán của các nghiệp vụ kinh tế thu và chibằng tiền mặt

Tiền mặt + Sách luật+Thiết bị VP = Các khoản phải trả + Vốn Diễn giải

Tiếp theo hãy quan sát ảnh hưởng của việc chi $1.000 tiền thuê văn phòng và

$700 tiền lương của nhân viên thư ký Cả hai nghiệp vụ này đều là các khoản chi củadoanh nghiệp Hãy nhớ là ảnh hưởng của chúng sẽ ngược lại với ảnh hưởng của cáckhoản thu Nói một cách đơn giản thì các khoản chi là các dòng ra hoặc là việc sửdụng hết loại hàng hóa hoặc dịch vụ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.Trong tình huống hiện tại, việc thuê mướn văn phòng để kinh doanh và sử dụng thêigian của thư ký có thể được hiểu là việc sử dụng các loại dịch vụ Khi phải trả thù laocho các loại dịch vụ này thì cả tài sản có và vốn của Dow trong doanh nghiệp đềugiảm Vốn của Dow giảm vì tiền mặt giảm mà không có sự tăng lên ở loại tài sản cókhác hoặc kh«ng có sự giảm thiểu của loại tài sản nợ khác

Hãy nhớ là doanh nghiệp có lãi khi thu lớn hơn chi, và ảnh hưởng của lợi nhuận

là làm tăng tài sản thuần hoặc vốn chủ së h÷u Tài sản thuần tăng lên có thêm tài sản

có được nhập vào doanh nghiệp từ các khoản thu so với tài sản bị sử dụng hoặc cácdòng chi ra Vốn chủ së h÷u tăng lên tương đương với giá trị tài sản thuần tăng lªn.NÕu lỗ thì mọi điều xảy ra ngược lại

Trong chương này để làm đơn giản hóa việc tính toán và để nhấn mạnh đến ảnhhưởng của thu nhập và chi phí đến vốn chủ së h÷u, các khoản thu được c«ng trựctiếp và các khoản chi được trừ trực tiếp vào vốn chủ së h÷u Tuy nhiên điều nàykhông diÔn ra trên thực tế Trên thực tế thì các khoản thu và các khoản chi trước hếtđược tập hợp theo loại riêng biệt Sau đó chúng được kết hợp với nhau và ảnh hưởngkết hợp của chúng hay kết quả của chúng, lãi hoặc lỗ sẽ được cộng thêm hoặc trừ đikhỏi vốn chủ së h÷u Nội dung này còn được tiếp tục bàn luận trong những chươngcuối.

Xi nguyªn t¾c thùc tÕ (REALIZATION PRINClPLE)

ë nghiệp vụ kinh tế (5), dòng thu là tiền mặt Tuy nhiên, dòng thu không phảiluôn luôn bằng tiền mặt Bởi vì nguyên tắc thực tế, chỉ đạo sự nhìn nhận thu nhập.Theo nguyên tắc này thì (l ) dòng vào của tài sản có gắn liền với một khoản thu khôngbắt buộc dưới hình thức tiền mặt (2) Nguyên tắc này yêu cầu thu nhập được bút toánvào sổ sách kế toán như 1 khoản thu vào đúng lúc nó phát sính chứ không được thựchiện trước Thông thường một khoản thu được thừa nhận phát sinh vào thời điểm dịch

vụ được hoàn thành hoặc vào thời điểm hàng hóa được chuyển giao (3) Nguyên tắcnày cũng yêu cầu là số tiền của khoản thu đã ghi sổ phải được tính theo số tiền mặtnhận được cộng với số tiền mặt tương đương (giá trị hơp lý) của bất kỳ tài sản có nàokhác nhận được

Đối với đa số doanh nghiệp, nguyên tắc thực tế được thỏa mãn và thu nhậpđược bút toán vào các sổ sách kế toán tại thời điểm hàng hóa được bán cho khách hànghoặc thời điểm dịch vụ được hoàn thành và được tính thù lao Trong nhiều trường hơp,tiền mặt nhận được từ khách hàng vào thời điểm thương vụ hoàn tất Nhưng nhiều khithương vụ được hoàn tất nhưng vẫn không nhận được tiền mặt do người bán có quyềnthu tiền mặt từ việc bán số hàng hóa này vào một thời điểm tương lai nào đã Về lýthuyết thì thu nhập phát sinh trong suốt quá lrình thực hiện dịch vụ hoặc trong suốt quátrình dự trữ hàng hóa để bán, nhận đơn đặt hàng của khách và giao hàng cho khách.Tuy thế, chỉ đến khi mọi khâu công việc đã hoàn tất và người bán được quyền thu tiềntheo giá bán thì các yêu cầu của nguyên tắc khách quan mới được thỏa mãn và thunhập mới dược ghi sổ

Để rnô tả quá trình ghi sổ một khoản thu không bằng tiền mặt, hãy giả sử vănphòng Luật sư Dow đã hoàn thành một dịch vụ pháp lý cho một khách hàng và tínhhóa đơn cho ông ta là $l.70C về thù lao của dịch vụ hoàn thành (nghiệp vụ kinh tế (8)).cũng giả sử là sau đó 10 ngày khách hàng mới trả hết khoản thù lao này (nghiÖp vụ(9)) ¶nh hưởng của hai nghiệp vụ kinh tế này được trình bày trên hình 1-7 dưới đây:

H×nh 1- 7 ¶nh hëng trªn ph¬ng tr×nh kÕ to¸n do c¸c kho¶n ph¶I thu kh«ng b»ng tiÒn mÆt vµ c¸c kho¶n thu b»ng tiÒn mÆt tr¶ chËm

Tµi s¶n cã = Tµi s¶n nî + Vèn chñ nh©n

TiÒn

mÆt +

C¸ckho¶nph¶i

S¸ch

ThiÕtbÞVP

C¸ckho¶nph¶i tr¶ +

DiÔnVèn gi¶i

Sè d $1.400 $2.880 $6.880 $1.660

$9.500

(8) $1.700 +1.700 Thu

Sè d $1.400 $1.700 $2.880 $6.880 $1.660

$11.200

(8) +1.700 -1.700

Sè d $3.100 + $- 0- + $2.880 + $6.880 = $1.660 + $11.200

Hãy quan sát nghiệp vụ kinh tế (8) thÊy rằng loại tài sản nhập vào doanhnghiệp là quyền thu số tiền $1.700 của khách hàng, đó là một khoản phải thu Sau đóquan sát khoản thủ tiền mặt $1.700 (10 ngày sau khi dịch vụ được hoàn thành) thấyrằng đây thật sự không là gì ngoài sự chuyển đổi của các khoản mục tàí sản có, từquyền được thu thành tiền mặt Cũng cần nhận thấy rằng khoản thu tiền mặt này khôngảnh hưởng đến vèn chñ së h÷u vì thu nhập đã được bút toán theo nguyên tắc thực

tế và vèn chñ së h÷u đã tăng lên khi dịch vụ được hoàn thành

H×nh 1- 8 ¶nh hëng trªn ph¬ng tr×nh kÕ to¸n do viÖc tr¶ nî

vµ rót vèn cña chñ nh©n

Tiền mặt + Sách luật + Thiết bị VP = Các khoảnphải trả + Vốn Diễn giải

tế (4)) ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế này (nghiệp vụ l0) là làm giảm cả tài sản có

và tài sản nợ Giả sử vào ngày 24/12, ông Dow rút $1.100 vốn kinh doanh để tiêu dùng

cá nhân ảnh hưởng của việc rút vốn này (nghiệp vụ ll) là làm giảm cả tài sản có vàvốn chủ sở hữu trong doanh nghiệp

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh [nghiệp vụ từ ( 1 ) đến (l 1 )] được tổnghợp trên hình 1 -9 Quan sát hình 1-9 và xem xét thấy rằng mỗi nghiệp vụ kinh tế phátsinhảnh hưởng ít nhất hai tài khoản trong phương trình, và trong mỗi trường hơp saukhi đã bút toán các ảnh hưởng vào các cột tương ứng thì phương trình kế toán lại cânđối Hệ thống kế toán này được gọi là hệ thống kế toán kép (double-entry system) Hệthống này căn cứ trên sự việc là mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến haihoặc nhiều tài khoản hơn trong một phương trình kế toán, và mỗi nghiệp vụ phát sinhđòihỏi một bút toán kép (double-entry) hoặc nói cách khác, phải thực hiện các bút toánvào hai hoặc vào nhiều tài mục khác nhau Ngoài ra, sự việc phương trình luôn luôngiữ trạng thái cân đối sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất quan trọng ở chỗ điềunày giúp bạn tìm thấy được sai sót nếu có Nếu phương trình kế toán mất cân đối thìbạn đã có sự nhầm lẫn đâu đó

Cũng cần ghi nhận trên hình 1-9 các loại nghiệp vụ kinh tế có ảnh hưởng đếnvốn chủ sở hữu Các nghiệp vụ này phản ánh sự đầu tư của chủ sở hữu, các khoản thu,chi và việc rút vốn của chủ nl'ân Trên hình 1 - 10 bạn có thể thấy được là vốn chủ sởhữu được tăng lên do kết quả của việc đầu tư của chủ sở hữu vào kinh doanh và từ cáckhoản thu Vốn chủ sở hữu giảm vì sự rút vốn của anh ta và vì các khoản chi

Khi các báo cáo tài chính được lập thì tất cả những biến động trong vốn chủ sởhữu được tổng hơp như ta thấy trên hình 1 - 1 1 H ãy ghi nhận báo cáo thu nhập báocáo các khoản thu và chi được phản ánh trên hình 1-9 Kết quả về thu nhập được báocáo cùng với vốn đầu tư và vốn rút của chủ nhên báo cáo và biến độllg của vốn chủnhân (statement of changes in owner's equity) Và số kết dư của tài khoản vốn đượcbáo cáo trên bằng tổng kết tài sản Nhằm mục đích so sánh hãy ghi nhận là báo cáo thunhập và bảng TKTS trình bàỵ trên hình 1 1 1 và các bảng báo cáo đã được trình bàytrên các hình 1 - 1 và 1 -2 là giống nhau

Các báo cáo tài chính của một doanil nghiệp được trình bày cho các chủ sở hữudoanh nghiệp và các thành phần khác ở ngoài doanh nghiệp gồm có 4 loại Ba loại đã

được trình bày ở trên là báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo thay đổivốn chủ sở hữu.

Báo cáo này phản ánh các dồng thu và chi bằng tiền mặt của doanh nghiệp tổnghợp theo 3 loại Đó là các loại dòng tiền mặt từ các hoạt động sản xuất kinh doanh,dòng tiền mặt từ các hoạt động đầu tư và dòng tiền mặt từ các hoạt động tài chính Hãyquan sát hình 1-12, báo cáo các dòng tiền mặt của văn phòng Luật sư Jerry Dow, một

sự giải thích chi tiết về báo cáo này sẽ đợc trình bày ở chương 9

XII TÓM TẮT THEO CÁC NỘI DUNG MỤC TIÊU

1 Kế toán cung cấp thông tin số 1ượng về các tổ chức kinh tế nhằm giúp các đơn

vì này ra các quyết định kinh tế Các báo cáo kế toán được dùng để mô tả hoạt động vàtình trạng tài chính của rất nhiều loại hình kinh tế tổ chức khác nhau

2 Kế toán viên hoạt động trong các 1ĩnh vực kế toán công cộng, kế toán tư nhân

và kế toán nhà nước Đối với kế toán viên công cộng thì nhiệm vụ của họ bao gồm

kiểm toỏn, tư vấn quản lý và tư vấn về thuế Đối với kế toỏn viờn tư nhõn thỡ nhiệm vụcủa họ gồm kế toỏn tổng hơp, kế toỏn chi phớ, dự toỏn kiểm toỏn nội bộ Đối với kếtoỏn viờn nhà nước thỡ nhiệm vụ tương tự như trong lĩnh vực tư nhõn cộng thờm phầnviệc điều tra sai sút và xõy dựng chuẩn mực.

3 Cỏc khỏi niệm kế toỏn được giới thiệu trong chương này bao gồm khỏi niệmloại hỡnh tổ chức kinh doanh, khỏi niệm kinh doanh liờn tục và khỏi niệm đồng đụ la

cố định Cỏc nguyờn tắc kế toỏn được giới thiệu trong chương trỡnh này gồm nguyờntắc chi phớ, nguyờn tắc khỏch quan, và nguyờn tắc thực tế Cỏc nguyờn tắc kế loỏn ở

Mỹ được xõy dựng trước hết bởi FASB dưới sự giỏm sỏt của SEC

4 Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh luụn luụn ảnh hưởng đến ớt nhất 2 yếu tố trongphương trỡnh kế toỏn Sau khi một nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đó được bỳt toỏn thỡphương trỡnh kế toỏn phải luụn luụn cõn đối

5 Bỏo cỏo thu nhập phản ỏnh cỏc khoản thu, chi và lói hoặc lỗ Bản tổng kết tàisản phản ỏnh tài sản cú, tài sản nợ và vốn chủ sở hữu Bỏo cỏo thay đổi vốn chủ

sở hữu phản ỏnh sự tăng lờn của vốn chủ sở hữu từ vốn đầu tư của chủ sở hữu,

sự giảm xuống do vốn bị rỳt ra và sự tăng lờn hoặc giảm đi của vốn vỡ thực lói hoặcthực lỗ của quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh Bỏo cỏo cỏc dũng tiền mặt phản ảnh cỏcdũng thu và chi bằng tiền mặt từ cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh, từ cỏc hoạt độngđầu tư và từ cỏc hoạt động tài chớnh

6 Một tổ chức doanh nghiệp cỏ thể chỉ do một chủ sở hữu và khụng được xõydựng như một tổ chức độc lập theo luật Một cụng ty hơp danh khỏc với tổ chức doanhnghiệp cỏ thể chỉ ở điểm cụng ty do từ 2 chủ sở hữu trở lờn Cỏc chủ sở hữu cỏc doanhnghiệp cỏ thể và cỏc cụng ty hợp danh đều phải cú trỏch nhiệm về phỏp lý với cụng nợcủa doanh nghiệp Một cụng ty cổ phần được xõy dựng theo luật như là một tổ chứckinh tế độc lập, do đú, cỏc cổ đụng của cụng ty cổ phần khụng cú trỏch nhiệm về phỏp

lý với cụng nợ của cụng ty

Chơng II:

Kế toán ở các doanh nghiệp thơng mại

Trong chơng này chúng ta nghiên cứu doanh nghiệp thơng mại,chuyên mua và bán sản phẩm hàng hoá cho ngời tiêu thụ Nội dungcủa chơng 5 tập trung vào nội dung kế toán sản phẩm hàng hoá màdoanh nghiệp mua để bán Bạn sẽ đợc học để nhận diện yếu tố chiphí của hàng bán và hoàn tất các thủ tục kế toán mà các công ty th-

ơng mại sử dụng vào cuối mỗi kỳ dù đó là một công ty hợp danh haycông ty cổ phần

Sau khi nghiên cứu chơng 2 bạn sẽ làm đợc các nội dung sau:

1 Phân tích và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế (NVKT) phát sinhtrong quá trình mua và bán hàng hoá

2 Lập một bảng kế toán nháp và các báo cáo trớc cho mộtdoanh nghiệp thơng mại sử dụng hệ thống định kỳ

3 Lập các bút toán điều chỉnh và khoá sổ đối với một doanhnghiệp thơng mại thuộc loại hình công ty hợp doanh hoặc công ty

cổ phần

Sau khi nghiên cứu phần phụ lục C bạn sẽ làm đợc:

4 Giải thích phơng pháp bút toán điều chỉnh trong kế toánhàng hoá tồn kho và lập bảng kế toán nháp, các bút toán điềuchỉnh các bút toán khóa sổ theo phơng pháp bút toán điều chỉnh

*

* *Một công ty thơng mại bán buôn hoặc bán lẻ kiếm đợc thunhập bằng việc bán hàng hoá Trong các công ty thu nhập thuần làkết quả của doanh số thu đợc cao hơn trị giá của hàng bán cộng vớicác chi phí hoạt động kinh doanh Hãy nghiên cứu thí dụ dới đây:

Công ty thơng mại Eastside Hardware (E.H)

Báo cáo thu nhập rút gọn cho tháng kết thúc ngày 31/7/1990

Trừ trị giá của hàng bán60.000

đã kiếm đợc $40.000 lãi gộp (gross profit) Nhng công ty đã phải

gánh chịu các chi phí hoạt động kinh doanh là $25.000 cho nên kếtquả là thu nhập thuần trong tháng chỉ còn $15.000.

Lãi gộp đợc định nghĩa là số tiền doanh thu nhiều hơn trị giácủa hàng bán Các yếu tố của lãi gộp chính là điều kiện làm cho kếtoán đối với một công ty thơng mại khác với kế toán đối với một công

ty dịch vụ Để hiểu kế toán trong một công ty thơng mại, bạn phảihiểu cách kế toán các yếu tố của lãi gộp, đó là doanh thu và trị giácủa hàng bán

I Doanh thu (Revenue from sales)

Doanh thu bao gồm doanh thu tính gộp trừ đi phần doanh thu

do hàng hoá bị trả và phần doanh thu bị chiết khấu Điều này đợcbáo cáo thu trên báo cáo thu nhập nh sau:

Công ty thơng mại IOWA Báo cáo thu nhập cho năm kết thúc ngày 31/12/1990

Doanh thu

Doanh thu tính gộp

$306.200

Trừ: Doanh thu do hàng hoá bị trả $1.900

6.200

Doanh thu thuần

$300.000

1 Doanh thu gộp (Gross sales)

Doanh thu gộp là tổng doanh thu bằng tiền mặt và doanh thutrả chậm (credit sales) của công ty trong 1 năm Doanh thu bằngtiền mặt đợc báo hiệu trong máy tính tiền khi mỗi thơng vụ hoàn

thành Vào cuối mỗi ngày máy tính tiền cho biết tổng số tiền thu đợc trong ngày, bút toánghi sổ số tiền này nh sau:

T/11 3 Tiền mặt

Doanh thu Doanh thu bằng tiền mặt hàngngày

1.205,00

1.205,00

Cũng vậy, bút toán ghi sổ doanh thu trả chậm nh sau:

T/11 3 Các khoản phai thu

Doanh thu Doanh thu hàng hoá bán trả chậm

T/11 4 Doanh thu bị trả lại

Các khoản phải thu (hoặc tiềnmặt)

Hàng hoá bị khách hàng trả lại

20,00

20,00

3 Doanh thu bị chiết khấu (Sales Discounts)

Khi hàng hoá đợc bán trả chậm thì phơng thức trả tiền sẽ đợccông bố rõ ràng để không bị hiểu lầm về số tiền và thời gian trảtiền Các phơng thức trả tiền ( credit terms) thờng đợc viết trên cácdanh đơn hay phiếu bán và là một phần của hợp đồng mua bán Ph-

ơng thức thờng sử dụng phụ thuộc vào truyền thống kinh doanh.Trong một số lĩnh vực kinh doanh có truyền thống có kỳ hạn trảtiền là 10 ngày sau tháng có thơng vụ xảy ra kết thúc Phơng thứctrả tiền này đợc ghi trên đơn hàng bán nh sau: “n/10 EOM” (EOM:kết thúc của tháng) Trong một số lĩnh vực khác, các đơn có kỳ hạntrả tiền là 30 ngày Khi đó phơng thức trả tiền ghi trên đơn là

“n/30”, nghĩa là số tiền ghi trên hóa đơn phải đợc trả sau 30 ngày

kể từ ngày lập hóa đơn

Khi kỳ hạn trả nợ dài, các chủ nợ thờng đa ra tỷ lệ chiết khấucho các món tiền trả sớm, đựơc gọi là “tiền mặt chiết khấu” (cashdiscounts) Điều này làm giảm một số tiền phải đầu t vào cáckhoản phải thu, cũng có nghĩa là cần ít tiền hơn để tiến hành cáchoạt động kinh doanh Số tiền chiết khấu cho các món tiền đợc trả

sớm đợc ghi trong phơng thức trả tiền trên hóa đơn hàng bán Thídụ: “Phơng thức trả tiền: 2/10, n/60”, có nghĩa là kỳ nợ là 60 ngàynhng con nợ sẽ đợc bớt 2% từ số tiền ghi trên danh đơn nếu trả nợtrong vòng 10 ngày sau ngày viết trên hóa đơn Kỳ hạn 10 ngày này

đợc gọi là kỳ hạn chiết khấu (discount period)

Vào lúc bán hàng, bạn không biết đợc khách hàng có trả tiềntrong kỳ hạn chiết khấu hay không, do đó doanh thu đợc chiết khấuthờng không đựơc ghi sổ khi khách hàng cha trả tiền Thí dụ, vàongày 12/11, công ty Iowa bán $100 hàng hoá trả chậm, phơng thức2/10, n/60, và ghi sổ NVKT này nh sau:

100,00

100,00

Khách hàng có hai cách chọn để tra món nợ $100 Một cách làchỉ phải trả $98 vào bất kỳ lúc nào trớc ngày 22/11, hoặc kháchhàng để đến ngày 11/1 (sau 60 ngày) và phải trả đủ $100 Nếu khách hàng chọncách trả trớc ngày 22/11 và hởng số tiền chiết khấu, công ty Iowa ghi sổ số tiền $98 nhận

Doanh thu bị chiết khấu

Các khoản phải thu

Nhận số tiền mua nợ ngày 12/11 đợc trừ

chiết khấu

98,002,00 100,0

0

Tiền mặt đợc chiết khấu mà khách hàng đợc hởng gọi là doanhthu đợc chiết khấu, và đợc tập hợp vào tài khoản “Doanh thu đợcchiết khấu” Đến cuối kỳ kế toán, các món tiền đợc chiết khấu là một

số tiền bị bớt so với giá của hàng hoá do vịêc tri trả sớm Do vậy, sốtiền này làm giảm doanh số bán

II các hệ thống kiểm kê định kỳ và kê khai thờng xuyên

Các doanh nghiệp nh các công ty buôn bán xe hơi hoặc cácmáy móc thiết bị lớn thờng có số lợng bán hạn chế mỗi ngày Do đó,

họ có thể dễ dàng tham khảo sổ sách và ghi sổ chi phí cả xe hoặc

máy móc bán Ngợc lại các doanh nghiệp kinh doanh các loại hàng hoáthông dụng nh quần áo, hàngmỹ phẩm, sách báo… thì có nhữngkhó khăn nhất định trong quá trình kế toán Thí dụ, nếu họ báncho khách hàng chỉ một ống kem đánh răng, 1 cái áo, 1 tờ báo… thì

họ có thể ghi sổ dễ dàng các loại này theo giá bán niêm yết Tuynhiên khi bán với số lợng lớn (bán sỉ) nhiều loại có giá bán thấp thìthật là khó mầ xác định một cách nhanh chóng trị giá của từng loại

để “trị giá của hàng bán” có thể đợc ghi sổ vào đúng thời điểmbán Một số doanh nghiệp sử dụng hệ thống máy computer có thểlàm đợc điều này nhng đa số công ty kinh doanh một khối lợng lớncác loại hàng hoá có giá bán thấp thờng không ghi sổ trị giá củahàng bán ngay lúc từng thơng vụ xảy ra Thay vào đó họ chờ cho

đến cuối kỳ kế toán thực hiện kiểm kê hàng hoá, từ kết quả kiểm

kê và sổ sách kế toán xác định giá trị của tất cả hàng bán trong kỳ

Cuộc kiểm kê cuối kỳ của công ty cho biết giá trị của hàng bánbán đợc trong kỳ đợc gọi là cuộc kiểm kê định kỳ (periodicinventories) Hệ thống mà các công ty này sử dụng để kế toán hànghoá tồn kho và trị giá của hàng bán đợc gọi là hệ thống kiểm kê

định kỳ (periodic Inventory system) Những hệ thống này đợc môtả và giải thích trong chơng này Một hệ thống khác để kế toánhàng hoá tồn kho và giá trị của hàng bán trong đó ghi sổ trị giácủa hàng bán mỗi lần và duy trì số liệu cập nhật về hàng hoá cótrong tay đợc gọi là hệ thống kê khai thời xuyên (perpetyuualinventory system) các hệ thống này đợc trình bày ở chơng 4

III trị giá của hàng bán – hệ thống kiểm kê định kỳ

Nh đã nói ở trên một công ty sử dụng hệ thống kiểm kê định

kỳ không ghi sổ trị giá của các loại hàng hoá bán vào lúc chúng đợcbán Đúng hơn công ty chờ cho đến cuối kỳ kế toán mới xác địnhtrị giá của tất cả hàng bán trong kỳ Để làm điều này công ty cần

có thông tin về (1) trị giá của hàng hoá có trong tay vào lúc đầu kỳ(2) trị giá của hàng hoá mua vào trong kỳ và (3) trị giá của hàng hoá cha bán cònlại vào lúc cuối kỳ Với các thông tin này công ty có thể tính đợc trị giá của hàng bán trongmột kỳ nh sau:

Giá trị hàng hoá chờ bán trong kỳ $251.000

Trong bảng tính toán trên công ty có $19.000 hàng hoá vào lúc

đầu kỳ của kỳ kế toán Trong kỳ công ty mua thêm $232.000 hànghoá Do đó hàng hoá sẵn có để bán của công ty trong kỳ là

$251.000 Tuy nhiên vào lúc cuối kỳ công ty còn lại trong tay $21.000hàng hoá Do đó giá trị của hàng hoá mà công ty đã bán trong kỳ là

Khi một hệ thống kiểm kê định kỳ đợc sử dụng số tiền củahàng hoá tồn kho cuối kỳ đợc xác định bằng cách (1) đếm các loạihàng hoá cha bán trên các kệ hàng ngoài cửa hàng và còn trong kho(2) nhân từng loại hàng hoá với giá mua của chúng và (3) tổng cộngtất cả giá trị của các loại hàng hoá khác nhau

Sau khi đã xác định giá trị bằng tiền của hàng hoá tồn khotồn kho cuối kỳ theo cách này, giá trị đó đợc trừ khỏi giá trị củahàng hoá sẵn có để bán để xác định giá trị của hàng đã bán,Hơn nữa một bút toán nhật ký đợc lập và vào sổ để phản ảnh sốtiền hàng hoá tồn kho cuối kỳ vào tài khoản đợc gọi là “hàng hoá tồnkho” (merchandise Inventory) Số tiền hàng hoá tồn kho cuối kỳchính là số d của tài khoản “hàng hoá tồn kho” đợc chuyển qua kỳ

kế toán tiếp theo Nh vậy, trong kỳ kế toán mới số d của tài khoản

“hàng hoá tồn kho” phản ánh giá trị của hàng hoá tồn kho đầu kỳcủa kỳ đó

Chúng ta cần phải nhấn mạnh rằng không phải để sửa chữanhầm lẫn các bút toán của tài khoản “hàng hoá tồn kho” chỉ đợcthực hiện vào cuối mỗi kỳ kế toán Dù trong suốt kỳ kế toán hàng hoá

đợc mua vào và đợc bán nhng cả trị giá hàng hoá mua vào và giá trị

của hàng đã bán đều không đợc ghi vào tài khoản “hàng hoá tồnkho” Do đó ngay khi hàng hoá đợc mua vào hay đợc bán tài khoảnkhông phản ánh số tiền của hàng hoá có trong tay Đúng hơn số dcủa tài khoản này chỉ phản ánh hàng hoá tồn kho đầu kỳ của kỳ

đó

2 Trị giá của hàng hoá mua vào

Để xác định trị giá của hàng hoá mua vào bạn phải ghi nhậngiá trên hóa đơn của hàng mua vào trừ đi tất cả các khoản chiếtkhấu Sau đó bạn cộng tất cả các khoản chi phí chuyên chở phátsinh mà bên mua phải chịu để vận chuyển hàng hoá từ bên bán vềbên mua

Theo hệ thống kiểm kê định kỳ khi hàng hoá đợc mua để bán thì trị giá củachúng đợc ghi “Nợ” vào tài khoản “Mua vào” nh sau:

Mục đích duy nhất của tài khoản “mua vào” là để tập hợp giátrị của tất cả hàng hoá mua vào để bán trong kỳ kế toán Tài khoảnkhông phản ánh hàng hoá có còn trong tay hay đã chuyển đi vì bánhoặc vì lý do gì khác

Nếu việc mua nợ đợc hởng chiết khấu sự chi trả trong kỳ hạn đợcchiết khấu dẫn đến sổ ghi “Có” trong tài khoản “chiết khấu mua hàng” (PurchasesDiscounts) bút toán phản ánh quá trình này nh sau:

Khi đợc bên bán hứa hẹn một khoản tiền chiết khấu tổng sốtiền tiết kiệm đợc do việc hởng chiết khấu này thờng rất quantrọng, Do đó đối với bất cứ hóa đơn nào có hứa hẹn chiết khấu rấtnhiều công ty đều cố gắng trả trong kỳ hạn chiết khấu để đợc h-ởng chiết khấu Mặt khác quản lý tiền mặt tối u đòi hỏi cha thựchiện chi trả khi cha đến ngày cuối cùng của kỳ hạn chiết khấu Đểhoàn thành các mục tiêu này mỗi hóa đơn phải đợc sắp xếp saocho nó tự động gây sự chú ý cho nhân viên có trách nhiệm về chitrả khi đến ngày cuối cùng của kỳ hạn chiết khấu Cách đơn giảnnhất để làm việc này là có một ngăn kéo với 31 ô, mỗi ô cho mỗingày của tháng Sau khi mỗi hóa đơn đợc ghi sổ thì nó đợc bỏ vào

ô phản ảnh ngày cuối cùng của kỳ hạn chiết khấu Thí dụ nếu ngàycuối cùng của kỳ hạn chiết khấu của một hóa đơn là 12/11 thì hóa

đơn đó đợc để vào ô số 12 Sau đó vào ngày 12/11 hóa đơn nàycùng với các hóa đơn khác trong cùng ô sẽ đợc lấy ra và chi trả hoặc

để lại để chi trả sau mà không đợc hởng chiết khấu do trả chậm

Đôi khi hàng hoá nhận đợc từ bên bán không chấp nhận đợc vàphải trả lại hoặc hàng hoá kém phẩm chất đợc bên mua chấp nhậnvì bên bán giảm giá Khi hàng hoá đợc trả lại bên mua thu lại tiền về.Hơn nữa quá trình nhận hàng kiểm tra, đánh giá và đôi khi phảitrả lại hàng hoá kém phẩm chất rất tốn kém nên phải hạn chế tối đatình trạng này Do vậy số lợng của hàng hoá phải trả lại phải đợckiểm soát và bên mua có thể phải tìm một nơi cung cấp khác nếuhàng hoá mua vào thờng xuyên bị kém phẩm chất

Một yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát hàng hoá mua vào

bị kém phẩm chất là thu đợc thông tin về số lợng phải trả lại Để có

đợc thông tin này hàng hoá mua vào phải trả lại thờng đợc ghi vàomột tài khoản có tên là “hàng mua về phải trả lại” nh sau:

còn đợc giữ lại Thí dụ giả sử bạn mua $500 hàng hoá số hàng này

đợc hởng chiết khấu 2% Sau đó bạn trả lại $100 hàng hoá trớc khihóa đơn đợc thanh toán Khi bạn trả tiền nợ trớc khi kỳ hạn chiếtkhấu kết thúc sự chiết khấu 2% chỉ áp dụng cho số hàng hoá còngiữ lại là $400 Nói cách khác số tiền sẽ trả lại:

$400 - (0.2 x $400) = $392

Đôi khi bên bán phải chịu các chi phí chuyên chở hàng bán chobên mua Trong trờng hợp này tổng trị giá của hàng hoá đối với bênmua là số tiền mà bên mua phải trả cho bên bán Cũng có khi bênmua phải trả chi phí chuyên chở Trong trờng hợp này những chi phínày là những khoản hợp lý đợc cộng thêm vào trị giá của hàng hoámua vào và sẽ đợc ghi “Nợ” vào tài khoản “Mua vào” Tuy nhiên thôngtin nhận đợc phức tạp hơn nếu các chi phí này đợc ghi “Nợ” vào 1 tàikhoản gọi là “chi phí vận chuyển” (Transportation – In), nh sau:

Đôi khi cho dù đã quy định theo phơng thức giá FOB bên mua

sẽ trả thêm chi phí chuyên chở cho bên bán và xem đó nh một dịch

vụ và cộng số tiền này vào danh đơn trong trờng hợp này nếu

ph-ơng thức thanh toán nợ bao gồm cả sự chiết khấu, chiết khấu không

áp dụng cho các chi phí chuyên chở Nói cách khác bên mua phải trảlại cho bên bán 100% chi phí chuyên chở cho dù danh đơn đợc thanhtoán trong kỳ hạn chiết khấu

Vào cuối mỗi kỳ số d của các tài khoản “mua vào”, “Hàngmua

về trả lại”, “chiết khấu mua hàng” và “chi phí chuyên chở” phải đợckết hợp để xác định giá trị của hàng hoá mua vào trong kỳ Sự tínhtoán này phải đợc phản ánh trên bảng báo cáo thu nhập của công ty thơng mại nh sau: