Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng tại công ty cổ phần tập đoàn hòa phát

Chương 1: Cơ sở lý luận về quy chế, nội quy, quy định và khái quát đôi nét về Văn phòng công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát.Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng tại CTCP Tập đoàn Hòa Phát.Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng tại CTCP Tập đoàn Hòa Phát.

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát, đánh giá và thu thập,tổng hợp thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo ThS LâmThu Hằng, giảng viên bộ môn và Ban Giám đốc cùng với các anh chị trongCông ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát trong suốt quá trình tìm kiếm và nghiêncứu tài liệu

Nhân đây cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với ThS Lâm ThuHằng và lãnh đạo Ban Giám đốc cùng với các anh chị trong công ty lời chúcsức khỏe, hạnh phúc và thành đạt trong sự nghiệp Chúc công ty cổ phần Tậpđoàn Hòa Phát ngày càng phát triển

Trong quá trình khảo sát tại công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát Mặc dù

đã cố gắng nhưng với những kiến thức còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thựctiễn, đề tài không tránh khỏi thiếu sót, rất mong nhận được sự thông cảm cũngnhư sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát ” là công trình nghiên cứu của riêng

tôi, các kết quả nghiên cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kỳ tài liệunào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu Các số liệu trong chuyên đềđược sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, cótính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đãđược công bố, các website

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của tôi./

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TĂT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng .3 7 Cấu trúc của đề tài 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH VÀ KHÁI QUÁT ĐÔI NÉT VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT 5

1.1 Cơ sở lý luận về quy chế, nội quy, quy định 5

1.1.1 Khái niệm nội quy, quy chế 5

1.1.2 Vị trí và ý nghĩa của quy chế, nội quy, quy định 6

1.2 Khái quát đôi nét về công ty cổ phần Tập đoàn Hòa phát 6

1.2.1 Giới thiệu chung 6

1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển 7

1.2.3 Chức năng nhiệm vụ CTCP Tập đoàn Hòa Phát 9

1.2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT 16

2.1 Các loại nội quy, quy chế, quy định do văn phòng xây dựng 16

2.2 Thực trạng công tác tổ chức và xây dựng 16

2.2.1 Quy định làm việc của Văn phòng Tổng công ty 16

2.2.2 Chế độ làm việc 20

2.2.3 Văn thư lưu trữ 22

2.2.4 Soạn thảo ban hành văn bản 22

2.2.5 Tổ chức hội họp tiếp khách 24

2.2.6 Đi công tác 25

2.2.7 Công tác bảo vệ trật tự, trị an, chế độ thông tin 25

2.2.8 Văn hoá công ty 26

2.2.9 Công tác kiểm tra, thực hiện quy định làm việc của Văn phòng 27

2.3 Thực trạng công tác tổ chức thực hiện 28

2.4 Đánh giá nhận xét 29

2.4.1 Ưu điểm 29

2.4.2 Hạn chế 30

2.5 Nguyên nhân hạn chế 30

2.5.1 Từ phía Lãnh đạo Văn phòng 31

2.5.2 Từ phía nhân viên 31

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CTCP TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT.33 3.1 Đề xuất 33

3.2 Giải pháp 34

3.2.1 Đối với công ty 34

3.2.2 Đối với lãnh đạo Văn phòng 35

3.2.3 Đối với cán bộ, nhân viên 36

3.2.4 Đối với việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 36

KẾT LUẬN 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TĂT

STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng là bộ phận vô cùng quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ

cơ quan, đơn vị nào Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vìvừa thực hiện chức năng đối nội, vừa thực hiện chức năng đối ngoại của cơquan, đơn vị thông qua các văn bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ.Trong quá trình quản lý và điều hành sản xuất, lao động của các doanhnghiệp ngoài tổ chức thực hiện mục tiêu, kế hoạch các doanh nghiệp còn cầnphải xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định củadoanh nghiệp trong quá trình quản lý và điều hành của mỗi doanh nghiệp Nội quy, quy định là một trong những công cụ quan trọng của vănphòng hay bất kể đơn vị, doanh nghiệp nào để duy trì hoạt động hàng ngày,

là phương tiện cần thiết giúp cho công tác quản lý Đội ngũ cán bộ côngnhân viên của đơn vị hoạt động, duy trì chung một mục đích, một cách thứclàm việc, hoạt động, tạo nên chuẩn mực văn hóa của doanh nghiệp Muốnvậy đơn vị được phân công xây dựng phải tìm tòi, nghiên cứu kỹ văn hóa,hoạt động, mục đích, chiến lược xây dựng và phát triển của doanh nghiệp đểnhững nội quy, quy định, quy chế xây dựng phải bao hàm được hết các yếu

tố văn hóa doanh nghiệp, mục đích hoạt động, sự tôn nghiêm của doanhnghiệp và quan trọng được sự đồng thuận, tuyệt đối tuân theo của đội ngũcán bộ công nhân viên trong đơn vị

Trong thực tế tôi nhận thấy công tác xây dựng và tổ chức thực hiện cácnội quy, quy chế của văn phòng công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát bêncạnh những kết quả đã đạt được còn có một số mặt hạn chế cần phải khắc

phục Chính vì lí đó tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định tại Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát” làm bài tiểu luận của mình Hy vọng,

đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc, đặc biệt là các sinh viên Khoa Quản trị Vănphòng những kiến thức bổ ích Qua đó giúp sinh viên hệ thống lý luận đã

được trang bị vận dụng vào thực tiễn, bước đầu rèn luyện tác phong làm việchành chính để có thể vận dụng vào công việc sau này

2 Lịch sử nghiên cứu

Báo cáo thực tập tốt nghiệp, Thực trạng công tác văn phòng tại công

ty Apatit Việt Nam, của tác giả Trần Thị Thanh Thủy.

Đề tài, Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành của tác giả

Nguyễn Quốc TRung

Trên cơ sở đó, tôi đã kế thừa những nội dung liên quan đến công tácvăn phòng để hoàn thành đề tài này

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

* Đối tượng nghiên cứu:

Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy địnhcủa Văn phòng Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát

* Giới hạn phạm vi nghiên cứu:

Tại Văn phòng Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục đích nghiên cứu:

- Giúp sinh viên hiểu rõ hơn về nội quy, quy chế, quy định của doanhnghiệp Thấy được những ưu điểm, nhược điểm trong việc xây dựng và tổchức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng công ty cổphần Tập đoàn Hòa Phát Từ đó, tìm ra giải pháp thiết thực, phù hợp với tìnhhình hoạt động của cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

- Góp phần nâng cao trình độ của bản thân, phục vụ cho công việctrong tương lai Hoàn thành chương trình đào tạo, thực hiện theo yêu cầucủa giảng viên

- Đóng góp cho công ty những đánh giá ý kiến về những ưu điểm, hạnchế và những giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc xây dựng, tổ chức thựchiện các quy chế, nội quy, quy định trong công ty

* Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Khảo sát thực tế việc xây dựng, tổ chức thực hiện các quy chế, nộiquy, quy định trong công ty Từ đó biết cách thực hiện đúng các nội quy,quy chế, quy định

- Phản ánh thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quychế, nội quy, quy định của văn phòng công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát

- Thu thập, thống kê, rà xoát những tài liệu, tư liệu

- Phỏng vấn, thu thập thông tin, tham gia tập huấn

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được

sử dụng

Phương pháp được sử dụng nghiên cứu đề tài trên cơ sở tham khảonhững quy định của nhà nước về công tác xây dựng, tổ chức nội quy, quychế, quy định Bên cạnh đó tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứuthực tiễn như:

- Phương pháp thu thập thông tin;

Góp phần quan trọng vào hệ thống lý thuyết của môn học

Hiểu được lợi ích của việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế,nội quy, quy định của Văn phòng Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát

Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chấtlượng, hiệu quả công tác xây dựng nội quy, quy chế trong đơn vị

+ Ý nghĩa thực tiễn:

Góp phần duy trì cải tiến lề lối, tác phong làm việc, nâng cao vai tròlãnh đạo của các nhà quản lý doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp

Nâng cao chất lượng trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quychế, nội quy, quy định hiệu quả của đội ngũ công nhân viên

Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khoaquản trị văn phòng và CBNV làm công tác quản trị văn phòng, nhân sự tạicác đơn vị doanh nghiệp

Đồng thời với bản thân tôi được trải nghiệm nghiên cứu khoa học và cóthể gắn những lý luận khoa học với thực tế Để từ đó, giúp tôi biết cách xâydựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định nhằm nâng cao năng lựcnghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo,

Đề tài được chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quy chế, nội quy, quy định và khái quát đôi nét về Văn phòng công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát.

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng tại CTCP Tập đoàn Hòa Phát Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng tại CTCP Tập đoàn Hòa Phát.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH

VÀ KHÁI QUÁT ĐÔI NÉT VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN

TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT 1.1 Cơ sở lý luận về quy chế, nội quy, quy định

Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức hay công ty nào cũng có một nội quy, quychế, quy định riêng để đảm bảo tính kỷ luật trong hoạt động của tổ chức đó

Hệ thống quy phạm nội bộ của doanh nghiệp bao gồm nội quy, quychế, quy định do doanh nghiệp ban hành Việc ban hành hệ thống quy chế,quy định, nội quy có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý điều hành doanhnghiệp Tuy nhiên, để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạm hợppháp, phù hợp với thực tế, đảm bảo khoa học ứng dụng:

- Tính hợp pháp: phù hợp với các quy định của pháp luật, không tráiluật

- Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp vớihoạt động của doanh nghiệp

- Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp, gópphần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt độngcủa doanh nghiệp; khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quántriệt thực thi

1.1.1 Khái niệm nội quy, quy chế

Nội quy là những quy tắc xử sự chung được áp dụng cho một nhóm đốitượng nhất định, thường gắn với nghĩa vụ mang những yêu cầu có tính bắtbuộc tạo nên nề nếp cho các cán bộ, công chức, viên chức, công nhân viên.Quy chế là một loại văn bản quản lý hành chính nhà nước quy định cụthể về trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ, cách thức phối hợp giữa những cánhân, đơn vị đồng thời quy định về các chế độ cá nhân cụ thể

Quy định là những quy tắc, chuẩn mực trong xử sự; những tiêu chuẩn,định mức về kinh tế, kỹ thuật được cơ quan, nhà nước có thẩm quyền banhành hoặc thừa nhận và bắt buộc các cá nhân, tổ chức có liên quan phải tuân

Nội quy, quy chế là những quy tắc xử sự được áp dụng chung cho mộtnhóm đối tượng nhất định, gắn với nghĩa vụ và yêu cầu mang tính chất bắtbuộc, tạo nề nếp làm việc cho cán cộ công nhân viên

1.1.2 Vị trí và ý nghĩa của quy chế, nội quy, quy định

+ Vị trí của quy chế, nội quy, quy định:

Các quy chế, nội quy, quy định là hệ thống văn bản điều chỉnh chủ yếumối quan hệ nội bộ cơ quan, tổ chức, có tính chất bắt buộc thi hành đối vớiđội ngũ nhân viên trong các cơ quan, tổ chức

Tùy theo, từng vị trí của cơ quan, đơn vị mà mà các quy chế, nội quy,quy định được ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hànhchính

+ Ý nghĩa của quy chế, nội quy, quy định:

Điều chỉnh hành vi, hoạt động nghiệp vụ của từng cá nhân trong cơquan, đơn vị, tổ chức

Hướng dẫn và quy định từng công việc cụ thể những việc được làm vànhững việc không được làm của mọi đối tượng từ người đứng đầu đến nhânviên nhằm tạo nên những nguyên tắc hoạt động công khai, minh bạch, rõràng, nề nếp tạo nền tảng cho cho sự ổn định bên trong cơ quan, tổ chức,đơn vị

Góp phần nâng cao chất lượng hoạt động, vị thế, uy tín của cơ quan,đơn vị, tổ chức

+ Mục đích

Để công ty hoạt động trong khuôn khổ pháp luật Thực hiện đúng chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn trong việc giải quyết công việc theo quy chế, nộiquy và quy định của công ty

1.2 Khái quát đôi nét về công ty cổ phần Tập đoàn Hòa phát

1.2.1 Giới thiệu chung

Tập đoàn Hòa Phát thành lập năm 1995

Trụ sở chính: 39 Nguyễn Đình Chiểu, Hai Bà Trưng, Hà Nội.

Sản phẩm: Thép xây dựng, ống thép, than coke, khoáng sản, máy xâydựng, nội thất, điện lạnh (Funiki)

Doanh thu: US$900 triệu (2011)

Website: hoaphat.com.vn

1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Tập đoàn Hòa Phát là một trong những Tập đoàn sản xuất công nghiệp

tư nhân hàng đầu Việt Nam Khởi đầu từ một công ty chuyên buôn bán cácloại máy xây dựng từ tháng 8/1992, Hòa Phát lần lượt mở rộng sang các lĩnhvực Nội thất (1995), Ống thép (1996), Thép (2000), Điện lạnh (2001), Bấtđộng sản (2001) Năm 2007, Hòa Phát tái cấu trúc theo mô hình Tập đoàn,trong đó Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát giữ vai trò là công ty mẹ cùngcác công ty thành viên và công ty liên kết Ngày 15/11/2007, Hòa Phát chínhthức niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán Việt Nam với mã chứngkhoán HPG Tính đến tháng 3/2016, Tập đoàn Hòa Phát có 18 Công tythành viên

Tóm tắt các bước phát triển quan trọng của Tập đoàn Hòa Phát

Năm 1992: Thành lập Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng Hòa Phát,Công ty đầu tiên mang thương hiệu Hòa Phát

Năm 1995: Thành lập Công ty CP Nội thất Hòa Phát

Năm 1996: Thành lập Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát

Năm 2000: Thành lập Công ty CP Thép Hòa Phát, nay là Công ty MTVThép Hòa Phát Năm 2001: Thành lập Công ty TNHH Điện lạnh Hòa Phát.Năm 2001: Thành lập Công ty CP Xây dựng và Phát triển Đô thị HòaPhát Năm 2004: Thành lập Công ty TNHH Thương mại Hòa Phát

Tháng 1/2007: Tái cấu trúc theo mô hình Tập đoàn, với Công ty mẹ làCông ty CP Tập đoàn Hòa Phát và các Công ty thành viên

Tháng 6/2007: Thành lập Công ty CP Khoáng sản Hòa Phát

Tháng 8/2007: Thành lập Công ty CP Thép Hòa Phát, triển khai Khu

liên hợp sản xuất gang thép tại Kinh Môn, Hải Dương.

Ngày 15/11/2007: Niêm yết cổ phiếu mã HPG trên thị trường chứngkhoán Việt Nam

Tháng 6/2009: Công ty CP Đầu tư khoáng sản An Thông trở thànhcông ty thành viên Hòa Phát Tháng 6/2009: Công ty CP Năng lượng HòaPhát trở thành công ty thành viên

Tháng 12/2009: KLH Gang thép Hòa Phát hoàn thành đầu tư giaiđoạn1

Tháng 7/2010: Công ty CP Golden Gain Việt Nam trở thành công tythành viên

Tháng 1/2011: Cấu trúc mô hình hoạt động Công ty mẹ với việc táchmảng sản xuất và kinh doanh thép

Tháng 8/2012: Hòa Phát tròn 20 năm hình thành và phát triển, đónnhận Huân chương Lao động Hạng Ba của Chủ tịch nước

Tháng 10/2013, Khu liên hợp gang thép Hòa Phát hoàn thành đầu tưgiai đoạn 2, nâng tổng công suất thép Hòa Phát lên 1,15 triệu tấn/năm

Tháng 9/2014: Triển khai giai đoạn 3 Khu liên hợp gang thép công suất750.000 tấn

Ngày 9/3/2015: Hòa Phát chính thức Ra mắt công ty TNHH MTVThương mại và sản xuất thức ăn chăn nuôi Hòa Phát, đánh dấu bước pháttriển mới trong lịch sử Tập đoàn khi đầu tư vào lĩnh vực nông nghiệp

Ngày 6/7/2015: Công ty CP Khoáng sản Hòa Phát chính thức đổi tênthành Công ty CP Phát triển chăn nuôi Hòa Phát

Tháng 7/2015: Thành lập Công ty TNHH MTV Thức ăn Chăn nuôiHòa Phát Đồng Nai Tháng 1/2016: Thành lập Công ty TNHH Chăn nuôiHòa Phát Quảng Bình Tháng 2/2016: Thành lập Công ty CP Phát triểnNông nghiệp Hòa Phát, công ty thành viên thứ 18 của Tập đoàn

1.2.3 Chức năng nhiệm vụ CTCP Tập đoàn Hòa Phát

* Đại hội đồng cổ đông:

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty,

có quyền quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luậtpháp và Điều lệ công ty quy định

* Hội đồng quản trị:

Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của công ty, có toàn quyền nhândanh công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợicủa công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt độngkiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của công ty Hội đồng quản trịcủa công ty dự kiến gồm 05 người do Đại hội đồng cổ đông bầu ra

* Ban kiểm soát:

Ban kiểm soát là cơ quan kiểm tra, giám sát toàn diện mọi hoạt độngcủa Công ty theo quy định tại Điều 123 Luật doanh nghiệp số60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủnghĩa Việt Nam

Ban kiểm soát thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từngvấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặctheo quyết định của đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đônglớn Ban kiểm soát báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trungthực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và hoạtđộng của hệ thống kiểm soát nội bộ Ban kiểm soát của Công ty dự kiến 03người do Đại hội đồng cổ đông bầu ra

* Giám đốc và các Phó giám đốc:

Giám đốc là người quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanhhàng ngày của Công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc ký hợp đồngthuê Giúp việc cho Giám đốc là Phó giám đốc (02 người)

+ Chức năng tham mưu tổng hợp: Đề xuất ý kiến để lãnh đạo cơ quan

tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ chung

cơ quan; Thu thập, truyền tải và xử lý thông tin; Phục vụ sự điều hành củalãnh đạo công ty;

+ Công tác hậu cần: Tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất,phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của

cơ quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đicông tác cho lãnh đạo, kinh phí, y tế và môi trường…

- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan có chức năngtham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo cho quản lý, điều hành của thủ trưởngcông ty và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động;

Đề xuất và tổ chức bộ máy hoạt động công tác tổ chức cán bộ của công

ty Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động về lao động tiềnlương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ nhân viên công ty

Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận, cá nhân vàngược lại Là cầu nối xây dựng ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việcthực hiện các chính sách của công ty và thu nhận phản hồi một cách kịpthời, chính xác

Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt độngSXKD của công ty Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật,hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty

Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ công ty; công ty

với các tổ chức, cá nhân bên ngoài công ty.

+ Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Công ty

- Công tác tổ chức cán bộ

Chủ trì việc xây dựng điều lệ và tổ chức hoạt động của công ty, các quychế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiệntoàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ SXKD, đềxuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ chức vàhoạt động của Công ty

Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinhdoanh; các giấy phép hoạt động khác cho công ty liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của Văn phòng

Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạchSXKD của công ty Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộcxây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn

Tham mưu cho Ban Lãnh đạo công ty trong việc bổ nhiệm, điều động

và tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp

Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụcho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.Phổ biến, hướng dẫn văn hóa lao động chuyên nghiệp, lịch sử hìnhthành công ty Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơnhân sự

Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợpđánh giá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định

Cung cấp thông tin, tham mưu cho ban Lãnh đạo sử dụng, bố trí laođộng, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người laođộng trong công ty

Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách công ty liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của Văn phòng

Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện các phong trào thi đua lao

động sản xuất kinh doanh Tổ chức lao động trong toàn công ty.

Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chốngtham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tậpthể, đề xuất mức khen thưởng Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân

và tập thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật công ty xem xét quyếtđịnh; theo dõi việc kỷ luật khen thưởng của toàn công ty

- Công tác quản trị hành chính

Thực hiện công tác VTLT quản lý công văn, văn bản các cơ quan, đơn

vị gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời, thông suốt.Quản lý và sử dụng con dấu của công ty trên nguyên tắc an toàn, bảomật, đúng quy định Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý công ty

Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý và

sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản có liên quan đến chế

độ, chính sách cho người lao động Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc vềchính sách, chế độ cho người lao động

Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết hợp đồng lao động theoquy định của Pháp luật

Đề xuất Lãnh đạo công ty giải quyết chế độ chính sách đối với ngườilao động theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, phụ cấp, các chế

độ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ và các quyền lợi kháccủa người lao động

Làm đầu mối tổ chức, đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nânglương cho người lao động trình Hội đồng lương phê duyệt Làm đầu mốiđón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làm việc tại công ty.Theo dõi việc thực hiện các nôi quy, quy định của Công ty về giờ giấc,tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban Lãnhđạo công ty bổ sung sửa đổi các quy chế phù hợp với yêu cầu thực tế

Đảm bảo trang thiết bị văn phòng và các văn phòng phẩm đầy đủ trong

toàn Công ty.

+ Công tác truyền thông

* Phòng tổ chức hành chính

Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các chương trình thiđua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các phòng ban,

bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng

Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, phụ trách tiếpkhách Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấnluyện tuyển chọn nhân sự toàn công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề racác chính sách về nhân sự

Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công

ty Có chức năng tham mưu cho Giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch kinh doanh, cân đối kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch, ký hợpđồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, tổ chức hoạt động marketing, mở rộngthị trường, lập ra các chiến lược tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện

* Phòng kinh doanh

+ Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện:

- Phân tích khách hàng và kênh tiêu thụ

- Tìm hiểu thị trường và các đơn vị cạnh tranh trong khu vực

- Lập kế hoạch Marketing:

+ Kế hoạch quảng cáo

+ Kế hoạch tiếp thị, khuyến mại

+ Kế hoạch bán hàng

+ Quản lý chi phí vật tư, nhiên nguyên vật liệu:

- Chịu trách nhiệm theo dõi vật tư phục vụ trạm trộn bê tông thươngphẩm Theo dõi lượng tồn xăng, dầu, xi măng, lập lệnh mua trình lãnh đạoduỵêt

- Báo cáo sản lượng, khối lượng sản xuất, xuất bán hàng ngày của bêtông, xăng dầu, cát đá, gạch

+ Quản lý doanh thu, công nợ khách hàng:

- Tổng hợp doanh thu các sản phẩm trong công ty Theo dõi công nợcủa các khách hàng; đảm bảo chốt công nợ đúng hạn, chính xác

- Lập kế hoạch thu hồi công nợ, yêu cầu thanh toán những khoản nợquá hạn Hàng tháng hạch toán lỗ lãi bê tông, xăng dầu

+ Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán:

- Soạn thảo, làm thủ tục ký kết các hợp đồng mua bán bê tông, gạch, đácát, thuê xe, máy, san lấp mặt bằng

- Lập hợp đồng vay vốn, góp vốn, hợp đồng chuyển nhượng quyền sửdụng đất với nhà đầu tư thứ cấp và các hồ sơ liên quan đến mua đất trìnhGiám đốc ký kết Quản lý, lưu trữ hợp đồng, hồ sơ chứng từ liên quan

+ Marketing và chăm sóc khách hàng:

- Xây dựng hình ảnh công ty qua hoạt động dịch vụ;

- Trích hoa hồng và chiết khấu cho khách hàng;

- Tặng quà và chịu trách nhiệm về các chi phí đối ngoại;

- Gặp gỡ và trao đổi công việc thường xuyên với khách hàng mục tiêu

và khách hàng thông thường; Khảo sát và đo lường sự hài lòng của kháchhàng

* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc yêu cầu.

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban cócác chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau,tránh được tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi

1.2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của CTCP Tập đoàn Hòa Phát bao gồm:

Đại hội cổ đông; Ban kiểm soát; Hội đồng quản trị; Ban tổng giám đốc;Văn phòng tập đoàn; Công ty thành viên; Công ty liên kết; Ban truyềnthông; Ban tài chính; Ban công nghệ thông tin; Ban pháp chế; Ban tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục)

Chương 1 là chương nêu lên hệ thống cơ sở lý luận về khái niệm, vai

trò, vị trí ý nghĩa của quy chế, nội quy,quy định; đồng thời giới thiệu đôi nét

về công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát và văn phòng công ty cổ phần Tậpđoàn Hòa Phát Từ đó, tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chứccủa văn phòng CTCP Tập đoàn Hòa Phát Đây là tiền đề cho quá trìnhnghiên cứu thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế,nội quy, quy định của văn phòng tại Công ty

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT 2.1 Các loại nội quy, quy chế, quy định do văn phòng xây dựng

- Quy định làm việc của Văn phòng Tổng Công ty;

- Soạn thảo ban hành văn bản;

- Văn thư lưu trữ;

- Nội quy làm việc;

- Công tác bảo vệ trật tự, trị an, chế độ thông tin;

- Tổ chức hội họp tiếp khách;

- Tổ chức các chuyến đi công tác;

- Văn hoá công ty;

- Công tác kiểm tra, thực hiện quy định làm việc của Văn phòng;

- Quy chế thi đua khen thưởng;

* Quy định chung

+ Phạm vi điều chỉnh:

Quy định này quy định chế độ trách nhiệm, nguyên tắc làm việc vàtrình tự giải quyết công việc của các phòng chức năng, các cá nhân thuộc cơquan văn phòng Tổng công ty

+ Đối tượng áp dụng:

Quy định này được áp dụng đối với các đơn vị, cá nhân thuộc Tổngcông ty bao gồm: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, các phòng ban chức

năng Tổng công ty, toàn thể CBCNV trong Tổng công ty.

- Lãnh đạo Tổng công ty bao gồm: Tổng Giám đốc và các Phó TổngGiám đốc

- Các phòng ban Tổng công ty, khu vực, Chi nhánh thuộc Tổng công tygọi chung là đơn vị, Trưởng phòng ban chức năng Tổng công ty, Giám đốccác Khu vực trực thuộc Tổng công ty gọi chung là Trưởng đơn vị

- Phó Tổng Giám đốc phụ trách công tác Tổ chức hành chính là Thủtrưởng cơ quan văn phòng Tổng công ty

* Quy định hành chính

+ Chế độ Trách nhiệm:

Tổng giám đốc Tổng công ty là người đại diện theo Pháp luật, chịutrách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tập đoàn và trước pháp luật về điều hànhhoạt động hàng ngày của Tổng công ty theo mục tiêu, kế hoạch, phù hợp vớiđiều lệ tổ chức hoạt đồng và các quyết định, quy định, quy chế Tổng công ty

và của Tập đoàn

Phó Tổng Giám đốc là người giúp TGĐ điều hành Tổng công ty theophân công và uỷ quyền của TGĐ, chịu trách nhiệm trước TGĐ về kết quảthực hiện nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền

Phó Tổng Giám đốc thường trực là người thay mặt TGĐ điều hànhcông việc trong thời gian TGĐ đi vắng

Trưởng phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện côngtác TC-KT, giúp TGĐ giám sát công tác TC-KT trong Tổng công ty theoquy định của Pháp luật về Tài chính, Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chịutrách nhiệm trước TGĐ và Pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷquyền

Các phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việccho lãnh đạo Tổng công ty, trong quản lý điều hành công việc và chịu tráchnhiệm trước lãnh đạo Tổng công ty về hiệu quả, chất lượng, tiến độ côngviệc được giao