Khảo sát , đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của phòng hành chính tổng hợp tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK việt nam

Chương 1 : Khái quát về Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam và phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam. Chương 2 : Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của phòng Hành chính Tổng hợp Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam. Chương 3 : Các giải pháp cho thực trạng xây dựng và thực hiện quy chế, nội quy, quy định Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện công trình nghiên cứu này với tên đề tài : “Khảo sát , đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của phòng Hành chính - Tổng hợp tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư

Và Thương Mại AK Việt Nam”.

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gianqua, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin

sử dụng trong đề tài nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 3 tháng 05 năm 2018

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập , tổng hợpthông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ Ban Giám Hiệu nhà trường,thầy cô trong thư viện trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Nhân đây, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô đãhướng dẫn, giúp đỡ tận tình trong suốt thời gian thực hiện đề tài

Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, tôi gặp khá nhiều khó khăn , mặtkhác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù có

cố gắng song đề tài của tôi vẫn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót Vìthế tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong Hội đồng bảo vệ đềtài, các thầy cô trong trường cũng như các bạn đọc

Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và từ

đó tôi có thêm những kinh nghiệm mới cho những bài nghiên cứu sau này

Tôi xin chân thành cám ơn !

PHẦN : MỞ ĐẦU

I Lí do chọn đề tài

Như chúng ta đã biết, đất nước Việt Nam ngày càng phát triển, đang trêncon đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước thì việc quản lý điều hành xãhội cũng giống như là việc quản lý điều hành tất cả các lĩnh vực khác nhau trongsản xuất và lao động mang đến những hiệu quả và lợi nhuận cao nhất

Việt Nam bước những bước đầu vào thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế vẫncòn rất nhiều những hạn chế và hơn thế nữa là phải cạnh tranh rất gay gắt về cácsản phẩm, dịch vụ trên thị trường Vì vậy việc đòi hỏi một hiệu quả làm việc tốtnhất đối với mỗi doanh nghiệp khi cạnh tranh Để có thể thành công , thu hútmột lượng lớn khách hàng và mang lại cho doanh nghiệp mình những lợi nhuậnđáng kể thì bên cạnh những yếu tố nhân lực, tài năng còn phải kể đến rất nhiềucác yếu tố khác nữa, trong đó môi trường làm việc, nền nếp, quy chế, nội quy,quy định của doanh nghiệp cũng là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng

Tuy nhiên yếu tố nội quy, quy chế , quy định lại là những yếu tố liênquan mật thiết đến nhau Có thể nói việc xây dựng những nội quy, quy định, quychế của một doanh nghiệp ảnh hưởng quan trọng đến văn hóa công sở cũng nhưmôi trường làm việc , nề nếp làm việc và sự thành bại của những doanh nghiệpđó

Có thể nói, đối với mỗi Tổng Giám Đốc của mỗi một doanh nghiệp , họđều là những người tài, có tầm nhìn và đặc biệt năng lực của một nhà quản trịđối với họ là điều quan tâm nhất chính là xây dựng một môi trường làm việchiệu quả cao nhất với đội ngũ nhân sự có tinh thần kỷ luật, trách nhiệm và sángtạo trong công việc Do vậy, việc xây dựng một hệ thống các quy chế, nội quy,quy định trong một văn phòng doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng vàkhông thể thiếu đối với một văn phòng doanh nghiệp

Qua môn học “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” các tài liệu bản thân tôiđược tiếp cận và cả qua quá trình thực tế tôi đã chứng kiến có rất nhiều các môitrường làm việc trong doanh nghiệp đã để lại trong tôi rất nhiều những ấn tượngsâu sắc Đó là những tập thể, những đồng đội làm việc trong cùng một văn

phòng một cơ quan thực hiện công việc một cách nghiêm túc, tôn trọng nhữngquy định, nội quy, quy chế của văn phòng , cùng nhau làm việc say mê, nhiệttình cho sự tiến bộ của bản thân và cống hiến cho doanh nghiệp Tuy nhiên bêncạnh những mặt tích cực , tôi vẫn còn thấy tồn tại những hạn chế, nhược điểmtrong việc chấp hành các nội quy, quy chế, quy định của văn phòng làm ảnhhưởng đến môi trường văn hóa công sở và môi trường làm việc của cả cơ quandoanh nghiệp đó.

Vì vậy, hôm nay tôi xin được chọn đề tài : “Khảo sát , đánh giá thực trạngcông tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định củaphòng Hành chính - Tổng hợp tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Thương Mại

AK Việt Nam” là đề tài nghiên cứu của tôi Tôi hy vọng qua đề tài nghiên cứunày, mọi người sẽ có thể có những cái nhìn khác về tầm quan trọng của việcthực hiện nội quy, quy chế, quy định trong cơ quan doanh nghiệp và sự ảnhhưởng của nó đến văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc tại doanhnghiệp

II Lịch sử nghiên cứu

Trong lịch sử nghiên cứu của đề tài này, có những vấn đề liên quan :

- Thứ nhất là về quy chế, nội quy, quy định và tầm quan trọng của quychế, nội quy, quy định đối với doanh nghiệp

- Thứ hai, về nội quy, quy chế và văn hóa công sở nói chung đối với các

cơ quan công sở

- Thứ ba về sự ảnh hưởng của việc thực hiện nội quy, quy chế đến văn hóacông sở tại các cơ quan công sở

 Hầu hết các công trình nghiên cứu mới dừng lại ở việc tìm hiểugiao lưu văn hóa công sở và những nội quy, quy chế của văn hóa công sở ở một

số công sở nhất định hoặc nói chung Đề tài về nội quy, quy chế, quy định vàvăn hóa công sở cũng đã có rất nhiều các luận văn , tiểu luận nghiên cứu quanhư : Tài liệu giao tiếp nơi công sở, tài liệu tập huấn văn hóa ứng xử nơi công

sở, ngoài ra còn một số những nghiên cứu khác nữa nhưng đa phần các nghiêncứu này mới chỉ là đi vào cách xây dựng, cách ứng xử khéo , thông minh và tầm

quan trọng của những nội quy, quy chế trong cơ quan công sở nhưng chưa nêu

rõ được những biện pháp khắc phục tuyệt đối được những hạn chế trong xâydựng quy chế, nội quy, quy định và việc thực hiện quy chế, nội quy, quy định cóảnh hưởng quan trọng đến hình ảnh và sự thành bại của một tổ chức Vì vậyhôm nay, lịch sử nghiên cứu vấn đề của tôi sẽ đi vào những vấn đề rõ ràng nhấtcủa đề tài này

III Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

a Đối tượng nghiên cứu .

 Các loại quy chế, nội quy, quy định do phòng Hành chính - Tổnghợp xây dựng

 Thực trạng xây dựng quy chế, nội quy, quy định của phòng Hànhchính - Tổng hợp Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam

 Thực trạng thực hiện quy chế, nội quy, quy định của phòng Hànhchính - Tổng hợp Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam

b Phạm vi nghiên cứu .

 Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam

IV Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Trình bày quy chế, nội quy, quy định do phòng Hành chính - Tổng hợpban hành

- Thực trạng xây dựng quy chế, nội quy, quy định của phòng Hành chính

- Tổng hợp Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam

- Thực trạng thực hiện quy chế, nội quy, quy định của phòng Hành chính

- Tổng hợp

Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam

- Nhận xét được ưu điểm, nhược điểm của việc xây dựng quy chế, nộiquy, quy định của phòng Hành chính - Tổng hợp Công ty cổ phần đầu tư vàthương mại AK Việt Nam

- Nhận xét được ưu điểm, nhược điểm của việc thực hiện quy chế, nộiquy, quy định của phòng Hành chính - Tổng hợp Công ty cổ phần đầu tư vàthương mại AK Việt Nam

- Đưa ra những giải pháp để khắc phục những mặt hạn chế của việc tổchức xây dựng và thực hiện quy chế, nội quy, quy định của phòng Hành chính -Tổng hợp Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam.

V.Cơ sở lí luận

Nghiên cứu đề tài này tôi sử dụng các cơ sở và lý thuyết về nội quy, quychế , quy định công sở tại các cơ quan công sở để chúng ta có một cái nhìnlogic, đúng nhất về vấn đề nghiên cứu của đề tài

Cùng với việc thực hiện thao tác hóa, giải thích các khái niệm, thuật ngữ

về quy chế, nội quy, quy định để đề tài được triển khai một cách rõ ràng và dễhiểu nhất

VI Phương pháp nghiên cứu của đề tài.

Để hoàn thành công trình nghiên cứu này, tôi đã sử dụng một số phươngpháp nghiên cứu sau :

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin : đây là phương pháp chủ yếu

để thực hiện bài tập này, bao gồm tổng hợp những nguồn tài liệu có liên quanđến vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp khảo sát : đây là phương pháp tiếp cận trực tiếp với đề tàitôi nghiên cứu

- Phương pháp phân tích và tổng hợp : từ những nguồn tài liệu thu thậpđược, qua xử lý thông tin kết hợp kiến thức bản thân để tiến hành phân tích vàtổng hợp

VII Cấu trúc đề tài.

Cấu trúc của đề tài gồm 3 phần :

Chương 1 : Khái quát về Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt

Nam và phòng Hành chính - Tổng hợp Công ty cổ phần đầu tư và thương mại

AK Việt Nam

Chương 2 : Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy

chế, nội quy, quy định của phòng Hành chính - Tổng hợp Công ty cổ phần đầu

tư và thương mại AK Việt Nam

Chương 3 : Các giải pháp cho thực trạng xây dựng và thực hiện quy chế,

nội quy, quy định Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam.

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI AK VIỆT NAM VÀ PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP – TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI

quận Ba Đình, Hà Nội VPGD: số 72 ngõ 106 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội MST:0105290539.

AK Vietnam thành lập ngày 05/05/2011 từ một xưởng sản xuất nhỏ vànhóm những người trẻ đam mê, nhiệt huyết và muốn cống hiến Khi ra đời vớichỉ 3 thành viên, đến nay, Công ty đã quy tụ 18 cán bộ có trình độ Thạc sỹ,KTS, KS và 3 đội thợ thi công hoạt động chuyên nghiệp với hơn 30 thợ thi cônglành nghề chất lượng cao, sẵn sàn đáp ứng nhu cầu thi công cho bất cứ côngtrình nào

Trải qua 4 năm hoạt động, AK Vietnam đã có những bước phát triển vượtbậc và những công trình thi công mang dấu ấn AK

- Tháng 4/2012: thi công tiêu âm Hội trường Tổng cục 3, Tổng cục 6

Bộ công an

- Tháng 9/2012: trở thành đơn vị thương mại điện tử hàng đầu ViệtNam trong lĩnh vực cung cấp vật liệu cách âm, bảo ôn với Hợp đồng lên tới 9con số 0

- Tháng 11/2012: Sản phẩm tiêu âm Made in Vietnam ra đời đầu tiênmang tên AK

- Tháng 11/2012: tiêu âm AK Vietnam có mặt tại Bảo tàng lịch sửViệt Nam

- Tháng 11/2012: tiêu âm AK Vietnam có mặt tại rạp chiếp phimcông viên Nghĩa Đô

- Tháng 12/2012: thi công trường quay Báo bóng đá

- Tháng 2/2013: nâng cấp nhà xưởng lên diện tích 500m2, với hơn

20 đầu máy

- Tháng 9/2013: thi công hội trường Trung đoàn 692 sư đoàn 301, Bộ

tư lệnh Thủ đô

- Tháng 3/2014: AK Vietnam kéo quân vào tỉnh Thanh Hoá

- Tháng 4/2014: AK Vietnam trở thành đơn vị uy tín thi công Hộitrường UBND huyện Thạch Thất – quê hương đồ gỗ

- Tháng 5/2014: AK Vietnam kéo quân đi lên Lạng Sơn – nhà hàng

- Tháng 12/2014: AK Vietnam có mặt tại tỉnh Lào Cai

- Tháng 3/2015: Một lần nữa quay trở lại Thanh Hoá

- Tháng 4/2015: Quay lại Thái Nguyên với trường Cao đẳng Y –Thái Nguyên

- Tháng 5/2015: Tư vấn giải pháp thi công và cung cấp vật tư tiêu âmtại Hội trường Trung Tâm UBND TP Vinh

- Tháng 7/2015: AK Vietnam đặt chân lên tỉnh Tuyên Quang

Sau 4 năm, dấu chân của đội thi công Tiêu âm AK đã đặt chân lên hơn 20tỉnh thành trong cả nước, trải dài từ các tỉnh Lào Cai tới Đaklak Các công trìnhđược các cấp lãnh đạo Đảng, tỉnh, huyện và nhà thầu xây dựng hài lòng và khenngợi Thi công, thiết kế cho gần 100 phòng nghe nhạc, giải trí gia đình

Bên cạnh đó, AK Vietnam đã có mặt để cung cấp vật tư, vật liệu thi côngngành cách âm, tiêu âm bảo ôn cho tại trên hơn 50 tỉnh thành trong cả nước, vớinhững công trình lớn như Royal City, khu đô thị Time City, toà nhà Vinaphone,toà nhà Mobiphone, toà nhà PVI… và AK Vietnam cũng tự hào khi phân phốihàng sang cả nước bạn Lào, Campuchia

1.1.2 Định hướng phát triển.

* Tầm nhìn

Thương hiệu được nghĩ tới đầu tiên và tin dùng khi lựa chọn nhà thầu

“cung cấp giải pháp và thi công tiêu âm”.

* Sứ mệnh

“MỘT VẠN GIÁ TRỊ ĐƯỢC TRAO ĐI”

- Một vạn không gian cá tính được kiến tạo không chỉ để nhìn màcòn để nghe, đưa sản phẩm Việt Nam sánh vai với Thế giới

- Một vạn công ăn việc làm được tạo ra cho người lao động

- Một vạn hoàn cảnh khó khăn được giúp đỡ từ lợi nhuận kinh doanh

- Một vạn ý tưởng của các thành viên được hiện thực hoá

* Mục tiêu

- Hiện tại, giữ vững vị trí thương hiệu hàng đầu trên thị trường trong

lĩnh vực “cung cấp giải pháp và thi công tiêu âm”.

- Trong vòng 5 năm tới sẽ đưa dấu chân AK có mặt tại 50 tỉnh thành,thi công những công trình, dự án đạt tiêu chuẩn Quốc tế

- Sau 5 năm sẽ có văn phòng tại 7 khu vực trên toàn quốc và 2 vănphòng Quốc tế (Nam Á và Nam Mỹ)

- Sau 10 năm sẽ đứng trong Top 500 Doanh nghiệp Việt

1.1.3 Chức năng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại AK Việt Nam.

Công ty AK chuyên nghiệp với một dịch vụ duy nhất : “Nhà thầu cungcấp giải pháp và dịch vụ tiêu âm.”

Bao gồm các dịch vụ trọn gói và dịch vụ lẻ như sau :

+ Tư vấn giải pháp, phương án, thiết kế tiêu âm

+ Cung cấp vật tư cho các nhà thầu thi công trong lĩnh vực cách âm, tiêu

âm, bảo ôn (vatlieuak.com)

+ Sản xuất và gia công gỗ tiêu âm và tấm nỉ tiêu âm

+ Thi công trần, vách tiêu âm

1.1.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại AK Việt Nam.

Công ty AK được phép hoạt động phát triển kinh doanh trong khuôn khổcủa pháp luật quy định

Công ty hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã ghi trong Giấychứng nhận đăng ký kinh doanh; bảo đảm điều kiện kinh doanh theo quy địnhcủa pháp luật khi kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.

Đăng ký mã số thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tàichính khác theo quy định của pháp luật

Tuân thủ quy định của pháp luật về quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn

xã hội, bảo vệ tài nguyên, môi trường, bảo vệ di tích lịch sử, văn hoá và danhlam thắng cảnh

Công ty phải thực hiện và tuân thủ Các nghĩa vụ khác theo quy định củapháp luật

Công ty có nhiệm vụ xây dựng chương trình kế hoạch, chính sách chocác hoạt động kinh doanh của mình thông qua các quá trình : tuyển dụng nhân

sự, sắp xếp, bố trí, lên kế hoạch phát triển công ty,…

1.1.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại AK Việt Nam.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần đầu tư và Thương mại AKViệt Nam bao gồm :

- Tổng Giám Đốc là người đứng đầu trong công ty, có trách nhiệm vàquyền hạn điều hành toàn bộ hoạt động của công ty

- Trợ lý giám đốc : Người giúp việc thân cận nhất của giám đốc có trợ lýgiám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty

- Dưới trợ lý giám đốc, giúp việc cho các giám đốc là các Phó GiámĐốc , Giám Đốc và các Trưởng phòng các bộ phận khác nhau có nhiệm vụ quản

lý điều hành các công việc thuộc bộ phận của mình và thực hiện các công việckhác do Tổng Giám Đốc giao phó Có trách nhiệm báo cáo tình hình công việcthường xuyên cho Tổng Giám Đốc

1.2 Khái quát chung về phòng Hành chính - Tổng hợp Công ty cổ phần đầu tư và thương mại AK Việt Nam.

1.2.1 Chức năng

Phòng Hành chính - Tổng hợp có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp

việc theo ngành và chức năng hậu cần cho Tổng giám đốc công ty trên tất cả cáclĩnh vực.

a. Đối với chức năng tham mưu tổng hợp.

Tham mưu cho Tổng giám đốc công ty để có những sự lựa chọn, quản lýtối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của công ty

Tổng hợp các ý kiến chuyên môn ở các phòng ban, chức năng về chuyênmôn đó, phân tích, chọn lọc đưa ra những kết luận chung nhằm cung cấp choTổng giám đốc những thông tin phương án giải quyết kịp thời và đúng đắn

b. Đối với chức năng giúp việc theo ngành.

Văn phòng Hành chính - Tổng hợp trực tiếp giúp cho việc điều hànhquản lý các hoạt động trong công ty như tư vấn, chăm sóc khách hàng, quảngcáo sản phẩm, lập bảng lương, chế độ, chính sách, đãi ngộ, kỷ luật khen thưởng,lập kế hoạch công tác tuần, tháng, quý cho Tổng giám đốc

c. Đối với chức năng hậu cần.

Hoạt động của công ty không thể thiếu những thiết bị vật chất nhưphương tiện, dụng cụ làm việc,… văn phòng là bộ phận cung cấp

Chuẩn bị cho các công tác hội họp, hội thảo, lễ tân, công tác,… của Tổnggiám đốc và của cả công ty

1.2.2 Nhiệm vụ

a Đối với công tác Kế hoạch – Tổng hợp.

 Lập các báo cáo công tác tổ chức hàng tháng, hàng quý, hàng năm chocông ty

 Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các đơn vị, theo dõi, đôn đốc việcthực thi công tác

 Cập nhật các thông tin từ các đơn vị khác

 Lưu trữ, ghi chép các cuộc họp, điều hành quản lý phục vu công tác xecủa công ty

b Đối với công tác văn thư lưu trữ, lễ tân.

Tiếp nhận, xử lý các công văn đến, chuyển đến phòng ban có nhiệm vụgiải quyết

Soạn thảo và đánh máy các văn bản hành chính, kiểm tra thể thức vănbản.

Cấp các loại giấy tờ, giấy giới thiệu cho cán bộ , nhân viên đi công tác

Phối hợp với các đơn vị chức năng theo dõi, đôn đốc thực hiện quy chế,nội quy và kế hoạch công tác của Tổng giám đốc

Phục vụ các phòng làm việc và tiếp khách của Tổng giám đốc Phục vụcác cuộc họp, hội nghị, lễ tân tiếp khách của Tổng giám đốc

c Đối với công tác tổ chức cán bộ.

Căn cứ nhiệm vụ, mục tiêu, kế hoạch đào tạo của Tổng giám đốc đề xuấtcác phương án xây dựng và đóng góp ý kiến tham mưu cho Tỏng giám đốc

Tổ chức thực hiện các quy trình tuyển dụng cán bộ, công nhân viên theoquyết định của Tổng giám đốc

Tham mưu về công tác nhân sự cho Tổng giám đốc

Soạn thảo các văn bản về tổ chức nhân sự cho Tổng giám đốc

Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong công ty về công tác nhân sự

Tham mưu cho Tổng giám đốcvề đánh giá, nhận xét, xác nhận lý lịch hồ

sơ cho cán bộ , công nhân viên

Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên và lao động, thường xuyên cậpnhật thông tin cơ bản của các cán bộ, công nhân viên phục vụ công tác quản lý

Triển khai các công tác nâng lương, nâng ngạch hàng năm, xem xét,chuyển xếp lương theo quy định

Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công nhân viên, phổbiến các chế độ chính sách Làm thủ tục nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc, nghỉkhông lương, thai sản, trợ cấp cho người lao động theo chế độ, chính sách

Thực hiện chế độ an toàn và bảo hộ lao động , phối hợp các phòng chứcnăng phân phối các nguồn thu theo quy định

Đảm bảo quyền lợi cho người lao động

d Đối với công tác thi đua , khen thưởng, kỷ luật.

Xây dựng nội dung, chương trình, kế hoạch công tác thi đua , khenthưởng hàng năm

Phổ biến hướng dẫn các văn bản thi đua, khen thưởng tới các đơn vịtrong công ty, đôn đốc, kiểm tra thực hiện việc thi đua khen thưởng.

Phổ biến hướng dẫn các văn bản thi đua, khen thưởng tới các đơn vị, cácphòng trong công ty, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện thi đua, khen thưởng

Tổng hợp kết quả xét thi đua, khen thưởng hàng năm

Lập hồ sơ kỷ luật trình Tổng giám đốc xét duyệt

e Đối với công tác thực hiện chức năng quản lý các dự án quy hoạch phát triển, các dự án đầu tư xây dựng trang thiết bị, mua sắm.

Làm đầu mối xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng trang thiết bị

Theo dõi, tổ chức thực hiện các dự án

Quản lý khối lượng công việc và tài chính của công ty

Quản lý hồ sơ dự án

Mua sắm vật tư trang thiết bị Căn cứ kế hoạch kinh phí hàng năm phốihợp với các phòng, ban, chức năng xây dựng kế hoạch xây dựng, mua sắm trangthiết bị cho các đơn vị trong công ty

Tổ chức nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng, cấp phát vật tư và trangthiết bị của Cổng ty

f Đối với thực hiện chức năng quản lý sử dụng cơ sở vật chất đảm bảo mục đích, hiệu quả.

Quản lý sử dụng các công trình xây dựng

Quản lý các trang thiết bị, và các loại thiết bị khác , điều chuyển, thanh

lý tài sản theo quy định của Tổng giám đốc

Đề xuất, ban hành các quy định về quản lý, định mức tiêu chuẩn sử dụngvật tư, văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại,mạng máy tính Trực tiếp quản lý,

sử dụng hướng dẫn, sửa chữa hệ thống điện nước, điện thoại

Quản lý ô tô, xăng dầu phù hợp theo quy định

g Đối với đảm bảo cảnh quan, môi trường vệ sinh tỏng toàn công ty.

Thực hiện quy hoạch, tôn tạo cảnh quan trồng, chăm sóc cây cỏ

Vệ sinh môi trường các khu trong công ty

h Đối với công tác an toàn và phòng cháy, chữa cháy.

Phối hợp thực hiện công tác an toàn lao động như : soạn thảo nội quylàm việc, kỹ thuật sử dụng các trang thiết bị và dụng cụ làm việc,…

Nhận xét : Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp, người

đứng đầu là Trưởng phòng, sau đó đến Phó phòng và đến các bộ phận khác

 Thứ nhất là Trưởng phòng

Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách mọi hoạt động theo chức năng,nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước Tổng giám đốc công ty Kiểmtra , đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhim vụ của mình

Quản lý nhân lực trong phòng Phân công cụ thể các nhiệm vụ thườngxuyên và đề xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của tổng giám đốc

Tham gia làm thư ký các hội đồng công ty thành lập như : tuyển dụng,nâng lương, khen thưởng, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật…

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và độtxuất có liên quan đến : tuyển dụng, bảo hiểm, trật tự, khen thưởng, chế độ chínhsách, hồ sơ nhân viên, văn bản có tính pháp quy, đối nội, đối ngoại,…

Trưởng phòng có quyền hạn : tham mưu cho lãnh đạo công ty trên cáclĩnh vực, được quyền ký thừa lệnh tên , đóng dấu công ty các loại văn bản đãđược giám đốc ủy quyền,…

Thứ hai là Phó phòng.

Là nhân viên trực tiếp thực hiện tham mưu và giúp việc cho trưởngphòng, được hưởng đầy đủ các chế độ, chính sách của Tổng giám đốc vàTrưởng phòng đặt ra

Thứ ba là về các tổ văn phòng :

Bộ phận lưu trữ, bộ phận tổng hợp và bộ phận lễ tân đều là những bộphận tham mưu, giúp việc cho trưởng phòng

Các cán bộ nhân viên được hưởng quyền, chính sách theo đúng quy định

KẾT LUẬN : Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại AK

Việt Nam tổ chức theo mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến-chức năng gồm 1Tổng Giám Đốc, 1 trợ lý Giám Đốc, Giám Đốc các bộ phận , Phó Giám Đốc các

bộ phận và Trưởng phòng các bộ phận Bên cạnh đó còn có các cán bộ, côngnhân viên lao động Mỗi cán bộ công nhân viên đều được phân công công việc

cụ thể rõ ràng phù hợp với năng lực và chuyện môn đào tạo Mỗi bộ phận trongcác phòng khác nhau thực hiện các chức năng giúp việc khác nhau Văn phòngcủa công ty AK tổ chức và hoạt động theo phong cách lãnh đạo dân chủ đượcđặc trưng bằng việc người quản lý biết phân chia quản lý quyền lực của mình,tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ vào việc khởi thảo các quyết định PhòngHành chính – Tổng hợp có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, rõ ràng trong cách phân chiatừng bộ phận và nhiệm vụ khác nhau tạo nên những nền nếp , một môi trườngvăn hóa doanh nghiệp năng động và sáng tạo

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ

VÀ THƯƠNG MẠI AK VIỆT NAM

2.1 Các khái niệm.

 Khái niệm “doanh nghiệp” : Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế

có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy địnhcủa pháp luật nhằm thực hiện ổn định các hoạt động kinh doanh

 Khái niệm “phòng Hành chính – Tổng hợp” : Phòng Hành chính –Tổng hợp” là đơn vị tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công ty nhằm điều phốicác hoạt động trong công ty, công tác hành chính, tổng hợp; công tác chính trịtrật tự an toàn; công tác lễ tân, truyền thông, xây dựng hình ảnh cho chươngtrình, kế hoạch do lãnh đạo công ty ban hành

 Khái niệm “quy chế” phòng Hành chính – Tổng hợp : Quy chếphòng Hành chính – Tổng hợp là các văn bản quy phạm điều chỉnh các vấn đềliên quan đến chế độ, chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự,phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng Đồngthời quy chế cũng đưa ra những yêu cầu cần đạt được và có tính định khungmang tính nguyên tắc

 Khái niệm “nội quy” phòng Hành chính – Tổng hợp : Nội quyphòng Hành chính – Tổng hợp được định nghĩa là là những quy định về hành vi

xử xự trong nội bộ đó có hiệu lực bắt buộc mọi người liên quan phải tuân theo

để đảm bảo kỉ cương, trật tự của một tập thể.

 Khái niệm “quy định” phòng Hành chính – Tổng hợp : Quy địnhphòng Hành chính – Tổng hợp là quy phạm định ra những công việc phải làm,không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật,điều lệ của phòng Hành chính – Tổng hợp Quy định chứa đựng những nộidung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ, phục vụ cho công tác điềuhành của văn phòng doanh nghiệp

 Quy chế, nội quy, quy định có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, cả bađều có tính pháp lý cao nên mang tính cưỡng chế đối với người liên quan bắtbuộc phải tuân theo Một doanh nghiệp muốn được hoạt động bền vững, ổn định

và phát triển thì việc quan trọng đầu tiên đó chính là xây dựng một hệ thống cácquy chế, nội quy, quy định rõ ràng, chặt chẽ , công khai, minh bạch và hợp lý.Theo đó, công tác tổ chức, xây dựng và công tác tổ chức thực hiện các quy chế,nội quy, quy định của các doanh nghiệp hoặc các văn phòng doanh nghiệp ảnhhưởng sâu sắc đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp

2.2 Vai trò.

Phòng Hành chính – Tổng hợp khi thành lập đều được xác định chứcnăng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của mình Khi bước vào hoạtđộng nghĩa là nó bắt đầu sống trong một không gian pháp luật và các mối quan

hệ rất đa dạng, phong phú và thậm chí khá phức tạp, không chỉ bên trong cơquan, tổ chức mà còn ở mối quan hệ với cơ quan , tổ chức bên ngoài

Để phòng Hành chính – Tổng hợp hoạt động trong khuôn khổ pháp luật,thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nhất thiết doanh nghiệp đó phải

có những quy định, quy chế, nội quy làm việc buộc phải tuân thủ trong hoạtđộng thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử xự trước những mối quan

hệ để giải quyết công việc

Vì vậy các quy chế, nội quy, quy định là những yếu tố vô cùng quan trọngcủa văn phòng Nó không chỉ tạo nên nét đẹp đặc trưng, sự văn minh của vănphòng doanh nghiệp đó mà nó còn góp phần làm nên những vai trò vô cùngquan trọng trong doanh nghiệp đó Cụ thể là :

- Các quy định, quy ước, quy chế, quy tắc xử xự, nội quy, văn hóa doanhnghiệp mang ý nghĩa điều chỉnh quan hệ xử xự giữa các cá nhân từ người đứngđầu đến nhân viên nhằm tạo nên những nguyên tắc, nền nếp công khai minhbạch, và đó cũng là nền tảng của văn hóa công sở, giúp hạn chế các tiêu cực,góp phần nâng cao chất lượng hoạt động và uy tín của văn phòng.

- Nội quy, quy chế, quy định, văn hóa phòng Hành chính – Tổng hợpcòn có ỹ nghĩa bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động công vụ, xâydựng phong cánh ứng xử chuẩn mục của cán bộ, công chức, hướng tới mục tiêuxây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuấtsắc nhiệm vụ được giao

- Công tác tổ chức xây dựng, và công tác tổ chức thực hiện các quy chế,nội quy , quy định của phòng Hành chính – Tổng hợp giữ một vai trò rất quantrọng đến hiệu quả giải quyết công việc Môi trường làm việc, thái độ phục vụ,cách thức giao tiếp ứng xử của đội ngũ cán bộ, công chức sẽ tạo nên bầu khôngkhí bình đẳng, thể hiện mối quan hệ thân thiện giữa cơ quan hành chính vớicông dân, tạo nên nét đẹp văn hóa của một nền hành chính hiện đại

 Nội quy, quy chế, quy định là những nhân tố không thể thiếu của một văn phòng cơ quan tổ chức hoàn thiện và hoạt động có hiệu quả.

Xây dựng, định hướng rõ nhiệm vụ, chức trách về công việc cho các tậpthể cá nhân trong văn phòng doanh nghiệp

Đảm bảo tính thống nhất trong công tác quản lý, chỉ đạo các hoạt độngcủa phòng Hành chính – Tổng hợp

Phát huy quyền làm chủ và huy động tiềm năng, trí tuệ góp phần xâydựng nền nếp, kỷ cương , ngăn chặn các nội dung tiêu cực, tệ bạn, thực hiện tốt

nhiệm vụ được giao góp phần giúp phòng Hành chính – Tổng hợp góp phầngiúp doanh nghiệp phát triển.

Mỗi cán bộ, công nhân viên, người lao động trong doanh nghiệp phảithực hiện tốt các nội quy, quy chế, quy định do phòng Hành chính – Tổng hợpban hành nhằm xây dựng một tập thể đoàn kết, vững mạnh

Các quy định, quy chế, nội quy,q uy tắc xử xự, quy tắc đạo đức đềumang những ý nghĩa vô cùng quan trọng giúp điều chỉnh các mối quan hệ bêntrong và bên ngoài doanh nghiệp, giữa lãnh đạo với cấp dưới hoặc đồng nghiệpvới nhau

Quy định, quy chế, nội quy giúp hướng dẫn hành vi của các cán bộ, côngnhân viên, người lao động trong doanh nghiệp tạo nên những nguyên tắc nềnnếp, công khai, minh bạch và là tiềm năng của văn hóa công sở Ngoài ra còngiúp hạn chế những tiêu cực, tham nhũng lãng phí trong doanh nghiệp góp phầnnâng cao chất lượng, hoạt động, vị thế và uy tín của phòng Hành chính – Tổnghợp và doanh nghiệp

2.4 Các loại nội quy, quy chế, quy định do phòng Hành chính – Tổng hợp xây dựng.

Để đảm bảo cho hoạt động của văn phòng công ty được điều hành quản

lý thông suốt, phát huy sự dân chủ, tính tự nguyện tự giác của mỗi cán bộ côngnhân viên, người lao động trong công ty, tích cực vào việc nâng cao hiệu lực,hiệu quả công tác, quản lý điều hành các hoạt động, phòng Hành chính – Tổnghợp đã ban hành một hệ thống các quy chế , nội quy, quy định đầy đủ , rõ ràng

về các chế độ và nguyên tắc làm việc tại văn phòng

Nội quy, quy chế, quy định Phòng Hành chính – Tổng hợp được xây dựngbao gồm :

Thứ nhất về nội quy- quy chế :

Phòng Hành chính – Tổng hợp ban hành các loại nội quy, quy chế về :

Công tác kỷ luật và khen thưởng lao động

Chế độ tiền lương, chế độ thưởng

Chế độ về bảo hiểm y tế

Chế độ về các chính sách phụ cấp, phúc lợi.

Công tác tuyển dụng nhân sự, thôi việc

Công tác thay đổi hợp đồng lao động, chấm dứt lao động

Công tác thuyên chuyển nhân sự

Công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân lực công ty

Công tác đánh giá năng suất làm việc của các cán bộ, nhân viên, ngườilao động

Công tác về quản lý tài chính

Công tác quản lý chung đối với văn phòng công ty

Quy định đối với các nhân viên: giờ làm việc, sử dụng điện thoại công

ty, sử dụng mail công ty, con dấu và các văn bản tài liệu, sử dụng tài sản vệ sinhvăn phòng, quy định về tiếp khách, giữ gìn trật tự an toàn lao động về phòngcháy chữa cháy, thực hiện công tác tiết kiệm,…

Quy định đối với công việc : lập kế hoạch, giao nhận việc tại văn phòng,thái độ và trách nhiệm trong công việc, quy định bảo mật, đặt câu hỏi đúng, gửithông tin đi, lưu trữ các hồ sơ tài liệu, báo cáo

Ngoài ra còn có quy định đối với kế hoạch, quy định đối với đồng nghiệp,quy định về các cuộc họp, và quy định về các chuyến đi công tác

2.5 Thực trạng công tác tổ chức và xây dựng quy chế, nội quy, quy định phòng Hành chính – Tổng hợp công ty Cổ phần đầu tư và thương mại

AK Việt Nam.

Phòng Hành chính – Tổng hợp Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại

AK Việt Nam ban hành các quy chế, nội quy, quy định thành một văn bản rõràng , không ban hành theo từng nội dung và các văn bản riêng lẻ

Tuy nhiên phòng Hành chính – Tổng hợp Công ty cổ phần đầu tư vàthương mại AK Việt Nam tổ chức xây dựng khá đầy đủ, rõ ràng, chi tiết các hệthống về quy chế, nội quy, quy định của văn phòng.

Phòng Hành chính – Tông hợp Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại

AK Việt Nam đã xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, quy định bằng văn bảnsau :

NỘI QUY - QUY ĐỊNH

STT HẠNG MỤC ĐƯỢC KHÔNG ĐƯỢC

1.1 Diện mạo

Cấp 01 áo đồng phụcMặc vào thứ 2 và dịp sinh hoạt chung

Áo gọn gàng, sạch sẽ, phẳng phiuNgày thường: quần áo, giày dép gọn gàng, đúng form công sở, tóc buộc gọn, râu cạo sạch

Nữ nên trang điểm nhẹ

Bỏ mặc đồng phục dịp sinh hoạt chungMặc quần áo hở hang, hoặc những trang phục không đúng chất công sở

Đầu tóc không chảiMặt mũi nhăn nhó

1.2 Tác phong

Dáng thẳng, lưng thẳng, nhìn thẳngNhanh nhẹn, dứt khoát

Luôn đúng giờ

Sợ sệt, khom lưng, mắt không dám nhìn thẳng

Lề mề, lần mò1.3 Giao tiếp

Mặt mày nhăn nhóKhông dám ngẩng mặt, nhìn thẳngThói quen xấu: hít mũi, hắt hơi không che miệng, cắn móng tay, đút tay vào túi quần

Nghe điện thoại liên tụcGiọng nói quá bé hoặc quá toNói bậy hoặc dùng ngôn từ suồng sãDùng ngôn từ địa phương

Nói to hoạc quá bé Vừa nói chuyện vừa làm việc riêngDập máy đột ngột

Văn viết thương mại Câu chữ lủng củng, sai lỗi chính tả

Ngày ban hành lần 1: 03/09/2015 Ngày sửa chữa gần nhất: …28/05/2016………

NỘI QUY - QUY CHẾ

1 Kỷ luật lao động

1.1 Thời gian làm việc và nghỉ

hàng ngày

- Số ngày làm việc trong tuần: 06 ngày ( Từ thứ Hai đến thứ Bảy )

- Số giờ làm việc trong ngày: 08 tiếng

- Thời gian làm việc: 08h00 – 12h00, 13h30 – 17h30

- Tết Âm lịch: Nghỉ theo lịch của nhà nước

- Nếu những ngày nghỉ trên trùng vào Chủ nhật, NLĐ được nghỉ bù vào ngày tiếp theo