Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của phòng hành chính kế toán công ty cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT

Chương 1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT và Phòng Hành chính Kế toán Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô trong khoa Quảntrị văn phòng, đã luôn là người thầy rất tận tình hướng dẫn và giảng dạy tôitrong suốt quá trình học tập học phần này

Tôi tự nhận thấy bản thân đã rất nỗ lực trong quá trình nghiên cứu Tuynhiên, do còn hạn chế về kiến thức và những nguyên nhân khác nên đề tài củatôi vẫn còn rất nhiều thiếu sót và hạn chế Vì vậy, tôi mong nhận được lờinhận xét, góp ý, chỉ bảo của các thầy cô

Những ý kiến đóng góp của thầy cô sẽ là những bài học quý báu giúptôi nhận ra được những thiếu sót còn tồn tại trong bài tập lớn để từ đó hoànthiện được kiến thức của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài 3

7 Cấu trúc của đề tài 4

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT VÀ PHÒNG HÀNH CHÍNH - KẾ TOÁN 5

1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT 5

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 7

1.2.1 Chức năng 7

1.2.2 Nhiệm vụ 8

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10

TIỂU KẾT 10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG, TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 11

2.1 Khái quát chung về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế của văn phòng 11

2.1.1 Khái niệm 11

2.1.2 Các loại nội quy, quy chế, quy định do văn phòng xây dựng 11

2.1.3 Công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế của văn phòng doanh nghiệp 12

2.1.4 Vai trò, ý nghĩa của công tác xây dưng nội quy, quy định, quy chế của Văn phòng doanh nghiệp 12

2.1.5 Sự ảnh hưởng của công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội

quy, quy định đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp 13

2.2 Thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT 13

2.2.1 Thực trạng quy định, nội quy, quy chế chung của pháp luật, Nhà nước và của Công ty đã và đang áp dụng 13

2.2.2 Thực trạng công tác xây dựng quy chế, nội quy, quy định của Phòng Hành chính - Kế toán 18

2.2.3 Thực trạng công tác tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của Phòng Hành chính - Kế toán 20

TIỂU KẾT 21

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VẦ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC XÂY DỰNG, TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH - KẾ TOÁN CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 22

3.1 Đánh giá về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Phòng Hành chính - Kế toán 22

3.1.1 Ưu điểm 22

3.1.2 Hạn chế 24

3.2 Giải pháp nâng cao 25

3.2.1 Nâng cao vai trò lãnh đạo công ty 25

3.2.2 Phát huy vai trò của lãnh đạo Phòng Hành chính - Kế toán 25

3.2.3 Nâng cao ý thức, trách nhiệm đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng 26

3.2.4 Nâng cao việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 27

TIỂU KẾT 27

KẾT LUẬN 28

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong bối cảnh hiện nay, việc đẩy mạnh thực hiện nội quy, quy chế là vấn

đề quan trọng và cần thiết để góp phần thực hiện mục tiêu xây dựng được mộtnền hành chính trong sạch, minh bạch, vững mạnh, hành chính doanh nghiệpchuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cầuphát triển kinh tế, xã hội trong giai đoạn mới Để thực hiện được những mục tiêu

đó lãnh đạo hơn ai hết phải tự rèn luyện và hoàn thiện mình từ trình độ, năng lựccông tác, lễ tiết tác phong, thái độ phục vụ để thực sự là hoàn thiện mình hơn vànâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp

Bên cạnh những yêu cầu về năng lực và chuyên môn thì yếu tố văn hóacông sở hay cụ thể hơn là các nội quy, quy chế, quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đứcnghề nghiệp sẽ là những yêu cầu được đặt lên hàng đầu để có thể xây dựng mộtđội ngũ lãnh đạo, nhân viên làm việc có trách nhiệm, có hiệu quả Đồng thời, xâydựng được hệ thống những nội quy, quy chế, quy tắc sẽ tạo ra một môi trườnglàm việc bình đẳng, khách quan, cải thiện và điều chỉnh quan hệ xử sự cụ thể bêntrong và quan hệ giữa doanh nghiệp, tổ chức đơn vị, lãnh đạo, nhân viên với nhau

và với doanh nghiệp, đối tác và khác hàng Hướng dẫn hành vi của mọi thànhviên, từ người đứng đầu đến nhân viên nhằm tạo nên những nguyên tắc, nề nếp,công khai, minh bạch, và là nền tảng của văn hóa công sở; giúp hạn chế các tiêucực, lãng phí trong cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị, góp phần nâng cao chất lượnghoạt động, vị thế và uy tín của doanh nghiệp

Nhận thấy được tầm ảnh hưởng của hệ thống các nội quy, quy chế, quy táctrong công cuộc xây dựng nền văn hóa công sở không nhằm mục đích nào kháchơn là đẩy mạnh hiệu quả làm việc trong các doanh nghiệp trong nước hiện nay

Do đó tôi chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của Phòng Hành chính - Kế toán Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT” làm đề tài cho bài tập

lớn

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài phát triển nội quy, quy chế nằm trong đề tài chung về văn hóa công

sở đã được quan tâm, đề cập và nghiên cứu trong nhiều tài liệu cũng như cáccông trình nghiên cứu khoa học tuy nhiên lại rất ít và không phải trọng tâm.Công tác xây dựng nội quy, quy chế lại là vấn đề khá quan trọng trong chứcnăng nhiệm vụ của văn phòng cho nên đã có một số cuốn giáo trình đề cập đến

đề tài trên như giáo các cuốn về Quản trị văn phòng của tác giải Nguyễn Thành

Độ, Quản trị văn phòng doanh nghiệp Có thể kể đến GS Phan Ngọc với cuốnVăn hóa Việt Nam và cách tiếp cận mới (1994) hay các bài đăng trên các tạp chírất nhỏ lẻ và rời rạc như:

- Trần Thị Thanh Thủy, “Văn hóa tổ chức và một số giải pháp pháttriển văn hóa công sở”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, năm 2006

Tuy nhiên cho tới nay các công trình đi vào nghiên cứu chuyên sâu, cụ thể

về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong văn phòngdoanh nghiệp chưa được nghiên cứu nhiều

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Trong bài tập lớn này, tôi tập trung nghiên cứunhững vấn đề liên quan đến thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nộiquy, quy định của văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tàiliệu HT

Phạm vi nghiên cứu của bài tập lớn này là tại Công ty Cổ phần công nghệ lưutrữ - số hóa tài liệu HT

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích của đề tài này là Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xâydựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy định của văn phòng Công ty Cổ phần côngnghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT, qua đó đưa ra những giải pháp để nâng caohiệu quả, cung cấp cho người đọc những kiến thức về công tác xây dựng, tổchức thực hiện quy chế, nội quy, quy định trong văn phòng doanh nghiệp

Thứ nhất, tìm hiểu khái quát về Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số

hóa tài liệu HT cũng như cơ sở lý luận về doanh nghiệp, văn phòng doanh

nghiệp cũng như công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quyđịnh trong văn phòng doanh nghiệp;

Thứ hai, tìm hiểu thực trạng về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy

chế, nội quy, quy định trong văn phòng tại Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ

-số hóa tài liệu HT;

Thứ ba, đánh giá về thực trạng, đề xuất giải pháp góp phần nâng cao công

tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định một cách hiệu quả

trong văn phòng tại Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT;

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài của tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp nghiên cứu và phân tích tài liệu: là việc nghiên cứu vàphân tích các tài liệu có liên quan đến đề tài nhằm khai thác các nội dung cầnthiết cho đề tài; tìm kiếm, tiếp thu và chắt lọc những tài liệu có sẵn trên thư viện

và trang web uy tín

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: thu thâp các tài liệu liên quanđến đề tài, từ đó sàng lọc những tài liệu cần thiết và loại bỏ những thông tinkhông cần thiết cho việc nghiên cứu

Phương pháp tổng hợp và đánh giá: qua quá trình tìm hiểu và phân tích vàtổng hợp, đánh giá công tác xây dựng, tổ chức thự hiện quy chế, nội quy, quyđịnh của Phòng Hành chính - Kế toán Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số

hóa tài liệu HT

6 Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài của tôi nghiên cứu được sẽ giúp cho người đọc hiểu thêm về Công

ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT từ quá trình hình thành, pháttriển đến cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty, văn phòng công ty.Không chỉ vậy, tôi còn làm rõ vấn đề thực trạng về công tác xây dựng, tổ chứcthực hiện quy chế, nội quy, quy định trong văn phòng tại Công ty Cổ phần côngnghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT là mục đích quan trọng nhất của bài tiểu luận.Trên kỳ vọng, đề tài sẽ giúp công ty xây dựng được hệ thống nội quy, quy chế

chặt chẽ, hợp lý và hiệu quả hơn trong tương lai Đề tài hoàn thành sẽ là tài liệutham khảo cho sinh viên cùng ngành và sinh viên có cùng đề tài nghiên cứu.

7 Cấu trúc của đề tài

Đề tài của tôi gồm 3 chương :

Chương 1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ

-số hóa tài liệu HT và Phòng Hành chính - Kế toán

Chương này trình bày giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu tổchức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ -

số hóa tài liệu HT và Phòng Hành chính - Kế toán ( là văn phòng của công ty)

cơ sở lý luận về doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp và cụ thể là công tácxây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT

Chương này tìm hiểu về cơ sở lý thuyết của doanh nghiệp, văn phòngdoanh nghiệp cũng như công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy định, nội quy,quy chế Từ đó khảo sát thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quychế, nội quy, quy định của Văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - sốhóa tài liệu HT,

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT

Trên cơ sở những nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm còn tồn tại, mạnhdạn đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác xây dựng, tổchức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng Công ty Cổ phầncông nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT VÀ PHÒNG HÀNH CHÍNH -

KẾ TOÁN 1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, tiền thân làCông ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Lưu trữ, được thành lập ngày26/5/2009 Đến năm 2013, do nhu cầu phát triển Công ty chính thức đổi tênthành Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với hoạt độngchủ yếu trong lĩnh vực Lưu trữ - Số hóa tài liệu

Sau một thời gian hoạt động và phát triển với sự cố gắng không ngừng,Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT đã thực sự lớn mạnh

và vươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụLưu trữ - Số hóa tài liệu, với hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các

Cơ quan, ban, ngành trên toàn quốc

Trong những năm qua, với đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, có chuyênmôn cao, giàu lòng nhiệt huyết, đam mê công việc và năng động, với các thiết bịmáy móc và công nghệ hiện đại cùng khả năng tài chính vững chắc, Công tyluôn nỗ lực nhằm cung cấp các dịch vụ tốt nhất thỏa mãn các yêu cầu khắt khecủa khách hàng

Với phương châm “Cốt cách tạo dựng thương hiệu” đề cao nhân cách củalãnh đạo và đội ngũ nhân viên lấy sự tận tâm, tận tình làm tôn chỉ hành động.Công ty luôn nhận được sự đánh giá cao về năng lực và uy tín từ các Cơ quanquản lý nhà nước, sự tin tưởng, ủng hộ từ phía các khách hàng, đối tác, sự đoànkết, thống nhất từ phía các cán bộ nhân viên

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

a, Chức năng

Công ty cổ phần công nghệ Lưu trữ - số hóa tài liệu HT hoạt động kinh doanhtrong lĩnh vự Lữu trữ - số hóa tài liệu có những chức năng cơ bản như sau:

- Cung cấp dịch vụ tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ vềvăn thư - lưu trữ cho các cơ quan, doanh nghiệp;

- Thực hiện dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ;

- Kinh doanh, cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong côngtác lưu trữ, bảo quản và phục chế tài liệu;

- Kinh doanh, cung ứng dịch vụ thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữliệu, dịch vụ lưu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu (trừ thông tin Nhà nước cấm);

- Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu

- Tổ chức hoạt động kinh doanh có hiệu quả;

- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành của Bộ tàichính, chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các báo cáo tài chính;

- Nộp thuế vào ngân sách Nhà nước theo đúng quy định của Nhà nước

- Hội đồng cố vấn: Tham mưu, cố vấn cho Hội đồng quảng trị và Tổnggiám đốc

- Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc điều hành quyết định các vấn đề liênquan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hộiđồng quản trị về thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao

- Ban tư vấn nghiệp vụ Lưu trữ: gồm 03 người, có nhiệm vụ cố vấn chocông ty thực hiện các hợp đồng chỉnh lý, đưa ra các kế hoạch, phương án giảiquyết các trường hợp phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh dịch vụ lưutrữ của Công ty.

- Văn phòng đại diện Miền Nam: thực hiện các giao dịch của công ty trongcác tỉnh phía Nam

- 03 phòng chức năng:

+ Phòng Kế hoạch - kinh doanh: Thực hiện việc đối ngoại kinh doanh cáctrang thiết bị lưu trữ do xưởng sản xuất trang thiết bị Lưu trữ của công ty sảnxuất, đấu thầu các dự án chỉnh lý tài liệu

+ Phòng Hành chính – kế toán: Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước công

ty về lĩnh vực hành chính, kế toán

+ Phòng Lưu trữ - số hóa: Bao gồm các đội Chỉnh lý, có nhiệm vụ thựchiện các dự án chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu của công ty

- 01 Xưởng sản xuất trang thiết bị Lưu trữ

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

Thực hiện chức năng kế toán gồm các chức năng như:

- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong lĩnhvực Tài chính - Kế toán - Tín dụng của Công ty;

- Kểm soát dòng tiền, Các hoạt động liên quan đến dòng tiền, kinh tế trongCông ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty

- Quản lý chi phí của Công ty, các thủ tục liên quan đến hạch toán

- Thực hiện công tác kiểm soát tài chính của các Phòng ban liên quan

1.2.2 Nhiệm vụ

a, Về công tác nhân sự

- Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua,khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chếcủa Công ty;

- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự;

- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo đúng chính sách,chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trongtoàn Công ty

b, Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công tycũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài;

- Xây dựng, ban hành các nội quy, quy chế, quy định theo pháp luật vàyêu cầu thực tế hoạt động của công ty Tham mưu, sửa đổi bổ sung các nội quy,quy chế, quy định không còn phù hợp; tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiệnnội quy, quy chế, quy định của công ty;

- Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, tổ chức Đại hội, hội nghị, hộithảo, tiệc liên hoan cấp Công ty;

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;

- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của Cán bộtrong Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy

đi đường Công ty;

- Quản lý xe con phục vụ đi công tác theo Quy chế Công ty

- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng, dự án Công

ty theo định mức quy định

- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong cácvấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính

c, Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường

Quản lý công tác vệ sinh môi trường trong phạm vi toàn Công ty (Nghiêncứu, hướng dẫn triển khai, kiểm tra, xử lý vi phạm)

d, Về công tác quản lý tài sản

- Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhucầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng,theo dõi, quản lý, sửa chữa, thay thế)

e, Quản lý tài chính trong công ty

- Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty

- Công tác tài chính:Quản lýHệ thống kế hoạch tài chính Công ty (Xâydựng, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiếnnghị)

- Quản lý chi phí: Lập dự toán chi phí; Thực hiện chi theo dự toán, theodõi tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Công ty;

- Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, nghiệm thuthanh toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu từng dự án; Tham giathanh lý hợp đồng; lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất;

- Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch Ngânhàng, thực hiện các thủ tục đặt cọc, thế chấp của Công ty; Quản lý tiền mặt;

- Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lýcác khoản công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi hoặc nợkhông ai đòi;

- Quản lý các quỹ theo chế độ và Quy chế tài chính của Công ty

f, Công tác tín dụng, công tác hợp đồng

- Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn; kế hoạch tín dụng vốnlưu động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư và SXKD của Công ty

- Xây dựng mức lãi xuất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty

và ngoài Công ty

- Dự thảo, đàm phán các hợp đồng tín dụng của Công ty

- Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty;

- Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

- Căn cứ vào khối lượng, tính chất công việc Phòng Hành chính - Kế toángồm 01 Trưởng phòng, 02 nhân viên Hành chính - Nhân sự, 01 Kế toán, 01 Láixe;

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật vềtoàn bộ hoạt động của Phòng;

- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Trưởng phòng và các chức danhkhác theo quy định của Công ty

TIỂU KẾT

Trong chương này, phần nào đã giới thiệu được cơ cấu, tổ chức, chứcnăng nhiệm vụ quyền hạn cũng như lĩnh vực hoạt động của Công ty Cổ phầncông nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT Đồng thời làm rõ được chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, cơ cấu, tổ chứng của Phòng Hành chính -Kế toán (tức văn phòngcủa công ty) để có thể nhận diện được nhiệm vụ và mối quan hệ của văn phòngcông ty đối với việc thực hiện công tác xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế,nội quy, quy định trong công ty

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG, TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 2.1 Khái quát chung về công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế của văn phòng

2.1.1 Khái niệm

- Khái niệm nội quy:

Nội quy là những quy định do nội bộ bên trong một cơ quan tổ chức tự đặt ra buộc những người làm việc hoặc tham gia cơ quan, tổ chức đó phải tuân theo

- Khái niệm quy định:

Là quy phạm định ra các công việc phải làm, không được làm hoặc hướngdẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật; điều lệ của doanh nghiệp, quy chế doanh nghiệp Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp

- Khái niệm quy chế:

Quy chế là những quy định thành một chế độ được quy định bởi một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trong một phạm vi nhất định, được ban hành có văn bản và có hiệu lực thi hành trong phạm vi cơ quan, tổ chức đó

2.1.2 Các loại nội quy, quy chế, quy định do văn phòng xây dựng

Các quy định, quy ước, quy chế, nội quy, quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đứcnghề nghiệp điều chỉnh quan hệ xử sự cụ thể bên trong và quan hệ giữa doanhnghiệp, tổ chức đơn vị, lãnh đạo, nhân viên với nhau và với đối tác, tổ chức vàkhách hàng gồm:

Quy chế làm việc; Quy chế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức; Quy chế văn hóa công ty; Quy chế dân chủ; Quy chế thi đuakhen thưởng; Nội quy lao động; Nội quy doanh nghiệp; Quy tắc ứng xử của lãnhđạo, nhân viên…

2.1.3 Công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế của văn phòng doanh nghiệp

Công tác xây dựng, tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế là mộttrong những nhiệm vụ cơ bản của văn phòng trong bất kì loại hình cơ quan, tổchức nào Trong văn phòng của những doanh nghiệp hiện nay hầu hết đã có sựchú trọng trong việc thực hiện nghiên cứu, tham mưu, xây dựng các nội quy,quy đinh, quy chế của doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp, nâng cao uy tín và chất lượng tuy nhiên công tác xây dựng nội quy, quychế, quy định cần được thực hiện liên tục, nghiêm túc và đầu tư Xây dựng được

hệ thống nội quy, quy chế hiệu quả cần phải sâu sát trong khâu tổ chức, thựchiện để đem lại hiệu quả liên tục và tối đa

2.1.4 Vai trò, ý nghĩa của công tác xây dưng nội quy, quy định, quy chế của Văn phòng doanh nghiệp

Nội quy, quy định, quy chế là một trong nhưng biểu hiện hay nói cáchkhác là một yếu tố không thể thiếu trong việc xây dựng văn hóa công sở Tất cảcác cơ quan, tổ chức khi thành lập đều được xác định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức Việc xây dựng nội quy, quy chế trong các công sởchính là sự thừa nhận một cách chính thức những giá trị nhất định của văn hóacông sở Việc hình thành các chuẩn mực bắt buộc của văn hóa công sở làm cơ

sở cho việc xây dựng hệ thống quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ của chủ thểthực hiện; là biện pháp thiết thực đưa văn hóa công sở vào hoạt động thườngnhật của doanh nghiệp Cuối cùng, việc xây dựng nội quy, quy chế tạo ra sựthống nhất trong việc áp dụng văn hóa công sở, góp phần bảo đảm tính đồng bộcủa hoạt động quản lý; khắc phục sự tuỳ nghi hay ngẫu hứng khi thực hiện Đểdoanh nghiệp hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện đúng chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết doanh nghiệp đó phải có những quy địnhquy ước bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc

2.1.5 Sự ảnh hưởng của công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Nội quy, quy định, quy chế ảnh hưởng đến các thành viên trong công sở một cách trực tiếp hoặc gián tiếp Thông qua các quy định chính thức như Quy chế làm việc, văn hoá là công cụ để các nhà quản lý hướng cách thức hành vi của đội ngũ theo những kiểu nhất định Đồng thời, văn hoá còn hiện diện và ảnh hưởng đến nếp nghĩ, nếp làm của cán bộ, công chức thông qua hệ thống các quy tắc xử sự mang tính thông lệ, không chính thức, không thành văn, nhưng đôi khi

có tính lâu bền và sức ảnh hưởng mạnh mẽ hơn bất cứ công cụ chính thức nào Nội quy, quy định, quy chế như một môi trường văn hoá đặc thù với những giá trị chuẩn mực văn hoá chi phối mọi hoạt động, các quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp cũng như đối với đối tác, khách hành với tư cách là mang đến lợi ích tối

đa cho nội bộ doanh nghiệp, cho xã hội, cho con người

2.2 Thực trạng công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế, nội quy, quy định của văn phòng Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT

Hiện nay, Công ty Cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT đã phổbiến áp dụng một cách tổng thể, nghiêm túc và đầy đủ các quy định chung củanhà nước và pháp luật như Quy chế công ty; Nội quy công ty; Quy tắc đạo đứcnghề nghiệp; Quy tắc ứng xử Đồng thời Công ty cũng đã ban hành các nội quyriêng của cơ quan để điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công tysao cho phù hợp, đầy đủ và hoàn thiện hơn đẩy mạnh hiệu quả làm việc củacông ty

2.2.1 Thực trạng quy định, nội quy, quy chế chung của pháp luật, Nhà nước và của Công ty đã và đang áp dụng

a, Áp dụng quy chế làm việc

Việc áp dụng đúng theo Quy chế làm việc chung cho công ty cũng là mộtyếu tố quan trọng trong việc đưa hoạt động của công ty mang tính khách quan,đồng bộ, hợp lý và hợp pháp Hiện nay công ty đã ban hành nhiều bản Quy chếkhác nhau quy định về cụ thể từng vấn đề Ví dụ Quy chế sửa đổi bổ sung Chức