Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập

Chương 1. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp Chương 2. Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Chương 3. Giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu

sử dụng trong đề tài có nguồn gốc rõ ràng, đúng quy định Các kết quả là do bảnthân tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan, phù hợp với thựctiễn và được tham khảo đúng mực

Nếu có sự vi phạm, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

LỜI CẢM ƠN Thông qua bài tiểu luận này, em xin được chân thành cảm ơn giảng viên

bộ môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp đã nhiệt tình giảng dạy, hướng dẫn,giúp đỡ, hỗ trợ em trong quá trình học tập bộ môn

Do hiểu biết còn giới hạn, khả năng còn hạn chế và nhiều nguyên nhânkhác, mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng vẫn không thể tránh khỏi những thiếusót Em rất mong nhận được những ý kiến đánh giá, bổ sung, phản hồi từ phíacác thầy cô và bạn đọc để đề tài được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

7 Cấu trúc của đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp 4

1.1.2 Vai trò của doanh nghiệp 5

1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp 5

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 5

1.2.1 Khái niệm về văn phòng 5

1.2.2 Khái quát về văn phòng doanh nghiệp 6

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp 7

1.2.4 Sơ đồ cơ cấu văn phòng doanh nghiệp 9

1.3 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 12

Tiểu kết 13

CHƯƠNG II VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 14

2.1 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng 14

2.1.1 Khái niệm 14

2.1.2 Phân loại các cấp quản trị 14

2.2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong thời thời kỳ hiện nay 152.2.1 Nhà quản trị văn phòng có vai trò hoạch định những chiến lược kinh doanh cho sự phát triển của doanh nghiệp 162.2.2 Nhà quản trị văn phòng có vai trò thuộc về mối quan hệ tương tác giữacác cá nhân 162.2.3 Nhà quản trị có vai trò truyền thông xây dựng mạng lưới liên kết 172.2.4 Nhà quản trị văn phòng có vai trò thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp 172.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 182.3.1 Thực trạng xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 182.3.2 Thực trạng tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng doanh nghiệp và điều hành theo quy chế 192.3.3 Thực trạng phân quyền, ủy quyền trong điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp 212.3.4 Thực trạng tổ chức quản lý điều hành các nghiệp vụ công tác văn phòng 222.4 Những tiêu chuẩn của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị trong thời kỳ hội nhập 232.4.1 Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21 232.4.2 Các kỹ năng quản trị mà mỗi nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có 242.4.3 Các yếu tố để trở thành nhà quản trị thành công 25Tiểu kết 27

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 28

3.1 Đánh giá, nhận xét về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay 283.1.1 Ưu điểm 283.1.2 Nhược điểm 29

3.2 Một số đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng

doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập 30

3.2.1 Đổi mới phong cách trong lãnh đạo 30

3.2.2 Thái độ của nhà quản trị đổi mới 30

3.3.3 Một số giải pháp khác 31

Tiểu kết 32

KẾT LUẬN 33

DANH MỤC TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành một xu thế lớn của thế giới hiện đại

và diễn ra mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực, ngành nghề Với ngành Quản trị vănphòng cũng vậy, đây không phải là một ngành mới mẻ nhưng nó luôn phải đổimới theo những thay đổi của thế giới Đây chính là một ngành có tiềm lực lớn,tạo ra những nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động, là cánh tayphải đắc lực cho lãnh đạo của các cơ quan, doanh nghiệp

Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trịVăn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trongdoanh nghiệp Đôi khi chính nhà quản trị Văn phòng phải là người đứng ra giảiquyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Ngoài việc quản lýgiấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị Văn phòng cũng cầnphải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuậncủa công ty, doanh nghiệp

Trước yêu cầu đòi hỏi quan trọng đó, những nhà quản trị văn phòng cầnphải có những kỹ năng để đáp ứng sự nhanh nhạy thay đổi của xã hội, nắm bắtđược những xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý…

Là một sinh viên của ngành Quản trị Văn phòng và nhận thấy được vai tròcủa người lãnh đạo, nhất là nhà quản trị văn phòng vô cùng quan trọng với mỗi

tổ chức, đây chính là động lực thúc đẩy em đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “ Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập”.

2 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay có nhiều nghiên cứu về vai trò của người lãnh đạo, người lãnhđạo văn phòng Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu đi sâu vào đánh giá về vaitrò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh nhà quản trịvăn phòng trong thời kỳ hội nhập Do đó, bài viết đưa ra những kế thừa và phátnhững khả năng tìm hiểu, khảo sát để đánh giá tình hình vai trò của các nhàquản trị văn phòng, bên cạnh đó làm rõ những yêu cầu của doanh nghiệp đối vớinhà quản trị Văn phòng

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài

Về đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu vai trò và tiêu chuẩn củanhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp theo tình hình thực tế hoạt động củadoanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

Về giới hạn và phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi cácvăn phòng doanh nghiệp trong nước

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu làm rõ:

Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp hiện nay

từ thực tế hoạt động của các doanh nghiệp

Đề xuất các giải pháp chủ yếu để giúp nhà quản trị Văn phòng đáp ứngyêu cầu trong thời kỳ hội nhập

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.

Căn cứ vào tình hình thực tiễn của cơ quan Trên cơ sở những công việc,nhiệm vụ cụ thể đã được thực hiện, từ đó thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu vàdùng các phương pháp luận để diễn giải gồm các phương pháp:

+ Phương pháp quan sát

+ Phương pháp mô tả

+ Phương pháp phân tích – tổng hợp

+ Phương pháp thống kê

+ Phương pháp điều tra, khảo sát

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực hiện đề tài nângcao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của môn học cũng như củabản thân

Góp phần nâng cao nhận thức về vai trò của Nhà quản trị văn phòngdoanh ngiệp hiện nay và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanhnghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập

Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khi

tìm hiểu về học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” và các học phần cóliên quan.

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài đượcchia làm 03 chương Cụ thể như sau:

Chương 1 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

Chương 2 Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

Chương 3 Giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp

Trong nghiên cứu thì có rất nhiều định nghĩa về doanh nghiệp được đưa

ra, các định nghĩa đều mang trong đó một nội dung với những giá trị nhất địnhbởi mỗi tác giả đứng trên nhiều quan điểm khác nhau khi tiếp cận về doanhnghiệp Chẳng hạn như:

Xét theo quan điểm luật pháp:

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tàisản, có quyền và nghĩa vụ dân sự hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độclập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh tế trong phạm vi vốn đầu tư

do doanh nghiệp quản lý và chịu sự quản lý của nhà nước bằng các loại luật vàchính sách thực thi

Xét theo quan điểm chức năng:

Doanh nghiệp được định nghĩa như sau: "Doanh nghiệp là một đơn vị tổchức sản xuất mà tại đó người ta kết hợp các yếu tố sản xuất (có sự quan tâm giá

cả của các yếu tố) khác nhau do các nhân viên của công ty thực hiện nhằm bán

ra trên thị trường những sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận được khoảntiền chênh lệch giữa giá bán sản phẩm với giá thành của sản phẩm ấy” -M.Francois Peroux

Xét theo quan điểm phát triển:

“Doanh nghiệp là một cộng đồng người sản xuất ra những của cải Nósinh ra, phát triển, có những thất bại, có những thành công, có lúc vượt quanhững thời kỳ nguy kịch và ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêuvong do gặp phải những khó khăn không vượt qua được " - trích từ sách " kinh

tế doanh nghiệp của D.Larua.A Caillat - Nhà xuất bản Khoa Học Xã Hội 1992

Xét theo quan điểm hệ thống:

Doanh nghiệp được các tác giả nói trên xem rằng : Doanh nghiệp baogồm một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác động qua lại và theo đuổi

cùng một mục tiêu Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệp bao gồm 4 phân hệsau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân sự

Tuy nhiên, định nghĩa được sử dụng rộng rãi đó là khái niệm: “Doanhnghiệp là một tổ chức kinh tế, có tài sản riêng, có trụ sở giao dịch ổn định , đượcđăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiện các hoạt động kinhdoanh trên thị trường”.( Theo mục 7 điều 1 chương 1 Luật doanh nghiệp 2014)

1.1.2 Vai trò của doanh nghiệp

- Giải quyết việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống của người laođộng

- Doanh nghiệp tăng trưởng và ổn định phát triển là yếu tố quyết định đếntăng trưởng cao của nền kinh tế

- Doanh nghiệp phát triển giúp giải quyết các vấn đề xã hội

- Doanh nghiệp phát triển tác động đến chuyển dịch cơ cấu trong nền kinh

tế quốc dân và trong nội bộ mỗi ngành

- Hình thành và phát triển đội ngũ các nhà kinh doanh năng động

1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp

Căn cứ vào luật doanh nghiệp năm 2014, có các loại hình doanh nghiệpnhư sau:

- Công ty trách nhiệm hữu hạn

- Doanh nghiệp nhà nước

- Công ty cổ phần

- Công ty hợp danh

- Doanh nghiệp tư nhân

- Nhóm công ty (Trong đó có: Tập đoàn kinh tế, tổng công ty)

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm về văn phòng

Trong mỗi cơ quan, tổ chức, văn phòng là một bộ phận quan trọng, gópphần giúp cho mọi hoạt động của đơn vị, tổ chức đó hoạt động một cách hiệuquả, gắn kết với nhau

Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị

từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lýcủa tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ chohoạt động của tổ chức nói chung., cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòngtoàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thựchiện các mục tiêu chung của tổ chức.

Văn phòng theo nghĩa hẹp: chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trịnhững việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ quan

tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năngkhông phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại

Bác Hồ đã từng nói: “ Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt,giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hìnhsai thù lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng” Với những cách tiếp cậnkhác nhau trên đây ta có thể hiểu khái niệm văn phòng được khái quát như sau:

“Văn phòng vừa là trụ sở làm việc, nơi giao tiếp của cơ quan đơn vị hoặc củamột cá nhân nhất định, nó cũng vừa là bộ phận tổng hợp giúp thủ trưởng, banlãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổchức trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị”

1.2.2 Khái quát về văn phòng doanh nghiệp

Doanh nghiệp là một tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ theo yêu cầu xãhội dự trên những quy luật của thị trường nên tính chất hoạt động không giốngcác cơ quan nhà nước hay sự nghiệp Mục đích hoạt động của các tổ chức này làlợi ích, nên cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong sản xuất kinh doanh được

đề cao Nhà quản trị kinh doanh luôn phải tính toán chi phí các nguồn lực saocho hiệu quả nhất Đồng thời hoạt động thông tin trong các doanh nghiệp cũngmang tính thị trường, nên việc tổ chức công tác này cũng được tiến hành theocách thích hợp Từ những đặc tính của tổ chức doanh nghiệp mà văn phòng ởđây thường được ghép lồng với các bộ phận khác như tổ chức nhân sự,marketing hay chỉ đảm nhận một phần chức năng tổng hợp và hậu cần Tên gọivăn phòng trong các doanh nghiệp thường là phòng hành chính hay phòng hànhchính – tổng hợp hoặc phòng hành chính – nhân sự…

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấyvăn phòng doanh nghiệp có những chức năng sau đây:

 Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản

lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt độngcủa họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phảitinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chínhxác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhàquản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết

là công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phầntìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng

để giúp cho công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phòngphải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụngcác thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định

Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ởtừng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắcphục tình trạng này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từcác bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trìnhhoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở cácphương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơithực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiếncủa các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị

 Chức năng giúp việc

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của banlãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chươngtrình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiệncác kế hoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các

hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo vănbản…

- Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp

- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sản

- Tổ chức công tác bảo vệ

1.2.4 Sơ đồ cơ cấu văn phòng doanh nghiệp

Trưởng phòng Hành chính: là người sắp xếp, tổ chức bộ máy văn phòng

theo quy định; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về toàn bộ hoạt động của vănphòng; trực tiếp điều hành, quản trị mọi công việc, đề ra những chiến lược,phương hướng trong phát triển sản phẩm của công ty

Phó phòng hành chính: giúp việc cho trưởng phòng và phụ trách các

công việc theo sự phân công của trưởng phòng

Bộ phận Tổng hợp: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung trong

doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban, văn phòng đạidiện; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; xây dựng nội dung chươngtrình-kế hoạch công tác chung của doanh nghiệp; chuẩn bị nội dung các cuộchọp, hội nghị; tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản; phụ tráchcông tác pháp lý cho hoạt động của doanh nghiệp Trực tiếp quan hệ và làm việcvới các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnhvực liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp Quản lý và tổ chức các sự kiệnliên quan tới công tác quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyềnthông, tuyên truyền

Bộ phận nhân sự: sẽ đảm nhận 4 nhiệm vụ chính là: lập kế hoạch và

tuyển dụng, đào tạo và phát triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin

Văn phòng

Bộ phận

tổng hợp

Bộ phận nhân sự

Bộ phận văn thư – lưu trữ

Bộ phận

kế toán

Bộ phận quản trị thiết bị

Bộ phận

lễ tân- chăm sóc khách hàng

Bộ phận IT

và dịch vụ nhân sự Cụ thể:

* Lập kế hoạch và tuyển dụng

Phối hợp với các phòng ban trong công ty để lâp kế hoạch nguồn nhânlực: theo dõi thông tin nhân lực toàn công ty, đưa ra bảng mô tả công việc chuẩnhóa cho từng vị trí nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng

Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty

Kết hợp cùng các phòng ban khác tổ chức tuyển dụng những vị trí thiếucho công ty

* Đào tạo và phát triển nhân lực

Đảm nhiệm công việc tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhậpvới công việc Thường công ty chỉ đào tạo ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng

và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty

Xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn hướng phát triển, đào tạo theo yêucầu công ty

Xây dựng, quyết định chương trình đào tạo cho người lao động tạidoanh nghiệp phát triển nghề nghiệp của họ Với các chương trình đạo nhưnhững khóa học dài hạn trên 3 tháng, chức năng của phòng nhân sự trong doanhnghiệp là xem xét nguyện vọng và quyết định có hỗ trợ học phí cho nhân viênkhông

* Duy trì và quản lý nguồn lực

Người làm hành chính nhân sự là người thực hiện việc đánh giá kết quảcông việc của nhân viên, khen thưởng, trả công cho họ Ngoài ra, trưởng phòngnhân sự phải cùng với các trưởng phòng ban khác bố trí, thuyên chuyển, đề bạt,quản lý quá trình thôi việc… Họ còn hướng dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác vềchính sách nhân sự của công ty và giữ nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận khác thựchiện

Phòng hành chính nhân sự trong công ty chính là cầu nói giữa người laođộng và người sử dụng lao động, mang trong mình tính cách vừa răn đe, vừaphục vụ Răn đe để không cho nhân viên thiếu kỷ luật làm ảnh hưởng xấu đến

công ty, để tổ chức kết cấu công ty cho vững mạnh.

* Thông tin, dịch vụ nhân sự

Phòng hành chính nhân sự trong công ty cần nắm bắt thông tin nhân sựtrong công ty một cách nhanh chóng, truyền tin hiệu quả Tong đó trưởng phòngnhân sự sẽ ký các quyết định ban hành luật, văn bản bổ sung cho nhân lực cũngnhư các vấn đề khác liên quan để đảm bảo công ty làm việc theo đúng yêu cầucủa nhà nước

Như vậy, chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp là rất quantrọng Chính vì thế mà người làm hành chính nhân sự nên cần được đào tạothường xuyên để thay đối phương pháp quản trị nhân sự sao cho phù hợp với xuhướng chung của các doanh nghiệp khác, giữ chân nhân tài ở thời điểm hiện tại

Bộ phận Văn thư – lưu trữ:

- Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúngchế độ quy định của công tác văn thư

- Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng quy định hiện hành

- Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị v.v của công ty theo yêu cầu của cấptrên

- Kí sao y bản chính các giấy tờ trong phạm vi được uỷ nhiệm

- Cấp phát giấy giới thiệu và giấy đi đường cho nhân viên của công tytheo sự ủy nhiệm của cấp trên

- Quản lí con dấu và bộ tên khắc của cấp trên theo các quy định hiệnhành

- Hướng dẫn nhân viên trong công ty lập hồ sơ lưu trữ cơ quan hàng nămtheo đúng quy định hiện hành

- Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, sắp xếpkho lưu trữ ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng tài liệu lưu trữ

Bộ phận Quản trị thiết bị: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc;

điện; nước; bảo vệ, đội xe Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe chongười lao động Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tácphòng cháy chữa cháy Tổ chức nhà ăn tập thể

Bộ phận Lễ tân – chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực

tổng đài Thực hiện công tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo.Tiếp đón và hướng dẫn khách tới làm việc, giải đáp các thắc mắc của kháchhàng Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng như thăm hỏi, quà tặng Tìmkiếm, mở rộng quan hệ khách hàng Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanhnghiệp rất linh hoạt, có thể tăng hoặc giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu côngviệc hoặc theo tình hình phát triển cụ thể của doanh nghiệp ở từng giai đoạn.Đồng thời văn phòng còn có thể được phân công thực hiện thêm các công việc

về sản xuất, kinh doanh như giải quyết thủ tục, xây dựng kế hoạch sản xuất, tổchức thực hiện các dự án đầu tư

- Quản lý hệ thống mạng nội bộ, phần mềm chuyển giao của công ty

- Quản lý, đăng ký, quản lý, gia hạn, khắc phục sự cố, sao lưu, phục hồicác vấn đề liên quan đến hosting, email

- Lập kế hoạch, nâng cấp các sản phẩm kinh doanh của công ty

- Quản lý về website nội bộ của công ty

- Hỗ trợ hành chính nhân sự, đào tạo nhân viên về: giới thiệu tính năng,thông số kỹ thuật của các công cụ kinh doanh, đào tạo sử dụng phầm mền tinhọc hóa công ty

1.3 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp

Nhà quản trị văn phòng là người có trách nhiệm xây dựng tầm nhìn của tổchức, doanh nghiệp, tập hợp, khuyến khích mọi người làm việc có hiệu quả, bêncạnh đó nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm tìm kiếm và đưa ra những phươngpháp thay đổi có ý nghĩa đưa đến sức cạnh tranh cao và phát triển bền vững cho vănphòng doanh nghiệp nói riêng và doanh nghiệp nói chung

Ngoài việc thâu tóm được công việc và nắm vững chuyên môn, nhà quản trị

còn phải là người biết cảm thông và biết lắng nghe, luôn khích lệ nhân viên cấp dướicủa mình, tạo dấu ấn riêng cho bản thân để làm động lực cho nhân viên, biết lựachọn cách giải quyết các vấn đề liên quan đến hành vi cua nhân viên…

Đức và Tài là hai yếu tố luôn dung hòa trong nhà quản trị văn phòng, họ

là những người vừa hồng về chuyên môn, thâu tóm được mọi tình hình củadoanh nghiệp và cũng là những người luôn thấu hiểu, sẵn sàng giúp đỡ nhânviên để hướng đến mục tiêu chung của tổ chức là phát triển một cách hiệu quả,bền vững

Tiểu kết

Nội dung chương 1 đi sâu tìm hiểu về các vấn đề lý luận chung như: kháiquát chung về doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp, nhà quản trị văn phòngdoanh nghiệp Qua đó giúp người đọc hiểu rõ hơn về các khái niệm và đó cũng

là tiền đề làm rõ nội dung trong chương 2

CHƯƠNG II.

VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 2.1 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng

2.1.1 Khái niệm

Quản trị là một trong những hoạt động tất yếu không thể thiếu trong xãhội loài người, nhất là trong quá trình sản xuất và kinh doanh Có thể nói rằng,không một công ty, một dự án kinh doanh hấp dẫn nào, không một cơ hội kinhdoanh đầy triển vọng nào có thể hoạt động có hiệu quản và biến thành hiện thựcnếu như nó không được quản trị một cách khoa học

Có khá nhiều định nghĩa về quản trị nhưng theo thuyết quản trị hiện đạithì quản trị là quá trình làm việc với và thông quan người khác để thực hiện cácmục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động

Thuật ngữ nhà quản trị thường được dùng để chỉ những người làm việctrong tổ chức, được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịutrách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó Nhà quản trị là ngườilập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất vàthông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu

Nhà quản trị văn phòng là lãnh đạo văn phòng, quản lý công tác vănphòng trong một doanh nghiệp, cơ quan Nhà quản trị văn phòng, trước tiên phải

là nhà quản trị Tức là phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: hoạch định, tổchức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận văn phòng của mình

2.1.2 Phân loại các cấp quản trị

Trong mỗi tổ chức, các nhà quản trị được phân chia thành 3 cấp: quản trịgia cao cấp, quản trị gia cấp trung gian và quản trị viên cấp cơ sở

Quản trị viên cấp cơ sở

Các nhà quản trị cấp cơ sở chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành các hoạtđộng sản xuất ra hàng hóa hoặc dịch vụ Họ bao gồm các công đốc, quản đốchay trưởng các bộ phận và nhân viên trực tiếp nhận các mệnh lệnh và báo cáotình hình hoạt động hằng ngày với họ Phần lớn thời gian của các nhà quản trị