Xây dựng phần mềm quản lý dự án tại công ty TNHH phần mềm phương chi

KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM PHƯƠNG CHI...19 2.1... DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ,BẢNG BIỂUHình 2 Logo công ty TNHH Ph

LỜI CẢM ƠN

Khóa luận tốt nghiệp chính là kết quả của những kiến thức em đã tích lũy đượctrong bốn năm học tập tại trường Đại học Thương Mại và những kinh nghiệm thực tếquý báu trong suốt quá trình thực tập Nhờ có sự chỉ dạy tận tình của các thầy, cô giáoTrường Đại học Thương Mại và sự nhiệt tình của các anh, chị đang công tác tại Công tyTNHH phần mềm Phương Chi đã giúp em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp mộtcách tốt nhất!

Đặc biệt hơn, em xin phép được gửi lời cảm ơn trân thành tới TS Lê Việt Hà,

giảng viên Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử, trường Đại họcThương mại Trong suốt thời gian 8 tuần làm khóa luận, cô đã dành rất nhiều thời giancủa cô để tận tình hướng dẫn, động viên và định hướng cho em trong quá trình tìmhiểu, nghiên cứu và thực hiện đề tài

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu, tận tình của Ban giám đốc, cácphòng ban cùng toàn thể đội ngũ nhân viên của Công ty đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ,cung cấp rất nhiều thông tin hữu ích cho em trong suốt quá trình thực tập tại quý công

ty để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp đúng theo thời gian

Với thời gian nghiên cứu có giới hạn, kiến thức và trình độ của em còn nhiềuhạn chế, do đó Khóa luận tốt nghiệp của em vẫn còn nhiều thiếu sót Kính mong cácthầy cô giáo góp ý, chỉ bảo cho em để đề tài nghiên cứu của em có thể hoàn thiện đầy

đủ hơn và có giá trị hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 04 tháng 12 năm 2019

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thủy

i

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ,BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu khóa luận 4

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN 5

1.1NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 5

1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ VẤN QUẢN LÝ DỰ ÁN 6

1.2.1 Cơ sở lý thuyết về quản lý dự án 6

1.2.2 Các thành phần của HTTT 8

1.2.3 Quy trình phát triển một HTTT 9

1.2.4 Các phương pháp phân tích thiết kế HTTT 12

1.3 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 16

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới 16

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trong nước 18

CHƯƠNG II KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM PHƯƠNG CHI 19

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 19

2.1.1 Thông tin cơ bản về công ty 19

2.1.2 Lịch sử thành lập và phát triển của công ty 19

2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh của công ty 20

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty 22

2.1.5 Cơ sở vật chất , tài chính của công ty 24

2.1.6 Các sản phẩm , dịch vụ và ngành nghề kinh doanh của công ty 24

ii

2.1.7 Một số kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty trong 3 năm

2016-2017-2018 26

2.2 Thực trạng quản lý dự án tại công ty 27

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN28 2.3.1 Những ưu điểm 28

2.3.2 Những hạn chế 28

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP XÂY DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM PHƯƠNG CHI 29

3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY PHẦN MỀM PHƯƠNG CHI TRONG GIAI ĐOẠN 2018-2023 29

3.2 GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THÔNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM PHƯƠNG CHI 29

3.2.1 Đặc tả phần mềm QLDA 29

3.2.2 Phân tích thiết kế phần mềm QLDA 30

3.2.3 Xây dựng và triển khai phần mềm QLDA 55

3.3 Một số kiến nghị khi triển khai phần mềm 56

KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

iii

DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ,BẢNG BIỂU

Hình 2 Logo công ty TNHH Phần mềm Phương Chi

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty

Bảng 2.1 Chi tiết số lượng nhân viên các phòng ban công ty

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn từ 2016 – 2018 (Đơn vị: VNĐ)Bảng 3.1 Bảng mô tả Usecase hệ thống thông tin quản lý dự án

Hình 3.1 Biểu đồ Usecase hệ thống thông tin quản lý dự án

Hình 3.2 Biểu đồ tuần tự của Usecase “Đăng nhập”

Hình 3.3 Biểu đồ tuần tự của Usecase “Đăng xuất”

Hình 3.4 Biểu đồ tuần tự của Usecase “Tra cứu thông tin dự án”

Hình 3.5 Biểu đồ tuần tự của Usecase “Quản lý người sử dụng”

Hình 3.6 Biểu đồ tuần tự của Usecase “Phân quyền”

Hình 3.7 Biểu đồ tuần tự của Usecase “Cập nhật thông tin dự án”

Hình 3.8 Biểu đồ tuần tự của Usecase “Cập nhật các thành viên tham gia”

Hình 3.9 Biểu đồ tuần tự của Usecase “Cập nhật các công việc”

Hình 3.10 Biểu đồ tuần tự của Usecase “Gửi thông báo họp”

Hình 3.11 Biểu đồ tuần tự của Usecase “Quản lý tài liệu”

Hình 3.12 Biểu đồ tuần tự của Usecase “Cập nhật các công việc chịu trách nhiệm”Hình 3.13 Biểu đồ tuần tự của Usecase “In danh sách dự án”

Hình 3.14 Biểu đồ class module chính của hệ thống

Hình 3.15 Mô tả liên kết giữa các thực thể

Hình 3.16 Biểu đồ liên kết thực thể

Hình 3.17 Mô tả xử lý quan hệ N-N

Hình 3.18 Mô tả quan hệ dữ liệu trên MySQL

iv

4 MySQL Structured Query Language Ngôn ngữ truy vấn có cấu

trúc

v

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Hiện nay công nghệ thông tin đã đi vào đời sống, đi vào các doanh nghiệp vớimột phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệmđược nhiều thời gian, công sức mà không mất đi sự chính xác, còn làm cho công việcđược thuận lợi và phát triển lên rất nhiều Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặttrong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý, doanh nghiệp có thể thu thập,

xử lý, phổ biến thông tin, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả

Năm 2018 đánh dấu sự phát triển vượt bậc của công ty phần mềm Phương Chi,khi con số nhân viên lên tới khoảng hơn 1200 người với các dự án lớn nhỏ khác nhau,Công ty đã mở thêm một cơ sở nữa tại số 2 Nguyễn Hoàng Tòa nhà Mỹ Đình Plaza 2quận Nam Từ Liêm nâng số cơ sở lên 3 địa điểm Trong tương lai gần, Phương Chimuốn định hướng phát triển trở thành một công ty Outsource về công nghệ và xử lý dữliệu hàng đầu Việt Nam ở thị trường Mỹ và Châu Âu

Bên cạnh những thành công ban đầu, công ty cũng gặp phải không ít khó khăn

do sự bất cập trong quản lý dự án như trễ tiến độ dự án, thất thoát tài nguyên dự án,thiếu hụt nguồn nhân lực… Để hạn chế những hậu quả do thiếu sót trong hoạt độngquản lý dự án, công ty phần mềm Phương Chi đã đưa ra mô hình quản lý dự án đồngthời xây dựng bộ phận nhân viên Đạo diễn là những người chịu trách nhiệm chínhtrong công tác quản lý dự án Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại mô hình quản lý dự

án mới chỉ xuất hiện, nhân viên thuộc bộ phận Đạo diễn hầu hết còn thiếu kinh nghiệmquản lý, và chưa có công cụ quản lý dự án thật sự hiệu quả

Bài toán đặt ra cho công ty đó là làm sao để hoàn thiện và phát triển mô hìnhquản lý dự án, trên cơ sở đó xây dựng hệ thống thông tin quản lý dự án mang lại hiệuquả công việc cho công ty Hiện nay trên thị trường có một số phần mềm quản lý dự

án như Vinno, PMS, GRM và một số website quản lý dự án như Zoho Project, Asana,Redmine, ViewPath, Collabtive, Whodo Để sử dụng những công cụ này trong quản

lý dự án công ty cần phải chi trả phí sử dụng, tuy nhiên những phần mềm/website nàykhông thật sự phù hợp với hoạt động quản lý dự án của công ty phần mềm PhươngChi, và có nhiều phần dư thừa và thiếu sót, thiếu tập trung và bảo mật thông tin trongcông ty Nhận thấy thực trạng cấp bách này, sau thời gian thực tập tại công ty, em

quyết định chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Xây dựng phần mềm quản lý dự án tại Công ty TNHH phần mềm Phương Chi” sao cho phù hợp với hoạt động công ty, tận

dụng cơ sở dữ liệu nhân sự và thiết lập phong cách làm việc khoa học tập trung đemlại hiệu quả cao

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu chung: Xây dựng phần mềm quản lý dự án tại Công ty TNHH phầnmềm Phương Chi

Mục tiêu cụ thể: Trong khóa luận này, mục tiêu cụ thể của khóa luận là:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về phần mềm quản lý dự án

- Tổng quan các chương trình nghiên cứu trong nước và thế giới

- Thu thập dữ liệu (sơ cấp, thứ cấp) về phần mềm QLDA

- Đánh giá thực trạng ứng dụng vấn đề tại công ty

- Đề xuất giải pháp xây dựng phần mềm tại công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là quy trình phát triển phần mềm tại công ty TNHH phầnmềm Phương Chi

Phạm vi nghiên cứu:

Về không gian: Dựa trên tài liệu thu thập được tại công ty, các phiếu điều tra vàcác tài liệu tham khảo được, đề tài tập trung nghiên cứu tình hình đảm bảo chất lượngquy

Về thời gian: Thời gian tiến hành nghiên cứu từ 07/10/2019 đến 4/12/2019

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Kết hợp các phương pháp thu thập dữ liệu sau đây:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu:

Tìm hiểu nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu quaInternet và các bài báo Phân tích, tổng hợp các tài liệu có liên quan đến đề tài, tìm tàiliệu liên quan tới lịch sử hình thành và phát triển của công ty, mô hình phát triển phầnmềm mà công ty đang áp dụng

Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của doanhnghiệp như lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm vụcủa các thành viên Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của

tổ chức

Phương pháp phỏng vấn:

Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan thông tin cần thu thâp Đó là cáchđơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về vấn đề cần tìm hiểu của tổ chức.Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặpđược những người chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không được ghitrong văn bản tổ chức Qua đó chúng ta có thể thu được những nội dung khái quát về

hệ thống mà khó có thể thu được qua nghiên cứu tài liệu

Cách thức tiến hành: Phỏng vấn những người có kinh nghiệm làm việc lâu năm;ban giám đốc, trưởng dự án, trưởng bộ phận, các nhân sự trực tiếp tham gia vào quátrình phát triển phần mềm Bộ câu hỏi phỏng vấn theo từng cán bộ liên quan

Phương pháp sử dụng phiếu điều tra:

Phương pháp này được sử dụng khi lấy thông tin từ một số lượng lớn các đốitượng và trên một phạm vị địa lý rộng Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu điều tra phải rõràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

Nội dung của phiếu điều tra tập trung vào những vấn đề: Mô hình áp dụng pháttriển phần mềm, thực trạng đảm bảo chất lượng quy trình phát triển phần mềm

Cách thức tiến hành: Các phiếu điều tra được gửi trực tiếp đến nhân sự thựchiện phát triển phần mềm để có những đánh giá nhận xét khách quan

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

- Phương pháp định lượng:

Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích bằng excel Từ những biểu đồđược hoàn thành sau khi nhập dữ liệu vào ta sẽ có những đánh giá cụ thể về thực trạngquản lý dự án của công ty TNHH phần mềm Phương Chi

- Phương pháp định tính:

Tiến hành phân tích, tổng hợp các dữ liệu thu thập được thông qua các câu hỏiphỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, thông tin thu thập được từ các nguồn khác nhau

nhằm chọn được những thông tin hữu ích với mục đích sử dụng làm khóa luận tốtnghiệp

5 Kết cấu khóa luận

Kết cấu khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận của quản lý dự án tại công ty TNHH phần mềmPhương Chi

Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng thực trạng quản lý dự án tại công tyTNHH phần mềm Phương Chi

Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp xây dựng phần mềmquản lý dự án của công ty TNHH phần mềm Phương Chi

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Dữ liệu (Data): Là những sự kiện hoặc những quan sát về hiện tượng vật lý

hoặc các giao dịch kinh doanh, dữ liệu chính là các giá trị phản ánh về sự vật, hiệntượng trong thế giới khách quan bao gồm tập giá trị mà người dùng có thể chưa biết

được sự liên hệ giữa các giá trị này ( PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017),Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống Kê, Trường Đại Học Thương Mại)

Ví dụ : DA1, Furniture, 1/3/2019, 1/6/2019, 60

Thông tin (Information): Là một bộ dữ liệu được tổ chức, doanh nghiệp sử

dụng một phương thức nhất định sao cho chúng mang lại một giá trị tăng so với giá trịvốn có của bản thân dữ liệu Thông tin chính là dữ liệu đã qua xử lý (phân tích, tổnghợp, thống kê ) có ý nghĩa thiết thực, phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng.Thông tin có thể bao gồm nhiều giá trị có liên quan nhằm mang lại ý nghĩa trọn vẹn

cho một sự kiện, hiện tượng trong một ngữ cảnh (PGS.TS Đàm Gia Mạnh(2017),Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống Kê, Trường Đại Học Thương Mại)

Ví dụ: Với dữ liệu trên có thông tin như sau: Dự án 1 có tên là Furniture

(Nội thất) bắt đầu thực hiện vào ngày 1/3/2019 và kết thúc vào ngày 1/6/2019với số lượng người tham gia thực hiện dự án là 60 người

Hệ thống (System): Là một tập hợp các tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối

quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau cùng phối hợp hoạt động để được một mục tiêuchung Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người,máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động, quy trình xử lý,

(PGS.TS Đàm Gia Mạnh(2017),Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB

Thống Kê, Trường Đại Học Thương Mại)

Ví dụ: Hệ thống các chuỗi cửa hàng , siêu thị,v.v

Hệ thống thông tin (Informatinon System): Hệ thống thông tin là một tập hợp

và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng

và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri

thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức ( Nguyễn Văn Ba(2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội)

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System_MIS): Là

HTTT thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyếtđịnh, điều khiển, phân tích và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một doanh nghiệp Hệthống thông tin quản lý hỗ trợ các hoạt động quản lý của tổ chức, doanh nghiệp ở mứcđiều khiển tác nghiệp, lập kế hoạch chiến lược, tạo ra báo cáo cho nhà quản lý mộtcách định ký hoặc theo yêu cầu Nguồn thông tin từ cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các

hệ thống xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu ngoài Hệ thống này hướng đến hỗ trợthông tin toàn diện cho tất cả mọi người cần và được phép sử dụng (PGS.TS Đàm Gia

Mạnh(2017),Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống Kê, Trường Đại Học

+ Theo Lyn Squire “Dự án là tổng thể các giải pháp nhằm sử dụng các nguồntài nguyên hữu hạn vốn có nhằm đem lại lợi ích thực cho xã hội càng nhiều càng tốt”

- Đặc trưng của dự án:

+ Dự án có mục đích, kết quả xác định Mỗi dự án lại bao gồm tập hợp nhiềunhiệm vụ cần được thực hiện Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập.Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án

+ Dự án có chu kì phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn Các giai đoạncủa dự án: hình thành, phát triển, kết thúc

- Phân loại dự án theo quy mô:

+ Dự án ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và hoạt độngnghiệp vụ Ví dụ như dự án tin học hóa hoạt động quản lý nhà nước tại các Bộ ngànhđịa phương

+ Dự án xây dựng cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin trong đó xây dựng về

cơ sở hạ tầng và kĩ thuật là dự án Mạng truyền thông dữ liệu quốc gia; xây dựng cơ sở

hạ tầng về thông tin như dự án cơ sở dữ liệu quốc gia; phát triển tiềm năng nhân lực

như dự án xây dựng các khoa học công nghệ thông tin tại các trường đại học chính của

cả nước

+ Các dự án nhằm thực hiện nhiệm vụ đã phân công nhằm đảm bảo đủ cán bộtin học cho đất nước

- Khái niệm quản lý dự án:

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giámsát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn,trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kĩ thuật vàchất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

- Đặc điểm của quản lý dự án:

+ Tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời được hình thành để phực vụ dự

án trong một thời gian hữu hạn Trong thời gian tồn tại dự án, nhà quản lý dự ánthường hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng Sau khi kết thúc dự án, cầnphải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc, thiết bị

+ Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng.Người đứng đầu dự án và người tham gia quản lý dự án là những người có trách nhiệmphối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của dự án

- Vấn đề chi phí và thời gian trong quản lý dự án công nghệ thông tin:

+ Vấn đề chi phí: Cùng với chất lượng và thời gian, chi phí là một trong nhữngvấn đề quan trọng nhất trong quản lý dự án Làm thế nào để dẫn dắt dự án hoàn thànhtốt đẹp mà không vượt quá chi phí đã đề ra ban đầu? Đây là một vấn để rất khó khăn vìtrong quá trình thực hiện dự án có nhiều vấn đề phát sinh làm tiêu tốn chi phí dự án.Ngay từ đầu dự án, ngân sách đã được tính toán dựa trên phân tích hệ thống, số ngườithực hiện dự án và thời gian làm việc của từng người

+ Vấn đề thời gian (Tiến độ):

Quản lý tiến độ là hoạt động để hoàn thành dự án sao cho đúng thời hạn bằngviệc kiểm tra liên tục tiến độ đạt được trong từng mốc thời gian cụ thể của dự án vàthực hiện điều chỉnh ngay nếu cần thiết

- Các giai đoạn của quản lý tiến độ:

+ Giai đoạn lên kế hoạch

Kế hoạch phải được cân nhắc kỹ

Kế hoạch cần phải tính đến mọi hoạt động cần thiết

Các thành viên phải nhất trí với nhau

+ Giai đoạn kiểm tra

Phát hiện vấn đề càng sớm càng tốt

Kiểm tra tiến độ thực hiện đều đặn

Cần phải có báo cáo về tiến độ dựa trên sự hiểu biết về dự án

+ Nếu có vấn đề xảy ra cần

Tìm nguyên nhân thực sự của vấn đề

Tìm các ảnh hưởng của vấn đề gây ra

- Con người: Là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin Trong một

HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóngvai trò quyết định Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin đểmáy tính xử lý Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâudài và khó khăn nhất Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính:

+ Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích,lập trình, khảo sát, bảo trì

+ Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xácđịnh nhiệm vụ, tạo quyết định

- Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quytrình xử lý thông tin Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý,truyền thông tin

- Phần mềm: Là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiểnthiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó Phần mềm được viết thôngqua ngôn ngữ lập trình

- Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữtrên các thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng

thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khácnhau.

- Mạng máy tính: Là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhaubằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năngcủa mạng

Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau Mối liên kếtgiữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của

hệ thống có thể nhìn thấy được Ngược lại, phần lớn các mối liên kết giữa các yếu tố cấuthành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được.Chúng được hình thành và diễn

ra khi hệ thống hoạt động Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu, và việctruyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị

1.2.3 Quy trình phát triển một HTTT

- Có 6 giai đoạn trong quy trình phát triển một HTTT:

Giai đoạn 1: Khảo sát dự án

Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thốngthông tin Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tincần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra của dự án Giai đoạnkhảo sát được chia làm hai bước:

Bước 2: Đặt ra các vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, như:

Thông tin đưa vào hệ thống phải như thế nào?

Dữ liệu hiển thị và xuất ra khác nhau ở những điểm nào?

Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần xây được dựng ra sao?

Chức năng và quy trình xử lý của hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu nào?

Cần sử dụng những giải pháp nào? Tính khả thi của từng giải pháp ra sao?

Từ những thông tin thu thập được và vấn đề đã đặt ra trong giai đoạn khảo sát,nhà quản trị và các chuyên gia sẽ chọn lọc những yếu tố cần thiết để cấu thành hệthống thông tin riêng cho doanh nghiệp.

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Mục tiêu của giai đoạn là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệthống, cụ thể như sau:

Xác định yêu cầu của HTTT gồm: các chức năng chính - phụ; nghiệp vụ cần

phải xử lý đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng các văn bản luật và quy định hiệnhành; đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tương lai

Phân tích và đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thể thông qua sơ đồ

BFD , từ mô hình BFD sẽ tiếp tục được xây dựng thành mô hình luồng dữ liệu DFD(Data Flow Diagram) thông qua quá trình phân rã chức năng theo các mức 0, 1, 2 ởtừng ô xử lý

Phân tích bảng dữ liệu Cần đưa vào hệ thống những bảng dữ liệu (data table)

gồm các trường dữ liệu nào? Xác định khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreignkey) cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc(constraint) dữ liệu cần thiết

Ở giai đoạn này, các chuyên gia sẽ đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu trên giấy để cócái nhìn khách quan Qua đó, xác định các giải pháp tốt nhất cho hệ thống đảm bảođúng các yêu cầu đã khảo sát trước khi thực hiện trên các phần mềm chuyên dụng

Giai đoạn 3: Thiết kế

Thông qua thông tin được thu thập từ quá trình khảo sát và phân tích, cácchuyên gia sẽ chuyển hóa vào phần mềm, công cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệthống chi tiết Giai đoạn này được chia làm hai bước sau:

Bước 1: Thiết kế tổng thể

Trên cơ sở các bảng dữ liệu đã phân tích và đặc tả trên giấy sẽ được thiết kếdưới dạng mô hình mức ý niệm bằng phần mềm chuyên dụng như SybasePowerDesigner, CA ERwin Data Modeler Bằng mô hình mức ý niệm sẽ cho các

chuyên gia có cái nhìn tổng quát nhất về mối quan hệ giữa các đối tượng trước khi

chuyển đổi thành mô hình mức vật lý

Bước 2: Thiết kế chi tiết

Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database): Với mô hình mức vật lý hoàn chỉnh ở giaiđoạn thiết kế đại thể sẽ được kết sinh mã thành file SQL

Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm: thu thập, xử lý thông tin nhập và đưa ra thôngtin chuẩn xác theo đúng nghiệp vụ

Thiết kế giao diện chương trình đảm bảo phù hợp với môi trường, văn hóa vàyêu cầu của doanh nghiệp thực hiện dự án

Thiết kế chức năng chương trình đảm bảo tính logic trong quá trình nhập liệu

và xử lý cho người dùng

Thiết kế báo cáo Dựa trên các yêu cầu của mỗi doanh nghiệp và quy định hiệnhành sẽ thiết kế các mẫu báo cáo phù hợp hoặc cho phép doanh nghiệp tư tạo mẫu báocáo ngay trên hệ thống

Thiết kế các kiểm soát bằng hình thức đưa ra các thông báo, cảnh báo hoặc lỗi

cụ thể tạo tiện lợi và kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập liệu với mục tiêu tăng độ chínhxác cho dữ liệu

Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra

mô hình hệ thống cần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ

thống ở dạng nó tồn tại thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễdàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

Giai đoạn 4: Thực hiện

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giaiđoạn này bao gồm các công việc sau:

 Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL Server, Oracle, MySQL, …) và càiđặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống

 Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệthống (Microsoft Visual Studio, PHP Designer, )

 Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot NetBar, )

Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu kỹ thuật hoặc clip hướng dẫn

Giai đoạn 5: Kiểm thử

 Trước hết phải lựa chọn công cụ kiểm thử

 Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết

kế thành các chương trình (phần mềm)

 Thử nghiệm hệ thống thông tin

 Cuối cùng là khắc phục các lỗi (nếu có)

 Viết test case theo yêu cầu

Kết quả cuối cùng là một hệ thống thông tin đạt yêu cầu đặt ra

Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì

 Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

 Cài đặt phần mềm

 Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyểnđổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý vàbảo trì

 Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của hệ thống thông tin

 Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

 Cải tiến và chỉnh sửa hệ thống thông tin

 Bảo hành

 Nâng cấp chương trình khi có phiên bản mới

1.2.4 Các phương pháp phân tích thiết kế HTTT

1.2.4.1 Phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc ( SATD)

Phương pháp này xuất phát từ Mỹ, ý tưởng cơ bản là phân rã một hệ thống lớnthành các hệ thống con đơn giản SATD được xây dựng dựa trên 7 nguyên lý:

- Sử dụng một mô hình.

- Phân tích kiểu Top-down.

- Dùng một mô hình chức năng và một mô hình quan niệm (còn được gọi là mô

hình thiết kế ) để mô tả hệ thống

- Thể hiện tính đối ngẫu của hệ thống.

- Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ họa.

- Phối hợp các hoạt động của nhóm.

- Ưu tiên tuyệt đối cho hồ sơ viết.

Công cụ để phân tích:

- Sử dụng sơ đồ chức năng BFD ( Businiss Function Diagram) và lưu đồ luồng

dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram)

- Mô hình dữ liệu ( Data Modes)

- Ngôn ngữ có cấu trúc SQL

- Từ điển dữ liệu ( Data Dictionary)

- Bảng và cây quyết định ( Warnier/orr)

- Đặc tả các tiến trình (Process Specification)

Phương pháp phân tích thiết kế SADT có ưu điểm là dựa vào nguyên lý phântích có cấu trúc , thiết kế theo lối phân cấp , bảo đảm từ một dữ liệu vào sản xuất nhiều

dữ liệu ra Nhược điểm này là không bao gồm toàn bộ các tiến trình phân tích do đó cóthể đưa đến tình trạng trùng lặp thông tin

Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng

Ưu điểm của mô hình hướng đối tượng

- Đối tượng độc lập tương đối : che dấu thông tin , việc sửa đối một đối tượng

không gây ảnh hưởng lan truyền sang đối tượng khác Những đối tượng trao đổi thôngtin được với nhau bằng cách truyền thông điệp làm cho việc liên kết giữa các đốitượng lỏng lẻo , có thể ghép nối tùy ý , dễ dàng bảo trì , nâng cấp, đảm bảo cho việc

mô tả các giao diện giữa các đơn thể bên trong hệ thống được dễ dàng hơn

- Việc phân tích và thiết kế theo cách phân bài toán thành các đối tượng là

hướng tới lời giải của thế giới thực Các đối tượng có thể sử dụng lại được do tính kếthừa của đối tượng cho phép xác định các modul và sử dụng ngay sau khi chúng chưathực hiện đầy đủ các chức năng và sau đó mở rộng các đơn thể đó mà không ảnhhưởng tới các đơn thể đã có

- Hệ thống hướng đối tượng dễ dàng được mở rộng thành các hệ thống lớn nhờ

tương tác thông qua việc nhận và gửi các thông báo

- Một trong những ưu điểm quan trọng bậc nhất của phương pháp phân tích và

thiết kế hướng đối tượng là tính tái sử dụng : bạn có thể tạo các thành phần một lần và

sử dụng chúng nhiều lần sau đó Vì các đối tượng đã được thử nghiệm kỹ càng tronglần dùng trước đó, nên khả năng tái sử dụng đối tượng có tác dụng giảm thiểu lỗi vàcác khó khăn trong việc bảo trì , giúp tăng tốc độ thiết kế và phát triển phần mềm

- Phương pháp hướng đối tượng giúp chúng ta xử lý các vấn đề phức tạp trong

phát triển phần mềm và tạo ra các thế hệ phần mềm có quy mô lớn , có khả năng thíchứng và bền chắc

Đặc điểm của phân tích thiết kế hướng đối tượng

- Nhìn nhận hệ thống như một tập các đối tượng tương tác với nhau để tạo ra

một hành động cho một kết quả ở mức cao hơn Để thực hiện được điều này người taphải sử dụng hệ thống mô hình các đối tượng với các đặc trưng cơ bản sau đây:

+ Tính trừu tượng hóa cao

+ Tính bao gói thống tin

+ Tính modul hóa

+ Tính kế thừa

- Ngày nay UML là một công cụ được thiết kế có tất cả nhưng tính chất và điều

kiện giúp chúng ta xây dựng được các mô hình đối tượng có được bốn đặc trưng trên

- Qúa trình phát triển gồm nhiều bước lặp mà một bước lặp lại bao gồm : xác

định yêu cầu của hệ thống ; phân tích; thiết kế; triển khai và kiểm thử

Phân tích thiết kế hướng chức năng

Phân tích thiết kế hướng chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn

giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, sốmức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

- Các thành phần của biểu đồ phân cấp chức năng:

Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Kí hiệu:

Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệubằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con

Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD): Là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động

chính của các phân tích viên hệ thống đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu

- Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung cácluồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

Tên chức năng

+ Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống.

+ Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống

Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc

tác độnglên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin

mới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưaphải là chức năng trong BLD

Quan hệ giữa kho dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu

Đưa thông tin vào kho Lấy thông tin từ kho Vừa lấy thông tin ra xử lý

vừa cập nhật lại thông tin

Tên chức năng

Luồng dữ liệu

Cập nhật

Ra Vào

Kho dữ liệu

+ Tác nhân ngoài: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống

nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ

ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Tácnhân ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi tiếp nhận các sản phẩmcủa hệ thống

 Cách đặt tên: Danh từ + tính từ (nếu cần)

Biểu diễn:

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xét

nhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều cóthể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhauđược chỉ ra nhờ ký hiệu này

Cách đặt tên: Động từ + Bổ ngữ

Biểu diễn:

Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu: Kỹ thuật phân mức: 3 mức

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thốngthông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận

ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ

đồ (Explosion) Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồmức 1, mức 2…

Đối với đề tài quản lý dự án này, em lựa chọn phương pháp phân tích thiết kếtheo hướng chức năng

1.3 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Vấn đề nghiên cứu: “Sai lệch HTTT quản lý” ( Tạp chí ManagementMisinformation Systems,1967, Russell L Ackoff) Năm giả định thường được thựchiện bởi các nhà thiết kế của hệ thống thông tin quản lý được xác định Có ý kiến chorằng những điều này không được chứng minh trong nhiều trường hợp (nếu không phải

Tên tác nhân Tên tác nhân

Tác nhân trong

Tác nhân trong

hầu hết) và do đó dẫn đến những thiếu sót lớn trong các hệ thống kết quả Những giảđịnh này là:

- Sự thiếu hụt nghiêm trọng mà hầu hết các nhà quản lý vận hành là thiếu thôngtin liên quan

- Người quản lý cần thông tin mà anh ta muốn

- Nếu người quản lý có thông tin anh ta cần, việc vắt sữa sẽ cải thiện

- Giao tiếp tốt hơn giữa các nhà quản lý giúp cải thiện hiệu suất của tổ chức

- Người quản lý không phải hiểu hệ thống thông tin của mình hoạt động như thếnào, chỉ có cách sử dụng nó Để khắc phục những giả định này và những thiếu sót phátsinh từ chúng, một hệ thống thông tin quản lý cần được đưa vào hệ thống kiểm soátquản lý Một quy trình thiết kế một hệ thống như vậy được đề xuất và một ví dụ đượcđưa ra về loại hệ thống điều khiển mà nó tạo ra

Sách: “Phân tích và thiết kế hệ thống” ( Sách Systems Analysis andDesign,2010, Kenneth E Kendall & Julie E Kendall) Đây là một cuốn sách lấy conngười làm trung tâm trình bày chính xác các phương pháp, công cụ và kỹ thuật pháttriển hệ thống mới nhất cho độc giả một cách hấp dẫn và dễ hiểu Phiên bản thứ támnêu bật những tiến bộ mới nhất trong lĩnh vực IS đang thay đổi nhanh chóng Phần IPhân tích hệ thống cơ bản: Đảm nhận vai trò của nhà phân tích hệ thống; Hiểu và môhình hóa hệ thống tổ chức; Quản lý dự án Phần II Phân tích yêu cầu thông tin: Thuthập thông tin: Phương pháp tương tác; Thu thập thông tin: Phương pháp không phôtrương; Mô hình hóa và tạo mẫu nhanh Phần III Quy trình phân tích: Sử dụng sơ đồluồng dữ liệu; Phân tích hệ thống sử dụng từ điển dữ liệu; Quy trình kỹ thuật và quyếtđịnh cấu trúc; Phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML Phần IVNhững điều cốt yếu của thiết kế: Thiết kế đầu ra hiệu quả; Thiết kế đầu vào hiệu quả;Thiết kế cơ sở dữ liệu; Tương tác giữa người và máy tính Phần V Đảm bảo và Thựchiện Chất lượng: Thiết kế Quy trình Nhập Dữ liệu Chính xác; Đảm bảo chất lượng vàthực hiện Dành cho các chuyên gia quan tâm đến các phương pháp, công cụ và kỹthuật phát triển hệ thống mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống

 Vấn đề nghiên cứu: “Thiết kế hệ thống thông tin quản lý một phương phápphân tích thông tin” (William R King, David I Cleland(1975), The Design ofManagement Information Systems an Information Analysis Approach,truy cập ngày

10 tháng 4 năm 2019, < https://pubsonline.informs.org>) Bài viết này mô tả mộtphương pháp cho thiết kế hệ thống thông tin quản lý sử dụng khung chính thức để liênquan đáng kể đến người dùng quản lý trong quá trình thiết kế Quá trình tìm cách pháttriển một thiết kế hệ thống trên cơ sở một tiêu chí xem xét cả những cân nhắc lợi íchchi phí kỹ thuật và nhận thức của người quản lý về tiện ích tiềm năng của hệ thống.Một yếu tố chính của phương pháp luận là sự phát triển của các mô hình hệ thống mô

tả và quy phạm dựa trên khái niệm biểu đồ trách nhiệm tuyến tính của Vương quốc.Các mô hình này làm cơ sở cho sự phát triển đàm phán của mô hình hệ thống đồngthuận xác định khung cho phân tích định hướng quyết định của yêu cầu thông tin

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thôngtin quản lý dự án

Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý tiến độ và chi phí dự

án công nghệ thông tin tại công ty Cổ phần truyền thông văn hóa Việt-Hà Nội” củasinh viên Nguyễn Thị Thu Hương, Khoa hệ thống thông tin kinh tế trường Đại họcCông nghệ thông tin và truyền thông Bài làm đã hoàn thành các chức năng cơ bản,giao diện khá đẹp Đề tài đã xây dựng được HTTT quản lý dự án về hai mặt tiến độ vàchi phí một cách chi tiết đầy đủ Tuy nhiên, giao diện thiết kế chưa được khoa học vàkhông nổi bật

Đồ án tốt nghiệp : “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án công

ty Sunnet” của sinh viên Nguyễn Bích Phương, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế vàthương mại điện tử, Đại học thương mại Bài làm đã chỉ rõ được những thực trạng tồnđọng, thực tế và đưa ra giải pháp thích hợp hoàn thiện hệ thống Phần cơ sở lý thuyếtkhá đầy đủ Tuy nhiên một số khái niệm, và các thông tin chưa được chính thống từnguồn nào Phân tích thiết kế khá phức tạp cầu kì, rối mắt

Đồ án tốt nghiệp : “Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý dự án tại công ty cổ phầnxây dựng An Duy” của sinh viên Đoàn Phương Nga, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế vàthương mại điện tử, Đại học thương mại Bài làm về cơ bản đã hoàn thành các chức năngcủa bài, thiết kế giao diện đồng thời tạo luôn cơ sở dữ liệu kết nối với giao diện Đồng thờiphần mềm này có thể đóng gói đem sử dụng Tuy nhiên , bài làm không được kỹ do vẫnchưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án, giao diện còn thô sơ

CHƯƠNG II KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM

PHƯƠNG CHI 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

2.1.1 Thông tin cơ bản về công ty

- Tên của công ty: Công ty TNHH PHƯƠNG CHI

- Giám đốc: Nguyễn Ngô Trình / NGUYỄN NGÔ TRÌNH

- Tên giao dịch : Phương Chi Software Company Limited (PCSC)

- Địa chỉ trụ sở chính : số 22 Thành Công, Ba Đình, Hà Nội

- Cơ sở 1 : số 51 Quan Nhân, Thanh Xuân, Hà Nội

- Cơ sở 2: số 02 Nguyễn Hoàng, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hình 2: Logo công ty TNHH Phần mềm Phương Chi

2.1.2 Lịch sử thành lập và phát triển của công ty

Được thành lập vào năm 2013, Công ty TNHH Phần mềm Phương Chi, có têngiao dịch là Phương Chi Software Company Limited (PCSC) là một công ty chuyên về

dịch vụ xử lý dữ liệu từ xa cho các đối tác nước ngoài, bao gồm và không giới hạntrong:

- Quản lý nội dung website

Các giai đoạn phát triển của công ty TNHH Phần mềm Phương Chi

- Giai đoạn khởi nghiệp 2013-2014: Tháng 12-2013 công ty TNHH Phần mềmPhương Chi thành lập tại trụ sở rộng 40m2, chỉ với 20 ghế ngồi

- Giai đoạn hội nhập 2015-2017: Tháng 4-2016, công ty đã có khách hàng lớnđầu tiên, nhân viên công ty cũng lên đến 550 người, đã có 2 cơ sở chính là số 22Thành Công, Ba Đình, Hà Nội và số 51 Quan Nhân, Thanh Xuân, Hà Nội

- Giai đoạn phát triển 2018 đến nay: Năm 2018 đánh dấu sự phát triển vượtbậc của công ty khi con số nhân viên lên đến 1135 người với các dự án lớn nhỏ khácnhau Công ty đã mở thêm một cơ cở nữa tại số 02 Nguyễn Hoàng, Tòa nhà Mĩ ĐìnhPalza 2 nâng số cơ sở lên 3 địa điểm

2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh của công ty

Với phương châm hành động là ” VƯỢT LÊN SỰ MONG ĐỢI CỦA KHÁCHHÀNG, ĐEM LẠI SỰ TRẢI NGHIỆM VÀ TỰ HÀO CHO NHÂN VIÊN”, PhươngChi là sự kết hợp của đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình, các giải pháp vàcông nghệ cao nhằm đảm bảo cung cấp cho khách hàng những giải pháp tối ưu

Với tư cách đối tác, Phương Chi hoạt động với chức năng như một bộ phận mởrộng của khách hàng nhằm đảm bảo cho khách hàng đạt được mục tiêu kinh doanh củamình

- Sứ mệnh:

Với doanh nghiệp: Phương Chi là công ty chuyên cung cấp các phần mềm và

xử lý dữ liệu cho các website Thương mại điện tử như Wayfair.com, Amazon.com,Walmart.com giúp các công ty có đầy đủ thông tin, dữ liệu để dễ dàng quản lý việckinh doanh trên website Thương mại điện tử và giúp cho khách hàng có thể tìm kiếmthông tin sản phẩm trên website

Công ty luôn duy trì được tốc độ phát triển và tăng trưởng ở mức rất cao vàvững chắc trên mọi mặt, luôn chiếm được tin tưởng của khách hàng và đối tác bởi cácchính sách: cam kết, dịch vụ hoàn hảo, nhanh, chất lượng và chuyên nghiệp mà nhiềucông ty khác chưa thực hiện được

Với xã hội : Phương Chi tạo góp phần thúc đẩy hiện đại hóa xã hội và kết nốiđược tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên, tạo một môi trường làm việc chuyênnghiệp và khác biệt

Phương Chi cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất với cả sự tận tâm

và thiện chí, nhằm đem đến cho khách hàng sự thuận tiện và hiệu quả nhất khi hợp tác

- Triết lí kinh doanh:

+ Chất lượng: Với phương châm chất lượng hàng đầu, đạt tiến độ và an toàn,không ngừng đầu tư thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến vào quá trình làm việc Xemchất lượng là một nhân tố phát triển để tăng tính cạnh tranh và là một yếu tố văn hóacủa doanh nghiệp

+ Chuyên nghiệp: Xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên có phong cách làmviệc chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu nhiệt huyết, giỏi chuyên môn

+ Đoàn kết: Xây dựng tinh thần đoàn kết, hợp tác lành mạnh, sẵn sàng chia sẻkinh nghiệm giữa các đồng nghiệp, giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên và cácđối tác

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp:

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty

(Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự của công ty TNHH Phần mềm Phương Chi)

Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:

- Giám đốc : Chịu trách nhiệm hoạt động của toàn bộ công ty, là người đại

diện pháp luật cho công ty Giám đốc là người đưa ra quyết định cuối cùng, các chínhsách, hoạt động cần được giám đốc phê duyệt trước khi được thực hiện Người tiếnhành xây dựng, lập kế hoạch, điều hành các chiến lược, mục tiêu phát triển của công

ty, điều hành phát triển kinh doanh

- Phó giám đốc: Là người quản lý các công việc tại công ty, thay thế giám đốc

điều hành mọi công việc khi giám đốc đi vắng Tuy nhiên chịu trách nhiệm trước giámđốc về công việc được giao.Như vậy, người trực tiếp lãnh đạo điều hành doanh nghiệp

là giám đốc, dưới giám đốc là phó giám đốc, dưới nữa là các phòng ban, mỗi phòngban có nhiệm vụ cụ thể

Giám Đốc

Phó Giám Đốc

Các Team Phòng Kĩ Thuật

+ Báo cáo kết quả kinh doanh cho Ban giám đốc Công ty

+ Quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng trong việc trả lương cho nhânviên

+Quản lý hệ thống mạng nội bộ, phần mềm chuyển giao của công ty

+Quản lý, đăng ký, gia hạn, khắc phục sự cố, sao lưu, phục hồi các vấn đề liênquan

+Khắc phục sự cố máy tính nội bộ của công ty về mặt tổng thể của công ty

- Các Team: Mỗi team sẽ có một công việc cụ thể khác nhau liên quan đến việc

xử lý dữ liệu, hình ảnh sản phẩm rồi đăng tải thông tin lên các website thương mạiđiện tử của đối tác, góp phần xây dựng một website hoàn chỉnh

+ Team Visual Search: xử lí hình ảnh sản phẩm và tìm kiếm link trang web đốithủ cạnh tranh

+ Team Vertical Merch: xử lí dữ liệu liên quan đến số liệu, thông số của sảnphẩm và so sánh với các đối thủ cạnh tranh

+ Team Additional Decription: chỉnh sửa nội dung thông tin sản phẩm theo yêucầu của đối tác

+ Team Special Work Attribute: dựa vào hình ảnh để phân loại sản phẩm theotừng nhóm sản phẩm dựa trên tiêu chí có sẵn.

Ngoài ra, còn có một số team đảm nhận những vai trò riêng biệt liên quan đến

tư vấn giá, xử lý hóa đơn của đối tác

* Nhận xét:

 Có thể thấy, bộ máy tổ chức, quản lý của công ty được bố trí chặt chẽ Mỗimột bộ phận đảm nhiệm một chức năng khác nhau, thể hiện tính tập trung và phânquyền cao

 Mô hình cơ cấu tổ chức, quản lý của công ty gọn nhẹ, đơn giản và hợp lý,đảm bảo sự thuận tiện cho việc điều hành, giám sát hoạt động kinh doanh của ban lãnhđạo

Bộ phận nhân lực của công ty:

Công ty TNHH Phần mềm Phương Chi bao gồm tất cả nhân lực:

Bảng 2.1 : Chi tiết số lượng nhân viên các phòng ban công ty.

(Nguồn: Phòng hành chính - Nhân sự của Công ty TNHH Phần mềm Phương Chi)

2.1.5 Cơ sở vật chất , tài chính của công ty

- Tất cả các phòng ban đều được trang bị máy tính cá nhân đã kết nối vào mạngnội bộ internet Mỗi nhân viên được trang bị 1 máy tính và 2 màn hình làm việc Có 1máy chủ đặt tại văn phòng để quản lý hệ thống nhân sự qua ứng dụng phần mềmBiHRP

- Hệ thống máy móc, thiết bị liên quan được trang bị đầy đủ (máy in , máychiếu (phục vụ cho đào tạo nhân viên) Ngoài ra công ty còn trang bị bàn ghế, máylạnh đầy đủ phục vụ cho công việc được hiệu quả hơn

2.1.6 Các sản phẩm , dịch vụ và ngành nghề kinh doanh của công ty

- Dịch vụ chính bao gồm:

+ SEO và Marketing copywriting cho website, sáng tạo nội dung đặc tả, tínhnăng sản phẩm

+ Xây dựng mới, cập nhật, tối ưu nội dung, hình ảnh, video đặc tả sản phẩm+ Tối ưu giao diện, tính năng cho người dùng

+ Quản lý hàng tồn kho, cập nhật giá

+ Phân tích, tư vấn chính sách giá, chính sách khuyến mại

+ Xử lý hóa đơn cung ứng, hóa đơn bán lẻ, bồi hoàn bảo hiểm

+ Cài đặt ứng dụng bên thứ ba, tối ưu website

- Ngoài những dịch vụ chính nêu trên, công ty luôn sẵn sàng triển khai bất kỳhoạt động nào đem lại giá trị gia tăng theo nhu cầu của đối tác

Vị trí của sản phẩm mà đối tác cần quảng bá phải là vị trí tập trung và nổi bật nhất

+ Cung cấp một giải pháp Marketing toàn diện cho dịch vụ thương mại điện tửcủa doanh nghiệp, bao gồm quản lý và phân tích các chiến dịch Marketing pay-per-click(trả phí cho mỗi cú click chuột) Với sự kết hợp hoàn hảo giữa sản phẩm và nộidung biên tập

+ Thông qua việc thu thập và phân tích chính xác một sản phẩm đang được bántrên internet để đưa ra giải pháp về nghiên cứu mức giá phù hợp với thị trường Điềunày cho phép các doanh nghiệp có thể cân đối và xác định mức giá mà tại đó doanhnghiệp có thể tối đa hóa lợi nhuận

+ Là một phần trong hệ thống kế toán của khách hàng, nhập, kiểm tra và sửachữa các hóa đơn từ nhà cung cấp và nhà vận chuyển (FedEx, UPS, Ukmail, DHL )giúp khách hàng thanh toán được dễ dàng, nhanh chóng

Cung cấp sự đảm bảo về tài chính cho doanh nghiệp trước những rủi ro thươngmại Giúp cho việc vận hành hoạt động kinh doanh của khách hàng diễn ra thuận lợinhất và tránh được những thất thoát lớn.

+ Với các dự án lớn, doanh nghiệp cần một đối tác hỗ trợ thực hiện toàn bộ quytrình từ thay đổi các gian hàng, quản lý hàng hóa và tái cấu trúc và đồng bộ với cácchiến dịch quảng cáo trực tuyến Phương Chi thực hiện tham vấn chuyên môn cho dự

án, giúp quá trình thực hiện các công việc của dự án diễn ra liên tục và giảm bớt gánhnặng cho doanh nghiệp

2.1.7 Một số kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty trong 3 năm 2016-2017-2018

- Phương Chi ra đời với mục tiêu trở thành bộ phận kinh doanh mở rộng của cácđối tác, tập trung vào chuyên môn quản trị website, giúp đối tác tối ưu chi phí, tậptrung hoàn toàn thời gian vào việc xây dựng chiến lượng và phát triển kinh doanh

-Trong gần 6 năm hoạt động, là đối tác thường xuyên của hơn 100 công tyTMĐT tại Mỹ, Phương Chi đã chứng minh ưu thế, cung cấp dịch vụ chất lượng đạttiêu chuẩn khắt khe tại Mỹ, tích lũy kinh nghiệm quản trị trên tất cả các sàn thươngmại điện lớn nhất tại Mỹ, cũng như quản trị website thương mại điện tử đơn lẻ

- Phương Chi luôn mang đến cho khách hàng những hình ảnh chân thật và đẹpmắt nhất về những hình ảnh 3D sản phẩm và qua đó để người xem, khách hàng có thểhiểu và cảm nhận được không gian thiết kế sắp được hoàn thiện một cách chính xácnhất.Tuy nhiên vẫn không bỏ đi những bản 2D truyền thống quen thuộc, đội ngũ chỉnhsửa hình ảnh 2D vẫn đang phát triển để phục vụ nhu cầu đặc biệt riêng từ các trangwebsite (Ảnh cưới, tách nền, làm catalogue…)

Doanh thu 89.214.985.412 99.052.538.208 123.294.661.965Chi phí 70.795.331.442 75.585.111.445 88.641.367.803Lợi nhuận trước thuế 18.419.653.970 23.467.426.763 34.653.294.162Lợi nhuận sau thuế 15.262.150.858 20.896.547.269 32.950.371.796

Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn từ 2016 – 2018 (Đơn vị: đồng)

(Nguồn: Báo cáo tài chính thường niên giai đoạn 2016 - 2018)

Nhận xét:

- Doanh thu tăng khá đồng đều qua các năm, năm 2018 doanh thu đạt mức123.294.661.965 đồng tăng 24.242.123.757 đồng so với năm 2017 và tăng34.079.676.553 đồng so với năm 2016.

- Cùng với sự tăng trưởng mạnh của doanh thu, lợi nhuận trước thuế cũng tăng

từ 18.419.653.970 đồng (Năm 2016) lên 34.653.294.162 đồng (Năm 2018), lợi nhuậnsau thuế tăng từ 15.262.150.858 đồng (Năm 2016) lên 32.950.371.796 đồng (Năm2018)

Như vậy, tình hình kinh doanh của công ty 3 năm gần đây rất khả quan, mức độtăng trưởng doanh thu rất tốt và dự kiến là trong năm 2019 doanh thu sẽ bùng nổ hơnnữa Nhờ sự đồng bộ hơn trong hệ thống nhân sự và các chính sách hợp lý, công tyđang từng bước đi lên, phát triển theo đúng định hướng đặt ra

2.2 Thực trạng quản lý dự án tại công ty

Hiện tại công ty Phần mềm Phương Chi vẫn chưa có một phần mềm quản lý dự

án đúng nghĩa mà chỉ sử dụng một phân hệ quản lý dự án trong phần mềm kế toán Fast

và thực hiện các công việc một cách thủ công

Phân hệ quản lý dự án trong phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast thực hiệntập hợp các chi phí, doanh thu phát sinh ở các phân hệ khác có liên quan đến các dự án

để tính giá thành, lên các báo lãi lỗ theo dự án cho từng giai đoạn

Những ưu điểm khi sử dụng phân hệ quản lý dự án

 Lưu trữ các thông tin về dự án như mã, tên, khách hàng, bộ phận ký kết, bộphận thực hiện, ngày ký kết, ngày bắt đầu thực hiện, ngày hoàn thành, giá trị dự án…

 Khai báo dự án, phân nhóm theo các nhóm chỉ tiêu khác nhau để lên nhữngbáo cáo theo yêu cầu

Báo cáo

 Báo cáo chi tiết, tổng hợp phát sinh theo dự án

 Báo cáo công nợ phải thu, phải trả theo dự án

 Báo cáo chi phí, giá thành, lãi lỗ của các dự án

 Báo cáo tổng hợp nhiều cấp theo dự án mẹ con

 Báo cáo phân thích theo các nhóm chỉ tiêu khác nhau

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Mặc dù trong phần mềm kế toán Fast có phân hệ quản lý dự án nhưng phân hệnày còn khá đơn giản chưa đáp ứng được yêu cầu của công ty tuy nhiên cũng giúpcông ty quản lý được chi phí dự án tối ưu hơn cách làm thủ công.

2.3.1 Những ưu điểm

- So với cách kiểm soát dự án trước đây thì khi sử dụng phân hệ quản lý dự ánnhanh chóng và tiết kiệm thời gian, công sức hơn

- Phân hệ quản lý dự án có tính năng lưu trữ thông tin các dự án và lập báo cáo

về chi phí, doanh thu theo từng dự án

- Kiểm soát được các dự án ở mức sơ bộ

2.3.2 Những hạn chế

- Với sự phát triển ngày càng nhanh, số lượng dự án mà công ty Phần mềmPhương Chi nhận được ngày càng nhiều nên phân hệ quản lý dự án này không thể đápứng được

- Phân hệ quản lý dự án chỉ là một phân hệ nhỏ trong phần mềm kế toán Fastnên các chức năng cũng hầu như liên quan đến kế toán như báo cáo doanh thu, chi phí

dự án mà bỏ qua nhiều chức năng khác dẫn đến kiểm soát dự án chưa được đầy đủ.Nếu muốn quản lý các đối tác cũ và mới và kiểm soát dự án của đối tác thì nhân viêncông ty phải làm thủ công bằng cách tìm lại sổ sách gây mất thời gian và dễ nhầm lẫn.Việc lưu trữ hợp đồng, số liệu, danh sách đối tác và các dự án được thực hiện trên sổsách, chứng từ nên Công ty có một số lượng lớn dữ liệu Điều này rất dễ dấn đến mấtmát thông tin cũng như gây khó khăn cho việc tìm kiếm mặc dù những sổ sách đó đãđược sắp xếp có khoa học

- Giao diện phân hệ quản lý dự án còn thô sơ, đơn giản, chưa phục vụ đượcnhững yêu cầu của công ty

- Phần mềm kế toán Fast cũng như phân hệ quản lý dự án hay bị lỗi, trục trặclàm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP XÂY DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM PHƯƠNG CHI 3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY PHẦN MỀM PHƯƠNG CHI TRONG GIAI ĐOẠN 2018-2023

Mục tiêu của chúng tôi là trở thành công ty công nghệ đẳng cấp quốc tế manglại giải pháp công nghệ tiên tiến nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức trong và ngoàinước Trong tương lai gần, Phương Chi muốn định hướng phát triển trở thành mộtcông ty Outsource về công nghệ và xử lý dữ liệu hàng đầu Việt Nam ở thị trường Mỹ

và Châu Âu

Điều quan trọng cấp bách vây giờ là công ty nhanh chóng triển khai hệ thốngthông tin quản lý dự án để có thể hoàn thành được đúng tiến độ các dự án lớn, nhỏkhác nhau nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty

3.2 GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THÔNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ

ÁN TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM PHƯƠNG CHI

3.2.1 Đặc tả phần mềm QLDA

Đạo diễn là người xây dựng ý tưởng và kịch bản cho các phần mềm và ứngdụng, đồng thời là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành các quá trình xây dựng

và phát triển sản phẩm bao gồm nguồn nhân lực tài nguyên và tiến độ sản xuất Quản

lý là người chịu trách nhiệm cao nhất dự án, thông thường là giám đốc hoặc trưởngphòng kinh doanh

Sau khi giám đốc duyệt dự án, đạo diễn tiến hành lập dự án và cập nhật cácthông tin chung về dự án vào hệ thống bao gồm tên dự án, loại dự án, kích cỡ dự án,mục tiêu, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tình trạng công khai Sau đó đạo diễn cập nhậtcác thành viên tham gia dự án và các công việc cần làm của dự án cùng với người chịutrách nhiệm Thông tin về công việc bao gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kếtthúc Đạo diễn có thể tải tài liệu của dự án lên hệ thống Hệ thống cho phép đạo diễntra cứu theo dõi dự án của mình thông qua biểu đồ sự kiện và lịch Đạo diễn có thể gửithông báo họp đội dự án

Các thành viên được cập nhật các công việc cần làm mà thành viên đó chịutrách nhiệm bao gồm việc thay đổi thông tin về công việc đó và chia nhỏ công việc