Hoàn thiện quy trình triển khai phần mềm một cửa điện tử cho thành phố vị thanh tỉnh hậu giang của công ty cổ phần công nghệ savis

LỜI CẢM ƠNSau một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu về khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện quy trình triển khai phần mềm một cửa điện tử cho thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang của

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu về khóa luận tốt nghiệp với đề tài

“Hoàn thiện quy trình triển khai phần mềm một cửa điện tử cho thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang của Công ty Cổ phần Công nghệ Savis” em đã hoàn thành

khóa luận tốt nghiệp nhờ có sự giúp đỡ từ thầy cô hướng dẫn của Trường Đại họcThương Mại cũng như các anh chị team leader tại Công ty cổ phần công nghệ Savis.Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Ths Nguyễn Thị Hội –Giảng viên bộ môn công nghệ thông tin đã tận tình chỉ bảo, phân tích cũng như hướng

dẫn em làm khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện quy trình triển khai phần mềm một cửa điện tử cho thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang của Công ty cổ phần công nghệ Savis”.

Em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đến các thầy cô là giảng viên của TrườngĐại học Thương Mại nói chung cũng như các thầy cô giảng viên khoa Hệ thống thôngtin kinh tế và Thương mại điện tử đã cho em kiến thức và kinh nghiệm học tập để em

có thể dùng kiến thức đó áp dụng vào công việc hiện tại của mình

Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc của Công ty cổ phần công nghệ Saviscùng toàn thể các anh chị nhân viên đang làm việc tại công ty đã tạo điều kiện thuậnlợi, hướng dẫn để em có thể thực tập và làm việc tại công ty để hoàn thành tốt khóaluận tốt nghiệp của mình

Tuy được thực tập, làm việc tại môi trường thuận lợi và được sự giúp đỡ củagiảng viên Nguyễn Thị Hội, song vốn hiểu biết và kiến thức của bản thân còn hạn chế,

vì vậy, em mong thầy cô có thể giúp đỡ, góp ý để bài khóa luận có thể hoàn thiện tốt

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 4 tháng 12 năm 2019

Sinh viên

Huyền Phạm Thị Huyền

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC BẢNG BIỂU v

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết luận của khóa luận 3

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM 4

1.1 Những khái niệm cơ bản 4

1.1.1 Hệ thống, hệ thống thông tin 4

1.1.2 Phần mềm 4

1.1.3 Phần cứng 5

1.1.4 Cơ sở dữ liệu 5

1.1.5 Mạng 5

1.1.6 Con người 5

1.2 Một số lý thuyết về quy trình triển khai phần mềm 5

1.2.1 Triển khai phần mềm 5

1.2.2 Quy trình triển khai phần mềm 6

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu 6

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước 6

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới 7

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM TẠI UBND THÀNH PHỐ VỊ THANH TỈNH HẬU GIANG CỦACÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 8

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Công nghệ Savis 8

2.1.1 Giới thiệu khái quát Công ty cổ phần Công nghệ Savis 8

2.1.2 Tình hình kinh doanh của Công ty cổ phần Công nghệ Savis 9

2.1.3 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin 10

2.2 Tổng quan về thành phố Vị Thanh, tỉnh Hậu Giang 12

2.2.1 Thực trạng giải quyết thủ tục hành chính theo mô hình một cửa điện tử của thành phố Vị Thanh, tỉnh Hậu Giang 12

2.2.2 Thực trạng nguồn lực cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại bộ phận một cửa tại thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang 14

2.2.3 Thực trạng về phần mềm đang sử dụng giải quyết thủ tục hành chính của

thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang 16

2.3 Đánh giá thực trạng 19

CHƯƠNG III QUY TRÌNH TRIỂN KHAI HỆ PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TẠI THÀNH PHỐ VỊ THANH TỈNH HẬU GIANG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 21

3.1 Tổng quan về phần mềm một cửa điện tử 21

3.1.1 Giới thiệu chung về phần mềm một cửa điện tử 21

3.1.2 Vai trò, ý nghĩa của phần mềm trong công tác giải quyết các thủ tục hành chính 22

3.1.3 Các phân hệ chức năng của phần mềm một cửa điện tử 22

3.1.4 Các công nghệ, kỹ thuật được áp dụng 44

3.2 Quy trình triển khai phần mềm phần mềm một cửa điện tử tại thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang 46

3.2.1 Quy trình triển khai phần mềm chung 46

3.2.2 Quy trình triển khai chi tiết phần mềm một cửa điện tử tại thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang của công ty cổ phần công nghệ Savis 46

3.3 Đánh giá quy trình triển khai phần mềm một cửa điện tử thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang 57

3.3.1 Ưu điểm của quy trình triển khai phần mềm một cửa điện tử 57

3.3.2 Hạn chế của quy trình triển khai phần mềm một cửa điện tử 58

CHƯƠNG IV KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 59

4.1 Kết luận 59

4.2 Kiến nghị 59

4.3 Hướng nghiên cứu mới 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Thống kê số lượng và tỷ lệ nhân viên của công ty 9

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động của công ty cổ phần công nghệ Savis năm 2016-2018 9

Bảng 2.3 Số lượng các thiết bị phần cứng của công ty cổ phần công nghệ Savis 10

Bảng 2.4: Thống kê máy tính của đơn vị UBND thành phố Vị Thanh và các đơn vị cấp xã thuộc thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang 14

Bảng 3.2: Kết quả tiền định đánh giá 47

Bảng 3.3: Đánh giá phần mềm một cửa điện tử của công ty cổ phần công nghệ Savis48 Bảng 3.4: Kế hoạch công việc triển khai phần mềm một cửa điện tử 49

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ mức độ hiểu biết và sử dụng thành thạo phần mềm 16

Biểu đồ 2.2 Biểu đồ mức độ đánh giá sự đầy đủ chức năng của phần mềm cũ theo quy định của nhà nước, của tỉnh 17

Biểu đồ 2.3 Biểu đồ đánh giá mức độ thường xuyên xảy ra lỗi của phần mềm đang sử dụng 17

Biểu đồ 2.4 Biểu đồ các vấn đề khó khăn khi sử dụng phần mềm 18

Biểu đồ 2.5 Biểu đồ tỷ lệ mong muốn sử dụng phần mềm mới phù hợp hơn 19

Biểu đồ 2.6 Biểu đồ các mong muốn của cán bộ với phần mềm mới 19

DANH MỤC HÌNH VẼ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần công nghệ Savis 8

Hình 2.1: Các bước giải quyết 1 thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước hiện nay 12

Hình 3.1: Màn hình phân hệ quản trị hệ thống 22

Hình 3.2: Màn hình quản trị danh mục 23

Hình 3.3: Màn hình quản lý quy trình 23

Hình 3.4: Màn hình quản lý file 23

Hình 3.5: Màn hình nghiệp vụ của cán bộ một cửa 24

Hình 3.6: Màn hình dịch vụ công trực tuyến 24

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

1.1 Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu

Trong cuộc sống tất bật hiện nay, mọi việc đều được đơn giản và tối ưu hóa thờigian thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý các công việc hàng ngày.Công nghệ thông tin luôn giữ một vai rất quan trọng tại các quốc gia trên thế giới, đặcbiệt tại Việt Nam, công nghệ thông tin được xem là nền tảng vững chắc phục vụ chotiến trình phát triển đất nước bền vững, hướng đến một trong những quốc gia có nềnkinh tế, an ninh, chính trị, văn hóa, giáo dục, xã hội ổn định, tốt nhất tại Đông Nam Á

và thế giới Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự pháttriển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sốngkinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại và là vấn đề đang được các doanh nghiệp,

tổ chức, cá nhân và cơ quan nhà nước quan tâm sâu sắc, bởi công nghệ thông tin là cốtlõi trong các hoạt động phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội trong thời đại ngàynay Việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tự động hóa xử lý qua cácphần mềm ứng dụng nhằm thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đạihóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp trẻ, hỗtrợ có hiệu quả quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc dân, nâng cao chất lượng đờisống của người dân

Cùng mục đích như trên, chính phủ cũng đã đưa công nghệ thông tin áp dụng vàotrong các công việc của các cơ quan nhà nước, trong đó có giải quyết thủ tục hànhchính của các cơ quan ban ngành Phần mềm một cửa điện tử được xây dựng nhằmgiúp cho quá trình xử lý thủ tục hành chính tăng nhanh, tăng hiệu quả công việc chocán bộ Đồng hành song song với việc xây dựng và phát triển phần mềm, hoàn thiệnquy trình triển khai phần mềm cũng rất cần thiết và quan trọng Hoàn thiện quy trìnhtriển khai phần mềm phù hợp sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước

sẽ giảm thiếu chi phí trong triển khai, đào tạo các cán bộ sử dụng phần mềm; đồngthời, giúp cho việc sử dụng phần mềm phù hợp, hiệu quả với công việc của các cán bộ,đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định tại các cơ quan ban ngành

1.2 Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Về mặt lý thuyết: Thứ nhất, hệ thống hóa lý thuyết về quy trình triển khai phần

mềm; thứ hai, hoàn thiện quy trình triển khai phần mềm Một cửa điện tử dựa trên quytrình triển khai phần mềm chung

Về mặt thực tiễn: Trong quá trình chuyển giao công nghệ, phần mềm mới, việc

tiếp thu, chuyển đổi công nghệ mới sẽ gặp một số khó khăn nhất định, hoạch định quytrình triển khai phù hợp giúp cho công việc chuyển giao diễn ra thuận lợi và nhanhchóng, giảm thiểu công sức, chi phí cho các đơn vị liên quan Sự mạch lạc, rõ ràng,chính xác trong quy trình triển khai giúp cho doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các địnhhướng chính xác, phù hợp cho quá trình triển khai phần mềm, đưa ra các tình huống cóthể xảy ra để nhanh chóng giải quyết các tình huống phát sinh

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình triển khai phần mềm

Thứ hai, khảo sát và phân tích thực trạng về tình hình giải quyết thủ tục hànhchính và sử dụng phần mềm cũ tại UBND thành phố Vị Thanh và các phường/xã/thịtrấn thuộc thành phố Vị Thanh để xử lý các thủ tục hành chính Đồng thời, phân tíchthực trạng về nguồn lực của công ty cổ phần công nghệ Savis trong thời gian triển khaiphần mềm một cửa điện tử

Từ thực trạng khảo sát, đưa ra quy trình triển khai phần mềm Một cửa điện tửphù hợp nhất với UBND thành phố Vị Thanh và các phường/xã/thị trấn thuộc thànhphố Vị Thanh

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về tình hình quản lý, giải quyết các thủ tụchành chính, tình trạng sử dụng phần mềm cũ để giải quyết thủ tục hành chính và nguồnlực cho việc triển khai phần mềm một cửa điện tử, công ty cổ phần công nghệ Saviscần đưa ra quy trình triển khai phần mềm phù hợp nhất và thành công cho đơn vị thànhphố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang Vì vậy, qua bài nghiên cứu dưới đây em xin đưa ra quytrình triển khai phần mềm một cửa điện tử cho thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là hệ thống Một cửa điện tử và quy trình triển khai phầnmềm một cửa điện tử của công ty cổ phần công nghệ Savis tại thành phố Vị Thanhtỉnh Hậu Giang

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Về phạm vi thời gian: Trong giai đoạn từ ngày 9/10/2019 đến ngày 3/12/2019

Về phạm vi không gian: Thực hiện nghiên cứu và khảo sát tại UBND thành phố

Vị Thanh tỉnh Hậu Giang và UBND các phường, xã, thị trấn thuộc thành phố VịThanh tỉnh Hậu Giang và trong công ty cổ phần công nghệ Savis

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Điều tra trắc nghiệm: Đưa ra bộ câu hỏi về thực trạng tình hình giải quyết thủ tụchành chính của thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang

Điều tra trực tiếp: Tiến hành phỏng vấn trực tiếp tại công ty cổ phần công nghệSavis

Trao đổi thông tin dữ liệu liên quan đến việc triển khai phần mềm Một cửa điện

tử qua các kênh khác nhau như mail, zalo, viber … với thành phố Vị Thanh tỉnh HậuGiang

Thu thập tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về phân tích thiết kế

hệ thống thông tin từ các phương tiện như sách, internet, truyền thông …

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện dựa trên cơ sở vận dụng tổng hợp các kiếnthức và phương pháp nghiên cứu như phân tích, so sánh, thống kê, từ việc phân tíchthực trạng đưa ra quy trình triển khai phần mềm phù hợp cho thành phố Vị Thanh tỉnhHậu Giang

Phương pháp xử lý dữ liệu được sử dụng trong bài khóa luận:

+ Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp: Sau tiến hành phỏng vấn cần phân loại cácthông tin thu được theo từng mục nội dung Kiểm chứng độ tin cậy của thông tin vàxem xét độ hợp lệ của thông tin đối với nghiên cứu

+ Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp: Sau khi thu thập các tài liệu thứ cấp tiếnhành phân loại theo các dạng: Tài liệu cung cấp các cơ sở lý thuyết; tài liệu có tínhchiến lược, tài liệu báo cáo kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn; tài liệu tham khảohội thảo, hội nghị và các bài đánh giá, phân tích về công ty Sau đó tiến hành tổng hợp

và so sánh

+ Cách phân tích dữ liệu và trình bày kết quả: Đưa ra các đánh giá tổng quát,đánh giá chung với các thống kê, mô tả thông qua việc sử dụng các công cụ như excel;các biểu đồ, đồ thị, hình vẽ minh họa dựa trên số liệu thu thập được Sau đó, so sánhmối liên hệ giữa các số liệu và dữ liệu để đưa ra những đánh giá và rút ra kết luận

5 Kết luận của khóa luận

Đề tài khóa luận gồm 4 chương:

Chương I Cơ sở lý luận về quy trình triển khai phần mềm

Chương II Thực trạng khi triển khai phần mềm một cửa điện tử tại UBNDThành phố Vị Thanh và công ty cổ phần công nghệ Savis

Chương III Giải pháp để triển khai phần mềm một cửa điện tử thành công tạithành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang của công ty cổ phần công nghệ Savis

Chương IV Kết luận và kiến nghị

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM 1.1 Những khái niệm cơ bản

1.1.1 Hệ thống, hệ thống thông tin

Hệ thống (Đàm Gia Mạnh, 2017) là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử

có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt đượcmột mục tiêu chung Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vậtchất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạtđộng, quy trình xử lý,…

Hệ thống thông tin (Đàm Gia Mạnh, 2017) là một tập hợp phần cứng, phần mềm,

cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhau nhằmthu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệthống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ thủ công như giấy, bút,thước, tủ hồ sơ, còn hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vàomạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác

Xét trên quan điểm hệ thống, mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin là nhằm tạo

ra thông tin có ý nghĩa phục vụ người sử dụng, từ mục tiêu đó có thể dễ dàng xác địnhđầu vào của hệ thống thông tin là dữ liệu được thu thập từ các hoạt động nghiệp vụhàng ngày của tổ chức, doanh nghiệp Đầu ra của hệ thống thông tin là các thông tin(thường là các báo cáo) có ý nghĩa đối với tổ chức, doanh nghiệp

Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin bao gồm: Nguồn lực phần cứng,nguồn lực phần mềm, nguồn lực dữ liệu, nguồn lực mạng và nguồn lực con người

1.1.2 Phần mềm

Phần mềm (Đàm Gia Mạnh, 2017) là các chương trình được cài đặt trong hệ

thống, thực hiện công việc quản lý hoặc các quy trình xử lý trong hệ thống thông tin.Phần mềm được sử dụng để kiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện xử lý và cungcấp thông tin theo yêu cầu của người sử dụng

Các loại phần mềm cơ bản:

+ Phần mềm hệ thống: là các chương trình giúp cho người sử dụng quản lý, điềuhành hoạt động của các thiết bị phần cứng Phần mềm hệ thống giống như một bộphận kết nối giữa máy tính và chương trình ứng dụng

+ Phần mềm chuyên dụng là thành phần quan trọng nhất trong quy trình xử lýthông tin, cho phép thực hiện các hoạt động nghiệp vụ trong tổ chức, doanh nghiệp(như quản lý dữ liệu, tổng hợp thông tin, xuất báo cáo) một cách tự động.

+ Phần mềm bảo mật: là các chương trình đảm bảo an toàn cho dữ liệu bên trong

hệ thống như phần mềm sao lưu dự phòng, phần mềm bảo mật mạng, phần mềm diệtvirus

1.1.3 Phần cứng

Phần cứng (Đàm Gia Mạnh, 2017): Trang thiết bị phần cứng của một hệ thống

thông tin gồm các thiết bị vật lý được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin như nhập

dữ liệu vào, xử lý và truyền phát thông tin Phần cứng là các thiết bị hữu hình có thểnhìn thấy, cầm nắm được

Phần cứng thường được chia thành hai nhóm nhỏ:

+ Các thiết bị phần cứng máy tính: thiết bị vào/ra, thiết bị xử lý, thiết bị lưu trữ+ Các thiết bị viễn thông: các thiết bị truyền và khuếch đại tín hiệu, các thiết bịnhận và giải mã tín hiệu

1.1.4 Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (Đàm Gia Mạnh, 2017) là tập hợp dữ liệu có tổ chức và có liên

quan đến nhau được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ) đểphục vụ yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiềuchương trình ứng dụng với nhiều mục đích tại nhiều thời điểm khác nhau

1.1.5 Mạng

Mạng máy tính (Đàm Gia Mạnh, 2017) gồm tập hợp máy tính và các thiết bị vật

lý được kết nối với nhau nhờ đường truyền vật lý theo một kiến trúc nhất định dựa trêncác giao thức nhằm chia sẻ các tài nguyên trong mạng của tổ chức, doanh nghiệp.Mạng máy tính có thể kết nối máy tính với các thiết bị khác trong phạm vi một tòanhà, một khuôn viên, một thành phố hoặc một quốc gia hoặc nhiều quốc gia trên toànthế giới Mạng máy tính giúp con người giao tiếp với nhau thông qua các giao thứctruyền nhận như thư điện tử, đàm thoại điện tử, truyền tệp tin, … Trong tổ chức, doanhnghiệp hiện nay phổ biến các kiến trúc như Lan, Intranet, hoặc Extranet, Internet

1.1.6 Con người

Trong hệ thống thông tin hiện đại, yếu tố con người bao gồm tất cả những đốitượng tham gia quản lý, xây dựng, mô tả, lập trình, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ

thống Con người được coi là thành phần quan trọng nhất, đóng vai trò chủ động đểtích hợp các thành phần trong hệ thống để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động.Những người sử dụng hệ thống bao gồm từ nhà quản lý đến tất cả nhân viên có thao

tác trên các thành phần cấu thành hệ thống của tổ chức, doanh nghiệp (Đàm Gia Mạnh, 2017)

1.2 Một số lý thuyết về quy trình triển khai phần mềm

1.2.1 Triển khai phần mềm

Triển khai phần mềm là tất cả các hoạt động giúp cho một hệ thống phần mềmsẵn sàng sử dụng Quá trình triển khai chung bao gồm một số hoạt động có liên quanvới khả năng chuyển tiếp với nhau Các hoạt động có thể từ phía nhà sản xuất hayngười dùng hoặc cả hai

Mỗi hệ thống phần mềm là duy nhất, rất khó để định nghĩa các quy trình hay thủtục gắn liền với hoạt động, triển khai có thể hiểu như một quy trình được tùy chỉnhtheo yêu cầu, đặc điểm cụ thể

1.2.2 Quy trình triển khai phần mềm

Theo Alexis Leon (Enterprise Resource Planning, Alexis Leon, 2000, Tata McGraw-Hill Publising Co Ltd) thì quá trình triển khai một giải pháp phần mềm bao

gồm các bước như sau:

Bước 1: Thực hiện tiền định đánh giá

Bước 2: Đánh giá gói dự án

Bước 3 Lập kế hoạch cho dự án

Bước 4: Phân tích sự khác biệt

Bước 5: Tái cấu trúc hệ thống

Bước 6: Thiết lập cấu hình hệ thống

Bước 7: Huấn luyện đội triển khai

Bước 8: Kiểm tra, kiểm thử

Bước 9: Huấn luyện người sử dụng

Bước 10: Vận hành hệ thống

Bước 11: Hậu triển khai và khai thác

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Quy trình triển khai phần mềm là giai đoạn quan trọng trong quá trình phát triểnphần mềm và ứng dụng phần mềm trong các quy trình xử lý công việc Cùng với thực

tế như vậy, trong nước đã có một số đề tài nghiên cứu, bài báo liên quan đến quy trìnhtriển khai phần mềm và hiệu quả của việc triển khai phần mềm phù hợp:

Theo ictnews, thông tin từ Sở TT&TT Hà Nội cho hay, từ giữa tháng 8/2018, sở

đã tổ chức triển khai thử nghiệm hệ thống một cửa điện tử dùng chung 3 cấp củaThành phố Hệ thống đã được đi vào sử dụng sau quá trình triển khai thành công, và đãđược nhân rộng toàn thành phố sử dụng

Với đề tài khóa luận “Quy trình triển khai và ứng dụng phần mềm CRM tại Công ty HC Việt” viết năm 2015, tác giả Đặng Thị Phương đã đánh giá hiện trạng

quản trị mối quan hệ khách hàng trong doanh nghiệp, ứng dụng tin học hóa trong hoạtđộng của doanh nghiệp, từ đó, đưa ra quy trình triển khai phần mềm quản lý hỗ trợkhách hàng trong doanh nghiệp Đồng thời, đánh giá đưa ra những ưu điểm và hạn chếcủa quy trình triển khai phần mềm CRM

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động, xử lý các công việc trong cácngành nghề là vô cùng quan trọng và đang ngày càng phát triển trên toàn thế giới.Trong đó, hoàn thiện quy trình triển khai cho một hệ thống, phần mềm là một trongnhững giai đoạn trọng tâm trong một dự án ứng dụng phần mềm trong giải quyết cáccông việc Trên thế giới đã có một số đề tài nghiên cứu liên quan tới vấn đề triển khaiphần mềm:

Với đề tài “Building an effective software deployment process” năm 2012, John

B.Tyndall đã xây dựng quy trình triển khai hiệu quả dựa trên cơ sở hạ tầng của đơn vịđược triển khai cùng với quy trình, điều kiện cài đặt cụ thể cho phần mềm quản lýđiểm của trường đại học bang Pennsylvania

Đề tài “Software deployment activities and challenges – A case study of four software product companies” của Mika V Mäntylä and Jari Vanhanen được xây

dựng năm 2015 đã giới thiệu về triển khai phần mềm bao gồm quá trình cài đặt và cậpnhật phiên bản mới, là một hoạt động quan trọng đối với tất cả các nhà cung cấp phầnmềm Nó kết hợp tất cả các bước được thực hiện cho đến khi khách hàng hài lòng vớisản phẩm được triển khai Tác giả đã đưa ra ba đặc điểm sản phẩm khiến việc triểnkhai trở nên khó khăn hơn thông qua bài khảo sát : sản phẩm được tích hợp chặt chẽ

với các hệ thống khách hàng khác; sản phẩm cung cấp các tùy chọn cấu hình khácnhau để hỗ trợ các cách làm việc khác nhau; sản phẩm yêu cầu tạo trước, phức tạp ,

mô hình dữ liệu trong thế giới thực để có thể sử dụng Tác giả đã đưa ra kết luận triểnkhai phần mềm là nhiều mặt, liên quan đến các hoạt động liên quan đến tương tác củakhách hàng; thực hiện tích hợp; và cấu hình, cài đặt và thử nghiệm các sản phẩm

Cuốn sách “The Definitive Guide to Windows 2000 Software Deployment” của

Sean Daily & Series Editor xuất bản năm 2013 là một trong các cuốn sách có nội dung

về triển khai phần mềm Windows 2000 Với nội dung về triển khai, cuốn sách đã giớithiệu tổng quát về triển khai phần mềm và quy trình triển khai phần mềm như phầnmềm là gì? Cách cài đặt, gỡ bỏ cũng như chuyển giao dữ liệu, cập nhật và các hoạtđộng khác liên quan đến quá trình triển khai Tác giả đã đưa ra được quá trình triểnkhai phần mềm dựa trên sự đánh giá về mọi mặt qua các giai đoạn như sau: xác định

sự cần thiết của phần mềm; phân phối, bảo trì và báo cáo về các gói phần mềm, đàotạo hướng dẫn sử dụng phần mềm cho người dùng cuối và thực hiện việc bảo trì phầnmềm

Như vậy, vấn đề triển khai phần mềm không chỉ được nghiên cứu trong nước màcòn được nghiên cứu cả các nước khác trên thế giới Việc chuyển giao công nghệ mới,cập nhật các phần mềm ứng dụng hiện đại thì quy trình triển khai là không thể thiếu

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM TẠI UBND THÀNH PHỐ VỊ THANH TỈNH HẬU GIANG CỦACÔNG TY CỔ PHẦN

CÔNG NGHỆ SAVIS 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Công nghệ Savis

2.1.1 Giới thiệu khái quát Công ty cổ phần Công nghệ Savis

a, Thông tin cơ bản của doanh nghiệp

Tên giao dịch quốc tế: Savis Technolory Group

Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần

Điện thoại: +(84-24) 3782 2345

Mã số thuế: 0101569603

Địa điểm trụ sở chính: Tầng 9, tòa nhà Việt Á, số 9, phố Duy Tân, phường DịchVọng Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

Địa điểm văn phòng đại diện: Tầng 2, tòa nhà WinHome, số 25 đường Đào Duy

Anh, phường 9, quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh

b, Cơ cấu nhân sự

Công ty cổ phần công nghệ Savis tổ chức theo mô hình công ty cổ phần với sựđiều hành của ban lãnh đạo là Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Giám đốc cácphòng ban và các khối, phòng ban chức năng

Sơ đồ các phòng ban chức năng bao gồm:

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần công nghệ Savis

(Nguồn: Báo cáo thực tập tổng hợp)

Hiện nay, công ty cổ phần công nghệ Savis có tổng cộng 118 thành viên bao gồmnhân viên chính thức, cộng tác viên và thực tập sinh Tất cả đều đã hoàn tốt nghiệp vàđược đào tạo bới những trường đại học, học viện uy tín, chất lượng tại Việt Nam nhưĐại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Quốc gia Hà Nội, Ban giám đốc, cán bộ quản lýđều là những người giàu kinh nghiệm,, đầy nhiệt huyết, đam mêm với công việc, giữnhững vị trí quan trọng then chốt như kiến trúc sư trưởng, trưởng bộ phận phân tíchnghiệp vụ và kiểm thử, trưởng nhóm lập trình nhiều dự án quan trọng, trọng điểm vềkhối chính phủ, doanh nghiệp…

Bảng 2.1: Thống kê số lượng và tỷ lệ nhân viên của công ty

STT Loại nhân viên theo hợp đồng Số lượng Tỷ lệ (%)

2.1.2 Tình hình kinh doanh của Công ty cổ phần Công nghệ Savis

Năm 2015, Savis đã cán mốc 130 tỷ đồng cho các lĩnh vực phần mềm và tích hợp

hệ thống và dịch vụ

Công ty cổ phần công nghệ Savis là công ty đưa ra những giải pháp công nghệxây dựng sản phẩm phần mềm, đến nay gần 15 năm hoạt động trong lĩnh vực côngnghệ thông tin nhưng công ty luôn đặt mục tiêu “Startup”- mục tiêu của 1 công ty khởinghiệp Hiện công ty đã có những sản phẩm đạt chất lượng và đưa ra thị trường, đã đạtđược những thành công lớn như đạt danh hiệu sao khuê năm 2018 với giải pháp “Lưutrữ số hóa điện tử tập trung trên nền tảng Big Data” Năm 2019, Savis vinh dự là đơn

vị tiêu biểu có 3/3 đề cử đạt Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2019, ba hạng mục

cụ thể là: Hệ thống giải pháp xây dựng nền tảng Chính phủ số, Hệ thống quản lý và lập

kế hoạch sản xuất tài nguyên truyền hình số, Giải pháp lưu trữ số hóa điện tử tập trungtrên nền tảng Big Data cho tổ chức/Doanh nghiệp

Qua từng năm phát triển, doanh thu đạt được từ các dịch vụ, sản phẩm của Savisngày càng tăng cao

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động của công ty cổ phần công nghệ Savis năm 2016-2018

(Đơn vị: tỷ đồng)

Thời gian Doanh thu Chi phí Lợi nhuận

trước thuế

Thuế phải nộp

Lợi nhuận sau thuế

(Nguồn: Báo cáo thực tập tổng hợp)

Trong ba năm gần đây, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp đều tăng nhanhqua từng năm Từ năm 2016 đến năm 2017, tổng doanh thu tăng 15 tỷ đồng, tươngứng tăng 9,375%, lợi nhuận tăng 8 tỷ Đến năm 2018, doanh thu tăng 25 tỷ đồng sovới năm 2017, tương ứng tăng 14,286%, lợi nhuận tăng 12 tỷ đồng Như vậy, cả doanhthu và lợi nhuận sau thuế đều tăng qua các năm, cho thấy sự phát triển của công tytrong hoạt động kinh doanh

2.1.3 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

a, Phần cứng

Theo số liệu khảo sát qua phiếu điều tra sau thời gian thực tập, các thiết bị phầncứng chủ yếu bao gồm: máy chủ, máy tính để bàn, máy tính xách tay (laptop), máy inlaser đen trắng, máy chiếu, máy fax, điện thoại cố định.

Dưới đây là số liệu đã tổng hợp trong báo cáo thực tập tổng hợp:

Bảng 2.3 Số lượng các thiết bị phần cứng của công ty cổ phần công nghệ Savis

Tên thiết bị Số lượng (chiếc)

(Nguồn: Báo cáo thực tập tổng hợp)

Hệ thống máy chủ: Hệ thống máy chủ gồm 2 chiếc được cài đặt hệ điều hành

Windows Máy chủ Vostro của Dell, dòng máy này rất phù hợp để làm máy chủ chứafile cho các máy trạm, chia sẻ Internet trên mạng LAN Đảm đương khối lượng côngviệc một cách nhanh chóng và hiệu quả với bộ vi xử lý i7 8700 thế hệ thứ 8 và bộ nhớlên đến 8GB DDR4 Cung cấp những tính năng cần thiết, phù hợp và hiệu quả chohoạt động của công ty

Máy in laser trắng đen HP LaserJet P2035 được trang bị chip xử lý tốc độ

266MHz và bộ nhớ trong 16 MB cho khả năng in lên đến 30 trang/phút với độ phângiải cao 600dpi Kết nối dễ dàng với máy tính qua cổng USB 2.0 hoặc IEEE 1284-compliant parallel Máy in HP LaserJet P2035 hoàn toàn tương thích với các hệ điềuhành phổ biến nhất hiện nay

Hệ thống máy desktop, máy tính xách tay: Công ty trang bị 70 máy tính để bàn

cho 70 nhân viên chính thức với các thông số kỹ thuật như sau: intel (R) pentium (R)dual CPU, T3400 @2,16GHZ, 2,16GHZ, 0,99GB of RAM Và 48 máy tính xách taycủa nhân viên có cấu hình cao, thông số kỹ thuật tốt mang theo khi làm việc

Hệ thống máy fax, máy chiếu, điện thoại cố định: Công ty cài đặt hệ thống máy

fax, máy chiếu và điện thoại cố định đầy đủ với những thiết bị hiện đại, phục vụ chocông việc của cán bộ nhân viên toàn công ty như trình chiếu, liên hệ khách hang, tưvấn sản phẩm,…

b, Phần mềm

Trong quá trình làm việc, một số phần mềm được Savis ứng dụng như:

Phần mềm kế toán MISA: Đã được mua bản quyền vầ cập nhật, nâng cấp quacác năm, đảm bảo tính bảo mật về thông tin, dữ liệu và hiệu quả trong công việc Phần mềm văn phòng như Microsoft office 2010, Microsoft office 2013, đã đượccập nhật bản quyền, đảm bảo tính tiện ích, hiệu quả và bảo mật dữ liệu của công ty.Phần mềm bảo vệ dữ liệu, diệt virus như: sử dụng Firewall, antivirus (Bkav Pro),đối với website sử dụng phần mềm antivirus (AVG) và sử dụng phần mềm antivirut(Security Plus for Mdea, Symante) cho email

Các phần mềm hỗ trợ cho đội ngũ BA/ Tester sử dụng trong công việc phân tích,thiết kế dự án như: Axure, Visio và các phần mềm ứng dụng cho các kỹ sư lập trìnhviên như visual studio, SQL Server, …

Phần mềm hỗ trợ trao đổi công việc: skype, teamviewer, …

c, Hệ thống mạng

Hệ thống mạng của công ty sử dụng chủ yếu mạng LAN (mạng nội bộ của côngty), mỗi nhân viên sẽ được cung cấp một tài khoản để đăng nhập vào hệ thống mạngcủa công ty, giúp cho việc quản lý làm việc, chia sẻ tài liệu của công ty được chínhxác, hiệu quả

Ngoài ra, công ty còn lắp đặt hệ thống wifi để phục vụ cho làm việc và giải trícủa nhân cán bộ nhân viên khi sử dụng thiết bị điện thoại di động, ipad, …

d, Cơ sở dữ liệu và quản trị cơ sở dữ liệu

Công ty có sử dụng 2 máy chủ để lưu trữ toàn bộ các dữ liệu của công ty Sửdụng hệ quản trị CSDL SQL Server để thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ và truyềnthông tin Và toàn bộ các mày tính bàn, máy tính xách tay đều được cài sẵn phần mềmSQL Server, các phần mềm ứng dụng giúp cho việc phân tích thiết kế như Axure PR

và Microsoft Visio

2.2 Tổng quan về thành phố Vị Thanh, tỉnh Hậu Giang

2.2.1 Thực trạng giải quyết thủ tục hành chính theo mô hình một cửa điện tử của thành phố Vị Thanh, tỉnh Hậu Giang

a, Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo mô hình quản lý một cửa điện tử

Dưới đây là quy trình giải quyết các loại thủ tục hành chính, các loại giấy tờ theo

mô hình một cửa điện tử hiện nay

Hình 2.1: Các bước giải quyết 1 thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước hiện nay

(Nguồn: Tài liệu quy trình giải quyết thủ tục hành chính)

Bước 1: Công dân, tổ chức đến nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của cơ quan nhànước

Bước 2: Tại bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ (Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả).Bước 3: Bộ phận một cửa xử lý hồ sơ, hồ sơ thiếu cần bổ sung gửi trả cho côngdân bổ sung và nhận lại hồ sơ

Bước 4: Sau khi nhận hồ sơ hoàn chỉnh bộ phận một cửa bàn giao cho tổ hànhchính - văn thư các phòng ban

Bước 5: Tổ hành chính – văn thư các phòng ban giao cho tổ tác nghiệp hồ sơhành chính để xử lý hồ sơ

Bước 6: Tổ tác nghiệp hồ sơ hành chính bàn giao hồ sơ cho trưởng phòng

Bước 7: Sau khi trưởng phòng nhận hồ sơ thì phân cho tổ hành chính – văn thưcác phòng ban xử lý hồ sơ

Bước 8: Tổ hành chính – văn thư xử lý hồ sơ theo hai trường hợp

Trường hợp 1: Hồ sơ không hợp lệ có gửi trả về luôn cho bộ phận tiếp nhận vàtrả kết quả để trả cho công dân, tổ chức

Trường hợp 2: Nếu hồ sơ hợp lệ sau thì Tổ hành chính – văn thư bàn giao hồ sơcho Tổ hành chính – văn thư văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân(HĐND & UBND)

Bước 9: Tổ hành chính – văn thư văn phòng HĐND & UBND xử lý hồ sơ rồiđưa lên thủ trưởng đơn vị ký duyệt

Bước 10: Sau khi thủ trưởng đơn vị ký duyệt giải quyết xong, gửi hồ sơ về cho

Tổ hành chính – văn thư văn phòng HĐND & UBND

Bước 11: Tổ hành chính – văn thư văn phòng HĐND & UBND gửi hồ sơ đãđược giải quyết cho Bộ phận TN & THS cán bộ một cửa, văn thư

Bước 12: Bộ phận TN & THS cán bộ một cửa, văn thư sau khi nhận hồ sơ giảiquết xong sẽ gửi hồ sơ trả cho công dân, tổ chức

b, Thực trạng giải quyết thủ tục hành chính theo mô hình một cửa điện tử tại thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang

Thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang với 9 đơn vị UBND cấp xã và 1 đơn vịUBND cấp huyện thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính khác nhau Mỗi đơn vị

sẽ có thẩm quyền giải quyết các thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực khác nhau Cácthủ tục hành chính được xây dựng cho từng lĩnh vực quản lý nhà nước và được phânloại theo cơ cấu, chức năng của bộ máy quản lý nhà nước hiện hành

Theo công việc của cơ quan Nhà nước, thủ tục hành chính bao gồm:

- Thủ tục thông qua và ban hành văn bản: Thủ tục thông qua và ban hành quyếtđịnh hành chính, thủ tục thông qua và ban hành văn bản hành chính

- Thủ tục tuyển dụng cán bộ, công chức: thủ tục tuyển dụng cán bộ quản lý,tuyển dụng cán bộ kỹ thuật, tuyển dụng nhân viên

- Thủ tục khen thưởng cán bộ, công chức

Đặc điểm của các thủ tục trên là chúng gắn liền với hoạt động cụ thể của các cơquan, phản ánh tính đặc thù trong quá trình vận dụng các thủ tục đó vào thực tiễn.Cách phân loại này có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, giúp cho các chủ thể thủ tục hànhchính định hướng dễ dàng và chính xác hơn trong giải quyết các công việc có liênquan

Theo chức năng chuyên môn: Cách phân loại này thường được áp dụng trong các

cơ quan có chức năng quản lý chuyên môn Các cơ quan chuyên môn thực hiện cáchoạt động của mình phải đảm bảo những thủ tục cần thiết theo yêu cầu chung của Nhànước Theo cách phân loại này, có các loại thủ tục hành chính như sau:

- Thủ tục cung cấp các dịch vụ thông tin

- Thủ tục kiểm tra mức độ an toàn trong lao động

- Thủ tục hành chính nội bộ: Thủ tục hành chính nội bộ là thủ tục thực hiện cáccông việc nội bộ trong cơ quan nhà nước, trong hệ thống cơ quan nhà nước và trong bộmáy nhà nước nói chung Chúng bao gồm các thủ tục quan hệ lãnh đạo, kiểm tra củacác cơ quan nhà nước cấp trên với cơ quan nhà nước cấp dưới; quan hệ hợp tác, phốihợp giữa các cơ quan cùng cấp, ngang cấp, ngang quyền; quan hệ công tác giữa chínhquyền cấp tỉnh với các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan chuyên môn của UBND cấptrên

- Thủ tục hành chính liên thông các cấp: Là các thủ tục hành chính được xử lýthông qua nhiều cấp xử lý như các thủ tục hành chính liên thông từ cấp xã lên cấphuyện, từ cấp huyện lên cấp sở, từ cấp xã lên cấp huyện lên cấp sở, …

2.2.2 Thực trạng nguồn lực cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại bộ phận một cửa tại thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang

Theo thông tin được cung cấp từ UBND thành phố Vị Thanh tỉnh Hâu Giang,hiện trạng về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại bộ phận một cửa của các đơn vị kháđầy đủ theo nhu cầu sử dụng của bộ phận một cửa

Số lượng máy tính cũng như cấu hình của các máy tính tại các đơn vị đã khá đầy

đủ và được thống kê cụ thể qua bảng số liệu dưới đây:

Bảng 2.4: Thống kê máy tính của đơn vị UBND thành phố Vị Thanh và các đơn vị

cấp xã thuộc thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang

3 Core i3, Ram 4G, ổ cứng 500G 2016

1 Core i3, Ram 4G, ổ cứng 250G 2017

1 Core i3, Ram 4G, ổ cứng 250G 2018

UBND phường III

(Nguồn: Tài liệu thống kê cơ sở vật chất tại các đơn vị thuộc của thành phố Vị Thanh)

Ngoài các máy tính, các thiết bị khác cũng như hạ tầng mạng của các đơn vị cũng

đã khá đầy đủ để phục vụ nhu cầu triển khai Hầu hết tât cả các đơn vị đã được trang bịcác thiết bị như máy in, máy photocopy và hạ tầng mạng LAN đầy đủ để phục vụ cho

các hoạt động của đơn vị Trong đó, hạ tầng mạng đều được cung cấp bởi nhà mạngViettel – nhà mạng uy tín của Việt Nam, với đường truyền băng thông Internet khá ổnđịnh, từ 12 Mbps trở lên.

Bên cạnh cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, nguồn nhân lực cũng là yếu tố thenchốt trong việc triển khai, vận hành phần mềm Theo khảo sát số liệu cho thấy, hầu hếtcác đơn vị đều có phần lớn các các bộ biết sơ bản về công nghệ thông tin, có thể sửdụng một cách thành thạo phần mềm Tuy nhiên, vẫn có những cán bộ chưa có hiểu rõ,

sử dụng thành thạo phần mềm Cụ thể được mô hình hóa như biểu đồ dưới đây với câuhỏi như sau:

Nguồn nhân lực hiểu biết về công nghệ và sử dụng được thành thạo phần mềm chiếm bao nhiêu % trong tổng số cán bộ sử dụng phần mềm?

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ mức độ hiểu biết và sử dụng thành thạo phần mềm

Theo biểu đồ, có thể quan sát thấy đa số các đơn vị có khoảng 50% - 70% tổng cán bộ của một đơn vị có hiểu biết và sử dụng phần mềm thành thạo chiếm 50% trên tổng số phiếu Như vậy, nguồn nhân lực của các đơn vị khá phù hợp cho việc triển khi,tuy nhiên bên cạnh đó, cần đưa ra các kế hoạch triển khai phù hợp để cố thể giúp tất cảcác cán bộ có thể sử dụng phần mềm thành thạo

2.2.3 Thực trạng về phần mềm đang sử dụng giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang

Trong việc giải quyết thủ tục hành chính, để tăng hiệu quả xử lý các thủ tục hànhchính, tỉnh Hậu Giang đã đưa ra đề án sử dụng phần mềm một cửa điện tử Bắt đầu thíđiểm triển khai từ năm 2010, tỉnh Hậu Giang đã triển khai phần mềm một cửa điện tửcho các sở ban ngành, các đơn vị cấp huyện và cấp xã trên khắp tỉnh, trong đó cóUBND thành phố Vị Thanh và UBND các phường xã thuộc thành phố Vị Thanh Bên

cạnh những ưu điểm về cải tiến thêm về tốc độ xử lý thủ tục hành chính, công tác giảiquyết thủ tục hành chính của cán bộ vẫn gặp phải những vấn đề khó giải quyết trongquá trình xử lý

Qua khảo sát cán bộ tại các đơn vị thuộc thành phố Vị Thanh bằng phiếu khảosát online, đã thu được 26 phiếu khảo sát có chất lượng Thông qua các số liệu khảosát, thấy được những vấn đề còn gặp phải khi sử dụng phần mềm cũ tại các đơn vịthuộc thành phố Vị Thanh tỉnh Hậu Giang

Đánh giá về hiệu quả của hệ thống đang sử dụng, em đã đưa ra một số câu hỏi vàthu thập được các số liệu như sau:

Câu hỏi: Các phân hệ có đầy đủ các chức năng theo quy định của nhà nước, của tỉnh không?

Theo mức độ đánh giá sự đầy đủ về chức năng theo quy định của nhà nước, củatỉnh, đa số các cán bộ đều cho rằng không đầy đủ, chiếm 9 phiếu với tỷ lệ 35%, ý kiếnrất không đầy đủ chiếm 8% với 1 phiếu, 27% cho rằng là bình thường với 7 phiếu.Vậy có thể thấy được, phần mềm đang sử dụng chưa thực sự đáp ứng đầy đủ các tínhnăng cũng như đáp ứng nhu cầu của cán bộ khi sử dụng

Biểu đồ 2.2 Biểu đồ mức độ đánh giá sự đầy đủ chức năng của phần mềm cũ theo

quy định của nhà nước, của tỉnh

Câu hỏi: Anh chị thấy phần mềm đang sử dụng có thường xuyên xảy ra lỗi hay không?

Một hệ thống không thể tránh khỏi những sai sót, tuy nhiên việc xảy ra nhiều lỗitrong quá trình sử dụng khiến cho người sử dụng gặp khó khăn, sai sót, chậm trễ côngviệc Dưới đây là số liệu đã được khảo sát về mức độ thường xuyên xảy ra lỗi của

phần mềm một cửa điện tử đang sử dụng tại UBND thành phố Vị Thanh và các đơn vịphường xã thuộc thành phố Vị Thanh:

Biểu đồ 2.3 Biểu đồ đánh giá mức độ thường xuyên xảy ra lỗi của phần mềm đang

sử dụng

Với 11 phiếu chiếm 42%, đa số cán bộ cho rằng phần mềm đag sử dụng thườngxuyên xảy ra lỗi, và số lượng cán bộ cho rằng hệ thống không xảy ra lỗi rất ít, chỉ có 1phiếu với 4% Như vậy, có thể thấy được, phần mềm đang sử dụng vẫn còn tiềm tàngnhững lỗi trong quá trình xử lý các thủ tục hành chính

Câu hỏi: Anh/ chị gặp khó khăn gì khi sử dụng phần mềm đang sử dụng?

Hầu hết các cán bộ đều gặp phải các vấn đề khó khăn khi sử dụng một phầnmềm Dưới đây là một số vấn đề gặp phải của cán bộ khi sử dụng phần mềm đang sửdụng: trong đó, vấn đề thay đổi các biểu mẫu còn cần sự giúp đỡ của nhà phát triểnphần mềm là vấn vấn đề cán bộ gặp khó khăn nhiều nhất với 26/26 số phiếu, các vấn

đề tốc độ thực hiện và các TTHC còn thiếu, … cũng vẫn còn khiến cán bộ gặp khókhăn khi xử lý

0 10 20 30

5

26

2

Biểu đồ 2.4 Biểu đồ các vấn đề khó khăn khi sử dụng phần mềm

Để xây dựng và triển khai phần mềm một cửa điện tử phù hợp, em đã đưa ra cáccâu hỏi nhằm tiếp thu các ý kiến của cán bộ để đưa vào triển khai một phần mềm phùhợp, hiệu quả:

Câu hỏi: Anh/chị có mong muốn sử dụng phần mềm mới phù hợp, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính hơn không?

Đa số các cán bộ đều mong muốn thay đổi phần mềm mới phù hợp hơn Số ýkiến mong muốn chiếm 36% với 9 phiếu và ý kiến rất mong muốn chiếm 24%, số ýkiến rất không mong muốn, và không mong muốn chiếm tỷ lệ rất thấp, lần lượt là 8%

và 15% Như vậy, qua số liệu ta thấy được, hơn một nửa cán bộ mong muốn thay đổiphần mềm mới

Biểu đồ 2.5 Biểu đồ tỷ lệ mong muốn sử dụng phần mềm mới phù hợp hơn

Câu hỏi: Anh chị mong muốn gì trong phần mềm một cửa điện tử mới?

Để đáp ứng được yêu cầu của các cán bộ tại các đơn vị, với câu hỏi này, em đãthống kê được số liệu về mong muốn của các cán bộ khi sử dụng phần mềm một cửađiện tử Dưới đây là biểu đồ thể hiện các mong muốn của các cán bộ:

5 10 15 20 25

24

14

3

Biểu đồ 2.6 Biểu đồ các mong muốn của cán bộ với phần mềm mới

Với số liệu thống kê là 24/26 số phiếu, tốc độ xử lý khi thực hiện thao tác trênphần mềm là vấn đề được quan tâm của các cán bộ, việc xử lý TTHC nhanh sẽ nângcao hiệu suất làm việc của cán bộ, đáp ứng nhu cầu giải quyết hồ sơ TTHC của côngdân Đồng thời, việc thiết kế giao diện, cấu hình TTHC đầy đủ cũng đang là vấn đềđược cán bộ quan tâm với số phiếu trên tổng 26 phiếu lần lượt là 21 và 18 phiếu

2.3 Đánh giá thực trạng

Thông qua các số liệu đã được thu thập, khảo sát và thống kê, nhìn chung triểnkhai phần mềm một cửa điện tử cho thành phố Vị Thanh và các đơn vị phường xãthuộc tỉnh Hậu Giang là cần thiết và quan trọng

Về vấn đề giải quyết thủ tục hành chính thành phố Vị Thanh và các đơn vịphường xã thuộc thành phố Vị Thanh đã được áp dụng công nghệ thông tin, cụ thể làthực hiện giải quyết thủ tục hành chính trên trực tiếp phần mềm một cửa điện tử, từtiếp nhận, xử lý, ký duyệt và trả kết quả đều được thao tác trên phần mềm Tuy nhiên,bên cạnh những ưu điểm đạt được khi sử dụng phần mềm đang sử dụng, cán bộ vẫncòn gặp những khó khăn khi sử dụng phần mềm Cụ thể như sau:

Ưu điểm

Về phần mềm đang sử dụng

Lưu trữ hồ sơ nhanh chóng, không bị hỏng hóc, mất mát; giúp quá trình xử lýthông tin được rõ ràng, minh bạch trong từng bước xử lý, xem được trực quan về thủtục hành chính xử lý

Các tài liệu được lưu trong kho số hóa, giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin nhanhchóng, tăng hiệu năng công việc

Quy trình thực hiện đúng theo bộ ISO, thông báo cho cán bộ các hồ sơ trễ hạnhoặc sắp quá hạn

Giao diện chưa bắt mắt, khó sử dụng đối với các cán bộ

Cấu hình các thủ tục hành chính còn nhiều bước rườm rà, gây khó khăn cho côngviệc quản trị cũng như cấu hình

Phần mềm chưa đáp ứng được các yêu cầu đặc biệt của đơn vị như thời gian hẹntrả cố định trong khoảng thời gian nhất đinh, không để thời gian tự cập nhật

Các danh mục chức năng trong quản trị danh mục còn thiếu sót một vài chứcnăng chưa được xây dựng theo thông tư mới nhất của bộ thông tin truyền thông

Khi có thay đổi về khuôn mẫu các giấy tờ, biểu mẫu, đơn vị phải nhờ tới sự hỗtrợ của nhân viên kỹ thuật của nhà cung cấp và phát triển phần mềm

Về cơ sở hạ tầng

Một số đơn vị chưa đáp ứng được yêu cầu về trang thiết bị khi triển khai phầnmềm một cửa điện tử

Như vậy, nhìn chung thực trạng sử dụng phần mềm một cửa điện tử trước đóchưa thực sự đáp ứng yêu cầu làm việc của các cán bộ.

CHƯƠNG III QUY TRÌNH TRIỂN KHAI HỆ PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN

TỬ TẠI THÀNH PHỐ VỊ THANH TỈNH HẬU GIANG CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 3.1 Tổng quan về phần mềm một cửa điện tử

3.1.1 Giới thiệu chung về phần mềm một cửa điện tử

Cơ chế một cửa là phương thức tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giảiquyết thủ tục hành chính, theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết thủ tục hànhchính cho tổ chức, cá nhân của một cơ quan có thẩm quyền thông qua bộ phận mộtcửa

Hệ thống một cửa điện tử: Hệ thống thông tin một cửa điện tử là hệ thống thôngtin nội bộ có chức năng hỗ trợ việc tiếp nhận, giải quyết, theo dõi tình hình tiếp nhận,giải quyết, kết quả giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan, đơn vị trực thuộc;kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu với hệ thống quản lý văn bản để xử lý hồ sơ trên môitrường mạng

Phần mềm được trang bị các chức năng cho phép giải quyết hồ sơ liên thông giữacác cấp cho phép các cán bộ công chức phối hợp giải quyết các thủ tục hành chínhxuyên suốt, nhất quán và minh bạch trên môi trường mạng theo tinh thần “một cửa liênthông”

Phần mềm Hỗ trợ người sử dụng thực hiện tác nghiệp trên phần mềm đối với quátrình tiếp nhận, thụ lý, trình ký, trả kết quả đối với việc giải quyết các thủ tục hànhchính; đồng thời cung cấp thông tin để phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơnvị

Phần mềm cung cấp công cụ để công dân chủ động tra cứu kết quả giải quyết thủtục hành chính trên mạng internet Thông báo tức thời tình hình giải quyết thủ tục hànhchính cho công dân

Phần mềm được xây dựng trên nền công nghệ của hãng Microsoft, phát triển trênmôi trường Net Frame Work; XML, SQL Server 2012 Enterprise Phần mềm được càiđặt trên máy chủ và khai thác trên trình duyệt Internet qua đó người sử dụng dễ dàngvận hành công việc mọi lúc, mọi nơi

Nhìn chung phần mềm là công cụ hỗ trợ cho cơ quan nhà nước tăng cường kiểmtra giám sát tình hình giải quyết thủ tục hành chính trong cơ quan mình, giúp người

dân giám sát quá trình thụ lý giải quyết hồ sơ và đẩy nhanh quá trình thụ lý chống ùntắc trong công tác giải quyết thủ tục hành chính

3.1.2 Vai trò, ý nghĩa của phần mềm trong công tác giải quyết các thủ tục hành chính

Phần mềm một cửa điện tử là công cụ quan trọng giúp các cán bộ trong cơ quanhành chính nhà nước trong việc giải quyết các thủ tục hành chính liên quan tới côngdân tổ chức Nó mang vai trò và ý nghĩa lớn trong việc giải quyết các thủ tục hànhchính nói chung và xây dựng chính phủ điện tử nói chung trong thời đại tin học hóa,hiện đại hóa hiện nay Phần mềm một cửa điện tử giúp công tác giải quyêt thủ tục hànhchính một cách nhanh chóng, đông thời dễ dàng tra cứu tiến độ xử lý công việc quainternet, email, số điện thoại; giúp lãnh đạo theo dõi, nắm bắt tiến độ, kết quả thựchiện công việc của các cán bộ chuyên môn

Phần mềm một cửa điện tử được tích hợp với cổng dịch vụ công giúp công dân,doanh nghiệp giảm thời gian, chi phí trong việc nộp các hồ sơ thông qua dịch vụ côngcấp 3 và cấp 4

Phần mềm giúp cơ quan nhà nước, các tổ chức, các doanh nghiệp có thể nâng caotrình độ quản lý, tạo một bước thay đổi đột phá trong các quy trình giải quyết các thủtục hành chính với sự hỗ trợ hiệu quả của phần mềm hoạt động trên mạng LAN, gópphần thực hiện cải cách hành chính

Nhìn chung, phần mềm một cửa điện tử đóng vai trò quan trọng và cần thiết chocông tác xử lý các thủ tục hành chính, mang lại nhiều lợi ích trong công tác xử lý hànhchính nói riêng và quản lý hành chính của cơ quan đơn vị nói chung, góp phần trongcông tác xây dựng chính phủ điện tử hướng tới của nhà nước

3.1.3 Các phân hệ chức năng của phần mềm một cửa điện tử

Phần mềm một cửa điện tử gồm các phân hệ chính:

Quản trị hệ thống: Phân hệ quản trị hệ thống dùng để quản lý đơn vị, cấu hìnhquy trình, người dùng, phân quyền… Trong phân hệ này, quản trị hệ thống có thể thêmmới, sửa, xóa, tìm kiếm các đối tượng đang được quản trị

Hình 3.3: Màn hình quản lý quy trình

Quản trị file: Phân hệ quản trị file dùng để quản lý các tài liệu giấy tờ trong cácngăn, kệ, tủ,… và các tài liệu được số hóa Trong phân hệ này, quản trị hệ thống có thểthêm mới, sửa, xóa, tìm kiếm giấy tờ, các tủ kệ đựng giấy tờ,

Hình 3.4: Màn hình quản lý file

Quản trị nghiệp vụ: Dành cho các cán bộ chuyên môn thực hiện các quy trình xử

lý thủ tục hành chính Cán bộ có thể thêm, sửa, xóa, tiếp nhận, … hồ sơ công dân

Hình 3.5: Màn hình nghiệp vụ của cán bộ một cửa

Dịch vụ công: Phân hệ này phục vụ chủ yếu nhu cầu của người dân, công dân cóthể xem các thông tin về thủ tục hành chính, cũng như nộp hồ sơ trực tuyến qua mạngđối với các dịch vụ công cấp 3 hoặc cấp 4.

Hình 3.6: Màn hình dịch vụ công trực tuyến

Các chức năng cụ thể như sau:

STT Tên chức năng Tác nhân

chính

Tác nhân phụ

Quản trị hệ thống có thể tìm kiếm phương thức đánh giá

2 Danh mục nhóm tiêu

chí

QTHT Quản trị hệ thống có thể thêm mới

nhóm tiêu chíQuản trị hệ thống có thể cập nhật

STT Tên chức năng Tác nhân

chính

Tác nhân phụ

Mô tả

nhóm tiêu chíQuản trị hệ thống có thể xóa nhóm tiêu chí

Quản trị hệ thống có thể tìm kiếm nhóm tiêu chí

Quản trị hệ thống có thể tim kiếm tiêu chí đánh giá

5 Danh mục thủ tục

hành chính

QTHT Quản trị hệ thống có thể thêm mới

TTHCQuản trị hệ thống có thể cập nhật TTHC

Quản trị hệ thống có thể thêm/sửa giấy tờ cho TTHC

Quản trị hệ thống có thể thêm/sửa đơn vị cho TTHC

Quản trị hệ thống có thể thêm/sửa kiểu hồ sơ cho TTHC

Quản trị hệ thống có thể thêm/sửa biểu mẫu cho TTHC

STT Tên chức năng Tác nhân

chính

Tác nhân phụ

Mô tả

Quản trị hệ thống có thể thêm/sửa dữ liệu biểu mẫu cho TTHC

Quản trị hệ thống có thể xóa TTHCQuản trị hệ thống có thể tìm kiếm TTHC

6 Danh mục mẫu phiếu QTHT

Quản trị hệ thống có thể thêm mới mẫu phiếu

Quản trị hệ thống có thể cập nhật mẫu phiếu

Quản trị hệ thống có thể xóa mẫu phiếu

Quản trị hệ thống có thể tìm kiếm mẫu phiếu

Quản trị hệ thống có thể xóa nhóm phiếu

Quản trị hệ thống có thể tìm kiếm nhóm phiếu

8 Danh mục lĩnh vực QTHT Quản trị hệ thống có thể thêm mới

lĩnh vựcQuản trị hệ thống có thể cập nhật lĩnhvực

Quản trị hệ thống có thể xóa lĩnh vựcQuản trị hệ thống có thể tìm kiếm

STT Tên chức năng Tác nhân

chính

Tác nhân phụ

Quản trị hệ thống có thể xóa giấy tờQuản trị hệ thống có thể tìm kiếm xóa giấy tờ

Quản trị hệ thống có thể xóa kết quả thực hiện

Quản trị hệ thống có thể tìm kiếm kếtquả thực hiện

11 Quản lý phí/lệ phí của

Thêm mới phí cho TTHCThêm mới lệ phí cho TTHCChỉnh sửa phí cho TTHCChỉnh sửa lệ chí cho TTHC

Đồng bộ với danh mục lĩnh vực, nhóm thủ tục hành chính của hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến

13 Quản lý cách thức

thực hiện thủ tục hành QTHT

Thêm mới cách thức thực hiện thủ tục hành chính

STT Tên chức năng Tác nhân

chính

Tác nhân phụ

Mô tả

chính

Chỉnh sửa cách thức thực hiện thủ tụchành chính

Xóa cách thức thực hiện thủ tục hànhchính

14

Quản lý danh sách

loại tài liệu của kết

quả giải quyết TTHC

Quản lý template cho

loại tài liệu của kết

quả giải quyết TTHC

QTHT

Thêm mới templateChỉnh sửa templateXóa templateTải về templateUpload template

16 Điều kiện thực hiện

Xóa căn cứ pháp lý của thủ tục hành

STT Tên chức năng Tác nhân

chính

Tác nhân phụ

Sao chép trường tinĐịnh nghĩa các loại trường tin (input text, input number, datetime ….)Chỉnh sửa trường tin độngXóa trường tin động

19 Thiết kế biểu mẫu

Thêm dòng cho biểu mẫuThêm cột cho biểu mẩuThêm trường tin động vào biểu mẫuThêm mới nhãn

Định nghĩa trạng thái của biểu mẫu : Đang thiết kế, Dự thảo

Thiết lập thời gian hiệu lực của Biểu mẫu

Kéo thả trường tin, nhãn vào hàngXem trước biểu mẫu

20 Quản lý danh sách

Xem danh sách biểu mẫu độngThay đổi trạng thái sử dụng biểu mẫuđộng

Tạo mới biểu mẫu

STT Tên chức năng Tác nhân

chính

Tác nhân phụ

Mô tả

Sửa biểu mẫuSao chép biểu mẫuXóa biểu mẫu ở trạng thái nhápDuyệt biểu mẫu

Tạo bảng liên kết với biểu mẫu trong CSDL (Khi biểu mẫu đã được duyệt)

21 Quản lý căn cứ pháp

lý của biểu mẫu QTHT

Thêm mới căn cứ pháp lý của biểu mẫu

Chỉnh sửa căn cứ pháp lý của biểu mẫu

Xóa căn cứ pháp lý của biểu mẫu

22

Tìm kiếm trường tin

động (trong biểu mẫu)

Cấu hình trường tin được hiển thị trong danh sách

Cấu hình trường tin được ẩn trong thông tin chung

Cấu hình trường tin tìm kiếm full textsearch

Tìm kiếm theo điều kiện với từng trường tin

Cấu hình hiển thị kiểu dữ liệu lên danh sách

23 Thiết lập mẫu in cho

biểu mẫu

Hiển thị mẫu in

STT Tên chức năng Tác nhân

chính

Tác nhân phụ

Gán biểu mẫu vào TTHC với versionlựa chọn và ngày bắt đầu

25 Quản lý định dạng

Thêm mới định dạng văn bản được

sử dụng trong hệ thốngXóa định dạng văn bản được sử dụngtrong hệ thống

Quản trị hệ thống có thể xóa cấu hìnhquy trình

Quản trị hệ thống có thể tìm kiếm quy trình theo từ khóa