THỰC TRẠNG QUI TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY KIỂM TOÁN ERNST YOUNG VIỆT NAM THỰC HIỆN

Tất cả nhân viên đều được trả lương qua tài khoản ngân hàng và lương sẽ được trả một lần vào ngày đầu tháng thường là ngày 7 hàng tháng do đó rủi ro của việc trả lương không đúng thời g

THỰC TRẠNG QUI TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY KIỂM TOÁN ERNST YOUNG

VIỆT NAM THỰC HIỆN

2.1 Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán Ernst & Young thực hiện tại công ty ABC

2.1.1 Lập kế hoạch kiểm toán

a Phân công công việc:

Tiến hành kiểm toán tại công ty ABC, công ty Ernst&Young đã cử ra một nhóm kiểm toán gồm 5 người trong đó có một người phụ trách kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên

b.Xây dựng phương pháp tiếp cận

Chu trình tiền lương và nhân viên là chu trình quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính vì vậy để kiểm toán chu trình tiền lương thì đoàn kiểm toán đã xây dựng phương pháp tiếp cận thu thập thông tin nhằm phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó làm căn cứ để xác định các thủ tục kiểm toán thích hợp

c Tìm hiểu về khách hàng

 Thông tin chung và tình hình hoạt động của doanh nghiệp

Công ty ABC là một công ty cổ phần hoạt động tại Việt Nam được chính thức thành lập vào ngày 23 tháng 11 năm 2004 với số vốn đầu tư trên

600 tỷ đồng Hoạt động chính trong lĩnh vực thương mại như vui chơi giải trí, cho thuê văn phòng, và kinh doanh siêu thị

chứng khoán (là công ty con của công ty ABC) Tuy nhiên, lương của nhân viên công ty chứng khoán được coi như một khoản được thanh toán bởi công

ty ABC thay mặt cho công ty chứng khoán ABC do đó khoản lương này được ghi nhận vào tài khoản 142 (chi phí trả trước ngắn hạn)

Trong suốt năm 2007( tính đến tháng 6 năm 2007), có một vài sự thay đổi lớn trong lực lượng lao động của công ty do chính sách nhân sự mới của công ty Số lượng lao động tăng lên 140 người để đáp ứng nhu cầu của bộ phận chứng khoán vừa mới được thành lập thay vì phải sử dụng nhân lực chứng khoán từ bên ngoài Cũng vì thế, trong năm vừa qua, số lượng nhân viên tăng lên 33 người chủ yếu là bộ phận văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu

về quản lý Thêm vào đó, từ tháng 8 năm 2007, công ty chứng khoán ABC ra đời đã tạo ra một sự tăng lên về số lượng nhân viên Hiện nay, công ty chưa

có chiến lược cụ thể nào trong việc tăng lực lượng lao động của công ty

 Chính sách lương của công ty:

Số giờ lao động qui định là 44 giờ/tuần tức là 5.5 ngày/tuần đối với nhân viên văn phòng và 48 giờ/tuần đối với nhân viên khác

Trưởng phòng của mỗi phòng ban sẽ là người phê duyệt số giờ làm cho nhân viên của họ

Lương của nhân viên văn phòng và nhân viên được tính toán dựa trên

số giờ làm việc trên bảng chấm công

Tất cả nhân viên đều được trả lương qua tài khoản ngân hàng và lương

sẽ được trả một lần vào ngày đầu tháng ( thường là ngày 7 hàng tháng) do đó rủi ro của việc trả lương không đúng thời gian rất có thể xảy ra, trong quá trình kiểm tra hợp đồng lao động và việc thanh toán lương KTV sẽ chú trọng kiểm tra tính đúng kỳ của việc thanh toán lương

Việc làm thêm giờ chỉ được tính khi có sự yêu cầu làm thêm của trưởng phòng và yêu cầu tính thêm giờ cần có sự phê duyệt của trưởng phòng

Cuối tháng bảng chấm công đã có chữ kí của trưởng phòng sẽ được tập hợp và gửi cho phòng nhân sự Phòng nhân sự sẽ tính lương cho từng người dựa trên hợp đồng lao động, tỉ lệ trả lương và được đưa cho kế toán trưởng

Kế toán trưởng xem xét lại một lần nữa sau đó đưa cho giám đốc phê duyệt trước khi vào Sổ Cái

 Chu trình tiền lương – nhân viên của công ty ABC được mô tả như sau:

+ Qui trình tuyển dụng

Khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng lao động, phòng nhân sự sẽ tiến hành các thủ tục từ việc thông báo tuyển dụng, nhận đơn đăng kí, kiểm tra trình độ và phỏng vấn Khi được nhận vào công ty, mỗi nhân viên sẽ được tham dự một khóa đào tạo trong vòng 1 tháng và nhân viên của công ty sẽ phải trải qua 2 tháng thử việc

+ Chính sách đãi ngộ đối với người lao động

Hiện tại công ty chưa có chính sách lương thưởng rõ ràng cho nhân viên ngoài việc thưởng tháng lương thứ mười ba được phòng nhân sự tính theo số tháng lao động

+ Quản lý nhân viên và ghi nhận thời gian làm việc

Nhân viên trong công ty sẽ được quản lý dưới quyền của trưởng các phòng ban thông qua bảng chấm theo dõi thời gian lao động của từng người Trưởng phòng quản lý số giờ lao động của nhân viên thông qua việc phê chuẩn vào các bảng này hàng tuần Cuối tháng trưởng phòng sẽ nộp toàn bộ bảng chấm công của từng nhân viên trong phòng ban mình cho bộ phận nhân

sự để phòng nhân sự tính lương cho mọi người

Khi nhận được bảng chấm công đã có chữ kí của trưởng phòng, nhân viên tính lương sẽ tính toán tiền lương thông qua phần mềm Người lao động

sẽ được nhận tổng lương gồm: lương cơ bản, lương làm thêm ngoài giờ sau khi trừ đi bảo hiểm xã hội (5% lương cơ bản), bảo hiểm y tế (1% lương cơ bản), thuế thu nhập cá nhân…

Chi phí bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế (17%) sẽ được tính toán và đưa vào chi phí lương

Thuế thu nhập cá nhân được tính toán bằng phần mềm của phòng nhân

sự và thực hiện theo luật lao động của Việt Nam

Sau khi được tính toán, kiểm tra và phê duyệt bởi trưởng phòng nhân sự (bà Ngọc) và Tổng giám đốc, lương sẽ được trả thông qua dịch vụ rút tiền mặt của ngân hàng

Bên cạnh lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động, chi phí cho nhân viên còn bao gồm các chi phí khác như chi phí đồng phục cho nhân viên, thưởng cho một số cá nhân có thành tích tốt, chi phí đào tạo và các chi phí khác…

Kế toán tiền lương dựa trên các chi phí phát sinh từ các phòng ban và phân bổ trực tiếp vào giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Khái quát chu trình tiền lương và nhân viên của công ty ABC

Chu trình tiền lương và nhân viên của công ty ABC được khái quát như sau:

Sơ đồ 4: Chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty ABC

sổ Cái với các số liệu ước tính của KTV”

Để có thể đánh giá một cách sơ bộ và xác định các khoản mục có biến động bất thường, KTV tiến hành thực hiện thủ tục phân tích trên bảng cân đối

Phòng nhân sự

Bảng tính thời gian làm việc được phê duyệt bởi trưởng phòng

- Thông báo tuyển dụng

- Thi và phỏng vấn

- Hợp đồng lao động + Thường xuyên + Tạm thời

Kiểm soát hàng ngày

+ Bảng chấm công

+ Hồ sơ nhân viên

+ Quyết định tăng lương

+ Báo cáo làm thêm giờ.

- Kiểm tra phê duyệt của

cấp trên

- Tổng giám đốc phê duyệt

Lương hàng tháng - Người lao động kí vào

bảng lương

- Xác nhận của ngân hàng

Trả lương cho người lao động

- Kế toán tiền lương phân

bổ

- Kế toán trưởng phê duyệt

- Đưa vào sổ Cái

Phân bổ vào chi phí khác

Trước tiên KTV so sánh chi phí lương của năm trước và năm nay trên bảng cân đối kế toán thông qua tài khoản phải trả công nhân viên (tài khoản 334) các khoản trích theo lương ( tài khoản 338) và thuế thu nhập cá nhân và các khoản phải trả phải nộp khác cho người lao động.

Bảng 3: Bảng phân tích chi phí lương

Chi phí lương Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch số tiềnNăm 2007so với năm 2006Tỉ trọng

(%) Lương phải trả CNV 14,824,060,930 15,875,808,750 1,051,747,820 7,09 Các khoản trích theo

lương

1,774,981,536 2,040,535,037 265,553,501 15 Thuế thu nhập cá nhân 1,233,001,794 1,088,757,197 (144,244,597) (11,7) Các khoản chi phí

Tổng 18,563,011,360 20,354,868,481 1,791,857,121 9.65

Qua bảng so sánh chi phí lương của doanh nghiệp qua hai năm 2006 và

2007 KTV nhận thấy chi phí lương của doanh nghiệp tăng lên 1,791,857,121 tức là tăng 9,65%, sự tăng lên này là do trong năm 2007, công ty mới mở thêm công ty con là công ty chứng khoán ABC nên số lượng nhân viên tăng lên do đó chi phí lương cho số lượng nhân viên mới này là nguyên nhân của việc chi phí lương tăng lên

Bên cạnh đó KTV cũng tiến hành phân tích tỉ lệ tổng chi phí lương trên doanh thu như sau:

Bảng 4: Bảng phân tích tổng chi phí lương so với doanh thu

Như vậy, qua bảng phân tích trên KTV nhận thấy cả doanh thu và tổng chi phí lương của doanh nghiệp đều tăng lên tuy nhiên tỉ lệ tổng chi phí lương/doanh thu của năm 2007 nhỏ hơn năm 2006 Trên cơ sở chính sách lương và qui chế quản lý nhân viên trong công ty đã cho thấy doanh nghiệp

đã quản lý chặt chẽ quỹ lương và chi quĩ lương một cách hợp lý, phù hợp với kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Tóm lại, qua việc phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán, KTV rút ra kết luận sự thay đổi trong chi phí lương của doanh nghiệp không có biến động bất thường và sự thay đổi là tương đối hợp lý

e Xác định mức độ rủi ro chung ảnh hưởng đến quá trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty ABC

Công ty ABC là khách hàng thường niên của Ernst & Young Việt Nam nên việc đánh giá hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ không mất nhiều thời gian của KTV

KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên 3 tiêu chí:

- Quản lý thời gian làm việc của người lao động

- Tính lương cho người lao động

- Ghi chép phân bổ tiền lương vào chi phí

KTV chọn ra một số phòng ban và xem xét cách quản lý và phê chuẩn thời gian làm việc của nhân viên trong 6 tháng cuối năm thông qua bảng thời gian làm việc của nhân viên được chuyển đến phòng nhân sự vào cuối tháng, bảng tính lương hàng tháng đã có sự phê duyệt của tổng giám đốc

Bảng 5: Soát xét hệ thống KSNB tại công ty ABC

Các nghiệp

vụ Sai phạm có thể xảy ra Mô tả hệ thống kiểm soát Tình hình thực hiện

hàng tuần cho các nhân

viên của mình hay không.

Thời gian lao động lao động được cập nhật hàng ngày trên hệ thống do nhân viên tự làm Bảng thời gian lao động được in ra và kiểm tra, phê duyệt bởi trưởng phòng để đảm bảo rằng thời gian làm việc thực sự của nhân viên.

Thời gian lao động được ghi chép đầy

đủ, được phê duyệt đúng thời gian.

có được xem xét phê

duyệt của kế toán trưởng

và tổng giám đốc không?

Vào cuối tháng, các bảng thời gian lao động của nhân viên đã được phê duyệt của trưởng các phòng ban sẽ được chuyển đến phòng nhân sự để kế toán tiền lương tính lương.

Bảng lương tổng hợp của được trưởng phòng kế toán xem xét và chuyển cho tổng giám đốc ký phê duyệt.

Lương của nhân viên được tính toán đúng theo qui định trong hợp đồng lao động

như các khoản thu chi liên

quan đến tiền lương có

được xem xét phê duyệt

không và do ai?

Để đảm bảo chi phí lương được phân bổ đúng tài khoản, kế toán trưởng xem xét chứng từ và phê duyệt vào cuối tháng.

Bảng lương hàng tháng đều được kế toán trưởng xem xét, ký phê duyệt.

Dựa trên việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên, KTV xác định rủi ro kiểm soát xảy ra các sai phạm trọng yếu ở mức độ thấp vì việc xem xét phê chuẩn đối với các nghiệp vụ tiền lương và nhân viên đều được thực hiện đầy đủ theo đúng qui trình cụ thể của công ty ABC

Bản chất kinh doanh của khách hàng là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, chi phí lương được tính theo số giờ công lao động nên việc tính

và trả lương tương đối rõ ràng Bên cạnh đó, qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV thấy các chi phí lương phát sinh được phê chuẩn đầy đủ, các nghiệp vụ đã ghi chép và phân bổ được xem xét, kí duyệt một cách đầy đủ của kế toán trưởng và giám đốc Hơn nữa, đây là khách hàng thường niên của công ty, dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trước và xem xét các nghiệp vụ bất

thường phát sinh trong năm nay ( không có nghiệp vụ bất thường), KTV kết luận rủi ro tiềm tàng trong chu trình tiền lương là thấp.

Qua quá trình quan sát, phỏng vấn và xác định được rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát là thấp Rủi ro kiểm toán chung được xác định cho chu trình tiền lương là trung bình, do đó rủi ro phát hiện tương đối cao, KTV cần phải tập trung thu thập bằng chứng đầy đủ, hợp lý và sát thực nhằm giảm tối đa rủi

ro kiểm toán có thể xảy ra

Việc xác định số lượng bằng chứng cần phải thu thập sẽ được KTV thực hiện trong chương trình Micro Start và phần mềm Ernst & Young Random sẽ xác định chính xác những chứng từ, nhân viên nào cần được kiểm tra xem xét

kĩ lưỡng

f Xác định mức trọng yếu MP,TE, SAD

Dựa vào phần mềm GAMX, trưởng nhóm kiểm toán – người lập kế hoạch kiểm toán xác định mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính của công ty ABC (PM – mức trọng yếu kế hoạch) Do khách hàng phải chịu sức ép tăng lợi nhuận chuẩn bị cho việc niêm yết chứng khoán trong năm nay nên việc xác định mức trọng yếu này dựa trên cơ sở lợi nhuận sau thuế và phân bổ cho từng chu trình được kiểm toán (TE: mức sai sót có thể chấp nhận được cho từng khoản mục = 50% PM), những chênh lệch xuất hiện trong quá trình kiểm toán nếu nhỏ hơn TE sẽ được tập hợp vào SAD ( mức sai phạm cho tổng các chênh lệch kiểm toán) để xác định mức độ trọng yếu của tổng những chênh lệch này liệu có ảnh hưởng trọng yếu đến chu trình được kiểm toán hay không

Ta có bảng giá trị các ước tính mức độ trọng yếu của KTV như sau

Bảng 6: Xác định mức độ trọng yếu cho khoản mục tiền lương

g Thiết kế chương trình kiểm toán

Sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, xác định rủi ro kiểm soát, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm toán và tính toán được số lượng bằng chứng cần phải thu thập đối với chu trình tiền lương và nhân viên, kiểm toán viên thiết

kế chương trình kiểm toán cụ thể bao gồm các thủ tục sau:

- Thử nghiệm kiểm soát

+ Khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên

Để khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên, KTV thu thập bảng tính lương và bảng chấm công của 12 nhân viên ở các phòng ban khác nhau và của các tháng khác nhau để đảm bảo việc tính lương có chính xác hay không, đồng thời KTV cũng đối chiếu với hợp đồng lao động xem các mức lương và bậc lương, các khoản khấu trừ theo lương có khớp với nhau không.Bên cạnh đó, KTV cũng kiểm tra tính hợp lý trong việc phân bổ chi phí lương vào các tài khoản và kiểm tra sự phê duyệt trong các bảng tính lương

có phù hợp với chính sách của công ty hay không

+ Khảo sát tiền lương khống

Để kiểm tra tiền lương khống thì KTV kiểm tra số giờ lao động khống,

do đặc điểm của doanh nghiệp, người theo dõi thời gian lao động và người trả lương cho người lao động được tách biệt rõ ràng, việc thông báo chấm dứt thanh toán cho nhân viên đã kết thúc hợp đồng cho phòng nhân sự được thực hiện tương đối tốt do đó khả năng có nhân viên khống là thấp Do công ty có tính thêm giờ làm thêm cho người lao động nên khả năng khai tăng số giờ làm thêm rất dễ bị xảy ra

KTV tiến hành kiểm tra việc phê chuẩn của trưởng các phòng ban trong các bảng chấm công đồng thời KTV quan sát tình hình làm thêm giờ của một phòng ban bất kỳ.

- Thủ tục phân tích

KTV thực hiện phân tích ngang thông qua việc so sánh tổng chi phí lương và số lượng nhân viên của từng tháng trong năm để có một cái nhìn tổng quan về sự biến động của quĩ lương và số lượng nhân viên qua 12 tháng

từ đó phát hiện ra những tháng có biến động bất thường

Nếu tổng chi phí lương lớn thì KTV chú trọng vào việc phân bổ chi phí lương xem có thích hợp không

KTV thực hiện kiểm tra chi tiết chi phí lương trên Sổ Cái các tài khoản

334, 338 và các tài khoản đầu 6 nhằm đảm bảo các mục tiêu: phân loại và trình bày, hiện hữu và phát sinh, chính xác số học ,đầy đủ

+ Khớp số liệu với Sổ Cái nhằm đảm bảo mục tiêu chi phí lương được tính toán và kết chuyển đầy đủ, chính xác

KTV liệt kê chi tiết các khoản mục chi phí trên Số Cái các tài khoản chi phí của 12 tháng và kiểm tra chéo tổng của các khoản chi phí này với bảng tính lương xem số liệu có khớp nhau

+ Xem xét tính dồn tích của chi phí trên các tài khoản 334,338 và các tài khoản chi phí nhằm đảm bảo mục tiêu chính xác số học, đầy đủ, hiện hữu

và phát sinh

2.1.2 Thực hiện kế hoạch kiểm toán

2.1.2.1 Thực hiện thủ tục kiểm soát

Thực hiện khảo sát tổng quan chu trình tiền lương nhân viên và khảo

- Đảm bảo tiền lương cơ bản của từng nhân viên khớp với hợp đồng lao động và chính sách tăng lương có chữ kí phê duyệt của Tổng Giám Đốc.

- Bảng theo dõi thời gian lao động và yêu cầu làm thêm giờ phải có chữ

kí phê duyệt của trưởng các phòng ban

- Đối chiếu giữa bảng thanh toán lương ròng cho người lao động phải khớp với tài khoản ngân hàng của từng người

KTV đã tổng hợp kết quả kiểm tra vào bảng sau:

Bảng 7: Khảo sát các thủ tục kiểm soát tại công ty ABC

và quyết định tăng lương

Bảng chấm công

Bảng tính lương

Hóa đơn chuyển khoản được phê duyệt bởi kế toán trưởng

Hóa đơn chứng từ chung

Chung Trưởng phòng Kế toán trưởng Tổng giám

đốc

Người lập Kiểm sóat Kế toán trưởng

Qua bảng trên KTV thấy các thủ tục kiểm soát nội bộ của công ty được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ từ đó KTV rút ra kết luận hệ thống kiểm soát nội

bộ của công ty ABC là hiệu quả, rủi ro kiểm soát ở mức thấp

2.1.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích cơ bản

Sau khi thu thập đầy đủ các chứng từ, thông tin và các chính sách liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ chung cúa công ty, KTV bắt đầu thực hiện thủ tục phân tích thông qua việc so sánh tiền lương trung bình của một nhân viên và số lượng nhân viên qua 12 tháng trong năm nhằm đảm bảo tiền lương nhân viên trong công ty ABC là hợp lý

Như vậy công việc cần làm là thu thập bảng danh sách nhân viên hàng tháng của công ty để thực hiện việc tính lương trung bình của nhân viên và theo dõi sự biến động số lượng nhân viên trong công ty

Biểu đồ 1: Biểu đồ phân tích thu nhập và tình hình biến động của nhân

viên tại công ty ABC

Nhìn chung chí phí tiền lương biến động cùng với số lượng nhân viên

Cụ thể trong tháng 1 chi phí tiền lương thấp hơn so với các tháng khác vì trên thực tế trong tháng 1 công ty mở thêm dịch vụ chứng khoán và sau đó dịch vụ này đã được tách ra thành một bộ phận chứng khoán của công ty ABC vào tháng 2 với trên 130 nhân viên chứng khoán

Bên cạnh đó, có một sự tăng lên nhỏ trong chi phí tiền lương từ tháng 4

vì công ty bắt đầu thực hiện chính sách tăng lương mới (lương cơ bản tăng từ

750 nghìn lên 900 nghìn và khoản trợ cấp thêm cho nhân viên đã được KTV kiểm tra trên quyết định phê duyệt của ban giám đốc) đối với công ty chứng khoán

Trong tháng tiếp theo có một biến động nhỏ trong chi phí tiền lương là

do một số nhân viên nghỉ việc và nghỉ thai sản

- So sánh với kỳ trước, chi phí tiền lương tăng gần gấp đôi:

+ Giá vốn hàng bán: tăng 84% do việc thành lập phòng chứng khoán từ tháng 2 năm 2007

+ Chi phí bán hàng: tăng 210% do bộ phận quan hệ khách hàng mới chỉ được thành lập từ tháng 10 năm 2006 và số lượng nhân viên năm nay tăng gấp đôi so với năm 2006

+ Chi phí quản lý chung: tăng 58% do dự tăng lên đột ngột (gần gấp đôi) về số lượng nhân viên văn phòng ( nhằm đáp ứng được yêu cầu của dự

Từ tháng 10 đến tháng 11, số lượng nhân viên tăng lên tuy nhiên những nhân viên mới thì chưa được tính bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội do đó mà chi phí lương của công ty không tăng lên trong 2 tháng này

Từ tháng 11 đến tháng 12 có một sự tăng lên đáng kể về số lượng nhân viên của công ty chứng khoán ABC của cả 2 chi nhánh Hà Nội và Thành phố

Hồ Chí Minh, do vậy mà tổng chi phí lương có xu hướng tăng lên

Như vậy thông qua thủ tục phân tích kết hợp với chính sách lương và hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty nhận thấy không có một biến động nào bất thường xảy ra trong qui trình tiền lương và nhân viên tại công ty ABC

Ngoài việc thực hiện thủ tục phân tích tiền lương và nhân viên trong suốt

12 tháng năm 2007, KTV còn thực hiện thủ tục phân tích đối với thuế thu nhập cá nhân tại công ty ABC bằng cách thu thập số liệu thuế thu nhập cá nhân của các phòng ban trong 2 tháng là tháng 9 và tháng 10

Bảng 8: Bảng phân tích thuế thu nhập cá nhân của công ty ABC tháng 9, 10

Tháng Phòng ban Thuế thu nhập cá nhân(PIT)

Thuế thu nhập cá nhân trung bình: 92,044,202

Dự toán thuế thu nhập cá nhân trong 6 tháng 552,265,212

Số liệu theo sổ cái 468,699,516

Chênh lệch 83,565,696

Trong đó:

PIT của công ty chứng khoán 71,654,715

PIT của công ty quản lý quĩ 3,088,889

=> Chênh lệch còn lại 8,822,095

Tóm lại khoản chênh lệch này tương đối nhỏ, không trọng yếu do đó có thể kết luận là thuế thu nhập cá nhân tại công ty ABC được trình bày một cách hợp lý.

2.1.2.2 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết

Sau khi thực hiện thủ tục phân tích và đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV đã có được những kết luận sơ bộ về qui trình hạch toán tại công ty là phù hợp với nguyên tắc kế toán và được thực hiện đúng theo chính sách của công ty ABC Để kiểm tra tính trung thực và hợp lý của qui trình lương và nhân viên tại công ty ABC, KTV tiến hành thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết về tiền lương và các khoản trích theo lương bằng cách thu thập bảng lương chi tiết của ít nhất 5 nhân viên và xem xét tính dồn tích trong tài khoản phải trả công nhân viên và các tài khoản chi phí

 Khớp số liệu với Sổ Cái:

Với mục tiêu đảm bảo các khoản chi phí lương được cộng và chuyển sổ chính xác, KTV thu thập bảng lương, bảng chi tiết chi phí tiền lương hàng tháng trong sổ cái và so sánh tổng chi phí lương hàng tháng với bảng lương

Bảng 9: Bảng kiểm tra chi tiết kết chuyển chi phí tiền lương lên sổ cái

Tháng

TB

Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí quản lý

chung Tổng cộng trên cân đối Chi phí lươngTheo bảng lươngPhải trả CNV

Do số liệu của 6 tháng đầu năm đã được kiểm toán nên KTV chú trọng vào việc kiểm tra số liệu của 6 tháng cuối năm

Theo bảng lương thì tổng chi phí lương chỉ bao gồm tiền lương phải trả cho công nhân viên ( lương cơ bản và thu nhập khác), thuế thu nhập cá nhân

và các khoản trích theo lương ( bao gồm 13% bảo hiểm xã hội, 2% kinh phí công đoàn và 2% bảo hiểm y tế) mà không bao gồm các khoản chi phí khác (đồng phục, phí đào tạo…) cho cán bộ công nhân viên

=> Chênh lệch = 11,073,362,798 – 10,337,527,086 = 735,835,712

Khoản chênh lệch này bao gồm các chi phi:

- Đồng phục cho nhân viên: 186,942,653

- Chi phí khác cho nhân viên: 547,645,210Chênh lệch còn lại: 1,247,849

Chênh lệch này nhỏ hơn SAD nên phần chênh lệch này là không trọng yếu chứng tỏ tài khoản phải trả công nhân viên được trình bày không có sai phạm trọng yếu

 Xem xét tính dồn tích của chi phí trên cơ sở kiểm tra chi tiết các tài khoản (TK 334, TK 338, TK 622, TK 627, TK 642, TK 641)

 Tài khoản 334:

Với mục tiêu đảm bảo tính trung thực của tài khoản phải trả công nhân viên, KTV tiến hành chọn một số nhân viên trong các phòng ban đồng thời thu thập hợp đồng lao động, bảng lương, các khoản phải trả công nhân viên, ủy nhiệm chi và phiếu chuyển khoản ngân hàng

Chi tiết trên tài khoản 334, ta có:

Số dư đầu kì: 1,345,637,786

Nợ 9,970,060,937

Có 9,262,005,696

Số dư cuối kì: 2,053,693,027

o KTV xem xét số liệu bên nợ của tài khoản 334

Trên cân đối thì khoản tiền thanh toán cho nhân viên: 9,970,060,937

Lương đã trả cho công nhân viên 8,623,237,033

công ty ABC ( theo bảng lương)

Chênh lệch : 1,346,823,904 (a)

Qua việc đối chiếu giữa bảng lương và số liệu trên tài khoản 142, KTV thấy trong phần chênh lệch này bao gồm:

Lương của nhân viên công ty chứng khoán ABC : 1,330,620,978

Lương của công ty quản lý quĩ ABC : 44,800,000

Tổng 1,375,420,978 (b)

Chênh lệch ròng (a) – (b) = (28,597,073)

Tóm lại, khoản chênh lệch này không trọng yếu như vậy bên nợ của tài khoản 334 được trình bày một cách hợp lý

o KTV xem xét số liệu bên có của tài khoản 334 bằng việc thu thập tài liệu hợp đồng lao động, bảng lương và ủy nhiệm chi liên quan đến việc thanh toán lương trong tháng 7,8,9,10 và 11 năm 2007.

Bảng 10: Chi tiết phát sinh bên có của tài khoản 334

Ngày tháng Mã chứng từ Nghiệp vụ Số tiền

Tài liệu liên quan Hợp

đồng ủy nhiệm chi lươngBảng Tài liêu khác 2/8/2007 BN-ABC TT lương NV tháng 7/07 1,052,407,058 Có Có Có Có31/8/2007 BN-ABC TT lương NV tháng 8/07 1,112,681,214 Có Có Có Có4/10/2007 BN-ABC TT lương NV tháng 9/07 1,213,695,276 Có Có Có Có5/11/2007 BN-ABC TT lương NV tháng 10/07 1,399,832,577 Có Có Có Có5/12/2007 BN-ABC TT lương NV tháng 11/07 1,685,911,669 Có Có Có Có

Bảng trên cho thấy việc thanh toán lương cho công nhân viên công ty được thực hiện đúng và đủ trong hợp đồng, bảng tính lương và ủy nhiệm chi cho thấy bên nợ của tài khoản 334 được trình bày một cách đúng đắn

Tóm lại tài khoản 334 được trình bày một cách trung thực và hợp lý

Bảng 11: Bảng liệt kê BHXH, BHYT 6 tháng cuối năm 2007

Tháng Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo bảng tính lương Tổng số nhân viên

Theo cân đối (không bao gồm chi phí

của nhân viên công ty chứng khoán) 1,110,051,060

Nhìn chung chi phí bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế dao động theo số lượng nhân viên, khoản chênh lệch giữa số liệu được kiểm toán và số liệu trên cân đối không trọng yếu nên có thể kết luận tài khoản chi phí bảo hiểm xã hội

và bảo hiểm y tế được trình bày một cách trung thực và hợp lý

 Tài khoản chi phí (các tài khoản đầu 6)

Với mục tiêu bảo đảm không có sai phạm trọng yếu trong tài khoản trong chi phí lương, KTV thu thập chi tiết chi phí lương của tài khoản giá vốn, tài khoản chi phí bán hàng và tài khoản chi phí quản lý chung Sau đó, KTV xem xét các khoản lương thưởng cho nhân viên công ty tuy nhiên công ty ABC không có bất kì một khoản lương thưởng nào

KTV đã tổng hợp bảng chi tiết số liệu trong các tài khoản chi phí được tập hợp từ bảng tính lương và số liệu đã được kiểm toán của tài khoản 334, tài khoản 338 và thuế thu nhập cá nhân của nhân viên trong công ty ABC

Bảng 12: Bảng chi tiết số liệu các tài khoản chi phí 6 tháng cuối năm

Số liệu kiểm toán

300607 Số liệu chưa được kiểm toán 311207 Số liệu kiểm toán 311207 Giá vốn hàng bán

Chi phí tiền lương trong giờ 2,524,337,268 2,733,356,516 2,733,356,516 Chi phí tiền lương thêm giờ 143,899,393 69,857,118 69,857,118 Chi phí thuế thu nhập cá nhân 143,136,035 20,871,973 20,871,973 Chi phí BHYT, BHXH 327,181,575 410,603,160 410,603,160 Trang phục, bảo hộ lao động 10,090,000 156,679,400 156,679,400 Chi khác cho CBNV 155,836,000 155,075,604 155,075,604

Tổng 3,304,480,271 3,546,443,771 3,546,443,771 Chí phí bán hàng

- Chi phí tiền lương trong giờ

Tổng 1,459,295,678 1,108,504,680 1,108,504,680 Chi phí quản lý

Chi phí lương trong giờ BP văn

Chi phí lương thêm giờ BP văn

Thuế TNCN BP văn phòng 383,867,311 495,679,582 495,679,582 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ

Trang phục, bảo hộ lao động 29,204,000 30,263,253 30,263,253 Chi khác cho CBNV quản lý 134,545,687 390,859,606 390,859,606

Tổng 4,517,729,734 6,418,414,347 6,418,414,347 Tổng chi phí lương theo cân

đối 9,281,505,683 11,073,362,798 11,073,362,798

Dựa vào bảng trên, KTV thấy số liệu trước khi được kiểm toán và sau khi được kiểm toán khớp nhau do đó có thể kết luận tài khoản chi phí lương cho nhân viên tại công ty ABC được trình bày hợp lý

Ngoài việc xem xét qui trình lương và nhân viên tại công ty ABC, công ty này có công ty con là công ty chứng khoán ABC do đó KTV cũng tiến hành phân tích và kiểm tra chi tiết chu trình tiền lương tại công ty con này

 Kiểm toán chu trình tiền lương tại công ty chứng khoán ABC

Mục tiêu kiểm toán là nhằm đảm bảo tài khoản chi phí lương được trình bày một cách trung thực thông qua việc thu thập bảng lương chi tiết của công

ty chứng khoán, xem xét chi tiết tài khoản 142 (tài khoản chi phí trả trước ngắn hạn và chọn sác xuất một vài nhân viên để kiểm tra hợp đồng, bảng lương, giờ làm việc, ủy nhiệm chi và báo cáo chuyển khoản của ngân hàng

- Trước hết, KTV tiến hành thủ tục phân tích trên chi phí lương và số lượng nhân viên tại công ty chứng khoán ABC

Biểu đồ 2: Biểu đồ phân tích chi phí lương và nhân viên tại công ty

chứng khoán ABC

Bắt đầu từ tháng 8 năm 2007 là sự ra đời của công ty chứng khoán ABC,

và tháng 10 đánh dấu sự hoạt động của công ty chứng khoán ABC chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, điều này cho thấy sự tăng lên về số lượng của nhân viên công ty chứng khoán, biểu đồ trên cho thấy chi phí lương tăng lên cùng với số lượng nhân viên trong công ty, điều này là hợp lý với công ty mới thành lập như công ty chứng khoán ABC

- Tiếp đến, KTV tiến hành kiểm tra chi tiết bằng cách thu thập tài liệu và đối chiếu trên cân đối, ta có bảng sau:

Bảng 13: Chi tiết chi phí lương và các khoản trích theo lương 5 tháng

cuối năm 2007 công ty chứng khoán ABC

Khoản phải trả

Lương ròng Chi phí

lương

Thuế thu nhập cá nhân

Làm

Tháng 12 19,819,577 42,500,000 6,375,000 388,357,143 457,051,720

Tổng 71,666,791 129,710,000 19,456,500 1,330,620,978 1,551,454,269 Chênh

Khoản chênh lệch này là không trọng yếu nên KTV kết luận tài khoản

142 (chi phí trả trước ngắn hạn) được tính toán và trình bày trung thực hợp lý

2.1.3 Kết thúc kiểm toán

 Soát xét giấy tờ làm việc của KTV

Đây là công việc rất cần thiết nhằm làm giảm hạn chế nghề nghiệp của KTV Sau khi kết thúc công việc kiểm toán, trưởng đoàn kiểm toán sẽ xem xét lại tổng thể các phát hiện một lần nữa nhằm giảm rủi ro kiểm toán đến mức thấp nhất có thể Công việc này thông thường là xem xét kết luận kiểm toán có thống nhất với quá trình kiểm toán hay không, giấy tờ làm việc của KTV có tính toán, đầy đủ và trình bày đúng hay không

 Đánh giá các bằng chứng

Nhóm trưởng sẽ đánh giá các bằng chứng thu được có sát thực, đầy đủ

và hợp lý hay không

 Xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày quyết toán

KTV sau khi xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày quyết toán nhận định các sự kiện này không làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính và không làm thay đổi ý kiến kiểm toán

 Lập báo cáo kiểm toán và phát hành thư quản lý

Theo hợp đồng đã kí kết với công ty ABC, công ty kiểm toán Ernst & Young sẽ phát hành báo cáo kiểm toán bao gồm báo cáo của ban giám đốc, báo cáo kiểm toán và thư quản lý theo đúng thời hạn qui định trong hợp đồng Như đã trình bày trong phần chu trình tiền lương và nhân viên nói riêng, ý kiến của KTV đưa ra là chấp nhận toàn phần

2.2 Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty Ernst & Young Việt Nam thực hiện tại công ty XYZ

2.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán

a Phân công công việc

Để tiến hành kiểm toán công ty XYZ, Ernst & Young đã cử ra một nhóm kiểm toán gồm 10 người trong đó có một kiểm toán viên phụ trách kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty XYZ

b Tìm hiểu khách hàng

 Thông tin chung và tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàngCông ty XYZ là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài được thành lập ngày 29/08/2002 theo luật đầu tư nước ngoài của Việt Nam và sửa đổi giấy phép đầu tư vào ngày 15 tháng 3 năm 2006 với việc tăng vốn điều lệ

từ 1,5 triệu USD lên 3,6 triệu USD

Tháng 05/2007, XYZ đã chính thức chuyển đổi thành hình thức công ty

cổ phần theo luật đầu tư mới với số cổ phần đăng kí là 7.800 triệu cổ phần tương đương với 78 tỉ đồng Việt Nam (4,9 triệu USD)

Công ty chuyên sản xuất các loại cửa sổ, cửa đi, vách ngăn bằng vật liệu u-PVC cao cấp, có lõi thép gia cường và hộp kính tiêu chuẩn chất lượng Châu Âu

Hệ thống kế toán mà công ty đang áp dụng hiện nay tuân thủ theo qui định và Chuẩn mực kế toán hiện hành của Bộ Tài Chính nhưng công ty không áp dụng các phần mềm ứng dụng trong công tác hạch toán kế toán của Việt Nam ngoại trừ sử dụng Excel

 Chính sách lương của công ty

- Qui trình tuyển dụng

Qui trình tuyển dụng của công ty do phòng nhân sự và bộ phận hành chính đảm nhiệm dựa trên nhu cầu lao động và công việc của các phòng

ban khác, việc xác định nhu cầu tuyển dụng này phải được Tổng Giám Đốc phê duyệt Đối với những vị trí quan trọng như quản lý, chuyên gia hay vị trí tư vấn thì giám đốc sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng

Tất cả các quyết định liên quan đến nhân viên như thăng chức, tăng lương, nghỉ việc hay việc trả lương hàng tháng đều phải được Giám đốc phê duyệt

Lương qui định trong hợp đồng dựa trên lương cơ bản ( nó cũng là cơ sở cho việc tính bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế Bên cạnh lương cơ bản, nhân viên còn được hưởng thêm khoản trợ cấp tùy thuộc vào phòng ban và

vị trí của từng người

Lương được trả hàng tháng thông qua dịch vụ rút tiền mặt của ngân hàng

- Hình thức trả lương

Công ty sử dụng hai hình thức trả lương đó là trả lương theo sản phẩm

và trả lương theo thời gian lao động Nhân viên văn phòng được áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên bảng theo dõi thời gian làm việc và kế toán tiền lương sẽ tính lương cho nhân viên văn phòng trong bảng lương Công nhân ở bộ phận sản xuất thì được trả lương cả theo năng suất lao động và thời gian lao động

- Các khoản thưởng và trợ cấp:

Mỗi nhân viên sẽ nhận được tiền thưởng là tháng lương thứ 13 (= 1 tháng lương cơ bản) vào cuối năm (đối với nhân viên mới làm việc từ khoảng nửa năm cho đến 1 năm thì họ sẽ nhận khoản thưởng = 1 tháng lương cơ bản * tỉ lệ thời gian làm việc)

- Các khoản trích theo lương

Công ty thực hiện theo đúng luật lao động, hàng tháng công ty trích 17% bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội trên lương cơ bản cho mỗi nhân viên còn 6% là do người lao động đóng góp

Hàng năm, nhân viên được nghỉ 12 ngày phép còn người quản lý được nghỉ 18 ngày phép Với những người nghỉ việc tại công ty thì họ sẽ được nhận tiền trợ cấp nghỉ việc (= ½ lương hàng tháng)

- Cách tính lương và trả lương

Lương bao gồm có lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và tiền trợ cấp cho từng nhân viên

Công ty có 3 bộ phận là bộ phận văn phòng, bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất

Trưởng các bộ phận này sẽ là người phê duyệt thời gian làm việc cho nhân viên của họ

o Bộ phận văn phòng

Dựa vào bảng lương, kế toán tiền lương chuẩn bị phiếu đề nghị thanh toán lương cho kế toán trưởng và Tổng giám đốc phê duyệt trước khi thanh toán lương

Nhân viên văn phòng được trả lương 1 tháng 1 lần và tỉ lệ trả lương sẽ được xem xét đánh giá tăng hàng năm

+ Trợ cấp cho nhân viên bán hàng được tính dựa trên giá trị của hợp đồng bán hàng

Trợ cấp = giá trị của hợp đồng bán hàng * KK: hệ số thu nhập chuẩn và tùy thuộc vào từng loại hợp đồng mà người đó thực hiện

Thêm vào đó, nhân viên được thêm một khoản trợ cấp đi lại hàng tháng = 0.16%* tổng doanh thu thuần ( cao nhất là 350.000 đồng và thấp nhất là 100.000 đồng)

Dựa trên báo cáo doanh thu của bộ phận bán hàng, phòng nhân sự sẽ tính trợ cấp cho từng nhân viên và bảng trợ cấp này sẽ được chuyển cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính và Tổng giám đốc phê duyệt sau đó kế toán tiền lương chuẩn bị phiếu đề nghị thanh toán lương đưa cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính và Tổng giám đốc kí duyệt trước khi thanh toán

oBộ phận sản xuất

Cách tính lương của bộ phận sản xuất phức tạp hơn so với bộ phận hành chính và bộ phận bán hàng, lương của bộ phận sản xuất được tính dựa trên thời gian làm việc và năng suất lao động của từng công nhân.+ Lương thời gian: bộ phận sản xuất sẽ tập hợp và tính lương dựa trên bảng theo dõi thời gian làm việc cho từng công nhân sản xuất

+ Lương sản phẩm: được tính dựa trên bảng theo dõi thời gian làm việc, hệ

số lương và tổng số sản phẩm

Công thức tính lương sản phẩm

Tli = Qo x Hi x Gi ∑ Hi x Gi

Tli: lương sản phẩm của 1 công nhân hàng ngàyQo: quĩ lương hàng ngày của từng bộ phậnHi: hệ số lương của 1 công nhân sản xuấtGi: tổng số thời gian làm việc của 1 công nhân