Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý trung tâm nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ trong giai đoạn chuyển sang cơ chế tự chủ

Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian làm việc tại Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ -

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

HOÀN THIỆN BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ TRONG GIAI

ĐOẠN CHUYỂN SANG CƠ CHẾ TỰ CHỦ

NGUYỄN XUÂN THỦY

HÀ NỘI - 2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ TRONG

GIAI ĐOẠN CHUYỂN SANG CƠ CHẾ TỰ CHỦ

NGUYỄN XUÂN THỦY

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÃ SỐ: 60340102

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VŨ THỊ MAI

HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Trung tâm

Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ trong giai đoạn chuyển sang cơ chế tự chủ” là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, dưới sự hướng dẫn khoa học

của PGS.TS Vũ Thị Mai, chưa được công bố trong bất kỳ một công trình nghiên

cứu nào Các số liệu, nội dung được trình bày trong luận văn này là hoàn toàn đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ

Tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về đề tài nghiên cứu của mình

Hà n ội, ngày 20 tháng 10 năm 2017

Học viên

Nguyễn Xuân Thủy

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt Luận văn “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Trung tâm

Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ trong giai đoạn chuyển sang cơ chế tự chủ ”, học viên xin phép được gửi lời cảm ơn trân thành nhất đến PGS.TS Vũ

trong suốt quá trình hoàn thiện Luận văn

Học viên cũng xin gửi lời cảm ơn đến các Thầy giáo, Cô giáo Khoa đào tạo Sau Đại học, Viện Đại học Mở Hà Nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho học viên trong suốt quá trình học tập

Học viên cũng xin được gửi lời cảm ơn đến ban Lãnh đạo Viện Khoa học và Công nghệ Mỏ- Luyện kim; Ban Lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ cùng toàn thể các anh/chị trong Viện, Trung tâm đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ học viên trong quá trình hoàn thiện Luận văn

Một lần nữa học viên xin trân trọng cảm ơn những giúp đỡ quý báu này !

Hà n ội, ngày 20 tháng 10 năm 2017

Học viên

Nguyễn Xuân Thủy

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

1.1.4 Khái niệm về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 8 1.1.5 Phân chia tổ chức (bộ phận cơ cấu) - mô hình tổ chức 8 1.1.6 Sự phân quyền và giao quyền trong cơ cấu tổ chức 8

1.2.1 Mô hình phân chia bộ phận cơ cấu theo số lượng 12 1.2.2 Mô hình phân chia bộ phận cơ cấu theo thời gian 13 1.2.3 Mô hình phân chia bộ phận cơ cấu theo chức năng trong doanh nghiệp

1.2.4 Mô hình phân chia bộ phận cơ cấu theo phạm vi, vị trí địa lí (địa dư) 14

1.2.5 Mô hình phân chia bộ phận cơ cấu theo sản phẩm sản xuất 15 1.2.6 Mô hình phân chia bộ phận cơ cấu theo đối tượng khách hàng 16 1.2.7 Mô hình phân chia bộ phận cơ cấu theo thị trường tiêu thụ 17 1.2.8 Mô hình phân chia bộ phận cơ cấu theo bộ phận chuyên môn 17

1.3.6 Nội dung tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 26

1.4.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý 28 1.4.2.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý 28 1.4.2.2 Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh

29 1.4.2.3 Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực

1.5.1 Cơ chế tự chủ, lý do phải chuyển sang cơ chế tự chủ 30 1.5.2 Cơ chế tự chủ cho tổ chức khoa học công nghệ công lập 31

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 34 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và chế độ lương của các đơn vị trước khi sáp nhập thành Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công

2.1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 41

2.1.2 Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực của Trung tâm trong giai đoạn tự chủ

48 2.1.2.1 Năng lực về Tư vấn thiết kế và dịch vụ Khoa học Công nghệ 48

2.1.2.4 Sản phẩm và thị trường tiêu thụ sản phẩm 51

2.2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay của Trung tâm Nghiên cứu và Triển

2.2.2 Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Trung tâm 54

2.2.3 Yếu tố con người trong tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm 64 2.2.3.1 Phân tích số lượng, kết cấu và trình độ của lao động quản lý 64 2.2.3.2 Phân tích điều kiện làm việc của lao động quản lý 67 2.2.4 Đánh giá tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm sau năm đầu chuyển

3.2.1 Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Trung

3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý 82 3.2.3 Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy quản lý của Trung tâm 82

3.3.1 Vận dụng mô hình tổ chức bộ máy quản lý ma trận vào kiện toàn tổ chức

3.3.1.1 Mô hình cơ cấu tổ chức theo ma trận - kết hợp được đề xuất 83 3.3.1.2.Giải thích mô hình cơ cấu được đề xuất xây dựng 85 3.3.2 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý 92 3.3.3 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động 94 3.3.4 Nâng cao kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất 95

3.4.1 Về phía Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ 96 3.4.2 Về phía cơ quan quản lý cấp trên - Bộ Công thương 97

PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Viện Viện Khoa học và Công nghệ Mỏ- Luyện kim

Trung tâm ( TT) Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dung Công nghệ

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng điển hình (công ty chế tạo)

13

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức theo địa dư (công ty chế tạo) 14

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm sản xuất (công ty sản xuất mỹ

Sơ đồ 1.4: Mô hình tổ chức theo đối tượng khách hàng (ngân hàng lớn) 16

Sơ đồ 1.5: Mô hình tổ chức theo thị trường tiêu thụ (công ty hóa chất) 17

Sơ đồ 1.6: Mô hình tổ chức theo bộ phận chuyên môn (công ty sản xuất) 18

Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức theo ma trận - kết hợp (công ty kỹ thuật) 19

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học và Công nghệ Mỏ - Luyện

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức Viện Khoa học Công Nghệ Mỏ - Luyện kim sau khi giao quyền tự chủ và hình thành nên Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Công nghệ (từ ngày 15/08/2016) 36

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thực hiện chủ trương của Đảng ủy, lãnh đạo Viện về định hướng chiến lược phát triển Viện trong giai đoạn tới, đặc biệt là thực hiện chủ trương của nhà nước về chuyển đổi mô hình tự chủ, tự chịu trách nhiệm, tự trang trải kinh phí hoạt động, đòi hỏi Viện phải đổi mới phương thức quản lý, tổ chức theo hướng nâng cao hiệu quả, tính chuyên nghiệp, phù hợp với nhiệm vụ, tình hình mới Vì vậy, cần thiết phải cơ cấu lại tổ chức, giao quyền tự chủ về tài chính cho các đơn vị phù hợp với chức năng nhiệm vụ, đáp ứng chiến lược phát triển của Viện trong tương lai

Trên cơ sở các đơn vị của Viện đang hoạt động hoặc được giao quản lý, sử dụng tài sản để hoạt động khoa học và công nghệ (KHCN), ứng dụng kết quả nghiên cứu KHCN vào sản xuất tại Trung tâm Thực nghiệm và Sản xuất Mỏ- Luyện kim Tam Hiệp Để tập trung thành một đầu mối, là một đơn vị độc lập để quản lý hành chính, địa giới, tài sản, lao động và điều hành thống nhất mọi hoạt động của các đơn vị cấu thành dưới hình thức là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Viện, ngày 15 tháng 08 năm

2016, Viện trưởng Viện Khoa học và Công nghệ Mỏ- Luyện kim ký quyết định số 520/QĐ- VML thành lập “Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ” (sau đây được gọi tắt là "Trung tâm") trên cơ sở hợp nhất các đơn vị, bộ phận sau đây:

1 Trung tâm Thực nghiệm và Sản xuất Mỏ- Luyện kim Tam Hiệp

2 Trung tâm Nghiên cứu và Sản xuất Vật liệu kim loại;

3 Trung tâm Thủy tinh công nghiệp;

4 Bộ phận thiết kế và chế tạo thiết bị thuộc phòng Thiết kế Thiết bị và Năng lượng;

Sau khi Trung tâm được thành lập, hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, đòi hỏi phải cơ cấu, sắp xếp lại tổ chức bộ máy quản lý theo hướng tinh gọn phù hợp với chức năng nhiệm vụ ,đáp ứng được chiến lược phát triển của Trung tâm

cũng như của Viện Khoa học và Công nghệ Mỏ- Luyện kim

Thêm nữa, trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường

Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian làm việc tại Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ - là đơn vị sự nghiệp có thu, và mới được cơ quan chủ quản là Viện Khoa học và Công nghệ Mỏ- Luyện kim, Bộ Công thương cho phép chuyển sang hình thức tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo nghị định số 54/2016/NĐ-

CP (hiệu lực thi hành ngày 1tháng 8 năm 2016) của Thủ tướng chính phủ quy định

cơ chế tự chủ của tổ chức khoa học và công nghệ công lập

Xuất phát từ những lý do đó, học viên quyết định lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện

tổ chức bộ máy quản lý Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ trong giai đoạn chuyển sang cơ chế tự chủ” làm đề tài nghiên cứu luận văn

thạc sĩ của mình với mong muốn tìm kiếm các giải pháp có căn cứ khoa học và thực tiễn nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý này, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ của Trung tâm

2 Tổng quan nghiên cứu

Thời gian gần đây đã có một số công trình nghiên cứu, bài báo khoa học, bài đăng liên quan đến hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý như:

- Nguyễn Bá Chiến (2016), Tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về năng lượng trong điều kiện mới, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ (Bộ Nội vụ) Đề tài đã làm

rõ một số vấn đề cơ sở khoa học tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về năng lượng

Đề tài có giá trị thực tiễn cao, nhất là trong bối cảnh Việt Nam đang tổ chức thực hiện Nghị quyết Đại hội XII của Đảng, trong đó đặt ra các yêu cầu tiếp tục phát

triển có chọn lọc công nghệ năng lượng, năng lượng sạch, năng lượng tái tạo và tiếp tục xây dựng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức Chính phủ khóa XIV (nhiệm kỳ 2016 - 2021)

- Nguyễn Thị Hồng Nhung (2013), Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần xây lắp thủy sản Việt Nam, luận văn Thạc sỹ, Đại học Đà Nẵng

Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống chức năng nhiệm vụ, mô hình, cơ chế vận hành và tổ chức lao động của bộ máy quản lý Trên cơ sở lý luận đó phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản lý và đưa gia một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức

bộ máy quản lý tại đơn vị

- Nguyễn Trường Giang (2016), Hiện trạng và giải pháp đẩy mạnh quyền tự chủ của tổ chức khoa học và công nghệ công lập, bài đăng trên Tạp chí Tổ chức nhà nước (Cơ quan Bộ Nội vụ) Bài viết được tác giả đi sâu vào hiện trạng đầu tư và phát triển khoa học công nghệ của Việt Nam trên hai khía cạnh về đầu tư tài chính cho phát triển khoa học công nghệ và tình hình thực hiện cơ chế tự chủ của các tổ chức khoa học và công nghệ Từ đó đưa ra các giải pháp thúc đẩy cơ chế tự chủ của

tổ chức khoa học công nghệ trên hai bình diện là sắp xếp, chuyển đổi mô hình và hoàn thiện chính sách

- Nguyễn Thị Thanh Huệ (2015), Hoàn thiện cơ chế tự chủ tài chính tại Bệnh Viện Bạch Mai, luận văn Thạc sỹ, Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia, Hà Nội Luận văn tập trung nghiên cứu về cơ chế tự chủ tài chính và thực trạng cơ chế tự chủ tài chính tại Bệnh viện Bạch Mai - một đơn vị công lập, tác giả cũng đưa gia các giải pháp nhắm hoàn thiện cơ chế tự chủ về tài chính của đơn vị này

- Hoàng Thị Ngân (2017), Cơ chế tự chủ, giải pháp đổi mới tổ chức và hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập, bài đăng trên website: http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/126/0/1010067/0/36350/, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, Cơ quan Bộ Nội Vụ, Bộ Nội Vụ

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Hệ thống hóa các vấn đề về tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức, ý nghĩa,

mục tiêu hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Từ đó thấy được các yếu tố quyết định

và ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý ở đơn vị

Trên cơ sở các vấn đề lý luận, phân tích, so sánh, đánh giá thực trạng hoạt động của bộ máy quản lý Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ trong giai đoạn chuyển sang cơ chế tự chủ gần đây, tìm ra những chuyển biến tích cực hay tiêu cực, những thành tựu và những hạn chế tồn tại Từ đó đưa ra những giải pháp, đề xuất tổ chức hoàn thiện bộ máy quản lý ưu việt nhất để phù hợp với định hướng phát triển tương lai

4 Câu hỏi nghiên cứu

Để thực hiện được mục tiêu trên, luận văn cần trả lời các câu hỏi cơ bản sau:

- Tổ chức bộ máy quản lý là gì ? Cách thức tổ chức bộ máy quản lý như thế nào ?

Cơ sở để tổ chức bộ máy quản lý là gì ? Làm thế nào để tổ chức một bộ máy quản

- Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Trung tâm Nghiên cứu

và Triển khai Ứng dụng Công nghệ trong giai đoạn chuyển sang cơ chế tự chủ

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ

- Nội dung nghiên cứu: Đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ

- Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ giai đoạn chuyển sang cơ chế tự chủ (Từ tháng 08

năm 2016)

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, luận văn sử dụng các nguyên tắc, phương pháp duy vận biện chứng của triết học Mác-Lênin và phương pháp khoa học khác như: Phương pháp lịch sử, phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp, hệ thống nghiên cứu một cách toàn diện đồng bộ, có tính khả thi và mang lại hiệu quả cao

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn được kết cấu thành 3 chương như sau:

Chương 1: Lý luận chung về Tổ chức bộ máy quản lý và cơ chế tự chủ

Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Nghiên cứu

và Triển khai Ứng dụng Công nghệ

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy

quản lý ở Trung tâm Nghiên cứu và Triển khai Ứng dụng Công nghệ

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

VÀ CƠ CHẾ TỰ CHỦ

1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý và tổ chức bộ máy quản lý

1.1.1 Khái niệm về quản lý

Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất như sau:

- Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác động khác nhau

- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh

để đạt được các mục tiêu đã xác định

Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trưởng và phát triển với hiệu quả cao hơn

Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi

là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượng quản

lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý) Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động

đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra

1.1.2 Khái niệm bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh

Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:

- Về vận hành: Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

- Về biểu hiện: Mô hình, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

- Yếu tố cấu thành: Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy

nhất định” [6, tr.6]

1.1.4 Khái niệm về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp: là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ

đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng

mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý

để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định Công tác tổ chức bao gồm việc xác định và nhóm gộp các hoạt động giao phó quyền hành cho người quản lý

1.1.5 Phân chia tổ chức (bộ phận cơ cấu) - mô hình tổ chức

Một phần trong công việc tổ chức là việc thiết lập ra các bộ phận cơ cấu Mỗi bộ phận cơ cấu thể hiện một lĩnh vực riêng biệt hay một chi nhánh, ngành trong doanh nghiệp Ở đó mỗi người chịu trách nhiệm quản lý có quyền hạn thực hiện những hoạt động chuyên môn nhất định Ở phạm vi nhỏ hơn, nó cũng có thể là một khu vực sản xuất, một bộ phận bán hàng [4, tr.270]

Cơ cấu bộ máy: là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

1.1.6 Sự phân quyền và giao quyền trong cơ cấu tổ chức

Quyền lực trong tổ chức được hiểu là mức độ độc lập trong hoạt động giành cho mọi người để tạo ra khả năng sử dụng sự quyết đoán của họ thông qua việc trao cho

họ quyền ra quyết định hay đưa ra các chỉ thị (cho cấp dưới) [4, tr.360]

Do đó, phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ

cấu tổ chức Nó là khía cạnh cơ sở của việc giao phó quyền hạn Trong mỗi tổ chức đều có mộ sự phân quyền nào đó nhưng cũng không thể có sự phân quyền tuyệt đối Như vậy, quyền hành được giao phó khi cấp trên trao cho cấp dưới quyền được tự ra quyết định (tự chủ) [4, tr.361]

Mục đích chủ yếu của việc giao quyền là làm cho việc xây dựng một tổ chức có thể thực hiện được bởi lẽ không thể tồn tại một cá nhân nào đó trong doanh nghiệp

có khả năng làm đước tất cả mọi công việc cần để hoàn thành mục tiêu như của một nhóm người Khi một doanh nghiệp phát triển, không thể có việc một người nào đó giữ toàn bộ quyền ra các quyết định Thế nên nó có vai trò vô cùng quan trọng trong

Sự giao phó quyền hạn và bắt buộc trách nhiệm là yếu tố vô cùng quan trọng và

có tính quyết định cao đến hiệu quả, hiệu năng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Nó mang lại tính linh hoạt, tự chủ cho người quản lý cấp dưới, giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý cấp cấp cao hơn Bên cạnh đó việc gắn trách nhiệm với quyền hạn làm làm tăng sự cống hiến của các cá nhân đối giành cho tổ chức

1.1.7 Quyền hạn trong cơ cấu tổ chức

Khi người quản lý không được trao những quyền hạn đúng đắn - quyền tự chủ trong việc việc ra các quyết định - thì các bộ phận khác nhau sẽ không thể trở thành các đơn vị lao động phối hợp nhịp nhàng, trôi chảy với nhau để cùng hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp Mối quan hệ quyền lực bất kể ngang hay dọc là những

yếu tố làm cho việc tổ chức có thể tiến hành được, làm cho các hoạt động của các

bộ phận được tận dụng và thực hiện phối hợp trong một tổ chức

Trước tiên, những mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu là điều rất quan trọng và được coi nhưng một phong cách của tổ chức, và những quan hệ về quyền hạn của các thành viên trong tổ chức nhất thiết phải thể hiện ảnh hưởng của mình trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Tuy nhiên, thực chất quyền lực trực tuyến và tham mưu chỉ là những vấn đề về các mối quan hệ quyền lực giữa các

bộ phận cơ cấu trong tổ chức

Các chức năng trực tuyến là những chức năng có trách nhiệm trực tiếp hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp Quyền hạn trực tuyến là quyền được trao cho người giám sát quyền lực trực tiếp đối với các cấp dưới Nó tồn tại trong mọi tổ chức như một thang bậc không thể chia cắt hay một loạt các thứ bậc khác nhau Quyền hạn từ một vị trí quản lý cuối cùng trong một tổ chức đến bất kỳ vị trí thuộc cấp nào càng rõ bao nhiêu thì việc ra quyết định tương ứng và việc thông tin trong

tổ chức càng có hiệu quả bấy nhiêu [4, tr.334]

Các chức năng tham mưu dẽ giúp cho những người quản lý trực tuyến làm việc

có hiệu quả nhất trong việc hoàng thành những mục tiêu hàng đầu trong doanh nghiệp Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn Chức năng của những người làm việc ở ban tham mưu thuần túy là điều tra, khảo sát, nghiên cứu và đưa ra những ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến Chức năng tham mưu trong tổ chức cũng được thể hiện qua chức năng phản hồi thông tin, đóng góp ý kiến hay sự dân chủ trong hoạt động của tổ chức

Ở phạm vi tổng thể của cơ cấu tổ chức, đặc tính của mối quan hệ quyền lực trực tuyến và tham mưu xuất hiện trong toàn bộ tổ chức Một số bộ phận chủ yếu mang tính tham mưu trong mối quan hệ với toàn bộ tổ chức, các bộ phận khác lại có tính trực tuyến Trực tuyến và tham mưu được đặc trưng bởi mối quan hệ chứ không phải được đặc trưng bởi các hoạt động của từng bộ phận [4, tr.337]

Trực tuyến và tham mưu nên được coi là một loại bộ phận mặc dù một bộ phận

có thể chiếm một vị trí có ưu thế trong hệ thống trực tuyến hay tham mưu so với các

bộ phận khác Cần phân biệt trực tuyến theo mối quan hệ về quyền lực chứ không phải theo hành vi thực hiện của con người

Quyền hạn theo chức năng là quyền lực được giao cho một cá nhân hay một bộ phận để có quyền quyền kiểm soát những quá trình, việc thực hiện, chính sách cụ thể hay các vấn đề khác có liên quan đến các hoạt động được tiến hành bởi những nhân viên ở các bộ phận khác Đây chính là loại quyền lực đan chéo của những người đứng đầu các bộ phận với các bộ phận khác trong cơ cấu tổ chức, đặc biệt phổ biến trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo ma trận [4, tr.339]

Quyền hạn theo chức năng không chỉ dành cho những người quản lý ở một bộ phận cụ thể nào, nó có thể được thực hiện bởi những người đứng đầu một bộ phận tham mưu, dịch vụ hay trực tuyến bởi vì họ luôn có thể tập hợp được nguồn lực con người, chuyên gia để trở thành cơ sở cho việc kiểm tra về mặt chức năng

Quyền hạn theo chức năng cần được giới hạn một cách cẩn thận, hạn chế phạm

vi quyền hạn chức năng là rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹc của các cương vị quản lý, tránh tình trạng lạm quyền, lấn quyền - gây mất tính thống nhất, xáo trộn trong cơ cấu tổ chức Người quản lý cao nhất cần đảm bảo rằng phạm vi quyền hạn

đó được chỉ rõ cho những người sẽ sử dụng nó, trường hợp được sử dụng, và cả những người sẽ nằm trong quyền lực này

1.2 Các mô hình tổ chức bộ máy quản lý cơ bản

Nếu không biết cách phân chia toàn bộ tổ chức thành các bộ phận cơ cấu thì sự hạn chế về số thuộc cấp có thể quản lý trực tiếp được sẽ làm hạn chế quy mô của phát triển của doanh nghiệp Việc nhóm gộp các hoạt động và con người thành các

bộ phận giúp cho việc mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế Có nghĩa là làm cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, không chịu sự phụ thuộc bởi quy mô tổ chức

Trên thực tế, không thể tồn tại một cách phân chia tối ưu duy nhất có thể áp dụng cho mọi tổ chức hay mọi hoàn cảnh

Mô hình tổ chức được lựa chọn sử dụng phụ thuộc vào điều kiện cụ thể và vào những yếu tố mà những người quản lý tin tưởng sẽ mang lại kết quả tốt nhất cho họ trong từng hoàn cảnh mà họ gặp phải

Những điều chỉnh trong chiến lược thường đòi hỏi có những thay đổi trong các thức cơ cấu của công ty vì hai lý do chính Thứ nhất, cơ cấu tổ chức phần lớn ràng buộc cách thức các mục tiêu và chính sách sẽ được thiết lập Thứ hai, những thay đổi trong chiến lược đòi hỏi những thay đổi trong cơ cấu là do cơ cấu ràng buộc cách thức và nguồn lực được phân bổ trong quá trình thực hiện chiến lược [ 7, tr.457 ]

Dưới đây là một số các thức phân chia bộ phận cơ bản mà mỗi tổ chức có thể lựa chọn sử dụng, tùy thuộc vào mục tiêu quản lý, đặc điểm hoạt động, quy mô của tổ chức mà nhà quản lý có thể áp dụng cho đơn vị mình Các mô hình này có thể được

áp dụng cho nhiều cấp quản lý khác nhau hay một tổ chức cũng có thể linh hoạt sử dụng nhiều cách thức phân chia bộ phận để xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý riêng

và tối ưu nhất cho tổ chức của mình sao cho hiệu quả hoạt động cao nhất và khả vận hành nhanh gọn, tiết kiệm chi phí nhất

1.2.1 Mô hình phân chia bộ phận cơ cấu theo số lượng

Phương pháp này phân chia bộ phận cơ cấu chỉ theo số lượng thực hiện qua việc tách những người tiến hành cùng một công việc như nhau để đặt họ dưới sự kiểm soát của một người quản lý đứng đầu nhóm

Đây là phương pháp được hình thành sớm nhất trong tổ chức quản lý, Tuy nhiên tính hữu dụng của phương pháp này không còn được phát huy ở thời đại công nghệ phát triển Nhưng nó vẫn tồn tại cho đến ngày nay Ví dụ việc phân chia quân đội trong quân ngũ thành các đơn vị quản lý số lượng như: .> trung đoàn > tiểu đoàn

> đại đội > trung đội >

1.2.2 Mô hình phân chia b

Đây cũng là một trong nh

sử dụng ở các cấp thấp trong t

gian như áp dụng ca, kíp

kinh tế và kỹ thuật, ngày làm vi

1.2.3 Mô hình phân chia b

(mô hình chức năng)

Đây là cách được thừa nh

*Ngu ồn tham khảo: Harold Koontz (1992), Nh

hân chia bộ phận cơ cấu theo thời gian

t trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đờ

p trong tổ chức, là việc nhóm gộp các hoạt động d

ng ca, kíp - phổ biến ở nhiều xí nghiệp Trong đó, v

t, ngày làm việc bình thường không đủ thoản mãn yêu c

hân chia bộ phận cơ cấu theo chức năng trong doanh nghi

a nhận rộng rãi nhất trong thực tế

thu ật, Hà Nội - trang 293; và Ngô Kim Thanh (2012), Giáo

ơ cấu tổ chức theo chức năng điển hình (công ty ch

n thường được áp dụng rộng rãi nhất trong vi

ện hầu hết mọi doanh nghiệp tại một cấp nào

Giám đốc

Marketing và Bán hàng Nghiên cứu thị trường Lập kế hoạch marketing Tuyên truyền

và quảng cáo Quản lý bán hàng Bán hàng

Kỹ thuật

Quản lý kỹ thuật Thiết kế sơ bộ

Kỹ thuật điện

Kỹ thuật cơ khí

Kỹ thuật thủy động Bao gói

Kiểm tra chất lượng

Sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất

Kỹ thuật công nghiệp

Kỹ thuật sản xuất Mua sắm

Dụng cụ

Sản xuất chung

Tài chính

Kế hoạch tài chính Ngân quỹ

Kế toán chung

Kế toán chi phí Thống kê và

xử lý số liệu

Trợ lý giám đốc Hành chính -Nhân sự

ời nhất, thường

ng dựa vào thời

đó, vì những lý do

n mãn yêu cầu

ng trong doanh nghiệp

ếu của quản lý,

Ngô Kim Thanh (2012), Giáo trang 444

n hình (công ty chế tạo)

t trong việc tổ chức các

p nào đó trong cơ

- Ưu điểm: Phản ánh đư

chuyên môn hóa ngành ngh

năng chủ yếu; đơn giản hóa cho vi

chặt chẽ của cấp cao nhất

- Nhược điểm: Chỉ có c

hóa và tạo ra cách nhìn h

của những người quản lý chung; gi

trưởng kinh tế của công ty v

1.2.4 Mô hình phân chia b

*Ngu ồn tham khảo: Harold Koontz (1992), Nh

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ ch

Đây là một cách phân chia khá ph

quy mô lớn hoặc các doanh nghi

nguồn vật chất hay về địa lý

nh được sự liên kết giữa các chức năng; tuân theo nguyên tchuyên môn hóa ngành nghề; giữ được sức mạnh và uy tín giữa các b

n hóa cho việc đào tạo, tạo ra được các biện pháp ki

t

có cấp cao nhất có trách nhiệm về lợi nhuận; quá chuyên môn

o ra cách nhìn hạn hẹp đối với nhân viên chủ chốt; hạn ch

n lý chung; giảm sự phối hợp chức năng; làm cho s

a công ty với tư cách là một hệ thống trở nên khó khă

hân chia bộ phận cơ cấu theo phạm vi, vị trí địa lí

thu ật, Hà Nội - trang 295 và Ngô Kim Thanh

chức theo địa dư (công ty chế tạo)

t cách phân chia khá phổ biến, đặc biệt hấp dẫn đối v

c các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh tr

a lý

Tổng Giám đốc

Giám đốc khu vực miền Bắc Phòng nhân sự Phòng kỹ thuật

Bộ phậnsản xuất Phòng kế toán

Phòng kinh doanh

Giám đốc khu vực miền Trung Phòng nhân sự Phòng kỹ thuật

Bộ phậnsản xuất Phòng kế toán

Phòng kinh doanh

Giám đốc khu Phòng nhân sự Phòng kỹ thuật

Bộ phậnsản xuất Phòng kế toán

Phòng kinh doanh

PGĐ Marketing PGĐ Nhân sự PGĐ Mua sắm PGĐ Tài chính

ng; tuân theo nguyên tắc

a các bộ phận chức

n pháp kiểm tra

n; quá chuyên môn

n chế sự phát triển ng; làm cho sự tăng nên khó khăn

(địa dư)

ếu của quản lý,

Ngô Kim Thanh (2012), Giáo trang 448

i với các hãng có

t kinh doanh trải rộng về

- Ưu điểm: giao được trách nhi

và những vấn đề địa phươ

hiệu quả của các hoạt đ

những đại diện cho lợi ích

tổng quản lý

- Nhược điểm: cần có nhi

hướng làm cho việc duy trì các b

khăn hơn, thậm chí có thể

1.2.5 Mô hình phân chia b

*Ngu ồn tham khảo: Harold Koontz

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ ch

Việc nhóm các hoạt đ

c trách nhiệm cho cấp thấp hơn; chú trọng vào các th

a phương; tăng cường sự kết hợp theo vùng; tận d

t động tại địa phương; có sự thông tin trực ti

i ích địa phương; cung cấp cơ sở đào tạo có giá tr

n có nhiều người để làm công việc tổng quản lý; có khuynh

c duy trì các bộ phận chuyên môn ở trung tâm v

ể cần đến những hoạt động nhân sự, mua sắm

hân chia bộ phận cơ cấu theo sản phẩm sản xuất

thu ật, Hà Nội - trang 302 và Ngô Kim Thanh (2012), Giáo

chức theo sản phẩm sản xuất

t động theo sản phẩm hoặc tuyến sản sản phẩ

Tổng Giám đốc

SXKD sản phẩm A Phòng nhân sự

Phòng kỹ thuật

Bộ phậnsản xuất Phòng kế toán

Phòng kinh doanh

SXKD sản phẩm B Phòng nhân sự

Phòng kỹ thuật

Bộ phậnsản xuất Phòng kế toán

Phòng kinh doanh

SXKD sản phẩm C Phòng nhân sự

Phòng kỹ thuật

Bộ phậnsản xuất Phòng kế toán

Phòng kinh doanh

PGĐ Marketing PGĐ Nhân sựPGĐ Mua sắm PGĐ Tài chính

m ở cấp vùng

ếu của quản lý,

Ngô Kim Thanh (2012), Giáo trang 447

ẩm đã từ lâu có

vai trò ngày càng gia tă

ra được những cơ sở đào t

triển và đa dạng hóa các s

- Nhược điểm: cần đế

giảm việc duy trì các các chuyên môn t

nhiều vấn đề khó khăn đố

1.2.6 Mô hình phân chia b

*Ngu ồn tham khảo: Harold Koontz (1992), Nh

ăng trong các doangh nghiệp quy mô lớn vũng đã là một quá trình ngày càng phát triển Nh

ng hình thức này đều được tổ chức theo chức nă

chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm; đặt trách nhi

p khu vực; cải thiện việc phối hợp các hoạt động chđào tạo có ý nghĩa đối với các nhà tổng quản trị

ng hóa các sản phẩm dịch vụ

ến nhiều đội ngũ có năng lực quản lý chung; có xu th

c duy trì các các chuyên môn tập trung trở nên khó khăn; làm

ối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhấ

hân chia bộ phận cơ cấu theo đối tượng khách hàng

ật, Hà Nội - trang 306

chức theo đối tượng khách hàng (ngân hàng l

c phân chia theo khách hàng thường tỏ ra có ích trong việc nhóm g

a các hãng phải phục vụ cho nhiều loại khách h

òi hỏi của các nhóm khách hàng đã được xác đ

n khích sự chú ý đến đòi hỏi của khách hàng; tững người cung ứng chuyên nghiệp, hiểu bi khu vực bán hàng

Tổng Giám đốc

Cho vay bất

n và thừa Ngân hàng nông nghiệp Ngân hàng sự nghiệp Ngân hàng đvà công cộ

n với nhiều dây

n Những công ty

c năng của doanh

t trách nhiệm sản

ng chức năng; tạo ị; cho phép phát

và công cộng

- Nhược điểm: có thể

ngược nhau; cần có ngườ

hàng; các nhóm khách hàng có th

1.2.7 Mô hình phân chia b

*Ngu ồn tham khảo: Harold Koontz (1992), Nh

vấn đề đào tạo con ngườ

nảy sinh vấn đề phân b

ể khó kết hợp hoạt động giữa các nhu cầu khách hàng trái

ời quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấhàng; các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định được rõ ràng

hân chia bộ phận cơ cấu theo thị trường tiêu thụ

ật, Hà Nội - trang 309

chức theo thị trường tiêu thụ (công ty hóa ch

c theo hướng thị trường ngày càng có vai trò quan tr

c kinh doanh ngày càng có xu hướng theo marketing, chú tr

marketing và làm cho nó có hiệu quả hơn

m: làm cho việc tập trung vào thị trường kênh marketing

thêm cơ hội cho các hoạt động marketing

m: làm mất sự tập trung vào việc phát triển sản phẩm và l

ời hướng vào thị trường nhiều hơn là hướng vào sphân bố sản phẩm tương tự nhưng qua ahir hay nhi

n xuất ở một bộ phận; khó khăn trong việc k

t và hoạt động sản xuất khi marketing quá nhiề

hân chia bộ phận cơ cấu theo bộ phận chuyên môn

Chủ tịch

ộ phận hóa mỹ phẩm tẩy công nghiệpBộ phận chất

Bộ phận hóa chất đồ dùng cho bể bơ

*Ngu ồn tham khảo: Harold Koontz (1992), Nh

-Nhược điểm: có nguy c

cao hơn ở bộ phận này nh

Lập k marketing

Tuyên truy quả Quả

ợc tập hợp trong một bộ phận chuyên môn hóa riêng nh

ệu quả, kiểm tra hoặc cả hai

m được chi phí tập trung các hoạt động chuyên môn vào

n riêng; có khả năng triển khai ở mức cao các chuyên gia

m: có nguy cơ về tính phi hiệu quả của hiệu quả (đạt đư

n này nhưng lại gây tốn kém nhiều hơn cho bộ

ơ phải tiến hành quá nhiều công việc kiểm tra c

Tổng Giám đốc

Marketing

Nghiên cứu thị trường

ập kế hoạch marketing

Tuyên truyền và quảng cáo

Quản lý bán hàng

Bán hàng

PGĐ Hành chính tổng hợp

Phụ trách trợ cấp

và bảo hiểm xã hội Phụ trách công tác xử lý thông tin

Phụ trách hỗ trợ sản xuất

Phụ trách pháp lý

Phụ trách giao dịch

Phụ trách nhân sự

PGĐ Sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất

Kỹ thuật công nghiệp

Kỹ thuật sản xuất

n chuyên môn hóa riêng nhắm

ng chuyên môn vào

c cao các chuyên gia ở những bộ

t được hiệu quả phận cần được

chuyên môn; có vấn đề trong việc đạt được dịch vụ thích hợp cho khách hàng

Bộ phận

cơ khí

Bộ phận điện

Bộ phận thủy lực

Bộ phận luyện kim

Ban quản

lý hoạt

động Z

*Ngu ồn tham khảo: Harold Koontz (1992), Những vấn đề cốt yếu của quản lý,

Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức theo ma trận - kết hợp (công ty kỹ thuật)

Bản chất của việc tổ chức theo ma trận là việc kết hợp các hình thức phân chia bộ

phận theo chức năng và sản phẩm trong cùng một cơ cấu tổ chức Hình thức này

khá phổ biến trong các hoạt động kỹ thuật, nghiên cứu và phát triển

- Ưu điểm: định hướng theo kết quả cuối cùng; xác nhận chuyên môn được đảm

bảo; xác định chính xác trách nhiệm về lợi ích, sản phẩm

- Nhược điểm: nảy sinh sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức; có khả năng

gây bất đồng, thiếu thống nhất về các mệnh lệnh được ban hành cho cấp dưới; đòi

hỏi người quản lý phải có ảnh hưởng tốt với mọi người

=> Một số giải pháp giải cân bằng các xung đột, mẫu thuẫn trong tổ chức quản

lý, phân quyền, phân nhiệm khi áp dụng mô hình tổ chức theo ma trận có thể áp

1.3 Phương hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy nhằm nâng cao hiệu quả hoạt

động

Trên thực tế, không có cách phân chia bộ phận cơ cấu (cơ cấu tổ chức) nào là tốt nhất (lý tưởng) cho mọi tổ chức, mọi hoàn cảnh Do vậy, nhà quản lý phải xác định xem các nào là giải pháp tối ưu nhất qua việc xem xét hoàn cảnh mà tổ chức đang đối mặt, công việc mấu chốt là cách thức tiến hành và những người tham gia quản

lý cùng với khả năng của họ

Việc tổ chức bộ máy quản lý, phân chia bộ phận bản thân nó là phương pháp sắp xếp trật tự các hoạt động, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các mục tiêu Người ta xây dựng tổ chức là để sản xuất có hiệu quả và có kết quả Do vậy, việc phân chia tổ chức trước tiên phải tạo thuận lợi để đạt được các mục tiêu

Thêm nữa, mục tiêu của việc phân chia bộ phận không phải để xây dựng nên một

cơ cấu cứng nhắc mà phải được cân đối theo cấp quản lý và được đặc trưng bởi tính tương hợp và những cơ sở đúng đắn Mục đích của nó là nhóm các hoạt động lại theo cách có thể đóng góp nhiều nhất trong việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp Một người quản lý bộ phận chức năng có thể sử dụng hai hay nhiều cơ sở

để tập hợp các hoạt động vào cùng một cấp tổ chức

1.3.1 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiếtlập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp

- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí

bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất

- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào Điều

đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp

1.3.2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý

- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phương hướng, mục đích hệ thống: Một hệ thống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn như thế nào ( khu vực, cả nước) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phương hướng tương đương Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản

lý sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh

- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối: Tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngành với đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn để

thực hiện được nguyên tắc này

- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường: Việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng

để các cấp quản lý thấp hơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cần thiết

- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả: Tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác động điều khiển của các lãnh đạo

1.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý

Phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý để đưa ra một

mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ

sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của

bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý

- Công nghệ: Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo

sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp

- Môi trường kinh doanh: Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công trên thương trường Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ Việc đề ra các quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau

- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý: Khi cơ

sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao

có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý

- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên: Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn

1.3.4 Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập

hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau

đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp chủ yếu sau:

- Phương pháp kinh nghiệm: Cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như

so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp Do vậy đôi khi phương pháp này còn được gọi là phương pháp tương tự

+ Ưu điểm của phương pháp này là: quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết

để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ + Nhược điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện

cụ thể

- Phương pháp phân tích: Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt

+ Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế của cơ quan, đánh giá được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu

quả hơn

+ Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế

cơ cấu tổ chức mới

Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức được một bộ máy quản lý tốt người ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phương pháp trên Tùy theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phương pháp trên để lợi dụng ưu điểm của chúng

1.3.5 Biện pháp chung nhất cần làm để công tác tổ chức có hiệu quả

- Không lập kế hoạch một cách đúng đắn, tiếp tục áp dụng một cơ cấu tổ chức sau khi các mục tiêu, kế hoạch, môi trường kinh doanh có sự thay đổi

- Không làm rõ các mối quan hệ trong tổ chức, dẫn đến mâu thuẫn, bất đồng quan điểm giữa các bộ phận hay kém hiệu quả

- Cấp trên không giao đủ quyền hành cho cấp dưới, thiếu sự duy trì ủy quyền thích đáng

- Rối loạn trong các tuyến quyền lực hay các tuyến thông tin

- San sẻ quyền lực nhưng không kèm theo trách nhiệm thích đáng hay người không được giao quyền nhưng phải chịu trách nhiệm

- Sử dụng cẩu thả các phương tiện tham mưu cũng như không sử dụng đúng mức quyền hạn chức năng

- Có quá nhiều cấp dưới và không sử dụng đúng các bộ phận phục vụ chuyên môn

- Quá phức tạp hóa, xem nặng tính cơ cấu của tổ chức mà quên rằng hiệu quả quản lý, hiệu quả hoạt động mới là vấn đè trọng tâm

t ổ chức:

- Tránh sai lầm bằng lập kế hoạch:

+ Lập kế hoạch theo lý tưởng: kế hoạch phải phản ánh được mục tiêu và phác họa được các mối quan hệ quyền lực trong đó, việc liên tục điều chỉnh, ứng biến khi các điều kiện thay đổi là thực sự cần thiết

+ Biến đổi theo yếu tố con người: việc kết hợp và sử dụng con người phải xoay quanh mục tiêu của tổ chức

1.3.6 Nội dung tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là các nội dung chủ yếu:

- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý: cần hướng tới và đạt được Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,

- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý: phụ thuộc vào quy

mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý

- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng

- Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý: căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình

tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý

1.4 Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý

1.4.1 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đó chính là lực lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp

nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu

đề ra như tăng năng suất lao động, hạ giá thành

Cơ cấu tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức

Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao

Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính doanh nghiệp đó Nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trình quản

lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các chức năng quản

lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hoá Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.4.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý được ví như những người cầm lái hướng con thuyền sản xuất kinh doanh đi đúng hướng, đạt hiệu quả cao Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của

một tổ chức không phải là bất biến mà là khả biến Nó tuỳ thuộc vào sự biến động của môi trường bên trong và bên ngoài.Khi các yếu tố này thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Trong điều kiện hiện nay của cuộc cách mạng khoa học công nghệ thông tin thì sự tác động của các yếu tố này càng mạnh Chính vì thế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn luôn cần được hoàn thiện Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất

Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tốt sẽ giúp cho mọi người thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình một cách thuận lợi và có hiệu quả hơn Hơn nữa còn gắn mục tiêu riêng của từng bộ phận với nhau và phục vụ mục tiêu chung của tổ chức Đó là nhân tố quyết định sự thành công trong hoạt động của tổ chức

Thêm nữa, một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp sẽ giúp cho tổ chức đó thích nghi với môi trường kinh doanh đầy biến động, nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức đó với các tổ chức khác

m ột đòi hỏi khách quan

Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì