Tuy nhiên hiện nay, hoạt động Truyền thông của doanh nghiệp Nhật Bản chủ yếu hướng vào quảng cáo, xúc tiến thông qua các kênh quảng cáo, và các chương trình xúc tiến tại chỗ.. Chính vì t
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Nhật Bản hiện đang là đối tác chiến lược hàng đầu của Việt Nam không chỉ trong lĩnh vực kinh
tế, mà còn trong các lĩnh vực chính trị, văn hóa, giáo dục Theo Tổ chức Xúc tiến thương mại Nhật Bản (Jetro), hiện có tới gần 2000 doanh nghiệp Nhật Bản lớn nhỏ đang hoạt động tại Việt Nam Việc tăng cường mở rộng hoạt động kinh doanh mang lại ảnh hưởng lớn đối với cộng đồng người tiêu dùng và lao động Việt Nam làm việc tại các công ty này Bên cạnh việc mở rộng kinh doanh, hoạt động Truyền thông, xúc tiến cũng được đẩy mạnh Tuy nhiên hiện nay, hoạt động Truyền thông của doanh nghiệp Nhật Bản chủ yếu hướng vào quảng cáo, xúc tiến thông qua các kênh quảng cáo, và các chương trình xúc tiến tại chỗ Việc làm này tiêu tốn nhiều kinh phí của doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp mới đầu tư tại Việt Nam, các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp khởi nghiệp (Startup).
Bên cạnh đó, trong xu thế hội nhập với nền công nghiệp 4.0, sự minh bạchhóa thông tin của doanh nghiệp là điều cần thiết, mang lại niềm tin cho nhà đầu tư,người lao động và người tiêu dùng
Chính vì thế, dịch vụ VEHO Press - thuộc công ty TNHH Daisei VEHOWorks ra đời, nhằm mục đích không chỉ giúp đẩy nhanh quá trình truyền thông,nâng cao sự hiện diện của doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam, mà còn giúp cungcấp các thông tin mới nhất, mang tính thời sự về hoạt động đầu tư của doanh nghiệpNhật Bản tại Việt Nam
Xuất phát từ thực tế đó, em đã lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu quy trình thựchiện dự án truyền thông tại công ty TNHH Daisei VEHO Works” làm đề tài báo cáothực tập
Do thời gian thực tập có hạn nên báo cáo chưa thực sự đầy đủ và chi tiết, em mong nhận được những đóng góp từ giảng viên hướng dẫn T.S Nguyễn Quang Minh.
Bài báo cáo thực tập bao gồm 04 chương:
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Daisei VEHO Works
Chương 2: Quá trình thực tập tại Công ty TNHH Daisei VEHO Works
Chương 3: Nghiên cứu nội dung phát triển dự án truyền thông
Chương 4: Một số giải pháp, kiến nghị
1
Trang 2CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DAISEI
VEHO WORKS
1.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Daisei VEHO Works
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
1.1.1.1 Thông tin khái quát
Tên công ty: Công ty TNHH Daisei VEHO Works
Công ty 100% vốn đầu tư của Nhật Bản Thuộc công ty mẹ Daisei Every 24Co., Ltd
Vốn điều lệ của công ty là 4.000.000.000 VND, tương đương 180.000USD Công ty có trụ sở chính tại Tầng 2, Tòa nhà 25T2, Lô N05, Đường Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Số lượng nhân viên của Công ty tại ngày 2/8/2019 là 12 người
Trang 3Các nhà đầu tư của Công ty gồm:
Daisei Every 24 Co., Ltd: Một công ty TNHH được thành lập tại Nhật Bản theo Giấy chứng nhận thành lập số 1800-01-084272 do Cục Pháp vụ Nagoya, Nhật Bản cấp ngày 07/11/2016 có địa chỉ trụ sở chính tại 532-27, Matsuyama, Hagiwara, Hagiwara-cho, Ichonomiya, Aichi, Nhật Bản Tại ngày 31/12/2018, Daisei Every 24 Co., Ltd sở hữu 95% vốn góp của Công ty.
Ông Yuki Wajima: Quốc tịch Nhật Bản, hộ chiếu số TR7380690 do Bộ ngoại giao Nhật Bản cấp ngày 20/01/2017, địa chỉ thường trú tại 23-4, Hiyoshi-cho, Tokorozawa, Saitama, Nhật Bản Tại ngày 31/12/2018, Ông Yuki Wajima sở hữu 5% vốn góp của Công ty
Lĩnh vực kinh doanh: Cung cấp dịch vụ
Ngành nghề kinh doanh chính: Cung cấp dịch vụ thiết kế, tư vấn, tích hợp hệthống công nghệ thông tin và dịch vụ tư vấn quản lý (trừ tư vấn pháp luật, tư vấn tàichính, kế toán, kiểm toán, thuế và chứng khoán)
1.1.1.2 Quá trình phát triển của công ty
Vào tháng 6 năm 2017, công ty TNHH Daisei VEHO Works chính thức ra mắt dịch vụ VEHO Press, dịch vụ chính của công ty Đây là dịch vụ chuyên cung cấp các thông cáo báo chí mang tính thời
sự và tin tức về các hoạt động của doanh nghiệp.
Tháng 9 năm 2017, công ty TNHH Daisei VEHO Works là đơn vị tổ chức giải chạy Ekiden - Giải chạy dành cho cộng đồng doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam, được chủ trì bởi Phòng Công nghiệp và Thương mại Nhật Bản (JCCI
Tháng 12 năm 2017, công ty tổ chức sự kiện giao lưu truyền thông lớn nhất, kết nối doanh nghiệp Nhật Bản và các đơn vị truyền thông, báo chí tại Việt Nam.
Tháng 8 năm 2018, công ty chính thức mở rộng hoạt động kinh doanh sangMalaysia
Tháng 7 năm 2019, tăng vốn điều lệ thành công thêm 80,000 USD, tươngđương với 1,864,000,000 VND
Tháng 8 năm 2019, dự kiến mở rộng hoạt động kinh doanh đến 5 nước Đông Nam Á, bao gồm: Malaysia, Thái Lan, Singapore, Indonesia, Philippines
Trang 41.1.2 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Daisei VEHO Works
Bộ phận Truyền thông: Thực hiện các công việc chính liên quan tới cung cấp dịch vụ thông cáo báo chí và đối ngoại đối với các đơn vị truyền thông tại Việt Nam.
Bộ phận Chăm sóc khách hàng: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng, duy trì khách hàng hiện tại Bộ phận giải quyết các thắc mắc, yêu cầu từ phía khách hàng Bộ phận đảm nhận nhiệm
vụ đàm phán và ký hợp đồng với khách hàng.
Bộ phận Phát triển công nghệ (IT): Bộ phận phát triển công nghệ, phát triển Web thực hiện các nhiệm vụ cung cấp các phần mềm công nghệ hiện đại cho công ty để phục vụ các công việc thường ngày Đồng thời, bộ phận này cũng đảm nhận công việc tư vấn công nghệ cho khách hàng thông qua các hợp đồng tư vấn công nghệ.
Bộ phận Kế toán – Hành chính – Nhân sự: Đảm nhận các nhiệm vụ liên quan tới kế toán, hành chính, nhân sự Bộ phận này làm việc với công ty kế toán thuê ngoài SCS, công ty bảo hiểm, văn phòng thuế, sở Kế hoạch và Đầu tư, ngân hàng,
1.1.3 Tình hình kinh doanh của công ty
1.1.3.1 Các hoạt động kinh doanh chủ yếu
Hoạt động tư vấn truyền thông: Công ty chuyên tư vấn truyền thông cho các doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam nói riêng và tại Đông Nam Á nói chung Công ty hỗ trợ xây dựng dự án
truyền thông cho các doanh nghiệp Nhật Bản Thực hiện dự án truyền thông: Công ty thực hiện các dự án truyền thông qua hình thức viết bài Thông cáo báo chí cho các doanh nghiệp Nhật Bản.
Trang 5Tổ chức các sự kiện truyền thông: Gặp mặt doanh nghiệp và báo chí (Media Meetup), Giải chạy Ekiden, tổ chức Thông cáo báo chí.
Tư vấn Phát triển Web/IT: Công ty thực hiện tư vấn phát triển Website/ Landing Page cho các công ty khách hàng, thực hiện SEO/ SEM/ Quảng cáo trên Google và Facebook và các tư vấn công nghệ khác
1.1.3.2 Cách thức hoạt động
Dựa vào danh sách dữ liệu hiện tại mà công ty thu thập được: Danh sách
1200 trang tin/ báo điện tử tại Việt Nam
1425 doanh nghiệp Nhật Bản đang hoạt động tại Việt Nam
1198 đơn vị truyền thông, báo chí tại Việt Nam
982 trang tin/ báo điện tử tại Singapore
1014 doanh nghiệp Nhật Bản đang hoạt động tại Singapore
Và các nước sắp triển khai là Malaysia, Indonesia, Thái Lan,
1.2 Giới thiệu vị trí thực tập
1.2.1 Bộ phận thực tập
Bộ phận cung cấp dịch vụ truyền thông
Đây là bộ phận quan trọng nhất của công ty, nơi tiến hành các công việc cốt lõi để cho ra được sản phẩm truyền thông hoàn hảo nhất
1.2.2 Vị trí thực tập
Trợ lý Giám đốc điều hành và hỗ trợ thực hiện dự án truyền thông
Công việc chính: Biên, phiên dịch các bài viết Thông cáo báo chí từ tiếng Nhật sang tiếng Anh và tiếng Việt Đây là một công việc đòi hỏi năng lực ngôn ngữ cấp độcao, khả năng tập trung trong việc sử dụng các từ ngữ chuẩn xác trong cả ba ngôn ngữ là Anh, Nhật và Việt Với mong muốn có thể áp dụng các kiến thức của tiếng Anh chuyên ngành đã được học tại trường, năng lực tiếng Nhật đã được tích lũy và kĩ năng viết lách đã được rèn luyện, em đã mạnh dạn xin thực tập vào vị trí này
Phiên dịch viên trong các cuộc họp: Trợ lý Giám đốc điều hành trongcác cuộc họp, bao gồm việc chuẩn bị tài liệu, lên kế hoạch và mục đích của buổi họp Liên hệ với đối tác, khách hàng và đặt lịch hẹn Phiên dịch trong quá trình họpmặt
Nhân viên tìm kiếm dữ liệu khách hàng (data searching): Quản lý đội ngũ tìm kiếm dữ liệu, bao gồm dữ liệu của các đơn vị truyền thông và dữ liệu của các doanh nghiệp Đây là kho dữ liệu bảo mật và quan trọng trong quá trình xúc tiến hoạt động kinh doanh của công ty
Trang 61.2.3 Người hướng dẫn thực tập
Họ tên: Maeda Ryutaro
Chức vụ: Giám đốc điều hành, Trưởng bộ phận truyền thôngEmail: ryutaro.maeda@veho-works.com
Số điện thoại: 0822729493
Trang 7CHƯƠNG 2: QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH
DAISEI VEHO WORKS2.1 Nhật ký thực tập
hướngdẫnTuần 1 Ngày - Được giới thiệu vào vị trí thực tập tại công ty sau khi đã
(1/7-5/7) 1/7 qua phỏng vấn với Tổng giám đốc Yuki Wajima
Làm - Đọc và tìm hiểu về lịch sử công ty, cơ cấu tổ chức, tầm
quen với nhìn, sứ mệnh của công ty Được giới thiệu tới từng phòng
phong ban Được đào tạo về phong cách làm việc, tác phong của
cách làm công ty, tuân thủ các điều khoản về quy định giờ giấc, lịch
người
Ngày - Học cách sử dụng các phần mềm trong công việc và
Nhật và 2/7 website của công ty và tiếp cận kho dữ liệu tài nguyên của
- Phí ThịThu Hằng
Riku Osaki
Ngày - Thiết lập tài khoản riêng tại công ty Bao gồm địa chỉ email Nguyễn3/7 và các tài khoản nêu trên Ghi thông tin vào phần mềm giới Thị
thiệu của công ty Làm business card để thuận tiện cho việc Phương
Ngày - Được giới thiệu làm ở bộ phận cung cấp dịch vụ truyền - Maeda
- Nghiên cứu các bài viết đã được đăng tải, tỷ lệ đăng bàiviết và quy trình đăng tải bài viết
Trang 8Ngày - Được hướng dẫn về Marketing, hoạt động Marketing của - Phí Thị5/7 các doanh nghiệp Nhật Bản hiện đang hoạt động tại Việt Thu
Nam Nghiên cứu về tình hình các đơn vị báo chí, truyền Hằngthông tại Việt Nam, bao gồm hai thành phố lớn là Hà Nội
và TP HCM Nghiên cứu hồ sơ dữ liệu bao gồm dữ liệu vềthông tin các doanh nghiệp Nhật Bản
Tuần 2: Ngày - Được hướng dẫn quy trình tham gia vào dự án truyền
Tham 8/7 thông, dự án thông cáo báo chí Các bước chuẩn bị đăng tải
gia vào bài viết lên các trang báo và tạp chí tại Việt Nam
quy trình Ngày - Được hướng dẫn cách dịch, cách biên tập văn phong thông
truyền
9/70 cáo báo chí để đăng báo
phát
thông
cáo báo Ngày - Được hướng dẫn cách chăm sóc khách hàng, cách liên hệ
chí 10/7 khách hàng và giữ quan hệ với đơn vị truyền thông
Ngày - Học về cách giao tiếp, tác phong của người Nhật và quy
11/7 trình đàm phán với khách hàng, kĩ năng giao tiếp với các
đơn vị báo chí
- Maeda Ryutaro
- Phí ThịThu HằngMaeda Ryutaro
- Yudai
Ngày - Chính thức được tham gia vào dự án thông cáo báo chí,
12/7 tiếp nhận bài viết từ phía khách hàng
Tuần 3: Ngày - Tiến hành dịch bài viết R-Techno (Nhật Bản) - 24 năm
Chính 15/7 trong ngành Thiết kế, phân tích Chính thức ra mắt chi nhánh
thức thứ 3 tại Hồ Chí Minh Hướng tới phục vụ doanh nghiệp
tham gia Nhật Bản, Hoa Kỳ
vào dự Ngày - Tiến hàng dịch bài viết R TECHNO (Nhật Bản) - 24 năm
- Phí ThịThu Hằng
- Phí ThịThu Hằng
Trang 9Ngày - Tiến hành sửa bài viết R TECHNO (Nhật Bản) - 24 năm - Phí Thị17/7 trong ngành Thiết kế, phân tích Chính thức ra mắt chi nhánh Thu
thứ 3 tại Hồ Chí Minh Hướng tới phục vụ doanh nghiệp HằngNhật Bản, Hoa Kỳ
Ngày - Tiến hành thiết lập tổng số bài viết được đăng tải - Phí Thị
HằngNgày Gửi báo cáo cuối tuần cho khách hàng và đơn vị truyền - Maeda19/7 thông Tính đến ngày 19/7 có tổng số 10 báo đăng, bao gồm Ryutaro
Chuyên trang Đầu tư tài chính, Tài chính cuộc sống, Tạp chíđiện tử Người làm báo, Báo Kinh tế thời đại, Thời báo ngânhàng,
Tuần 4: Ngày - Chuẩn bị dữ liệu, thông tin liên quan đến hai báo Đảng
Tham 22/7 cộng sản và Tạp chí Châu Á Thái Bình Dương Dịch các
gia họp thông tin đó, chuẩn bị mục đích, đề cương và trình lên Giám
khách - Liên hệ với đơn vị truyền thông, xác nhận lịch gặp mặt
hàng và Ngày - Chính thức tham gia họp mặt đơn vị truyền thông, gặp mặt
đơn vị 23/7 Báo Thời đại, người phụ trách Nguyễn Thị Hưng (Nhà báo,
truyền
biên tập viên) và Tạp chí Châu Á Thái Bình dương, ngườithông
phụ trách Hoàng Dung (trưởng ban biên tập)
- Họp Ban dịch vụ truyền thông, thống nhất một số vấn đềliên quan đến chiến lược duy trì quan hệ với đơn vị truyềnthông Bao gồm: Mục đích cuộc gặp, trình tự các vấn đềcần thảo luận
- Maeda Ryutaro
- Maeda Ryutato
Ngày - Nghiên cứu kĩ quy trình đàm phán với đơn vị truyền thông, - Phí Thị24/7 dịch và in một số tài liệu, tờ rơi giới thiệu về công ty và dịch Thu
Trang 10Ngày - Đi gặp mặt đơn vị truyền thông cùng Giám đốc điều hành - Maeda
- Chuẩn bị thực đơn đồ uống, chuẩn bị tài liệu và máy tính
để Maeda trình bày về mục đích của cuộc gặp mặt, lợi íchmong muốn đạt được của hai bên
- Buổi sáng, gặp Báo Thời đại Buổi chiều gặp Tạp chí Châu
Tuần 5: Ngày - Tiến hành dịch bài viết Imamura Việt Nam tham dự Hội
Báo cáo 29/7 nghị xúc tiến đầu tư Việt Nam - Nhật Bản
tổng kết - Liên hệ với công ty Imamura để xác thực một số thông tin
và đánh trong bài viết
thực tập Ngày - Chỉnh sửa bài viết và tiến hành thiết lập tổng số bài viết
31/7 được đăng tải
Ngày - Báo cáo: Cho đến ngày 1/8, bài viết có 4 báo đăng tải, bao
1/8 gồm Vietnet24h, Báo Thời đại, Asia Channel, Báo Mới
- Maeda Ryutaro
- Maeda Ryutaro
- YukiWajima
- Phí ThịThu Hằng
Trang 11Ngày - Tổng kết về quá trình thực tập Làm bản báo cáo về các
2/8 công việc đã thực hiện được trong 5 tuần thực tập và gửi tới
Giám đốc điều hành Maeda Ryutaro
- Thuyết trình trước toàn bộ nhân viên tại công ty về bài họcthông qua quá trình thực tập tại công ty Đánh giá tiến bộcủa bản thân thông qua bảng đánh giá Self-Assessment
- Đóng góp ý kiến cho công ty về ưu điểm và khuyết điểmdưới góc nhìn của một thực tập sinh
- Thu nhận ý kiến nhận xét từ người phụ trách hướng dẫnthực tập Maeda Ryutaro, và các thành viên khác trong côngty
2.2 Bài học rút ra qua quá trình thực tập
2.2.1 Kiến thức chuyên môn
2.2.1.1 Khả năng ngôn ngữ: Tiếng Anh và Tiếng Nhật
Nâng cao đáng kể khả năng Tiếng Anh, tiếng Nhật Được áp dụng đầy đủ, trọn vẹn các kiến thức ngôn ngữ đã học, nâng cao tất cả các kĩ năng, từ kĩ năng giao tiếp, kĩ năng viết ở trình độ cao, kĩ năng soạn thảo hợp đồng, kĩ năng đàm phán qua mail Được tiếp xúc với một kho tàng từ tiếng Anh, tiếng Nhật chuyên ngành và đa dạng.
Được giao tiếp trong môi trường tiếng Anh, tiếng Nhật đa văn hóa, giao lưu với các thực tập sinh chủ yếu đến từ Nhật Bản, cùng với Malaysia, Việt Nam,
2.2.1.2 Quy trình khởi nghiệp doanh nghiệp công nghệ
Do đây là một startup công nghệ mới thành lập, nên quy trình hoạt động chưa thực sự hoàn chỉnh, sự phân cấp rõ rệt giữa các phòng ban chưa cao, nên em có nhiều cơ hội được giao lưu, tiếp xúc và học hỏi từ các phòng ban khác Hiểu được quy trình điều hành một doanh nghiệp khởi nghiệp đòi hỏi một sự kiên nhẫn cao độ, lối điều hành đúng hướng và kịp thời, việc quản lý nhân sự trong Startup.
Thông qua thời gian thực tập, em được tiếp cận với rất nhiều phần mềm hỗ trợ công việc mới như Airtable, Slack, Asana hay Chatwork mà trước đó chưa từng được tiếp cận Việc áp dụng những thành tựu công nghệ vào kinh doanh là một điều hết
Trang 12sức cần thiết, vừa rút ngắn thời gian làm việc lại mang lại hiệu quả cao Em hy vọng có thể áp dụng các phần mềm này trong quá trình học tập của mình.
2.2.1.3 Marketing, quảng cáo, thông cáo báo chí
Nghiên cứu về hoạt động Marketing của các công ty Nhật Bản, hoạt độngthông cáo báo chí tại Việt Nam, quy trình đăng tải thông cáo báo chí, quy trình cungcấp dịch vụ thông cáo báo chí
Do đây là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đặc biệt liên quan đến báo chí và các đơn vị truyền thông, nên em có cơ hội tiếp xúc không chỉ với môi trường doanh nghiệp năng động, mà còn với môi trường báo chí đầy khắt khe và chuẩn mực.
2.2.1.4 Quan hệ kinh tế quốc tế (Việt Nam - Nhật Bản)
Thông qua các hoạt động xúc tiến, em có cơ hội hiểu được sự vận hành của các doanh nghiệp Nhật Bản Các doanh nghiệp Nhật Bản thường có một sự kết nối rất khăng khít khi cùng hoạt động tại một quốc gia ngoài lãnh thổ Họ thường chia sẻ nhiều thông tin cho nhau,
ưu tiên tin dùng sản phẩm của doanh nghiệp bạn, tạo quan hệ rất tốt, cùng chia sẻ, góp ý lẫn nhau để phát triển tốt hơn Thông qua các hoạt động của Hiệp hội, họ càng thêm gắn kết, nâng cao tinh thần phục vụ cộng đồng và đem lại các giá trị tốt đẹp Đây là một trong những bài học đắt giá dành cho các doanh nghiệp Việt Nam đang hoạt động trong nước cũng như nước ngoài
về sự đoàn kết trong kinh doanh.
2.2.2 Kĩ năng mềm
Tác phong làm việc của người Nhật: Đúng giờ, kỷ luật, kỹ càng, tỉ mỉ Người Nhật nổi tiếng với tác phong đúng giờ, có kỷ luật Trong môi trường làm việc Nhật Bảnthường không có những hình phạt hay các biện pháp mang tính chống chế như máy chấm công, dấu vân tay Môi trường này yêu cầu một thái độ nghiêm túc và tự giác, thểhiện tinh thần cầu tiến, thái độ tôn trọng đối phương, đồng nghiệp và tập thể
Cách giao tiếp trong môi trường đa văn hóa
Làm việc trong môi trường đa văn hóa, với các nhân viên và thực tập sinh đến từ nhiều quốc gia khác nhau tại Đông Nam Á mang đến một cơ hội quý giá để phát triển năng lực của bản thân Đầu tiên là kĩ năng giao tiếp, biểu đạt ý kiến và từ ngữ một cách dễ hiểu nhất, tránh gây hiểu nhầm cho đồng nghiệp
và không làm mất thời gian
12