LỜI MỞ ĐẦU“Trăm hay không bằng tay quen”, thấu hiểu điều đó, trường Đại học Ngoạithương, viện Kinh tế và Kinh doanh quốc tế cũng như các thầy cô luôn tạo điều kiệncho chúng em trong việc
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU NƠI THỰC TẬP 3
1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam 3
1.1.1 Thông tin khái quát 3
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 4
1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh 5
1.1.4 Giá trị cốt lõi 6
1.1.5 Cơ cấu tổ chức 6
1.2 Phòng Xuất nhập khẩu – nơi trực tiếp thực tập 6
CHƯƠNG 2: NHẬT KÍ THỰC TẬP 9
2.1 Nội dung thực tập và trải nghiệm 9
2.2 Nhật kí thực tập từng ngày 9
CHƯƠNG 3: CẢM NHẬN, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐỢT THỰC TẬP 24
3.1 Liên hệ giữa lý thuyết và thực tiễn chuyên ngành 24
3.2 Các kiến thức, kĩ năng, thái độ mà bản thân thu nhận và rèn luyện được 25 3.3 Đánh giá hiệu quả của đợt thực tập đối với quá trình rèn luyện bản thân trong tương lai 25
CHƯƠNG 4: NHỮNG KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ TRƯỜNG TRONG HỌC PHẦN THỰC TẬP GIỮA KHÓA VÀ CÁC HỌC PHẦN LIÊN QUAN 27
4.1 Những kiến nghị về các học phần trong chương trình đào tạo 27
4.2 Những kiến nghị đối với học phần thực tập giữa khóa 28
KẾT LUẬN 29
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
“Trăm hay không bằng tay quen”, thấu hiểu điều đó, trường Đại học Ngoạithương, viện Kinh tế và Kinh doanh quốc tế cũng như các thầy cô luôn tạo điều kiệncho chúng em trong việc tìm hiểu thực tiễn không chỉ trên kết quả quan sát được mà
cả về quy trình, cách thức vận hành bên trong qua từng học phần Tuy nhiên, phảitới học phần Thực tập giữa khóa, thực tiễn mới được thể hiện một cách chân thực vàtrọn vẹn nhất
Kì thực tập giữa khóa là cơ hội cho em cũng như các bạn được sống trong mộtngày làm việc, có những góc nhìn mới hơn, chi tiết hơn, thực tế hơn từ doanh nghiệpnhìn ra xung quanh Không còn những vấn đề mang tầm vĩ mô như chính sách kinh tế,
hệ thống luật điều chỉnh các vấn đề thương mại quốc tế, chúng em tiếp cận vấn đề
ở mức nguyên tử nhất: cách viết một tờ chứng từ như thế nào, đóng dấu nó ở đâu,scan ra thế nào, gửi nó cho ai, viết một lá thư, tra cứu từng thông tin xác thực…Cũng là những trải nghiệm về văn hóa làm việc như cách mọi người ăn mặc, nóichuyện với nhau và với đối tác, dùng một bữa trưa cùng nhau…
Tất cả những trải nghiệm thú vị đó cho em cái nhìn rõ ràng hơn về những vấn
đề đã được đề cập trong các học phần đã học như hiểu các chính sách xúc tiếnthương mại được học trong môn Quan hệ Kinh tế quốc tế và Chính sách Thươngmại quốc tế cụ thể nó có hình hài như thế nào khi đến tới quy mô doanh nghiệp; quytrình nhập khẩu hàng và phương thức vận chuyển, thanh toán cho một loại hàng cụthể, ở từng quốc gia cụ thể giống và khác với quy trình chung trong các môn họcGiao dịch thương mại quốc tế, Logistics và vận tải quốc tế, Thanh toán quốc tế,Nghiệp vụ hải quan như thế nào; văn phong viết thư tín cho đối tác có giống nhưtrong học phần Commercial Correspondence hay không; các nhân tố bên trong(người lao động, văn hóa…) cụ thể trong doanh nghiệp nó như thế nào, tác động cụthể tới công việc hàng ngày của doanh nghiệp (hoạt động marketing, hoạt động đầu
tư xúc tiến) so với các nội dung nghiên cứu trong học phần Marketing căn bản,Marketing quốc tế có gì cụ thể hơn
Trang 3Bài báo cáo của em trong kì thực tập giữa khóa được trình bày theo 4 chương với nội dung cụ thể như sau:
Chương 1: Giới thiệu nơi thực tập
Chương 2: Nhật kí thực tập
Chương 3: Cảm nhận, đánh giá hiệu quả đợt thực tập
Chương 4: Những kiến nghị đối với nhà trường trong học phần thực tập giữa khóa và các học phần liên quan
Để có một kì Thực tập giữa khóa hiệu quả và thu nhận được nhiều kiến thức,
em xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của Ms Vũ Thị Thu Hoài và toànthể các cán bộ công nhân viên Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam cũng như giảngviên hướng dẫn – TS Nguyễn Quang Minh trong việc định hướng cách thức tiếpcận kì thực tập Em rất mong nhận được nhận xét từ phía Công ty và Giảng viênhướng dẫn – TS Nguyễn Quang Minh để có thể khai thác tốt hơn cơ hội trải nghiệmnghề nghiệp và nâng cao năng lực bản thân sau này
Một lần nữa, em xin trân trọng cảm ơn!
Trang 4CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU NƠI THỰC TẬP 1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam
1.1.1 Thông tin khái quát
- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam
Bằng tiếng Anh: Biovegi Vietnam Joint Stock Company
Tên viết tắt: Biovegi Vietnam.,JSC
- Mã số doanh nghiệp: 0102573257
- Loại hình pháp lý: Công ty cổ phần
- Ngày thành lập: 23/11/2009
- Tên người đại diện theo pháp luật: Ngô Thị Thu Hằng
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
0163 Hoạt động dịch vụ sau thu hoạch
0162 Hoạt động dịch vụ chăn nuôi
Trang 50161 Hoạt động dịch vụ trồng trọt
Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động
4620 vật sống
(Trừ loại Nhà nước cấm)Sản xuất thực phẩm khác chưa được phân vào đâu
1079 Chi tiết: Sản xuất thực phẩm dinh dưỡng, thực phẩm chức
năng (không bao gồm: dược phẩm và các loại Nhà nước cấm)
5210 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
(Không bao gồm: Kinh doanh bất động sản)Dịch vụ đóng gói
8292 (Không bao gồm: Hoạt động san chiết, đóng gói thuốc bảo vệ
thực vật, dược phẩm)Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được
8299 phân vào đâu
Chi tiết: Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh;Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu
4669 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu
Chi tiết: Bán buôn phân bón (trừ loại Nhà nước cấm)
4721 Bán lẻ lương thực trong các cửa hàng chuyên doanh
1075 Sản xuất món ăn, thức ăn chế biến sẵn
1020 Chế biến, bảo quản thuỷ sản và các sản phẩm từ thuỷ sản
0232 Thu nhặt lâm sản khác trừ gỗ
0118 Trồng rau, đậu các loại và trồng hoa
Nguồn: Cổng thông tin quốc gia về đăng kí doanh nghiệp
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Từ khi thành lập, Biovegi đã không ngừng hoàn thiện và phát triển lớn mạnh
cả về quy mô hoạt động cũng như hệ thống sản phẩm với các cột mốc quan trọng:
Trang 6 20/12/2007:Công ty TNHH Công nghệ xanh Hưng Phát ra đời với
thương hiệu Biovegi và ra mắt thị trường sản phẩm Rau mầm siêu sạchBiovegi công nghệ Nhật Bản
2008: Bắt đầu phân phối các sản phẩm nấm tươi Biovegi nguồn gốc
Việt Nam, Hàn Quốc ra thị trường
2009: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi từ
Hiệp hội nấm Hàn Quốc với sản phẩm phổ biến nhất là nấm Kim châm HànQuốc
2013: Đưa vào thị trường các loại hoa quả nội địa tiêu biểu và hoa quả nhập khẩu từ những thị trường lớn như Mỹ, Úc, New Zealand, Nam Phi,
2013: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi
thương hiệu HOKTO bao gồm nấm Bunapi, Bunashimeji và Maitake từ
2014:Được lựa chọn là nhà phân phối chính thức các sản phẩm Kiwi
Zespri từ New Zealand tại thị trường Việt Nam
2014:Công ty Cổ phần Biovegi Miền Nam được thành lập với mục tiêu đưa sản phẩm nấm tươi và trái cây nhập khẩu tới người dùng tại khu vực
miền nam Việt Nam
11/2014:Chuyển đổi tên và loại hình công ty từ Công ty TNHH Công nghệ xanh Hưng Phát thành Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam.
5/2017: Thành lập chi nhánh Đà Nẵng của CTCP Biovegi Miền
Trang 71.1.5 Cơ cấu tổ chức
Là công ty được thành lập theo mô hình công ty cổ phần, BiovegiVietnam,.JSC có cơ cấu tổ chức tuân theo Luật doanh nghiệp 2014, cụ thể đượcminh họa bởi sơ đồ dưới đây:
Đại hội đồng
Cổ đông
Hội đồngquản trị
Giám đốc
1.2 Phòng Xuất nhập khẩu – nơi trực tiếp thực tập
Phòng Xuất nhập khẩu tại Biovegi Vietnam.,JSC chịu trách nhiệm làm việc vớinhà cung cấp, dịch vụ cảng, ngân hàng trong việc mua hàng, nhận hàng và thanh toántiền hàng cũng như hỗ trợ phòng Marketing online, phòng Hành chính, phòng Kế
Trang 8toán trong việc xử lý chứng từ đối với các bên có lên quan (khách hàng, cơ quan thuế…).
Quy trình đối với một đơn hàng cụ thể như sau:
Trang 9Giao kết hợp
cung cấp cho chứng từ và khai hải quan, chứng từ vàcác phòng ban thực hiện thanh kiểm tra thông kiểm tra ngày
Cán bộ trực tiếp hướng dẫn thực tập tại phòng Xuất nhập khẩu:
Họ và tên: (Ms) Vũ Thị Thu Hoài
Chức vụ: Import Manager - Biovegi Vietnam JSC.
Trang 10CHƯƠNG 2: NHẬT KÍ THỰC TẬP 2.1 Nội dung thực tập và trải nghiệm
Dưới sự hướng dẫn của …, em có cơ hội được thực hành một phần các nghiệp
vụ trong quy trình của phòng Xuất nhập khẩu nói trên và thực hiện một số công việcmang tính chất đặc thù của văn phòng
Các nhiệm vụ liên quan đến các nghiệp vụ xuất nhập khẩu:
- Học cách kiểm tra bộ chứng từ và lập bộ chứng từ hoàn chỉnh
- Tra cứu ngày hàng đến (ETA)
- Tra cứu tình trạng tờ khai hải quan, lấy tờ khai điện tử thông quan
- Chuẩn bị chứng từ thanh toán cho lô hàng
- Thanh toán hợp đồng thông qua chuyển tiền quốc tế
- Dịch thư tín thương mại
- In, scan tài liệu
- Chuyển chứng từ giữa các phòng ban, lấy dấu vào chứng từ
- Phân loại và lưu trữ bộ chứng từ hoàn chỉnh
- Nhập hồ sơ các đơn hàng về trên hệ thống quản lý nội bộ
Các trải nghiệm khác tại doanh nghiệp:
- Văn hóa làm việc: văn hóa ngồi làm việc, văn hóa ăn trưa, văn hóa giao tiếp với đồng nghiệp, với đối tác…
- Thăm quan và giao tiếp với các bộ phận, phòng ban
Trang 1130/6/2019 Tự chuẩn bị cho - Tìm hiểu về công ty: lịch sử hình thành và phát
buổi đi thực tập triển, các sản phẩm, đối tác, các hoạt động gần đây
https://biovegi.com.vn/ vàthông qua cổng thôngtin quốc gia về đăng kí doanh nghiệphttps://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx1/7/2019 Đến phòng Xuất Bộ chứng từ Lô hàng Nho từ Los Angeles.
13h – 17h nhập khẩu – Tra cứu ngày hàng đến: + Lên internet tìm cách tra
Công ty cổ phần cứu, được hướng dẫn qua tra cứu hành trình conBiovegi Việt tàu tại marinetraffic.com nhưng không thấy tàu vềNam nhận công cảng Việt Nam, vì có chuyển tải qua tàu khác.việc + Được hướng dẫn cách tra ngày hàng đến: tìm
hãng tàu và nhập số vận đơn, sẽ xem được toàn bộ
- Gặp và chia sẻ hành trình và chuyển tải
nguyện vọng với + Vấn đề thắc mắc với người hướng dẫn: Thực tếPhó giám đốc có chuyển cảng và đổi tàu nhưng vận đơn chỉ cóCông ty cảng đi, cảng đến và tên con tàu đầu tiên thì có sao
không => không sao, Hải Quan họ check được và
- Làm quen, giới cũng dựa vào manifest của hãng tàu nữa
thiệu tại phòng + Trên vận đơn ghi điều kiện vận chuyển nho: 0oCXuất nhập khẩu Tự nghiên cứu thêm về điều kiện bảo
quản các loại nông sản Trước đó em đã
- Gặp trưởng nghĩ không thể bảo quản hoa quả tươi ở 0 o C
phòng nhân sự để vì cho rằng nhiệt độ đó làm đóng băng nước
làm thủ tục thực trong hoa quả, sau này lúc bán sẽ bị nẫu.
tập và nghe Nhưng rất nhiều hoa quả được bảo quản ởhướng dẫn thực 0-2oC hoặc âm độ C
hiện nội quy Tự nghiên cứu thêm về container
nhiệt độ (refrigerated container): dung tích
- Làm quen với tối đa, cách thức phần máy lạnh hoạt động,
bộ chứng từ nhập
Trang 12khẩu: tra cứu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận
ngày hàng đến, hành container nhiệt
so khớp dữ liệu So khớp chứng từ: tự đọc và so sánh các địa chỉ, trong chứng từ. tên tàu, cảng bốc dỡ, ngày tháng, số hiệu vận đơn,
hợp đồng, hóa đơn, số seal trên container, mô tảhàng hóa…
Một số vấn đề trong quá trình đọc chứng từ: phânbiệt số seal và số container, chú ý các tên viết tắtcủa các công ty: LTD, LLC (Công ty Trách nhiệmhữu hạn), JSC (Công ty cổ phần)
Trải nghiệm làm việc: Buổi đầu tiên em hơi hồi hộp, cái gì cũng
nhanh nhanh chóng chóng làm gấp rút, ghim tệp giấy mà cũng run taylàm rơi dập ghim, nhưng mọi người cũng không nói gì Sau đó em cốgắng bình tĩnh lại, tự trấn an bản thân để có thể làm việc cẩn thận và
tự nhiên hơn Mọi người trong phòng rất nhiệt tình, em được giải đápnhiều câu hỏi về những điều mới hoặc những sai biệt giữa kiến thứcđược học về chứng từ với hoạt động thực tế
3/7/2019 Phân loại chứng Thời gian lưu trữ chứng từ là 05 năm, theo yêu cầu13h – 17h từ theo từng bộ, của cơ quan Hải quan
thực hiện lưu trữ Vấn đề: các chứng từ gốc không được chuyển vềchứng từ cùng một lúc => Để thuận tiện và nhanh chóng
nhất thì ngay khi chứng từ về sẽ chưa tìm khớpngay mà sẽ xếp theo từng loại chứng từ, rồi saumột khoảng thời gian sẽ phận loại các chứng từthành từng bộ đúng thống nhất thông tin
Để có thể phân loại chính xác từng bộ, em nghĩ đếncác số hiệu mang tính duy nhất: số vận đơn, số tờkhai HQ Tuy nhiên các loại chứng từ được sắp xếpngẫu nhiên => tìm được hai tờ giấy cùng số hiệu ởhai chồng là rất khó
Trang 13Giải pháp nghĩ ra: sắp xếp mỗi loại chứng từ theo
số hiệu tăng dần => tìm lần lượt chứng từ tươngứng
Được hướng dẫn thêm là có thể phân loại theongày tháng sẽ dễ tìm kiếm đối chiếu sau này hơn.Tuy nhiên việc phân loại theo số hiệu cũng phầnnào đảm bảo thứ tự về ngày tháng rồi
Trải nghiệm làm việc: Thật sự việc phân loại chứng từ nghĩ cách
cũng không lâu nhưng lúc thực hiện rất căng thẳng Số hiệu hay cảngày tháng trên chứng từ viết rất nhỏ, lại không phải lúc nào cũng ởcũng một vị trí tương đối trên tờ giấy Do đó khi công việc hoàn thành
em đã rất vui, cảm giác mình đã làm rất nhiều vậy Sau khi hoàn thànhcông việc, em có thời gian quan sát mọi người làm việc thì phát hiện
cô Hoài có trí nhớ rất tốt: cô nhớ rõ nhà cung cấp nào trong tháng đó
có lô nào lô nào, có chứng từ chưa, đã gửi cho bên này bên kia chưa…
Cô nhớ cả các deadline của những người khác để nhắc mọi người làm,nhìn chứng từ cực nhanh Em nghĩ lúc nào đó phải hỏi xin phươngpháp ghi nhớ của cô để tự trau dồi cho mình
5/7/2019 - Trao đổi về quy - Quy trình nhập khẩu trên thực tế cũng rất giống13h – 17h trình nhập khẩu lý thuyết được học, tuy nhiên doanh nghiệp thường
trên lý thuyết và không đảm nhiệm hết tất cả công đoạn mà chia nhỏtrong thực tế tại ra, từng phòng ban hoặc thuê dịch vụ để thực hiện.công ty Cách thực hiện các quy trình có phần đơn giản hơn,
thực tế hơn và tiết kiệm chi phí hơn, chẳng hạn việckiểm tra hàng là tự kiểm tra, với các tranh chấpphát sinh chủ yếu được giải quyết bằng thươnglượng và thường là thương lượng trực tiếp vớingười bán (do mua theo điều kiện CIF Incoterms2010) Người bán sẽ trực tiếp bồi thường (có thểsau vài ngày đến cả tháng) rồi đi khiếu nại các bên
Trang 14- Kiểm tra bộ liên quan Điều này có được là do mối quan hệ lâuchứng từ của lô dài giữa các bên.
hàng vận chuyển - Chứng từ vận chuyển hàng không là air waybill,bằng đường hàng trên đó có rất nhiều kí hiệu viết tắt, có thể tự trakhông cứu tại https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/van-don-
duong-hang-khong-airway-bill-awb.htmlNói chung, các vấn đề trên chứng từ vận tải hàngkhông, cách tra cứu ETD không có gì khác Tuynhiên vì thời gian vận chuyển rất nhanh, tính bằngvài ngày và có thể chính xác từng phút, nên việckiểm tra chứng từ phải nhanh chóng và chắc chắn.Nếu lỡ chứng từ sai phải chậm ngày nhận hàng sẽchịu phí lưu kho hải quan không nhỏ
Trải nghiệm làm việc: Các chứng từ nhận được là các bản scan, khi
mở trên laptop để kiểm tra bị giới hạn về không gian nên phải mở qua
mở lại rất khó so khớp Em đã đưa ra kết luận là chứng từ phù hợp saumột thời gian không ngắn quan sát, nhưng sau đó đã nhận được câu trảlời là có vấn đề đến mức có thể không được lấy hàng Lúc đó em vẫntiếp tục tìm kiếm nhưng không ra, đến lúc hết giờ vẫn chưa thấy Saukhi về nhà, em đã lập một bảng tính, điền các thông tin độc lập từ từngchứng từ để so khớp lại với nhau Tuy chậm, nhưng cũng không quá
20 phút cho một lô hàng và đảm bảo chắc chắn mình không bỏ sótthông tin gì có thể gây bất lợi cho quá trình nhận hàng Công việc nàythực sự vừa cần nhanh, nhưng quan trọng hơn cả là sự cẩn thận và kinhnghiệm để có thể nhanh chóng và chính xác tìm ra các vấn đề trọngyếu Cơ bản nhất là thông tin các bên (tên – chú ý tên viết tắt cũngkhông nên; địa chỉ), cảng đi cảng đến, xuất xứ, số lượng
8/7/2019 - Học chuẩn bị bộ Việc thanh toán tại công ty được thực hiện qua13h – 17h chứng từ để ngân phương thức T/T thông qua Ngân hàng Thương
hàng thanh toán mại Cổ phần Sài gòn Thương tín (Sacombank), từ
quỹ tài trợ nhập khẩu hoặc thanh toán tự có
Trang 15- Scan bộ chứng từ thanh toán gửi cho ngân hàng
để kiểm tra tính phù hợp của việc chuyển tiền,chứng từ thanh toán với ngân hàng bao gồm:+ Hai trang đầu tiên của tờ khai hải quan+ Hợp đồng
+ Hóa đơn+ Giấy nhận nợ và phương án kinh doanh (nếu thực hiện vay thanh toán)
- In bộ chứng từ hàng hóa đầy đủ:
+ Tờ khai hải quan đã thông quan+ Hợp đồng
+ Invoice+ Packing list+ C/O
+ Phytosanitary
- Đóng dấu sao y cho chứng từ
- Gửi bộ chứng từ qua Viettel Post
Trải nghiệm làm việc: Em được hướng dẫn cách nối các file pdf lại
với nhau, cách sử dụng máy in, học cách scan tài liệu, các loại dấuđược yêu cầu đối với chứng từ, ví dụ chứng từ nào cần đóng dấu treo,chứng từ nào cần dấu sao y, khi nào thì cần dấu giáp lai Trong quátrình in, em phát hiện các chứng từ khi mở qua mail không nên dùnglệnh in trực tiếp từ trình duyệt web mà nên tải về và in qua các phầnmềm đúng chức năng mới đảm bảo được format, sự đầy đủ của thôngtin cũng như hoạt động của máy in
Dạo này em đã quen với mọi người trong phòng, cũng trò chuyện đôichút được với các anh chị phòng khác vào đầu giờ làm tại chỗ lấy nướccủa công ty Không có những câu chuyện phức tạp và hào nhoáng nhưtrên truyền hình, ở đây mọi người rất giản dị, tập trung hoàn thành côngviệc của mình và chia sẻ bản thân với mọi người xung quanh