báo cáo thực tập giữa khóa tại PHÒNG KINH DOANH – CÔNG TY TNHH TIẾP vận THỰC

Em cũngxin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo Công ty TNHH Tiếp Vận Thực, cácanh chị trong phòng Kinh doanh vì sự giúp đỡ nhiệt tình dành cho em trong việctạo cơ hội tham gia làm vi

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU 1

LỜI MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN THỰC 3 1.1 Thông tin cơ bản về công ty TNHH Tiếp Vận Thực 3

1.2 Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh 5

1.3 Cơ cấu tổ chức và quản lí 6

1.3.1 Sơ đồ tổ chức 6

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 6

1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp Vận Thực giai đoạn 2016-2018 7

CHƯƠNG 2 NHẬT KÝ THỰC TẬP 9

2.1 Vị trí thức tập và người hướng dẫn 9

2.2 Nhật kí thực tập cụ thể 9

CHƯƠNG 3 BÀI HỌC KINH NGHIỆM VÀ Ý NGHĨA THỰC TIỄN ĐỐI VỚI BẢN THÂN SAU KÌ THỰC TẬP 19

3.1 Bài học kinh nghiệm 19

3.2 Ý nghĩa thực tiễn đối với bản thân 20

CHƯƠNG 4 ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 21

KẾT LUẬN 23

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Hình 1.1 Lĩnh vực, ngành ngề kinh doanh 5

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Tiếp Vận Thực 6

Biểu đồ 1.1 Kết quả kinh doanh của Công ty Tiếp vận thực 2016-2018 8

Bảng 1.1 Kết quả kinh doanh của Công ty Tiếp vận thực 2016-2018 8

LỜI MỞ ĐẦU

Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết Đặc biệt là

từ khi Việt Nam gia nhập WTO, nền kinh tế nước ta đang ngày càng hội nhập sâuhơn, rộng hơn vào nền kinh tế thế giới thông qua cầu nối ngoại thương Mức độhội nhập càng cao, tính cạnh tranh càng mạnh và môi trường kinh doanh trở nênkhốc liệt hơn bao giờ hết Do đó, thị trường việc làm cũng ngày càng có yêu cầukhắt khe hơn với các sinh viên ra trường mà một trong những yêu cầu đó là đòihỏi có kinh nghiệm làm việc Vì vậy, việc tiếp xúc sớm với môi trường doanhnghiệp thông qua hoạt động kiến tập là cơ hội quý giá cho sinh viên làm quen vớitích luỹ kinh nghiệm

Nhận thấy được điều này nên sau một thời gian học các môn nghiệp vụ vàtheo yêu cầu của Nhà trường về đợt kiến tập giữa khóa, em đã xin được kiến tập 5tuần ở vị trí nhân viên hỗ trợ kinh doanh Phòng Kinh doanh của Công ty TNHHTiếp Vận Thực Đây thực sự là cơ hội giúp em nhìn nhận được bản thân mình mộtcách khách quan; biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình về cả kiến thức, kỹ nănglẫn thái độ để từ đó có những biện pháp trau dồi, khắc phục hay phát huy

Em chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của TS Nguyễn Quang Minh,Viện Kinh tế và Kinh doanh Quốc tế, trường Đại học Ngoại Thương Em cũngxin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo Công ty TNHH Tiếp Vận Thực, cácanh chị trong phòng Kinh doanh vì sự giúp đỡ nhiệt tình dành cho em trong việctạo cơ hội tham gia làm việc thực tế tại Công ty, cung cấp các tài liệu, số liệu chitiết, đầy đủ, chính xác để hoàn thành được bài báo cáo thực tập giữa khóa theođúng yêu cầu của Nhà trường

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN THỰC

1.1 Thông tin cơ bản về công ty TNHH Tiếp Vận Thực

Căn cứ vào quyết định của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ ChíMinh, ngày 24/12/2009 Công ty TNHH Tiếp Vận Thực được thành lập với vốnđiều lệ ban đầu là 30 tỷ đồng tương đương với 1.319.000 USD, do ông Nguyễn

Vũ làm người đại diện; mã số doah nghiệp: 0309561064

Trải qua 10 năm phát triển, đến nay Công ty đã có hơn 120 nhân viên làmviệc tại 4 thành phố lớn trên toàn quốc:

Tên đầy đủ Công ty TNHH Tiếp Vận Thực

Tên giao dịch quốc

REAL LOGISTICS CO., LTDtế

Địa chỉ Số 87 đường B4, phường An Lợi Đông, quận 2, thành

phố Hồ Chí Minh+ 11/63 ngõ 89 đường Lạc Long Quân, Phường NghĩaVăn phòng Hà Nội Đô, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

+ Tầng G2, 51 Quan Nhân, Quận Thanh Xuân, Hà NộiĐiện thoại: +84.24.7305.0607

Fax: +84.24.7305.0607Thông tin liên lạc

Email: han@reallogistics.net

Website: www.reallogistics.net

Mã số doanh nghiệp 0309561064

3

Vốn kinh doanh 1.319.000 USD

Giám đốc Trần Tuấn Đức

Giấy phép môi giới

3636/QĐ-TCHQhải quan

Giấy phép vận tải đa

15-19/GP-BGTVTphương thức

Giấy chứng nhận ISO

GKVN-0247-QC9001:2015

Logo công ty

Slogan công ty REAL LOGISTICS - FULL LOGISITCS SERVICES

Công ty TNHH Tiếp Vận Thực là thành viên của các Tổ chức lớn trong lĩnhvực giao nhận vận tải trong nước cũng như trên thế giới như: FIATA ( Hiệp hộiGiao nhận Vân tải quốc tế), WCA ( Liên minh hàng hóa thế giới), VLA (Hiệp hộidoanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam)

- Dịch vụ giao nhận vận tải đường sắt/ đường biển/ đường hàng không quốc tế

- Dịch vụ trọn gói Door to Door/ Hàng dự án

- Dịch vụ khai báo hải quan

- Dịch vụ chuyển tải, kho bãi

- Dịch vụ vận chuyển nội địa

- Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa

1.3 Cơ cấu tổ chức và quản lí

1.3.1 Sơ đồ tổ chức

Công ty TNHH Tiếp Vận Thực đã thành lập được 10 năm, có quy mô lớnvới đội ngũ hơn 120 nhân viên Đội ngũ nhân sự công ty đều có trình độ đại học,cao đẳng, xuất thân và được đào tạo bài bản về ngành vận tải giao nhận, xuấtnhập khẩu và hải quan Đây là một công ty có cấu trúc khá tinh gọn, sử dụngnhân sự đúng người, đúng vị trí và tổ chức công ty được chia ra làm 3 phòng banchính như sau:

BAN GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬNOVERSEA

BỘ PHẬNLOGISTICS

Nguồn: Profile Real Logistics

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Tiếp Vận

Thực 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu giao nhận vận tải,thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa về cho công ty; tư vấn và chăm sóc khách

hàng; báo giá chi tiết và hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục thông qua các phòng ban khác; lên kế hoạch kinh doanh cho công ty.

- Phòng nghiệp vụ: bao gồm Bộ phận Oversea và Bộ phận Logistics

+ Bộ phận Oversea: có nhiệm vụ liên lạc với các hãng tàu, hãng hàng không đểtìm kiếm mức giá cước cạnh tranh để cung cấp cho khách hàng; tìm kiếm, liên lạc, xây dựng và duy trì quan hệ với các đại lý, hãng tàu, hãng hàng không

+ Bộ phận Logistics: có nhiệm vụ lập các chứng từ cần thiết cho các lô hàng giaonhận vận tải của khách hàng như vận đơn, khai báo hải quan, theo dõi các đơnhàng từ lúc kí kết hợp đồng vận chuyển với khách hàng cho đến lúc hàng đã được giao cho người nhận; chăm sóc, giải đáp và tư vấn thắc mắc cho khách hàng

- Phòng kế toán: có nhiệm vụ theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận của công ty, lên

ủy nhiệm chi và phiếu nợ cước của khách, lập báo cáo kinh doanh hằng quý vànăm

Ban giám đốc công ty có nhiệm vụ bố trí nhân sự, theo dõi tiến độ kinhdoanh, mở rộng quan hệ với các đối tác đại lý, môi giới thương mại để xúc tiếnhoạt động xuất nhập khẩu, đem thêm khách hàng về cho công ty

1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp Vận Thực giai đoạn 2016-2018

Năm 2016, trải qua 7 năm hình thành và phát triển, công ty TNHH Tiếp vậnthực tiếp tục nhận được sự tin tưởng và tín nhiệm của khách hàng cũ và kháchhàng mới Doanh thu năm này đạt mức 10.500.000 USD

Năm 2017, mặc dù có sự tăng trưởng vượt bậc về số lượng đơn hàng xuất nhậpkhẩu (gấp 3 – 9 lần) so với cùng kỳ năm 2016 nhưng doanh thu mang về trong năm

2017 chỉ đạt 12.800.000 USD, tăng 1,22 lần so với năm 2016 Nguyên nhân là dotrong thời điểm 2017, công ty phụ trách phần lớn các lô hàng xuất nhập khẩu ở thịtrường châu Á là chủ yếu Các tuyến vận tải quốc tế ở thị trường châu

Á rất cạnh tranh nên công ty Real Logistics chỉ có thể “mark-up” giá cước (làmgiá) cho tuyến vận tải này ở mức chỉ từ 30 – 50 USD để thu hút khách hàng Cácchi phí cũng có sự gia tăng đáng kể, đặc biệt là chi phí bảo trì và chi phí sử dụng

cho các thiết bị đầu tư ban đầu của công ty Đây có thể xem là một điểm yếu củacông ty khi đầu tư vào các thiết bị chưa thật sự tiết kiệm và hợp lý.

Năm 2018, nhờ những chính sách ưu đãi thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩucủa Nhà nước và sự ưu đãi về thuế từ các hiệp định thương mại tự do, lượng hànghóa xuất nhập khẩu trong năm này tăng mạnh, tạo nhiều cơ hội cho công ty Do

đó, doanh thu đạt mức 16.500.000 USD năm 2018, tăng 3.700.000 USD và tănggấp 1,29 lần so với năm 2017 Đây thực sự là một dấu hiệu đáng mừng

Biểu đồ 1.1 Kết quả kinh doanh của Công ty Tiếp vận thực 2016-2018

Người hướng dẫn chính của em tại công ty là anh Đào Văn Kiên – Trưởngphòng kinh doanh kiêm phó giám đốc của công ty Anh Kiên sinh năm 1988, làcựu sinh viên của trường Học viện Tài chính Anh đã công tác ở phòng Kinhdoanh của công ty TNHH Tiếp Vận Thực được 3 năm Ngoài ra em cũng đượchướng dẫn bởi anh Long và chị Trang – nhân viên kinh doanh của phòng.

2.2 Nhật kí thực tập cụ thể

- Làm quen, nói chuyện với các bạn thực tập cùng phòng kinh doanh với mình

- Được anh Kiên - người quản lí đội sales thực tập giới thiệu

(1/7)

về công ty, phổ biến quy chế của công ty; được hướng dẫnlập skype, zalo theo mẫu của công ty và lập các nhóm riêng

để phù hợp, thuận tiện hơn trong quá trình làm việc

- Nhiệm vụ được giao: đọc kỹ profile của công ty, tìm hiểu

về khái niệm Logistics, Sales logistics, các công việc sales

Tuần 1 logistics cần làm, các dịch vụ mà một công ty logistics có thể

(1/7-7/7) cung cấp được

- Anh Kiên training về: công ty và nghề logistics; cả nhómthực tập trả lời các câu hỏi được giao Nhóm thực tập đượcchia thành 2 team trả lời và phản biện lẫn nhau; anh Kiênchia sẻ cụ thể về công ty và các thế mạnh của công ty sau đónhóm thực tập sẽ được hỏi các vấn đề còn thắc mắc

- Được nhận các tài liệu về incoterms, đọc và tìm hiểu về các

- Anh Kiên chia sẻ về công việc thực tế mà công ty đã vàđang làm, một số đối tác của công ty

- Cả nhóm trao đổi, phản biện về điều kiện EXW Incoterms

2010 và những cơ hội của forwarder do bạn Diệu Hươngtrình bày

- Được giao nhiệm vụ tự lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng:

Thứ 4 + Tập trung vào doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu hay

- Đọc thêm tài liệu về Incoterms 2010

- Anh Kiên training kiến thức cơ bản về phân luồng tờ khaihải quan

- Tham gia trao đổi, thảo luận trong buổi thuyết trình về điềukiện FAS – Incoterms 2010 và những cơ hội của Forwarder

Thứ 6 do bạn Thủy trình bày.

(5/7) - Các thành viên trong đội sales chia sẻ về cách tìm kiếm

khách hàng

- Tổng kết lại những việc đã làm được trong tuần

- Anh Kiên nhắc nhở công việc cho tuần sau

Vì đây là lần đầu tiên em được tiếp xúc với các công việc

Kết quả hoạt động trong thực tế nên em còn khá bỡ ngỡ, chưa quen lắm với

công việc nhưng các anh chị và các bạn trong phòng kinh

doanh rất hòa đồng, vui vẻ và giúp đỡ em rất nhiều để em cóthể hòa nhập được.

- Được training về các nguồn tìm kiếm khách hàng

- Anh Kiên mời bạn là chị Tuyền, có 5 năm kinh nghiệmtrong ngành Sales đến training Chị Tuyền trẻ, xinh và rấtnhiệt tình truyền dạy các kỹ năng Telesales trong Logisticscho chúng em: quy trình, thông tin cần khai thác, kịch bản

Thứ 2 gọi điện, cách xử lý các tình huống trong cuộc gọi và thời

(8/7) gian gọi điện hiệu quả Chị cũng có chia sẻ thêm về những

câu chuyện vui và kinh nghiệm xương máu trong nghề, giúpchúng em có được những bài học bổ ích và thực tế hơn

- Tham gia trao đổi, thảo luận trong buổi thuyết trình về điềukiện FOB – Incoterms 2010 và những cơ hội của Forwarder

do bạn Linh trình bày

Tuần 2 - Anh Kiên gửi danh sách khách hàng để cả team bắt đầu gọi

14/7) Thứ 3 - Bắt đầu gọi điện telesales cho khách hàng để chào dịch vụ

(9/7) - Anh Kiên hướng dẫn cách viết báo cáo cuộc gọi

- Cả team sales chia sẻ về cách tiếp cận cũng như giải quyếtcác tình huống phát sinh trong quá trình gọi điện

- Tham gia trao đổi, thảo luận trong buổi thuyết trình về điềukiện CFR – Incoterms 2010 và những cơ hội của Forwarder

Thứ 5 - Anh Long phòng sales training về các loại phụ phí (local

charge) đối với hàng sea bao gồm hàng FCL (hàng nguyên

(11/7)

cont) và LCL (hàng lẻ) Các loại phụ phí nào cố định và loạiphụ phí nào có theo từng khu vực đối với hàng xuất và hàngnhập

- Gọi điện telesales cho khách hàng để chào dịch vụ

- Tham gia trao đổi, thảo luận trong buổi thuyết trình về điềukiện CPT – Incoterms 2010 và những cơ hội của Forwarder

do bạn Trang trình bày

- Được training về charge weight (khối lượng tính cước),cách tính cước phí đối với hàng sea LCL và hàng air; đượclàm bài tập dựa trên số liệu thực tế về charge weight

Thứ 6 - Tham gia trao đổi, thảo luận trong buổi thuyết trình về điều

(12/7) kiện CIF – Incoterms 2010 và những cơ hội của Forwarder

Kết quả hoạt động nhiều bỡ ngỡ như tuần đầu tiên nữa Bản thân em cũng đã

hòa nhập tốt và thân thiết hơn với các thành viên trong phòng.Sau hai tuần thực tập em đã học thêm được các kiến thức bổích và rất thực tế về ngành logsitics

- Được anh Kiên chỉ dạy về quy chuẩn thông thường củacontainer: số hiệu, các loại khối lượng (gross, tare, net), hình

Tuần 3 ảnh các loại container và các thông số cơ bản của các loại xe

Thứ 2 tải

(15/7-(15/7) - Tham gia trao đổi, thảo luận trong buổi thuyết trình về điều

21/7)

kiện CIP – Incoterms 2010 và những cơ hội của Forwarder

do bạn Minh Anh trình bày

- Gọi điện telesales cho khách hàng để chào dịch vụ

Hôm nay em đã gọi được cho một khách hàng rất nhiệt tình

đó là anh Nam Anh Nam là chủ của một doanh nghiệp gốm

sứ nhỏ ở Bát Tràng Anh Nam rất nhiệt tình chia sẻ về côngviệc xuất khẩu đồ gốm sang thị trường nước ngoài và cho

em gmail để có thể báo giá

- Tự tìm kiếm thông tin khách hàng theo một ngành nghề màbản thân yêu thích và tổng hợp thành danh sách khách hàng

- Tham gia trao đổi, thảo luận trong buổi thuyết trình về điềukiện DAT – Incoterms 2010 và những cơ hội của Forwarder

(16/7)

do bạn Chi trình bày

- Gọi điện telesales cho khách hàng để chào dịch vụ

- Tập làm báo giá dịch vụ để gửi cho khách hàng

- Tham gia trao đổi, thảo luận trong buổi thuyết trình vềđiều kiện DAP – Incoterms 2010 và những cơ hội củaForwarder do bạn Liên trình bày

Thứ 4 - Gọi điện telesales cho khách hàng để chào dịch vụ (17/7) -

Anh Kiên training về cách check giá cước vận chuyển quốc

tế hàng xuất và hàng nhập từ đội nghiệp vụ

- Team thực tập phòng sales trao đổi và thảo luận về cách trình bày báo giá sao cho đẹp và đầy đủ thông tin nhất

- Tham gia trao đổi, thảo luận trong buổi thuyết trình vềđiều kiện DDP – Incoterms 2010 và những cơ hội củaForwarder do bạn Nga trình bày

- Anh Long training về cách tính phí phải trả cho một lô hàng

- Anh Kiên nhận xét và chỉnh sửa báo giá cho từng thànhviên trong nhóm sales thực tập sau đó chia team thành 2nhóm làm báo giá form chuẩn để làm mẫu

- Các thành viên trong team cùng chị Trang chia sẻ về cáchgọi điện tiếp cận khách, làm sao để chăm sóc khách hàng và

(19/7)

biến khách hàng trở thành khách hàng sử dụng dịch vụ của mình

- Gọi điện telesales cho khách hàng để chào dịch vụ

- Làm báo cáo sales về những cuộc gọi đã gọi trong tuần Sau ba tuần làm việc em đã thích nghi được với môi trường

và các công việc của phòng sales Bên cạnh đó bản thân emcũng đã hiểu kĩ hơn về Incoterms 2010 trên góc độ một người

Kết quả hoạt động

làm dịch vụ Khả năng giao tiếp của em đã tốt lên nhờnhững chia sẻ từ các anh chị cũng như quá trình gọi điệncho khách hàng

- Anh Long training về hàng air - phần cước, các phụ phí,cách tính cước và phụ phí; tên sân bay; các mức tính cướccủa hãng hàng không và làm bài tập với số liệu thực tế đểhiểu bài hơn

Thứ 2 - Anh Kiên chỉnh sửa mẫu báo giá của hai nhóm

(22/7) - Anh Kiên training kỹ về các dịch vụ mà công ty cung cấp,

ai trong công ty là người phụ trách mảng đó, phân loại đốitượng khách hàng và một số lưu ý khi làm việc với kháchhàng

- Gọi điện telesales cho khách hàng để chào dịch vụ

- Anh Kiên cung cấp data khách hàng mới Các nhóm trưởngphân chia cho từng người Với data được phân, em lên mạng

(22/7- - Anh Kiên training cách đăng bài lên các hội nhóm trên

28/7) facebook để giới thiệu về dịch vụ của công ty

- Gọi điện telesales cho khách hàng để chào dịch vụ

- Đăng bài lên một số hội nhóm trên facebook để giới thiệu

về các dịch vụ của công ty

- Trả lời khách hàng hỏi về các dịch vụ xin CO (giấy chứng

Thứ 4 nhận xuất xứ), xin giấy phép nhập khẩu tiền chất, quy trình

(24/7) kiểm tra chất lượng cho sản phẩm trên facebook và zalo

- Học được quy trình cơ bản, các hồ sơ cần thiết xin CO, xingiấy phép nhập khẩu tiền chất từ chị Kim Anh và anh Đạibên phòng nghiệp vụ

Tuần này thực tập sinh chúng em có 1 tuần đi thực tế ở khohàng sân bay Nội Bài Mọi người phân chia lịch đi thực tế và

em được phân đi vào ngày hôm nay

- Em cùng với 2 bạn Diệu Hương và Chi có mặt tại văn phòngReal Logistics đối diện kho hàng Nội Bài vào lúc 8h30 sáng.Được sự hướng dẫn tận tình của các anh bộ phận hiện trường(OPS): anh Bằng, anh Minh, anh Vũ, chúng em được thăm

- Buổi thực tế này dù ngắn nhưng cũng giúp em có thêm kiếnthức thực tế về một quy trình nhỏ về giao nhận hàng air nhậpcủa công ty, cũng như thấu hiểu được sự vất vả của nhữngngười làm hiện trường

Thứ 6 - Em đã hoàn thành xong việc gọi điện với Data đã được cung

(26/7) cấp, nên em chuyển sang gọi Data mà em tự tìm kiếm được