báo cáo thực tập giữa khóa tại đại học QUỐC tế RMIT (ROYAL MELBOURNE INSTITUTE OF TECHNOLOGY)

Cấu trúc về chức vụ Phòng dịch vụ sinh viên Student Services Department Đời sống sinh viên Student Life Hoạt động tình nguyện và cộng đồng Thể thao và giải trí Nhà ở cho sinh viên Hỗ trợ

MỤC LỤC

I Giới thiệu về nơi thực tập 2

1 Trường Đại học RMIT Việt Nam 2

1.1 Tổng quan về Đại học RMIT Việt Nam 2

1.2 Cấu trúc 3

2 Phòng Đời sống sinh viên (Student Life) 3

2.1 Tổng quan 3

2.2 Cấu trúc về chức năng 4

2.3 Cấu trúc về chức vụ 4

2.4 Người hướng dẫn 5

II Nhật kí thực tập 6

III Cảm nhận, đánh giá việc thực tập 20

IV Những kiến nghị để việc thực tập hiệu quả hơn 21

I Giới thiệu về nơi thực tập

1 Trường Đại học RMIT Việt Nam

1.1 Tổng quan về Đại học RMIT Việt Nam

Học viện Công nghệ Hoàng gia Melbourne (tiếng Anh: the Royal Melbourne Institute

of Technology, viết tắt: RMIT) là trường đại học lớn nhất của Úc hoạt động tại Việt Nam với hai học sở tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội Phân hiệu tại Việt Nam của trường có tên chính thức là Đại học RMIT Việt Nam Trường hoàn toàn được đầu tư và điều hành bởi cơ sở chính ở Australia, không thuộc khuôn khổ đại học công lập của Việt Nam

Trường giảng dạy các chương trình kinh doanh, kỹ thuật, và thiết kế, đồng thời tổ chức hàng loạt hoạt động ngoại khóa ấn tượng nhằm khuyến khích sinh viên mở rộng phạm vi hiểu biết của bản thân Sinh viên theo học tại Đại học RMIT Việt Nam sẽ tốt nghiệp với bằng được cấp bởi Đại học RMIT tại Melbourne, đạt tiêu chuẩn cao nhất của hệ thống giáo dục Úc và được công nhận bởi nhà tuyển dụng trên toàn thế giới

Địa chỉ: 521 Kim Mã, Phường Ngọc Khánh, Quận Ba Đình, TP Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: 024 3726 1460

Mã số thuế: 0302169193-001

Đại diện bởi: Ông Phillip Dowler - Trưởng chi nhánh Hà Nội

Các xếp hạng toàn cầu của RMIT:

 Đạt 5 sao QS cho chất lượng đào tạo đại học

 Top 1% các trường đại học tốt nhất toàn cầu

 Top 14 các trường đại học tốt nhất ở Úc

Logo RMIT:

1.2 Cấu trúc

2 Phòng Đời sống sinh viên (Student Life)

Vị trí thực tập: Trợ lý phòng Đời sống sinh viên

Phòng Đời sống sinh viên thuộc Dịch vụ cho sinh viên, được sinh ra để tổ chức những hoạt động xã hội, thể thao, tình nguyện, giúp sinh viên có những trải nghiệm tốt nhất khi học tại trường đồng thời trau dồi những kĩ năng mềm, khả năng lãnh đạo, tăng cường hoạt động thể chất Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm chức năng chăm sóc sinh viên quốc tế

Hiệu trưởng/Tổng

giám đốc

(President/

General Director)

Trường Kinh Doanh và Quản Lý (School of Business & Management)

Trường Truyền Thông và Thiết Kế (School of Communication &Design)

Trường Tiếng Anh (School of English) Phòng Dịch vụ cho Sinh Viên (Student Services Department)

Phòng Tài chính và Pháp lý (Finances & Legal Department)

Phòng Nhân sự (Human resources Department) Phòng Hành chính (Operation Department)

Giám đốc cấp cao, Kế hoạch và tổ chức (Senior Manager, Planning &

Operations)

2.2 Cấu trúc về chức năng

2.3 Cấu trúc về chức vụ

Phòng dịch vụ sinh

viên (Student

Services

Department)

Đời sống sinh viên (Student Life)

Hoạt động tình nguyện và cộng đồng

Thể thao và giải trí

Nhà ở cho sinh viên

Hỗ trợ sinh viên quốc tế

Thư viện (Library)

Tư vấn học tập (Student Academic Success)

Tư vấn tâm lý (Student Wellbeing and Counselling)

Cơ hội nghề nghiệp

và quan hệ doanh nghiệp (Careers and undustry relations)

Điều phối viên (Coordinator)

3 Cán bộ (3 Officers)

Trợ lý (Assistant)

2.4 Người hướng dẫn

Họ và tên: Nguyễn Thị Phương Linh

Chức vụ: Điều phối viên phòng Đời sống sinh viên

Số điện thoại: 098 3822987

Email: linh.nguyenthiphuong@rmit.edu.vn

II Nhật kí thực tập

TUẦN 1 (1/7-5/7)

T

2

Đến văn phòng gặp lãnh đạo để sắp xếp lịch làm việc thực tế, giờ giấc làm việc: 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều, từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, mỗi tháng được nghỉ phép một ngày có lương

Đi thăm quan trường, các cơ sở vật chất tại trường và làm quen với cán bộ, nhân viên

và môi trường làm việc mới

Tìm hiểu các quy đinh làm việc, tổng quan về bộ máy hoạt động của phòng Đời sống sinh viên

T

3

Bắt đầu tìm hiểu những công việc, nhiệm vụ và dự án của phòng Đời sống sinh viên: Phòng Đời sống sinh viên có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động ngoại khóa, xã hội, học tập kỹ năm và thể thao cho sinh viên cũng như chăm sóc sinh viên quốc tế từ trường đối tác đến trao đồi tại RMIT Việt Nam Trong một năm gồm có những hoạt động như sau:

Chào đón sinh viên mới: Orientation Program

Hội trại câu lạc bộ: Clubs Camp

Chương trình rèn luyện kĩ năng lãnh đạo cho sinh viên và trao giải Student Leadership Award

Cuộc thi chạy “Chiến binh trường RMIT”: R-Warriors

Ngày hội sinh viên quốc tế: International Student Festival

Chương trình tình nguyện viên RED: RED Volunteer Program

Ngày lễ tốt nghiệp: RMIT Graduation Day

Do thời gian thực tập trùng với việc tổ chức Chương trình chào đón sinh viên mới (Orientation Program) nên công việc của trợ lý sẽ thêm hỗ trợ thực hiện dự án này

T Bắt đầu học các nghiệp vụ đơn giản tại văn phòng

4 Thứ nhất, đặt lịch phòng họp sử dụng “Microsoft Calendar”.

Bước 1: Chọn “New event”

Trong khi đặt lịch hẹn, cần kiểm tra lịch còn trống của các thành phần tham dự để tránh đặt lịch trùng khiến thành viên đó không tham dự được

Bước 2: Chọn thời gian, phòng họp, thành phần tham dự

Chọn “Event”

5

Học kĩ năng văn phòng thứ 2:

Thực hiện các nghiệp vụ văn phòng đơn giản với sự giám sát của cán bộ hướng dẫn như trình ký, đăng ký văn bản đi, đến; đóng dấu, chuyển giao, phân phát văn bản đi, đến tới các đơn vị trong trường

T

6

Học kĩ năng văn phòng thứ 3:

Học kĩ năng soạn thảo các văn bản hành chính thông thường, biên tập, in ấn, photo tài liệu, nhập dữ liệu vào máy tính, sắp xếp hồ sơ

TUẦN 2 (8/7 – 12/7)

T Được đào tạo về quy trình mua hàng và thanh toán cho các khoản chi tiêu của phòng

Điền email thành phần tham dự

Ghi chú thêm

về nộp cuộc

họp

Chọ Phòng còn

trống trong danh

sách

Điền chủ đề của

cuộc họp

2 Sơ đồ mua hàng tổng quát:

T

3

Tiếp tục học về quy trình mua hàng và thanh toa

Quy trình mua hàng được diễn ra như sau:

Bước 1 Thông báo nhu cầu mua hàng

Điều phối viên xác định nhu cầu mua hàng và thông báo lại với trợ lý, điều phối viên

mô tả những yêu cầu cần thiết của mặt hàng và xác định ngân sách mua hàng hóa đó

Bước 2 Tìm hiểu trước một số nhà phân phối

Trợ lý tìm hiểu trước một số nhà phân phối cho sản phẩm, dịch vụ cần mua

Bước 3 Lập đề nghị báo giá

Từ “Yêu cầu mua hàng”, trợ lý tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi các nhà cung cấp

Được chấp nhận mua

hàng

1 Bắt đầu hình

thành nhu cầu mua

hàng

2 Tìm hiểu trước một số nhà phân phối

3 Liên lạc với nhà phân phối phù hợp, gửi đề nghị báo giá

4 Gửi báo giá và Phiếu xin mua hàng (Purchasing Request) cho Trưởng phòng Đời sống sinh viên và Trưởng phòng tài chính và pháp lý để lấy chấp thuận

5 Tiến hành làm

hợp đồng và mua

hàng

6 Nhận hàng và lấy chứng

từ giao nhận, hóa đơn đỏ 7 Thanh toán

truyền thống hoặc các nhà cung cấp mới, đã tìm kiếm được theo các điều kiện các phòng ban đã yêu cầu

 Theo dõi “Báo giá của NCC”

- Nhận các báo giá từ các nhà cung cấp

- Đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện

đã xây dựng

- Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng

- Căn cứ vào báo giá và yêu cầu được phê duyệt, trợ lý tiến hành lập và theo dõi

“Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua” Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp, tính chất mua bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua hay là chứng từ xác nhận

 Phê duyệt Báo giá của Nhà cung cấp

- Các báo giá của NCC sẽ được BLĐ xét duyệt dựa trên các thông tin sau:

+ So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau

+ So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau

Bước 3: Lấy chấp thuận mua hàng từ Trưởng phòng Đời sống sinh viên và Trưởng phòng tài chính và pháp lý

- Làm phiếu mua hàng và gửi báo giá đến ban lãnh đạo để lấy chữ ký

Bước 4: Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”

- Khi chọn được nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi nhận thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên

- Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần thực hiện Thông tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp đồng

- Chuyển “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế toán căn cứ thanh toán, theo dõi công nợ, Bộ phận kho theo dõi quá trình nhập hàng

về kho

Bước 5: Nhận hàng

- Khi hàng được vận chuyển đến kho, các thông tin trên Hợp đồng/ Đơn hàng

mua (số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách…) sẽ làm căn cứ để bộ phận Kho kiểm

tra Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Trợ lý và Trợ lý tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại NCC Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho

- Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn trợ lý sẽ bổ sung thông tin về giá

T

4 Tiếp tục học về quy trình mua hàng và thanh toán

Sơ đồ thanh toán:

Bước 6 Thanh toán

- Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, trợ lý

sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán

- Phòng Kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh toán cho Nhà cung cấp nếu không phản hồi lại trợ lý bổ sung/ chỉnh sửa

Bước 7 Ghi chép và lưu trữ lại hồ sơ mua hàng

Trợ lý lưu trữ lại hồ sơ mua hàng tuân thủ theo hệ thống lưu trữ của RMIT

8.Thu thập chứng từ

thanh toán và làm

Phiếu thanh toán

(Purchasing voucher)

9 Nộp chững từ đầy

đủ chữ kí cho kế toán để thanh toán

10 Ghi chép và lưu trữ lại hồ sơ mua hàng

5

Tiếp tục học về quy trình mua hàng và thanh toán

Các bên tham gia vào quy trình mua hàng và thanh toán

1 Điều phối viên

Người đưa ra yêu cầu mua hàng

2 Trợ lý

Người tiến hàng mua hàng và chuẩn bị các chứng từ cần thiết trong quá trình mua hàng và thanh toán

3 Nhà phân phối

Người cung cấp hàng hóa

4 Trưởng phòng đời sống sinh viên

Người chấp thuận yêu cầu mua hàng của Điều phối viên và trợ lý

Mua hàng

và thanh toán

Điều phối viên

Trợ lý

Nhà phân phối Trưởng

phòng tài chính và pháp lý

Trưởng

phòng

Đời sống

sinh viên

Kế toán

5 Trưởng phòng tài chính và pháp lý

Người kiếm tra sự hợp lý của chứng từ (Hóa đơn đỏ hợp lệ hay không, Hợp đồng

có hợp lệ hay không,…)

Kiểm tra xem có ngân sách cho món hàng đó không, chi phí cho món hàng có hợp lý hay không

Kiểm tra xem giá cả của hàng hóa đó là giá tốt nhất trên thị trường hay chưa

6 Kế toán

Người nhận những chứng từ đã được chấp nhận và tiến hành thanh toán

T

6

Nhận danh sách những nhà phân phối thường xuyên của phòng Đời sống sinh viên Được giới thiệu những khoản mua hàng hàng tháng của phòng Đời sống sinh viên:

1 Mua đồ văn phòng phẩm

2 Thay mực máy in định kỳ

3 Chi phí taxi

4 Chi phí gửi thư, bưu phẩm

5 Chi phí trả cho sân bóng đá thuê cho sinh viên

6 Mua nước

7 Chi phí cho các khóa học chuyên môn

8 Chi phí thuê thêm nhân sự bên ngoài

9 Chi phí sửa chữa những thiết bị văn phòng hư hỏng

vv…

TUẦN 3 (15/7 – 19/7)

T

2 Học về những loại giấy tờ trong quá trình mua hàng và thanh toán

Những loại giấy tờ cần có để xin chấp thuận mua hàng từ ban lãnh đạo:

1 Phiếu xin mua hàng (Purchasing Request)

Phiếu xin mua hàng gồm đầy đủ thông tin của hàng hóa định mua và phương thức thanh toán (trả trước toàn bộ, trả trước một phần, trả sau toàn bộ), được nộp lên Ban lãnh đạo gồm có Trưởng phòng đời sống sinh viên và Trưởng phòng Tài chính và

Pháp lý để kí thì đề nghị mua hàng mới được chấp thuận.

2 Báo giá (Quotation)

Báo giá có thể thể hiện bằng văn bản chính thức hoặc trao đổi qua emails

T

3 Tiếp tuc học về các loại giấy tờ trong quá trình mua hàng và thanh toán

Những loại giấy tờ cấn có để lấy chấp nhận thanh toán:

Chữ kí Trưởng phòng đời sống sinh viên

Nội dung mua hàng (sản phẩm, lý do)

Tên nhà cung cấp

Chữ kí của trưởng

phòng Tài chính và

Pháp lý

Giá tiền

3

1 Phiếu thanh toán (Purchasing Voucher)

2 Hóa đơn đỏ

3 Biên bản giao nhận hàng hóa

4 Hợp đồng và thanh lý hợp đồng

5 Biên bản nghiệm thu

T

4

Học về hóa đơn đỏ, những điều kiện để hóa đơn đỏ là hợp lệ:

1 Cần phải ghi ngày tháng rõ ràng

2 Nội dung hàng hóa cần phải ghi đúng như hàng hóa ghi trong hợp đồng

3 Tên, địa chỉ, mã số thuế của ngưới bán và người mua phải chính xác như trong

hợp đồng

4 Hợp đồng phải có đầy đủ chữ kí của hai bên, bên bán cần phải có dấu của thủ trưởng

5 Phải đầy đủ số tiền bằng số và bằng chữ

T

5 Học về các khoản mua khác nhau:

1 Mua dưới 2 triệu đồng: Không cần làm Phiếu mua hàng, chỉ cần làm Phiếu thanh toán + Hóa đơn đỏ, nhận thanh toán tiền mặt tại quầy kế toán

2 Mua từ 2 triệu đến dưới 20 triệu: Cần làm Phiếu mua hàng và một báo giá, thanh toán bằng chuyển khoản

3 Mua hàng từ 20 triệu đến dưới 2 tỷ: Cần làm Phiếu mua hàng và ba báo giá, thanh toán bằng chuyển khoản

4 Mua hàng trên 2 tỷ: Việc mua hàng sẽ do Phòng mua hàng đảm nhiệm

T

6 Nghe hướng dẫn về cách lưu trữ chứng từ thanh toán

Mọi hồ sơ, chừng từ thanh toán phải được lưu vào hệ thống, theo những thư mục đã được phân, ví dụ một số thư mục như sau:

Các khoản chi đồ dung văn phòng

Các khoản chi cho hoạt động thể thao của sinh viên

Các khoản chi cho sự kiện phòng tổ chức: Ngày chào sinh viên, Ngày hội sinh viên quốc tế, Lễ tốt nghiệp,

vv…

TUẦN 4 (22/7 – 26/7)

T

2 Thực hành mua bán hàng hóa và lưu trữ hồ sơ vào hệ thống

3 Tham gia vào việc lên ngân sách các khoản chi cho các sự kiện của phòng

Làm cân đối thu chi của phòng trong tháng

T

4 Tiếp tục thực hiện các công việc được giao, luyện tập các kĩ năng đã học

Thu thập tài liệu, lấy thông tin phục vụ cho bài báo cáo thực tập và bắt đầu viết báo cáo thực tập

T

5 Viết văn bản hướng dẫn lại công việc cho thực tập sinh mới, trực tiếp hướng dẫn lại các đầu việc và trả lời câu của thực tập sinh mới

T

6 Bàn giao lại công việc, chào tạm biệt các thành viên trong phòng, cảm ơn người hướng dẫn

III Cảm nhận, đánh giá việc thực tập

Khoản chi thuộc ngân sách nào

Ngày gửi đề nghị mua hàng

Nội dung mua hàng

Ngày được chấp thuận Giá

tiền

Kỳ thực tập là một trải nghiệm vô cùng quý giá giúp em được va chạm với môi trường làm việc chuyên nghiệp và cải thiện rất nhiều điều về bản thân, không chỉ kiến thức chuyên môn mà còn là những kĩ năng ứng xử và giải quyết tình huống, cũng như khám phá thêm nhiều tiềm năng và sở thích Em xin liệt kê những điều em học tập được qua thời gian thực tập vừa rồi dưới đây:

- RMIT là một môi trường quốc tế chuyên nghiệp đòi hỏi mọi việc làm đều phải chỉn chu

đã giúp em trở nên cẩn thận hơn và chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong công việc mình làm Nhất là công việc liên quan đến giấy tờ và tài chính, chỉ một chi tiết sai nhỏ cũng có thể

để lại hậu quả và thiệt hại nghiêm trọng nên càng khiến em phải chỉn chu hơn

- Kĩ năng giao tiếp, làm việc theo nhóm của em cũng được cải thiên rất nhiều thông qua tương tác với đồng nghiệp và liên lạc với các nhà phân phối của phòng Đời sống sinh viên Sau thời gian làm tại RMIT, em biết cách ứng xử trong các mối quan hệ tại nơi thực tập và các cơ quan ban ngành liên quan Trong một nhóm có nhiều độ tuổi, giới tính, quốc tich khác nhau, em học được cách trình bày và nêu ra ý kiến của mình sao cho hiệu quả và phù hợp, đúng lúc đúng chỗ Cùng với đó, em cũng biết cách lắng nghe ý kiến của mọi người để cùng làm việc đạt được kết quả tốt nhất

- Thời gian thực tập tại RMIT em cũng được thử sức trong nhiều công việc đa dạng khác nhau, từ mua hàng, kế toán, logistics đến tổ chức sự kiện, làm truyền thông,… từ đó em

có cơ hội tìm hiểu, khám phá lĩnh vực mình yêu thích để định hướng nghề nghiệp lâu dài

- Ngoài ra việc thực tập cũng giúp em nhận thức rõ về nghề nghiệp, lĩnh vực công tác sau khi tốt nghiệp; củng cố các kiến thức, kỹ năng cần thiết đối với công việc phù hợp với chuyên ngành đào tạo, nhận thức rõ những thiếu sót về kiến thức, kỹ năng của bản thân để tiếp tục tích lũy, hoàn thiện trong các kỳ học tiếp theo tại trường;