báo cáo thực tập giữa khóa tại công ty thương mại vận tải giao nhận phú giang

LỜI MỞ ĐẦUTrong 3 năm đầu học tập tại trường Đại học Ngoại thương, em đã được trang bịnhững kiến thức cơ bản về kinh tế cũng như đầy đủ các kiến thức chuyên ngành về cácvấn đề thương mại

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - VẬN TẢI - GIAO NHẬN PHÚ GIANG 2

1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương Mại- Vận Tải- Giao Nhận Phú Giang 2

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty 2

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty 3

1.1.3 Cơ cấu và trình độ lao động 5

1.1.4 Cơ sở vật chất kĩ thuật chủ yếu 5

1.2 Giới thiệu về phòng xuất nhập khẩu và vị trí thực tập 5

1.2.1 Phòng xuất nhập khẩu 5

1.2.2 Vị trí thực tập và người hướng dẫn 6

CHƯƠNG 2 NHẬT KÝ THỰC TẬP 8

2.1 Lịch làm việc tuần 1 (01/07/2019 -05/07/2019) 8

2.2 Lịch làm việc tuần 2 (08/07/2019-12/07/2019) 9

2.3 Lịch làm việc tuần 3 (15/07/2019- 19/07/2019) 10

2.4 Lịch làm việc tuần 4 (22/07/2019 – 26/07/2019) 11

2.5 Lịch làm việc tuần 5 (29/07/2019-02/08/2019) 12

CHƯƠNG 3 CẢM NHẬN, ĐÁNH GIÁ VỀ ĐỢT THỰC TẬP 14

3.1 Cảm nhận về đợt thực tập 14

3.2 Bài học kinh nghiệm 15

3.3 Ý nghĩa thực tiễn của kì thực tập 16

CHƯƠNG 4 KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN, VỚI VIỆN KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ, VỚI NHÀ TRƯỜNG 18

4.1 Kiến nghị đối với giáo viên hướng dẫn 18

4.2 Kiến nghị đối với Viện Kinh tế và Kinh doanh quốc tế 18

4.3 Kiến nghị đối với trường Đại học Ngoại thương 19

KẾT LUẬN 20

LỜI MỞ ĐẦU

Trong 3 năm đầu học tập tại trường Đại học Ngoại thương, em đã được trang bịnhững kiến thức cơ bản về kinh tế cũng như đầy đủ các kiến thức chuyên ngành về cácvấn đề thương mại quốc tế, vận tải giao nhận và bảo hiểm trong ngoại thương… thôngqua các môn học như Quan hệ kinh tế quốc tế, Giao dịch, Logistic, Bảo hiểm, Thanhtoán quốc tế… Tuy nhiên, hầu hết những kiến thức này mới chỉ dừng lại ở lý thuyết từcác bài giảng trên lớp và tài liệu giáo trình Do đó, Trường và Viện đã tạo điều kiệncho chúng em được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế qua kì thực tập giữa khoá

để bước đầu làm quen với môi trường công sở và sẽ ít bỡ ngỡ hơn sau khi ra trường

Kỳ thực tập giữa khoá thực sự đã mang lại cho chúng em rất nhiều những bài học thực

tế quý báu qua đó em có thể kiểm nghiệm những kiến thức đã học trên trường, lựachọn được vị trí phù hợp với năng lực và sở thích của bản thân sau khi ra trường và rút

ra được những điểm yếu cũng như những thế mạnh của bản thân trong công việc

Trong 5 tuần thực tập tại Công ty Thương Mại - Vận Tải - Giao Nhận Phú Giangnhờ sự giúp đỡ tận tình và chân thành của anh trưởng phòng và các anh chị ở phòng Xuấtnhập khẩu cũng như các phòng ban khác trong công ty cùng sự hướng dẫn tận tình củagiảng viên TS Nguyễn Quang Minh, em đã học hỏi được nhiều điều, có những kĩ năngchuyên môn cơ bản, biết liên hệ được lý thuyết đã được học trên lớp vào thực tế, góp phầnhoàn thiện kiến thức chuyên ngành của mình cũng như giúp em hoàn thiện bản báo cáomột cách tốt nhất có thể Tuy nhiên do trình độ còn hạn chế, bản báo cáo sẽ không tránhkhỏi những thiếu xót và những điểm cần bổ sung Em rất mong nhận được sự đóng góp vàđánh giá của các thầy giáo để bản báo cáo được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

-VẬN TẢI - GIAO NHẬN PHÚ GIANG 1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương Mại- Vận Tải- Giao Nhận Phú Giang 1.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty TNHH Thương Mại - Vận Tải - Giao Nhận Phú Giang được thành lậpnăm 2005 do ông Bùi Văn Cường làm người đại diện Qua 14 năm hoạt động, công ty

đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường như là một nhà vận chuyển và giaonhận chuyên nghiệp, nhận được sự tín nhiệm cao của khách hàng và được đánh giá làphát triển tương đối nhanh và thành công Với đội ngũ nhân viên lành nghề, được đàotạo cơ bản và có hệ thống, có tinh thần trách nhiệm cao, Fugitrans Co., Ltd đáp ứngmọi yêu cầu vận chuyển của khách hàng Với phương châm: Chuyên nghiệp- Hiệuquả- Uy tín, công ty luôn nỗ lực mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất,giá cả hợp lý

Thông tin về công ty như sau:

 Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - VẬN TẢI - GIAO NHẬN PHÚ GIANG

 Tên giao dịch: PHUGIANG TRADING, TRANSPORT AND FORWARDING CO.,LTD

 Tên viết tắt: FUGITRANS CO., LTD

2

Giao nhận và vận tải hàng trọn gói bằng container

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty

Công ty Phú Giang có 12 nhân viên tất cả, bao gồm cả ban giám đốc Đội ngũnhân sự công ty đều có trình độ đại học, cao đẳng, được đào tạo bài bản ngành giaonhận vận tải với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành Công ty có quy mô nhỏ, cấu trúckhá tinh gọn, sử dụng nhân sự đúng người đúng vị trí và tổ chức công ty được chia ralàm 3 phòng ban chính được thể hiện qua sơ đồ dưới đây

3

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN BỘ PHẬNGIAO CHỨNG TỪ NHẬN- VẬN

TẢITrong đó, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban cụ thể như sau:

+ Giám đốc: có nhiệm vụ bố trị nhân sự, theo dõi tiến độ kinh doanh, mở rộngquan hệ với các đối tác đại lý, môi giới thương mại để xúc tiến hoạt động xuất nhậpkhẩu, tìm kiếm khách hàng giao nhận vận tải về cho công ty

+ Phòng kinh doanh: chăm sóc khách hàng cũ, tìm kiếm khách hàng mới có nhucầu giao nhận vận tải, tìm giá cước các hãng tàu, hãng hàng không cạnh tranh để cungcấp cho khách hàng, tìm kiếm, liên lạc, xây dựng và duy trì quan hệ với các đại lý,hãng tàu, lên kế hoạch kinh doanh cho công ty đồng thời phối hợp, trao đổi với phòngxuất nhập khẩu để đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ

+ Phòng tài chính- kế toán: thu thập chứng từ phát sinh trong tháng, lập giấybáo nợ (Debit note) và bảng kê đối chiếu công nợ (SOA), ra hóa đơn VAT và gửi chokhách hàng Đồng thời, theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận của công ty, lên ủynhiệm chi và phiếu nợ cước của khách, lập báo cáo kinh doanh hằng quý và năm

+ Phòng xuất nhập khẩu: tiếp nhận và xử lý các giấy tờ, hồ sơ do khách hàngchuyển đến của từng lô hàng, khai báo hải quan, làm thủ tục mở tờ khai cho tất cả các

lô hàng, theo dõi trực tiếp hồ sơ của từng lô hàng tại cơ quan hải quan và làm thủ tụcthông quan cho từng lô hàng khi đã làm xong thủ tục hải quan Đến các hãng tàu để lấylệnh giao hàng, booking cho các lô hàng, xuống các cảng làm thủ tục kiểm hóa chonhững lô hàng phải kiểm tra thực tế hàng hóa , rút và đóng hàng tại các cảng, làm thủ

tục lấy và giao hàng cho khách hàng tại cảng Làm thủ tục với cơ quan đăng kiểm chocác lô hàng nhập khẩu ô tô.

1.1.3 Cơ cấu và trình độ lao động

(Nguồn: Phòng tài chính- kế toán công ty)

Số lượng lao động của công ty không nhiều, bộ máy quản lí nhỏ gọn, đội ngũnhân viên có nhiều năm kinh nghiệm và có trình độ tốt cụ thể có 8/12 nhân viên cótrình độ đại học, 3 nhân viên có trình độ cao đẳng và chỉ 1 nhân viên có trình độ trungcấp Nhân lực của công ty hoàn toàn đáp ứng được những yêu cầu trong lĩnh vực kinhdoanh của công ty

1.1.4 Cơ sở vật chất kĩ thuật chủ yếu

- 4 xe container cùng 2 rơ mooc loại chở container 20 feet, 4 rơ mooc loại chởcontainer 40 feet

- 2 xe tải loại 5 tấn, 2 xe tải loại 2.5 tấn

- Các phương tiện làm việc cho khối văn phòng gồm 8 máy tính, 2 máy fax, 2máy photocopy được trang bị đồng bộ và đổng mới theo kĩ thuật hiện đại

1.2 Giới thiệu về phòng xuất nhập khẩu và vị trí thực tập

1.2.1 Phòng xuất nhập khẩu

Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Phú Giang, em được phân công thựctập tại phòng Xuất nhập khẩu Theo cơ cấu hiện tại, phòng Xuất nhập khẩu của PhúGiang gồm 5 người trong đó có 1 trưởng phòng và 1 nhân viên chứng từ, 2 nhân viên

hiện trường và 1 nhân viên vận tải Trong đó mỗi vị trí sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ

và trách nhiệm khác nhau

 Trách nhiệm của nhân viên chứng từ

1 Làm chứng từ xuất nhập khẩu cho các lô hàng từ Sales logistics

2 Nhận chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm (Invoice, packing list, giấy chứng nhậnxuất xứ (C/O), giấy phép, giấy kiểm tra chất lượng hay chuyên ngành) và xử líchứng từ giúp khách hàng bằng cách kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ trên

để kịp thời thông báo, tư vấn cho khách hàng chỉnh sửa, hoàn thiện chứng từtrước khi khai báo hải quan

3 Truyền tờ khai hải quan xuất nhập khẩu cho các lô hàng, sau đó bàn giao cho nhân viên hiện trường đi thông quan

4 Làm hóa đơn cho các lô hàng, lên giấy báo nợ (debit note) từ hệ thống để gửi Sales

 Trách nhiệm của nhân viên giao nhận

1 Nhận bộ chứng từ xuất nhập từ Sales/ Docs và đi nộp thuế, thông quan hải quanhoặc đi lấy hàng (hàng nhập) tại chi cục, ICD, cảng, sân bay

2 Nhận hồ sơ và yêu cầu từ Sales/ Docs đi làm các chứng từ như C/O ( giấychứng nhận xuất xứ, kiểm dịch, hun trùng hay đi kiểm hóa, hỗ trợ đi phân tích,phân loại hàng

3 Khai truyền tờ khai hải quan hoặc hỗ trợ bộ phận chứng từ khi cần thiết

 Trách nhiệm của bộ phận vận tải

Bộ phận này có trách nhiệm theo dõi tiến độ của từng lô hàng do các bộ phậnkhác báo về từ đó lên kế hoạch sắp xếp phương tiện vận tải, liên hệ với khách hàng vềđịa điểm, thời gian và phương thức giao hàng đến khi hàng hóa được giao đến kho củakhách hàng một cách an toàn đầy đủ

1.2.2 Vị trí thực tập và người hướng dẫn

Trong phòng Xuất nhập khẩu, do là một doanh nghiệp nhỏ nên trong một nhânviên thường có thể đảm nhiệm linh hoạt 2 vị trí là nhân viên chứng từ và nhân viêngiao nhận Em được tham gia vào cả 2 vị trí này dưới sự hướng dẫn của anh Khẩntrong suốt quá trình thực tập Nhiệm vụ của em là hỗ trợ và học hỏi các anh chị nhânviên chứng từ và giao nhận, vận tải trong các công việc trong phòng

Người hướng dẫn chính của em là anh Bùi Văn Khẩn- Trưởng phòng Xuất nhậpkhẩu (Điện thoại: 0909140683, Email: khan.fugitrans@gmail.com) Anh Khẩn đã làmviệc tại công ty được 10 năm và là cực sinh viên trường Đại học Giao thông vận tảithành phố Hồ Chí Minh và có kinh nghiệm làm việc ở cả 2 vị trí là nhân viên chứng từ

và nhân viên giao nhận, hiện trường Ngoài ra em còn được hướng dẫn bởi các anh chịnhân viên khác trong phòng

CHƯƠNG 2 NHẬT KÝ THỰC TẬP 2.1 Lịch làm việc tuần 1 (01/07/2019 -05/07/2019)

Thứ 2, ngày 01/07/2019

Em đến công ty TNHH Thương Mại - Vận Tải - Giao Nhận Phú Giang theo lịchhẹn với giám đốc công ty để xin thực tập tại công ty trong 5 tuần Em xác nhận thựctập tại phòng Xuất nhập khẩu với thời gian thực tập là cả ngày thứ 2, thứ 4 và thứ 6hàng tuần Em được giới thiệu người hướng dẫn là anh Khẩn- Trưởng phòng xuất nhậpkhẩu Anh Khẩn phỏng vấn em một số những kiến thức cơ bản về chuyên ngành vànhững mong muốn của em trong quá trình thực tập Sau cuộc phỏng vấn ngắn với anhKhẩn, em vào phòng Xuất nhập khẩu và làm quen với các anh chị

Thứ 4, ngày 03/07/2019

Em chính thức bắt đầu quá trình thực tập, làm quen với môi trường làm việc tạicông ty Em tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng của từng bộ phận và lĩnh vực hoạtđộng của công ty qua những tài liệu anh Khẩn cung cấp Sau đó, em đi sâu vào tìmhiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng của phòng Xuất nhập khẩu cũng như công việc củatừng người trong phòng qua việc hỏi anh Khẩn và các anh chị trong phòng Em đượcgiao nhiệm vụ đầu tiên là đi pha trà cho các anh chị trong phòng

Thứ 6, ngày 05/07/2019

Em lên đề cương thực tập cho báo cáo thực tập và được giao nhiệm vụ in vàphoto chứng từ giúp các anh chị, nhân cơ hội này, em học cách sử dụng máy scan vàmáy photocopy tại công ty

Kết quả hoạt động tuần 1

Đây là lần đầu em được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế nên còn nhiều bỡngỡ, cách ứng xử và giao tiếp của em vẫn chưa được tốt, còn nhút nhát và chưa tự tin Dolần đầu tiếp xúc với máy scan, máy photocopy nên em còn lúng túng và chưa biết làmnhưng sau khi được cách anh chị chỉ bảo và hướng dẫn, em đã có thể tự tin sử dụng cácloại máy này Đặc biệt, em còn được anh Khẩn chỉ cách sử dụng phần mềm scan trên điệnthoại tên là “ CamScanner” để thay thế cho máy scan truyền thống- phần mềm đang được

cả công ty rất ưa chuộng Ngoài ra, một chị trong văn phòng đã chỉ cho em cách để pha tràngon cho cả phòng uống – những thứ mà em nghĩ rất cần thiết trong

quá trình em đi làm việc sau này

2.2 Lịch làm việc tuần 2 (08/07/2019-12/07/2019)

Thứ 2, ngày 08/07/2019

Em đến văn phòng chuẩn bị nước uống và dọn qua phòng làm việc Em cũng có

cơ hội được trò chuyện nhiều hơn với các anh chị trong phòng trước khi bắt đầu côngviệc để có thể biết được công việc mọi người sẽ làm trong ngày Sau đó, em được anhKhẩn cho tiếp xúc với các bộ hồ sơ xuất khẩu, nhập khẩu của công ty bao gồm: hợpđồng mua bán, các chứng từ trong xuất nhập khẩu (Hóa đơn thương mại, phiếu đónggói (packing list), vận đơn đường biển (B/L), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấychứng nhận chất lượng, số lượng…) Em hỏi anh những thắc mắc liên quan đến ýnghĩa và chức năng của từng loại chứng từ và sâu chuỗi lại với những gì đã được họctrên trường Sau đó, anh cho em mượn thao khảo cuốn sách giới thiệu về các hãng tàu.Anh chia sẻ rằng từ cuốn sách này, em có thể dễ dàng có được thông tin, cách liên hệvới hãng tàu cũng như lịch trình của tàu để lên booking với hãng tàu Em nghiên cứusách đồng thời quan sát các anh chị trong phòng giao dịch với đối tác, xem cách cácanh chị trả lời email với khách hàng

Thứ 4, ngày 10/07/2019

Em đến văn phòng, chuẩn bị nước và ấm chén cho ngày mới Em được anhKhẩn cử đi in các bộ chứng từ và chuyển cho các cá nhân liên quan Buổi chiều, emdành thời gian đọc và nghiên cứu các bộ chứng từ xuất nhập khẩu của công ty, nhờ anhgiải đáp một số thắc mắc về quy trình xuất, nhập khẩu lô hàng

Thứ 6, ngày 12/07/2019

Em đến văn phòng, chuẩn bị nước và ấm chén, dọn dẹp qua phòng làm việc

Em hỏi anh Khẩn những thắc mắc liên quan đến việc phân biệt vận đơn gốc vàsurrendered bill, quy trình thủ tục hải quan với 1 lô hàng Sau đó, em được anh hướngdẫn cách dùng phần mềm ECUS- VNACCS để làm tờ khai hải quan và quan sát anhlàm tờ khai hải quan hàng cho lô hàng xuất khẩu Em đã cẩn thận ghi lại cách làm

Kết quả hoạt động tuần 2

Bước sang tuần thứ 2, em đã bước đầu làm quen với các công việc cũng như phongcách làm việc của phòng Em học được nhiều điều về cách giao tiếp cũng như thái độ vớicông việc của các nhân viên trong phòng Mỗi bộ hồ sơ liên quan đến các lô hàng đã hoànthành đều được sắp xếp một cách khoa học theo thời gian và nhân viên thực hiện trongmáy tính công ty để các nhân viên có thể dễ dàng tìm lại khi cần thiết

Với từng lô hàng, các bộ chứng từ đều được các anh chị xử lí, kiểm tra rất cẩn thận đểhạn chế thấp nhất rủi ro Có những câu hỏi hay thắc mắc từ khách hàng đều được cácnhân viên trả lời tận tình, chu đáo và nhanh chóng.

Về chuyên môn, em được bổ sung thêm một số kiến thức mới so với chươngtrình học trên trường ví dụ như trong hồ sơ hải quan cần bắt buộc có thêm giấy giớithiệu, cách phân biệt vận đơn gốc: Trên vận đơn phải có chữ “Original” và dấu đỏ củadoanh nghiệp Đặc biệt, trong tuần này, em đã học được cách khai báo hải quan quaphần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS- VNACCS và học được thêm nhiều thuậtngữ mới sử dụng trong việc khai báo hải quan như: Mã HS, mã loại hình, mã lưu khochờ thông quan dự kiến

2.3 Lịch làm việc tuần 3 (15/07/2019- 19/07/2019)

Thứ 2 ngày 15/07/2019

Em đến chỗ làm, chuẩn bị trà cho mọi người và đi in một số chứng từ giúp cácanh chị Em được anh Khẩn chỉ dẫn cách tra nhanh mã HS của hàng hóa, cách tra cứuthuế xuất nhập khẩu phục vụ cho việc khai báo hải quan Ngoài ra, em còn được chỉcách tra cứu thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển/đường hàng không/ đường chuyển phát nhanh Sau đó em được giao nhiệm vụ sangphòng kế toán nhận tiền ứng để buổi chiều đi nộp phí cho hãng tàu cùng anh Khẩn.Buổi chiều, theo kế hoạch, em được đi thực tế cùng anh Khẩn ra văn phòng đại lí củahãng tàu OOCL để nộp phí và lấy lệnh giao hàng (D/O) sau đó ra cảng Cát Lái làm thủtục thông quan và thủ tục lấy hàng Sau khi đã hoàn thành công việc, em được anhKhẩn dẫn đi tham quan cảng

Thứ 4 ngày 17/07/2019

Em đến chỗ làm, chuẩn bị trà và hoa quả cho mọi người trong phòng Em đượcanh Khẩn giao nhiệm vụ tra cứu thông tin về lô hàng nhập khẩu hóa chất của công tyhóa chất và môi trường Vũ Hoàng Do được hướng dẫn cụ thể ở buổi trước nên em đãhoàn thành công việc khá nhanh Sau đó, em được giao khai thử một tờ khai hải quanhàng xuất, một tờ khai hải quan hàng nhập Sau khi được anh Khẩn kiểm tra, em nhậnthấy em vẫn còn mắc phải một số lỗi sai quan trọng dẫn đến hủy tờ khai như sai mã hảiquan, mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến Em đã lưu ý lại để tránh mắcphải những sai lầm như thế trong tương lai