báo cáo thực tập giữa khóa tại công ty keplerlogistics JSC

Đặc điểm quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận của Công ty Kepler:...2 1.5.. Nhận thức được ý nghĩa của học phần này, bản thân em đã lựachọn thực tập tại Công ty KeplerLogistics

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

NHẬN VẬN TẢI KEPLER 1

1.1 Giới thiệu chung 1

1.2 Lĩnh vực hoạt động của Công ty 1

1.3 Dịch vụ chính của Công ty 1

1.4 Đặc điểm quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận của Công ty Kepler: 2

1.5 Tổ chức Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Kepler: 4

1.6 Phòng ban thực tập 6

1.7 Người trực tiếp hướng dẫn 6

CHƯƠNG 2 NHẬT KÝ THỰC TẬP 7

CHƯƠNG 3 CẢM NHẬN ĐÁNH GIÁ VỀ ĐỢT THỰC TẬP GIỮA KHÓA 17

CHƯƠNG 4 KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN, VIỆN VÀ NHÀ TRƯỜNG 19

4.1 Kiến nghị đối với giáo viên hướng dẫn – TS Nguyễn Quang Minh 19

4.2 Kiến nghị đối với nhà trường và Viện Kinh tế và Kinh doanh quốc tế 19

KẾT LUẬN……… 22

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập giữa khóa là một học phần quan trọng giúp sinh viên được học hỏi vàlàm việc trong môi trường thực tế, được áp dụng các kiến thức đã học trên ghế nhàtrường vào thực tiễn Nhận thức được ý nghĩa của học phần này, bản thân em đã lựachọn thực tập tại Công ty KeplerLogistics JSC về nghiệp vụ xuất nhập khẩu – mộtnghề liên quan trực tiếp tới chuyên ngành Kinh tế đối ngoại và phù hợp với địnhhướng nghề nghiệp sau này của bản thân để học hỏi và bồi đắp kiến thức

Được sự hướng dẫn tận tình và chu đáo của Thầy, bản thân em đã lựa chọn được

sơ sở thực tập phù hợp với mong muốn và đam mê của bản thân để hoàn thành tốtnhất Báo cáo thực tập giữa khóa Logistics là một ngành công nghiệp phát triển nở

rộ trong những năm gần đây mang đến cơ hội nghề nghiệp rộng mở nhưng cũngchính là thách thức đối với sinh viên chúng em trong việc tích lũy kiến thức và kingnghiệm cần thiết để trở thành nguồn nhân lực chất lượng cao trong tương lai Sựhướng dẫn của Thầy còn là nền tảng vững chắc để sinh viên chúng em có địnhhướng tốt để thực hiện học phần Tốt nghiệp sắp tới Bài Báo cáo có thể vẫn cònnhững thiếu sót nên bản thân em rất mong Thầy có những đánh giá và nhận xét quýbáu để bài Báo cáo được hoàn thiện hơn trong kỳ Tốt nghiệp tới Xin chân thànhcảm ơn Thầy với sự hướng dẫn tận tình

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ

PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI KEPLER

1.1 Giới thiệu chung

- Tên công ty: Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler (Kepler Logistics JSC)

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106931418 đăng kí ngày10/08/2015 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp

- Địa chỉ giao dịch: Tầng 6, 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hòa, QuậnCầu Giấy, Hà Nội

Địa chỉ đăng ký: Số 3, ngõ 111/21, Đường Giáp Bát, Phường Giáp Bát, Quận

Hoàng Mai, Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: (84)983 621 566 Tel: (84-4) 3221 6225 Fax: (84-4) 3856 7425

Email: hien.cao@keplerlogistics.com.vn

1.2 Lĩnh vực hoạt động của Công ty

- Là một công ty cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải có trụ sở chính ở Hà Nội

và mạng lưới chi nhánh trải rộng khắp 3 tỉnh, thành phố: Hải Phòng, Đà Nẵng

và Thành phố Hồ Chí Minh

- Gồm các lĩnh vực kinh doanh:

 Vận tải quốc tế đường hàng không

 Vận tải quốc tế đường biển

 Hàng quá cảnh đường bộ - đường sông

 Vận chuyển hàng dự án

1.3 Dịch vụ chính của Công ty

Công ty Kepler đã không ngừng khai thác thế mạnh về kiến thức, kinh nghiệm

và quan hệ trên thị trường vận tải và Logistics Công ty đã đưa ra thị trường sản

phẩm dịch vụ Logistics có uy tín và chất lượng cao được các khách hàng trong nướccũng như các doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.Khách hàng chính của công ty là 3 Công ty thương mại và sản xuất lớn ở Việt Nam

là công ty sản xuất và xuất khẩu giày thể thao chuyên xuất sang thị trường Australia

và Newzealand, Công ty sản xuất và xuất khẩu bia, Công ty thương mại khoáng sảnkẽm chuyên xuất sang Ấn Độ và nhiều khách hàng khác có được từ đội ngũ Salesnhiều năm kinh nghiệm Dịch vụ chính của công ty bao gồm hai hoạt động chủ yếulà: dịch vụ giao nhận vận chuyển và lưu giữ hàng hóa được tiến hành liên tục vànhịp nhàng thành một chuỗi khép kín bao gồm:

- Vận chuyển nguyên liệu cung cấp tận nhà máy cho sản xuất

- Vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến tổng kho, trung tâm logistics

- Lưu trữ, bảo quản hàng hóa tại kho, tổng kho Trung tâm logistics

- Xếp dỡ hàng hóa tại kho, tổng kho Trung tâm logistics

1.4 Đặc điểm quy trình kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận của Công ty Kepler:

Quy trình kinh doanh của công ty bao gồm 2 quy trình chủ yếu:

- Quy trình vận chuyển hàng hóa

- Quy trình lưu trữ hàng hóa

Sơ đồ 01: Quy trình vận chuyển hàng hóa

Sơ đồ 02: Quy trình lưu trữ hàng hóa

1.5 Tổ chức Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Kepler:

Hình thức là công ty cổ phần nên bộ máy quản lý của công ty Vận tải Keplerđược thiết kế theo mô hình chung của các công ty cổ phần trong nước và trên thếgiới Thêm vào đó, bản chất là công ty trong lĩnh vực vận tải nên địa bàn kinh doanhrộng lớn để phát huy tối đa hiệu quả quản lý Chính vì thế, công ty đặt phòng dịch vụvận tải và trung tâm logistics tại các thành phố lớn của đất nước là Hà Nội, HảiPhòng, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh Bộ máy quản lý của công ty bao gồm:

 Hội đồng quản trị (HĐQT): là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, quyết địnhnhững vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, định hướng cho sựphát triển chiến lược trung và dài hạn của công ty

 Ban giám đốc (BGĐ): bao gồm: Tổng giám đốc, 2 phó giám đốc phụ tráchmiền Bắc và Nam

 Giám đốc công ty : là người đại diện theo pháp luật của công ty, cóquyền điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trướcHĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

 Các phó giám đốc công ty: Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị

và Giám đốc công ty sẽ thay mặt giám đốc trong công tác đối nội, đốingoại, kí kết hợp đồng, văn bản khi được Giám đốc ủy quyền; giaoviệc và thực hiện công tác kiểm tra với cấp dưới …cùng với giám đốccông ty bổ nhiệm các chức danh trong công ty

 Các phòng ban chức năng: Các phòng ban chức năng hỗ trợ, giúp việc choBGĐ về chuyên môn, nghiệp vụ bao gồm: Phòng Marketing, Phòng quản trịhành chính- pháp chế, phòng dịch vụ vận tải, phòng vận tải, trung tâmlogistics

 PHÒNG MAKETING

Một trong những phòng quan trọng quyết định đến doanh số, doanh thucông ty và các chiến lược phát triển khách hàng cả về chiều rộng và chiều sâu, thammưu cho ban Tổng giám đốc và thực hiện chiến lược - tầm nhìn KEPLERLOGISTIC SJC, đưa thương hiệu công ty đến cộng đồng doanh nghiệp trên toàn

quốc và các nước láng giềng; xây dựng và chăm sóc hệ thống khách hàng; phân loại

và đánh giá các khách hàng tiềm năng, khách hàng truyền thống; lấy ý kiến kháchhàng hàng kỳ phân tích và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng về chất lượng dịch

vụ công ty Từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm và các kếhoạch doanh thu dài hạn; điều phối nguồn hàng hóa, dịch vụ về các phòng ban kinhdoanh để triển khai thực hiện

- Lập phương án cho từng thương vụ dịch vụ vận tải Thu thập hồ sơ tài liệulên quyết toán thanh toán với phòng Tài chính Kế toán từng dịch vụ đã hoànthành

- Nhận hồ sơ khách hàng thực hiện điều độ vận tải phân phối cho khách hànghàng ngày, tổng kết, đánh giá và thanh toán phí hàng tháng; đảm bảo đủ cácyếu tố: an toàn - đủ khối lượng - đúng tiến độ vận chuyển

- Phối hợp chặt chẽ với phòng Marketing và các trung tâm tiếp vận khớp nối chuỗi logistics triển khai phần dịch vụ theo phân cấp

 PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

- Tham mưu cho Ban tổng giám đốc về lập và kiểm soát việc thực hiện ngân sách công ty hàng năm

- Thực hiện hạch toán kế toán, báo cáo kế toán theo quy định của nhà nước

- Thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo quản trị theo yêu cầu của Chủ sở hữu và Ban tổng giám đốc Công ty

- Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô tổ chức doanh nghiệp

- Đào tạo và quản lý nhân sự về tài chính kế toán, hướng dẫn các cá nhân, đơn

vị có liên quan thực hiện các qui định của qui chế tài chính Công ty và các qui định của nhà nước có liên quan.

- Hướng dẫn quy trình thực hiện luân chuyển và phê duyệt hồ sơ chứng từ thanh quyết toán cho các đối tượng kế toán

- Thực hiện các công tác khác do Ban tổng giám đốc chỉ định hoặc các yêu cầuHĐQT giao

Mô hình tổ chức bộ máy của công ty được minh họa theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 03: Mô hình bộ máy quản lý tại Công ty Kepler Logistics JSC

1.6 Phòng ban thực tập

- Phòng Xuất nhập khẩu

1.7 Người trực tiếp hướng dẫn

- Họ và tên người hướng dẫn: Chị Phạm Thị Hoa

- SĐT: 0335 976 765

- Chức vụ: Trưởng Phòng Xuất nhập khẩu

CHƯƠNG 2 NHẬT KÝ THỰC TẬP

tháng

- Tìm hiểu về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa

- Được hướng dẫn khai manifest cho hàng và update lên Cổng

thông tin một cửa quốc gia: https://vnsw.gov.vn/

• Trực tiếp khai manifest cho 1 lô hàng: file manifest

chính xác để không bị báo lỗi

- Tìm hiểu bộ hồ sơ cho lô hàng gồm những gì

- Phân biệt vận đơn thứ cấp (House Bill of Lading) và vận đơnchủ (Master Bill of Lading)

- Học cách sử dụng máy Scan và scan một số tài liệu

- Học cách tra lịch trình (schedules) của tàu để book tàu chởhàng trên trang Web của hãng vận tải ví dụ hãng tàu Maersk:

https://www.sealandmaersk.com/

- Học cách check giá: check giá sẽ có hai mục: instant price thì

1 05/07 chỉ dành riêng cho một số loại hàng nhất định/ standard cargo

price sẽ dành chung cho các loại hàng

- Hiểu được rằng để book tàu thì doanh nghiệp Logistics thường

đã làm việc với các hãng tàu để có giá tốt nhất

- Biết được rằng thường sẽ đặt container chở hàng theo địnhmức sau: cont 20' chở 23-25 tấn hàng, còn cont 40' chở từ 27tấn hàng trở lên

- Mục track trên trang Web sẽ dùng để check thông tin về lịch trình của lô hàng đã book trên trang.

- Muốn check Debits của công ty với hãng tàu, vào mục My

finances: mục Open invoices sẽ là chưa thanh toán, mục Paid invoices là đã thanh toán.

- Vai trò của Sales trong Logistics không phải là tìm kiếm kháchhàng như bản thân nghĩ mà là báo giá cước tàu tốt nhất chokhách hàng, thông qua việc tìm kiếm các tàu chở hàng và cướcvận chuyển, cước thuê tàu trên các trang ví dụ:

https://shippingschedule.com.vn/

- Những điều cần chú ý trong Booking note: thời gian ước tínhtàu khởi hành: ETD, thời gian ước tính tàu đến: ETA, trọnglượng của lô hàng, cảng đi và cảng đến, số Cont, ngày Cut-off(ngày cắt máng)

- Học được cách photo tài liệu

- Học được SI (shipping instruction) là gì? SI được cung cấpbởi ai? SI dùng để làm gì? Khai báo và up SI lên hệ thống nhưthế nào?

• SI là các thông tin hướng dẫn gửi hàng của khách hàng(người xuất khẩu - shipper) gửi cho Công ty Logistics/

hàng hóa theo đúng yêu cầu của người xuất khẩu, hạnchế những sai sót trên các chứng từ vận tải khác, đặcbiệt là Bill of Lading (B/L)

• Như vậy khai SI chỉ dùng cho hàng xuất

• Các công ty Hãng tàu/Forwarder sẽ yêu cầu Shippergửi SI để làm Bill of Lading bản nháp Sau đó, sẽ gửi

bản nháp đó cho khách hàng check và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin trên Draft B/L đó.

 Thông thường nhân viên Forwarder/Hãng tàu sẽ gọiđiện yêu cầu Shipper gửi SI để đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng tiến độ

- Những thông tin cần lưu ý trên Booking notes để khai báo SI:gồm 4 thông tin chính là Booking No., hàng được vận chuyển

từ đâu đến đâu (POD – Port of Discharge và POL – Port ofLoading), ETD (Estimated time departure: thời gian ước tínhtàu khởi hành), 3 thông tin quan trọng về Deadline:

 VGM - Verified Gross Mass: deadline khai VGM của

lô hàng, deadline gửi phiếu cân cont lên hệ thống chohãng tàu

 Port cargo cut-off: deadline mang công hàng ra cảng,

hạ hàng tại cảng

 Doc cut-off: deadline khai báo SI trên web của hãngvận tải, deadline gửi thông tin chi tiết về lô hàng chohãng tàu để hãng tàu ra Bill nháp

- Một số thông tin cần lưu ý thêm trên Booking:

 Bãi lấy vỏ cont: empty pick up CY

 Bãi hạ cont hàng: Full return CY

 Volume hàng: hàng nguyên cont hay lẻ cont

- VGM là gì? Tại sao lại phải khai báo VGM?

Là trọng lượng của lô hàng (net weight) và trọng lượngcủa vỏ cont

- Mục đích khai báo là để hãng tàu biết trọng lượng của cả conthàng là bao nhiêu để xem xét có đánh thuế hàng quá khổ haykhông hoặc để xem liệu trọng tải tàu có đủ để vận chuyển lô

hàng này hay không.

- Học cách mở một job (hồ sơ theo dõi lô hàng từ khi tiếp nhận cho đến khi xuất/ nhập xong)

- Tìm hiểu về nghiệp vụ khai Manifest:

 Chỉ khai Manifest cho hàng nhập

 Hãng tàu sẽ gửi cho bạn thông báo hàng đến cảng (AN)

 Hãng tàu sẽ khai Manifest cho M/Bill còn Forwarder sẽkhai cho H/Bill, khai thông tin về hàng hóa

Forwarder lại phát hành tiếp D/O nữa

• Khi Consignee đến nhận hàng, hãng tàu sẽ đối chiếu

D/O- lệnh giao hàng với thông tin đã khai trênManifest Nếu trùng khớp mới tiến hành giao hàng cònkhông thì sẽ không nhận được hàng

- Tìm hiểu A/N (Arival Notice) và D/O (lệnh giao hàng): dohãng tàu hoặc Forwarder phát hành sau khi Forwarder hoặcngười nhập khẩu đã khai Manifest

- Tìm hiểu về các hồ sơ chứng từ cần có để xin C/O cho một lôhàng xuất

- Tìm hiểu về quy trình xuất, nhập khẩu

2 10/07 - Tìm hiểu về các phí Local charge của hàng xuất và hàng nhập

Cụ thể hàng xuất thường có những phí Local charge sau:

• THC: terminal handling charge: phí xếp dỡ hàng tạicảng

• Container cleaning fee: phí làm sạch cont

 Document fee: phí làm B/L.

 CIC: container imbalance charge: phụ phí khi hãng vậnchuyển không có đủ cont để làm hàng cho mình vàphải vận chuyển cont từ bãi cont khác

- Tìm hiểu một số loại B/L:

 House Bill: Vận đơn thứ cấp Vận đơn này do

forwarder cấp cho shipper

 Master Bill: Vận đơn chủ do hãng tàu cấp cho shipper

hoặc công ty Forwarder

 Surrendered Bill: Là vận đơn điện giao hàng hay còn

gọi là vận đơn xuất trình nhằm đảm bảo hàng hoá cóthể giải phóng hàng nhanh

 Seaway Bill: Vận đơn để release hàng hoá nhanh hay

còn được gọi là Express release

- Tìm hiểu về C/O (Certificate of Origin):

 Các loại Form C/O

 Thủ tục xin cấp C/O gồm những gì:

 Vận đơn B/L: sao y bản chính

 Hóa đơn thương mại Commercial Invoice: Bản gốc

 Phiếu đóng gói Packing List: Bản gốc

 Tờ khai hải quan: Sao y bản chính (phải là TKHQ thông quan)

 Bản giải trình quy trình sản xuất: Sao y bản chính(Giải trình quy trình sản xuất ra sản phẩm từ cácnguyên vật liệu đầu vào)

 Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu: Sao y bản

11

chính (Thể hiện rõ trong sản phẩm có bao nhiêu %nguyên liệu A, bao nhiêu % nguyên liệu B).



Hóa đơn mua bán nguyên vật liệu: Sao y bản chính(trong trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệutrong nước) hoặc tờ khai hải quan nhập khẩu nguyênvật liệu (trong trường hợp doanh nghiệp trực tiếpnhập khẩu)



Hóa đơn mua bán sản phẩm xuất khẩu: Sao y bảnchính + mang bản gốc để đối chiếu (trong trườnghợp doanh nghiệp xuất khẩu là công ty thương mại,không trực tiếp sản xuất mà mua sản phẩm về đềxuất khẩu đi)



Đơn đăng ký cấp C/O form A, B: Doanh nghiệp xuấtkhẩu khai báo online và in ra trên trang web

- Mở Job mới

- Học cách làm Debit trên phần mềm của công ty Cụ thể:

• Chi phí (Expense) của công ty (đầu vào) sẽ được kíhiệu là CE/ CI ( Credit Export/ Credit Import): thường

là những chi phí liên quan đến cước phí thuê tàu(Ocean Freight), cước phí local charge của hãng tàu

DE/DI (Debit Export/ Debit Import): thường là thunhập từ việc chênh lệch giá với chi phí, giá các dịch vụlàm hộ cho người xuất khẩu và người nhập khẩu

- Học cách khai tờ khai hải quan chô lô hàng nhập Cụ thể:

 Người xuất khẩu phải lấy tên, địa chỉ, thông tin trênInvoice, tránh trường hợp tên shipper trên B/L khác vớiInvoice