báo cáo thực tập giữa khóa tại CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN GIÁO dục QUỐC tế ALIBABA

Để nghiên cứu sâu hơn về cáchthức cũng như quy trình tuyển dụng nhân sự tại một doanh nghiệp, được sự giúp đỡ vàtạo điều kiện của nhà trường cho phép sinh viên năm thứ 3 được thực tập tạ

Contents

Danh mục bảng biểu và sơ đồ 3

Lời mở đầu 4

Chương 1 : Giới thiệu về công ty TNHH phát triển giáo dục quốc tế Alibaba 6

I Giới thiệu chung 6

I Quá trình hình thành và phát triển 6

II Lĩnh vực hoạt động 7

III Đào tạo và cung ứng nguồn nhân 7

IV Cơ cấu tổ chức của công ty 8

Chương 2: Nhật ký thực tập trong 5 tuần tại Alibaba 12

Tuần 1: Từ này 2/7/2019 tới ngày 8/7/2019 12

Tuần 2: Từ ngày 9/7/2019 tới ngày 15/7/2019 15

Tuần 3: từ ngày 16/7/2019 tới ngày 22/7/2019 18

Tuần 4: từ ngày 23/7/2019 tới ngày 29/7/2019 18

Tuần 5 : Từ ngày 30/7/2019 tới ngày 04/8/2019 19

Chương 3: Nhận thức chung về khó khăn của doanh nghiệp, nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục 21

Kết luận 22

Danh mục bảng biểu và sơ đồ

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH phát triển giáo dục quốc tế Alibaba

8

Lời mở đầu

Xã hội ngày một phát triển không ngừng, xu hướng hội nhập nền kinh tế quốc tếngày càng trở nên bức thiết Chính vì vậy, nhu cầu của việc học ngoại ngữ, đặc biệt làtiếng Anh- một thứ tiếng được coi là ngôn ngữ quốc tế đang được xã hội quan tâm Xuấtphát từ nhu cầu đó, hàng loạt các trung tâm đào tạo, trường học mọc lên, quy mô cũngnhư địa bàn hoạt động của các trung tâm ngày càng mở rộng Mỗi đơn vị đều mongmuốn tạo ra sự khác biệt nổi bật nhằm giảm mức độ cạnh tranh với các đơn vị khác vàtạo ra phương pháp học Tiếng Anh hiệu quả nhất cho học viên, từ đó nhu cầu tuyển dụngnguồn nhân lực giáo viên bản ngữ, giáo viên nước ngoài đào tạo và giảng dạy cho trungtâm ngày càng không ngừng tăng Đây chính là bài toán hóc búa mà các phòng nhân sựcủa các doanh nghiệp vẫn đang đau đầu tìm lời giải đáp Làm thế nào để trở thànhheadhunter đối với nguồn nhân lực từ ngước ngoài? Làm thế nào để cạnh tranh mà không

vi phạm đạo đức trong ngành cũng là một câu hỏi khó Để nghiên cứu sâu hơn về cáchthức cũng như quy trình tuyển dụng nhân sự tại một doanh nghiệp, được sự giúp đỡ vàtạo điều kiện của nhà trường cho phép sinh viên năm thứ 3 được thực tập tại các doanh

nghiệp, em đã có cơ hội được cọ sát thực tế tại Công ty TNHH phát triển giáo dục quốc

tế Alibaba Với những kiến thức và kĩ năng đã học được trong 5 tuần thực tập tại công

ty, em đã phần nào nhận thức được sự khác biệt trong môi trường thực tiễn và sách vở,

đồng thời cũng nhận thức được những yếu tố còn thiếu sót để bổ sung, để có những địnhhướng tốt hơn cho công việc trong tương lai

Bài báo cáo được kết cấu làm 3 phần :

Chương 1: Giới thiệu về công ty Công ty TNHH phát triển giáo dục quốc tế Alibaba

Chương 2: Nhật ký thực tập trong 5 tuần (từ ngày 1/7- 4/8)

Chương 3 : Nhận thức chung về khó khăn của doanh nghiệp, nguyên nhân

và đề xuất giải pháp khắc phục.

Để hoàn thiện tốt đợt thực tập giữa khóa này, trước hết, em xin cám ơn Ban Giám

Đốc và phòng nhân sự công ty TNHH phát triển giáo dục quốc tế Alibaba đã tạo

điều kiện thuận lợi cho em thực tập tại công ty trong thời gian qua Đặc biệt, em xincảm ơn tới các anh chị: Trần Thị Hồng Gấm, Nguyễn Thanh Tùng đã nhiệt tìnhhướng dẫn, đóng góp ý kiến và chỉ dạy những kinh nghiệm quý báu trong quá trình

em thực tập tại công ty

Em xin chân thành cảm ơn tới TS, Nguyễn Quang Minh – Người đã hết lòng hướngdẫn, đóng góp ý kiến, giải đáp thắc mắc cho em trong quá trình viết báo cáo

Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện thật tốt bản báo cáo nhưng cũng không thể tránh khỏinhững thiếu sót Em rất mong thầy có thể đóng góp thêm những ý kiến để đợt thựctập cuối khóa vào năm sau em có thể hoàn thiện mình hơn

Hà Nội, ngày 04 tháng 08 năm 2019 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thu Phương

Chương 1 : Giới thiệu về công ty TNHH phát triển giáo dục quốc tế Alibaba

I Giới thiệu chung

Tên công ty : Công ty TNHH phát triển giáo dục quốc tế Alibaba.

cơ hội học tập tiếng Anh trong môi trường luyện tập các kỹ năng đội ngũ giáo viên bảnngữ và phi bản ngữ có nhiều kinh nghiệm và trình độ tiếng Anh xuất sắc

Trong bối cảnh đó, ngày 02/01/2015, Công ty TNHH phát triển giáo dục quốc tếAlibaba được thành lập với hai nhiệm vụ chính: đào tạo tiếng anh cho trẻ em trong độtuổi từ 4-14 tuổi và cung ứng nguồn tình nguyện viên, giáo viên bản ngữ (nativespeakers) đến từ các đất nước nói tiếng Anh (US, UK, Canada, Australia, New Zealand,South Africa) và nguồn giáo viên phi bản ngữ (non-native speakers) đến từ các nướcchâu Âu, Philippine – nơi tiếng Anh được coi là ngôn ngữ chính thứ hai cho các trường

công lập và trung tâm tiếng Anh khắp miền Bắc Việt Nam, nhằm giúp thế hệ trẻ ViệtNam bắt nhịp với xu hướng hội nhập quốc tế và nhu cầu sử dụng tiếng Anh sâu rộng.Công ty luôn nỗ lực trở thành đơn vị đào tạo tiếng Anh hiệu quả nhất bằng cách cung cấpcác chương trình đào tạo tiếng Anh kết hợp với huấn luyện về tư duy, truyền cảm hứng

và tạo động lực giúp người học làm chủ và lãnh đạo bản thân, đồng thời là luôn nỗ lựchết mình để trở thành headhunter cung ứng nguồn giáo viên nước ngoài chất lượng nhấtcho các hệ thông giáo dục tại miền Bắc Việt Nam

Tính đến tháng 2/2019, sau 4 năm hoạt động liên tục, nghiên cứu và khôngngừng nỗ lực, Alibaba đã cung ứng hơn 500 giáo viên bản ngữ/phi bản ngữ trình độchuyên môn sâu đến từ khắp các nơi trên thế giới cho các đơn vị giáo dục tiếng Anh vàhợp tác với khoảng 2000 tình nguyện viên quốc tế để giảng dạy tiếng Anh

Tháng 9/2016, công ty mở rộng lĩnh vực hoạt động, thành lập trung tâm tiếng AnhAlibaba (Tĩnh Gia, Thanh Hóa) - Đào tạo tiếng Anh cho trẻ từ 4-14 tuổi

Tháng 11/2017, công ty tiếp tục thành lập hệ thống Anh ngữ Quốc tế Koland (HoaViên, KĐT Đặng Xá, Gia Lâm, Hà Nội) – Đào tạo tiếng Anh cho trẻ từ 4-14 tuổi

II Lĩnh vực hoạt động

Công ty hoạt động trong lĩnh vực : Dịch vụ hỗ trợ giáo dục và cung ứng giáo viên

III Đào tạo và cung ứng nguồn nhân

Công ty tổ chức các khóa đào tạo (training) từ 2-4 tháng cho giáo viên bảnngữ/phi bản ngữ về phương pháp giảng dạy Tiếng anh cho trẻ ở Việt Nam nhằm tạo ranguồn nhân lực giảng dạy chất lượng và đạt hiệu quả cao trước khi cung ứng giáo viênđến các trường công lập và các trung tâm/hệ thống giáo dục tiếng Anh trên địa bàn MiềnBắc Việt Nam

Các phương pháp ELC, NLP, PMS và TPR đang là các phương pháp được đơn

vị ứng dụng trong việc đào tạo giảng viên

IV Cơ cấu tổ chức của công ty

1 Sơ đồ tổ chức bộ máy

Sơ đồ 1 :Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư giáo dục và Phát triển

Công nghệ quốc tế Langmaster

Nguồn: Phòng Nhân Sự Alibaba

Sales

Phòng kinh

Kế toán

Giảng viên

Phòng Đào tạo

Tổng giám đốc

Ban kiểm soát

Hội đồng

quản trị

Đào tạo Tuyển dụng

R&D

Trợ Giảng

Phòng nhân sự

2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng

ban Chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng Quản

Chức năng, nhiệm vụ của Ban kiểm soát

- Hoạt động theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban kiểm soát do hội đồngQuản trị ban hành;

- Ban kiểm soát có nhiệm vụ thay mặt Đại hội đồng Cổ đông giám sát, đánh giácông tác điều hành, quản lí của Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc theo đúng cácqui định trong Điều lệ Công ty, các Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông;

- Kiểm tra, thẩm định tính trung thực, chính xác, hợp lí và sự cẩn trọng từ các sốliệu trong Báo cáo tài chính cũng như các Báo cáo cần thiết khác;

Chức năng, nhiệm vụ của Tổng giám đốc

- Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của công ty trước pháp luật và Hộiđồng quản trị công ty; quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động đầu tư kinhdoanh của công ty;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư củacông ty; quyết định phương án bố trí cơ cấu tổ chức, nhân sự và các quy chế quản lý nội

bộ công ty; ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động của công ty;

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ cácchức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức;

- Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Hội đồng quản trị;

- Các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty

và quyết định của Hội đồng quản trị

Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Kinh doanh

- Quản lý và phát triển thương hiệu Alibaba Thực hiện các chương trình truyềnthông, tiếp thị, tổ chức sự kiện để quảng bá cho các sản phẩm và dịch vụ của Công ty;

- Tham gia vào quá trình nghiên cứu, khảo nghiệm, xây dựng và triển khai trênthực tế các sản phẩm, dịch vụ mới của Công ty; xây dựng, đề xuất và phối hợp triển khaicác chương trình quảng bá sản phẩm dịch vụ mới như: các chương trình khuyến mại, các

Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Đào tạo

- Tham mưu cho Tổng Giám đốc các chiến lược và chương trình đào tạo dựa trên

cơ sở kế hoạch kinh doanh và định hướng phát triển chung của công ty;

- Phối hợp cùng Phòng Marketing, tổ chức khảo nghiệm, nghiên cứu và xâydựng các chương trình đào tạo (R & D) cho giảng viên, tình nguyện viên quốc tế và họcviên, đánh giá chất lượng các sản phẩm được nghiên cứu trước khi đưa ra thị trường;

- Quản lý và tổ chức khóa training, khóa học; định kỳ lập báo cáo đánh giá và đềxuất cải tiến quy trình quản lý và tổ chức khóa training cho giảng viên, tình nguyện viên

và khóa học cho trẻ, nhằm mục tiêu tiết giảm chi phí, nâng cao hiệu quả giảng dạy và hìnhảnh thương hiệu của công ty;

- Tuyển dụng và đào tạo giảng viên, tình nguyện viên quốc tế; sắp xếp bố trígiảng viên và trợ giảng tham gia giảng dạy tại các lớp; xây dựng và quản lý đội ngũ trợgiảng (đội Coach);

Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Nhân Sự

- Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc hoạch định và phát triển nguồn nhânlực theo chiến lược phát triển của Công ty;

- Lập kế hoạch và tiến hành tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của công ty và các

bộ phận liên quan;

- Lập chương trình và kế hoạch đào tạo, nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp

vụ của CBNV toàn Công ty;

- Lập và quản lý các Hợp đồng lao động, các Quyết định trong lĩnh vực Tổ chức

- Hành chính - Nhân sự liên quan đến Người lao động trong công ty;

- Tổ chức nghiên cứu và thực hiện các phương pháp hình thức trả lương, thưởng,phụ cấp làm việc tại Công ty

Nhận xét về mô hình cơ cấu tổ chức của công ty.

So với cơ cấu tổ chức của các công ty khác, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH phát triển

giáo dục quốc tế Alibaba đơn giản, gọn nhẹ hơn rất nhiều Theo chức năng, Công ty gồm

ba bộ phận chính là: Phòng Kinh doanh, Phòng Đào tạo, Phòng Hành chính – Nhân sự

Cả ba bộ phận trên đều chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng giám đốc để mọi hoạt độngdiễn ra một cách trơn tru, nhất quán và đạt hiệu quả cao Với mô hình quản lý này, cácphòng ban có thể phối hợp nhuần nhuyễn với nhau để đạt được hiệu quả kinh doanh caonhất Các nhân viên của Công ty có sự gắn bó với nhau, dễ dàng tương trợ nhau trongcông việc, các nhà quản lý cũng sẽ dễ dàng quản lý được nhân viên của mình cũng nhưkiểm soát các hoạt động diễn ra trong và ngoài Công ty Tóm lại, đây là một mô hìnhquản lý đơn giản mà hiệu quả

3 Các thị trường của công ty

Theo nghiên cứu của công ty Alibaba, khách hàng mục tiêu của công ty là cáctrường công và trung tâm tiếng Anh tại các tỉnh miền Bắc các Hà Nội nhỏ hơn 100 km(Bắc Ninh, Bắc Giang, Hưng Yên, Hải Dương, Ninh Bình, Nam Định, Thanh Hóa, QuảngNinh, Tuyên Quang)

Chương 2: Nhật ký thực tập trong 5 tuần tại Alibaba

(Từ 1/7- 4/8/2019)

(Trong phần nhật ký này em xin phép được dùng ngôi “tôi” để dễ viết ạ)

Tôi tin rằng đây sẽ một trải nghiệm thật tuyệt vời và thực tế từ trước tới nay, nên

đã quyết định sẽ tìm hiểu về chỗ thực tập ngay từ những ngày cuối tháng 6, sau khi kếtthúc việc thi cuối học kỳ trên trường Do được người quen giới thiệu về vị trí thực tậpsinh nhân sự tại Alibaba nên tôi đã quyết định ứng tuyển thử Mặc dù lúc đầu tôi vẫnhơi lưỡng lự vì thực tế, đáng lẽ nên tìm một công ty có liên quan tới xuất nhập khẩu mớiphải Nhưng không sao hết, cái niềm đam mê tuyển dụng, đặc biệt lại là được làm việctrong một công ty với nhân sự 90% là người nước ngoài đã thôi thúc tôi ứng tuyển vị trínày Thực sự tôi cũng muốn biết họ đã làm thế nào mà thu hút được lượng giáo viên,tình nguyện viên quốc tế

Tuần 1: Từ này 2/7/2019 tới ngày 8/7/2019

Đây cũng là buổi đầu tiên tôi tới gặp mặt chị Gấm - Trưởng phòng nhân sự tạicông ty Lẽ ra buổi gặp mặt này diễn ra một tuần trước đó, tuy nhiên, do công ty đi dulịch hè nên đã dời lịch gặp mặt tới hôm nay Buổi đầu tiên tới, chị Gấm đưa cho tôi làmmột bài kiểm tra tính cách MBTI, hoàn thành trong vòng 20 phút, yêu cầu làm trungthực Thực sự trước đó tôi cũng biết qua về bài kiểm tra này, nhưng đây là lần đầu tiêntôi thấy người ta dùng cách này để tuyển nhân viên “Để phù hợp với vị trí nhân viênnhân sự không phải loại tính cách nào cũng làm tốt được”- chị Gấm nói Sau khi làm

xong anh đọc tính cách của tôi, anh nói là cũng khá phù hợp, những điểm mạnh, điểm yếu

mà loại tính cách đó mang tới cho tôi, đòi hỏi tôi cần chú ý phát huy cái mạnh, khắc phụccái chưa tốt Sau đó, chị Gấm có mời một thầy tên là Brandon – đến từ nước Anh đểphỏng vấn tôi trong vòng 15 phút để “test” khả năng tiếng Anh giao tiếp của tôi

Sau đó, anh Gấm đưa tôi tới phòng làm việc của đội nhân sự, dẫn tôi tới đội anhTùng- Nhân viên nhân sự thuộc tổ tư vấn viên trực tiếp - cũng đồng thời sẽ là người

hướng dẫn công việc trực tiếp cho tôi

Buổi đầu tiên chỉ có như vậy, trước khi về, anh Tùng bảo tôi về gửi file đăng kýlịch rảnh cho chị, 3 buổi 1 tuần để tới thực tập Vì công việc tại công ty khá bận nênkhông thể hôm nào anh chị cũng hướng dẫn được cho tôi Vì thế, chị bảo có nhiều tài liệu

và công việc anh chị sẽ trao đổi và hướng dẫn thêm qua email Trước khi về, tôi đi quagặp chị Giang làm nhân viên nhân sự có nhiều kinh nghiệm, tôi chào chị và giới thiệumình là thực tập sinh nhân sự mới và ra về

Thứ 4, ngày 4/7

Sau buổi đầu tiên gặp mặt chị Gấm và anh Tùng, anh Tùng thêm tôi vào một grouplàm việc của đội anh trên Facebook Tất cả những yêu cầu, những sự thay đổi của nhómhay phòng nhân sự và những sự kiện của công ty đều được anh Tùng cập nhật trênGroup Tôi đăng ký lịch làm việc vào 3 ngày thứ 2, 4, 6

Tối ngày thứ 3, chị Hà có đăng lên nhóm chào mừng những thành viên mới trongđội Đó là tôi và anh Long- một thực tập sinh khác, anh sinh năm 1990 đã đi làm ở bênchâu Phi 3 năm, mới về nước Chị Hà báo là buổi thứ 4 (ngày mai) sẽ là buổi hội nhậpđầu tiên của tôi và anh Long với nhóm

8h30 sáng tới công ty, vì là buổi hội nhập nên chúng tôi được làm quen với cácthành viên trong đội Đội tôi là đội 1, có tất cả 4 thành viên Sau đó, mọi người lại bắttay vào làm những công việc, còn tôi và anh Long được anh Tùng đào tạo qua về cơcấu tổ chức của công ty, gồm những phòng ban nào, giám đốc là ai Anh Tùng chỉ từngngười (vì phòng làm việc rất rộng nên tất cả mọi người hầu như đều ngồi chung mộtphòng), anh dặn chúng tôi gặp các anh chị đều phải chào hỏi, có điều gì không biếtchúng tôi có thể hỏi bất kỳ ai, không nhất thiết cứ phải hỏi anh

Sau đó, anh Tùng phổ biến những công việc thường ngày mà một nhân viên nhân

sự phải làm để chúng tôi biết công việc sắp tới là gì và cần học những gì Nhiệm vụ củachúng tôi liên quan trực tiếp đến tuyển dụng giáo viên quốc tế (bản ngữ, phi bản ngữ):

 Đọc và nắm rõ hướng dẫn quy trình tuyển dụng giáo viên, quy trình mờigiáo viên sang Việt Nam giảng dạy (Cách viết bài tuyển dụng, cách viếtemail trả lời, hẹn phỏng vấn, cách đặt vé máy bay, làm thư mời, hướngdẫn đón giáo viên tại sân bay quốc tế Nội Bài, )

 Đăng bài tuyển dụng trên Facebook vào các group có nhiều giáo viên nướcngoài đang ở Việt Nam/ không ở Việt Nam ( Hanoi Massive Jobs, VietnamEnglish teaching Jobs, English Teaching Job Opportunities in Vietnam, )

 Check email và hẹn phỏng vấn giáo viên (chú ý sự khác múi giờ)

 Đặt lịch demo 30 phút cho giáo viên/ Đặt vé máy bay/ Làm thư mời chogiáo viên/ Đón giáo viên tại sân bay (tùy vào tình hình của giáo viên)

 Làm hợp đồng nếu giáo viên đồng ký với các điều khoản trong hợp đồng (đãđược gửi trước) và điều kiện làm việc với công ty

 Đặt xe cho giáo viên di chuyển đến nơi làm việc đã được thỏa thuận trước

 Chăm sóc giáo viên tại nơi làm việc full-time (gọi điện hỏi thăm, chú ý hạnvisa của giáo viên, đặt xe di chuyển tỉnh – Hà Nội)

Cảm nhận và bài học

Mới chỉ là ngày đầu tiên đi làm thôi, nhưng tôi đã thấy hơi căng thẳng một chút.Một công việc thực tế, dù là nghề nào cũng không hề đơn giản chút nào Trước đây tôimới chỉ biết tới những nhân viên nhân sự với khuôn mặt rạng rỡ trước mặt ứng viên, vớinhững đồng lương khá cao, nhưng chưa bao giờ biết được rằng họ thật sự vất vả và bậnrộn đến thế Tự hứa sẽ phải cố gắng hơn nữa để hoàn thành tốt công việc

Thứ 6, ngày 6/7

Hôm nay tới công ty, tôi được đào tạo về cách đăng bài tuyển dụng trên các nhóm

Vì là trong thời đại công nghệ như hiện nay, ứng viên mục tiêu của chúng tôi chủ yếu làtiếp cận bằng facebook nên việc sử dụng Facebook chính là một công cụ đắc lực nhất đểtìm kiếm khách hàng Anh Tùng nói giữa hàng ngàn bài tuyển dụng mỗi ngày, mình phảitạo ra sự khác biệt (hình ảnh, ngôn từ, lợi ích) mà có thể thu hút được nhiều ứng viên gửi

CV cho mình, đồng thời phải thao tác nhanh, có form riêng và tạo nên bài tuyển dụngmang phong cách cá nhân của riêng mình dựa vào thông tin cơ bản sẵn có Vì vậy, tôi đãdành ra 2h để viết tập viết ra mẫu tuyển dụng, các mẫu trả lời email (hẹn phỏng vấn),