2.1.Đóng gói, kiểm đếm, niêm phong, xử lý thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá.2.1.1.Đóng gói tiền: 2.1.2.Kiểm đếm tiền2.1.3.Niêm phong tiền2.1.4. Nghiệp vụ thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá.2.1.4.2. Quy trình thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá.Quy trình chi tiền mặt của TCTD đối với khách hàng:.2. Đóng gói, kiểm đếm, niêm phong, xử lý giao nhận kim khí quý, đá quý.
Trang 11
CHƯƠNG II : QUẢN LÝ TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ VÀ GIẤY TỜ CÓ GIÁ
NGHIỆP VỤ KIỂM ĐIỂM VÀ XỬ LÝ THU CHI TIỀN MẶT,
GIẤY TỜ CÓ GIÁ, TÀI SẢN QUÝ TRONG NGÀY
2.1 Đóng gói, kiểm đếm, niêm phong, xử lý thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ
có giá
2.1.1 Đóng gói tiền:
Tiền mặt được đóng gói theo từng loại tiền, từng mệnh giá nhằm dễ kiểm tra và quản lý Khi đóng gói tiền cần lưu ý tiền cotton và tiền polymer được đóng riêng biệt không lẫn lộn
2.1.1.1 Đóng gói tiền giấy cotton :
Một thếp tiền gồm 100 tờ tiền cùng mệnh giá đóng thành một thếp, sử dụng dây đay nhỏ, dây gai hoặc bằng giấy buộc ở vị trí 1/3 chiều dài của thếp tiền
Một bó tiền giấy gồm 10 thếp tiền cùng mệnh giá đóng thành 1 bó, dùng dây sợi đóng bó tiền chặt chẽ Như vậy một bó tiền giấy gồm 1000 tờ cùng mệnh giá Sắp xếp 5 thếp có dây thừng cùng phía và 5 thép kia có hàng dây buộc đối diện, đóng bó bằng dây se (sợi, đay, gai…) Các loại tiền có mệnh giá nhỏ (200đ, 500đ) buộc 2 vòng ngang song song cách đều và 1 vòng chạy dọc giữa chiều dọc bó tiền Các loại tiền có mệnh giá từ 1000đ trở lên, giấy tờ có giá, ngoại tệ thì buộc 3 vòng ngang và 1 vòng dọc Tại các điểm giao nhau giữa dây ngang và dây dọc thì phải quấn qua lại để giữ cho bó tiền chắc chắn, nút buộc thắt 2 đầu dây đặt trên bề mặt
tờ lót niêm phong bó tiền
Một bao tiền gồm 20 bó tiền cùng mệnh giá, xếp các bó thành hình khối hộp chữ nhật, chiều ngang 4 bó, chiều dọc 5 bó, miệng bao thắt nút chặt hoặc gấp miệng
và khâu kín Người đóng bao phải kiểm tra từng bó tiền trước khi đóng thành bao, niêm phong và kẹp chì bao Bao đóng tiền được may bằng vải sợi bong loại tốt, dai, bền, có thể dùng cả vải bạt mỏng, không phun sơ, chỉ may phải là loại tốt, chắc chắn, may dấu đường chỉ ở đáy và thành bao Mỗi loại tiền dùng 1 loại bao riêng (màu sắc vải hoặc màu sắc, số đường sọc)
2.1.1.2 Đóng gói tiền polymer:
Trang 22
Một thếp tiền Polymer gồm 100 tờ tiền polymer cùng mệnh giá đóng thành một thếp, quấn thếp bằng băng giấy rộng 2,5 đến 3 cm, loại giấy dai, bền, dán hai đầu băng giấy bằng băng dính hoặc dùng băng giấy chuyên dùng có sẵn keo dán Khi đóng thếp tiền phải quấn băng giấy ở vị trí 1/3 của tờ bạc và ở phía đối diện với mệnh giá tiền in bằng số
Một bó tiền polymer gồm 10 thếp tiền Polymer cùng mệnh giá đóng thành một bó như đối với tiền giấy nhưng:
Dùng hai miếng bìa cứng ( dầy khoảng 0,5 mm) kích thước phù hợp với kích thước loại tiền để chặn giữ hai mặt bó tiền
Ở mặt dán niêm phong: đặt tờ lót niêm phong lên trên bìa cứng, dán giấy niêm phong lên trên nút buộc bó tiền
Ở mặt trước bó bạc (mặt không dán niêm phong), đặt miếng bìa cứng có ô trống định vị (khớp đúng với vị trí in mệnh giá tiền bằng số) để nhìn rõ mệnh giá bó tiền
Đóng bó tiền bằng dây sợi se buộc 2 ngang 1 dọc đối với tiền mệnh giá nhỏ
từ 500 đồng trở xuống Buộc 3 ngang 1 dọc đối với tiền có mệnh già từ 1000 đồng trở lên, giấy tờ có giá và ngọai tệ Không đóng bó tiền quá chặt ( không dùng máy,
ép tiền quá chặt để đóng bó tiền)
Một bao tiền gồm 20 bó tiền cùng mệnh giá, xếp các bó thành hình khối hộp chữ nhật, chiều ngang 4 bó, chiều dọc 5 bó, miệng bao thắt nút chặt hoặc gấp miệng và khâu kín Người đóng bao phải kiểm tra từng bó tiền trước khi đóng thành bao, niêm phong và kẹp chì bao Bao đóng tiền được may bằng vải sợi bong loại tốt, dai, bền, có thể dùng cả vải bạt mỏng, không phun sơ, chỉ may phải là loại tốt, chắc chắn, may dấu đường chỉ ở đáy và thành bao Mỗi loại tiền dùng 1 loại bao riêng (màu sắc vải hoặc màu sắc, số đường sọc)
2.1.1.3 Đóng tiền kim loại:
Đối với tiền mới, chưa qua lưu thông:
Thỏi tiền Hộp tiền
Trang 33
Một thỏi tiền kim loại gồm 50 miếng cùng mệnh giá đóng thành 1 thỏi Dùng giấy quấn tròn, dấu kín hai đầu giấy vào mép dọc thỏi hoặc dùng túi nilon chuyên dùng để đóng thỏi tiền
Một hộp tiền kim loại gồm 40 thỏi cùng mệnh giá Đóng gói bằng hộp tiền
áp dụng đối với tiền kim loại mới đúc
Đối với tiền đã qua lưu thông
Một thỏi tiền kim loại gồm 50 miếng cùng mệnh giá Dùng giấy quấn tròn, dấu kín hai đầu giấy vào mép dọc thỏi hoặc dùng túi nilon chuyên dùng để đóng thỏi tiền
Một túi tiền kim loại gồm 20 thỏi tiền kim loại cùng mệnh giá Như vậy một túi tiền gồm 1000 miếng cùng mệnh giá Túi đóng tiền kim loại dùng vải day, may giấu đường chỉ, có sọc Sắp xếp các thỏi kim loại thành hình khối, buộc thắt chặt miệng túi tiền và có niêm phong bằng giấy niêm phong tiền giấy cùng mệnh giá Chỉ đóng túi tiền đối với tiền đã qua lưu thông
Một thùng tiền kim loại gồm 10 túi tiền cùng mệnh giá
Lưu ý về bao đóng tiền: Như đã nói ở trên mỗi loại tiền dùng 1 loại bao riêng (màu
sắc vải hoặc màu sắc, số đường sọc) Cụ thể như sau:
Bao tiền cotton, tiền kim loại: có các sọc liền rộng khoảng 2,5 – 3 cm, song song cách đều Bao tiền polymer có sọc đứt quãng
Bao tiền mệnh giá trăm đồng có sọc màu vàng, bao tiền mệnh giá nghìn đồng
có sọc màu xanh, bao tiền mệnh giá chục nghìn đồng có sọc màu đỏ, bao tiền mệnh giá trăm nghìn đồng có sọc màu đen
Các loại mệnh giá có chữ số đầu là 1 thì bao tiền có 1 sọc, chữ số đầu là 2 thì
Trang 44
tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại trước khi rời khỏi quầy chi của ngân hàng
Trường hợp thu tiền: Khi nhận tiền từ khách hàng phải nhận cùng một
lúc, kiểm đếm tổng số bó, mỗi bó đủ mười thếp, tiếp theo là nhận những thếp lẻ và sau cùng là những tờ lẻ
Trường hợp chi tiền: Chi tiền cho khách hàng theo nguyên tắc chi cùng
một lúc, đếm và chi số bó, mỗi bó đủ mười thếp, tiếp theo là chi những thếp lẻ và sau cùng là chi những tờ lẻ
Kiểm đếm phân loại tiền thu của khách hàng nộp vào Ngân hàng theo trình
tự sau: Kiểm đếm tổng hợp: toàn bộ số tiền thu được từ khách hàng theo bảng kê, phải nhận cùng một lúc, kiểm đếm tổng số bó (mỗi bó đủ 10 thếp), sau đó kiểm đếm thếp và tờ
Kiểm đếm tờ: Tiến hành kiểm đếm từng tờ của từng bó tiền, vừa kiểm đếm,
vừa chọn lọc, sắp xếp tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông và đủ tiêu chuẩn lưu thông, phân loại tiền (cotton, polymer, kim loại), đặc biệt chú ý phát hiện tiền giả, tiền nghi giả… và xử lý theo quy định của Ngân hàng Nhà nước
Việc kiểm đếm trong giao nhận tiền mặt theo bao hay bó tiền niêm phong đươc thực hiện theo trình tự như sau:
Giao nhận theo bao: đếm tổng số bao, sau đó kiểm tra tình trạng từng bao tiền Từng bao tiền niêm phong kèm một bảng kê tiền
Giao nhận theo bó: đếm tổng số bó, sau đó kiểm tra từng bó
Sau khi kiểm đếm xong, nếu bó tiền không thừa, thiếu, lẫn loại thì hủy ngang niêm phong, đóng gói và niêm phong bó tiền
Nếu người kiểm đếm phát hiện bó tiền có phát sinh thừa hoặc thiếu, lẫn loại, có giả thì thực hiện như sau:
Trường hợp thừa hoặc thiếu trong bó tiền: báo ngay cho khách hàng biết số tiền thừa hoặc thiếu là bao nhiêu và trả lại nếu thừa hoặc yêu cầu khách hàng nộp ngay số tiền còn thiếu nếu thiếu
Trường hợp có tiền giả trong bó tiền: Tiến hành lập biên bản giữ tiền giả theo quy định của Ngân hàng Nhà nước; đóng dấu tiền giả lên mặt trước và mặt
Trang 55
sau của tờ tiền và bấm lỗ tờ tiền; báo cho khách hàng được biết, đồng thời yêu cầu khách hàng nộp thêm số tiền bị giả theo biên bản kiểm đếm
2.1.3 Niêm phong tiền
Giấy niêm phong bó tiền: in sẵn một số yếu tố, giấy mỏng, kích thước phù hợp với từng loại tiền Giấy niêm phong bó (hoặc túi) tiền của tổ chức tín dụng có màu giấy hoặc màu mực riêng
Trên niêm phong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền phải có đầy đủ, rõ ràng các yếu tố sau: tên ngân hàng; loại tiền; số lượng (tờ, miếng, bó, túi) tiền; số tiền; họ tên và chữ ký của người kiểm đếm, đóng gói; ngày, tháng, năm đóng gói niêm phong
Người lập giấy niêm phong tiền phải ký và ghi bằng tay, dùng bút mực tốt để ghi, không dùng bút mực dễ phai hoặc bút chì.Người có họ và tên, chữ ký trên giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm tài sản về bó, túi, hộp hay bao, thùng tiền đã niêm phong
Giấy niêm phong tiền phải dán trên tờ giấy lót và mối dây buộc thắt nút hai đầu dây
Quy định niêm phong bao, túi, thùng tiền của Ngân hàng Nhà nước:
Kẹp chì đối với tiền mới in;
Kẹp chì kèm giấy niêm phong đối với tiền đã qua lưu thông
Đóng bó, niêm phong ngoại tệ, giấy tờ có giá thực hiện như đóng bó, niêm phong tiền giấy
2.1.4 Nghiệp vụ thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá
Trang 6 Tiền mặt, ngoại tê, giấy tờ có giá thu vào hay chi ra phải đủ, đúng với tổng
số tiền (bằng số và bằng chữ), khớp đúng về thời gian (ngày, tháng, năm) trên chứng từ kế toán, sổ kế toán, sổ quỹ
Trên chứng từ kế toán và bảng kê thu, chi các loại tiền hay biên bản giao nhận tiền, tài sản phải có chữ ký của khách hàng và thủ quĩ, thủ kho tiền ngân hàng theo mẫu và vị trí qui định
Không thu vào các quĩ ngân hàng các loại tiền của khách hàng đem nộp không đủ tiêu chuẩn lưu thông do nguyên nhân có tính chất phá hoại, tiền giả, tiền mẫu Khi phát hiện các loại tiền này, kiểm ngân phải báo cáo với Trưởng quĩ hoặc thủ quĩ để lập biên bản, giữ lại hiện vật và xử lý theo các qui định hiện hành
Khi thu tiền phải chọn lọc riêng tiền lành đủ tiêu chuẩn lưu thông và tiền rách nát do quá trình lưu thông đúng theo tiêu chuẩn qui định hiện hành và đóng gói riêng từng loại
Tất cả các đơn vị ngân hàng có giao dịch tiền mặt trực tiếp với khách hàng (cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp và cá nhân) có trách nhiệm phải thu nhận và đổi tiền rách nát thường xuyên, thuận tiện cho khách hàng mỗi khi họ có yêu cầu
Tiền mặt chi ra cho khách hàng phải là tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông
Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá qua quĩ ngân hàng đều phải đếm kiểm qua tay hai người, nếu có một người thì phải tự mình kiểm tra lại
Khách hàng nộp tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến khi ngân hàng kiểm đếm tài sản của mình nộp
Khách hàng lĩnh tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại trước khi rời khỏi quầy chi của ngân hàng
Trang 7 Thu, chi tiền mặt phải tuân thủ đúng qui trình nghiệp vụ ngân quỹ
Trong mô hình Teller một cửa, đối với thu chi tiền mặt với khách hàng, giao dịch viên trực tiếp lập chứng từ và thu chi tiền với khách hàng trong hạn mức cho phép của giao dịch viên Các đơn vị chưa áp dụng mô hình Teller một cửa, thủ quỹ sẽ chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt
Người trực tiếp thực hiện thu, chi giao nhận tiền phải chịu trách nhiệm về
sự đầy đủ và chính xác số tiền thu, chi cả về số lượng và chất lượng
2.1.4.2 Quy trình thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá
Quy trình thu tiền mặt của TCTD đối với khách hàng:
(4) Khách hàng nộp 02 liên chứng từ nộp tiền (Giấy nộp tiền hoặc phiếu thu, gọi
chung là Chứng từ thu tiền) hoặc thông báo số tiền cần nộp và các thông tin khác có liên quan cho kế toán (sau đó sang bộ phận quỹ để lập bảng kê các loại tiền nộp)
(5) Kế toán kiểm soát các yếu tố ghi trên chứng từ thu tiền, đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp; việc chấp hành những quy định về ghi chép các yếu tố trên chứng
từ hoặc căn cứ vào các thông tin do khách hàng cung cấp nhập các yếu tố này vào máy vi tính hoặc hoạch toán (lúc này chỉ mới định khoản, chưa hạch toán vào tài khoản), ký tên và chuyển chứng từ thu tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ;
(6) Thủ quỹ nhận chứng từ thu tiền và bảng kê các loại tiền (nếu do khách hàng
tự lập bảng kê các loại tiền nộp), đối chiếu đảm bảo khớp đúng các yếu tố (họ tên người nộp tiền, địa chỉ, nội dung khoản tiền nộp, số tiền bằng số, số tiền bằng chữ ghi trên chứng từ phải khớp đúng với nhau, và khớp đúng với số tiền ghi trên bảng
Khách hàng
Kế toán
Lưu chứng
trước
Trang 88
kê các loại tiền thu) Trường hợp thủ quỹ lập bảng thu thay cho khách hàng phải yêu cầu khách hàng ký tên lên Bảng kê các loại tiền nộp (đối với bảng kê yêu cầu
có chữ ký của khách hàng)
Nhận tiền: Thủ quỹ nhận toàn bộ số tiền của khách hàng nộp cùng một lúc,
gồm đủ các loại tiền được sắp xếp theo từng loại mệnh giá, theo bó chẵn, thếp lẻ, tờ lẻ;
Kiểm đếm:
Thực hiện kiểm đếm theo tờ đối với tiền giấy, theo từng đơn vị đối với tiền kim loại Đếm loại nào xong loại đó và đánh dấu theo dõi trên bảng kê, theo phương thức đếm bó chẵn trước, bó lẻ sau rồi đếm tờ lẻ sau Không để lẫn lộn tiền
đã kiểm đếm với tiền chưa kiểm đếm
Khi cắt dây các bó tiền ra đếm tờ, phải giữ nguyên niêm phong bó tiền
cũ của khách hàng nộp để làm căn cứ xử lý khi phát hiện thừa thiếu
Khi kiểm đếm theo tờ phải có sự chứng kiến của khách hàng, nếu phát sinh thừa thì trả lại khách hàng, nếu thiếu khách hàng phải bù tiền cho đủ, nếu không đủ thì khách hàng phải viết lại giấy nộp tiền theo số tiền thực tế Ngân hàng
đã nhận
Khi kiểm đếm chú ý phát hiện tiền giả, tiền đã có thông báo mất, tiền hết hạn lưu hành, tiền lẫn loại, tiền mẫu, tiền bị phá hoại Nếu phát hiện tiền giả, tiền nghi giả phải lập biên bản thu giữ ghi đầy đủ các yếu tố loại tiền, số bản in, năm phát hành, họ và tên, địa chỉ người có tiền giả, và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan Biên bản lập thành 03 liên: 01 liên khách hàng giữ, 01 liên chuyển sang
kế toán để hạch toán ngoại bảng, 01 liên lưu tại quỹ
Khi thu nhận ngoại tệ chi thu những loại ngoại tệ Ngân hàng quy định mua vào, phải thu đúng loại ngoại tệ ghi trên chứng từ và không thực hiện thu theo
Trang 99
miệng túi, thùng chặt chẽ Niêm phong ghi rõ họ tên, địa chỉ của khách hàng, loại tiền nộp, số bó, số tiền trong mỗi túi, thùng và ngày, tháng, năm niêm phong, ký tên Hai bên cùng xác nhận: số tiền đã kiểm đếm tờ, số tiền chưa kiểm đếm tờ nhưng đã kiểm đếm thếp, bó theo loại tiền, theo túi, thùng niêm phong Túi niêm phong đã thu được bảo quản trong kho theo chế độ hiện hành
Kiểm lại toàn bộ số tiền đã đếm đúng với Bảng kê các loại tiền nộp theo từng loại, và tổng số, đảm bảo đã nhận đủ
Đóng gói và bảo quản số tiền đã kiểm đếm đúng quy định
Sau khi nhận đủ tiền, thủ quỹ ký tên lên chứng từ thu tiền và Bảng kê các loại tiền thu, đóng dấu "Đã thu tiền" lên chứng từ thu tiền, chuyển chứng từ thu tiền (liên 2) lại cho khách hàng
(4) Thủ quỹ chuyển chứng từ thu tiền (liên 1) cho kiểm soát trước quỹ;
(5) Kiểm soát trước quỹ kiểm tra các yếu tố trên chứng từ thu tiền đảm bảo hợp pháp, hợp lệ, đối chiếu với số liệu máy vi tính nếu khớp đúng thì duyệt trên máy vi tính (lúc này chính thức khoản tiền nộp được hạch toán vào tài khoản), ký tên và chuyển liên 1 chứng từ thu tiền lưu theo chế độ hiện hành
Kiểm đếm tiền trong túi niêm phong:
Túi niêm được bảo quản chắc chắn, an toàn trong kho cho đến khi mở túi niêm phong kiểm đếm lại theo qui trình đã qui định
Ngay ngày làm việc tiếp theo sau ngày nhận túi niêm phong, Thủ quỹ phải thực hiện kiểm đếm số tờ tiền theo túi niêm phong của ngày hôm trước
Nếu khách hàng chứng kiến kiểm đếm: Khách hàng phải tự kiểm tra niêm phong trước khi cắt niêm phong
Nếu khách hàng ủy nhiệm bằng văn bản cho Ngân hàng kiểm đếm không cần có sự chứng kiến của khách hàng thì thủ quỹ Ngân hàng sẽ tự kiểm đếm Trong trường hợp thừa tiền Ngân hàng sẽ thông báo trả lại cho khách hàng tiền thừa Trường hợp thiếu tiền Ngân hàng sẽ yêu cầu khách hàng nộp ngay số tiền thiếu cho ngân hàng Nếu khách hàng chưa có tiện nộp ngay thì lập biên bản, ghi nợ khách hàng, trong phạm vi 2 ngày làm việc phải hoàn trả đủ ngân hàng Quá hạn trên,
Trang 1010
khách hàng phải chiụ phạt theo lãi suất nợ quá hạn đối với số tiền thiếu, nghiêm trọng hơn sẽ bị truy tố trước pháp luật
Những vấn đề cần chú ý trong khi thu tiền mặt:
Đối với khách hàng yêu cầu phải làm đầy đủ các công việc sau:
Giấy nộp tiền phải ghi đầy đủ các yếu tố, tổng số tiền bằng số, bằng chữ phải khớp đúng;
Có bảng kê phân loại tiền (hoặc biên bản giao nhận tiền khi xuất nhập Quĩ
Thừa: Khách hàng nhận lại số tiền thừa
Thiếu: Khách hàng phải bù thêm cho đủ, đúng theo giấy nộp tiềnvà bảng kê Nếu không có đủ tiền bù, phải lập lại giấy nộp tiền theo đúng số tiền thực tế ngân hàng đã nhận
Nếu khách hàng chưa giao dịch thường xuyên với ngân hàng, cần hướng dẫn cụ thể cách sắp xếp tiền theo từng loại, mỗi loại được xếp theo từng thếp, từng bó; số tiền lẻ tờ để riêng , cách lập Bảng kê các loại tiền nộp để tạo điều kiện cho giao dịch kịp thời, văn minh; việc giao nhận, đếm kiểm và chứng kiến của cả ngân hàng và khách hàng chính xác
Về phía Ngân hàng:
Mỗi món tiền thu phải đếm qua tay hai người (người thứ nhất thu, người thứ hai kiểm tra lại) Nếu chỉ có một người thu thì phải tự mình kiểm tra lại; - Việc đếm và đóng gói, niêm phong bó tiền phải theo đúng qui định: - Đóng các bó tiền đã được chọn lọc,theo từng loại tiền,tiền lành riêng, tiền rách riêng và đủ 1.000 tờ (10 thếp, mỗi thếp 100 tờ), dùng dây đay nhỏ buộc thếp tiền, dây (đay, gai, sợi) xe buộc
bó tiền chặt chẽ
Bó tiền loại nào dùng giấy niêm phong của loại tiền đó và phải ghi đầy đủ các yếu tố đã qui định theo mẫu giấy in sẵn