Hệ thống văn bản quản lý hình thành trong hoạt động của một số loại hình doanh nghiệp ở việt nam

Gần đây, trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, trong khi để cập đến công tác lưu trữ hoặc vấn đề xác định giá trị của tài liệu có một vài bài viết đã giới thiệu sơ qua về một số loại văn bản hì

ĐAI H Ọ C Q l / ố c G I A H Ả NỘ I TRI Ó N G ĐAI HỌC K H O A HOC XÀ H Ò I V A N H A N VÀ N

HỆ THỐNG VĂN BAN QUAN LÝ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT s ố LOẠI HÌNH

DOANH NGHIỆP ỏ VIỆT NAM

Mã sỏ : QX 99 - 08

Chù trì đế tài : TS Vũ Thị Phụng

Cán bộ phối hợp nghiên cứu :

+ M ột số cộng tác viên là cán bộ của Học viện Hành chính Quốc sia và Cạc Lưu trữ nhà nước

+ Một sô' sinh viên năm thứ 4 - Khoa Lun trữ học và

Quán trị vãn phòns ( k40, k 4 1 , k42 k43 )

ịìTịíCi F ĩ

Hà N ộ i tháng 5 - 2003

MỤC LỤC

PH Ầ N M Ộ T : Một số đặc điểm về tổ chức và hoạt động của các

5 Doanh nghiệp dưới hình thức hợp tác xã 24

P H Ẩ N H A I : Hệ thống văn bản quản lý hình thành trong hoạt

LỜI MỎ ĐẨU

1-/ Tính cấp thiết của đề tài :

- Trong thời gian vừa qua, do chính sách đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà nước, nhiều doanh nghiệp đã được thành lập và đi vào hoạt độns T rons qúa trình hoạt động, các doanh nghiệp đã hình thành nên một hệ thống văn bán vừa nhiều về số lượng, vừa đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung Nhận thức được tầm quan trọns của hộ thống văn bản với tư cách là công cụ của hoạt động quản lý, hầu hết các doanh nghiệp đã có nhữns quy định về vấn để soạn thảo, ban hành và quản lý ván bản Tuy nhiên, do chưa có một quy định chung thống nhất, nên hệ thống vãn bản của các doanh nghiệp còn nhiều vấn để chưa thống nhất như : vấn đề thẩm quyền ban hành vãn bản, thể thức vân bản, quy trình ban hành Sự chưa thống nhất đó đã gây ra những khó khăn cho các doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất - kinh doanh, cũng như khó khán cho các cơ quan nhà nước trong việc quản lý hoạt động; của các doanh nghiệp Vì vậy việc nghiên cứu hệ thống vãn bản cúa các doanh nghiệp sẽ giúp các cơ quan nhà nước để ra các biện pháp và hỗ trợ các doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý hành chính

- Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộcTrường Đại học Khoa học Xã hội và Nhàn văn là nơi đào tạo các cán bộ có trình độ đại học và sau đại học để bổ sung cho đội ngũ cán bộ vãn phòng của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp Trong chương trình đào tạo, môn

học “ Công tác ván thư - lưu trữ trong các doanh nghiệp “đã được đưa vào

giảng dạy từ nhiều năm nay cho sinh viên năm thứ tư Đế học tốt môn này và sau khi ra trường có thẻ đảm nhận còng tác văn phòng nói chung, còng tác ván thư lưu trữ nói riêng ở các doanh nghiệp, sinh vièn phải nám vữns nhữne đặc điếm cùa hệ thòng vãn bản hình thành trong hoạt động cùa các doanh

nghiệp Những nãm trước đây, chúns tôi chưa có điều kiện khảo sát kỹ vì khi

đó nhiều doanh nghiệp mới hình thành nên các văn bản chưa nhiều, điều kiện tiếp cận vào các doanh nghiệp lúc đó còn rất khó khăn Vì vậy chúng tôi chọn đề tài này đế có điều kiện khảo sát sâu hơn, ròng hơn hè thốn,2 văn bản của các doanh nshiệp Kết quả của đề tài sẽ được bổ sung cho bài giảng, phục vụ cho việc biên soạn giáo trình của mòn học và là tư liệu phục vụ cho việc nghiên cứu của giáo viên, sinh viên cũns như các cơ quan, tổ chức khác

2-1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề :

- Thời gian vừa qua, ớ Việt nam chưa có nhiểu công trình nghiên cứu

về vấn đé này Gần đây, trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, trong khi để cập đến công tác lưu trữ hoặc vấn đề xác định giá trị của tài liệu có một vài bài viết đã giới thiệu sơ qua về một số loại văn bản hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp ( đáng chú ý là bài viết của các tác giả Nguyễn Trọng Biên, Nguyễn Thị Huệ, Hổ Văn Quýnh )

- Ngoài ra, trong cuốn sách chuyên khảo “Soạn thảo và quẩn lý văn bản trong doanh nghiệp ", xuất bản nãm 2000, tác giả Tạ Hữu Ánh cũng có

đề cập đến thẩm quyền ban hành vãn bản của các doanh nghiệp

- Mặc dù chưa đi sâu phân tích về hệ thống vãn bản, nhưng những công trình nghiên cứu trên đây cũng đã cung cấp cho chúng tôi một số tư liệu cần thiết trong quá trình thực hiện đề tài

3 -/ Mục tièu cuả đề tài :

Đế tài của chúng tôi tập trung giải quyết những vấn đề cơ bản sau đây:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ , cơ cấu tổ chức và những đặc đêm về hoạt động của các doanh nghiệp để lv giải sự hình thành của hệ thống vãn bản

- Khảo sát những vân đ ể cơ bản về hệ thốhg văn bản quàn ly hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp như: sỗ lượng, loại hình, còng dụng, thể thức và quy trình ban lùnh v*n bản.

- Trên cơ sở đó nhóm nghièn cứu sẽ đưa ra những nhận xét và kiến nshị nhãm aiúp các doanh nshiệp hoàn thiện hệ thống vãn bản của mình

4-/ Phạm vi nghiên cứu :

- Đề tài của chúng tôi tập trung nghiên cứu những vấn đề cơ bản về hộ thống vãn bản của các doanh nghiệp Vấn đề quản lý và lưu trử văn bản khôns thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Phạm vi nghiên cứu là tất cả các loại hình doanh nghiệp, trên phạm

vi toàn quốc Nhưng do điều kiện thời gian và kinh phí nên chúng tôi quyết định chọn một số địa bàn khảo sát đại diện cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau, chù yếu là trên địa bàn Hà Nội và một số doanh nghiệp ở mién

T runs, miền Nam

5-1 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu :

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau đây :

- Các vãn bản pháp luật quy định về địa vị pháp lý và nguyẻn tắc hoạt động của các doanh nghiệp như : Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nứơc ngoài tại Việt Nam

- Các công trình nghiên cứu, giới thiệu về doanh nghiệp đã công bố

- Tư liệu khảo sát từ thực tế tại gần 80 doanh nghiệp

Đề tài của chúng tôi đã sử dụng phương pháp nghiên cứu của các nsành khoa học : vãn bản học, hành chính học và áp dụng các phương pháp cụ thể như phương pháp hệ thống, so sánh, phương pháp khảo sát thực tế, phỏng vấn sâu

Ô-! Bô cục của đề t à i :

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung chính của đề tài được chia thành 3 phán :

- Phần 1 : Một số đăc điểm về tổ chức và hoat đôn• L ,2 của các loai hìnhdoanh nshiệp ờ Việt Nam

- Phần 2 : Hệ thốna ván bản hình thành trong hoạt độns cúa một số loại hình doanh nghiệp

Hà Nội, tháng 5 - 2003 Chủ nhiệm đề tài

TS Vũ Thị Phụng

PHẨN MỘT

M Ộ T SỐ ĐẶC ĐIỂM VỂ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐÔNG

CỦA CÁC LOAI HÌNH DOANH NGHIỆP Ớ VIỆT NAM

Trong khoảng hơn chục năm trở lại đây, khi Việt Nam thực hiện đườns lối phát triển kinh tế nhiều thành phần, theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, nhiều loại hình doanh nghiệp đã được thành lập và đi vào hoạt động

Theo điều 3- Luật Doanh nghiệp ( ban hành năm 1999 ) doanh nghiệp

là tổ chức kinh tế có tên riênẹ, có tài sản, có trụ sỏ giao dịch ổn định, được đăn° ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm thực hiện các hoạtt độn% kinh doanh

Cho đến nay, ớ Việt Nam đang tồn tại 5 loại hình doanh nghiệp, baogồm :

- Doanh nghiệp nhà nước

- Doanh nghiệp tư nhân

- Các công ty ( Gồm : Công ty trách nhiêm hữu hạn, công ty cổ phần

Để giúp cho việc tìm hiểu hệ thống vãn bản hình thành trong hoat động của các doanh nghiệp ( sẽ được trình bày ở phần hai ),dưới đây, chúng

tu xin trình bày một số đặc điểm cơ bản về tổ chức và hoạt động của các loại hnh doanh nghiệp ở Việt Nam.

l.D oan h nghiệp nhà nước:

N sàv 20/11/1991 Hội đổng Bộ trường đã ban hành Quy chế về việc tiành lập và siải thể doanh nghiệp nhà nước.Theo Quy chế nàv, các đơn vị knh tế quốc doanh trước đây như nhà máv, xí nshiệp, nòns trường, đểu ciuyển thành các Doanh nghiệp nhà nước, được thành lập , tổ chức và hoạt

ô n g theo quy chế mới

1.1 Địa vị pháp lý của doạnh nghiệp nhà nước:

Theo điều 1 của Nghị định 388 /HĐBT do Hội đồng Bộ trường ban

hình ngày 20/11/1991, Doanh nehiệp nhà nước được định nghĩa là "M ột tổ

CIÚC kinh doanh do nhà nước thành lập, đầu tư vốn và quản lý với tư cách Cĩủ sở hữu”.

Địa vị pháp lý của các doanh nghiệp nhà nước được quy định trong miều văn bản pháp luật của nhà nước, trong đó đáng chú ý là hai vãn bản siuđây :

+ Nghị định 388/HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trường, ban hình quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp nhà nước

+ Chỉ thị số 113/CT ngày 25/11/1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ tiưcng về việc triển khai thực hiện Quy chế về thành lập và giải thè doanh nghộp nhà nước

Qua các văn bản nói’ trèn, nhà nước ta đã từng bước xoá bỏ chế độ bao cípđối với Doanh nghiệp nhà nước và áp dụng cơ chế hạch toán kinh doanh Ngiy 7/3/1994, Thủ tướng chính phủ đã ra Quyết định số 91/TTG về việc thàih lập các tập đoàn kinh tế để xoá bỏ cơ chế chủ quản đối với doanh nghệp nhà nước Từ đó đến nay, các doanh nghiệp nhà nước được trao nhiều

quvền chủ động trong sản xuất và kinh doanh, đồng thời cũng phải thực hiện nhiều nghĩa vụ, cụ thể là :

* Về quyên chủ động:

- Tron í: lTnh vưc kế hoạch hoá:

Nếu như trước đâv kế hoạch của các doanh nshiệp là do nhà nước 2Íao thì sang 2Íai đoạn này các doanh nghiệp nhà nước có quvền chủ độns xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất - kinh doanh, sau đó báo cáo với cơ quan chủ quản

- Trong lĩnh vực cung ứng vật tư, tiêu thụ sản phẩm :

Nhà nước bỏ chè độ cấp phát vật tư và giao nộp sản phẩm Các doanh nghiệp nhà nước hoàn toàn chủ động trong việc tìm nguồn để mua vật tư, nguyên liệu phục vụ cho hoạt độns sản xuất Sản phẩm của Doanh nghiệp nhà nước do doanh nghiệp tự lo, tự tìm kiếm thị trường để tiêu thụ

* v ề tô chức quản ỉ ý và sử dụruị lao độnq :

Doanh nghiệp nhà nước có quyền chù động hơn trong việc tuyển chọn, đào tạo, sấp xếp, bô trí lao động theo yêu cầu Doanh nghiệp nhà nước có quyền lựa chọn hình thức trả lương, trả thưởng trên cơ sở thoả thuận với người lao động

- Trong lĩnh vực tài chính :

Doanh nghiệp nhà nước có quyền và nghĩa vụ tạo thêm nguồn vốn ngoài sô' vốn do nhà nước giao, có quyền sử dụng quỹ của doanh nghiộp một cách linh hoạt; có quyền lập vốn tự có trên cơ sở bảo toàn và phát triển nguồn vốn do nhà nước giao

- ư u tiên sứ dụng lao động trong nước, đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động theo luật lao động.

- Đảm bảo chất lượn? hàns hoá theo tiêu chuẩn đã đăng ký

- Đảm bảo các yêu cầu về vè sinh mỏi trường và trật tự an toàn xã hội

- Đóng thuế đây đủ và thực hiện các nshĩa vụ khác theo quv định của pháp luật

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các doanh nghiệp nhà nước :

Theo số liệu cùa Vụ Quản lý dự án thuộc Bô Kế hoạch và Đầu tư, tính đến năm 2002 ở Việt Nam có khoảng gần 6000 doanh nghiệp nhà nước.Tuv nhièn, sô' liệu này không ổn định, luôn thay đổi vì nhiều doanh nghiệp nhà nước đang chuyển sang hình thức công ty cổ phần, một số doanh nghiệp lại mới được thành lập hoặc bị giải thể Các doanh nghiệp nhà nước đều có chức nãng quản lý hoặc trực tiếp tiến hành các hoạt động sản xuất - kinh doanh, nhưng lại khác nhau về lĩnh vực, phạm vi và ngành nghề kinh doanh

Ví dụ :

- Tổng công ty Xi măng có chức năng quản lý nhà nước về sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu các loại xi mãng, clinke, thạch cao và vật tư, thiết bị cho toàn ngành xi măng

- Tổng công ty Than có chức năng quản lý nhà nước về sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại than

- Công ty Tái bảo hiểm Quốc gia Việt Nam thuộc Bộ Tài chính có chức nãng kinh doanh các nghiộp vụ tái bảo hiểm từ các doanh nghiệp trong

Vè nhiệm vụ : Cấn cứ vào chức năng, phạm vi và ngành nghe kinh cbành, các doanh nshiệp nhà nước được giao nhữne nhiệm vu cụ thể v ế cơ bin, các doanh nghiệp nhà nước có iìhững nhiêm vụ chính sau đây:

- Xảy dựng và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch sản xuất - kinh doanh sau khi đã được cơ quan chủ quản hoặc cấp trên phè duyệt

- Bảo toàn và phát triển nguồn vốn do nhà nước cấp

- Hạch toán đúng và đầy đủ các chi phí trong hoạt động sản xuất và kinh doanh

- Quản lý lao động, vật tư, thiết bị và cơ sờ vật chất theo quy định của pháp luật

Ví dụ 1 : Căn cứ vào quyết định thành lập, Tổng công ty Xi mãng đươc giao những nhiệm vụ cụ thể sau đây :

- Kinh doanh các loại xi mãng, tấm lợp xi măng, các sản phấm từ xi máng, sản xuất, tiêu thụ , xuất nhập khẩu các sản phẩm từ XI măne dưới các h'ưn thức phù hợp với các chính sách của nhà nước

- Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu ứng dụng công nghê khoa học tiêr tiến vào ngành xi măng

- Nhận, bảo quản, tận dụng và phát triển vốn một cách triệt để hiệuquc

- Trình Chính phủ các quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành xi mãng, bar hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn, các định mức Kinh

tế - kỹ thuật áp dụng trong ngành

- Hạch toán đúng và đủ các chi phí sản xuất và lưu thông

- Duy tu, bảo dưỡng cơ sò vật chất và các trang thiết bị

Ví dụ 2 : Theo Quyết định số 751/TC/TCCB ngày 23/8/1994 của Bộ trưems Bộ Tài chính, nhiệm vụ của Côns ty Tái Bảo hiểm Quốc sia được quy địm như sau :

- Thực hiện kình doanh nhận tái bảo hiểm của các doanh nghiệp trong

va ngoài nước

- Giúp đỡ và tư vấn về tái bảo hiểm cho các doanh nghiệp

- Tổ chức tiếp nhận và cung cấp các thông tin về thị trườns báo hiểm, tái báo hiểm trẻn thế < w2ÍỚÍ

- Nghiên cứu và tiến hành các biện pháp tăng cường khả nãnơ tài chính của công ty để đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước và lciách hàng

- Thông tin, tuyên truyển mở rộng và phát triển hoạt động tái bảo hiểm

Qua các ví dụ trên, có thể thấy, chức năng và nhiệm vụ của các doanh nghiệp nhà nước, mặc dù có những điểm giống nhau là cùng tiến hành hoạt đòng sản xuất kinh doanh, nhưng do khác nhau vể phạm vi và ngành nghề kinh doanh, nên nhiệm vụ của mỗi doanh nghiệp lại có những điểm khác mau Sự phong phú, đa dạng của ngành nghề kinh doanh, sự thay đổi liên tic về quy mô và phạm vi kinh doanh cũng dẫn đến những thay đổi về chức ning, nhiệm vụ của các doanh nghiệp nhà nước

1.3/ Cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp nhà nước :

Hiện nay, doanh nghiệp nhà nước có số lượng rất lớn, nhưng để tìm hểu về cơ cấu tổ chức ,chúng tôi tạm chia thành hai loại :

xin trình bày khái quát cơ cáu tổ chức cua các doanh nơhiệp nhà nước ở cả hai loại : Tổng công ty và các Công ty.

* Cơ cấu tò chức của các Tổng cóng ty nỏm:

+ Hội đồng quàn trị ( HĐQT ) : thực hiện chức nâng quản lý, điểu

hành hoạt độne cúa doanh nơhiệp, chịu trách nhiệm trước Nhà nước vể sự phát triển cùa doanh nshiệp

+ Ban Kiểm s o á t : giúp HĐQT kiêm tra, giám sát hoạt động điều hành cùa Tổng ơiám đốc, của bộ máy siúp việc và các đơn vị thành vièn

+ Tổng ơiám đốc ( hoặc giám đốc ) : là người có quyền điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm trước HĐQT

+ Các Phó Tổng giám đốc ( hoặc phó giám đốc ) : giúp Tổng giám đốc điều hành những côns việc trong phạm vi được giao

+ Văn phòng và Các bộ phận quản lý ( Phòng, ban chuyên môn, nghiệp vụ )

4- Các đơn vị sản xuất, kinh doanh ( Công ty, xường, cửa hàng)

+ Các tổ chức đoàn thể như : tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên,

Dưới đâv là sơ đồ cơ cấu tổ chức khái quát của các Tổng côns ty

Để tiện theo dõi, chúng tôi xin minh hoạ bằng sơ đổ sau :

Cơ cấu tò chức của Tổng Công ty xi măng

Đối với các Doanh nghiệp nhà nước trực thuộc các Tổng Công ty, hoặc các doanh nghiệp do Bộ trưởng, Chủ tịch UBND tinh và thành phố trực thuộc trung ươns thành lập có cơ cấu tổ chức đơn siản hơn.

Hiện nay, các doanh nghiệp này thường tổn tại dưới hình thức Công

ty Xí nghiệp, Cửa hàns,Trung tâm, và thường có cơ cấu tổ chức như sau :

- Giám đốc và các Phó giám đốc Cône tv ( Hoác Giám đốc, Phó giám đốc Xí nghiệp, Trung tâm )

- Các bộ phận thực hiện chức năng quản lý gồm:

- Các đơn vị sản xuất ,kinh doanh như :

+ Các Xưởns; hoặc xí nghiệp sản xuất

+ Các Cửa hàng kinh doanh ( bán sản phẩm)

- Ngoài ra, ờ một sô' công ty, tuỳ theo quy mô và số lượng người, có

thể có thèm các tổ chức đoàn thể hoặc Hội đồng chuyên môn, Hội đổng kỹ thuật

2 Doanh nghiệp tư nhân :

Đây là một loại hình doanh nghiệp mới, được thành lập ờ Việt Nam từ khi có chính sách đổi mới kinh tế

2.H Khái niệm :

Theo Điều 99 - Luật Doanh nghiệp Doanh n°hiệp rư nhàn là doanh

nohiệp do một cá nhân đầu tư vốn, làm chù và tự chịu trách nhiệm b ằ n ẹ toàn

bộ tài sán của mình vẻ mọi hoạt độn° cùa doanh nghiệp ( chịu trách nhiệm

vỏ hạn)

2.2/ Địa vị pháp lý của các doanh nghiệp tư nhàn :

Địa vị pháp lý cùa các doanh nshiệp tư nhàn được quy định trons

Luật doanh nghiệp tư nhàn ban hành nám Ỉ990, hiện nav được thay thế băng Luật Doanh n°hiệp nãm 1999.

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp, địa vị pháp lý của doanh nghiệp tư

nhân được quy định như sau :

-+- Doanh nghiệp tư nhàn là đơn vị kinh doanh không có tư cách pháp nhân Khi hoạt đông, chủ doanh nghiệp không nhân danh chính mình mà nhàn danh doanh nghiệp

+■ Chủ doanh nghiệp tư nhân có toàn quyền quyết định đối với tất cả mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, quyết định việc sử dụng lợi nhuận sau khi đã nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác

+ Chủ doanh nghiệp tư nhân có thể trực tiếp hoặc thuê người khác

quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuât,kinh doanh ( nhưng người chịu trách nhiệm vẫn là chủ doanh nghiệp)

-h Chủ doanh nghiệp tư nhân có quyển tăng hoặc giảm vốn đầu tư của mình vào hoạt động cùa doanh nghiệp, nếu giảm thấp hơn vốn đã đăng ký phải khai báo với cơ quan cấp phép kinh doanh

4- Chủ doanh nghiệp tư nhân có quyền chủ động trong việc chọn và thay đổi ngành nehề kinh doanh, có quyền trong việc tuyển dụng lao động, trả lương trá thường

4- Chủ doanh nghiệp tư nhân được hưởng toàn bộ lợi nhuận của doanh

n a h iè p và cũng phải chịu toàn bộ trách n hiệm về các k h o ả n nợ

-+• Chủ doanh nghiệp tư nhàn có quyẻn lựa chọn khách hàng và trực tiếp ciao dịch với khách hàng

* Các nẹhĩa vụ của doanh nghiệp tư nhàn :

- Kinh doanh đúng ngành nghề đã ghi trons giấy phép

- Khai báo đúns sô vòn đầu tư vào kinh doanh

- Uu tiên sử dụng lao độns trong nước, đảm bảo quvén và lợi ích của người lao độns theo Luật lao động

- Đảm bảo chất lượn2 hàng hoá theo tiêu chuẩn đã đăng ký

- Đảm bảo vệ sinh mỏi trường và trật tự an toàn xã hội

- Nộp thuế đầy đủ và thực hiện các nshĩa vụ khác theo quy định của pháp luật

2.3 , Bộ máy quản lý của doanh nghiệp tư nhàn:

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp tư nhân cùa Việt Nam đang hoạtđộng ờ quy mô vừa và nhỏ, vì thế bộ máy quản lý ở các doanh nghiệp thườngđược tổ chức theo xu hướng gọn nhẹ, bao gồm :

- Giám đốc ( có thể là chủ doanh nghiệp hoặc thuê)

Theo Luật doanh nghiệp, Công ty là loại hình doanh nghiệp do hai hay nhiểu người cùng góp vốn thành lập để sản xuất và kinh doanh, lợi nhuận chia theo ti lê vòn góp những người góp vốn phái chịu trách nhiêm vô han hoác hữu han tuv theo loai hình côns ty.J o J

- Theo Luật Doanh nghiẻp năm 1999, hiện ớ Việt Nam có 3 loại còns

+• Cône ty trách nhiệm hữu hạn

+ Công ty cổ phần

+ Công ty hợp danh

3.21 Địa vị pháp lý và cơ cấu tổ chức của các loại công ty:

* Củnq ty trách nhiệm hữu hạn

- Công ty TNHH là doanh nghiệp do các thành viên cùng sóp vốn

kinh doanh và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ cũns như các nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn sóp vào doanh nshiệp

- Công tv Trách nhiệm hữu hạn có các quyền và nghĩa vụ tương tự như doanh nghiệp tư nhân, nhưng khác với công ty cổ phần là không được huy động vốn bằng cách phát hành cổ phiếu ( muốn huy động vốn phải kết nạp thêm thành viên hoặc tăng số vốn góp của các thành viên )

- Bộ máy quản lý cua Côns ty trách nhiệm hữu hạn gồm:

+ Hội đồng thành viên : gồm tất cả các thành viên góp vốn vào còng

ty Đây là cơ quan có quyền quyết định những vấn đề quan trọng nhất của còng ty Hội đồng thành viên họp ít nhất 1 lần trona; l nám

+ Chù tịch Hội đổng thành viên : do Hội đổng thành viên bầu ra trong số các thành viên Chủ tịch Hội đồng thành viên có thể kiêm 2iám đốc ( hoặc tổns siám đốc) Chu tịch Hội đồng thành viên có nhiêm vu chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên, "iám sát việc tổ

chức thực hiện các quv định cua Hội đồnơ thành viên, thav mật Hội đồng thành viên ký các quyết định của Hội đồng thành viên.

+■ Giam đốc (Tổng ơiám đốc) : là người điểu hành hoạt động của côns

ty, chịu trách nhiệm trước Hội đốns thành viên Giám đốc ( hoặc Tổnơ 2Ìám đốc) có quvèn tổ chức thực hiện các quv định của Hội đổng thành vièn và các kế hoạch cụ thể về sản xuất, kinh doanh, kv kết hợp đổns nhàn danh công ty, thòns báo kịp thời tình hình tài chính cùa công tv cho Hội đổns thành viên

+ Giúp việc cho giám đốc là các nhàn viên và trợ lý

Sơ đồ bộ máy quản lv cúa các công ty TNHH

+ Người mua cổ phần của công ty gọi là CỔ đông, c ổ đông chỉ chịu

rách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ khác trong phạm vi số vốn góp 'ào doanh nghiệp

+ C ổ phiếu là chứng chỉ xác định quvền sờ hữu của một cổ đông đối

•ới một hoặc một số cổ phần ( có cổ phiếu tương đương một cổ phần, nhưng (ũng có cổ phiếu tương đương với nhiều cổ phần ) Có cổ phiếu ghi tên và ihông ghi tên

+ Cổ đông có quyển tự do chuyển nhượng cổ phiếu của mình cho Ìgười khác ( trừ một số loại cổ phiếu đặc biệt như : cổ phiếu ghi danh và cổ ihiếu ưu đãi

4- Công ty cổ phần có quyền phát hành chứng khoán

+ Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân

N soài những đặc điểm trên, công ty cổ phần cũng có các quvền hạn và ìshĩa vụ tươns tự như các doanh nghiệp khác

* Bộ máy quản lv của công ty cổ phần :

-f- Đại hội đồng cổ đône : Gồm tất cả các cổ đông ơóp vòn vào công

y thôns qua hình thức mua cổ phiếu Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất mỗi lãm một lần Đây là cơ quan có quyền quyết định những vấn đề quan trọng ihất cùa còns tv như : Hướng phát triển của côns ty, các loại cổ phần được hào bán, ván đề cơ cấu tổ chức và vấn đề tài chính của còng ty

+ Hội đồng quản trị : Đâv là cơ quan có toàn quvền quản lý công ty,

có quyền nhàn danh công ty quvết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quvển lợi cùa công ty ( trừ nhữns vấn đề thuộc thẩm quvền của Đại hội đồng

cổ đôns )

Chù tịch Hội đổng quản trị : Do Hội đồnơ quan trị bầu ra trong sỏ các thành vièn Chủ tịch hội đồng quản trị có thể kiêm ơiám đốc ( hoặc tổng giấm dốc ) Chú tịch hội đồng quản trị có nhiệm vụ tổ chức và theo dõi việc thực hiện các quyết định của HĐQT, chuẩn bị chương trình , nội dung và chủ

tọ các cuộc họp của HĐQT

+ Giám đốc ( hoặc Tổng giám đốc ) công ty : Chức vụ này có thể do chủ tịch HĐQT đảm nhiệm hoặc bổ nhiệm người khác Đây là người điều hành hoạt động hàng ngày cùa công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT vé việc thực hiộn các quyền và nhiệm vụ được giao

+ Ban kiểm soát : Những công ty cổ phần có từ 11 cổ đông trờ lên phải có Ban kiểm soát Ban này có từ 3 - 5 thành viên, trong đó ít nhất có một thành viẻn có chuyên môn về kế toán Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý, điều hành và thẩm định báo cáo tài chính của công ty

+ Các bộ phận chuyên môn siúp việc : Tuỳ theo quy mỏ của từng còng ty, các bộ phận giúp việc có thể được tổ chức thành các phòng, ban

Sơ đồ bộ máy quản lý của các công ty cổ phần

* Cônạ ty hợp danh :

Theo quv định tại điều 95 của Luât Doanh nghiệp năm 1999 thì côns

ty hợp danh là doanh nshiệp trons đó :

- Phái có ít nhát hai thành viên hợp danh, ngoài các thành viên hợpdanh có thể có thành viên góp vốn Thành vièn hợp danh phải là cá nhân, có trình độ chuvên mỏn và uy rín nghề nshiệp và phải chịu trách nhiệm bằngtoàn bộ tài sản cùa mình về các nghĩa vụ của công ty

- Thành viên góp vốn chì chịu trách nhiộm trong phạm vi vôn góp

- Côns ty hợp danh cũns không được phát hành chứng khoán

4.Các doanh nghiệp có vòn nước ngoài

Từ khi có chính sách đổi mới kinh tế, Đảng và Nhà nước ta đã chù trương kêu gọi và thu hút vòn đầu tư của các tổ chức và cá nhân nước ngoài vào Việt Nam Đó là điều kiện cho sự xuất hiện ngày càng nhiều các doanh nghiệp có vốn nước ngoài Hiện nay loại hình doanh nghiệp này đang tồn tại

d ư a hai hình thức sau đây :

4 1 / Doanh nghiệp liên doanh :

Theo quy định tại Diều 2 cùa Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam ( năm 1996 ) thì Liên doanh là loai doanh nghiệp do hai hoặc nhiều bèn hợp tác thành lập tại Việt Nam trèn cơ sờ Hợp đổne Liên doanh hoặc Hiệp định

ký cết ơiữa Chính phủ Việt Nam và Chính phủ nước ngoài

Ví dụ : Lièn doanh Dầu khí Việt - Xô

4.2/ Doanh nghièp 100% vốn nước n g o à i:

Cũng theo Luật Đầu tư nước naoài tại Việt Nam, đây là loại doanh nghiệp do các tổ chức và cá nhàn nước ngoài đầu tư 100% vốn , được phép hoạt độna kinh doanh ờ Việt Nam

Ví dụ - Công ty dầu nhờn Caltex

- Công tv nước giải khát Coca - Cola Khi đãng ký kinh doanh ở Việt Nam, các doanh nghiệp này có thể chọn hình thức doanh nghiệp tư nhàn , công ty trách nhiêm hữu hạn hoặc công ty

cổ phần Quyền hạn, nghĩa vụ và cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp này tuỳ thuộc vào hình thức mà doanh nghiệp đó lựa chọn

5 Doanh nghiệp dưới hình thức Hợp tác xã

Theo quy định tại điều 1 của Luật Hợp tác xã nám 1996 thì Hợp tác xã

là đơn vị kinh tế tự chủ do những người lao động có nhu cầu, lợi ích chung,

tự nguyện cùng góp vốn , góp sức lập ra theo quy định của pháp luật để phát huy sức mạnh của tập thể và của từng xã viên nhằm giúp nhau thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ

Để quản lý hoạt động của các hợp tác xã, có chủ nhiệm và các phó chủ nhiêm , có kế toán trưởng và một số bộ phận giúp việc ( tuỳ theo quy mô và phạm vi hoạt động của từng Hợp tác xã )

PHẨN HAI

HỆ THỐNG VÃN BẢN QUẢN LÝ H ÌNH THÀNH

TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC D O A N H NGHIỆP

Cũng như các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, trons quá trình hoạt động các doanh nghiệp đã nhận được và sản sinh ra một hệ thống văn bản vừa đa dạng về loại hình, vừa phong phú về nội dung Có thể chia hệ thống vãn bản của doanh nghiệp làm 2 nhóm, bao gồm:

+ C ác vãn bản đến: ơồm tất cả các vãn bản mà doanh nghiệp sưu

tầm hoặc nhận được từ nơi khác gửi đến

+ Các vãn bản đi : ơồm tất cả các văn bản do doanh nghiộp soạn

thảo và ban hành để gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác hoặc để lưu hành nội bộ

Trong thời gian vừa qua, để thực hiện đề tài, chúng tôi đã tiến hành khảo sát thựe tế tại tất cả 5 loại hình doanh nghiệp Số lượng các doanh nghiệp chúng tôi đã tới khảo sát để tiếp cận với hệ thống văn bản là gần 80

í Trong đó có : 44 doanh nghiệp nhà nước, 5 công ty trách nhiệm hữu hạn,

16 công ty cổ phần, 6 liên doanh, 4 doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, một

số doanh nghiệp tư nhân và hợp tác xã).Trong quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi cũng gặp nhiều khó khăn khi muốn tiếp cận với hệ thống văn bản của doanh nghiệp, nhất là ở các doanh nghiệp liên doanh và doanh nghiệp

100 % vốn nước ngoài Với kết quả khảo sát chưa đầy đủ, dưới đây chúng tôi xin trình bày nhữns vấn đề cơ bản của hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của các loại hình doanh nghiệp

Qua sơ đồ trên, chúng ta có thổ hình dung được các nguồn văn bản từ bẽn ngoài giri đến cho doanh nghiệp hoặc do nhu cầu tự thân , các doanh

nghiệp phải tự sưu tầm và cập nhật - Đó là văn bản của các cơ quan , tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp Chúng tôi xin điểm qua một sô văn bản đến từ các nguồn sau đây:

* Văn ban của các cơ quan cấp trên ị Côn° ty mẹ hoặc cơ quan chủ

quàn)

Thôrm thường các doanh nghiệp nhà nước đểu có cơ quan chu quán là các Bộ hoặc Ưý ban Nhân dân các cấp Đây là cơ quan có quyền xem xét và quvết định việc thành lập của các doanh nghiệp nhà nước, đồng thời cấp vốn

và theo dõi, kiểm tra hoạt độns của các doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp tư nhân và các còng ty cũng vậy, cơ quan nhà nước nào ra quyết định cho phép thành lập thì cơ quan đó có trách nhiệm theo dõi,kiểm tra và đánh siá hoạt độne của doanh nghiệp đó

Đối vói các doanh nghiệp 100% vốn nước nsoài thỉ thườns phải phụ thuộc vào H ãns hoặc Côns ty mẹ ( Công ty chính có vai trò điều hành hoạt động của các công ty trực thuộc)

Để thực hiện vai trò quản lý và điéu hành, các cơ quan chủ quản cấp trên hoặc các hãng chủ thường xuyên giri các vân bản đến cho doanh nghiệp

để chi đạo, hướng dẫn hoặc đồn đốc, nhấc nhờ các doanh nghiệp về hoạt động sản xuất kinh doanh Các văn bản đến của các nhóm này thường là các Quyết định hoặc các công văn, thône báo

* Quyết định cua cơ quan chủ quản gửi đến các doanh nghiệp thường

có các nội dung sau:

+- Quyết định của cơ quan chù quản về việc thành lập doanh nshiệp

Ví dụ : Quyết định số 920/TC/QĐ/TCCB ngày 27/9/1994 của Bộ trường Bộ Tài chính về việc thành lập Côns tv Tái bảo hiểm Quốc sia Việt Nam trực thuộc Bộ Tài chính

+ Quyết định giao kê hoạch và nhiệm vụ cho các doanh nehiệp.

VD: Quyết định số 480/QĐ-CNCL ncàv 28-2-2002 của Bộ trường Bộ

Cônơ nghiệp về việc 2Íao kế hoạch khoa học côns nơhệ và môi trường nãm

2002 cho Tốns Côns tv Giấy Việt Nam

+- Quyết định việc bổ sung nsành nghề kinh doanh cho các doanh

nghiệp

Ví dụ : Quyết định sô 675 / NN-TCCB/QĐ ngày 26/12/1996 của Bộ

trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thòn về việc bổ sung ngành nshề

kinh doanh cho Công Tư vấn xây dựng và phát triển nông thôn

+ Quyết định về việc bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật cán bộ:

Ví dụ : - Quyết định số 1285/HĐQT-TC ngày 20/10/2002 của Hội

đồng Quản trị Tổng Công ty cơ khí xây dựng về việc bổ nhiệm ông Nguyễn

Văn Hùng

- Quyết định số 378/QĐ-BXD của Bộ trưởng Bộ xây dựng ban hành ngày 01/3/2001 về tặng danh hiệu chiến sĩ thi đua ngành xây dựng

nãm 2002 cho các cá nhân thuộc Tổng Công ty cơ khí xây dựng

* Công văn của các cơ quan cấp trên gửi đến các doanh nghiệp

thường có các nội dung sau:

+ Yêu cầu các doanh nghiệp báo cáo tình hình hoạt động hoậc tình

hình sản xuất, kinh doanh

VD: Công văn số 789/CV-TCCB ngày 7/3/2002 của Bộ Công nghiệp

gửi Tổng Công ty Giấy Việt Nam yêu cầu báo cáo tình hình lao động và thu

nhập nám 2001

+ Đôn đốc, nhắc nhở các doanh nghiệp thực hiện tốt các nhiệm vục4 ao'Ị’hòn2 báo của các cơ quan cấp trên sừi đến các doanh nghiệp thườns có các loại : thòng báo tình hình sán xuất kinh doanh cùa các doanh nẹhiệp thành viên ; thòng báo tinh hình thị trườns, thỏns báo các chú trương mới trong hợp tác kinh doanh

1.2.1, Văn bản đến từ các cơ quan nhà nước Việt Nam.

Đây là nhóm văn bản đặc biệt, hầu hết là do các doanh nghiệp tự sưu tầm bằng cách: đặt mua hoặc sao chụp; một phần là do các cơ quan nhà nước gửi đến Sờ dĩ ờ các doanh nghiệp có vãn bản của nhữns cơ quan này vì tất

cả các doanh nghiệp đều phải được các cơ quan nhà nước Việt Nam có thẩm quyển ra quyết định thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động Mặt khác, tất

cả các doanh nghiệp được thành lập và hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đểu phải chấp hành và tuàn theo các quy định của pháp luật Việt Nam (hay nói cách khác là bị pháp luật của nhà nước Việt Nam chi phối và tác động về mật pháp lý) Chính vì vậy, tất cả các doanh nghiệp đều cần tìm hiểu và nãm vững hộ thống pháp luật của Việt Nam Để đáp ứng vêu cầu đó các doanh nghiệp đã sưu tầm các văn bản như: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư, Quyết định có nội dung liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mặt khác, những ván bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước còn được các doanh nghiệp sử dụng như là những căn cứ, cơ sở để bảo vệ, chứng minh cho việc tuân thủ pháp luật của mình

Qua kháo sát thực tế, chúna tôi thấv ờ háu hết các doanh nghiệp đều có các loại vãn ban sau đây :

+ Hiến pháp năm 1992

+ Các luật và bộ luật :

- Luật Doanh nghiệp

- Luàt Đầu tư nước ngoài tai Vièt Nam

- Luât Thương mai

- Luật Thuế

- Bộ luật Dân sự

- Bộ luât Lao đôns

- Luật Công đoàn

+ Các Chỉ thị : Chú véu là chi thị cùa Thủ tướng , của Bộ trưởng hoặL Chú tịch ƯBND các cấp

- Quyết định số 90/TTg ngày 7-3-1994 của Thù tướng chính phủ về việt tiếp tục sắp xếp doanh nehiệp nhà nước

ỉ 2.3 Ván bản đến từ các đơn vị cấp dưới trực thuộc.

Hầu hết các doanh nshiệp đều có các đơn vị trực thuộc Doanh nghiệp

có vị trí và quy mô lớn thì dơn vị trực thuộc càng nhiều

VD: - Các Tổng công ty có nhiều Công ty trực thuộc

- Các Công ty có các xí nghiệp, cửa hàng, chi nhánh

Trong quá trình hoạt động, các đơn vị phải thường xuyên báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp biết về tình hình sản xuất, kinh doanh hoặc phản ánh tình hình nèu các ý kiến đế nghị; trình các siải pháp, hoặc cung cấp những thòng tin cần thiết đề lãnh đạo doanh nghiệp phê chuẩn và giải quyết

Văn bản đến của các đơn vị trực thuộc thường là các loại : công văn,

kế hoạch, báo cáo, tờ trình

Ví dụ:

- Báo cáo số 20/BB-BC ngày 7/3/2002 của Công ty Giấy Bãi Bầnơ sừi Tổng Cône ty Giấy Viột Nam về tình hình tiêu thụ sản phẩm tháng 2 năm

2002.

- Tờ trình số 393/1999/XD-TT ngày 6/7/1999 của chi nhánh Xăng dầu Sơn La gừi Cồng ty Xăng dầu Hà Sơn Bình về việc thành lập cửa hàng xăng dầu Nậm La

1.2.4 Vãn bản đến từ các đối tác

Đối tác là từ đề chỉ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước, thường xuyên có quan hệ với doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất, kinh doanh như:

- Đối tác thường xuyèn cung cấp nguyên vật liêu, vật tư, thiết bị

- Đối tác trong lĩnh vực chuyển giao công nghệ, dây chuyển sản xuất;

- Đối tác thường xuyên trao đổi hàng hoá hoặc tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp

Quan hệ giữa doanh nghiệp với các đối tác là quan hệ qua lại, với phương châm "hai bên cùng có lợi" Vì thế, trong quá trình hoạt động, các đối tác thường xuyên gửi vãn bản đến cho doanh nghiệp và ngược lại Văn bản đến từ các đối tác chủ yếu là các loại:

- Công vãn trao đổi, giao dịch, mời hợp tác

- Giấy báo giá, thư chào hàng, giói thiệu sản phẩm

- Hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng đại lý

Chiếm số lượng nhiều nhất trong tổng sô' các vãn bản đến ở các doanh nehiệp thường là vãn bản của các đối tác

VD1: Cóng văn số 1264/CV ngày 28/11/2001 của Công ty cỏ phần

M ía đường Lam Sơn sùi đến Công ty Trách nhiệm Hữu hạn nước 2Íải khát Coca-Cola để nghị thanh toán nốt số tiền của đợt ơiao hàng số 5

VD2 : Họp đồng kinh tế sô LSX 88-010401002 nsày 4/1/2000 giữa Công tv TNHH Quảng cáo thế ký mới (bên mua) với Công ty TNHH Hoàng Hưng ( Bên bán )

VD3: Giấy báo giá của Công ty In Thương mại và Chất dẻo ngày 02-2001 gửi Công ty Việt Chàu về siá sản phẩm cầu đấu dây hình trụ

02-VD4: Thư chào hàns của VIDAMCO (Công ty liên doanh ò tô Việt Nam - DAEW OO (ngày 13/12/2001) ơửi đến xí nghiệp xây dựng Đức Miên (Hoà Bình) giới thiệu về loại xe NƯBIRAL 2.0L

ỉ 2.5 Văn bản đến từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan

Trong quá trình hoat động, các doanh nghiệp không chỉ có quan hệ với các cơ quan nhà nước Việt Nam, với cơ quan chả quản, với cấp dưới và đối tác, mà còn có quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác Từ mối quan

hệ đó, các cơ quan, tổ chức, cá nhân cũng thường xuyên gửi đến doanh nghiệp các loại công văn và thư từ giao dịch

Trước hết, doanh nghiệp thường xuvên có quan hệ với cơ quan chính quvền và các tổ chức đoàn thể nơi doanh nghiệp đóng trụ sờ hoặc đặt các cơ

sở sản xuất, kinh doanh Tại đâv, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về trật tự trị an, về sinh môi trường, tham sia các hoạt động xã hội, hoạt độns từ thiện và các hoạt động khác Chính vì vậy, các cơ quan chính quyền địa phương thường gừi công văn đến doanh nghiệp để yêu cầu, đề nghị hoặc nhẩc nhờ doanh nghiệp thực hiện các nehĩa vụ của mình hoặc vân động doanh nahiệp tham gia các hoạt động vãn hoá - văn nghẹ, hoạt động tài trợ ,

từ thiện, hoạt động phòng chống tội phạm, bảo vệ an ninh trật tự

V f dụ 1: Công văn của UBND thị xã Hà Đ ôns sô 32 /CV-ƯB ngày 10- 1-2001 gửi đến Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình v/v đề nghị Công ty tâng cường các biện pháp phòns cháv chữa cháy.

Ví dụ 2: Công vãn của Hội chữ thập đỏ Hà Nội số 27-CTĐ naàv 9 - 7 -2002 gửi Côns tv thiết bị Y tế Hà Nội đề nshị ủne hộ quỹ íĩiúp đỡ những người tàn tật

Ví dụ 3: Thư của Liên đoàn Wushu Việt Nam ngày 28/3/2002 gửi đến Công tv Caltex cảm ơn về sự tài trợ của Công ty

1.2.6 Văn bản đến từ các khách hànẹ

Khách hàng có thể là các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã mua và sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp Khi sử dụng sản phẩm, khách hàng thường có các nhu cầu như: cần được làm rõ hoặc hướng dẫn về cách sử dụng sản phẩm; yêu cầu bảo hành hoặc duy tu, sửa chữa, thắc mắc hoặc khiếu nại về giá cả, cách thức và thủ tục thanh toán Khi có nhu cầu trên, khách hàng thường gửi vãn bản đến doanh nghiệp dưới các hình thức như: Công văn, đơn

đề nghị , đơn tố cáo, khiếu nại Sản phẩm của doanh nghiệp càng nhiều, càng đa dạng về chủng loại, mẫu mã, càng phức tạp về mặt kỹ thuật thì văn bản đến từ các khách hàng càng nhiều

VD 1: Đơn khiếu nại v/v sử dụng không thành công dịch vụ chuyển vùng quốc tế của ỏng Vũ Xuân Quý gửi Trung tâm Thông tin di động khu vực I

VD 2: Công văn của Báo Lao động ơ{ri Công tv TNHH nước 2iải khát Coca - Cola ( ngày 5-10-2002 ) đề nghị trả lời thư bạn đọc về việc tăng giá các sản phẩm nước ngọt

So với vãn bản đi thì sò lượng các ván bản đến thường ít hơn Sở dĩ như vậy là vì những cơ quan doanh nghiệp nào cần 2iao dịch, trao đổi thì họ

sẽ tự ơửi vãn bản đến Còn bản thân doanh nghiệp chi sưu tầm và cập nhật nhữns vãn bản nào thật sự cần thiết Qua khảo sát thực tế, chúng tôi thấy số lượng văn bản đến phụ thuộc vào vị trí và quy mô, cũng như lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì thế, có những doanh nghiệp

số lượng công vãn đến một nãm là hàng ngàn vãn bản ( chủ yếu là các doanh nghiệp nhà nước như Tổng công ty), nhưng cũng có doanh nghiệp là vài trăm ( các công ty ), hoặc có nơi một năm chỉ nhận được vài chục văn bản ( như doanh nghiệp tư nhân, các HTX)

ỉ 3.2 Văn bản quản lý hành chính thỏn.% thường:

Đây là nhóm vãn bản đến có số lượng lớn nhất ở các doanh nghiệp bao gồm các loại: Công văn, Báo cáo, Thông báo, Hợp đồng,Thư từ giao dịch Nhữna; văn bản này chủ yếu là của các đơn vị trực thuộc, của các đối tác, các

cơ quan, tổ chức có liên quan và của khách hàng

1.3.3 Văn bản chuyên môn - kỹ th u ậ t:

Nhóm văn bản này tuy có số lượng không nhiều, nhưng đều có ở hầu hết các doanh nghiệp Đó là các bản vẽ thiết kế thi công các công trình xây dựng cơ bản; các tài liêu hướng dẫn việc sử dụng máy móc, thiết bị, các thư chào hàng và giới thiệu tính nãng, tiêu chuẩn kv thuật của các sản phẩm do các cơ sớ sản xuất kinh doanh khác gứi đến

Tuỳ theo lĩnh vực ngành nghề kinh doanh, tuỳ theo quy mô phạm vi kinh doanh các doanh nghiệp có thể có nhiều hay ít các loại vãn bàn nói trên

Do đặc điểm hoạt động sản xuất - kinh doanh, nên một số doanh

nghiệp không chỉ có quan hệ với các tổ chức, cá nhân trong nước mà cả với

các tổ chức, cá nhàn nước neoài Vì thế, các văn bản gửi đến khòng chỉ trình

bày bằng ngôn ngữ Việt Nam (Tiếng Việt) mà còn có cả ngôn ngữ của các

nước khác như: Anh, Pháp, Đức, Trung, Nhật Sự đa dạng về ngôn ngữ

trong các vãn bản đến là một đăc điểm luôn được các doanh nghiộp quan

tâm trong việc tiếp nhận, chuyển giao và quản lý văn bản

Tóm lại: Vãn bản đến là một thành phần cơ bản trong hệ thống văn

bản hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp Các văn bản này

được gửi đến doanh nghiệp thông qua các con đưòng: Bưu điện, FAX, qua

mạng INTERNET hoặc do doanh nghiệp tự sưu tầm, cập n h ậ t

2 Nhóm văn bản đi (gồm những văn bản do doanh nghiệp soạn thảo và ban h à n h ):

Văn bản đi là khái niệm để chỉ những văn bản do các doanh nghiệp

soạn thảo, ban hành và gửi đến những cơ quan, tổ chức cá nhân có liên quan

Nhóm văn bản đi phản ánh chức năng, nhiệm vụ, tình hình sản xuất, kinh

doanh của các doanh nghiệp Đổng thời, nhóm văn bản này cũng phản ánh

trình độ và kinh nghiệm quản lý hành chính của các doanh nghiệp Bên cạnh

đó, các doanh nghiệp còn soạn thảo một số văn bản để lưu hành nội bộ ( gọi

là vãn bản nội bộ ) Dưới đâv chúng tôi xin trình bày những nét cơ bản về

nhóm văn bản do các doanh nghiệp soạn thảo, ban hành

2.1 Vê mật sô luợng

Ọua khảo sát tình hình thực tế ở eần 100 doanh nghiệp, chúng tôi có nhận xét sau đây:

1.4 Về ngôn ngữ

* Thứ nhát, sỗ lượng vãn bán đi của các doanh nghiệp không nhiều, trons đó doanh nghiộp nhà nước có số lượng văn bản đi nhiều nhất, tiếp đó là

các công ty và ít nhất là các doanh nghiệp tư nhân và các hợp Các xã Dưới

đây là bans số liệu minh hoạ cho nhận xét trên

Số

TT

Số ỉượng văn bản ;

đi (bỉnh quản ỉ nám) Loại doanh nạhiệp được khảo sát

1 Doanh nghiệp nhà nước ( qua khảo

sát ở các tổng công ty) > 2000 văn bản

Các HTX1

3S 100 vân bản

_

Như vậy, số lượng văn bản đi nhiều hay ít cũng phụ thuộc vào quy mô

và phạm vi hoạt động của các doanh nghiệp Nhưng nhìn chung, so với các

cơ quan quản lý lý nước như các Bộ, ƯBND các cấp thì số lượng ván bản đi

của các doanh nghiệp ít hơn ( Theo số liệu thống kê tương đối thì số lượng

văn bản đi của các cơ quan nhà nước bình quân thấp là 1500 VB /lnăm ) Có

thể giải thích vấn đề này bằng những lý do sau:

- Tất cả các doanh nghiệp đều có chức năng sản xuất, kinh doanh không có chức nãng quản lý nhà nước nên các doanh nghiệp không được

ban hành các loại văn bản quy phạm pháp luật Đây Là lý do làm giảm số

lượng văn bản đi của doanh nghiệp so với các cơ quan nhà nước

- Các doanh nghiệp muốn tiếp cận thị trường, bán được n h iề u sản phẩm, thu nhiều lợi nhuận thì phải có nhữne quvết định nhanh Chính vì thế,

trừ những vấn đề có tính chất quan trọna như định hướng , xác định mục tiêu

sản xuất, kinh doanh là do cơ quan chủ quản ( nếu là DNNN ) hoặc Hội đồng

Thành viên ( nếu ià công ty TNHH ), Hội đổng Quản trị (nếu là cônơ ty c ổ

phần) quvết định, còn các vấn đề cụ thể đều được giao cho Tổng Giám đốc

(hoặc Giám đốc) Để đáp ứna; yêu cầu nhanh, nhạy của hoạt động sản xuất

kinh doanh, các doanh nghiệp thường hạn chế tối đa việc ban hành vãn bản,

hay nói khác đi, một số quyết định của tổng giám đốc hoặc ơiám đốc có thể

được thể hiện bằng lời (chỉ đạo bằns khẩu lệnh hoặc chỉ đạo qua điện thoại)

Tất nhièn, những người có trách nhiệm khi chỉ đạo bằng lời phải chịu trách

nhiệm về mệnh lênh và quyết định của mình Điều này cũng làm giảm thiểu

sỏ lượng văn bản đi cuả doanh nghiệp

-Các doanh nghiệp tư nhân thường ban hành ít văn bản Dở dĩ như vậy

là vì vốn đầu tư vào doanh nghiệp là của chủ doanh nghiệp nên chủ doanh

nghiệp chỉ chịu trách nhiệm trước pháp luật (khác với giám đốc các DNNN

và các Công ty) Do đó, chủ doanh nghiệp tư nhân thường điều hành bằng

khẩu lệnh và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình Các doanh nghiệp

tư nhân chỉ ban hành văn bản khi thấy thật cần th iế t

* Tuy nhiên, một số văn bản đi ở các doanh nghiệp lại có số lượng nhân bản nhiều, nhất là các loai: Thư chào hàng hoặc Giấy báo giá, các vàn

bản về quảng cáo, giới thiệu sản phẩm Những văn bản, tài liệu này thường

được soạn thảo và in thành nhiều bản hoặc photocopy để gửi cho các đối tác,

các khách hàng và đại lý hoặc dùng cho quảng cáo (dưới dạng tờ rơi)

2.2 Loại hình và nội dung của ván bản.

D ề đáp ứng các yêu cầu của hoạt động sản xuất, kinh doanỉi các doanh

nghiệp đã ban hành và gửi văn bản đến các cơ quan, tổ chức và cá nhân như: