MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

Do nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU

TRONG DOANH NGHIỆP

I. NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU.

1 Khái niệm, phân loại, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu

đối với sản xuất trong doanh nghiệp.

1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc nhóm tài sản lưu động và chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng

số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm.

1.2 Phân loại nguyên vật liệu.

Do nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là

đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt, thép trong nhà máy chế tạo cơ khí, bông trong nhà máy dệt, vải trong các doanh nghiệp may Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục chế biến như sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính.

+ Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ

trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo

quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ dán, xà phòng, dầu nhờn .

+ Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí như xăng dầu, than, củi,

hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất.

+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và

thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.

+ Nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các nguyên

vật liệu và thiết bị (vật kết cấu, công cụ, khí cụ .) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.

+ Phế liệu: Là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản

xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (gạch, sắt, vải vụn).

+ Nguyên vật liệu khác: Là các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài các

thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc trưng.

* Ngoài cách phân loại trên nguyên vật liệu còn có thể được phân loại căn

cứ vào một số tiêu thức khác như:

+ Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu trong nước, nhập ngoài nước + Căn cứ vào mục đích cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng bán hàng quản lý doanh nghiệp.

Phân loại công cụ, dụng cụ.

- Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm của tư liệu lao động những tư liệu sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được coi là công cụ, dụng cụ.

- Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá.

- Những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, giấy dép chuyên dùng để làm việc.

- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính giá riêng nhưng vẫn tính giá trị hao mòn đẻ trừ dần vào giá trị bao bì trong quá trình dự trữ, bảo quản hay vận chuyển hàng hoá.

- Các công cụ gá lắp, chuyên dùng cho sản xuất.

- Các lán trại tạm thời, đòn giáo, công cụ trong ngành xây dựng cơ bản.

Để phục vụ cho công tác kế toán toàn bộ công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp được chia làm 3 loại:

+ Công cụ, dụng cụ.

+ Bao bì luân chuyển.

+ Đồ dùng cho thuê.

1.3 Đặc điểm của nguyên vật liệu:

Xét về mặt hiện vật thì nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu

kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

Xét về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia vào sản xuất nguyên vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

1.4 Vai trò của nguyên vật liệu:

Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường Do vậy

kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời Mặt khác, chất lượng sản phẩm có đảm bảo được hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất (như trong giá thành sản xuất công nghiệp cơ khí từ 50% đến 60%, trong giá thành sản xuất công nghiệp chế biến chiếm tới 80%,trong giá thành sản xuất công nghiệp nhẹ chiếm 70%) Do vậy cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều bị quyết định bởi số nguyên vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu nguyên vật liệu phải có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại, chi phí nguyên vật liệu được hạ thấp, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, giá thành

hạ, số lượng sản phẩm tăng nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng Chất lượng cao, giá thành hạ làm cho doanh nghiệp có thể đạt được lợi nhuận cao

có thể cạnh tranh trong điều kiện kinh tế thị trường Từ đó cho thấy việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành.

II NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH

NGHIỆP.

1 Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

Để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thì tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau:

1.1 Phương pháp thống kê kinh nghiệm:

Là phương pháp dựa vào hai căn cứ: Các số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo và những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến, rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền

để xác định định mức.

Ưu, nhược điểm của phương pháp này:

+ Ưu điểm: đơn giản dễ vận dụng có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất + Nhược điểm: tính chính xác và khoa học không cao

1.2 Phương pháp thực nghiệm:

Là phương pháp dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi vác kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử nhằm xác định định mức cho

kỳ kế hoạch.

+ Ưu điểm : có tính chính xác và khoa học hơn phương pháp thống kê

+ Nhược điểm: chưa phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến định mức và còn phụ thuộc vào phòng thí nghiệm có thể không phù hợp với điều kiện sản xuất Ngoài ra chi phí cả về mặt vật chất lẫn thời gian đều tương đối cao.

Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân

tố ảnh hưởng để tìm giải pháp xoá bỏ mọi lãng phí , tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu.

Bước 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu định mức ,tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch.

+ Ưu điểm: Có tính khoa học và tính chính xác cao đưa ra một mức tiêu dùng hợp lý nhất Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùng luôn luôn nằm trong trạng thái được cải tiến.

+ Nhược điểm: Nó đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn, toàn diện

và chính xác Điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải được tổ chức tốt Một điều dễ nhận thấy khác đó là với một lượng

Số lượng NVL loại i thực tế nhập trong kỳ

Số lượng NVL loại i cần mua( KH trong kỳ )

Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng nguyên vật liệu loại i ( i = 1,n )

thông tin như vậy đòi hỏi phải có đội ngũ xử lý thông tin có trình độ và năng lực cao Nhưng dù nói thế nào thì đây vẫn là phương pháp tiên tiến

và hiệu quả nhất.

2 Bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất trong doanh nghiệp

2.1 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng

Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức

kế hoạch sản xuất là việc cung cấp nguyên vật liệu phải được tổ chức một cách hợp lý đảm bảo đủ số lượng đồng bộ , đúng phẩm chất và đúng thời gian.

2.1.1 Xác định cung ứng nguyên vật liệu theo số lượng

Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng Nghĩa là nếu cung cấp với số lượng quá lớn gây

ra ứ đọng vốn và do đó đẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả Nhưng ngược lại nếu không cung cấp đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh không được liên tục Thực tế cho thấy các doanh nghiệp không hoàn thành về việc cung ứng nguyên vật liệu hay do thiếu nguyên vật liệu dẫn đến không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.

Để phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu về số lượng cần tính tỷ

lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệu theo công thức sau:

=

Số lượng NVL loại i cần mua theo kế hoạch trong kỳ được xác định bằng nhiều cách Song cách thông dụng nhất là tính lượng NVL cần dùng trong kỳ theo công thức:

Mi = q Mi

Trong đó:

+ Mi: nhu cầu về số lượng loại NVL i trong kỳ

+ Q: số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất trong kỳ

+ Mi: định mức hao phí NVL i cho một sản phẩm hoặc chi tiết

Việc thu mua NVL không hoàn thành kế hoạch có thể do nhiều nguyên nhân:

- Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào

đó Bởi vậy giảm số lượng NVL cần cung ứng.

- Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua trên cơ sở tiết kiệm được hao phí NVL đã đạt được.

- Hoặc Doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính, khó khăn về phương tiện…

Bảng phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu:

2.1.2 Cung cấp NVL theo chủng loại:

Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng NVL

là phải phân tích từng loại nguyên vật liệu chủ yếu Khi phân tích tình hình cung cấp từng loại vật liệu chủ yếu cần phân biệt vật liệu có thể thay thế được

và vật liệu không thay thế được.

+ Vật liệu có thể thay thế được là loại vật liệu có giá trị sử dụng tương đương, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lượng sản phẩm Khi

phân tích loại vật liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí ( giá cả các loại vật liệu thay thế).

+ Vật liệu không thay thế được là loại vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế hoặc nếu thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sản phẩm.

Bảng phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu theo chủng loại:

2.1.3 Phân tích cung ứng vật tư về mặt đồng bộ

Để sản xuất một loại sản phẩm, cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỉ lệ nhất định Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng các loại vật liệu khác được Chính vì vậy, việc cung ứng vật tư phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đã đặt ra.

Bảng: 1.2 Bảng phân tích cung ứng vật tư về mặt đồng bộ:

nhập

Số thực nhập

Tỷ lệ % hoàn thành cung ứng

Số sử dụng được

Mik Sik

Mil Sik

Ichất lượng

2.1.4 Phân tích cung ứng vật liệu về chất lượng

Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo đầy

đủ vè chất lượng là một yêu cầu cần thiết Bởi vậy, nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm , đến năng suất lao động và ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Do đó, khi nhập nguyên vật liệu phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu các hợp đồng đã ký để đánh giá NVL đã đáp ứng tiêu chuẩn , chất lượng hay chưa.

Để phân tích chất lượng NVL, có thể dùng chỉ tiêu chỉ số chất lượng hay hệ

số loại:

+ Chỉ số chất lượng NVL (Icl) là tỉ số giữa giá bán buôn bình quân của NVL thực tế với gá bán buôn bình quân của NVL thực tế với giá bán buôn bình quân cung ứng theo kế hoạch.

= :

Trong đó:

+ M il, M ik: Khối lượng NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ

thực tế và kỳ kế hoạch ( tính theo đơn vị hiện vật ).

+ S ik: Đơn giá NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch.

+ I chất lượng : càng lớn hơn 1, chứng tỏ chất lượng NVL nhập kho càng cao.

+ Hệ số loại là tỉ số giữa tổng giá trị NVL theo cấp bậc chất lượng với tổng giá trị NVL cung ứng theo giá loại cấp bậc chất lượng cao nhất.

Bảng:1.3 Bảng phân tích tình hình cung ứng vật tư theo chất lượng:

Thép tròn

xoắn

Giá mua bình quân

1 tấn (1000đ)

Số cân cung ứng Số thực nhập

Số lượng (tấn)

Thanh tiền (1000đ)

Số lượng (tấn)

Thành tiền (1000đ)

2.1.5 Phân tích tính chất kịp thời của việc cung ứng NVL

Cung ứng NVL kịp thời là cung ứng dùng thời gian đặt ra của doanh nghiệp Thông thường, thời gian cung ứng NVL xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình dự trữ cần cung cấp trong kỳ.

Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải cung ứng những loại NVL cần thiết một cách kịp thời trong cả một thời gian dài( tháng, quý, năm).

Trong nhiều trường hợp, nếu xét về mặt khối lượng cung ứng một loại vật tư nào đó trong một kỳ kinh doanh thì doanh nghiệp vẫn đảm bảo, nhưng do việc cung ứng không kịp thời đã dẫn đến sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp bị ngừng trệ vì chờ đợi vật tư.

Bảng:1.4 Bảng phân tích tính chất kịp thời của việc cung ứng nguyên vật liệu:

nhập

Số lượng Đảm đảm bảo nhu cầu

trong tháng

Còn lại không cần

dùng trong tháng

2.2 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ :

NVL dự trữ bao gồm tất cả các loại NVL chính , nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, công

cụ nhỏ hiện có ở trong doanh nghiệp,đang chờ đợi để đưa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm Dự trữ NVL cho sản xuất là một yếu tố tất yếu khách quan Do đó phân cồng lao động

xã hội và phát triển chuyên môn hoá sản xuất làm cho sản phẩm của doanh nghiệp này trở thành loại vật tư của doanh nghiệp khác ( Nếu sản phẩm đó tiêu dùng cho sản xuất ) Mặt khác sản phẩm được sản xuất ở nơi này nhưng lại được tiêu thụ ở nơi khác Thời gian sản xuất sản phẩm không khớp với thời gian và tiến độ tiêu dùng sản phẩm ấy Việc vận chuyển những sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng được được thực hiện bằng các phương tiện vận tải với các trọng tải khác nhau Trong những điều kiện như vậy sự liên tục của quá trình sản xuất ở doanh nghiệp chỉ có thể được bảo đảm bằng cách dự trữ các loại vật tư.

Đại lượng dự trữ vật tư cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố khác nhau Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đại lượng dự trữ vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp là:

+ Lương vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày Số lượng này phụ thuộc vào quy mô sản xuất mức chuyên môn hoá của doanh nghiệp và phụ thuộc vào mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm.

+ Tình hình của doanh nghiệp có bán và thu được tiền bán hàng hay không ?

+ Trọng tải và tốc độ của các phương tiện vận chuyển.

+ Thuộc tính tự nhiên của loại vật tư.

Khi phân tích tình hình dự trữ vật tư , cần phân biệt rõ các loại dự trữ Mỗi loại dự trữ có nội dung và ý nghĩa khác nhau Do đó yêu cầu phân tích cũng khác nhau.

Bảng: 1.5 Lượng nguyên vật liệu cần dự trữ

( tấn )

Đơn giá (1000

đ)

Thành tiền Thép tròn Xoắn

2.2.1 Lượng dự trữ thường xuyên:

Dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường.

Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại được xác định theo công thức sau: DTTX = tcư x ĐMTH

Trong đó:

+ DTTX : Lượng dự trữ thường xuyên

+ Tcư : Thời gian ( ngày ) cung ứng trong các điều kiện bình thường + ĐMTH : Định mức sử dụng ( tiêu thụ ) trong một ngày.

Mức dự trữ này đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục không bị gián đoạn trong các điều kiện cúng ứng bình thường.

2.2.2 Lượng dự trữ Bảo hiểm

Lượng dự trữ Bảo hiểm là lượng cần dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường.

Để có thể xác định mức dự trữ bảo hiểm có thể dựa vào các cơ sở sau: Mức thiệt hại vật chất do thiếu nguyên vật liệu gây ra.

Các số liệu thống kê về số lần, lượng nguyên vật liệu cũng như số ngày mà người cung cấp không cung ứng đúng hạn.

Các dự báo về biến động trong tương lai:

Lương dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được xác định theo công thức đơn giản sau:

DTBH = tsl x ĐMTH Trong đó:

+ DTBH : Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên

+tsl : thời gian cung ứng sai lệch so với sự kiến

+ ĐMTH : Định mức trong một ngày

Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống

kê kinh nghiệm và xác xuất xảy ra trong thực tiễn.

Cũng có thể xác định lượng dự trữ bảo hiểm trên cơ sở số liệu thống kê

đã có với lý thuyết phân ỏ xác xuất của lượng dự trữ bảo hiểm là một đại lượng ngẫu nhiên.Với mức dự trữ này doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động liên tục, không bị gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu trong các điều kiện cung ứng không bình thường.

2.2.3 Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết