Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hoạt động khoa học công nghệ của viện đại học mở hà nội

ĐỀ TÀI NGHIÊN C“NGHIÊN C TRONG QUẢN LÝ HO CỦ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI ÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 2014 “NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC

ĐỀ TÀI NGHIÊN C

“NGHIÊN C

TRONG QUẢN LÝ HO

CỦ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

ÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 2014

“NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC CÔNG NGH

ỦA VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI”

CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

1 ThS Lê Thị Minh Thảo Chủ nhiệm đề tài

2 PGS.TS Trần Hữu Tráng

3 ThS Đặng Thị Thùy

4 ThS Mạc Vân Hải

5 ThS Nguyễn Hương An

DANH MỤC VIẾT TẮT

ĐHKHXHNV Đại học khoa học xã hội và nhân văn

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT III

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài 2

3 Mục tiêu 5

4 Phương pháp nghiên cứu 5

5 Phạm vi nghiên cứu 6

6 Nội dung nghiên cứu 6

CHƯƠNG I 8

KHÁI QUÁT LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC 8

1.1 Khái niệm hoạt động khoa học 8

1.2 Quản lý hoạt động khoa học và công nghệ 9

1.3 Hệ thống thông tin quản lý 12

1.4 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT 14

CHƯƠNG 2 18

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC CÔNG NGHỆ TẠI VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 18

2.1 Khái quát về tình hình NCKH của cán bộ, giảng viên và sinh viên Viện Đại học Mở Hà Nội 18

2.2 Khái quát tình hình quản lý hoạt động KHCN của Viện ĐH Mở Hà Nội 19

2.3 Đánh giá chung về những hạn chế trong công tác quản lý hoạt động NCKH 27

2.4 Kinh nghiệm ứng dụng CNTT trong quản lý các hoạt động KHCN 28

CHƯƠNG III 34

GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC CÔNG NGHỆ CỦA VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 34

3.1 Tình hình tin học hoá của Viện ĐH Mở Hà Nội 34

3.2 Quy trình quản lý nghiên cứu khoa học 35

3.3 Hệ thống quản lý hoạt động Nghiên cứu Khoa học và công nghệ 48

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 51

Tài liệu tham khảo 54

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế giới đang bước vào giai đoạn mới, giai đoạn phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) Mọi loại thông tin, số liệu, âm thanh, hình ảnh … đều có thể được đưa về dạng kỹ thuật số để lưu trữ, xử lý và phổ biến cho nhiều người Những thiết bị và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép con người

dễ dàng tìm kiếm, thu thập, chia sẻ thông tin CNTT đến với từng người dân, từng người quản lý, nhà khoa học….Không có lĩnh vực nào, không có nơi nào không có mặt của CNTT Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế - xã hội Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin sẽ góp phần giải phóng mọi tiềm năng, sức mạnh, nguồn lực vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu

để thực hiện thắng lợi sự nghiệp Cách mạng của Đảng Nhận thức rõ vai trò quan trọng của CNTT trong phát triển kinh tế - xã hội, ngày 06 tháng 10 năm

2005 Chính phủ đã ban hành Quyết định số 246/QĐ-TTg phê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định

hướng đến năm 2020 Chiến lược đã nhấn mạnh: “Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin và truyền thông trong mọi lĩnh vực, khai thác có hiệu quả thông tin và tri thức trong tất cả các ngành.” Trong lĩnh vực Giáo dục, đào tạo việc ứng dụng CNTT không chỉ góp phần nâng cao chất lượng dạy và học ở tất cả các cấp, các bậc học, mà còn hỗ trợ đắc lực trong quá trình dạy học cũng như trong quản lý CNTT đang ngày càng thể hiện rõ vai trò “trợ lý quan trọng” đối với hoạt động quản lý giáo dục Nhiều cơ sở giáo dục đã ứng dụng CNTT thành công trong quản lý hoạt động dạy học và hoạt động nghiên cứu khoa học Trong

Viện Đại học Mở Hà Nội mang tính cấp thiết và có nhiều ý nghĩa lý luận và thực tiễn đối với sự phát triển của nhà trường

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Ngày nay, các thành tựu khoa học và công nghệ, đặc biệt là những thành tựu trong nửa đầu thế kỷ 20 đã làm thay đổi căn bản bức tranh của thế giới, đặc biệt trong bình diện của từng quốc gia Khoa học và công nghệ ngày càng thực

sự trở thành một động lực phát triển kinh tế - xã hội một cách bền vững, toàn diện Đối với Việt Nam, khoa học và công nghệ có vai trò rất quan trọng, đó là vai trò nhận thức và cải tạo xã hội Nghị quyết Hội nghị Trung ương Đảng lần

thứ 2 (khóa VIII) đã chỉ rõ quan điểm phát triển KH&CN của Đảng ta trong đó

phải coi KH&CN là nội dung then chốt của các ngành, các cấp Trong bối cảnh giao lưu và hội nhập của nước ta hiện nay, đã có một số công trình nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động của các ngành, các cơ quan, đơn vị

Có thể kể ra một số công trình tiêu biểu sau:

Luận án Tiến sĩ: “Mô hình quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học trong đại học đa ngành đa lĩnh vực” của tác giả Lê Yên Dung năm 2010 Đề tài đã đề xuất các mô hình và các giải pháp phát triển quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học trong đại học đa ngành, đa lĩnh vực phù hợp với thực tiễn giáo dục đại học Việt Nam, góp phần nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học và đào tạo, đáp ứng nhu cầu xã hội, tiến tới hội nhập nền giáo dục đại học tiên tiến trên thế giới Trong các giải pháp phát triển quản lý hoạt động NCKH của đề tài, tác giả đã rất chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý KHCN và coi đây là một giải pháp quan trọng mang tính tất yếu của sự phát triển

Luận án tiến sỹ “Cơ sở lí luận và thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin – truyền thông trong quản lý hoạt động khoa học và công nghệ của ngành giáo

dục Việt Nam” của tác giả Lưu Lâm bảo vệ tại Viện Khoa học Giáo dục Việt Namnăm 2010 Luận án đã nghiên cứu làm rõ thực trạng quản lí hoạt động khoa học và công nghệ của ngành giáo dục Việt Nam trong tác giả có đánh giá một

số thành công và những bất cập Tác giả cũng nghiên cứu kinh nghệm của một

số quốc gia trên thế giới trong việc ứng dụng CNTT để quản lí các hoạt động khoa học và công nghệ Trên cơ sở đó, tác giả đã đưa ra các giải pháp như nâng cao nhận thức của cán bộ quản lí KHCN các cấp; hoàn thiện các văn bản pháp quy về ứng dụng ICT trong quản lí KHCN ngành giáo dục; Xây dựng hệ thống quản lý thông qua mối quan hệ điện tử giữa tổ chức và cá nhân; tăng cường năng lực cơ sở hạ tầng ICT và xây dựng mới phần mềm hỗ trợ quản lý KHCN ngành giáo dục

Đề tài Nghiên cứu khoa học và công nghệ cấp bộ trọng điểm, mã số

B2000-70-02TĐ: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các hoạt động KHCN của Bộ Giáo dục và Đào tạo giai đoạn 1” do TS Quách Tuấn Ngọc làm chủ nhiệm Đề tài đã phân tích làm rõ cơ sở lý luận và giải pháp xây dựng hệ thống thông tin nhằm quản lý các hoạt động KHCN cấp bộ của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Đề tài Nghiên cứu khoa học và công nghệ cấp bộ, mã số B2001-07-07

“Ứng dụng CNTT nâng cao hiệu quả một số hoạt động quản lý của Trường ĐH Khoa học, ĐH Huế”của tác giả Lê Mạnh Thạch Đề tài đã phân tích làm rõ thực trạng quản lý hoạt động khoa học của trường ĐH Khoa học, Đại học Huế, từ đó

đề xuất giải phap ứng dụng CNTT nhằm nâng cao hiệu quả các hoạt động quản

lí của trường ĐH Khoa học, ĐH Huế

Đề tài Nghiên cứu khoa học và công nghệ cấp bộ, mã số B2002-52-26

“Ứng dụng CNTT trong quản lý các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ ở các trường đại học” của tác giả Vũ Thanh Hương Đề tài đã phân tích

làm rõ vai trò của CNTT trong quản lý; phân tích làm rõ thực trạng trong quản

lí các nhiệm vụ khoa học và công nghệ của các trường đại học ở nước ta Từ đó,

đề tài đưa ra các giải pháp ứng dụng CNTT để quản lý các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ của các trường đại học

Đề tài Nghiên cứu khoa học và công nghệ cấp bộ, mã số B2005-80-25

“Đề xuất một số giải pháp ứng dụng CNTT trong quản lí hoạt động NCKH và công nghệ (lĩnh vực khoa học giáo dục) ở một số cơ sở nghiên cứu” của tác giả Nguyễn Thị Lan Anh Đề tài đã phân tích thực trạng quản lí hoạt động NCKH

và công nghệ thuộc lĩnh vực khoa học và giáo dục ở một số cơ sở nghiên cứu khoa học ở nước ta, làm rõ những bất cập hạn chế trong quản lí hoạt động NCKH và công nghệ của các cơ sở này, từ đó kiến nghị những giải pháp ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu quả quản lí hoạt động NCKH và công nghệ thuộc lĩnh vực khoa học và giáo dục của các cơ sở nghiên cứu ở nước ta

Ngoài các công trình nghiên cứu tiêu biểu trên, cũng có một số bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành có liên quan đến đề tài Có thể nói, các công trình nghiên cứu khoa học trên đã phân tích làm rõ cơ sở, vai trò, tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ cả trên bình diện vĩ mô, cả trên bình diện vi mô ở một số cơ quan, đơn vị Đây là những kết quả quan trọng mà đề tài có thể kế thừa trong đề tài nghiên cứu của mình Tuy nhiên, mỗi đơn vị, cơ quan có những đặc thù riêng, vì thế, việc ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động NCKH và công nghệ của mỗi đơn vị, cơ quan cũng phải có những nét đặc thù phù hợp với đặc điểm của mỗi cơ quan thì mới phát huy hiệu quả cao nhất Đây chính là hướng

đi của đề tài nhằm nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động NCKH

và công nghệ phù hợp với đặc thù của Viện đại học Mở Hà Nội, một trường đại học công lập thực hiện tự chủ về tài chính

3 Mục tiêu

Đề tài hướng đến mục tiêu nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý các hoạt động NCKH của Viện Đại học Mở Hà Nội nhằm đạt được hiệu quả cao nhất

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu: Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu là phương pháp cần thiết trong việc tiếp cận vấn đề nghiên cứu Trên cơ sở những tài liệu thu thập được và những kết quả phân tích, tổng hợp tài liệu, nhóm nghiên cứu đã định hình được những thông tin, dữ liệu toàn diện và khái quát về chủ đề nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp được nhóm nghiên cứu sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng công tác quản lý hoạt động KHCN tại một số trường đại học trong và ngoài nước

Phương pháp chuyên gia: Việc tham khảo ý kiến của các chuyên gia thuộc các lĩnh vực liên quan đến chủ đề nghiên cứu là rất cần thiết Các chuyên gia được mời tham gia ý kiến là các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý, quản lý giáo dục và công nghệ thông tin Các ý kiến đóng góp của các chuyên gia giúp cho việc hoàn thiện và nâng cao giá trị của các kết quả nghiên cứu của đề tài

Phương pháp phân tích hệ thống: Phương pháp phân tích hệ thống là phương pháp cơ bản được sử dụng trong hầu hết các công trình nghiên cứu, đề tài đã sử dụng phương pháp này để phân tích mối liên hệ giữa các vấn đề lý thuyết và thực tiễn khả năng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý Khoa học tại Viện

5 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu đề xuất giải pháp ứng dụng CNTT trong quản lý các hoạt động KHCN của Viện Đại học Mở Hà Nội Để có thể ứng dụng được CNTT trong quản lý các hoạt động KHCN của Viện, đề tài phân tích làm rõ các nội dung, các quy trình quản lý làm cơ sở để ứng dụng CNTT vào quản lý

6 Nội dung nghiên cứu

- Đề tài nghiên cứu làm rõ một số khái niệm về hoạt động khoa học và công nghệ, quản lý, quản lý hoạt động khoa học và công nghệ, công nghệ thông tin, website, quản lý, hoạt động quản lý KHCN, hồ sơ quản lý KHCN…

- Đề tài phân tích khả năng ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động KHCN và quản lý hồ sơ hoạt động NCKH, cụ thể như: xây dựng kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo thực hiện, kiểm tra, đồng thời xác định những nguyên tắc trong việc ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động KHCN:

Nguyên tắc bảo mật;

Nguyên tắc an toàn về dữ liệu;

Nguyên tắc phân cấp quản lý

- Đề tài xây dựng cơ sở dữ liệu nhằm phục vụ cho việc ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động KHCN của Viện ĐH Mở HN, gồm có:

+ Dữ liệu về các đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ (cấp Bộ thườngvà cấp Bộ trọng điểm ), các đề tài cấp cơ sở (cấp Viện);

+ Dữ liệu về các cán bộ nghiên cứu trong và ngoài Viện;( Cán bộ cơ hữu, cán bộ thỉnh giảng )

+ Dữ liệu về báo cáo, kế hoạch KHCN một số năm;

+ Các biểu mẫu, văn bản quy định thực hiện đề tài (Theo quyết định số 24/2005/QĐ-BGD&ĐT);

+ Một số thông tin khác;

+ Ứng dụng trong công tác quản lý đề tài/nhiệm vụ NCKH (theo dõi từng

đề tài, hệ thống các đề tài, tiến độ các đề tài);

+ Ứng dụng trong công tác lập kế hoạch và xây dựng báo cáo khoa học hàng năm; Xác định lực lượng cán bộ nghiên cứu;

+ Ứng dụng trong một số hoạt động khác (đề xuất sách hội đồng nghiệm thu, tìm kiếm chuyên gia lĩnh vực nghiên cứu, lập nhóm cán bộ nghiên cứu phục vụ công tác nghiên cứu KHCN, đánh giá tiềm năng nguồn nhân lực nghiên cứu của Viện…);

+ Ứng dụng để các đơn vị nghiên cứu trong Viện thống kê, theo dõi hệ thống đề tài của đơn vị mình; Nắm bắt được tiến độ các đề tài và phối hợp cùng Phòng NCKH và HTQT trong công tác nhắc nhở các chủ nhiệm đề tài thực hiện đúng thời hạn đề tài đã đăng ký; Thống kê và theo dõi các nội dung trong và ngoài đơn vị mình đã được nghiên cứu để phục

vụ công tác xây dựng các đề tài, các nhiệm vụ nghiên cứu mới; Xây dựng các báo cáo về công tác NCKH của đơn vị

+ Ứng dụng để các cán bộ nghiên cứu trong và ngoài Viện: Xác định, cập nhật được tên đề tài/nhiệm vụ, nội dung và kết quả các đề tài có liên quan tới hướng nghiên cứu và hướng đề xuất đề tài/nhiệm vụ của mình; Theo dõi các thông tin khoa học mới, các văn bản quy định mới, các thông tin khác…

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC 1.1 Khái niệm hoạt động khoa học

Điều 2 khoản 3 Luật Khoa học và Công nghệ năm 2013 định nghĩa: “Hoạt

động khoa học và công nghệ là hoạt động nghiên cứu khoa học, nghiên cứu và triển khai thực nghiệm, phát triển công nghệ, ứng dụng công nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ, phát huy sáng kiến và hoạt động sáng tạo khác nhằm phát triển khoa học và công nghệ.” Định nghĩa này cho thấy hoạt động khoa học và công nghệ bao gồm rất nhiều loại Có thể chia hoạt động khoa học và công nghệ thành ba nhóm chính:

- Các hoạt động nghiên cứu khoa học Đây là các hoạt động nhằm khám phá, phát hiện, tìm hiểu bản chất, quy luật của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và

tư duy; sáng tạo giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn Theo Luật Khoa học

và Công nghệ 2013 thì nghiên cứu khoa học bao gồm nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng

- Các hoạt động ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và công nghệ Đây

là các hoạt động nhằm ứng dụng các kết quả nghiên cứu khoa học và công nghệ vào thực tiễn đời sống xã hội Từ kết quả NCKH đến việc ứng dụng kết quả đó vào thực tiễn đời sống, phục vụ cho nền kinh tế - xã hội bao giờ cũng trải qua một quá trình nhất định

- Các hoạt động dịch vụ khoa học và công nghệ Dịch vụ khoa học và công nghệ là các hoạt động phục vụ việc nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ; các hoạt động liên quan đến sở hữu trí tuệ, chuyển giao công nghệ; các dịch vụ về thông tin, tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng, phổ biến, ứng dụng tri thức khoa học và công nghệ và kinh nghiệm thực tiễn Trong nền kinh tế thị trường,

hoạt động dich vụ khoa học và công nghệ giữ vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đắc lực cho hoạt động KHCN

1.2 Quản lý hoạt động khoa học và công nghệ

1.2.1 Khái niệm quản lý

Trong lịch sử phát triển của xã hội loài người, từ khi có sự phân công lao động đã xuất hiện một dạng lao động mang tính đặc thù, đó là tổ chức, điều khiển các hoạt động lao động theo những yêu cầu nhất định Dạng lao động mang tính đặc thù đó được gọi là hoạt động quản lý

Khái niệm “quản lý” được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau dựa trên

cơ sở những cách tiếp cận khác nhau, vừa là khoa học vừa là nghệ thuật đang là vấn đề thu hút nhiều sự quan tâm Sau đây là một số định nghĩa về “quản lý”:

- Theo F.W.Tay lor (nhà quản lý người Mỹ 1856 - 1915) người có học

thuyết chú trọng vào nhiệm vụ cho rằng “Quản lý là nghệ thuật biết rõ ràng, chính xác cái gì cần làm và làm cái đó bằng phương pháp tốt nhất và rẻ nhất”

- Theo H.Fayol (1841-1925), kỹ sư người Pháp - Ông quan niệm: “Quản

lý hành chính là kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra” Trong học thuyết quản lý của mình H.Fayol đưa ra 5 chức năng cần thiết của một nhà quản lý là: Dự báo và lập kế hoạch; Tổ chức; Điều khiển; Phối hợp; Kiểm tra

Theo Đặng Vũ Hoạt, Hà Thế Ngữ trong “Những vấn đề cốt yếu trong quản lý”: Quản lý là một quá trình định hướng, quá trình có mục tiêu quản lý một hệ thống nhằm đạt được những mục tiêu nhất định

Sau khi xem xét phân tích các khái niệm quản lý trên có thể đưa ra khái niệm về quản lý dưới đây:

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên của một tổ chức nhằm sử dụng các nguồn lực hợp lý

Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường Với khái niệm trên, quản lý bao gồm các điều kiện sau:

- Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động, và một đối tượng bị quản lý phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra Tác động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là liên tục nhiều lần

- Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả đối tượng và chủ thể, mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động

Chủ thể quản

lý

Đối tượng bị quản lý

Mục tiêu

- Chủ thể có thể là một người, nhiều người, một thiết bị Còn đối tượng

có thể là con người (một hoặc nhiều người) hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết

bị, đất đai, thông tin, hầm mỏ v.v… ) hoặc giới sinh vật (vật nuôi, cây trồng)

1.2.2 Quản lí hoạt động khoa học và công nghệ trong trường đại học

Quản lý hoạt động khoa học được hiểu là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các hoạt động khoa học và công nghệ Nói cách khác, quản lý hoạt động khoa học và công nghệ được hiểu là quá trình quản lý các hoạt động: Nghiên cứu cơ bản; Nghiên cứu ứng dụng; Phát triển công nghệ; Triển khai thực nghiệm và sản xuất thử nghiệm; Dịch vụ khoa học và công nghệ

Trong các trường đại học, hoạt động khoa học có những đặc thù vì đây là môi trường tập trung nhiều nhà khoa học đầu ngành, có tinh thần say mê nghiên cứu khoa học và cống hiến cho hoạt động NCKH Điều 3Nghị định số 99/2014/NĐ-CP ngày 25/10/2014 của Chính phủ quy định việc đầu tư phát triển tiềm lực và khuyến khích hoạt động khoa học và công nghệ đã xác định:

“Hoạt động khoa học và công nghệ trong các cơ sở giáo dục đại học là hoạt

động nghiên cứu khoa học, nghiên cứu và triển khai thực hiện, phát triển công nghệ, ứng dụng công nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ, phát huy sáng kiến

và các hoạt động sáng tạo khác nhằm phát triển khoa học và công nghệ”

Nhìn chung, hoạt động khoa học và công nghệ trong các trường đại học bao thường bao gồm các hoạt động:

- Thực hiện các đề tài NCKH các cấp

- Triển khai ứng dụng các kết quả nghiên cứu khoa học

- Chuyển giao công nghệ các sản phẩm nghiên cứu

- Biên soạn giáo trình, tài liệu tham khảo

- Viết bài cho các tạp chí khoa học trong và ngoài nước

- Tham dự các hội thảo khoa học trong và ngoài nước

1.3 Hệ thống thông tin quản lý

1.3.1 Thông tin và dữ liệu

Thông tin (Information) là một khái niệm trừu tượng, tuy nhiên, đây lại

chính là cái để chúng ta có thể hiểu biết và nhận thức thế giới

Thông tin tồn tại khách quan, có thể ghi lại và truyền đi Những điều mà

ta gặp hàng ngày như thông tin dự báo thời tiết, tin điện sắp sửa tăng giá, lịch tập huấn của đội tuyển Việt Nam chính là thông tin Việc chúng ta ghi lại những điều này ra giấy, đó là chúng ta ghi lại thông tin Còn việc chúng ta nói với mọi người những điều này hoặc đưa cho mọi người xem những điều này, đó

là truyền tin

Dữ liệu (Data) là nguyên liệu của hệ thống thông tin được biểu diễn dưới

nhiệu dạng: văn bản, truyền khẩu, hình vẽ, và những vật mang tin: giấy, bảng, đĩa từ

1.3.2 Hệ thống

Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục đích xác định Các phần tử ở đây là tập hợp các phương tiện vật chất

và nhân lực

Tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với một môi trường

Một số phần tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngoài (cung ứng, thương mại, v.v…)

Đặc điểm cơ bản của hệ thống là tính động

1.3.4 Hệ thống thông tin (Information System)

Là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lưu trữ,

xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinh doanh Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:

- Hệ xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo

theo định kỳ (Ví dụ: Các hệ thống tính lương)

- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS):

gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định

- Hệ trợ giúp quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định (cho phép nhà phân tích ra quyết định chọn các phương án mà không phải thu thập và phân tích dữ liệu)

- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh

1.3.5 Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin

- Vai trò: Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định

và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý

- Hệ thống thông tin có hai nhiệm vụ chủ yếu là: Trao đổi thông tin với môi trường ngoài, thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ quyết định và hệ tác nghiệp

1.4 Công nghệ thông tin và ứng dụng CNTT

Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin

Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được định nghĩa trong nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông

tin ở nước ta: " Công nghệ thông tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính

và viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội".Điều 4 khoản 1 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 định

nghĩa: ”Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ

và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.”

Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm quá trình tiếp thu,

xử lý, lưu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số bởi các vi điện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông Một vài lĩnh vực hiện đại và nổi bật của công nghệ thông tin như: các tiêu chuẩn Web thế hệ tiếp theo, sinh tin, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu, tri thức quy

mô lớn và nhiều lĩnh vực khác Các nghiên cứu phát triển chủ yếu trong ngành khoa học máy tính

Trong những năm qua, việc phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật, mạng lưới công nghệ thông tin - truyền thông ngày càng hiện đại, đồng bộ Dịch vụ bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin, truyền thông, phát thanh, truyền hình, bản tin, sách, báo tạp chí đã cơ bản được chuyển tải tới người dân, góp phần xóa dần khoảng cách thông tin giữa các vùng miền, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp truy nhập và khai thác thông tin nhanh chóng, thuận lợi

CNTT được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như: Điều hành quản lý, cải cách hành chính, khai thác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo, vui chơi giải trí thông qua các kênh thông tin tuyên truyền phản ánh kịp thời các

sự kiện chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội

Trong vài năm gần đây, việc ứng dụng CNTT vào lĩnh vực Giáo dục Đào tạo phát triển rất mạnh mẽ CNTT không những được ứng dụng để phục vụ công tác quản lý đào tạo, mà còn được ứng dụng trực tiếp trong đào tạo Việc ứng dụng Công nghệ Thông tin đã làm tăng chất lượng quản lý đào tạo và đào tạo

Điều 4 khoản 5 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 định nghĩa: “Ứng

dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này “ Ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động khoa học và công nghệ của các trường đại học được hiểu là việc sử dụng CNTT vào việc quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ của một trường đại học Nói cách khác, đây là quá trình

sử dụng công nghệ thông tin trong quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ của một trường đại học nhằm khai thác tối đa tiềm năng khoa học và công nghệ để phục vụ sự phát triển của trường

Việc ứng dụng CNTT trong quản lý cần bảo đảm quá trình quản lý thông suốt, nhanh chóng, thuận tiện và chính xác để giúp chủ thể quản lí có thông tin kịp thời phục vụ việc đưa ra các quyết định nhanh chóng và có hiệu quả cao

Việc ứng dụng CNTT trong quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ của một trường đại học cũng tương tự như việc ứng dụng CNTT trong quản lý nói chung Nghĩa là quá trình này cần đáp ứng các nội dung:

- Lập kế hoạch: Lập kế hoạch là xác định mục tiêu, nội dung, các biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu của hoạt động khoa học và công nghệ của trường đại học

- Tổ chức thực hiện: Là quá trình biến các kế hoạch thành hiện thực Đây

là một công đoạn đòi hỏi cần phát huy tất cả các nguồn lực nhằm thực hiện tốt

kế hoạch để đạt được mục đích đề ra

- Chỉ đạo thực hiện: Quá trình thực hiện không thể thiếu người dẫn dắt,

xử lí các khó khăn vướng mắc phát sinh Quá trình chỉ đạo, lãnh đạo giữ vai trò quan trọng quyết định sự thành bại của kế hoạch

- Kiểm tra: Kiểm tra là khâu quan trọng giúp phát hiện kịp thời những hạn chế yếu kém để kịp thời khắc phục nhằm đạt hiệu quả cao nhất

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC

CÔNG NGHỆ TẠI VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 2.1 Khái quát về tình hình NCKH của cán bộ, giảng viên và sinh viên Viện Đại học Mở Hà Nội

2.1.1 Khái quát tình hình hoạt động KHCN

Xác định nghiên cứu khoa học là một trong hai nhiệm vụ quan trọng của một trường đại học nên Viện ĐH Mở HN luôn chú trọng, quan tâm tăng cường hoạt động nghiên cứu khoa học theo hướng thiết thực và hiệu quả Năm 2013, đội ngũ cán bộ, giảng viên của Viện đã và đang thực hiện được 48 đề tài Nghiên cứu khoa học các cấp và năm 2014 đã và đang thực hiện 47 đề tài NCKH, trong đó có 04 đề tài cấp Nhà nước, 02 đề tài cấp Bộ và 41 đề tài cấp Viện.Các đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ thực hiện tại Viện đóng góp vào quá trình đào tạo của sinh viên thuộc các chuyên ngành khác nhau và góp phần mang lại hiệu quả kinh tế - xã hội cho đất nước Kết quả nghiên cứu của nhiều

đề tài đã được công bố trên các tạp chí chuyên ngành và hội nghị khoa học trong nước và quốc tế, đồng thời được xuất bản dưới dạng sách chuyên khảo, các bài viết cho các tạp chí chuyên ngành Nhiều đề tài nghiên cứu khoa học được đánh giá cao và mang lại nhiều hiệu quả kinh tế, xã hội Đặc biệt, những

đề tài Nghiên cứu khoa học cấp Viện trong những năm gần đây đã đóng góp tích cực cho sự nghiệp đổi mới trong quản lý, giảng dạy và học tập của Viện, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của Viện, đáp ứng nhu cầu của xã hội

Cùng với việc thực hiện các đề tài Nghiên cứu khoa học, cán bộ, giảng viên của Viện Đại học Mở Hà Nội cũng tích cực thực hiện các hoạt động khoa học và công nghệ khác như viết giáo trình, tài liệu tham khảo, viết bài cho các tạp chí, tham gia các hội nghị, hội thảo khoa học trong và ngoài nước Từ năm

2011 đến nay, đội ngũ cán bộ, giảng viên cơ hữu của Viện đã có gần 150 bài viết được đăng trên các tạp chí khoa học uy tín, trong đó có 22 bài được đăng trên các tạp chí quốc tế và 128 bài được đăng trên các tạp chí trong nước Việc biên soạn giáo trình, tài liệu tham khảo cũng rất được chú trọng Từ năm 2011 đến nay, Viện đã tổ chức biên soạn mới 79 giáo trình và nhiều sách chuyên khảo, tham khảo

Hoạt động nghiên cứu khoa học của sinh viên cũng luôn được chú trọng

và không ngừng phát triển cả về số lượng và chất lượng Năm 2013, số lượng đề tài NCKH của sinh viên được triển khai nghiên cứu là 199 đề tài, trong đó 01 sinh viên của Viện đã nhận được giải nhất “Tài năng khoa học trẻ Việt Nam” Năm 2014 Viện tổ chức triển khai 230 đề tài NCKH của sinh viên Trong 7 đề tài gửi tham gia xét giải thưởng Tài năng khoa học trẻ Việt Nam năm 2014, có 03 đề tài đạt giải nhì và giải khuyến khích Tại Hội nghị tổng kết 15 năm công tác Nghiên cứu khoa họccủa sinh viên các trường đại học và cao đẳng trong cả nước

do Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức, Viện Đại học Mở Hà Nội là một trong 15 đơn vị đã vinh dự được nhận bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

về các thành tích đạt được trong phong trào sinh viên Nghiên cứu khoa học

2.2 Khái quát tình hình quản lý hoạt động KHCN của Viện ĐH Mở Hà Nội

2.2.1 Quản lý dự án các cấp

Từ khi thành lập tới nay, Viện đại học Mở Hà Nội đã và đang tổ chức thực hiện 01 dự án tăng cường năng lực nghiên cứu, 01 dự án liên kết với Canada, 01 dự án do tổ chức KOICA Hàn Quốc tài trợ và phối hợp thực hiện đề

án Giáo dục 2020 của Bộ Giáo dục và Đào tạo Do đặc thù của Viện thực hiện

cơ chế tự chủ nên việc quản lý các dự án thường do các đơn vị trực tiếp triển

khai thực hiện Việnchỉ quản lý, chỉ đạo vĩ mô chứ không tập trung quản lý trực tiếp từng dự án

2.2.2 Quản lý đề tài các cấp

Các đề tài thực hiện tại Viện đại học Mở Hà Nội bao gồm: đề tài NCKH cấp Nhà nước, đề tài NCKH cấp Thành phố, đề tài NCKH cấp Bộ, đề tài NCKH cấp Viện của cán bộ/giảng viên và đề tài NCKH của sinh viên

Đối với các đề tài NCKH cấp nhà nước, cấp thành phố, cấp bộ, Viện là đơn vị chủ trì và giao lại cho các cán bộ, giảng viên có kinh nghiệm thuộc lĩnh vực chuyên môn thực hiện Các công tác quản lý đề tài nghiên cứu khoa học như xác định danh mục, tuyển chọn, phê duyệt và giao đề tài, tổ chức triển khai

và kiểm tra thực hiện đề tài, đánh giá kết quả của đề tài… chủ yếu do các cấp giao đề tài thực hiện Viện đại học Mở Hà Nội phối hợp cùng cơ quan giao đề tài hành hướng dẫn nhóm nghiên cứu thực hiện đề tài và tổ chức nghiệm thu kết quả sản phẩm, đề tài nhánh cấp Nhà nước, nghiệm thu cấp cơ sở của đề tài cấp

Bộ ở cấp cơ sở Tuy nhiên, hệ thống hồ sơ lưu trữ của các đề tài này rất cồng kềnh phức tạp ở nhiều cấp khác nhau Hệ thống hồ sơ của cấp Nhà nước, Thành phố, cấp Bộ bao gồm:

- Thuyết minh đề tài;

- Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài;

- Phiếu bổ sung thuyết minh đề tài;

- Báo cáo thực hiện đề tài (6 tháng/1 lần);

- Công văn gửi các Bộ ngành giao đề tài về việc ban hành quyết định

nghiệm thu đề tài các cấp (cấp cơ sở và cấp tổ chức nghiệm thu);

- Quyết định thành lập Hội đồng đánh giá nghiệm thu đề tài các cấp

(cấp cơ sở và cấp tổ chức nghiệm thu);

- Biên bản họp hội đồng đánh giá nghiệm thu các cấp (cấp cơ sở và cấp

tổ chức nghiệm thu);

- Bản nhận xét của các uỷ viên phản biện của hội đồng các cấp (cấp cơ

sở và cấp tổ chức nghiệm thu);

- Tóm tắt kết quả nghiên cứu đề tài (bằng tiếng Anh và tiếng Việt);

- Báo cáo tình hình thực hiện tài chính của đề tài;

- Công văn gửi các Bộ ngành giao đề tài về việc ban hành quyết định

nghiệm thu đề tài các cấp (cấp cơ sở và cấp tổ chức nghiệm thu);

- Báo cáo tổng kết và báo cáo tóm tắt của đề tài;

Đối với đề tài NCKH cấp cơ sở, công tác quản lý đề tài nghiên cứu khoa học gồm các hoạt động như xác định danh mục, tuyển chọn, thẩm định nội dung, tài chính phê duyệt và giao đề tài cho chủ nhiệm, tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện đề tài Phòng Nghiên cứu khoa học và Hợp tác quốc tế

đã xây dựng các quy định, quy trình thực hiện rất rõ ràng Tuy nhiên, việc quản

lý hoạt động nghiên cứu khoa học vẫn còn thủ công, chưa triển khai ứng dụng CNTT để quản lý nên hồ sơ quản lý từng giai đoạn còn ở dạng hồ sơ văn bản thuần tuý, rất tốn thời gian khi tổng hợp số liệu, làm báo cáo Hồ sơ của mỗi đề

tài từ khâu bắt đầu thực thiện đến khi kết thúc (nghiệm thu) đề tài, chủ yếu bao

gồm:

- Đề xuất đề tài cấp;

- Danh mục các đề xuất của các đơn vị theo từng năm;

- Quyết định thành lập hội đồng xác định đề tài;

- Biên bản họp xác định đề tài;

- Quyết định thành lập hội đồng xét chọn, tuyển chọn đề tài;

- Biên bản họp xét chọn, tuyển chọn đề tài;

- Quyết định thành lập hội đồng thẩm định nội dung tài chính của đề tài;

- Biên bản họp thẩm định nội dung tài chính của đề tài;

- Quyết định phê duyệt các đề tài được thực hiện theo từng năm;

- Phân bổ kinh phí thực hiện các đề tài NCKH theo từng năm;

- Thuyết minh đề tài;

- Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài;

- Các hợp đồng thuê khoán chuyên môn;

- Phiếu bổ sung thuyết minh đề tài

- Báo cáo kiểm tra thực hiện đề tài;

- Quyết định thành lập Hội đồng đánh giá nghiệm thu đề tài;

- Phiếu đánh giá nghiệm thu đề tài;

- Phiếu nhận xét của uỷ viên phản biện;

- Quyết định khen thưởng đề tài;

- Báo cáo tổng kết và báo cáo tóm tắt của đề tài;

Hồ sơ các đề tài NCKH của sinh viên là một hệ thống dữ liệu rất đồ sộ bởi số lượng đề tài của sinh viên trung bình là khoảng 150 đề tài/năm và con số này có xu hướng ngày càng tăng do ngày càng nhiều sinh viên đam mê nghiên cứu khoa học hơn và phương pháp học thông qua hoạt động nghiên cứu khoa học là một phương pháp hữu ích, được nhiều nhà trường áp dụng Hiện nay,

việc quản lý đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên chia ra 02 bước (cấp Khoa và cấp Viện) Viện xây dựng kế hoạch hoạt động nghiên cứu khoa học của sinh viên làm cơ sở cho các khoa tổ chức cho sinh viên đăng ký thực hiện

đề tài vào tháng 11 của năm học trước và tổ chức hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học cấp Khoa, cấp Viện vào tháng 05, tháng 06 năm sau Hồ sơ quản lý đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên bao gồm:

- Đề xuất đề tài;

- Quyết định phê duyệt các đề tài được thực hiện;

- Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài cấp Khoa;

- Biên bản Hội đồng nghiệm thu đề tài cấp Khoa;

- Phiếu đánh giá của thành viên hội đồng cấp Khoa;

- Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài cấp Viện;

- Biên bản Hội đồng nghiệm thu đề tài cấp Viện;

- Phiếu đánh giá của thành viên hội đồng cấp Viện:

- Quyết định khen thưởng các đề tài;

- Báo cáo tổng kết của đề tài

Như vậy, có thể thấy, với một số lượng hồ sơ, giấy tờ theo từng đề tài nghiên cứu khoa học khá nhiều, thì qua hàng năm số lượng hồ sơ sẽ rất lớn Điều này gây khó khăn cho công tác tìm kiếm, tra cứu thông tin về đề tài Chi phí cho việc lưu giữ, cho cán bộ lưu trữ hồ sơ là rất tốn kém Nhìn chung có thể khẳng định công tác quản lý hồ sơ hoạt động nghiên cứu khoa học theo cách thủ công hiện nay có nhiều hạn chế cả trong việc tra cứu lẫn khai thác nguồn thông tin của các công trình nghiên cứu

2.2.3 Quản lý việc biên soạn sách, giáo trình, học liệu in và học liệu điện tử

Hằng năm, các đơn vị đăng ký danh mục biên soạn sách, giáo trình, học liệu in và học liệu điện tử Phòng Nghiên cứu khoa học và Hợp tác quốc tế là đơn vị đầu mối thống kê, quản lý, theo dõi việc thực hiện biên soạn và tổ chức các hội đồng nghiệm thu, đánh giá để bàn giao in ấn và sử dụng trong quá trình giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên các hệ đào tạo của Viện Hồ sơ quản lý bao gồm:

+ Giáo trình, học liệu in:

- Quyết định giao thực hiện biên soạn giáo trình, học liệu;

- Hợp đồng và thanh lý hợp đồng biên soạn giáo trình, học liệu;

- Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu cấp đơn vị (khoa, trung tâm);

- Biên bản nghiệm thu cấp đơn vị;

- Phiếu đánh giá của các uỷ viên hội đồng, nhận xét của phản biện hội đồng cấp đơn vị;

- Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu cấp Viện;

- Biên bản nghiệm thu cấp Viện;

- Phiếu đánh giá của các uỷ viên hội đồng, nhận xét của phản biện hội đồng cấp Viện;

- Bản in sách, giáo trình;

+ Học liệu điện tử:

- Quyết định giao thực hiện biên soạn học liệu điện tử;

- Hợp đồng và thanh lý hợp đồng biên soạn học liệu điện tử;

- Biên bản nghiệm thu nội dung;

- Phiếu đánh giá của các uỷ viên hội đồng, nhận xét của phản biện hội đồng nghiệm thu nội dung;

- Biên bản nghiệm thu kỹ thuật;

- Phiếu đánh giá của các uỷ viên hội đồng, nhận xét của phản biện hội đồng nghiệm thu kỹ thuật;

- Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu cấp Viện;

- Biên bản nghiệm thu cấp Viện;

- Phiếu đánh giá của các uỷ viên hội đồng;

2.2.4 Quản lý thông tin khoa học

Hiện nay, phòng Nghiên cứu khoa học và Hợp tác quốc tế là đơn vị đầu mối tổ chức biên tập, in ấn Tạp chí khoa học của Viện đại học Mở Hà Nội Đây

là một diễn đàn khoa học, nơi các cán bộ, giảng viên, các cán bộ nghiên cứu chia sẻ, trao đổi các kiến thức, các công trình nghiên cứu của mình Phòng cũng đang tiến hành các thủ tục để Hội đồng Chức danh Giáo sư Nhà nước đưa vào danh mục các tạp chí được tính điểm công trình nhằm nâng cao uy tín của Tạp chí và khuyến khích động viên các cán bộ, giảng viên tích cực tham gia viết bài Trong công tác quản lý Tạp chí, hiện nay Phòng mới chỉ lưu trữ các bài đăng tạp chí ở dạng word và các ấn bản Các giấy tờ, hồ sơ liên quan cũng tương đối nhiều như phiếu thẩm định bài viết, bản xác nhận chỉnh sửa

Công tác quản lý các bài báo đăng trong các tạp chí chuyên ngành, các hội nghị hội thảo trong và ngoài nước hiện được quản lý ở dạng excel theo năm

Trong quá trình hội nhập và phát triển, Viện đại học Mở Hà Nội cũng không ngừng đẩy mạnh việc tin học hoá tại các đơn vị trong toàn Viện Do đó,