Tiểu luận 9 điểm môn Quản trị công sở Phân công công việc

Một khía cạnh cực kỳ quan trọng trong kỹ năng lãnh đạo của nhà quản lý là phân công công việc. Nhà quản lý cần phân công công việc để giảm tải khối lượng việc của mình và có thêm thời gian chú trọng vào những nhiệm vụ quản lý quan trọng hơn như hoạch định hay phân tích hoạt động. Đồng thời, phân công công việc hiệu quả sẽ giúp nhân viên có được cơ hội chứng minh khả năng cũng như phát triển những kỹ năng mong muốn theo định hướng sự nghiệp của bản thân, giúp dễ dàng hoàn thành tốt nhiệm vụ và mục tiêu mà tổ chức đã đề ra.Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng là “chuyên gia” trong lĩnh vực này.

MỞ ĐẦU

Trong kỹ thuật điều hành công sở có bảy nội dung cơ bản và quan trọng Những nội dung này là những kỹ thuật để điều hành công sở mà bất kì nhà lãnh đạo hay nhà quản lý nào cũng cần phải nắm vững Đó là những bí quyết cần thiết giúp các nhà lãnh đạo, quản lý dễ dàng hơn trong việc điều hành hoạt động của công sở Một trong những kỹ năng thiết yếu mà người lãnh đạo, quản lý không thể bỏ qua đó là phân công công việc

Một khía cạnh cực kỳ quan trọng trong kỹ năng lãnh đạo của nhà quản lý

là phân công công việc Nhà quản lý cần phân công công việc để giảm tải khối lượng việc của mình và có thêm thời gian chú trọng vào những nhiệm vụ quản

lý quan trọng hơn như hoạch định hay phân tích hoạt động Đồng thời, phân công công việc hiệu quả sẽ giúp nhân viên có được cơ hội chứng minh khả năng cũng như phát triển những kỹ năng mong muốn theo định hướng sự nghiệp của bản thân, giúp dễ dàng hoàn thành tốt nhiệm vụ và mục tiêu mà tổ chức đã đề ra

Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng là “chuyên gia” trong lĩnh vực này Một số quản lý không tin tưởng nhân viên có thể hoàn thành như kỳ vọng nên họ liên tục “nhúng tay” vào Số khác lại phân công không phù hợp khiến nhân viên mất động lực và không thực hiện đến nơi đến chốn Ta phải hiểu rõ phân công công việc là như thế nào, cơ sở của phân công công việc là gì,

có các nguyên tắc nào khi phân công công việc, phân công công việc theo kiểu nào và làm thế nào để phân công công việc một cách hiệu quả Bởi lẽ phân công công việc không chỉ đơn giản là giao nhân viên A làm việc này và nhân viên B làm việc kia Phân công công việc là một nghệ thuật và người quản lý hiệu quả cần tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận của công sở, tổ chức sao cho hợp lý

Trong bài viết này, nhóm 2 lớp KH16KT1 sẽ làm rõ nội dung của kỹ thuật phân công công việc Nhóm 2 rất mong nhận được sự góp ý từ cô và các bạn để bài được hoàn thiện hơn Chúng em xin chân thành cảm ơn!

NỘI DUNG

I Khái quát về phân công công việc:

1 Khái niệm:

Công việc được hiểu theo hai nghĩa Theo nghĩa rộng, khi nói đến công việc của một người ta sẽ hiểu đó là vị trí làm việc, gắn với chức danh của người đó trong công sở Theo nghĩa hẹp, công việc có nghĩa là các đầu việc mà ta cần làm

Từ đó, ta có thể hiểu phân công công việc theo hai nghĩa Theo nghĩa rộng, phân công công việc là giao phó trách nhiệm, quyền hạn cho một người khác để hoàn thành một công việc nào đó Bên cạnh đó cũng thể hiện mức độ tin tưởng cũng như sự tín nhiệm của nguời giao phó với người được phân công Đặc biệt người quản lý cần phải cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được phân công hoàn thành công việc một cách thực sự hiệu quả và tốt nhất

Theo nghĩa hẹp, phân công công việc là hoạt động bố trí, sắp xếp nhiệm vụ cho từng bộ phận, đơn vị, cá nhân trong từng cơ quan theo một kế hoạch, lịch trình định trước

Đối với các nhà quản lý cấp cao trong cơ quan nhà nước hay những công ty lớn thì việc phân công công việc cho các nhà quản lý dưới quyền là một công thức thành công quan trọng

Ví dụ: Các nhà tỷ phú như Bill Gates và Michael Dell cũng phải nhờ cậy vào

sự giúp đỡ của những nhà quản lý có năng lực và đáng tin cậy như Steve Ballmer hay Kevin Rollins để giữ cho Microsoft và Dell Computer phát triển ổn định trên thương trường

2 Mục tiêu của phân công công việc:

Mục tiêu lớn nhất của phân công công việc chính là đạt được hiệu quả tối

ưu nhất trong công việc Để có thể tiết kiệm được thời gian một cách nhanh nhất Nếu tất cả công việc đều chỉ do một người hoàn thành thì đương nhiên tiến

độ sẽ chậm hơn hẳn Bên cạnh đó còn có thể góp phần tiết kiệm được chi phí phát sinh

Ngoài ra, qua việc phân công công việc có thể đánh giá được cả về năng lực cũng như tố chất của nhà quản lý và nhân viên Qua cách phân công công việc cũng như thực hiện nhiệm vụ được giao sẽ phản ánh được cả về tư duy, năng lực, trình độ, và kỹ năng của nhân sự Một nhà quản lý giỏi và sáng suốt sẽ biết phân công công việc phù hợp cho cấp dưới Một người có năng lực trong công việc sẽ hoàn thành những việc được giao một cách hiệu quả và chất lượng nhất

3 Ý nghĩa của việc phân công công việc:

Phân công công việc có ý nghĩa rất quan trọng trong việc điều hành công sở Người lãnh đạo, quản lý muốn thực hiện những mục tiêu nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình thì cần làm tốt việc phân công công việc, bởi:

Thứ nhất, phân công công việc hợp lý, khoa học sẽ góp phần khai thác năng lực của nhân viên, cán bộ, công chức, khai thác trí tuệ tập thể vào giải quyết công việc

Thứ hai, tăng cường sự đoàn kết, hợp tác lẫn nhau của mọi thành viên của các bộ phận, đơn vị trong cơ quan, công sở

Thứ ba, tránh được chồng chéo nhiệm vụ chức năng

Thứ tư, đảm bảo hoàn thành khối lượng và tính chất công việc được giao Thứ năm, nâng cao trách nhiệm được giao và năng lực của nhân viên, cán bộ, công chức với viêc hoàn thành nhiệm vụ, góp phần hoàn thành mục tiêu chung của công sở

II Cơ sở của quá trình phân công công việc:

Xét một cách chung nhất, quá trình phân công công việc có thể dựa trên 3 cơ

sở chính đó là: (1) Vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị; (2) Khối lượng và tính chất của công việc; (3) Theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan

1 Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị:

Mỗi tổ chức cơ quan Nhà nước được thành lập đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền nhất định Do vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau nên đặc điểm

hoạt động và nhiệm vụ được giao cũng khác nhau Vì vậy để tổ chức hoạt động trong cơ quan tốt cần phải căn cứ vào vị trí pháp lý của cơ quan đó trong thực tế

Ví dụ: Bộ Giáo dục và Đào tạo có thể có một nhóm cán bộ được phân công để theo dõi hoạt động của các trường đại học trực thuộc, nhưng ở Sở Giáo dục thì không thể phân công như vậy vì nó sẽ không phù hợp với thẩm quyền của sở

2 Phân công theo khối lượng và tính chất công việc:

Sự phân công này thực hiện trên cơ sở kế hoạch công tác được duyệt, theo tính chất mỗi loại công việc và theo yêu cầu thực hiện các công việc trong thực

tế

Ở đây yêu cầu phải đặt ra đối với người lãnh đạo cơ quan là phải:

 Phải nắm vững chương trình hoạt động của cơ quan, công sở

 Phải dựa vào kết quả của việc phân tích công việc để phân công công việc

 Có sự tinh toán khoa học để phân công hợp lý cho các nhóm thậm chí từng cá nhân trong công sở Bởi nếu trong một thời gian ngắn mà phân công quá nhiều công việc phức tạp cho một người hay một nhóm người thì lượng công việc sẽ bị quá tải và dẫn đến không hoàn thành công việc hoặc hoàn thành nhưng chất lượng kết quả công việc chưa được tốt Trong trường hợp này có thể phải tăng cường sự hỗ trợ kỹ thuật cần thiết

3 Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức cơ quan:

Thiếu hay thừa biên chế so với công việc của cơ quan cần thực hiện đều gây khó khăn cho việc phân công công việc Bên cạnh đó, nếu cơ cấu tổ chức cơ quan không khoa học, chức năng chồng chéo lẫn nhau thì việc phân công các công việc trong quá trình quản lý cũng sẽ khó khăn

Hiện nay có thể thấy nhiều cơ quan hành chính, các đơn vị sự nghiệp có tình trạng thừa - thiếu cán bộ, công chức, viên chức ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu quả công việc Vì vậy, một yêu cầu tất yếu là phải tính đủ biên chế cho công việc, đồng thời phải tìm các biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức

của cơ quan Muốn vậy, tổ chức bộ máy và phân phối các chức năng nghiệp vụ trong bộ máy đó cần chú ý đến một số vấn đề như:

 Mục đích và nhiệm vụ mà đơn vị phải hoàn thành cần được chỉ ra một cách rõ ràng

 Chọn lựa kỹ lưỡng các cán bộ cho đơn vị, họ phải hội tụ đủ các điều kiện để làm tròn nhiệm vụ được giao

 Chức vụ và trách nhiệm được giao phải tương đương

 Chú ý đến các công việc chính yếu

 Tìm cách phát huy được năng lực của cán bộ, nhân viên trong đơn vị

 Phân công công việc công bằng

 Không nên quá chi ly khi phân chia công việc

III Các kiểu phân công công việc:

1 Các nguyên tắc khi phân công công việc:

Dựa theo kinh nghiệm của các nước phát triển và dựa trên những nguyên tắc chung, có thể phân chia công việc theo nhiều kiểu Sau đây là 5 nguyên tắc có thể làm chỗ dựa để phân công công việc hợp lý, khoa học:

a Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ.

Yêu cầu đặt ra là phải có đủ điều kiện làm việc, tránh theo ý chủ quan

Nguyên tắc này đảm bảo công việc cụ thể phải có những phương tiện để giải quyết, đó là những điều kiện về vị trí của công sở, về con người và những cơ sở

về pháp lý, thẩm quyền để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ quan, công sở để ấn định điều kiện làm việc

mà phân công hợp lý

Một trong những vấn đề quan trọng của nguyên tắc này là dựa vào chức năng, điều kiện làm việc mà phân công công việc, tránh tình trạng vì tình cảm cá nhân, ý muốn chủ quan mà phân công công việc không hợp lý, thiên vị Ngoài

ra, cũng không thể dựa vào những phán đoán chủ quan mà cho rằng người này làm được việc hay không để giao nhiệm vụ khi không có cơ sở thực tế

Nguyên tắc này đảm bảo giao việc đúng người và đảm bảo cho sự thành công của công việc

b Nguyên tắc “Dụng nhân như dụng mộc”.

Nguyên tắc này có thể hiểu khi phân công công việc cần chú ý đến kinh nghiệm và năng lực của từng cá nhân để sắp xếp cho họ vào những nơi thích hợp Đồng thời phải chú ý đến cá tính và lòng hăng say, nhiệt tình của họ với công việc để khuyến khích nỗ lực của các cá nhân khi làm việc

Mỗi người thì luôn có sở trường, sở đoản, vì vậy khi phân công công việc cho cấp dưới nên cố gắng tạo điều kiện cho cấp dưới phát huy sở trường và hạn chế sở đoản, từng bước hoàn thiện mình trong công việc Thậm chí khi phân nhóm làm việc cần chú ý đến cá tính của các cá nhân để tránh hiện tượng xung khắc tâm lý trong nhóm dẫn đến hiệu quả công việc kém

c Nguyên tắc phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất.

Nguyên tắc này có thể được hiểu là những công việc cùng chủng loại được tập trung giao cho một đơn vị cấp dưới để thực hiện và được phân chia cho những cá nhân theo chỉ định cụ thể

Việc phân chia này sẽ đảm bảo tính đồng nhất trong công việc, các bộ phận

cá nhân không phải ôm đồm nhiều, hoặc giải quyết công việc theo đúng chức năng nghiệp vụ góp phần tăng cường tính chuyên môn hóa nghiệp vụ trong cơ quan

Ví dụ: Bộ phận công đoàn trong công sở, khi có những nhiệm vụ liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ thì sẽ được chuyển đến bộ phận công đoàn tiếp nhận và

xử lý

d Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ.

Nguyên tắc này đòi hỏi chất và lượng của công việc phải được phân phối một cách chính đáng, thích hợp Việc phân công công việc không tạo ra sự chồng chéo nhau Các công việc cần thiết được phân phối đến mọi nhân viên

Trong quá trình hợp tác làm việc phải làm rõ người chịu trách nhiệm chính Đảm bảo cân bằng về chức năng nghiệp vụ nhằm tận dụng tối đa các nguồn lực của công sở, đặc biệt là nguồn nhân lực Khi phân công công việc phải tính toán các tiêu chuẩn chất lượng của công việc, cách tính các biến số chất và lượng sao cho chúng tương thích với nhau trong một biên độ có thể chấp nhận được Đồng

thời phải đảm bảo công bằng về nhiệm vụ và quyền lợi của nhân viên trong quá trình làm việc, khuyến khích nhân viên phát triển khả năng của mình, nhưng phải tránh hiện tượng đánh đồng tâm lí như nhau giữa mọi người

Nguyên tắc này còn đòi hỏi tính trách nhiệm đối với công việc của nhân viên đặc biệt là phải xác định trách nhiệm chính thuộc về ai, khi phân công công việc phải định ra chế tài thưởng phạt hợp lý

e Nguyên tắc tạo sự ổn định tránh lãng phí

Đối với tất cả các cơ quan tổ chức thì hai khía cạnh sau luôn phải được quan tâm: Ổn định để phát triển – Phát triển để ổn định Nghĩa là có ổn định mới có phát triển, có phát triển thì mới duy trì được sự ổn định Do đó vấn đề để xảy ra mất ổn định trong tổ chức có ảnh hưởng xấu tới quá trình phát triển của tổ chức

Một trong những nguyên nhân gây mất ổn định trong tổ chức là việc phân công công việc bất hợp lí – nguyên nhân là không tuân thủ các nguyên tắc trên

Do vậy khi phân công công việc phải tính toán kĩ khả năng ảnh hưởng của sự phân chia tới sự ổn định của tổ chức

Các nguồn lực của tổ chức không phải là vô cùng vô tận, nguồn lực là yếu tố chủ chốt sống còn của tổ chức Nguồn lực phải được sử dụng hợp lí khoa học nhằm thu lại hiệu quả cao nhất Việc lãng phí các nguồn lực là việc mà bất

cứ tổ chức cơ quan nào không muốn mắc phải Khi phân công công việc phải tính toán đến các nguồn lực cần cho công việc sao cho hợp lý và hiệu quả nhất

2 Các kiểu phân công công việc:

a Phân công theo chuyên môn hoá

Chuyên môn hóa là phương pháp tất yếu để các cá nhân đi sâu vào công việc và có được thói quen nghề nghiệp tốt Từ đó sẽ có khả năng nâng cao năng suất lao động Nhà lãnh đạo nếu bỏ qua chuyên môn mà phân công tùy tiện thì công việc sẽ có khả năng không hoàn thành hoặc chất lượng công việc không được như mong muốn

Muốn chuyên môn hóa thì mỗi cá nhân trong công sở phải có hiểu biết rộng, các kiến thức chuyên môn và kiến thức chung luôn tác động bổ sung cho

nhau, cùng nâng cao hiểu biết chung và bản lĩnh của các nhà quản lý Kinh nghiệm thực tế cho thấy, để có được một chuyên môn sâu nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, các nhà chuyên môn đều chú ý trang bị cho mình kiến thức rộng Ít có nhà quản lý nào chỉ có những kiến thức chuyên môn sâu đơn thuần

mà có thể thành đạt trong quản lý

Ví dụ: Nếu không có trình độ chuyên môn về công tác thanh tra, hơn nữa lại là thanh tra có tính chuyên môn như thanh tra tài chính, thanh tra y tế…thì chắc chắn kết quả sẽ hết sức hạn chế, thậm chí có thể mắc sai lầm Những cán bộ được giao nhiệm vụ làm công tác thanh tra trong bộ máy quản lý nhà nước thì ngoài kiến thức chuyên môn về thanh tra thì cán bộ cũng cần phải hiểu biết các kiến thức về quản lý nhà nước, về pháp luật…

b Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể

Mọi phương thức làm việc dù tiên tiến đến đâu cũng đòi hỏi phải có những tiêu chuẩn và định mức để phân công và đánh giá kết qủa của quá trình

áp dụng nó vào thực tiễn Tiêu chuẩn càng rõ ràng thì càng thuận lợi khi phân công công việc

Khi xây dựng các tiêu chuẩn để làm chỗ dựa cho phân công công việc cần chú ý đến chất lượng và số lượng Ví dụ: ban hành được nhiều văn bản nhưng nếu văn bản không có chất lượng thì những văn bản đó lại là trở ngại tiềm ẩn và gây ảnh hưởng không tốt cho quản lý nhà nước Ngoài ra các tiêu chuẩn cũng như định mức phải xây dựng sao cho có thể khuyến khích cán bộ công chức làm việc khi được phân công nhiệm vụ

c Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực cán bộ công chức

Khi phân công công việc, nếu không tính đến năng lực thực sự của cán

bộ, công chức trong cơ quan thì sẽ dẫn đến hiệu quả thấp trong công tác Vì vậy cùng với việc phân công phải chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân từng bộ phận

Có nhiều loại trách nhiệm: trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm tổ chức, kiểm tra v.v … và cán bộ, công chức được phân công trước hết phải tự xác nhận khả năng đảm nhận công việc cụ thể

Ngoài ra, cũng cần phải tạo điều kiện để cán bộ có thể tiến bộ qua công việc được giao Giao việc cho một người phải dựa trên nguyên tắc phù hợp, có nghĩa là, phải nhìn trước khả năng của họ trên nhiều mặt: khả năng trước mắt, khả năng lâu dài, yêu cầu công việc đặt ra và mục tiêu cuối cùng cần đạt tới

Ví dụ: nếu mục tiêu là để bồi dưỡng cán bộ, công chức thì khi phân công công việc cho họ phải tính đến mục tiêu lâu dài, phương hướng bồi dưỡng v.v…

Cần lưu ý rằng việc phân công trong bộ máy quản lý của ta hiện nay còn rát nhiều điều chưa hợp lý, chồng chéo về chức năng và không ít trường hợp còn chưa tính hết khả năng của cán bộ thuộc quyền Cần khắc phục tình trạng vừa thiếu khoa học vừa lãng phí khi sử dụng cán bộ, đồng thời trách nhiệm của cán

bộ lại không rõ ràng

e Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong công sở

Kiểu phân chia này nếu thực hiện tốt sẽ tạo ra sự đoàn kết trong công sở, dồng thời sẽ tăng thêm tiềm lực nội bộ cho sơ quan, công sở Có thể có trường hợp cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn cao nhưng không phải lúc nào họ cũng có khả năng hợp tác thuận lợi với đồng nghiệp Sự hợp tác phụ thuộc không chỉ vào trình độ cán bộ, công chức mà cả vào nhận thức của mỗi người, vào nội dung công việc, vào sự phân công công việc Nó cũng phụ thuộc vào việc cán bộ công chức có thể thay dổi lẫn nhau, có thể tập hợp được để giải quyết một nhiệm vụ cụ thể nào đó khi cần thiết hay không Điều này sẽ đảm bảo cho công việc không bị gián đoạn trước những tình thế đột biến rất thường gặp trong thực tế

Có thể thấy rằng, không một cá nhân nào, không một nhóm riêng lẻ nào có thể hoàn thành tốt một công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Vì vậy, hợp tác

là một quy luật đảm bảo công việc thành công, đảm bảo giữ cân bằng công việc công sở

Khi phân công cán bộ và đào tạo thành một nhóm công tác với nhau, cần chứng minh rằng mỗi cá nhân trong nhóm phụ thuộc vào nhóm do công việc được giao, nhưng họ đều có những nét dặc thù riêng Người lãnh đạo cần biết rõ đặc thù để phân công công việc hợp lý, tạo cơ hội tinh thần tập thể phát triển Đó

có thể là đặc điểm về tâm - sinh lý, về khả năng tư duy, sức khỏe….Tạo ra các

nhóm làm việc tốt sẽ tăng khả năng hiệu quả trong công việc

 Như vậy, khi vận dụng những nguyên tắc và các kiểu phân chia nói trên

cần phải nhìn nhận chúng trong mối quan hệ chặt chẽ với nhau và tính đến vấn

đề cụ thể

IV Quy trình phân công công việc:

10

Phân loại công việc cần giao phó

Xác định người

có năng lực

Hướng dẫn nội dung công việc

Giám sát và động

viên

Tổng kết và rút kinh nghiệm

Phân tíchChỉ địnhChỉ dẫnKiểm soátĐánh