Báo cáo thực tập tổng hợp trương đình quang

LỜI MỞ ĐẦUTrong quá trình học tập và rèn luyện tại khoa Kinh Tế Đối Ngoại Trường Học Viện Chính Sách và Phát Triển , em đã được tiếp cận và trang bịcho mình những lý luận, các học thuyết

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯHỌC VIỆN CHÍNH SÁCH VÀ PHÁT TRIỂN

KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

Hà Nội, tháng 3 năm 2015

Mục Lục

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình học tập và rèn luyện tại khoa Kinh Tế Đối Ngoại Trường Học Viện Chính Sách và Phát Triển , em đã được tiếp cận và trang bịcho mình những lý luận, các học thuyết kinh tế và bài giảng của thầy cô vềcác vấn đề nghiệp vụ như Xuất nhập khẩu, Vận tải và giao nhận cùng …cùng với một số vấn đề như tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất … Tuynhiên, để khỏi bỡ ngỡ sau khi ra trường, nhà trường đã tạo điều kiện cho emđược tiếp cận với thực tế, từ đó kết hợp với lý thuyết mình đã học có nhậnthức khách quan đối với các vấn đề xoay quanh những kiến thức về cácnghiệp vụ và chính sách quản lý và phát triển trong các doanh nghiệp

-Kiến tập chính là cơ hội cho chúng em được tiếp cận với thực tế, được

áp dụng những lý thuyết mình đã học trong nhà trường, phát huy những ýtưởng mà trong quá trình học chưa thực hiện được Trong thời gian này,chúng em được tiếp cận với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như

có thể quan sát học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc Điều này đặcbiệt quan trọng đôí với những sinh viên năm thứ 4

Khoảng thời gian thực tập 4 tuần tạiVăn Phòng Ben Line Agencies Hà Nội,được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo, các anh chị của công ty và sự

hướng dẫn của PGS.TS Ngô Thị Tuyết Mai , cùng các cô chú, anh chị trong

Văn Phòng, đặc biệt là các anh chị phòng Marketing đã tận tình giúp đỡ chỉbảo để em có thể hoàn thành báo cáo tổng hợp này

CHƯƠNG 1 : Tổng Quan Về Văn Phòng Ben Line Agencies và Văn

- Do Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 29 tháng 11 năm2004; Sở Công thương Hà nội cấp lại lần thứ nhất ngày 27 tháng 4 năm2007; Điều chỉnh lần thứ hai ngày 06 tháng 1 năm 2010 và Gia hạn lầnnhất ngày 3 tháng 4 năm 2012 bởi Sở Công Thương Hà Nội

04 năm 2017

phố Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội

- Điện thoại: 84 - 04 - 3518 2941 Fax: 84 - 04 - 3518 3496

- Email: han.admin@benline.com.vn

Ngoại thương Việt Nam

1.1.2 Quá trình phát triển

có trụ sở chính ở Scotland có tàu và các giàn khoan hoạt động trên quy lớn Số lượng nhân viên khoảng trên 2000 người, chức năng chínhcủa công ty khi đó là cung cấp tàu , vận tải biển trong khu vực Châu Á

và khai thác giàn khoan

một quyết định chiến lược tìm kiếm các hãng tàu để làm đại lý Đếnnăm 1997 Ben Line Agencies đã mở văn phòng đầu tiên tại thành phố

Hồ Chí Minh,Việt Nam và sau đó tiếp tục mở rộng Năm 2004 vănphòng Ben Line Agencies Hà Nội chính thức vào hoạt động với hoạtđộng chính là các dịch vụ về vận tải biển

1.2. Chức năng , nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng

1.2.1. Chức năng

Văn Phòng Ben Line Agencies Hà Nội là văn phòng chuyên cung cấp cácdịch vụ về vận tải biển các nước trong khu vực Châu Á Với hơn 150 nămlàm việc trong lĩnh vực vận tải biển và là đại diện của 35 hãng tàu cho thấyVăn Phòng Ben Line Agencies có dễ dàng tiếp cận các doanh nghiệp và dễtiếp cận được thị trường

Công ty có một số chức năng cụ thể như sau :

Giúp các hãng tàu dễ tìm kiếm khách hàng mở rộng thị trường của họ ởChâu Á, giúp các hãng tàu cung cấp các loại tàu phù hợp với yêu cầu củakhách hàng

Với lợi thế đại diện 35 hãng tàu Ben Line cung cấp các dịch vận tải biểnvời các dịch vụ như : thuê tàu, dỡ hàng, kiểm tra hàng hóa Hỗ trợ khác hàng

với hệ thống chuyển trở hàng hóa một cách dễ dàng qua hệ thống toàn ChâuÁ.

Bên cạnh đó văn phòng cũng cấp các phương án để vận chuyển các loạimáy móc , dây chuyền, giàn khoan, khó vận tải cho các công trình lớn

1.2.2. Nhiệm vụ

Thứ nhất : Với hình thức là hoạt động dịch vụ vận tải biển thì các hoạt

động của văn phòng không ngừng làm phát triển tên tuổi cũng như uy tín của mình tại Việt Nam,

Thứ hai : Đáp ứng nhu cầu của khách hàng tận nơi, đúng lúc, đúng thời

điểm

Thư ba: Tạo thu nhập cao cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong văn

phòng

Thứ tư: Bảo toàn và phát triển vốn

Thư năm: Tạo ra lợi nhuận cho văn phòng.

Thứ sáu: Thực hiện phân phối theo lao động chăm lo không ngừng cải

thịên đời sống vật chất, tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa, khoa học kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên

1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng

1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng

Bộ máy quản lý của văn phòng tổ chức theo mô hình đa bộ phận với cơ cấu

tổ chức trực tuyến - chức năng và thực cơ chế quản lý theo chế độ một thủ trưởng

Theo đó, Trưởng văn phòng Hà Nội là người toàn quyền quyết định mọi hoạt động của văn phòng và chịu trách nhiệm trước công ty Các nhân viên cóquyền định trong việc kinh doanh của mình, tạo được sự chủ động sáng tạo

của các thành viên, nhưng các kế hoạch và chính sách dài hạn phải nghiên chính tuân theo chỉ dẫn của cấp trên.

TỔNG : 19 NGƯỜI

SIMBA LOGISTICS

TỔNG : 2 NGƯỜI

Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy của Văn Phòng Ben Line Agencies Hà Nội

Nhân lực và đào tạo:

Tổng số nhân sự : 39 ngườiTrình độ đại học : 39 người

Hầu hết nhân viên của văn phòng được đào tạo đại học và trên đại học hệ chính quy, chủ yếu trong các chuyên ngành: kinh tế, marketing và công nghệ thông tin

Trên 100% số nhân viên có khả năng giao tiếp tiếng anh tốt Khoảng 50% đạt IELTS trên 6.0

Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm kinh nghiệm, trình độ và khả năng giao tiếp tốt , dễ dàng thực hiện các dịch vụ về vận tải biển như thuê tàu,cũngnhư các thủ tục liên quan.

1.3.2.Chức năng , quyền hạn của văn phòng

động đạt hiệu quả cao

- Nhiệm vụ :

Marketing (Marketing Policy) và trực tiếp tổ chức áp dụng cácchương trình chính sách này tại bộ phận Marketing

Management)

1.3.2.2 Phòng Quản Trị

- Chức năng :

• Xem xét, phân tích , thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới hoạt động của văn phòng

- Nhiệm vụ :

• Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết

đối với công việc của họ

lợi cho văn phòng

1.3.2.3 Phòng Kế Toán

- Chức năng :

hạn để phối hợp xử lý

- Nhiệm vụ :

loại phí khác (phí chứng từ, phí vận đơn, phí D/O, phí vệ sinh,sửa chữa Container…)

hàng

- Sales support

o Chức năng

Marketing

o Nhiệm vụ

triển khách hàng mới

hàng liên quan đến Thời gian miễn phí ( Free time), phạt lưu bãi(Demuưage), phạt lưu Container (Detention), phí bãi (StorageCharge)

phận liên quan

o Nhiệm vụ

• Đàm phán, theo dõi các hợp đồng thuê/cho thuê định hạn (nếucó)

1.3.2.6 Phòng SIMBA LOGISTICS

o Chức năng :

vận tải do công ty SIMBA LOGISTICS cung cấp

o Nhiệm vụ :

• Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống thông tin về các đốithủ cạnh tranh

1.3.3 Cơ cấu nguồn lao động

Bảng 1.1 Nhân viên đang làm việc tại văn phòng

Kinh nghiệmcông tác

Phương

Dương

21 Đỗ Thị Thanh Lê 1990 ĐH Kinh Tế Quốc Dân 3 năm

30 Nguyễn Thị Thùy

Dung

36 Nguyễn Thị Minh

Nguyệt

Nhìn chung văn phòng Ben Line Agencies Hà Nội có đội ngũ nhân viên cótrình độ cào được đào tạo trong các trường đại học uy tín trên cả nước Bêncạch đó đội ngũ nhân viên tuổi đời còn rất trẻ, năng động tâm huyết với nghề

Để văn phòng có thể hoạt động kinh doanh có hiệu quả trong thời gian tớithì trước hết phải có được tầm nhìn mới về khách hàng, về thị trường có kếhoạch tuyển dụng những cá nhân có năng lực Văn phòng cũng cần chú trọng

đào tạo để nâng cao trình độ của những nhân viên Cử đi học những lớp nângcao nghiệp vụ, lớp nâng cao kĩ năng quản lý, kỹ năng đàm phán kí kết hợpđồng… nhằm đáp ứng tốt hơn các kỹ năng và kiến thức cần thiết, tạo điềukiện để người lao động thực hiện công việc của mình một cách tốt hơn.

Bảng số 1.2: Cơ cấu lao động của công ty

Chỉ tiêu

Phòng Quản Trị

Phòng

Kế Toán

Phòng Marketing

Phòng CSD/D OCS

LOGIST ICS PROJE CT

SIMBA LOGISTICS

sốngười

%

sốngười

%

sốngười

%

sốngười

%

sốngười

100-Cao

đẳng-Trung cấp

triệu đồng/tháng

Do là công ty vận tải biển nên phòng marketing là nguồn thu chính của công

ty , nên các nhân viên của phòng kinh được nhận lương và tiền thưởng thêmtheo từng hợp đồng mình ký kết chào mời được

chức sinh nhật, tổ chức các ngày lễ, để nhân viên có thể hiểunhau, giảm áp lực công việc và làm tăng hiệu quả

Ngành nghề kinh doanh

LIMITED tại Việt Nam

và tiêu dùng dịch vụ thương mại của BENLINE AGENCIES LIMITED

Việt Nam hoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của BENLINEAGENCIES LIMITED

chạy tàu trên tuyến cố định và giao nhận hàng hóa

lớn như CKL,ASL,…) đi khắp nơi trên thế giới Nhờ mối quan hệ nàyVăn Phòng Ben Line Agencies Hà Nội có thể cung cấp cho các đối tácđịa phươn nhưng thông tin giá trị về tiềm năng thương mại Bên cạnh

đó còn thu hút sự quan tâm của các hãng tàu đối với Việt Nam

Chương 2 Thực Trạng Hoạt Động Kinh Doanh Của Văn Phòng

2.1 Báo kết quả kinh doanh qua một số năm

Bảng 2.1: Cơ cấu tài sản và nguồn vốn của công ty

2 Theo tài sản

Tài sản cố định 253.662 304.724 365.720 438.327 525.993 Tài sản lưu động 966.467 1.159.760 1.391.172 2.087.882 2.265.658 Tổng tài sản 1.220.129 1.464.484 1.756.892 2.526.209 2.791.651

( Nguồn : phòng kế toán)

Bảng 2.2: Tỷ trọng của cơ cấu tài sản và nguồn vốn

2.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Văn Phòng

Bảng 2.3 Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

(Đơn vị teus)

2010

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

Lượng container nhập khẩu 32.623 33.513 31.918 58.060 77.659

Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động ta thấy lượng container xuất khẩu từcảng Hải Phòng năm 2010 là 10.952 teus lên 11.126 teus ,nhưng sau đó lạigiảm mạnh vào năm 2012 còn 9.952 giảm 11.72% Có sự sụt giảm này là do

sự cạnh tranh của các đại lý hãng tàu khác nhưng sau đó do chính sách hợp lý,kết hợp với quảng cáo vào chất lượng dịch vụ ,năm 2013 lượn container xuấtkhảu đã tăng 97% từ 9.952 teus lên 19.680 teus và năm 2014 lên 45.140 teustăng 130%.Trong khi đó lượn container nhập khẩu cũng tăng từ năm 2010 đếnnăm 2012 thì lượn container nhập khẩu giảm xuống còn 31.918 teus giảm5.57% nhưng sau đó lại tăng mạnh vào các năm 2013 và 2014 lên 77.659 tăng33.75% so với năm 2013.Đây là thành công của văn phòng khi Bởi trong thờigian này trên thị trường đã xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh với tiêm với cácdịch vụ tốt, thị trường bị chia nhỏ Ngoài việc văn phòng giữ vững thị trườngcủa mình thì văn phòng đã tiến hành đàm phám với các hãng tàu mới nhằmtăng thị trường của mình sả Và bước đi này đã đem về thành công cho công

ty Văn phòng linh hoạt hơn marketing cũng như cách thức tiếp cận kháchhàng, các phương thức, hoạt động chăm sóc khách hàng.Danh mục các hãngtàu trở nên phong phú đa dạng có thể hỗ trợ đi nhiều nơi khắp châu á và cóthể hộ trợ vận chuyển các công trình lớn , khó vận chuyển

2.3 Đánh giá kết quả hoạt động của văn phòng

2.3.1 Ưu điểm

dày kinh nghiệm, thiết lập quan hệ đối tác tin cậy với nhiều tên tuổi lớntrên thế giới, xây dựng được một thương hiệu vững mạnh trong giớivận tải, giao nhận ở Châu Á và trong đánh giá của các bên ủy thác Vănphòng Hà Nội còn có đội ngũ nhân viên đều là những người có nhiềukinh nghiệm trong ngành và giàu sáng tạo,các mối quan hệ; khả năng

hỗ trợ có hiệu quả giữa các mảng hoạt động của công ty Tất cả nhữngyếu tố này đã đem đến cho văn phòng Ben Line Agencies Hà Nội cósức mạnh cạnh tranh và ưu thế nhất định

hoạt động đại lý tàu biển , và không thể không kể tới nhu cầu đanggia tăng không ngừng về vận tải biển ngay tại thị trường Việt Nam

Line Agencies Hà Nội có thể đáp ứng đủ mọi nhu cầu về vận tảiđường biển tại thị trường Việt Nam

2.3.2 Hạn Chế

sản hoặc làm ăn thua lỗ, phải hoạt động cầm chừng hay bị mua lạidẫn tới giảm sút đáng kể của việc đại lý tàu

đáng kể khối lượng vận chuyển hảng hóa bằng đường biển

tranh trong văn phòng để khiên khách hàng chạy line tàu của mình

CHƯƠNG3 Phương Hướng Phát Triển Của Văn Phòng Ben Line

Agencies Hà Nội

3.1 Phương hướng phát triển của văn phòng tại hà nội

Trong “Định hướng phát triển công ty giai đoạn 2010 – 2020”, vănphòng vẫn tiếp tục chiến lược mở rộng hợp tác, cùng với đa dạng hoá dịch

vụ, tập trung phát triển nguồn nhân lực, cải thiện phương tiện làm việc và hệthống thông tin liên lạc Tiếp tục giữ vững và phát triển các mảng dịch vụ:môi giới tàu biển, giao nhận vận tải, dịch vụ cảng, kho bãi, dịch vụ logistic

3.1.1 Phương hướng để phát triển dịch vụ đại lý tàu biển

Ngay trong định hướng chung của công ty, Ben Line đã xếp hoạt độngđại lý tàu biển đứng lùi một bước trong thứ tự ưu tiên phát triển Điều này làphù hợp với xu thế của ngành vận tải biển trong nước, với chiến lược pháttriển kinh doanh độc lập Tuy nhiên, đại lý tàu biển vẫn luôn được xác định làmột hoạt động có tính chất then chốt, và tất nhiên, sẽ không ngừng được quantâm phát triển

3.1.2 Về sản phẩm và thị trường

Mở rộng hơn nữa vai trò của đại lý trong việc cung cấp các sản phẩmvận tải và dịch vụ vận tải đa phương thức, tiếp cận và nắm bắt thị trường, tăngcường công tác marketing hình ảnh của Ben Line đến với các đối tác lớn trênthế giới, đồng thời, phối kết hợp để marketing cho dịch vụ đại lý đa dạng BenLine đang cung cấp tới các đối tượng khách hàng Không ngừng hoàn thiệncác dịch vụ theo hướng chuyên môn hóa cao, chú trọng hiệu quả công việc,bảo đảm chất lượng dịch vụ

3.1.3 Về công tác đầu tư

Ben Line chủ yếu tập trung cho vận tải biển, nhưng đồng thời cũng xácđịnh phải tranh thủ uy tín, kinh nghiệm và các mối quan hệ sẵn có để thu hútđược tối đa cầu về chuyên chở hàng hóa đường biển trên các tuyến, cácchuyến và các tàu có tên tuổi của các hãng tàu lớn nước ngoài Bên cạnh đó,công ty tiếp tục phát triển hệ thống chi nhánh, đặc biệt là đẩy mạnh việc phâncấp quản lý chặt chẽ hơn giữa các chi nhánh với công ty

3.1.4 Về công tác đối ngoại và quan hệ khách hàng

Ben Line xác định sẽ tiếp tục duy trì quan hệ đại lý với các đối táctruyên thống, đồng thời, tăng cường công tác đối ngoại với các tổ chức, hiệphôi, các đối tác… để không ngừng nâng cao uy tín của Ben Line, bảo đảmchất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp, cả với các hãng tàu và với kháchhàng sử dụng dịch vụ đại lý tàu biển

KẾT LUẬN

Qua một số tổng hợp, phân tích và đánh giá ở trên, chúng ta có thể rút ramột cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của Văn phòng Ben LineAgencies Hà Nội

Rõ ràng, với những lợi thế và tiềm lực vốn có, Văn phòng Ben Line

Agencies Hà Nội đang là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong ngành

vận tải biển

Dịch vụ đại lý tàu biển là mảng kinh doanh lâu đời của công ty là một trongnhững hoạt động mang lại doanh thu và lợi nhuận cao Song bên cạnh đó còngặp nhiều thách thức trong thị trường hiện nay

Trong phạm vi khả năng phân tích, đánh giá, cũng như trong phạm vi cóhạn của bài báo cáo, em đã cố gắng trình bày ngắn gọn một số đề xuất nhằmtháo gỡ phần nào những khó khăn, hạn chế này, nhằm đẩy mạnh sự phát triểncủa Văn phòng Ben Line Agencies Hà Nội cho xứng tầm và xứng đáng vớikhả năng của văn phòng đại diện này

Em rất mong sẽ nhận được những đóng góp, bổ sung và sửa chữa của giảng

viên hướng dẫn PGS.TS Ngô Thị Tuyết Mai để có thể rút ra được cái nhìn

toàn diện ơn, thấu đáo hơn về nội dung mà mình đã quan tâm nghiên cứutrong 6 tuần thực tập vừa qua

Cuối bài, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các anh (chị) các phòng

ban của Văn Phòng Ben Line Agencies Hà Nội và cô PGS.TS Ngô Thị Tuyết

Mai đã giúp em hoàn thành tốt báo cáo thực tập tổng hợp này.