Báo cáo thực tập Hệ thống thông tin CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại kỹ THUẬT GIA bảo

Thông qua các hoạt động tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh của đơn vị thực tập, giúp sinh viên tiếp cận với môitrường làm việc thực tế và có điều kiện so sánh, đánh giá giữ

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

ST

1 Sơ đồ 1: Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty TNHH Thương mại & Kỹ thuật Gia Bảo 3

2 Bảng 1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm gần nhất 5

3 Hình 1: Hình ảnh giao diện website công ty TNHH Thương mại & Kỹ thuật Gia Bảo 8

4 Biểu đồ 2.1 Biểu đồ thể hiện tỉ lệ các biện pháp bảo đảm dữ liệu 12

5 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ thể hiện tỉ lệ người sử dụng phần mềm bảo

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập là một giai đoạn quan trọng trong quá trình học tập và rèn luyện, là cơhội tốt để sinh viên có thể làm quen với các công việc trong thực tế từ đó rút ngắnkhoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn Ngoài những kiến thức đã được trang bị khicòn ngồi trên ghế nhà trường mỗi sinh viên cũng cần phải tiếp thu các kiến thức thực

tế từ các chuyên ngành mà mình theo học Thông qua các hoạt động tìm hiểu về cơ cấu

tổ chức, hoạt động kinh doanh của đơn vị thực tập, giúp sinh viên tiếp cận với môitrường làm việc thực tế và có điều kiện so sánh, đánh giá giữa lý thuyết và thực tiễn

Điều tra xã hội học rất quan trọng trong việc thu thập, phân tích, đánh giá thôngtin Phương pháp phỏng vấn và phương pháp phát phiếu điều tra là 2 phương phápđiều tra xã hội học được dùng phổ biến nhất hiện nay sẽ giúp thu thập thông tin mộtcách dễ dàng và cụ thể Vì vậy điều tra xã hội học là rất cần thiết cho thực tập tổng hợp

và chính là cơ hội để sinh viên tiếp cận với thực tế, trang bị kĩ năng còn thiếu

Trong thời gian qua, em đã đi thực tập tại công ty TNHH Thương Mại & KỹThuật Gia Bảo Tại đây, với sự giúp đỡ của ban giám đốc công ty và các phòng banchức năng em đã rút ra được nhiều kiến thức về chuyên ngành cũng như kinh nghiệmthực tế phục vụ cho quá trình làm khóa luận tốt nghiệp và công tác sau này

Với sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn thực tập là thầy Bùi QuangTrường trong bộ môn Công nghệ thông tin – trường đại học Thương Mại, em đã hoànthành tốt quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo thực tập theo yêu cầu Em xin chânthành cảm ơn những sự giúp đỡ quý báu đó

Trong quá trình thực hiện dù đã cố gắng nhưng do thời gian và trình độ còn hạnchế, bài báo cáo chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong được quýthầy cô và các bạn đóng góp bổ sung ý kiến để cho bản báo cáo này hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ KỸ

THUẬT GIA BẢO

1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH Thương mại & Kỹ thuật Gia Bảo, tên viết tắt GBE Được thànhlập vào tháng 4 năm 2012, là một công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, xây lắp,thiết kế các sản phẩm về cơ điện cho các nhà máy lớn, các xưởng sản xuất và các tòanhà cao cấp…

Tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & KỸ THUẬT GIA BẢOTên tiếng Anh: GIA BAO ENGINEERING & TRADING COMPANYLIMITED

Trụ sở chính: Số 98B, tổ 7, đường Phúc Diễn, phường Phúc Diễn,quận Bắc TừLiêm, TP Hà Nội

Văn phòng giao dịch: Số 25A khu đấu giá Vạn Phúc, phường Vạn Phúc, quận

và công nghiệp như:

Năm 2012 xây dựng Nhà máy PANASONIC KCN THĂNG LONG và nhà máyTERUMO KCN QUANG MINH HÀ NỘI

Năm 2013 Tòa nhà văn phòng công ty Than Sông Hồng (Thuộc Tập đoàn ThanKhoáng sản Việt Nam) và thi công hệ thống truyền hình cáp tại Hưng Yên, Hà Nam

Năm 2014 Tòa nhà văn phòng, nhà ở INTRACOM HÀ NỘI, nhà máy DENSOtại KCN THĂNG LONG

Và nhiều dự án khác như: hệ thống nhà trạm BTS VNPT Lai Châu, trạm biến

áp 2x1250KVA Vân Canh - Hoài Đức - Hà Nội (Thuộc công ty Cổ Phần BĐS AZ),trạm biếp áp 2x2000KVA Trần Bình - Từ Liêm - Hà Nội (Công ty Đức Phương)

ty là xây dựng và phát triển mạng lưới các công ty thành viên để có một nguồn lựcvững mạnh về tổ chức Sứ mệnh của công ty GBE là tạo lập và bảo vệ các giá trị đầu

tư bền vững cho chủ sở hữu và đối tác dựa trên sự minh bạch về tài chính, chuyênnghiệp về tổ chức và công nghệ sản xuất Hài hòa những lợi ích cơ bản giữa Chủ sởhữu, Người lao động, Đối tác và Cộng đồng dựa trên phương châm điều hành trungthực và công bằng Mục tiêu cơ bản của GBE cho đến trước năm 2025 là nâng mứcvốn điều lệ của công ty lên mức 15 tỷ đồng, và đạt doanh thu là 50 tỷ VNĐ

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Sơ đồ 1: Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty TNHH Thương mại & Kỹ thuật Gia Bảo

Trong đó các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ như sau:

- Giám đốc: Là người đứng đầu đại diện theo pháp luật của công ty, là người quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, bảo vệ quyền lợi cho cán

bộ nhân viên, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty, phụ trách chung về vấn đề tài chính, đối nội, đối ngoại

Như vậy, người trực tiếp lãnh đạo điều hành doanh nghiệp là giám đốc, dướigiám đốc là các phòng ban, mỗi phòng ban có nhiệm vụ cụ thể

- Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ làm các công việc thống kê - kế toán tàichính cho doanh nghiệp, trợ giúp ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo việc theo dõi tìnhhình tài chính, xác định nhu cầu về vốn, tình trạng luân chuyển vốn, tổ chức thực hiện

công tác kế toán của công ty Theo dõi tình hình và sự biến động của các loại tài sản,tình hình kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho giám đốc và đóng góp ý kiến vềhiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hợp nhất báo cáo tài chính công ty.

- Phòng kinh doanh: Tìm kiếm và thuyết phục khách hàng mới sử dụng sảnphẩm của công ty, chăm sóc và giữ mối quan hệ với tập khách hàng đã có, nhận và xử

lý các đơn hàng, hợp đồng Phụ trách công tác xuất, nhập hàng hóa, phát triển thịtrường, tiếp thu ý kiến và nhu cầu của khách hàng để cải thiện, nâng cao chất lượngsản phẩm

- Phòng tổ chức hành chính- nhân sự: Phụ trách các vấn đề về nhân sự, tiềnlương, các hoạt động văn hóa đoàn thể Tham mưu, cố vấn cho giám đốc về công tácquản lý và các phong trào hoạt động của doanh nghiệp Có nhiệm vụ kê khai, làm cácchứng từ của công ty

- Phòng kỹ thuật: Kiểm tra hoạt động, xửa lý sai sót, sửa chữa máy móc củacác sản phẩm trong công ty Sản xuất, thiết kế ra các sản phẩm dựa theo nhu cầu củakhách hàng

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

1.2.1 Các lĩnh vực hoạt động, kinh doanh của công ty

Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinhdoanh các sản phẩm cơ điện như: tủ điện, tủ rack, thang máng cáp và các loại thiết bịđiện… đồng thời công ty còn hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, thiết kế các công trình

về điện như trạm biến áp, hệ thống ống gió… cho các tòa nhà chung cư, các tổ hợpvăn phòng và khu dân cư

1.2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

ST

1 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp

dịch vụ

898.968.103

448.377.750

3.215.793.527

3 3 Doanh thu thuần về bán hàng và

cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02)

898.968.103

448.377.750

3.215.793.527

0

243.951.720

2.275.551.307

5 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và

cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11)

220.523.463

204.426.03

0 940.242.220

6 6 Doanh thu hoạt động tài chính 58.856 24.105 168.541

9 9 Chi phí quản lý kinh doanh 218.912.58

Nguồn: phòng tài chính – kế toán

Bảng 1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm

gần nhất

1.3 Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT và TMĐT của doanh nghiệp hiện nay

1.3.1 Trang thiết bị phần cứng

Qua quá trình tìm hiểu, quan sát và hỏi ý kiến của các anh/chị trong công ty emnhận thấy rằng công ty đã đầu tư trang thiết bị, máy móc phục vụ cho quá trình hoạtđộng sản xuất kinh doanh Cụ thể:

Tổng số máy chủ được lắp đặt tại công ty là: 02 máy đặt tại phòng kỹ thuật vàphòng tài chính kế toán, sử dụng hệ điều hành Windows Mỗi phòng ban được trang bị

từ 5-7 chiếc máy tính để bàn cho nhân viên văn phòng, bên cạnh đó còn trang bị máytính xách tay phục vụ cho việc đi công tác dài ngày Ngoài ra còn có các loại máy in,máy Fax, máy photocopy để phục vụ cho các nhu cầu công việc khác Tất cả các máytính, thiết bị trong công ty đều được kết nối internet và được kết nối với nhau qua cáccổng mạng LAN

• Bộ phận kế toán thực hiện các nghiệp vụ bán hàng từ việc lập báo giá, tiếp nhận đơnđặt hàng, hợp đồng của khách hàng đến việc xuất hóa đơn bán sản phẩm/dịch vụ, theodõi, hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, bán hàng kèm quàtặng,

• Quản lý các đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng và hạch toán kế toán các hóa đơn muahàng hóa/dịch vụ, các khoản chiết khấu, giảm giá, trả lại hàng mua

• Kế toán quản lý danh sách những hợp đồng bán hàng phát sinh Phần mềm cho phép

kế toán quản lý được hợp đồng theo từng dự án, từng thị trường, bộ phận chịu tráchnhiệm thực hiện hợp đồng, tình hình thực hiện hợp đồng, tình hình thanh toán, cáckhoản dự kiến chi, lãi lỗ theo từng hợp đồng,

• Cung cấp nhiều báo cáo quản trị giúp giám đốc và kế toán dễ dàng xem được các sốliệu phân tích về doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo từng dự án, thị trường, bộ phận bánhàng, nhân viên bán hàng

Phần mềm này được nhân viên của bộ phận kế toán đánh giá rất tốt bởi tính dễ sửdụng, tự xử lý thông tin kế toán, tiết kiệm thời gian trong quá trình lập báo cáo.

- Phần mềm sử dụng trong bộ phận kỹ thuật: Autocad Electrical là phần mềmAutoCAD chuyên biệt dành cho thiết kế kĩ thuật điện Đây là phần mềm được xâydựng để giải quyết các công việc cụ thể cho các nhà thiết kế hệ thống điều khiển điệnđược phát hành bởi hãng phần mềm nổi tiếng Autodesk

Các chức năng chính của phần mềm bao gồm:

• Cung cấp một bộ đầy đủ các tính năng điện CAD, thư viện biểu tượng toàn diện, vàcác công cụ chuyên dụng để tự động hóa các nhiệm vụ thiết kế điện

• Tích hợp các thiết kế điện thành một nguyên mẫu kỹ thuật số đầy đủ, cho các kỹ sưđiện và kỹ sư cơ khí sự linh hoạt để dễ dàng chia sẻ dữ liệu và cộng tác trên các hệthống đầy đủ tích hợp thiết kế

• Tự động hóa các nhiệm vụ kỹ thuật điều khiển, chẳng hạn như xây dựng các mạch, sốlượng dây dẫn, và tạo ra các hóa đơn của vật liệu

• Kiểm tra lỗi thời gian thực, và cho phép các đội điện và cơ khí để cộng tác trên nguyênmẫu số được xây dựng với phần mềm Autodesk Inventor

- Phần mềm bảo mật: Phần mềm diệt vius Kaspersky Internet Security đượcupdate phiên bản mới nhất 2017 và được cài đặt trên toàn bộ hệ thống máy tính trongcông ty

1.3.3 Giới thiệu về website của công ty

Website của công ty chủ yếu phục vụ việc giới thiệu một cách chung nhất vềcông ty, các dịch vụ công ty cung cấp để khi khách hàng truy cập vào có thể biết đượccác thông tin cần thiết từ đó có thể mua hàng hoặc sử dụng các dịch vụ mà công ty đãcung cấp

Hiện nay trang web cung cấp các tính năng chính sau:

 Giới thiệu về công ty: Các thông tin chung, các hoạt động, lĩnh vực kinh doanh chủyếu, hình ảnh công ty TNHH Thương Mại & Kỹ Thuật Gia Bảo

 Cung cấp thông tin, hình ảnh sản phẩm thuộc lĩnh vực kinh doanh của công ty

Tên miền: giabaocty.com

Hình 1: Hình ảnh giao diện website công ty TNHH Thương mại & Kỹ

thuật Gia Bảo

Hiện công ty không có bộ phận chuyên trách về CNTT, mà chỉ thuê ngoài 2 nhân sự chuyên bảo trì phần cứng, phần mềm theo định kì hoặc giải quyết các vấn đề liên quan khi có phát sinh

PHẦN 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀ HTTT CỦA CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ KỸ THUẬT GIA BẢO

2.1 Thực trạng ứng dụng CNTT và HTTT

2.1.1 Phương thức thu thập thông tin của doanh nghiệp

Nguồn thông tin được thu thập từ nội bộ công ty hoặc từ bên ngoài

Đối với nguồn thông tin trong công ty: nhân viên trong công ty tuỳ vào từng vị trí

mà phạm vi thông tin có thể cung cấp được, trong phạm vi thông tin trong doanh nghiệpthường là những thông tin quan trọng cần được bảo mật cực cao như danh sách kháchhàng, tình hình kinh doanh Đây là các thông tin quý giá đã qua xử lý của doanh nghiệp

Đối với những thông tin bên ngoài công ty: hiện tại công ty chưa có bộ phận

chuyên thu thập, xử lý, truyền thông tin nên khi có nhu cầu thông tin, nhân viên trongcông ty phải tự tiến hành thu thập thông tin Thường nhân viên trong công ty thường

sử dụng nguồn thông tin như nghiên cứu các tài liệu, văn bản ban hành của nhà nướchay của các tổ chức, thông tin trên internet - nguồn thông tin giá rẻ, tìm kiếm nhanh.Ngoài ra nhân viên trong công ty có thể tiến hành các cuộc điều tra, khảo sát trên quy

mô mẫu nhỏ được công ty hổ trợ kinh phí

Như vậy có thể thấy, công ty chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứu nhưnghiên cứu tài liệu, quan sát trực tiếp hoặc thông qua internet để thu thập thông tin.Công ty không có bộ phận thông tin, chuyên thu thập thông tin, mà tùy vào tính chất

và loại thông tin cần thu thập thì sẽ giao nhiệm vụ cụ thể cho phòng ban hoặc cá nhân

2.1.2 Phương thức xử lý thông tin

Doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách thu thập xử lý truyền thông tinnên các thông tin bên ngoài doanh nghiệp cần phải dựa trên kinh nghiệm sẵn có củanhân viên và nhân viên phải tự xử lý các thông tin đã thu thập được

Các trường hợp cần tính toán thì sử dụng phần mềm Microsoft Office hoặcdưới sự trợ giúp của phần mềm kế toán Các kết quả, thông tin có ý nghĩa nhất rút rađược chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của nhân viên và quản lý, không có phần mềm hỗtrợ ra quyết định quản lý

2.1.3 Phương thức lưu trữ và truyền thông thông tin

Phương thức truyền, nhận thông tin trong nội bộ công ty sử dụng đường truyềncủa mạng Lan, Wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới vàgiữa nhân viên các phòng ban với nhau Các tin tức nội bộ hoặc các thông báo có thểđược thông tin trực tiếp, hoặc thông qua bảng thông báo, thông qua mail của các nhânviên Thông tin sau xử lý được lưu trữ dưới 2 dạng: bản cứng và bản mềm Các bảncứng được sắp xếp theo thời gian hoặc nội dung, lưu trữ tại các tủ hồ sơ tại các phòngban Tương tự với bản mềm, được lưu trữ trong máy tính tại các bộ phận do chưa có

bộ phận chuyên trách về thông tin để chuyên lưu trữ thông tin

2.1.4 An toàn bảo mật thông tin tại công ty.

Doanh nghiệp đã có các giải pháp đảm bảo an toàn cho thông tin nhưng còn sơkhai chưa thực sự đảm bảo được độ an toàn cho thông tin Các giải pháp an toàn, anninh còn độc lập riêng lẻ dễ bị hacker xâm nhập vào hệ thống và lấy cắp thông tin Vìvậy cần có giải pháp để nâng cao độ an toàn cho thông tin của doanh nghiệp

- Đối với hệ thống mạng của công ty: Cài đặt Firewall cho router, giám sát dunglượng mạng LAN

- Có ứng dụng google drive để lưu trữ những thông tin quan trọng, đề phòngtrường hợp mất mát thông tin

- Công ty đã và đang áp dụng quy trình bảo mật và có quy chế chính sách bảomật riêng

- Đối với các phòng ban: dừng lại ở mức độ cài đặt phần mềm diệt viusKaspersky, đặt mật khẩu cho một số dữ liệu quan trọng hoặc cho các máy tính chứanhiều dữ liệu quan trọng

- Nhân viên còn sử dụng các phần mềm không có bản quyền thông qua nhữngphần mềm crack hay những trang chia sẻ không an toàn trên mạng có nguy cơ lây lanvirus, spyware tới máy tính cá nhân là tương đối cao, dễ phát sinh những lỗ hổng bảomật khi sử dụng máy tính cá nhân truy cập mạng internet

- Ý thức bảo vệ tài khoản cá nhân khi kết nối mạng internet còn thấp, nhân viênthường xuyên sử dụng wifi công cộng không được bảo vệ khi truy cập những tàikhoản cá nhân, để mật khẩu yếu, sử dụng chung mật khẩu cho nhiều trang web, nhiềuứng dụng trên mạng trong thời gian dài

Hiện tại, công ty chưa gặp phải vấn đề gì lớn về vấn đề bảo mật và an ninhmạng Tuy nhiên, các loại tội phạm trên mạng, các nguy cơ lừa đảo trên mạng đangngày môt gia tăng Bởi vậy, trong tương lai công ty sẽ còn chú trọng hơn nữa vào vấn

đề bảo mật và an ninh mạng để làm nền tảng cơ sở vững chắc ứng dụng TMĐT vàocông ty

2.1.5 Hệ thống thông tin tại công ty

Nhìn chung, hệ thống hiện tại của công ty mới chỉ đáp ứng hiệu quả trong việcquản lý nhân sự và kế toán với sự hỗ trợ mạnh mẽ của phần mềm kế toán Còn lại,chưa có sự đồng bộ giữa các bộ phận của hệ thống Hệ thống chưa giúp quản lý tìnhhình kinh doanh và phát triển của mình trong quá khứ, hiện tại cũng như tương lai,chưa giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, thương hiệu một cách nhanh chóng, dễdàng và ít chi phí nhất

Bên cạnh đó, hệ thống hiện tại của công ty cũng chưa cung cấp cho nhà quản lýnhiều công cụ hỗ trợ đắc lực, chưa quản lý thống kê, phân tích, phát hiện những khókhăn, rủi ro tiềm ẩn của công ty để có thể kịp thời đưa ra được những giải pháp thích