Báo cáo thực tập Hệ thống thông tin Công ty TNHH MTV tiếp vận và phân phối phương đông

Báo cáo thực tập là kết quả thu được sau quá trình thực tập của em tại Công TyTNHH MTV Tiếp Vận Và Phân Phối Phương Đông Em xin chân thành cảm ơn banlãnh đạo cùng toàn thể nhân viên tron

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ iv

PHẦN MỞ ĐẦU v

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV TIẾP VẬN VÀ PHÂN PHỐI PHƯƠNG ĐÔNG 1

1.1 Giới thiệu về công ty 1

1.1.1 Sơ lược về công ty 1

1.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh 1

1.1.3 Lịch sử hình thành và phát triển 2

1.1.4 Các lĩnh vực hoạt động 3

1.2 Cơ cấu tổ chức 4

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 4

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ, thành phần các bộ phận trong công ty, cơ cấu nhân lực của công ty 5

1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh 6

1.4 Thực trạng về ứng dụng CNTT trong Công Ty TNHH MTV tiếp vận và phân phối Phương Đông 8

1.4.1 Cơ sở hạ tầng CNTT 8

1.4.2 Một số vấn đề về thông tin và HTTT 16

1.4.3 Thông tin website của doanh nghiệp 17

PHẦN 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA CÔNG TY TNHH MTV TIẾP VẬN VÀ PHÂN PHỐI PHƯƠNG ĐÔNG 19

2.1 Đánh giá về nguồn nhân lực CNTT 19

2.2 Cơ sở hạ tầng CNTT 20

2.2.1 Đánh giá về phần cứng 20

2.2.2 Đánh giá mức độ hài lòng của các phần mềm đang sử dụng? 21

2.2.3 Đánh giá về CSDL 23

2.2.4 Đánh giá về hệ thống mạng 23

2.3 Website và thương mại điện tử 24

2.4 Đánh giá về an toàn bảo mật HTTT của Công Ty TNHH MTV tiếp vận và phân phối Phương Đông 24

2.4.1 Đánh giá mức độ tiếp cận được các thông tin, tài liệu của doanh nghiệp bạn? 24

2.4.2 Đánh giá bảo mật CSDL trong quá trình quản lí HTTT? 25

2.5 Kết quả khảo chi tiết lĩnh vực dự kiến làm KLTN 26

PHẦN 3: ĐỀ XUẤT HƯỚNG ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 28

KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

1 Bảng 1: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa qua

2 Bảng 2: Số liệu doanh thu và lợi nhuận của công ty

6 Hình 6 : website của công ty TNHH MTV tiếp vận và

4 Bảng 4: Danh sách cán bộ nhân viên điền phiếu điều tra và

5 Hình 5: Đánh giá tính ổn định, hiệu quả làm việc và tốc độ

7 Hình 7: Biểu đồ thách thức về vấn đề an toàn bảo mật

PHẦN MỞ ĐẦU

Trải qua quá trình hơn 3 năm học tập tại Trường Đại học Thương Mại, em đãtích lũy được các kiến thức chung và các kiến thức chuyên ngành quản trị hệ thốngthông tin Ngoài ra, em còn học được các kỹ năng mềm như kỹ năng thuyết trình, kỹnăng làm việc nhóm,…Tất cả những kiến thức này đề rất bổ ích và rất cần thiết chocông việc của em sau này

Quá trình đi thực tập và làm báo cáo thực tập là cơ hội để em tìm hiểu thực tế tạidoanh nghiệp, vận dụng các kiến thức mà mình đã học tập được tại trường Đại họcThương Mại vào giải quyết các vấn đề còn tồn tại tại doanh nghiệp của mình Trongquá trình hơn một tháng thực tập tại Công Ty TNHH MTV tiếp vận và phân phốiPhương Đông em đã học hỏi được rất nhiều các kiến thức và kinh nghiệm thực tế Nógiúp em hiểu sâu sắc hơn các kiến thực chuyên ngành hệ thống thông tin và giúp emthấy được bản thân có thế mạnh cũng như điểm yếu gì Em càng nhận thấy được tầmquan trọng của công việc quản trị hệ thống thông tin mà bản thân em đã theo học là rấtquan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Báo cáo thực tập là kết quả thu được sau quá trình thực tập của em tại Công TyTNHH MTV Tiếp Vận Và Phân Phối Phương Đông Em xin chân thành cảm ơn banlãnh đạo cùng toàn thể nhân viên trong Công Ty TNHH MTV tiếp vận và phân phốiPhương Đông đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty Đặc biệt,

em xin chân thành cảm ơn Thầy cô hướng dẫn đã hết lòng giúp đỡ em hoàn thành bàibáo cáo thực tập này

Tuy nhiên, do năng lực bản thân còn hạn chế, thời gian nghiên cứu và kinhnghiệm không có nhiều nên bài báo cáo của em vẫn còn nhiều thiếu sót Em rất mongnhận được sự góp ý từ phía các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV TIẾP VẬN VÀ PHÂN

PHỐI PHƯƠNG ĐÔNG

1.1 Giới thiệu về công ty

1.1.1 Sơ lược về công ty

 Tên công ty: Công Ty TNHH MTV tiếp vận và phân phối Phương Đông

 Tên giao dịch: Branch of Phuong Dong Distribution And Logistics CompanyLimited

 Ngày thành lập: 01/07/2010

 Địa chỉ trụ sở chính: Đường Bùi Văn Hòa, Kp7, P Long Bình, Tp Biên

Hòa, Tp Hồ Chí

 Công ty có văn phòng tại:

o Tầng 2 tòa nhà AC, ngõ 78, Duy Tân Cầu giấy, Hà Nội

o P.233 Tầng 2, Toà nhà Thành Đạt 1, Số 3 đường Lê Thánh Tông, PhườngMáy Tơ, Quận Ngô Quyền, Hải Phòng

 Điện thoại: 0313569818

 Email: sales05@hcm.olc-group.com

 Lĩnh vực kinh doanh:

o Khai quan hàng hóa xuất nhập khẩu

Đáp ứng tốt nhất mong đợi của khách hàng trong từng chuyến hàng Mang đếnlợi ích thiết thực và sự hài lòng cho khách hàng, theo phương châm của Công ty: “Cầunối giữa khách hàng với khách hàng”

Tháng 01/07/2010, Chi nhánh công ty TNHH mtv tiếp vận và phân phốiPhương Đông được thành lập với vốn điều lệ 20 tỷ đồng.

Năm 2011: Công ty áp dụng công nghệ vận tải Midstream, vận tải containerbằng đường thủy

Năm 2012: Công ty khai trương các tuyến vận tải container chuyên tuyến phânphối hàng hóa

Năm 2016: Công ty nâng vốn điều lệ lên 50 tỷ đồng Công ty đã đạt chứng chỉquản lý chất lượng ISO 9001:2000 tháng 10/2016

- Công ty hiện nay là thành viên của các hiệp hội, tổ chức giao nhận, vận tải có

tiếng trong và ngoài nước như: IATA, FIATA, VIFFAS Trải qua hơn 6 năm hìnhthành và phát triển với ban lãnh đạo có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề vận tải, Chinhánh công ty TNHH MTV tiếp vận và phân phối Phương Đông bước đầu đã đạt đượcnhững thành công đáng kể trên thị trường, thương hiệu Phương Đông được nhiềukhách hàng và đối tác biết đến với uy tín, chất lượng dịch vụ được đặt lên hàng đầu.Công ty với phương tiện đa dạng chủng loại và đội ngũ nhân viên nhiệt tình sẽ đảmbảo được mọi dịch vụ theo yêu cầu của Quý khách hàng, đặc biệt là dịch vụ vậnchuyển hàng hóa nội địa bằng đường bộ và dịch vụ kho bãi với 3 bãi xe rộng hơn20.000m2

1.1.4 Các lĩnh vực hoạt động

Chi nhánh công ty TNHH MTV tiếp vận và phân phối Phương Đông chuyêncung cấp các dịch vụ giao nhận phân phối và vận chuyển với các lĩnh vực hoạt độngchính như:

Khai quan hàng hóa xuất nhập khẩu

- Thủ tục Hải quan xuất –nhập kho

- Quản lý Xuất – Nhập hàng hóa

- Kiểm kê hàng hóa lưu kho định kỳ

- Quản lý hàng hóa và Báo cáo tồn kho

Cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp

- Giao nhận vận tải quốc tế (kho đến kho)

- Giao nhận vận tải nội địa (đường bộ, đường sắt, đường biển)

- Kiểm đếm hàng hóa

- Phân Phối, cho thuê kho bãi (kho thường và kho ngoại quan

- Vận chuyển hàng container, hàng thông thường, hàng siêu trường, siêu trọng

- Xếp dỡ, lắp đặt máy móc thiết bị

Ngành nghề phụ

- Điều hành trung tâm tiếp vận/ kho ngoại quan

- Điều hành kho, bãi Công-te-nơ bao gồm cả việc xếp dỡ

- Làm thủ tục hải quan cho hàng hoá xuất nhập khẩu bao gồm cả chuẩn bị hồ sơ

- Dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng

- Dịch vụ giao nhận vận chuyển quốc tế bằng đường biển, đường không, đườngsắt, đường bộ (kho tới kho), bao gồm hoạt động đại lý giao nhận, vận chuyển, lắp đặtmáy móc, thiết bị Dịch vụ tập hợp các lô hàng nhỏ để gửi đi Dịch vụ tư vấn xuấtnhập khẩu, thủ tục đầu tư nước ngoài

o

1.2 Cơ cấu tổ chức

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Hội đồng quản trị

Giám đốc

Phó giám đốc

Bộphậnsales

Bộphậnkỹthuật

Bộ phânnhân sự,chứng từxuấtkhẩu

Bộ phận kiểm soát

Bộphậngiaonhận

Bộ

phân

kế

toán

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ, thành phần các bộ phận trong công ty, cơ cấu nhân lực của công ty.

Trong đó các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ như sau:

Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền quyết định mọi vấn

đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty

Giám đốc: Là người đứng đầu đại diện theo pháp luật của công ty, là người quản

lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễnnhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, bảo vệ quyền lợi cho cán bộnhân viên, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty, phụtrách chung về vấn đề tài chính, đối nội, đối ngoại

Phó giám đốc: Là người quản lý các công việc tại công ty, thay thế giám đốc điềuhành mọi công việc khi giám đốc đi vắng Tuy nhiên chịu trách nhiệm trước giám đốc

về công việc được giao

Như vậy, người trực tiếp lãnh đạo điều hành doanh nghiệp là giám đốc, dướigiám đốc là phó giám đốc, dưới nữa là các phòng ban, mỗi phòng ban có nhiệm vụ cụthể

Bộ phận kế toán: Có nhiệm vụ làm các công việc thống kê - kế toán tài chính chodoanh nghiệp, trợ giúp ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo việc theo dõi tình hình tài chính,xác định nhu cầu về vốn, tình trạng luân chuyển vốn, tổ chức thực hiện công tác kếtoán của công ty Theo dõi tình hình và sự biến động của các loại tài sản, tình hìnhkinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho giám đốc và đóng góp ý kiến về hiệu quảhoạt động sản xuất kinh doanh, hợp nhất báo cáo tài chính công ty

Bộ phận sales: Tìm kiếm và thuyết phục khách hàng mới sử dụng sản phẩmcủa công ty, chăm sóc và giữ mối quan hệ với tập khách hàng đã có, nhận và xử lý cácđơn hàng, hợp đồng Phụ trách công tác xuất, nhập hàng hóa, phát triển thị trường, tiếpthu ý kiến và nhu cầu của khách hàng để cải thiện, nâng cao chất lượng sản phẩm.

Bộ phân nhân sự, chứng từ xuất khẩu: Phụ trách các vấn đề về nhân sự, tiềnlương, các hoạt động văn hóa đoàn thể Tham mưu, cố vấn cho giám đốc về công tácquản lý và các phong trào hoạt động của doanh nghiệp Có nhiệm vụ kê khai, làm cácchứng từ của công ty

Phòng kỹ thuật: Kiểm tra hoạt động, xửa lý sai sót, sửa chữa máy móc của cácsản phẩm trong công ty Sản xuất, thiết kế ra các sản phẩm dựa theo nhu cầu của kháchhàng

Bộ phận Bộ phận giao nhận:Thực thi công việc trong kho, hỗ trợ nhập xuất kho,sắp xếp hàng hóa trong kho, nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ mặt đất cho chuyếnbay của hãng hàng không Jetstar Pacific Có trách nhiệm xây dựng đơn vị thông quaviệc đóng góp ý kiến cải tiến chất lượng phục vụ phù hợp với định hướng của Công ty

Có trách nhiệm xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp đề cao tinh thần đồngđội và trách nhiệm cá nhân

Bộ phận kiểm soát:Ban kiểm soát: Là ban tham mưu, giúp việc cho Giám đốc vềCông tác giám sát, Quản lý mọi hoạt động của các bộ phận trong Công ty

1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh

Bảng 1: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa qua các năm 2014-2016

Đơn vị: 1000 đồng

Doanh thu Doanh thu Doanh thu

Giao nhận hàng Air Cargo 1.570.092,15 2.060.102,6 2.697.658,94

10.300.50810.300.508

12.377.494,96

 Nhận xét:

Giao nhận hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không

Qua cơ cấu doanh thu theo dịch vụ của công ty ta thấy tổng doanh thu dịch vụgiao nhận hàng Air Cargo năm 2015 so với tổng doanh thu năm 2014 tăng 31,2%tương ứng với hơn 490 triệu Năm 2016, doanh thu tăng 31% ứng với hơn 637 triệu sovới năm 2015

Giao nhận hàng FCL

Về dịch vụ giao nhận hàng đường bộ bằng container và xe tải, doanh thu dịch vụnày chiếm tỉ trọng lớn nhất trong ba dịch vụ giao nhận hàng của công ty và cũng tăngtheo từng năm Cụ thể năm 2015 doanh thu dịch vụ nhập khẩu tăng 23% tương ứnggần 2 tỷ đồng so với năm 2014 Năm 2016 tăng 20% ứng với hơn 2 tỷ so với năm2015

Giao nhận hàng LCL

Doanh thu hoạt động thương mại vận chuyển hàng lẻ của công ty chiếm tỉ trọngkhá thấp và đã có những biến đổi do tình hình kinh tế chung Riêng năm 2015 thìdoanh thu hoạt động này lại giảm 1.6% so với năm 2014 Năm 2016 thì tăng gấp đôi

so với năm 2015, tăng 54%

 Doanh thu ba dịch vụ giao nhận hàng chính của công ty có sự chênh lệch rõrệt, doanh thu từ dịch vụ giao hàng FCL là chủ yếu, sự chênh lệch này là do công tychưa chú ý tới phát triển hệ thống kênh giao hàng bằng đường hàng không và giaohàng lẻ Công ty chưa có các chiến lược cụ thể về các kênh giao hàng và sự liên kếtchặt chẽ với các công ty nhận hàng trong công tác vận chuyển phân phối hàng hóa

Bảng 2 Số liệu doanh thu và lợi nhuận của công ty 2014-2016

ĐVT:1.000 VNĐ

2015/2014

So sánh năm 2016/1015

so với năm 2014, qua đó kéo theo lợi nhuận của công ty cũng tăng 462.095.000 VNĐ

tương ứng 57,11%, sang đến năm 2016, doanh thu tăng 2.992.948.000 VNĐ, ứng vớimức tăng 23,25% so với năm 2015, làm lợi nhuận tăng 803.569.000 VNĐ tương ứng63,21%.

1.4 Thực trạng về ứng dụng CNTT trong Công Ty TNHH MTV tiếp vận và phân phối Phương Đông

 Main: Intel® Server Board S1200BTS Dual Lan/ 6xSata2/ 32 GB RAM

 CPU: Intel G2030 3.0 Ghz/ 3Mb/ Bus 1333

 Ram: 4×2 = 8GB ECC Bus 1600 for Server

 SSD: + 1 x 120GB SSD Sata 3 for Server

 + 1 x 1TB Western Re4 Enterprise

 Lan: Lan Broadcom Hp NC380T PCIe x 2 Dual Port

 Case: Server Cougar Archon | Patriot

 Nguồn: Cooler Master 450W Thunder Fan 12cm

2 Cấu hình máy tính để bàn:

 Màn hình: LCD 19 Samsung

 CPU: Core 2 Duo E8400/3.0/6M/1333

 Main: Intel chipset G41/DDR3

 Ram: DDR3 – 2g/1333

 Ổ cứng: 160 Gb Sata ll Seagate

 VGA-LAN: VGA 1 GB Full Onboard

 CASE nguồn: Case SP 95010 - 700w

3 Cấu hình laptop:

+) Máy tính xách tay HP

 CPU: Core i5 5200U

 RAM/ HDD: 4Gb/1Tb

 VGA: Intel HD Graphics

+) Máy tính xách tay Dell

 CPU: Core i5 5200U( 2.2 Ghz/ 3MBCache) BroadWell

 1RJ45 WAN

 Tốc độ truyền dữ liệu: 10/100Mbps

 150Mbps

 Công suất phát: 100mW

 Chuẩn giao tiếp: IEEE 802.11

 Giao thức bảo mật: WPA/ WPA2/ SPI

 Hệ điều hành hỗ trợ: Microsoft Windows 2000, Windows 7, XP, Server 2003

 Công suất tiêu thụ: 360

 Bộ nhớ gửi fax: 25 trang

 Nguồn điện: 220VAC, 50 – 60 Hz

 Độ phân giải quang học: 2400dpi

 Độ phân gải tối đa: 2400x2400dpi

 Cổng giao tiếp: USB

 Kích Thước quét: 297(mm)

 Số bit màu: 48 bit

8 Camera: Công ty đang sử dụng 3 máy tại địa điểm làm việc trực tếp của côngnhân

i Ánh nắng mặt trời: 4000 lux

ii Mây: 1000lux

iii Ánh sáng đèn tuýp: 500 lux,

iv Bầu trời có mây: 300lux

v Ánh sáng đèn tuýp đỏ 500 lux, trắng (300 lux) trắng sáng 1lux

vi Đêm không trăng: 0.0001 Lux

9 Máy chấm công :

 Màn hình: 2.8 "TFT

 Công suất vân tay: 1200 dấu vân tay

 Mỗi người có thể khai báo 10 dấu vân tay

 Dung lượng bộ nhớ: 10000 lần giao dịch

 Tích hợp access control kiểm soát cửa vào-ra

 Tích hợp âm thanh và password bảo vệ máy

 Có thể hẹn giờ mở / tắt máy => An toàn và tiết kiệm điện

 Dữ liệu lưu trong máy không bị mất khi xãy ra cúp điện

10 Điện thoại bàn: Công ty sử ụng điện thoại bàn vào việc

 Màn hình LCD 1.4 inch

 Danh bạ lưu 50 tên/số

 Thời gian đàm thoại: 10h

 Thời gian chờ: 200h

 Chức năng câm tiếng / khóa máy

1.4.1.2 Phần mềm: (Liệt kê các PM của DN)

Hệ điều hành mà công ty trang bị cho tất cả các máy tính là Window 2007 bảnquyền của Microsoft

Công ty đã sử dụng các phần mềm ứng dụng như :

 Bộ công cụ Microsoft Office : word 2007, excell 2007,…

 Phần mềm kế toán Fast Accounting R0104

 Phân mềm quản lý xuất nhập khẩu LAPRO EXIM 3.1.4

 Các chương trình bảo vệ : FireWall, Kaspersky, Bkav Pro,…

 Phần mềm gõ tiếng Việt: Unikey,…

 Phần mềm diệt virus avast

 PM Teamviewer 10 – để điều khiển các máy tính trong cùng một phòng ban,giúp phòng kỹ thuật có thể điều hành, giám sát, kiểm tra được hoạt động của các máytính trong công ty, tránh trường hợp xuất dữ liệu cấm của công ty ra ngoài…

Các phần mềm này đã được công ty mua bản quyền nên các máy tính của công ty

sẽ được cập nhật khi có các phiên bản mới cũng như việc được hỗ trợ bảo vệ tốt nhất

từ nhà phát hành Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting R0104 trong

công việc tính toán sử lý các tuyến trình liên quan đến các nghiệp vụ kế toán

Phần mềm xuất nhập khẩu LAPRO EXIM

Hình 4 : Phần mềm xuất nhập khẩu LAPRO EXIM

 Bao gồm các chức năng:

o Quản lý Khách hàng

 Quản lý chi tiết thông tin khách hàng

 Phân loại khách hàng theo khu vực loại hình kinh doanh

 Xuất danh sách khách hàng ra excel

 Phân quyền truy cập thông tin nhân viên thoe phòng ban, chi nhánh

o Quản lý hợp đồng

 Đặt hàng : lấy yêu cầu đặt hàng nhập vào hệ thống

 Vân tải: quản lý thời gian , đơn hàng,,,

 Đống hàng : công việc được công nhân thực hiên không quản lý trong phầnmềm

 Tờ khai hải quan: xuất và in tờ khai

 Vận tải biển

o Quản lý thanh toán

 Lên kế hoạch thanh toán

 Cảnh báo các khoản thanh toán quá hạn

 Tra cứ thanh toán theo loại hình thanh toán, thời gian thanh toán

o Quản lý công việc

 Quản lý chi tiết thông tin giao việc cho công nhân viên và thời gian hoànthành

 Cảnh báo công việc thực hiện và thực hiện tiếp

 Thống kê công việc theo thời gian nhân viên làm

o Quản lý mẫu đơn

 Bao gồm các mẫu in của công ty

- Công ty mua phần mềm và được bảo trì trong thời gian sử dụng, việc sử dụngphần mềm này giúp cho công ty quản lý tốt hơn

 Giới thiệu sơ lược về phần mềm kế toán Fast Accounting như sau :

Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho các công ty có quy mô vừa vànhỏ Fast Accounting được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997, hiện có hơn8.500 khách hàng và đạt nhiều giải thưởng khác nhau như BIT CUP, Sản phẩm đượcnhiều người sử dụng, CUP CNTT…

Phần mềm kế toán Fast Accounting có 16 phân hệ:

1 Hệ thống

2 Kế toán tổng hợp

3 Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay

4 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

5 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

6 Kế toán hàng tồn kho

7 Kế toán TSCĐ.

8 Kế toán CCLĐ

9 Báo cáo chi phí theo khoản mục

10 Kế toán giá thành dự án, công trình xây lắp

11 Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục

12 Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng

13 Báo cáo thuế

14 Báo cáo quản trị các trường do người dùng tự định nghĩa

15 Quản lý hóa đơn

16 Thuế thu nhập cá nhân

Trong đó doanh nghiệp đã ứng dụng được các phân hệ bao gồm : Kế toán tổnghợp, kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, kế toán bán hàng, báo cáo thuế, kế toán giáthành sản phầm theo đơn hàng vào trong lĩnh vực kinh doanh của mình

Công ty chưa đầu tư phần mềm chuyên để quản lý các hoạt động như quản lýkho, quản lý dự án, quản lý xuất nhập khẩu, quản lý nhân sự Đối với những hoạt độngnày thì công ty quản lý bằng Excel nhưng rất mất thời gian và tốn công sức mà kémhiệu quả

1.4.1.3 Hệ thống mạng

Về hệ thống mạng: Sử dụng mạng cục bộ (LAN) Hệ thống mạng bao gồm 3

Switch 8 cổng nhằm liên kết các máy tính trong mạng với nhau Các máy tính trongmạng được liên kết với nhau theo kiểu hình sao, các máy tính chịu sự quản lý của 1máy chủ

Toàn bộ máy trạm được kết nối internet băng thông rộng 1.5gbps

Chương trình phòng chống bảo vệ cho mạng: Sử dụng FireWall (cứng và mềm),

phần mềm diệt virus avast.

1.4.1.4 Cơ sở dữ liệu

Về phần mềm thì hầu hết được xây dưng trên hệ cơ sở dữ liệu SQL Server 2008được sử dụng cùng với hệ thống được thiết kế theo mô hình nhiều lớp cho phép làmviệc tốt với khối lượng dữ liệu lớn, độ ổn định cao, bảo mật và an toàn SQL Server làmột hệ quản trị cơ sở dữ liệu qua hệ mạng có tính mở, đáng tin cậy, giải quyết tìnhtrạng va chạm giữa các người dùng khi cùng truy xuất một dữ liệu lại một thời điểm,

có thể truy vấn dữ liệu nhanh

1.4.1.5 Tình hình nguồn lực HTTT của công ty

Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ CNTT của toàn bộ công ty

Thực tế qua tìm hiểu tại chi nhánh công ty em đang thực tập tổng số nhân viênlàm việc tài văn phòng 30 người, tuổi trung bình là 28 tuổi Số nhân viên có trình độtrên đại học là 2 người còn lại có trình độ đại học và cao đẳng Trong đó số chưa cónhân viên chuyên sau về CNTT chưa có bộ phân IT quản lý các phần mềm và phầnmềm phần cứng cho công ty việc quản lý này được giao cho các nhân viên làm việc cóliên quan đến phần mềm hoặc những người có kiến thức cơ bản khi xẩy ra lỗi công typhải gọi nhân viên bảo tri cho nhưng phần mềm,hệ thống mà công ty đã mua về.ví dụphần mềm kế toán phất sinh lỗi nhân viên kế toán sẽ chịu trách nhiệm thông báo chongười quản lý để gọi cho nhân viên của công ty bán phần mềm kế toán đến sửa

1.4.1.6 An toàn bảo mật

Hiện nay ở công ty vấn đề an toàn bảo mật thông tin được xem xét ở khía cạnh làvấn đề bảo mật cho hệ thống Các biện pháp được áp dụng để đảm bảo an toàn thôngtin cho hệ thống, dữ liệu của công ty như sau:

- Đối với hệ thống mạng của công ty: Cài đặt Firewall cho router, giám sát dunglượng mạng LAN

- Công ty có sử dụng phần mềm diệt virut tránh các mã độc tránh mất cắp dữliệu

- Các máy tính của công ty được nối mạng LAN nhằm truyền dữ liệu tránh bị sailệch

- Công ty đã sử dụng các phần mềm bảo vệ như : Phần mềm diệt virus avast,

Các chương trình bảo vệ : FireWall, Kaspersky, Bkav ProFireWall, Kaspersky, BkavPro

Hình 5 :giao diện phần mềm diệt virut avast

Phân mềm chiếm ít tài nguyên hệ thống, đòi hỏi ít bộ nhớ, khả năng dò tìmnhanh, nó rất thích hợp với máy yếu vì sử dụng rất ít tài nguyên hệ thống nhưng hiệusuất thì không hề thua kém bất cứ một chương trình nào Các hoạt động kinh doanhcủa công ty sẽ liên tục và không bị gián đoạn khi thực hiện nhiều chương trình cùngmột lúc

Tuy rằng vấn đề bảo mật thông tin của công ty chưa cao, chưa có đội ngũ nhânviên chuyên trách về an toàn bảo mật, ý thức của nhân viên về an toàn thông tin cònhạn chế và chưa tự giác Vấn đề truyền, xử lý phần lớn thông qua hệ thống mạng nênthông tin có thể dễ dàng bị đánh cắp từ trong nội bộ doanh nghiệp do hệ thống bảo mậtkhông thực sự hiệu quả, không được quản lý có hệ thống thực sự rõ ràng trong việclưu trữ

1.4.2 Một số vấn đề về thông tin và HTTT

Phương thức thu thập thông tin:

Nguồn thông tin được thu thập từ nội bộ công ty hoặc từ bên ngoài

Đối với nguồn thông tin trong công ty: nhân viên trong công ty tuỳ vào từng vị trí

mà phạm vi thông tin có thể cung cấp được, trong phạm vi thông tin trong doanhnghiệp thường là những thông tin quan trọng cần được bảo mật cao như danh sáchkhách hàng, tình hình kinh doanh Đây là các thông tin quý giá đã qua xử lý của doanhnghiệp

Đối với những thông tin bên ngoài công ty: hiện tại công ty chưa có bộ phận

chuyên thu thập, xử lý, truyền thông tin nên khi có nhu cầu thông tin, nhân viên trongcông ty phải tự tiến hành thu thập thông tin Thường nhân viên trong công ty thường

sử dụng nguồn thông tin như nghiên cứu tại bàn từ các tạp chí, văn bản ban hành củanhà nước hay của các tổ chức, thông tin trên internet - nguồn thông tin giá rẻ, tìm kiếmnhanh, ngoài ra nhân viên trong công ty có thể tiến hành các cuộc điều tra, khảo sáttrên quy mô mẫu nhỏ được công ty hổ trợ kinh phí

Như vậy có thể thấy, công ty chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứunghiên cứu tài liệu, quan sát trực tiếp hoặc thông qua internet là chính để thu thậpthông tin Công ty không có bộ phận thông tin, chuyên thu thập thông tin, mà tùy vàotính chất và loại thông tin cần thu thập thì sẽ giao nhiệm vụ cụ thể cho phòng ban hoặc

cá nhân

Phương thức xử lý thông tin:

Để có được những thông tin mong muốn đòi hỏi cần phải có quá trình phân loại,chuyển đổi dữ liệu hỗn hợp thành thông tin có ích với người sử dụng qua các bướcphân tích, sắp xếp, tính toán, tổng hợp để có được kết quả cuối cùng Việc xử lý dữliệu được thực hiện bằng các phần mềm, tùy thuộc vào từng loại dữ liệu (thông tin) ví

dụ như các báo cáo tài chính được xử lý bằng phần mềm kế toán, Báo cáo thông tinnhân viên , báo cáo lương, công được thực hiện bằng Microsoft office

Phương thức lưu trữ và truyền thông:

Phương thức truyền, nhận thông tin trong nội bộ công ty sử dụng đường truyềncủa mạng Lan, Wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới vàgiữa nhân viên các phòng ban với nhau Các tin tức nội bộ hoặc các thông báo có thểđược thông tin trực tiếp, hoặc thông qua bảng thông báo, thông qua mail của các nhânviên Thông tin sau xử lý được lưu trữ dưới 2 dạng: bản cứng và bản mềm Các bảncứng được sắp xếp theo thời gian hoặc nội dung, lưu trữ tại các tủ hồ sơ tại các phòngban Tương tự với bản mềm, được lưu trữ trong máy tính, trong các phần mềm củacông ty do từng nhóm bộ phận quản lý

1.4.3 Thông tin website của doanh nghiệp

Công Ty TNHH MTV Tiếp Vận Và Phân Phối Phương Đông

Website: www.phuongdong.vn

Trang chủ của Website được thiết kế đầu trang là hình ảnh, logo và giới thiệu vềcông ty, bên cạnh là các thông tin liên hệ với công ty

Website công ty bao gồm các danh mục:

- Giới thiệu chung: Giới thiệu về công ty, tầm nhìn, sứ mệnh và định hướngphát triển công ty trong tương lai

- Hoạt động kinh doanh : giới thiệu về các nghành nghề hoạt động của công ty

- Thông tin tài chính : giới thiệu về tổng tài sản, vố chủ sở hĩu, doanh thu củacông ty

Hình 6 : website của công ty TNHH MTV tiếp vận và phân phối phương đông

Các thông tin trên wevsite chưa được cập cập đầy đủ và chính xác vì vậy đây sẽ

là hạn chế của doanh nghiệp

Công ty chưa xây dựng đầu tư vào TMDT Các hoạt động tìm kiếm khách hàngcủa công ty được thực hiện qua các kênh: Tìm kiếm truyền thống, qua điện thoại, quaEmail/SMS