Vì vậy với những kiến thức đã học, em muốn vận dụng kiến thức đó để tiến hànhphân tích, đánh giá các lĩnh vực hoạt động thực tiễn cơ bản của doanh nghiệp và củng cố lại những kiến thức đ
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập là một khâu quan trọng trong quá trình học tập và rèn luyện, giúp sinhviên rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn Kiến thức mỗi sinh viên ngay từkhi còn ngồi trên ghế nhà trường không chỉ là những kiến thức chung nhất trong sách
vở mà còn phải có kiến thức thực tế từ chuyên ngành mà sinh viên theo học Thôngqua việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh của đơn vị thực tập, giúp sinhviên tiếp cận môi trường làm việc thực tế và có điều kiện so sánh, đánh giá giữa lýthuyết và thực tiễn
Vì vậy với những kiến thức đã học, em muốn vận dụng kiến thức đó để tiến hànhphân tích, đánh giá các lĩnh vực hoạt động thực tiễn cơ bản của doanh nghiệp và củng
cố lại những kiến thức đã học, rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành.Với những kiến thức được các thầy cô trường Đại học Thương Mại giảng dạy vàđặc biệt các thầy cô trong khoa hệ thống thông tin quản lý và thương mại điện tử cùngvới sự đồng ý của công ty cổ phần đầu tư quốc tế Việt Á.Em đã có cơ hội được vậndụng những kiến thức của mình đã được học và được tìm hiểu ,học hỏi thêm nhữngkiến thức mới từ môi trường thực tế
Thời gian thực tập tại công ty cổ phần quốc tế Việt Á Tại đây được sự giúp đỡcủa ban Giám đốc công ty, các phòng ban chức năng và các đồng nghiệp nên khả năngthu thập các số liệu của em thuận lợi, giúp cho công việc phân tích, đánh giá các hoạtđộng thu thập xử lý thông tin, thực trạng xây dựng và sử dụng hệ thống thông tin đượcthực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng
Trong quá trình thực hiện dù đã cố gắng nhưng do thời gian và trình độ còn hạnchế, bài báo cáo vẫn còn rất nhiều thiếu sót Em rất mong được thầy cô và các bạnđóng góp bổ sung ý kiến để cho bản báo cáo này hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU i
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ iv
PHẦN 1 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ VIỆT Á 1
1.1 Giới thiệu chung về công ty 1
1.1.1 giới thiệu công ty 1
1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 1
1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh 2
1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 3
1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý 3
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban 5
1.3 Tình hình kinh doanh tại doanh nghiệp 5
1.4 Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT, của công ty cổ phần quốc tế Việt Á 6
1.4.1 Trang thiết bị phần cứng: 6
1.4.2 Phần mềm ứng dụng tại công ty: 6
1.5 Nguồn nhân lực CNTT 7
PHẦN 2 HIỆN TRẠNG HTTT VÀ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG QUỐC TẾ VIỆT Á 8
2.1 Thực trạng HTTT và tình hình ứng dụng CNTT tại công ty 8
2.1.1 Một số vấn đề về thông tin và HTTT tại công ty 8
2.1.2 Một số vấn đề về quản trị HTTT và ứng dụng CNTT tại công ty 10
2.2 Ưu nhược điểm của thực trạng việc ứng dụng CNTT và HTTT 11
2.2.1 Ưu điểm 11
2.2.2 Nhược điểm 11
PHẦN III ĐỀ XUẤT ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN 13
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1
Trang 3DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Trang 4DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty 3Bảng 1.2 Tóm tắt các số liệu về tài chính trong 03 năm tài chính gần đây 5
Trang 5PHẦN 1 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ VIỆT Á
1.1Giới thiệu chung về công ty
1.1.1 giới thiệu công ty
Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần đầu tư quốc tế Việt Á
Tên giao dịch: VIET A INTER
Mã số thuế( mã số doanh nghiệp): 0104563656
Ngân hàng BIDV chi nhánh Nam Hà Nội
Ngân hàng TMCP Quân Đội chi nhánh Thanh Xuân Hà Nội
1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Công ty Cổ Phần Đầu Tư Quốc Tế Việt Á tiền thân là công ty TNHH ThươngMại Dược Phẩm Việt Á Công ty chúng tôi là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnhvực Dược Phẩm
Công ty Cổ Phần Đầu Tư Quốc Tế Việt Á được thành lập với phương châm “Tất
cả vì sức khỏe con người” Vì vậy chúng tôi cam kết phân phối những sản phẩm đạttiêu chuẩn chất lượng quốc tế được sản xuất từ những công ty dược phẩm uy tín đạt tất
cả các tiêu chuẩn của WHO-GMP
VIỆT Á luôn dành ưu tiên cho những dòng sản phẩm mới, sản phẩm kỹ thuậtcao, sản phẩm sản xuất trên dây chuyền công nghệ tiên tiến hiện đại nhất cho chất
Trang 6lượng sản phẩm tốt nhất và giá cả hợp lý VIỆT Á tăng cường hợp tác với các trungtâm nghiên cứu khoa học, các nhà máy liên doanh sản xuất Dược phẩm đạt tiêu chuẩnquốc tế (GMP, GSP, GLP) để tạo ra các sản phẩm dược phẩm từ nguồn dược liệuphong phú của Việt Nam.
Là nhà phân phối dược phẩm chuyên nghiệp, tập thể lãnh đạo và nhân viên củaVIỆT Á luôn thực hiện đúng các quy định nghiêm nghặt của Bộ Y tế về quản lý chấtlượng, kho bãi, tồn trữ, giao hàng, thông tin tư vấn y dược…Bên cạnh đó công ty luônnâng cao năng lực, phối hợp với nhà sản xuất tìm các điều kiện tốt nhất kịp thời đápứng được những mong đợi hết sức thiết thực của khách hàng: Chất lượng đảm bảo –Giá cả hợp lý – Hậu mãi chu đáo
Hiện nay Việt Á đã có một mạng lưới phân phối dược phẩm rộng khắp các tỉnh
cả 3 miền Bắc – Trung – Nam đồng thời công ty cũng là một trong những nhà cungcấp dược phẩm chính cho các bệnh viện lớn như: Bạch Mai, bệnh viện phụ sản TW,bệnh viện Từ Dũ…
VIỆT Á luôn mong muốn xây dựng được một tập thể vững mạnh, đầy đủ về vậtchất, phong phú về tinh thần Và cao hơn, VIỆT Á mong muốn đóng góp sức lực củamình trong việc phát triển nền công nghiệp dược Việt Nam, tạo ra được các dịch vụ tốthơn cho người bệnh giảm được các chi phí trong điều trị – Đó không chỉ là mục đích,
mà còn là sứ mệnh của công ty dược phẩm VIỆT Á
1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh
Trang 71.2 Cơ cấu tổ chức của công ty.
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty.
1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Đại hội đồng cổ đông Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết (gồm 3
người), là cơ quan quyết định cao nhất có các quyền và nhiệm vụ:
Quyết định loại cổ phần và số cổ phần được chào bán của từng loại, quyếtđịnh cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần;
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát;Xem xét, xử lý các vi phạm của Hội đồng và Ban kiểm soát gây thiệt hại choCông ty và các cổ đông công ty;
Có quyền quyết định tổ chức lại và giải thể Công ty, quyết định sửa đổi, bổ sungđiều lệ Công ty
Trang 8 Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của Công ty do Đại hội đồng cổ
đông bầu ra, có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quanđến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đạihội đồng cổ đông
Báo cáo định kỳ với Đại hội đồng cổ đông về tình hình hoạt động, kinh doanhcủa Công ty
Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của Công ty
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát phải kiểm tra tính hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt độngkinh doanh trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính
Báo cáo, kiến nghị với Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực trongcác sổ sách, chứng từ, báo cáo của Công ty
Ban giám đốc: Gồm có Tổng giám đốc điều hành và phó tổng giám đốc phụ
trách kinh doanh và giám đốc phụ trách kỹ thuật
Báo cáo kết quả đạt được và tình hình hoạt động, tình hình tài chính của Công tyvới Hội đồng quản trị
Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh
Quản lý chung về việc mua hàng hoá và tiêu thụ sao cho kết quả đạt được là caonhất Hỗ trợ Tổng giám đốc trong hoạt động kinh doanh, tuyển dụng nhân sự trongkinh doanh
Phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và tổng giám đốc vềkết quả hoạt động kinh doanh trong phạm vi quyền hạn của mình
Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật
Chịu trách nhiệm về kỹ thuật : Điều hành cán bộ kỹ thuật kiểm soát các trangthiết bị máy móc tại công ty
Trang 91.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu, mở rộng thị trường, giới
thiệu sản phẩm, lập kế hoạch kinh doanh
Đảm bảo việc tiếp nhận đầy đủ các ý kiến khiếu nại, phân loại, chuyển thông tinđến các bộ phận có chức năng thực hiện, theo dõi, ghi chép hồ sơ các khiếu nại củakhách hàng
Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác tài chính kế
toán, tín dụng theo đúng luật lế toán của Nhà nước, cụ thể là: Tổ chức và lưu trữ hệthống sổ sách, chứng từ kế toán và các vấn đề liên quan đến công tác kế toán của Công
ty theo đúng chế độ kế toán hiện hành Cung cấp các thông tin kế toán cho các bộ phậnliên quan, cố vấn cho Tổng giám đốc trong việc quản trị tài chính của Công ty
Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện các công việc liên quan đến công tác
văn phòng, hội họp, nhân sự: Soạn thảo, lưu trữ công văn giấy tờ…Giải quyết các vấn
đề liên quan đến người lao động theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và pháp luật hiệnhành Phòng tổ chức hành chính có liên quan mật thiết với ban lãnh đạo và các phòngban khác trong Công ty
Phòng dự án
Lập dự án cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Dự án phát triển khách hàng
1.3 Tình hình kinh doanh tại doanh nghiệp
Tóm tắt doanh thu, lợi nhuận trước thuế,lợi nhuận sau thuế, nộp ngân sách , chiphí dựa trên cơ sở báo cáo tài chính trong vòng 3 năm vừa qua:
Bảng 1.2 Tóm tắt các số liệu về tài chính trong 03 năm tài chính gần đây
Lợi nhuận sau thuế 245.254.789 279.437.071 514.795.652
(Nguồn: Báo cáo tài chính công ty giai đoạn 2014 – 2016)
1.4 Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT, của công ty cổ phần quốc tế Việt Á
Trang 10Qua quá trình tìm hiểu, điều tra và các số liệu thu thập được, tình hình ứng dụngCNTT, HTTT, tại công ty như sau:
1.4.1 Trang thiết bị phần cứng:
Tổng số máy chủ: 2 máy Dòng máy chủ công ty sử dụng là HP Proliant ML110G5 với các thông số kỹ thuật phần cứng:
Tổng số máy để bàn: 40
Tông số máy tích xách tay: 20
Tổng số máy in: 8 máy
Tổng số máy scan: 2
Tổng số switch 8 cổng: 5 chiếc
Công ty đảm bảo mỗi nhân viên văn phòng đều được trang bị một máy tính trongquá trình làm việc, tỉ lệ máy tính được kết nối Internet là 100%
1.4.2 Phần mềm ứng dụng tại công ty:
Hiện nay, công ty ứng dụng phần mềm vào các hoạt động như quản lý tài chính
kế toán, quản lý nhân sự tiền lương, quản lý tài sản, kho- vật tư…
Cụ thể các phần mềm như sau:
Phần mềm văn phòng Microsoft Office dùng trong soạn thảo văn bản, hợp đồng,tính toán, lập kế hoạch, lập báo cáo…
Công ty Cổ phần Quốc tế Việt Á đã ứng dụng ERP cho toàn bộ hệ thống Theo
đó, tất cả các phần mềm được tích hợp trong các bộ phận phòng ban đều liên kết và hoạt động thống nhất với nhau Hệ thống ERP đã cung cấp cho công ty cổ phần Việt Á các phần mềm ứng dụng khiến việc điều hành, kiểm soát cũng như tương tác giữa các bộ phận trở nên hiệu quả, nhanh chóng và đồng nhất hơn
.Sử dụng phần mềm bảo mật: phần mềm diệt virus Kaspersky được cài đặt trên
100 % máy tính của công ty
Hệ quản trị Oracle
Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Vacom ( phần mềm kế toán doanh nghiệp)Phần mềm kế toán hỗ trợ đắc lực trong nghiệp vụ kế toán cũng như quản lýdoanh nghiệp, phần mền tuân thủ theo đúng chế độ kế toán, tự động hóa toàn bộ cáckhâu kế toán từ khâu lập chứng từ, hạch toán, báo cáo Ngoài ra, phần mền có tính antoàn, bảo mật tốt, đơn giản và dễ sử dụng
Trang 111.5 Nguồn nhân lực CNTT
Phần mềm của công ty giúp cho nhân viên ở các phòng ban có thể thực hiện côngviệc của mình một cách hiệu quả và nhanh chóng Do vậy, hầu hết nhân viên ở cácphòng ban đều có thể sử dụng thành thạo phần mềm chuyên biệt của công ty Nhânviên còn được tham gia vào các khóa đào tạo về lĩnh vực tin học văn phòng, đượchướng dẫn để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả hơn Công ty rất chú trọng đếnviệc đào tạo trình độ nhân viên về lĩnh vực tin học, do vậy hiệu quả việc áp dụng hệthống thông tin vào công việc của từng nhân viên đều rất tốt
Trang 12PHẦN 2 HIỆN TRẠNG HTTT VÀ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG QUỐC TẾ VIỆT Á.
2.1 Thực trạng HTTT và tình hình ứng dụng CNTT tại công ty.
2.1.1 Một số vấn đề về thông tin và HTTT tại công ty.
Phương thức thu thập thông tin.
Nguồn thông tin được thu thập từ nội bộ công ty hoặc từ bên ngoài
Thu thập thông tin nội bộ: nhân viên của công tu thu thập thông tin qua cácnguồn tài liệu, tạp chí, báo cáo, văn bản được lưu trữ tại công ty tùy vào mục đích vàphạm vi sử dụng Những thông tin nội bộ của công ty phụ thuộc chặt chẽ vào vị trícông tác và quyền hạn của người thu thập
Thu thập thông tin từ bên ngoài công ty: các thông tin bên ngoài công ty vô cùng
đa dạng, thường là các thông tin về đối thủ cạnh trạnh tranh, về tình hình nhu cầu thịtrường, thị hiếu của khách hàng… Trong đó, cũng có nhiều thông tin cần bảo mật caonhư về đối thủ cạnh tranh, về nhu cầu thị trường… vì có liên quan mật thiết đến chiếnlược phát triển của công ty Với những thông tin bên ngoài cần có nhiều cách để thuthập như tìm kiếm trên mạng internet, điều tra, khảo sát trực tiếp và gián tiếp
Phương thức xử lý.
Nhân viên khi tiến hành thu thập tự tiến hành xử lý các thông tin thu thập được trong
đó các thông tin bên trong doanh nghiệp thường ít phải xử lý vì các thông tin này đã đượccác phòng ban nơi lưu trữ đã xữ lý để người bên trong doanh nghiệp có thể hiểu và sửdụng được, các thông tin bên ngoài doanh nghiệp cần phải dựa trên kinh nghiệm sẵn cócủa nhân viên và nhân viên phải tự xử lý các thông tin đã thu thập được
Các trường hợp cần tính toán thì sử dụng phần mềm office hoặc dưới sự trợ giúpcủa phần mềm kế toán Các kết quả, thông tin có ý nghĩa nhất rút ra được chủ yếu dựavào kinh nghiệm của nhân viên và quản lý, không có phần mềm hỗ trợ ra quyết địnhquản lý
Lưu trữ và truyền nhận thông tin: Phương thức truyền, nhận thông tin hiện nay
trong nội bộ công ty sử dụng đường truyền trên mạng LAN, Wifi và internet, nhậnthông tin giũa các cấp và các phòng ban với nhau Các tin tức nội bộ hoặc các thôngbáo có thể được thông tin trực tiếp hoặc thông qua bản thông báo hoặc qua mail
Trang 13Thông tin sau khi xử lý được lưu trữ dưới hai dạng bản cứng và bản mềm Các bảncứng được săp xếp theo thời gian hoăc nội dung tại các tủ hồ sơ tại các phòng ban.Tương tự các bản mềm được lưu trữ trên máy tính tại các bộ phận.
Thông tin được nhân viên khai thác theo quyền hạn của tương ứng của nhân viên đó
An toàn bảo mật thông tin tại công ty.Công ty đã áp dụng các chính sách bảo mật
thông tin tại doanh nghiệp ở nhiều mức khác nhau như sử dụng mật khẩu cho các thông tin
dữ liệu, , hệ thống tường lửa… Ngoài ra công ty còn thực hiện sao lưu dữ liệu hoạt độnghàng ngày Nhưng với sự phát triển của công nghệ thì thông tin có thể hoàn toàn bị đánhcắp từ trong nội bộ do việc bảo mật thông tin chưa được sự quản lý rõ ràng và thực hiệnhiệu quả
Theo như điều tra, chỉ có 80% số máy tính cá nhân sử dụng các phần mềmmiễn phí, có thể crack trên mạng, 20% máy tính là có sử dụng phần mềm diệt virut
có bản quyền được hỗ trợ từ nhà sản xuất cho thấy mức độ chú trọng tới công tácbảo mật của từng máy tính của nhân viên còn cao
Theo như khảo sát thì ở các máy tính của công ty đểu sử dụng các phươngpháp đảm bảo cho dữ liệu của máy tính: 25% số máy tính sử dụng ổ cứng độ bềncao cho máy tính để đảm bảo về dữ liệu, 25% lại sử dụng giải pháp đồng bộ lênmạng còn lại 50% sử dụng phương pháp sao lưu liên tục Qua việc thực hiện cácbiện pháp có thể thấy được rằng doanh nghiệp đã có những biện pháp cụ thể để đảmbảo an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp mình
Hệ thống thư điện tử được cấp từ hòm mail của công ty, đảm bảo 1 địa chỉ cốđịnh để liên lạc với các nhân viên
Hệ thống được định kỳ bảo trì 6 tháng/lần tương đối tốt Nội dung bảo trì baoquát và có trọng tâm trọng điểm
Hiện nay ở công ty, vấn đề bảo mật an toàn thông tin cần được xem xét ở haikhía cạnh
Thứ nhất là: về vấn đề an toàn thông tin cho cá nhân trong công ty, ý thức về antoàn thông tin chưa cao, đặc biệt là vấn đề phát sinh từ bản quyền phần mềm, các nhânviên còn sử dụng các phần mềm không có bản quyền thông qua những phần mềmcrack hay những trang chia sẻ không an toàn trên mạng => nguy cơ lây lan virus,spyware tới máy tính cá nhân là tương đối cao Do sử dụng phần mềm không có bản