Nghiên cứu công tác quản trị của doanh nghiệp

Trong xã hội đang ngày càng xã hội hóa, hiện đại hóa hiện nay, việc hội nhập với nền kinh tế thế giới, đã mang đến nhiều cơ hội phát triển lớn cho Việt Nam. Tham gia vào các tổ chức kinh tế thế giới đã đem lại cho nước ta nhiều thuận lợi, tạo điều kiện cho các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam có cơ hội giới thiệu quảng bá, giới thiệu sản phẩm của mình đến nhiều quốc gia trên thế giới.

Danh sách thành viên nhóm 1: Nhóm trường: Nguyễn Đức AnhThư ký: Phạm Thị Anh

Thành viên:

- Phạm Hoàng Anh

- Đặng Lê Đức Anh

- Trần Xuân Bảo

- Nguyễn Thị Bích

- Vũ Ngọc Diệp

- Nguyễn Công Đức

- Phạm Quang Đức

- Trần Hữu Đức

1 Lời mở đầu

Trong xã hội đang ngày càng xã hội hóa, hiện đại hóa hiện nay, việc hội nhập với nền kinh tế thế giới, đã mang đến nhiều cơ hội phát triển lớn choViệt Nam Tham gia vào các tổ chức kinh tế thế giới đã đem lại cho nước

ta nhiều thuận lợi, tạo điều kiện cho các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam có cơ hội giới thiệu quảng bá, giới thiệu sản phẩm của mình đến nhiều quốc gia trên thế giới

Để có thể tồn tại và phát triển trong thời đại như hiện nay, các doanh nghiệp phải tìm ra, xác định hướng đi thích hợp cho bản thân mình Phải đầu tư kỹ thuật mới, công nghệ tiên tiến, nguồn nhân lực tài năng để có thể nâng cao chất lượng, giảm giá thành sản phẩm mà vẫn giữ được nguồn lợi cho bản thân Để có thể làm được như vậy, công tác quản trị đã trở thành một phần quan trọng, không thể thiếu trong mỗi tổ chức doanh nghiệp vì nó sẽ quyết định sự thành công hay thất bại cũng như thúc đẩy

sự tồn tại và phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp

Nghiên cứu sâu về vấn đề này, nhóm 1 chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích và nghiên cứu công tác quản trị của công ty VINAMILK”- một trong những doanh nghiệp sản xuất và bán sữa hàng đầu Việt Nam

2 Lý thuyết

2.1 Khái niệm về quản trị

Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoặc định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của tổ chức

(Managament Agolo Kinicki, Williams Mc Graw Hill Irwin-New York 2006)

Bên cạnh đó có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ “Quản trị”:

• Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục đích đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường ( Lý thuyết quản trị kinh doanh, trườngĐHKTQD-NXB Thống kê 1994)

• Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thể hiện) của những người khác (Quản trị DNTM GS TS Phạm Vũ Luận-NXB Thống kê 2004)

• Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được nhữngkết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được(Quản trị học căn bản, Japie H Donnelly, L Gibson-NXB Thống

kê 2001)

2.2 Nhà quản trị

•Theo chức năng quản trị: Nhà quản trị là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

•Theo hoạt động tác nghiệp: Nhà quản trị là người đảm nhận chức

vụ nhất định trong tổ chức, điều khiển công việc của các bộ phận,cá nhân dưới quyền và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ

2.3 Thông tin và ra quyết định quản trị

• Thông tin nói chung là một khái niệm khá rộng và có nhiều cách hiểu khác nhau tùy thuộc mục đích nghiên cứu của từng lĩnh vực

• Ra quyết định quản trị là việc lựa chọn một hay một số phương án hoạt động cho tổ chức nói chung hay cho việc thực hiện một công việc nào đó nhằm đạt được những mục tiêu đã định

2.4 Chức năng hoạch định

Hoạch định là một quá trình liên quan đến tư duy và ý chí của con người, bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu, định rõ chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc, các kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu

2.4.1 Tác dụng

Trong điều kiện môi trường luôn biến động, nội bộ các tổ chức luônchứa đựng những rủi ro tiềm ẩn, để thích nghi với những biến động củamôi trường cũng như tối thiểu hóa những rủi ro bên trong trước hết nhàquản trị cần sử dụng đến chức năng hoạch định vì nó đem lại cho tổ chứcbốn lợi ích (tác dụng) sau đây:

- Nhận diện các thời cơ (cơ hội) kinh doanh trong tương lai

- Có kế hoạch né tránh hoặc tối thiểu hóa các nguy cơ, khó khăn

- Triển khai kịp thời các chương trình hành động, có nghĩa là tạo tínhchủ động trong thực hiện

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra được dễ dàng, thuậnlợi

2.4.2 Phân loại hoạch định

Có nhiều căn cứ để phân loại hoạch định Căn cứ thường được sửdụng là thời gian, theo đó hoạch định thường được phân làm hai loại:

- Hoạch định chiến lược: trong loại hoạch định này nhà quản trị thiếtlập mục tiêu dài hạn và các biện pháp tổng thể để đạt được mục tiêutrên cơ sở những nguồn lực hiện có và những nguồn lực có thể huyđộng

- Hoạch định tác nghiệp: là hoạch định nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng ở các đơn vị cơ sở, mang tính chi tiết và ngắn hạn, thường ở cáclĩnh vực cụ thể

2.4.3 Các thành phần của hoạch định:

Chức năng hoạch định đòi hỏi nhà quản trị phải đưa ra các quyếtđịnh về bốn vấn đề cơ bản: mục tiêu, biện pháp, nguồn lực và việc thựchiện Các thành phần này có thể được xem xét một cách riêng lẻ nhưngtrên thực tế chúng gắn liền với nhau

2.5 Chức năng tổ chức

Tổ chức là quá trình xác định công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của

mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.

2.5.1 Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức:

Tương thích giữa hình thức và chức năng

Thống nhất chỉ huy tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn

Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữacác đơn vị, cá nhân

Đảm bảo sự tin cậy của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức

Cấu trúc tổ chức phải linh hoạt có khả năng thích ứng đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong

tổ chức

Sử dụng chi phí phải đạt hiệu quả cao nhất

2.5.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức:

Mục tiêu và chiến lược của tổ chức

Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức

Quy mô tổ chức

Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức

Môi trường bên ngoài của tổ chức

Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị

2.5.3 Các mô hình cấu trúc tổ chức:

Cấu trúc tổ chức đơn giản

• Đặc điểm:

• Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người

• Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều

• Mọi thông tin đều được tập trung về người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó

• Ưu điểm: Gọn nhẹ, linh hoạt; chi phí quản lý thấp, có thể mang lại hiệu quả cao; kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng, có thể hạn chế mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ

• Nhược điểm: Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, hạn chế tính chuyên môn hóa Xảy ra tình trạng quá tải đối với cấp quản trị

2.5.4 Cấu trúc tổ chức chức năng

• Đặc điểm:

• Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng mỗi tuyến là một bộphận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức mỗi bộ phận này được đặt dưới sự điều hành của một giám đốc chức năng

• Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập chunglại trong một tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, thương mại nhân sự, tài chính, marketing,

• Ưu điểm: Phản ánh logic chức năng; tuân thủ nguyên tắc

chuyên môn hóa công việc; nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu; đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự; dễ kiểm soát

• Nhược điểm: Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm

về lợi nhuận; tầm nhìn bị hạn chế; tính phối hợp kém giữa các

bộ phận chức năng; tính hệ thống bị suy giảm; kém linh hoạt

2.5.5 Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm

• Đặc điểm:

• Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhậm toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định

• Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc

• Ưu điểm: Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm; trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới; phối hợp tốt giữa các bộ phận, các nhóm trong tổ chức; rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị; linh hoạt trong việc đa dạng hóa,có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường

• Nhược điểm: Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp; công việc có thểtrùng lặp ở các bộ phận khác nhau dẫn tới chi phí và giá thành cao; khó kiểm soát; cạnh tranh nội bộ về quyền lực

2.5.6 Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý

địa phương; tận dụng tốt các lợi thế theo vùng; quan hệ tốt với các đại diện đại phương; tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên.

• Nhược điểm: Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp; công việc có thểbị trùng lặp ở các khu vực khác nhau; phân tán nguồn lực; khó kiểm soát

2.5.7 Cấu trúc tổ chức theo định hướng khách hàng

• Đặc điểm:

• Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó

• mỗi đơn vị khách hàng tập chung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt

• Ưu điểm: Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau; toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào kết quả cuối cùng; rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

• Nhược điểm: Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp; công việc có thểbị trùng lặp ở các khách hàng khác nhau; khó kiểm soát; cạnh tranh nội bộ về quyền lực

2.5.8 Cấu trúc tổ chức dạng ma trận

Đặc điểm:

• Cấu trúc ma trận là cấu trúc kết hợp tất cả các cấu trúc tổ chức trên để vận dụng các uuw điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa nững nhược điểm của chúng

• Cấu trúc ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý) vì vậy tồn tại hai tuyến chỉ đạo trực tuyến

• Ưu điểm; Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích; trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ; phối hợp tốt giữa các bộ phận; rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.

• Nhược điểm: Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh; có

sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận; khó kiểm soát

• Nhược điểm: Cấu trúc tổ chức phức tạp; quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột; khó kiểm soát

tổ chức hay một nhóm và biết sử dụng quyền lực của mình để gây ảnhhưởng cho những người cấp dưới thực hiện tầm nhìn đó

2.6.1 Phẩm chất của người lãnh đạo

Stogdill đã tổng kết và đánh giá lần thứ 2 vào năm 1974 trên cơ sởnghiên cứu 163 đề tài và rút ra 13 phẩm chất chính của người lãnh đạothành công như:

• Khả năng thích ứng

• Am hiểu môi trường xã hội

• Tham vọng và định hướng thành tựu

• Quyết đoán

• Có tinh thần hợp tác

• Mạnh dạn

• Đáng tin cậy (chỗ dựa của nhân viên)

• Thống trị (có khả năng ảnh hưởng đến người khác)

• Nghị lực

• Kiên trì

• Tự tin

• Chịu đựng được sự căng thẳng

• Sẵn sàng chịu trách nhiệm

Cũng theo Stogdill, rất khó để nhà lãnh đạo có đầy đủ các phẩm chấtnày ở mức độ cao, xong nhà lãnh đạo càng có nhiều phẩm chất ở mức độcao thì khả năng thành công càng cao

2.6.2 Phong cách lãnh đạo

Phong cách lãnh đạo là cách thức theo đó người lãnh đạo cư xử đốivới các nhân viên dưới quyền và phạm vi các vấn đề mà họ được phép raquyết định

Theo Kurt Lewin có 3 phong cách lãnh đạo chủ yếu sau đây:

• Phong cách độc đoán Là phong cách trong đó người lãnh đạo sẽtrực tiếp ra các quyết định mà không cần tham khảo ý kiến củangười dưới quyền.

• Phong cách dân chủ Là phong cách trong đó người lãnh đạo racác quyết định trên cơ sở bàn bạc trao đổi và tham khảo ý kiếncủa cấp dưới

• Phong cách tự do Là phong cách trong đó người lãnh đạo chophép người dưới quyền ra các quyết định riêng của mình và họ íttham gia vào việc ra quyết định

2.7 Chức năng kiểm soát

Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo

tổ chức đạt được mục tiêu

2.7.1 Mục đích

• Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế hoạch đã định

• Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu

• Xác định và dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầura

• Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cánhân, bộ phận trong tổ chức

• Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy,quyền hành và chế độ trách nhiệm

• Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biểu mẫu thíchhợp

• Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị

2.7.2 Các nguyên tắc kiểm soát

Để thực hiện có hiệu quả công tác kiểm soát, cần thực hiện theo cácnguyên tắc kiểm soát sau đây:

• Việc kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức vàphải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát Chẳnghạn, kiểm soát hoạt động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tàichính, kiểm soát công tác của phó giám đốc khác kiểm soát côngtác của tổ trưởng

• Việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị.Kiểm soát là nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn

đề đang xảy ra mà họ quan tâm Vì vậy việc kiểm soát phải xuấtphát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp chohọ những thông tin phù hợp

• Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu,những yếu tố có ý nghĩa đối với hoạt động của tổ chức Đó là cácđiểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu, tình trạng không đạt mục tiêu, đolường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm

về sự thất bại, ít tốn kém nhất, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất

• Việc kiểm soát phải khách quan Nếu việc kiểm soát được thựchiện với những định kiến, thiên vị… sẽ cho kết quả không đúng,sai lệch

• Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầukhông khí của tổ chức Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căngthẳng, mâu thuẫn không đáng có

• Việc kiểm soát phải tiết kiệm Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏinhững chi phí nhất định Do vậy cần phải tính toán để làm saohoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất

• Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động Việc kiểm soát chỉ cóhiệu quả khi nếu có những sai lệch thì được tiến hành sửa sai, điềuchỉnh Nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa

2.7.3 Các loại hình kiểm soát:

Có 3 loại hình kiểm soát: