CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG BHXH CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ, BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH KHÁNH HÒA 2016 – 2018. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH KHÁNH HÒA.
Trang 1CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ BẢO QUẢN HỒ
SƠ HƯỞNG BHXH
1.1: Khái quát về hồ sơ hưởng BHXH:
1.1.1: Khái niệm hồ sơ hưởng BHXH:
Khái niệm hồ sơ hưởng BHXH là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một đối tượng hưởng chế độ BHXH được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi đối tượng hưởng thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan BHXH
Hiểu trên phạm vi hẹp liên quan đến việc thực hiện thủ tục hành chính thì hồ sơ hưởng BHXH là những loại giấy tờ mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính cần phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan BHXH khi thực hiện yêu cầu giải quyết chế
độ BHXH cho người lao động
Hiểu trên phạm vi rộng liên quan đến việc quá trình lưu trữ thì hồ sơ hưởng BHXH
là những loại giấy tờ mà người lao động và người sử dụng lao động cần phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan BHXH khi thực hiện thủ tục yêu cầu hưởng BHXH cho người lao động và giấy tờ do cơ quan BHXH giải quyết các yêu cầu của người
đề nghị hưởng
1.1.2: Tính đặc thù của hồ sơ hưởng BHXH:
Hồ sơ hưởng BHXH là tổng hợp quá trình và mức độ tham gia BHXH của NLĐ,
sự đóng góp của NSDLĐ, trên cơ sở tài liệu gốc như lý lịch, hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, sổ BHXH… để cơ quan chức năng làm căn cứ lập và xác định các quyền lợi, chế độ BHXH đối với NLĐ Ngoài những đặc tính chung của
hồ sơ tài liệu lưu trữ, hồ sơ hưởng BHXH có những đặc thù riêng như sau:
- Hồ sơ hưởng BHXH hình thành khi có phát sinh đối tượng hưởng BHXH
- Hồ sơ hưởng BHXH khi được cơ quan có thẩm quyền xác lập thì đó là cơ sở pháp lý để thực hiện chế độ BHXH
- Phân loai theo thời gian thì hồ sơ hưởng BHXH chia thành 2 loại hồ sơ:
+Hồ sơ hưởng các chế độ thường xuyên (hàng tháng): là hồ sơ của đối tượng hàng tháng được lĩnh lương hưu hoặc trợ cấp BHXH Mức lương hưu hoặc trợ cấp hàng tháng của NLĐ được pháp luật quy định theo mức độ tham gia BHXH của người
đó Hồ sơ hưởng BHXH thường xuyên có các loại sau: hưu trí, mất sức lao động, TNLĐ, tử tuất, trợ cấp cho cán bộ xã, phường
+ Hồ sơ hưởng các chế độ một lần: là hồ sơ của đối tượng chỉ được lĩnh trợ cấp một lần, mức trợ cấp do pháp luật quy định gồm hồ sơ hưởng các chế độ ngắn hạn:
ốm đau, thai sản, trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe
1.1.3: Yêu cầu hồ sơ hưởng:
Trang 21.1.3.1: Yêu cầu về biểu mẫu hồ sơ hưởng các chế độ BHXH:
- Mẫu biểu hồ sơ hưởng các chế độ theo điều 4 quyết định 636/QĐ-BHXH
về việc ban hàn quy định về hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH:
+ Các mẫu hồ sơ hưởng BHXH và các mẫu, biểu hồ sơ theo danh mục đính kèm văn bản này từ số 01A-HSB đến số 25D-HSB do BHXH Việt Nam ban hành và quản lý thống nhất
+ BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân; BHXH huyện; người lao động; thân nhân người lao động; người sử dụng lao động; các cá nhân, tổ chức có liên quan và chính quyền địa phương căn cứ các mẫu, biểu quy định tại văn bản này để thực hiện
+ Mẫu đơn, mẫu tờ khai, mẫu văn bản được cơ quan BHXH cấp miễn phí hoặc do người lao động, người sử dụng lao động in, chụp, đánh máy, viết tay theo nội dung mẫu quy định
+ Mẫu giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH và các giấy tờ khác
do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh cấp nêu trong văn bản này thực hiện theo quy định hiện hành cho đến khi Bộ Y tế có quy định mới
1.1.3.2: Số hồ sơ hưởng các chế độ BHXH:
+ Số hồ sơ hưởng chế độ hưu trí, BHXH một lần, chế độ TNLĐ, BNN, chế độ tử tuất là số sổ BHXH hoặc số sổ hưu trí, trợ cấp BHXH hàng tháng (nếu không thuộc diện phải cấp sổ BHXH theo quy định)
+ Sổ BHXH (bao gồm tờ bìa và các trang tờ rời) sau khi đã giải quyết hưởng chế
độ hưu trí, tử tuất, BHXH một lần được lưu trữ tại cơ quan BHXH theo quy định 1.1.3.3: Vai trò của hồ sơ hưởng trong tổ chức thực hiện BHXH:
Nước ta đã xây dựng và thực hiện chính sách BHXH cho NLĐ trên 40 năm nay
và đã đạt được những kết quả to lớn trong việc làm ổn đinh đời sống cho hàng chục triệu NLĐ và gia đình họ trong các trường hợp ốm đau, thai sản, TNLĐ, mất sức lao động, hưu trí và tử tuất Với kết quả đó, chính sách BHXH đã góp phần tích cực động viên cán bộ công nhân viên chức Nhà nước, lực lượng vũ trang và NLĐ tham gia chiến đấu, lao động sản xuất trong sự nghiệp bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế - xã hội Để thực hiện đúng các chế độ BHXH thì hồ sơ hưởng BHXH có vai trò hết sức quan trọng Vai trò đó được thể hiện qua các nội dung sau:
- Trước hết hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để thực hiện các chế độ BHXH Chẳng hạn muốn tính được trợ cấp ốm đau người cán bộ BHXH phải biết được mức tiền lương hoặc tiền công đóng BHXH của tháng liền kề, thời gian đóng
Trang 3BHXH, điều kiện làm việc của đối tượng trước khi nghỉ ốm; hoặc muốn giải quyết được chế độ hưu trí, cán bộ BHXH phải tính được mức tiền lương hoặc tiền công tháng đóng BHXH của những năm cuối trước khi nghỉ hưu, thời gian (số năm) đóng BHXH của đối tượng, điều kiện làm việc của đối tượng Những nội dung
mà cán bộ BHXH cần đã được phản ánh trong hồ sơ hưởng chế độ ốm đau và hồ
sơ hưởng chế độ hưu trí
+ Hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp về BHXH (khiếu nại, tố cáo) Khi có xảy ra tranh chấp về BHXH, chẳng hạn như đối tượng được hưởng chính sách BHXH khiếu nại về việc cơ quan BHXH thanh toán không đúng chế độ cho họ hoặc người dân tố cáo cán bộ của cơ quan BHXH giải quyết cho một số trường hợp hưởng chế độ hưu trí không đúng chế độ…) Để giải quyết được những sự việc nói trên thì thanh tra của BHXH hoặc cơ quan thực thi pháp luật có thẩm quyền trước hết phải thu thập hồ sơ (hồ sơ gốc), tài liệu có liên quan; đói chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, từ đó mới đưa ra được các kết luận, giải quyết vấn đề
- Hồ sơ BHXH còn là cơ sở để điều chỉnh trợ cấp BHXH, lương hưu cho các đối tượng đang hưởng BHXH giữa các thời kỳ Cùng với việc đổi mới về kinh tế, trong thời gian qua Đảng và Nhà nước đã có nhiều lần sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách BHXH cho phù hợp với tình hình thực tế của đất nước
- Ngoài ra hồ sơ hưởng BHXH còn là cơ sở để giải quyết một số chính sách xã hội khác như: Chính sách người có công, chính sách nhà đất cho cán bộ công nhân viên đã nghỉ việc hưởng chế độ BHXH, đồng thời các thông số từ hồ sơ hưởng BHXH còn giúp cho việc nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi và hoạch định chính sách BHXH phù hợp với hiện tại và phát triển của BHXH trong tương lai
1.2: Nội dung về công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH:
1.2.1: Nội dung về công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH:
1.2.1.1: Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp hồ sơ hưởng vào cơ quan lưu trữ (Điều 12 – Số 1139/QĐ – BHXH):
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ các trường hợp quy định tại Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều này
b) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được duyệt quyết toán
c) Đối với hồ sơ hưởng các chế độ BHXH:
- Tại BHXH Việt Nam: Hàng tháng, Trung tâm Lưu trữ tiếp nhận đưa vào lưu trữ 01 bộ hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng từ BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân, BHXH Ban Cơ yếu Chính phủ chuyển đến đã giải quyết trong tháng trước cùng Danh sách giải
Trang 4quyết đối với từng loại chế độ và Danh sách điều chỉnh, hủy, tạm dừng, hưởng tiếp các chế độ BHXH theo biểu mẫu quy định của BHXH Việt Nam đồng thời kèm cơ sở dữ liệu “Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng”
- Tại BHXH tỉnh: Chậm nhất ngày làm việc cuối cùng của tháng, Phòng Chế độ BHXH chuyển cho Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ 02 bộ hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng kèm theo Danh sách giải quyết hưởng chế độ BHXH đối với từng loại chế độ hàng tháng và Danh sách giải quyết điều chỉnh, hủy, tạm dừng, hưởng tiếp các chế độ BHXH theo biểu mẫu của BHXH Việt Nam quy định để quản lý, lưu trữ
- Trước ngày 10 hàng tháng Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ chuyển hồ sơ cùng Danh sách theo quy định tại Tiết 1 Điểm c Khoản 1 Điều này và cơ sở
dữ liệu hàng tháng theo địa chỉ đường truyền
- Trước ngày 10 tháng 01 năm sau, Phòng Chế độ BHXH chuyển toàn bộ
hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp đã giải quyết trong năm trước cho Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ thực hiện quản lý lưu trữ
- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại Điểm a, b Khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu
Thành phần hồ sơ:
- Tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành
+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong
+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn
vị chủ trì)
+ Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo
- Đối với hồ sơ hưởng các chế độ BHXH, thành phần hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương như sau:
+ Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH hàng tháng gồm:
Hồ sơ hưởng lương hưu hàng tháng;
Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động hàng tháng;
Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp hàng tháng;
Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất hàng tháng;
Hồ sơ hưởng chế độ mất sức lao động hàng tháng;
Hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp cán bộ xã, phường
Trang 5+ Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh tiếp nhận, quản lý lưu trữ
hồ sơ hưởng các chế độ BHXH gồm:
Hồ sơ hưởng lương hưu hàng tháng;
Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động hàng tháng, một lần;
Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp hàng tháng, một lần;
Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất hàng tháng, một lần;
Hồ sơ hưởng chế độ mất sức lao động;
Hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp cán bộ xã, phường;
Hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp;
Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH khác theo quy định
+ Lưu trữ BHXH huyện tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH gồm:
Hồ sơ hưởng BHXH một lần theo Điều 55, Điều 73 Luật Bảo hiểm xã hội và các hồ sơ hưởng các chế độ BHXH khác theo quy định
Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (thực hiện theo Mẫu số 3) và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (thực hiện theo Mẫu số 4) Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ
cơ quan giữ mỗi loại một bản
1.2.1.2: Trách nhiệm của cơ quan lưu trữ hồ sơ (Điều 14 – Số 1139/QĐ – BHXH):
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu và vào sổ nhập tài liệu lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 5)
Đối với việc tiếp nhận hồ sơ hưởng các chế độ BHXH thực hiện như sau:
a) Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam kiểm tra tính pháp lý, thủ tục hồ sơ Trường hợp phát hiện hồ sơ thiếu, hồ sơ không đầy đủ thủ tục, không đảm bảo tính pháp lý thông báo cho BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân, BHXH Ban Cơ yếu Chính phủ để bổ sung, hoàn chỉnh; tập hợp chuyển Ban Thực hiện chính sách BHXH để xem xét, giải quyết các
hồ sơ không đúng quy định của pháp luật, của BHXH Việt Nam
b) Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ kiểm tra tính pháp lý, thủ tục hồ sơ Trường hợp phát hiện thấy hồ sơ không đầy đủ thủ tục, không đảm bảo tính pháp lý, hồ sơ giải quyết chưa đúng quy định, Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ
sơ lập danh sách báo cáo Giám đốc BHXH tỉnh
- Giám đốc BHXH tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo các phòng nghiệp vụ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ trên, báo cáo bằng văn bản và gửi bổ sung hồ sơ về Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam để quản lý, lưu trữ
Trang 6- Trường hợp đối tượng đang hưởng BHXH có thay đổi, điều chỉnh, giải quyết lại, BHXH tỉnh có trách nhiệm bổ sung phiếu điều chỉnh, quyết định điều chỉnh và các giấy tờ có liên quan vào hồ sơ lưu trữ tại BHXH tỉnh và gửi 01 bản về BHXH Việt Nam (Trung tâm Lưu trữ) để quản lý lưu trữ
1.2.1.3: Quy trình lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH (Điều 15 – Số 1139/QĐ – BHXH)
Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH được tổ chức lưu trữ theo mô hình thống nhất từ Trung ương đến địa phương; quản lý bằng phần mềm ứng dụng
“Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng” Hồ sơ đưa vào lưu trữ được phân loại theo từng loại chế độ, thời gian giải quyết hưởng các chế độ BHXH
Đối với hồ sơ hưởng các chế độ BHXH tiếp nhận mới hàng tháng, BHXH tỉnh sau khi hoàn tất việc kiểm tra chuyển toàn bộ hồ sơ vào quản lý, lưu trữ theo đúng vị trí được định vị tự động theo phần mềm của BHXH Việt Nam
1.2.2: Bảo quản hồ sơ hưởng BHXH:
a) Kho phải cao ráo, thông thoáng, sạch sẽ, không để bụi bẩn, úng ngập
b) Kho phải xa nơi có chất nổ, chất dễ cháy, không bị ánh nắng chiếu trực tiếp vào
c) Kho phải có đủ các trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu và có biện pháp phòng, chống hiệu quả về: cháy, nổ, ẩm mốc, mối, mọt, chuột, kẻ gian phá hoại; bố trí cầu dao cắt diện từng phần hoặc toàn bộ mạch điện khi cần thiết
d) Kho phải được trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên dùng để bảo quản hồ sơ, tài liệu như: giá, hộp, tủ, bìa hồ sơ; đảm bảo môi trường lưu trữ thích hợp để bảo quản
an toàn các loại tài liệu lưu trữ Giá, hộp, bìa bảo quản hồ sơ, tài liệu thực hiện theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012: bìa hồ sơ lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 13), TCVN 9252:2012; hộp bảo quản tài liệu lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 14), TCVN 9253:2012 và giá bảo quản tài liệu lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 15)
đ) Từng bước hiện đại hóa công tác lưu trữ để nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ
an toàn và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 1.2.2.2: Tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ trong kho a) Tài liệu lưu trữ được sắp xếp trong kho phải đảm bảo tính khoa học, an toàn, tiết
Trang 7kiệm diện tích sàn kho và vận dụng phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể trong
b) Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp đựng tài liệu theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho
c) Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt, mỗi hàng giá không dài quá 10 mét Các hàng giá được đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 - 0,6 mét Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7 - 0,8 mét, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 - 1,4 mét
- Lập sơ đồ giá bảo quản tài liệu trong kho, sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản tài liệu của các đơn vị trong kho
1.3: Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ BHXH:
* Nhân tố khách quan:
- Nóng và ẩm làm gia tăng tác động của Acid, làm tăng nấm mốc Ẩm làm mềm độ dính Làm yếu sợi giấy Nhiệt độ cao làm cho giấy giòn hơn
- Ánh sáng là nguyên nhân của hiện tượng quang phân (photolysis) do giấy bị yếu
đi, mực và màu bị mờ, và làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ Các tia cực tím (U.V) của ánh sáng là nguyên nhân phá hoại nhiều nhất
- Dao động về độ ẩm và nhiệt độ sẽ ảnh hưởng tới các loại tài liệu có độ hút ẩm cao là nguyên nhân khiến các cuốn sách bị biến dạng
- Acid là nguyên nhân của thủy phân Acid (Acid hydrolysis) là hiện tượng của việc
tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu đi Các nguồn Acid có trên tờ giấy có thể sản sinh là
từ quá trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm khung và ô nhiễm không khí
- Côn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da và hầu hết các đồ lưu trữ khác
- Nấm và mốc tạo ra Acid phá hủy tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng tới kích thước của tài liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy và biến màu Nấm và mốc rất phát triển trong môi trường có tính Acid
- Bụi sản sinh từ trong không khí, bào tử mốc, bụi có chứa trong các loại vật liệu dùng trong lưu trữ dễ bị gỉ
- Điều kiện kho kém do sách và tài liệu bị nhồi nhét chặt, đặc biệt là khi lưu trữ các bản đồ Các vật liệu bao gói có tính Acid và lưu huỳnh
- Các rủi ro khác như hỏa hoạn, nước, hoặc sập giá tài liệu
Trang 8* Nhân tố chủ quan:
- Trình độ của cán bộ lưu trữ BHXH có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu, hồ sơ trong kho lưu trữ cơ quan Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu, hồ
sơ của cơ quan 1 cách khoa học, hợp lí, dễ tra tìm Ngược lại, trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của
cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu
- Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trong quá trình cầm, tác động đến tình trạng vật lý, dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ
Trang 9CHƯƠNG 2: THỤC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ, BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH KHÁNH HÒA 2016 – 2018
2.1: Sơ lược BHXH tỉnh Khánh Hòa
2.1.1 Giới thiệu sơ lược về Tỉnh Khánh Hòa
Khánh Hòa là một tỉnh duyên hải Nam Trung Bộ Việt Nam, giáp với tỉnh Phú Yên
về hướng Bắc, tỉnh Đắk Lắk về hướng Tây Bắc, tỉnh Lâm Đồng về hướng Tây Nam, tỉnh Ninh Thuận về hướng Nam và Biển Đông về hướng Đông; có mũi Hòn Ðôi trên bán đảo Hòn Gốm huyện Vạn Ninh, là điểm cực Ðông trên đất liền của nước ta
Dân số Khánh Hòa (theo số liệu đến ngày 01-04-2019) là 1.231.107 người người với 32 dân tộc đang sinh sống (Kinh, Raglai, Hoa, Ê-đê, Cơ-ho, một nhóm nhỏ dân tộc Tày, Nùng, Mường, Thái, Chăm, Khmer, Thổ ) Diện tích tự nhiên của Khánh Hòa, cả trên đất liền và hơn 200 đảo và quần đảo là 5.197 km2 Bờ biển dài 385
km với nhiều cửa lạch, đầm, vịnh, nhiều đảo và vùng biển rộng lớn Ðặc biệt, Khánh Hòa có Trường Sa là huyện đảo, nơi có vị trí kinh tế, an ninh quốc phòng trọng yếu Khánh Hòa hiện nay bao gồm 2 thành phố trực thuộc tỉnh (Nha Trang
và Cam Ranh), 1 thị xã (Ninh Hòa) và 6 huyện (Vạn Ninh, Diên Khánh, Khánh Vĩnh, Khánh Sơn, Cam Lâm và huyện đảo Trường Sa) với tổng diện tích 5217,6 km².Tỉnh Khánh Hòa nằm ở vị trí thuận tiện về giao thông đường bộ, đường sắt, đường biển và đường hàng không Việc giao lưu kinh tế, văn hóa giữa Khánh Hòa
và các tỉnh thuận lợi nhờ đường sắt và Quốc lộ 1A xuyên suốt chiều dài của tỉnh 2.1.2 Giới thiệu về cơ quan BHXH Tỉnh Khánh Hòa
- Bảo hiểm xã hội (BHXH) tỉnh Khánh Hòa là cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa, được thành lập theo Quyết định số 21/QĐ/TC-CB ngày 15/7/1995 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, trụ sở chính 25 Tô Vĩnh Diện, thành phố Nha Trang Bảo hiểm xã hội tỉnh Khánh Hòa có chức năng thực hiện các chế độ chính sách BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa, đảm bảo vấn đề an sinh xã hội của tỉnh ngày một phát triển và ổn định bền vững
- BHXH Tỉnh Khánh Hòa gồm 11 phòng ban, trong đó Văn phòng Bảo hiểm xã hội tỉnh có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý và tổ chức thực hiện các công tác: Tổng hợp, hành chính, quản trị, ISO, tuyên truyền và công tác lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có nhiệm vụ:
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Bảo hiểm xã hội tỉnh; theo dõi, đôn đốc của Bảo hiểm xã
Trang 10hội tỉnh theo quy định hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng; tổng hợp, xử lý các thông tin, tài liệu và số liệu cần thiết để cung cấp theo yêu cầu của Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư của Bảo hiểm xã hội tỉnh theo đúng quy định; thực hiện công tác bí mật, lưu trữ; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh theo chức năng, nhiệm vụ được giao
- Thực hiện việc kiểm tra văn bản do Bảo hiểm xã hội tỉnh ban hành theo quy định; quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định
- Theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện các nội quy, quy chế của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh; tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản và các phương tiện hoạt động của cơ quan; thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường, phòng cháy, chữa cháy
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai và theo dõi việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn trong toàn hệ thống Bảo hiểm xã hội tỉnh
- Xây dựng kế hoạch xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa tài sản, phương tiện, in
ấn tài liệu phục vụ hoạt động của cơ quan; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện sau khi phê duyệt
- Tổ chức thực hiện công việc về hành chính, lễ tân, khánh tiết của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh
- Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các chế độ đối với công chức, viên chức thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và của Bảo hiểm xã hội tỉnh; phối hợp với Công đoàn cùng cấp và các đơn vị
có liên quan chăm lo đời sống của công chức, viên chức thuộc hệ thống Bảo hiểm
xã hội tỉnh
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị nghiệp vụ liên quan xây dựng kế hoạch thông tin, tuyên truyền, phổ biến các chế độ, chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo chỉ đạo, hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt; quản lý trang tin điện tử của Bảo hiểm xã hội tỉnh trên Internet, trực tiếp biên tập thông tin đăng tải trên trang tin điện tử của Bảo hiểm xã hội tỉnh trên Internet theo quy định
- Hướng dẫn, kiểm tra các phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện lập, quản lý
hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu bảo đảm an toàn, bí mật tài liệu hồ sơ theo quy định
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ của các phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện; thực hiện việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu theo quy định
- Phân loại, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, thống kê, khai thác, tra cứu