Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Hợp tác Thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ

Dựa trên các khảo sát thực tế về nghiệp vụ và nhu cầu của doanh nghiệp, em xin đề xuất đề tài khóa luận: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Hợp tác

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô giáo Thạc sĩ NguyễnHằng Giang đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện khóaluận tốt nghiệp

Em cũng xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất đến thầy cô giáo đã giảng dạy emtrong suốt bốn năm ngồi trên ghế giảng đường trường Đại học Thương mại, nhữngkiến thức mà em nhận được sẽ là hành trang giúp em vững bước trong tương lai

Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý Công ty TNHH Hợp tác thương mại

và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhânviên trong công ty đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu trong suốt thời gianthực tập tại công ty

Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp trong phạm vi vàkhả năng của bản thân, nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Kínhmong nhận được sự chỉ bảo của quý thầy cô để khóa luận hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1

2 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 2

3 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 2

4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN 3

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN 5

Chương 1TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HỢP TÁC THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG NGHỆ NAM MỸ 5

1.1 Khái niệm chung 5

1.1.1 Khái niệm cơ bản về HTTT 5

1.1.2 Khái niệm cơ bản về quản trị kinh doanh 5

1.2 Cơ sở lý thuyết 6

1.2.1 Cơ sở lý thuyết về quản trị kho hàng 6

1.2.2 Cơ sở lý thuyết về phân tích thiết kế HTTT 9

1.3 Phần mềm Microsoft Access 17

Chương 2 PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HỢP TÁC THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG NGHỆ NAM MỸ 19

2.1 Tổng quan về công ty và tình hình kinh doanh của công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ 19

2.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty 19

2.1.2 Các lĩnh vực kinh doanh 22

2.1.3 Tình hình kinh doanh của công ty 23

2.2 Phân tích đánh giá thực trạng về HTTT quản lý kho hàng tại Công ty

TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ 24

2.2.1 Quy trình quản lý kho hàng tại công ty 24

2.2.2 Đánh giá thực trạng quản lý kho hàng tại công ty 25

Chương 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THỒNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HỢP TÁC THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG NGHỆ NAM MỸ 26

3.1 Phân tích đặc tả yêu cầu HTTT quản lý kho 26

3.1.1 Mô tả bài toán 26

3.1.2 Yêu cầu chức năng 27

3.1.3 Yêu cầu phi chức năng 29

3.2 Phân tích hệ thống 30

3.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 30

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 31

3.3 Phân tích dữ liệu 36

3.3.1 Mô tả thực thể liên kết 36

3.3.2 Mô hình thực thể lien kết ER 39

3.4 Thiết kế hệ thống 40

3.4.1 Thiết kế CSDL 40

3.4.2 Thiết kế giao diện 44

3.5 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ 48

KẾT LUẬN 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Báo cáo tài chính công ty TNHH Hợp tác thương mại và

Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ năm 2014-1016 23

Bảng 3.5 Bảng chi tiết phiếu nhập kho nguyên vật liệu 42

Bảng 3.7 Bảng chi tiết phiếu xuất kho nguyên vật liệu 42

Bảng 3.15 Bảng chức năng giao diện chính của hệ thống 44Bảng 3.16 Bảng chức năng giao diện quản lý kho nguyên vật liệu 45Bảng 3.17 Bảng chức nắng giao diện quản lý kho sản phẩm 45Bảng 3.18 Bảng chức năng giao diện tra cứu báo cáo 45

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty TNHH Hợp tác thương mại

Hình 3.7 Liên kết giữa NguyenVatLieu và KhoNVL 35

Hình 3.8 Liên kết giữa NguyenVatLieu và ChiTietKNVL 37

Hình 3.10 Liên kết giữa NguyenVatLieu và PhieuNKNVL 37

Hình 3.11 Liên kết giữa NguyenVatLieu và ChiTietPNKNVL 35

Hình 3.12 Liên kết giữa PhieuNKNVL và ChiTietPNKNVL 37

Hình 3.13 Liên kết giữa NguyenvatLieu và PhieuXKNVL 37

Hình 3.14 Liên kết giữa NguyenVatLieu và ChiTietPXKNVL 37

Hình 3.15 Lien kết giữa PhieuXKNVL và ChiTietPXKNVL 37

Hình 3.20 Liên kết giữa SanPham và ChiTietPNKSP 38

Hình 3.21 Liên kết giữa PhieuNKSP và ChiTietPNKSP 38

Hình 3.23 Liên kết giữa SanPham và ChiTietPXKSP 38

Hình 3.24 Liên kết giữa PhieuXKSP và ChiTietPXKSP 38

Hình 3.29 Giao diện quản lý kho nguyên vật liệu Phụ lục

Hình 3.31 Giao diện chức năng lập tra cứu báo cáo Phụ lụcHình 3.32 Giao diện phiếu nhập kho nguyên vật liệu Phụ lụcHình 3.33 Giao diện phiếu xuất kho nguyên vật liệu Phụ lụcHình 3.34 Giao diện quản lý kho nguyên vật liệu Phụ lụcHình 3.35 Giao diện phiếu nhập kho sản phẩm Phụ lụcHình 3.36 Giao diện phiếu xuất kho sản phẩm Phụ lục

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CRM Customer Relationship

Management

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng

DSS Decission Suport System Hệ thống hỗ trợ quyết định

EIS Executive Information System Hệ thống hỗ trợ điều hành

EOQ Economic order quantity Kiểm soát thông thường

ER Entity Relationship Mô hình thực thể liên kết

ERP Enterprise Resource Planning Hệ thống quản lý nguồn lực

ESS Executive Support System Hệ thống hỗ trợ quản lý

KM Knowledge Management Hệ thống quản lý tri thức

PXKNVL Phiếu xuất kho nguyên vật liệu

SCM Supply Chain Management Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng

PHẦN 1: MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngày nay, chúng ta đang sống trong một thời đại với sự phát triển về mọi mặtcủa đời sống từ văn hóa, giáo dục cho đến công nghệ và đặc biệt lĩnh vực công nghệthông tin có những bước phát triển chóng mặt Công nghệ thông tin đã trở thànhnhân tố quan trọng là cầu nối trao đổi giữa các thành phần của xã hội, của mọi vấn

đề Chính những thành tựu mà công nghệ thông tin mang lại đã tạo điều kiện chonền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức laođộng của con người, đưa mức sống con người ngày càng cao hơn

Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta đã góp phầnthúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế,tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp Chúng ta đã ứng dụngthành tựu công nghệ thông tin vào mọi mặt của đời sống, nghiên cứu khoa học,công nghệ sản xuất, kinh doanh, du lịch, y tế, giải trí, quản lý kinh tế…

Công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ

là một doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm dệt may công nghiệp có nhiều mặthàng khác nhau Đối với hoạt động kinh doanh của công ty, kho hàng là một bộphận rất quan trọng, nó liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác trong Công ty,bởi vậy quá trình này yêu cầu tính chính xác rất cao Việc quản lý kho hàngđược thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công theo cách thức truyền thống,thông qua hàng loạt sổ sách, giấy tờ, phức tạp khiến người quản lý gặp rất nhiềukhó khăn trong công việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch Do

đó, việc tin học hóa quy trình quản lý kho nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt đượcthông tin về hàng hóa sản phẩm một cách chính xác kịp thời là việc rất cần thiết

Từ đó có thể giúp người quản lý Công ty có thể đưa ra các kế hoạch và quyếtđịnh đúng đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Dựa trên các khảo sát thực tế về nghiệp vụ và nhu cầu của doanh nghiệp,

em xin đề xuất đề tài khóa luận: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Hợp tác Thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ.”

2 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Đã có nhiều đề tài được thực hiện liên quan đến hệ thống thống tin quản lýkho Cụ thể, một số đề tài như sau:

- Đề tài thứ nhất “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tạiCông ty TNHH Ngọc Khánh” do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc, trường ĐH Kinh tếquốc dân thực hiện

- Ưu điểm của đề tài là tác giả đã nêu lên được những nét khái quát về Công tyTNHH Ngọc Khánh, các bước phân tích hệ thống khá đầy đủ

- Nhược điểm là không nêu lên các cơ sở lý thuyết mà tác giả đã vận dụng đểthực hiện đối với đề tài này

Đề tài thứ hai: “Xây dựng phần mềm quản lý kho tại công ty trách nhiệm hữuhạn Quốc Minh” do sinh viên Lê Thị Thảo, trường Đại học Kinh tế Quốc dân thựchiện năm 2014

- Ưu điểm của đề tài là giải quyết được các yêu cầu chính mà hệ thống quản

lý kho đặt ra

- Nhược điểm của đề tài là sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual basic 6.0 kết nốivới cơ sở dữ liệu Access 2003 Đây là ngôn ngữ lập trình giúp cho việc xử lý dữ liệuđược linh hoạt hơn, tuy nhiên so với Visual basic.net thì nó còn bộc lộ nhiều điểm yếuhơn

Đề tài thứ ba: “Xây dựng hệ thông thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng

87 Lý Nam Đế bằng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0 “ được thực hiệnnăm 2013 bởi sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên trường Đại học Kinh tế Quốc dân

- Ưu điểm của đề tài là chương trình đã đầy đủ các chức năng chính như nhập,xuất, tìm kiếm và in ra các báo cáo cần thiết, tự động cập nhật lượng hàng tồn khokhi xảy ra các nghiệp vụ nhập, xuất

- Nhược điểm của đề tài nghiên cứu là Visual Foxpro 7.0 không thích hợpcho ứng dụng có lượng giao dịch dữ liệu và kết nối đồng thời thật lớn, tính bảo mật

và an toàn không cao

3 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

- Mục tiêu tổng quát: Là tin học hóa việc quản lý kho tại công ty TNHH Hợptác Thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ nhằm giúp cho việc quản lýkho tại công ty hiệu quả hơn, chính xác hơn và giảm thiểu việc thất thoát hàng hóa

- Nhiệm vụ cụ thể:

+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý, tiến trình vàphương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng, bao gồm:các khái niệm, đặc điểm, nội dung, quy trình thực hiện như thế nào

+ Tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng của quy trình quản lý hàng tồn khotại công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ.+ Từ cơ sở lý luận và hiện trạng tại công ty, thiết kế được một hệ thống thôngtin quản lý kho hàng cho công ty, thực hiện được đầy đủ các chức năng trong quytrình quản lý kho hàng của Công ty

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Khóa luận được thực hiện bằng cả hai phương pháp định tính và định lượng.Trong đó, phương pháp định tính được sử dụng để tổng hợp các lý luận cơ bản về

hệ thống thông tin và phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theohướng chức năng và các vấn đề có liên quan Phương pháp định lượng được sửdụng để lượng hóa kết quả hoạt động kinh doanh và lượng hóa câu trả lời từ cácmẫu điều tra trắc nghiệm nhằm hỗ trợ các phương pháp định tính trong nghiên cứuthực trạng tại Công ty

Trên cơ sở thu thập thông tin về các nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng và cácnghiệp vụ khác liên quan tới quản lý kho Tác giải đã tổng hợp, phân loại, xử lý cácthông tin thông qua sử dụng các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tintheo hướng chức năng

6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN

Khóa luận gồn hai phần:

Phần 1: Mở đầu

Phần này trình bày về tính cấp thiết của đề tài, tổng quan về đề tài nghiên cứu,mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện đềtài nghiên cứu

Phần 2: Nội dung khóa luận

Chương 1: Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý kho hàng tại công

ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ

Nội dung phần này là một số khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin và tổngquan về quản lý kho hàng

Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý kho hàng tại công ty TNHHHợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ

Phần này giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuấtnhập khẩu công nghệ Nam Mỹ Nêu và đánh giá thực trạng quản lý kho tại công.Chương 3: Phân tích thiết kế HTTT quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hợptác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ

Trong phần này mô tả quy trình nghiệp vụ trong quản lý kho Từ đó tiến hànhphân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng Đưa ra một số kiếnnghị và giải pháp nhằm hoàn thiện đề tài ngiên cứu

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN Chương 1TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HỢP TÁC THƯƠNG

MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG NGHỆ NAM MỸ

1.1 Khái niệm chung

1.1.1 Khái niệm cơ bản về HTTT

Dữ liệu và thông tin

Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý (Hệthống thông tin quản lý, Hàn Viết Thuận, NXB ĐHKTQD, trang 9)

Thông tin là các dữ liệu đã được biến đổi thành dạng dễ hiểu có ích cho người

sử dụng ( Hệ thống thông tin quản lý, Hàn Viết Thuận, NXB ĐHKTQD, trang 8)

Hệ thống và Hệ thống thông tin

Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫnnhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung (Phân tích và thiết kế hệthống thông tin các phương pháp có cấu trúc, Nguyễn Văn Ba, 2009, NXB ĐHQG

Hà Nội, trang 7)

Hệ thống thông tin là hệt hống bao gồm con người, phương tiện và cácphương pháp tham gia xử lý thông tin khinh doanh Hệ thống thông tin là phân hệcon của hệ thống kinh doanh, mang chức năng chính là xử lý thông tin của hệthống.(Phân tích thiêt kế HTTT, Thạc Bình Cường, NXB KH và KT Hà Nội, trang20)

1.1.2 Khái niệm cơ bản về quản trị kinh doanh

Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kếthợp với nhau trong các tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung.( Quản trịhọc,trường ĐH Kinh tế TPHCM, NXB Phương Đông, trang 11)

Quản trị kinh doanh là một hoạt động phức tạp, các nhành quản trị phải tổchức mọi hoạt động kinh doanh từ khâu đầu đến khâu cuối của chu kì kinh doanh

Có thể hiểu quản trị kinh doanh là tổng hợp các hoạt động kế hoạch hóa, tổ chức vàkiểm tra sự kết hợp các yếu tố sản xuất một cách hiệu quả nhất nhằm xác định vàthực hiện mục tiêu cụ thể trong quá trình phát triển doanh nghiệp Hoặc có thể hiểuquản trị kinh doanh là tổng hợp các hoạt động xác định mục tiêu và thông qua

những người khác để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp trogn môi trường khinhdoanh thường xuyên biến động.( HTTT kế toán, ĐH Kinh tế quốc dân, trang 33)Quản trị hệ thống thông tin là những chương trình tích hợp thu thập và xử lýcác thông tin giúp việc ra quyết định.Thông thường các hoạt động này được trợ giúptích cực của hệ thống máy tính Hệ thống thông tin là kết quả hợp lý của việc ngàycàng có sự công nhận sức mạnh và giá trị của thông tin, và thông tin phải sẵn sangdưới dạng thích hợp, đúng thời điểm cho các nhà quản trị làm quyết định HTTTkhông chỉ có máy tính mà còn là con người, chương trình, dữ liệu…Do đó nhất thiếtphải có sự quản trị thích hợp HTTT đó.

1.2 Cơ sở lý thuyết

1.2.1 Cơ sở lý thuyết về quản trị kho hàng

Khái niệm: Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản vàchuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụcao nhất và chi phí thấp nhất (Giáo trình logistics, Học Viện Cônh Nghệ Bưu ChínhViễn Thông , 2006)

1.2.1.1 Các hoạt động tổ chức quản lý kho

Tổ chức quản lý kho bao gồm được chia thành bốn nhóm công việc chính: tổ

chức giao nhận hàng hóa vào kho, tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa, tổ chức giaoxuất hàng, tổ chức kiểm kê hàng hóa

Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho

Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng,hóa đơn hoặc vận đơn

- Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến

- Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vậnchuyển, bảo quản và chế biến của kho

- Tất cả hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ Nghĩa là phải tùy theotừng nguồn hàng nhập khác nhau, ngoài phiếu nhập kho hợp lệ, phải có chứng từcần thiết khác như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất hàng, hóa đơn, vận đơn,…theonhững quy định hiện hành

- Tất cả hàng hóa khi nhập kho phải được kiểm nhận hoặc được kiểm nghiệm

Có một số loại hàng hóa cần phải được hóa nghiệm

- Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt hoặckhông bình thường về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm đủ thủ tục theo đúngquy định của việc giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu quan để quy tráchnhiệm cụ thể.

- Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng, chấtlượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ

Tổ chức theo dỗi và bảo quản hàng hóa

Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức cáchoạt động của con người nhằm bảo đảm nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa.Các hoạt động này bao gồm:

- Lựa chọn bố trí và sơ đồ sắp xếp hàng hóa

- Kê lót hàng hóa trong kho

- Chất xếp hàng hóa trong kho

- Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho

- Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa và vệ sinh kho hàng

- Chống côn trùng và vật gặm nhấm

Tổ chức giao xuất hàng hóa

Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu của khách hàng và thực hiệnnhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khigiao cần thực hiện tốt các quy định sau:

- Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuấttheo đúng số lượng và quy cách ghi trong phiếu xuất kho Người nhận hàng phải cóđầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hóa

- Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị

- Chuẩn bị hàng hóa theo đúng với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trongphiếu xuất kho

- Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhậnhàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận và giải quyết các trường hợpphát sinh phù hợp với các quy định chung Khi giao hàng xong, cán bộ giao nhận,thủ kho cùng với người nhận hàng làm đầy đủ các thủ tục giao nhận hàng hóa

- Hàng hóa nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau Tuy nhiên trên thực

tế cũng có những loại hàng hóa nhập sau những xuất trước

- Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuấtkho Hàng xuất bán ra bên ngoài trên hóa đơn xuất kho phải có chữ ký của thủtrưởng đơn vị và chữ ký của kế toán trưởng.

- Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định

- Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, khôngđồng bộ,…thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phảilập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc

xử lý sau này

Tổ chức kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hóavào danh mục kiểm kê Kiểm kê hàng hóa cho phép đếm số lượng hàng dự trữ, sosánh với số lượng ghi trên sổ sách chứng từ, tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắcphục và cải tiến

1.2.1.2 Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho

Có rất nhiều kiểu kiểm soát và lập kế hoạch hàng tồn kho nhưng chúng ddeufnhằm giải quyết hai vấn đề: Xác định thời gian cần bổ sung hàng hóa, số lượnghàng hóa cần bổ sung Có 3 phương pháp thường được sử dụng để kiểm soát hàngtồn kho

Phương pháp kiểm soát thông thường – Phương pháp EOQ ( Economic order quantity), số ượng đặt hàng tối ưu.

Phương pháp EOQ là phương pháp tính toán số lượng mỗi đặt hàng hợp lýnhất để giảm thiểu tổng chi phí đặt hàng, bảo quản hàng và thiệt hại do thiếu hụthàng dự trữ Dựa trên nguyên tắc này phương pháp sẽ tính thời điểm cần bổ sunghàng dự trữ và số lượng bổ sung mỗi lần đặt hàng

- Ưu điểm: Xác định được số lượng đặt hàng tối ưu và thời điểm dặt hàng phùhợp nhằm giảm chi phí liên quan dự trữ nguyên vật liệu

- Nhược điểm: Tính toán dựa trên mức yêu cầu nguyên vật liệu trung bìnhtrong năm điều này vẫn lãng phí trong dự trữ nguyên vật liệu do lịch trình sản xuấtmỗi khoảng thời gian ngắn trong năm khác biệt và do yêu cầu số lượng nguyên vậtliệu trong quy trình sản xuất cũng khác biệt

Phương pháp MRP (Material Requirement Planning) – Phương pháp lập

kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu.

Phương pháp MRP là phương pháp xác định nguyên vật liệu theo lịch trìnhsản xuất hơn là theo nhu cầu ước tính theo kế hoạch Để thực hiện được phươngpháp này doanh nghiệp cần lập lịch trình sản xuất một cách chi tiết theo từng tuầndựa trên nhu cầu bán hàng ước tính Căn cứ vào lịch sản xuất và yêu cầu máy mócthiết bị sản xuất sản phẩm, yêu cầu nguyên vật liệu cho một sản phẩm người ta xácđịnhkhi nào cần nguyên vật liệu, số lượng cần bao nhiêu.

- Ưu điểm: là xác định mức dự trữ nguyên vật liệu phù hợp hơn với khả năng

và nhu cầu san xuất nên giảm đáng kể chi phí đầu tư cho dự trữ nguyên vật liệu

- Nhược điểm: Khi áp dụng MRP cần cân nhắc nhiều nhân tố ảnh hưởng khácnhư xây dựng chính xác và chi tiết kế hoạch sản phẩm, giao thông vận chuyển kịpthời, nguyên vật liệu yêu cầu có sẵn sàng

Phương pháp JIT( Just in time)

Phương pháp này dựa trên ý tưởng là giảm tối đa thậm chí là không còn chiphí dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu bằng cách nhận hàng giao tại phân xưởngsản xuất một cách thường xuyên, mỗi lần nhận vừa đúng yêu cầu cứ không nhận dữtrữ tại kho

- Ưu điểm: xác định lịch sản xuất để đáp ứng yêu cầu thực sự của khách hàng,giảm thiểu tối đa chi phí dự trữ

- Nhược điểm: Cần cân nhắc nhiều nhân tố ảnh hưởng khác như xây dựngchính xác và chi tiết kế hoạch sản phẩm, giao thông vận chuyển kịp thời, nguyên vậtliệu yêu cầu có sẵn sàng

1.2.2 Cơ sở lý thuyết về phân tích thiết kế HTTT

1.2.2.1 Phân loại HTTT trong tổ chức

Có 3 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại theomục đích phục vụ của thông tin đầu ra, phân loại theo chức năng nghiệp vụ, phânloại theo quy mô tích hợp

Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một HTTTnghiệp vụ Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành Nó thựchiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổchức

HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTTquản lý trợ

giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổnghợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục chotrước.

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport System): là một hệmáy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức Nó có nhiệm vụ tổng hợp dữliệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết định cho các nhàquản lý

Hệ thống hỗ trợ điều hành ESS (Executive Support System): trợ giúp cho cácnhà quản lý cấp cao trong công việc đưa ra các quyết định cho các vấn đề không cócấu trúc

Hệ thống tự động hóa văn phòng OAS và hệ chuyên gia ES: hệ tự động hóavăn phòng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong vănphòng Hệ chuyên gia là một hệ trợ giúp quyết định ở mức sâu, có thể đưa ra nhữngquyết định có chất lượng cao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các thiết bịcảm nhận thông tin, học và tích lũy kinh nghiệm của các chuyên gia, qua đó giúpdoanh nghiệp phát triển các kiến thức mới

Phân loại theo chức năng nghiệp vụ

HTTT sản xuất: bao gồm toàn bộ các thông tin phản ánh các hoạt động sảnxuất, điều hành quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

HTTT tái chính kế toán: bao gồm hai phân hệ là tài chính và kế toán có mốiquan hệ chặt chẽ với nhau

Phân hệ thông tin tài chính bao gồm tất các thông tin liên quan đến các hoạtđộng tài chính trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý ngân sách quản lý nguồnvốn đầu tư, thực hiện các dự đoán tài chính và lập kế hoạch tài chính (ghi lại cácchứng từ, lập báo cáo về các giao dịch của doanh nghiệp,…)

Phân hệ thông tin kế toán có chức năng thu thập số liệu trong các giao dịchthương mạ, thực hiện các thủ tục kế toán nhằm xây dựng báo cáo tài chính và cácbảng biểu cân đối kế toán tổng hợp

HTTT Marketing: là hệ thống thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu nội bộ cũngnhư dữ liệu ngoài môi trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tincần thiết ttrong nghiên cứu Marketing phục vụ cho việc ra quyết định về mục tiêu,chiên lược, kế hoạch Marketing nhằm đưa ra một dịch vụ thuận tiện nhất cho kháchhàng

HTTT nhân lực: là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tổ chứcnhân sự

Output (Đầu ra)Input

(Đầu vào)

Feedback (Phản hồi)

Black box (Hộp đen)

Phân loại theo quy mô tích hợp

Hệ thống quản lý nguồn lực ERP: là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết cácquy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp

Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng SCM: là hệ thống tích hợp giúp quản lý vàliên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM: là hệ thống tích hợp giúp quản lý

và liên kết toàn diện các quan hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phậnchức năng khác nhau

Hệ thống quản lý tri thức KM: là hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa,phổ biến, phát triển tri thức trong và ngoài doanh nghiệp

1.2.2.2 Nhiệm vụ và vai trò của HTTT

HTTT là một phân hệ con của hệ thống kinh doanh Chức năng chính củaHTTT là xử lý thông tin của hệ thống Quá trình xử lý thông tin tương tự như hộpđen gồm bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin phản hồi của hệthống

Vai trò của HTTT:

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa tổ chức kinh tế và mô trường,giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp.(Hình 1.2)

Thông tin ra Thông tin vào

Thành phẩm Tiền

Quyết định

Nguyên vật liệu Tiền, sức lao động

Tư vấn Thông tin môi trường

HT quyết định

HT thông tin

HT tácnghiệp

Hình 1.2 Vai trò của hệ thống thông tin

1.2.2.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin

Quy trình Xây dựng một hệ thống thông tin gồm các giai đoạn cơ bản:

- Lập kế hoạch: nhằm làm rõ hệ thống sẽ được lập ra phải đáp ứng các nhu cầu

gì của người dùng – các nhu cầu trước mắt và tương lai, nhu cầu tường minh vàtiềm ẩn

- Phân tích hệ thống: nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, chothấy là hệ thống phải thực hiện những việc gì và các dũ liệu mà nó đề cập là những

dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao

- Thiết kế hệ thống: nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để saocho hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồngthời lại thích ứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế

- Thực thi: đây là giai đoạn hệ thống được xây dựng thực sự, chuyển các kếtquả phân tích thiết kế thành một hệ thống chạy được, bao gồm các bước:

+ Xây dựng hệ thống: hệ thống được xây dựng và kiểm thử để đảm bảo rằng

nó sẽ thực hiện như thiết kế

+ Cài đặt hệ thống: sự cài đặt là quá trình tắt hệ thống cũ và khởi động hệthống mới

+ Bảo trì hệ thống: thực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện thấy hệ thống còn cóchỗ chưa thích hợp

1.2.2.4 Một số phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Phân tích thiết kế HTTT là một phương pháp luận để xây dựng và phát triểnHTTT bao gồm các lý thuyết mô hình, phương pháp, và công cụ sử dụng trong môhình phân tích và thiết kế thống

- Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)

- Đặc điểm: việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up”(từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác

- Nhược điểm: thứ nhất, việc gỡ rối và sửa chữa rất khó khăn, phức tạp Thứhai, vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc một pha,người ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa Nếu ở pha trước còn lỗi thì cácpha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hưởng của lỗi đó Mặt khác hầu hết các dự ánthường phải tuân thủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từ trước, do đó kết quả sẽkhó mà được như ý với một thời gian quy định

- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc

- Đặc điểm: một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử đượcthay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top-down” (từ trên xuống) Nghĩa là các modunmức cao được viết lệnh và kiểm thử trước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấphơn

- Nhược điểm: phân tích thiết kế hệ thống theo phương pháp này, người thiết

kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai chẳng có liên hệnào với người sử dụng, do đó quá trình phân tích và thiết kế gần như là tách rathành hai pha độc lập

- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc

Đặc điểm của phương pháp này là các hoạt động có thể thực hiện song song,mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạtđộng trước đó

- Phương pháp hướng cấu trúc:

Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựatheo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn

Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu, ngônngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng Nhưng SADT chưa quan tâm một cáchthích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống

Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees Sans Effort) củaPháp dựa trên các mức bất biến (mức trừu tượng hóa) của hệ thống thông tin nhưmức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mô hình

Phương pháp CASE (Computer-Aided System Engineering) – phương pháp

phân tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính.

- Phương pháp hướng đối tượng:

Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là phương phápđược lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực Phương pháp này yêu cầuphần mềm phải được mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA Do vậy phương phápnày chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kếthừa và phân lớp

Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hóa

hệ thống thành các lớp Các công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích vàchia ra cho các lớp của hệ thống Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổicác thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra Phương pháp RDD hỗ trợcho các khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng.Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp đượcxem là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng Phương pháp này đã khắcphục được một số nhược điểm của các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trướcmắc phải

1.2.2.5 Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng

Có rất nhiều phương pháp phân tích thiết kế khác nhau đã được hình thànhtheo tiến trình lịch sử Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng của

nó Trong khuôn khổ và ứng dụng trực tiếp với nội dung đề tài này, tác giả xin được

đề cập đến phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chứcnăng

Theo phương pháp này chúng ta quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệthống sẽ lưu trữ, mục đích là lập một mô hình chức năng của hệ thống nhằm trả lờicâu hỏi “Hệ thống làm gì?” Theo đó, người xây dựng hệ thống sẽ tiến hành điềutra, phỏng vấn người dùng xem họ sẽ cần những thông tin nào, sau đó thiết kế ngânhàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và inbáo cáo để trình bày các thông tin

Các mô hình và phương tiện diễn tả chức năng

- Biểu đồ phân cấp chức năng BDF: là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thốngqua chức năng Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ mức cao thành chứcnăng chi tiết và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng Cây chức năng

này xác định một cách rõ ràng dễ hiểu cái gì xẩy ra trong hệ thống.

Thành phần của biểu đồ BDF bao gồm:

+ Các chức năng: Được kí hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn.+ Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính phân cấp và được kí hiệubởi đoạn thẳng nối chức năng “ cha” với chức năng “con”

- Biểu đồ luồng giữ liệu(BLD): diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thốngtrong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý trong bàn giao thông tin chonhau Mục đích của biểu đồ luông giữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng saunhững cái gì thực tế xẩy ra trong hệt hống Làm rõ những chức năng, thông tin nàocần thiết cho quản lý

+Mức 0 (mức ngữ cảnh): chỉ gồm 1 biểu đồ luồng dữ liệu trong đó chỉ có mộtchức năng xử lý tổng quát duy nhất trao đổi luồng thông tin với các tác nhân ngoài.+Mức 1 (mức đỉnh) được phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu mức 0,chỉ gồm 1biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh thể hiện mối quan hệ của các chứcnăng chính trong hệ thống với các tác nhân, dữ liệu

+ Mức 2 (3, 4… ) (các mức dưới đỉnh) được phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệumức 1 (2,3…), mỗi mức phân rã gồm nhiều biểu đồ luồng dữ liệu con, theo đó mỗichức năng ở mức trên sẽ được thành lập một biểu đồ luồng dữ liệu ở mức dưới bằngcách phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con, vẽ các luồng dữ liệu vào ra ởcác chức năng con một cách thích hợp, bổ sung các luồng dữ liệu hoặc các kho dữliệu nội tại cần thiết

Các mô hình và phương tiện diễn tả dữ liệu

Mô hình thực thể liên kết (ER-Entity Relationship): là công cụ thành lập biểu

đồ cấu trúc dữ liệu, nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộc tính vàcác mối liên hệ ràng buộc giữa chúng, mục đích của mô hình là xác định dữ liệu nàocần xử lý, mối quan hệ nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu.

Thực thể và kiểu thực thể

Thực thể là một đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, một hệthống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng Thực thể phải tồn tại, cần lựachọn có lợi cho quản lý và phân biệt được

Kiểu thực thể lầ tập hợp các thực thể hoặc một lớp các thực thể có cùng đặctrưng cùng bản chất Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tửtrong tập hợp hay lớp cảu kiểu thực thể

Thuộc tính và kiểu thuộc tính

Thuộc tính là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh, đặc điểm nào đó củathực thể

Kiểu thuộc tính là tên chung của mọi giá trị có thể chọn lựa để mô tả một khíacạnh nhất định của các thực thể Kiểu thuộc tính có thể là đơn trị, đa trị hay phứchợp

Liên kết và kiểu liên kết

Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa 2 hay nhiều thực thể phản ánh một sựràng buộc về quản lý

Kiểu liên kết là một tập hợp các liên kết có cùng ý nghĩa, tên của một kiểu liênkết thường là một động từ phản ánh ý nghĩa của nó Trong mô hình thực thể liênkết, một kiểu liên kết được biểu diễn bởi một hình thoi (có gắn tên kiểu liên kết),được nối bằng nét liền tới các kiểu thực thể tham gia liên kết Nếu kiểu liên kết là 2ngôi thì ở 2 đầu mút của các đường nối, sát với các kiểu thực thể ta ghi thêm ứng sốtương ứng với kiểu liên kết giữa các kiểu thực thể

+Liên kết nhiều-nhiều: Ứng với mỗi thực thể trong A có nhiều thực thể trong

B và ngược lại, ứng với mỗi thực thể trong B có nhiều thực thể trong A

Mô hình quan hệ: Được sử dụng như là bước tiếp nối để hoàn chỉnh các lược

đồ dữ liệu đã được lập theo mô hình thực thể liên kết Mô hình quan hệ chỉ là mộtdạng trình bày khác của mô hình liên kết thực thể

Trong mô hình quan hệ, một kiểu thực thể được biểu diễn bởi bởi một hìnhchữ nhật gồm 2 ngăn: Ngăn trên chứa tên của kiểu thực thể, ngăn dưới chứa danhsách các kiểu thuộc tính của nó Khóa của thực thể được đặt lên đầu danh sách cácthuộc tính của thực thể đó Các thuộc tính là khóa ngoài của một kiểu thực thể cũngđược biểu diễn trong kiểu thực thể đó

Các liên kết trong mô hình quan hệ được biểu diễn bằng các đoạn thẳng có gắncác chỉ số tương ứng với liên kết giữa các thực thể

1.3 Phần mềm Microsoft Access

Microsoft Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ Relational Database Management System) do hãng Microsoft giữ bản quyền.Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office

(RDMS-và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows Access rấtphù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng,Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (DevelopmentTools) Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xâydựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô và nhỏ

Ứng dụng của Microsoft Access

Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết vàcông cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh Người sử dụng

có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cở sở dữ liệu khác nhau.Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệukhác nhau

Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu, cho phép người sử dụng thiết

kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thểvận động dữ liệu kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kếtquả theo dạng thức chuyên nghiệp

Microsoft Access là công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc.Bằng cách dùng các Winzard của Microsoft Access và các câu lệnh có sẵn (marco)

ta có thể dễ dàng tự động hoá công việc mà không cần lập trình Đối với những nhu

cầu quản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic ForApplication) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL.

Ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Access

- Ưu điểm:

+ Dễ áp dụng cho các mô hình hệ thống nhỏ

+ Dễ sử dụng cho người lập trình cũng như người quản lý

+ Được tích hợp trong Microsoft Office nên thân thiện với người sử dụng phổthông

- Nhược điểm:

+ Không quản trị được cơ sở dữ liệu lớn

+ Khó triển khai khi mô hình hệ thống cần triển khai qua mạng

Chương 2 PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HỢP TÁC THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP

KHẨU CÔNG NGHỆ NAM MỸ 2.1 Tổng quan về công ty và tình hình kinh doanh của công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ

2.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty

2.1.1.1 Thông tin chung về công ty

Công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹđược thành lập ngày 24/06/2004

Tên tiếng việt: Công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu côngnghệ Nam Mỹ

Tên giao dịch quốc tế: Nam My Trading Cooperation And TechnologyExport- Import Company Limited

Mã số thuế: 0101512195

Trụ sở chính: Số 22 hẻm 172/46/47 Âu Cơ, Tứ Liên,Tây Hà, Hà Nội

Nhà máy: Khu công nghiệp Trường An, An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

BỘ PHẬN XƯỞNG SẢN XUẤTGIÁM ĐỐC

Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất

khuất nhập khẩu Nam Mỹ

Chức năng của các phòng ban:

Ban Giám đốc

 Giám đốc: Ngô Thị Thanh Hằng

 Phó giám đốc: Đoàn Hòai Nam

 Chức năng giám đốc: Là thành viên sáng lập và có tỷ lệ phần trăm vốn góp

nhiều nhất trong điều lệ của công ty Là chủ tài sản của công ty và chịu trách nhiệmtrước pháp luật về việc chấp hành các quy định điều lệ trong công ty cũng như mọihoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty Thay mặt công ty để kí hợp đồng kinh

tế và văn bản giao dịch theo chiến lược của công ty, đồng thời tổ chức thực hiện cácvăn bản đó Tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm cũng như chiến lược kinh doanhcủa công ty Đảm bảo trật tự an toàn lao động cho nhân viên kể cả đang làm việchay đi công tác bên ngoài Được quyền tuyển dụng lao động và quyết định thôi việcvới những lao động không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh

Chức năng phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc và được giám đốc phân

công phụ trách trong các lĩnh vực kinh doanh Khi giám đốc vắng mặt có thể ủyquyền cho phó giám đốc điều hành công việc, trực tiếp kí các chứng từ liên quan

đến các lĩnh vực được phân công.

- Bộ phận marketing : Có nhiệm vụ tìm hiểu điều tra thu thập thị hiếu khách

hàng trên thị trường, xử lý chính xác và sắp xếp có trình tự để giúp công ty mở rộngthêm thị trường hiện tại, xây dựng các mối quan hệ với khách hàng đảm bảo sự tintưởng của khách hàng đối với công ty

- Bộ phận bán hàng: Có nhiệm vụ mang sản phẩm đến tay khách hàng hướng

dẫn chi tiết giải đáp mọi thắc mắc cho khách hàng về sản phẩm, phản hồi lại chocông ty những yêu cầu về chất lượng giá cả, mẫu mã mà khách hàng góp ý

Phòng chuẩn bị sản xuất:

 Trưởng phòng: Trần Ngọc Hải

 Phó phòng: Nguyễ Thị Quỳnh

 Số nhân viên: 32

 Chức năng: Bộ phận kĩ thuật nhận tài liệu và mẫu mã khách hàng gửi đếnphòng kĩ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và may thử sản phẩm mẫu, bước đầu tính địnhmức sản xuất sản phẩm rồi chuyển cho khách hàng kiểm tra và góp ý Chịu tráchnhiệm với công ty về chất lượng sản xuất sản phẩm

- Bộ phận kế hoạch: Thực hiện tổng hợp các số liệu theo yêu cầu của đối tác,

tổng hợp số liệu mà kế toán và kho dự trữ cung cấp để chuẩn bị đặt hàng Đơn đặthàng được khách hàng duyệt theo kế hoạch và hợp đồng đã được kí kết Lập kếhoạch sản xuất theo dõi các mã hàng Bộ phận kho vật tư là nơi thực hiện giao nhận,bảo quản và kiểm kê cá hoại hàng hóa nguyên vật liệu của công ty

- Bộ phận xưởng sản xuất: Là nơi thực hiện việc nhận hồ sơ kĩ thuật, nhận

vật tư từ kho Sau đó sản xuất sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm, đóng góibao bì và vận chuyển hàng hóa giao cho kho theo mẫu mã thông số kĩ thuật cungcấp

2.1.2 Các lĩnh vực kinh doanh

Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0102013096 do Sở kế hoạch

và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp vào ngày 24/06/2004 Công ty thuộc loại hìnhcông ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên Người đại diện theo phápluật của Công ty là giám đốc Ngô Thị Thanh Hằng Trong các lĩnh vực được đăng

kí kinh doanh, hiện tại Công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu côngnghệ Nam Mỹ đang kinh doanh chính một số ngành nghề sau:

Bán lẻ sợi len, áo len trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp ( Trong siêuthị , trung tâm thương mại) Đây là lĩnh vực hoạt động đầu tiên của công ty, nhậnđơn đặt hàng và mua áo len từ công ty sản xuất giao tới các cửa hàng trong siêu thịnhưng do nhiều biến động trên thị trường nên lĩnh vực hoạt động này đang dầnđược công ty thu hẹp lại

Đào tạo dạy nghề dệt, may công nghiệp Công ty mở lớp chuyên đào tạo cáckiến thức cơ bản và hiện đại về vật liệu may, dệt, lý thuyết và thực hành việc thiết

kế quần áo Quá trình công nghệ cắt may tạo sợi, dệt thoi không thoi, công nghệhoàn tất sản phẩm may, dệt Các công nghệ hoàn tất sản phẩm may, dệt, các phươngpháp kiểm soát công nghệ đánh giá chất lượng các chế phẩm may, dệt Các phươngpháp tổ chức quản lý sản phẩm may công nghiệp, dêt

Kinh doanh sản phẩm dệt, may công nghiệp: Công ty tổ chức việc mua báncác loại sợi, vật tư, các loại dụng cụ, nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh trongngành may mặc và dệt len.

Sản xuất buôn bán các sản phẩm may công nghiệp: Công ty mở xưởng sảnxuất tại khu công nghiệp An Khánh chuyên may sản phẩm cho khách hàng đặt hànggia công xuất khẩu như áo thun, áo khoác, áo sơ mi…Ngoài ra công ty còn tự thiết

kế - may quần áo để phục vụ thị trường nội địa

2.1.3 Tình hình kinh doanh của công ty

2.1.2.1 Tình hình hoạt động của công ty trong 3 năm gần đây

Bảng 2.1: Báo cáo tài chính công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập

khẩu công nghệ Nam Mỹ năm 2014-1016 Đơn vị: Triệu đồng

Doanh thu bán hàng của công ty tăng lên theo các năm tuy nhiên không đáng

kể, cụ thể là năm 2015 tăng so với năm 2014 là 208.935.092,607VNĐ tương ứng2%, năm 2016 tăng so với năm 2015 là 559.287.038,143 VNĐ tương ứng 6%.Doanh thu từ hoạt động tài chính chủ yếu từ thu lãi tiền gửi và thu lãi từ chênh lệch

tỉ giá hối đoái Do công ty nhận đặt hàng gia công từ các khách hàng nước ngoàinên không ảnh hưởng tới doanh thu công ty Nó chỉ đóng góp một phần nhỏ vàodoanh thu nên không ảnh hưởng nhiều tới lợi nhuận

Nhìn vào bảng báo cáo doanh thu trên tốc độ tăng trưởng trong 3 năm qua chothấy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã có xu hướng tăng dần lên Chiếnlược đa dạng hóa khách hàng bằng cách mở rộng thị trường nội địa và xuất khẩu đã

có những biểu hiện rõ rệt trong việc tăng doanh thu bán hàng Điều này chứng tỏ

công ty đã có những sản phảm chất lượng phù hợp với yêu cầu khách hàng Sảnphẩm công ty sản xuất, chất liệu vải tốt, mẫu mã, chất lượng phù hợp với yêu cầuthị trường trong nước.

2.2 Phân tích đánh giá thực trạng về HTTT quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ

2.2.1 Quy trình quản lý kho hàng tại công ty

Quy trình nhập kho:

Nhập kho nguyên vật liệu: Nhân viên quản lý kho sẽ ghi lại thông tin nguyênvật liệu sau mỗi lần xuất kho Khi nguyên vật liệu nào đó sắp hết hoặc đã hết banquản lý kho sẽ tiến hành báo cáo cho ban giám đốc Ban giám đốc lệnh cho bộ phậnkinh doanh yêu cầu bộ phận kinh doanh tiến hành tìm kiếm, liên hệ với nhà cungứng nguyên vật liệu và tiến hành mua nguyên vật liệu Khi nguyên vật liệu đượcmua về kho, bộ phận quản lý kho sẽ nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lượng vàchất lượng hàng về theo yêu cầu mua đã gửi cho nhà cung ứng Sau khi kiểm trahàng đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng thì nhân viên quản lý kho sẽ lập phiếunhập kho nguyên vật liệu Những mặt hàng không đạt yêu cầu sẽ được trả lại chonhà cung cấp cùng với biên bản kiểm tra hàng hóa

Nhập kho sản phẩm: Hàng hóa sau khi sản xuất xong đã đóng gói, dán mãvạch trên bao bì bộ phận sản xuất sẽ chuyển về kho Bộ phận quản lý kho sẽ quản lýkho sẽ kiểm tra thông tin hàng hóa, số lượng hàng theo phiếu giao hàng nội bộ Saukhi kiểm tra xong đúng yêu cầu nhân viên quản lý kho sẽ tiến hành lập phiếu nhậpkho sản phẩm

Quy trình xuất kho:

Xuất kho nguyên vật liệu: Khi cần nguyên vật liệu cần nguyên vật liệu phục

vụ cho sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ gửi yêu cầu xuất nguyên vật liệu đến ban quản

lý kho Bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra số lượng nguyên vật liệu trong kho, sau đó

sẽ báo số lượng hàng về cho bộ phận sản xuất Nếu đủ yêu cầu thì bộ phận quản lýkho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu

Xuất kho sản phẩm: Bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu mua hàng của kháchhàng Sau đó liên lạc trực tiếp với bộ phận kho về yêu cầu của khách hàng Bộphận kho sẽ kiểm tra số lượng hàng trong kho, sau đó sẽ gửi thông báo về số lượnghàng cho bộ phận bán hàng Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì cung cấp

cho khách hàng theo đơn đặt hàng Bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành lập phiếu xuấtkho sản phẩm.

Thống kê, báo cáo:

Cuối tháng bộ phận quản lý kho sẽ căn cứ vào các phiếu nhập và phiếu xuấtcủa tháng để làm báo cáo tổng hợp về lượng nguyên vật liệu, sản phẩm xuất, lượngnguyên vật liệu, sản phẩm nhập và tồn kho của từng mặt hàng và của tất cả các mặt

hàng.

2.2.2 Đánh giá thực trạng quản lý kho hàng tại công ty

Qua khảo sát thực tế thấy được những ưu, nhược điểm của quy trình quản lýkho của Công ty hiện nay:

Ưu điểm:

Hiện tại, do việc quản lý thông tin nhập xuất kho được thực hiện chủ yếu theophương pháp thủ công nên không đòi hỏi nhân viên phải có trình độ hiểu biết tinhọc tốt hay khả năng sử dụng máy vi tính thành thạo

Nhược điểm:

Do việc tổ chức xử lý dữ liệu, thông tin về kho hàng trong Công ty được tiếnhành cơ bản theo cách thức truyền thống nên còn tốn thời gian và năng suất laođộng chưa cao Việc tính toán, lưu trữ dữ liệu đều được thực hiện trên sổ sách giấy

tờ sẽ mất nhiều thời gian và độ chính xác không cao Điều này có thể làm cản trở,chậm trễ trong việc ra quyết định của nhà quản lý về chính sách, chiến lược sảnphẩm, khuyến mại, cạnh tranh làm kìm hãm sự phát triển, không phát huy đượctối đa khả năng nắm bắt thị hiếu tiêu dùng của khách hàng, làm giảm khả năng cạnhtranh của Công ty so với các đối thủ khác trên thị trường