Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng – Chi nhánh Hà Nội

LỜI CẢM ƠNSau một thời gian nghiên cứu và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩ

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian nghiên cứu và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài

“Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng – Chi nhánh Hà Nội” ngoài sự cố gắng của bản

thân, em còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cô, cùng banlãnh đạo và các nhân viên trong Công tyCổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhậpkhẩu Hải Phòng – chi nhánh Hà Nội

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trường Đại học ThươngMại nói chung và các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thươngmại điện tử nói riêng đã tạo điều kiện cho em được học tập, nghiên cứu

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn Th.S Hàn Minh Phương đã trực tiếp hướng dẫn nhiệt tình, chỉ bảo cho em trong suốt thời gian

thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp để em có thể hoàn thành một cách tốt nhất

Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Thương mạiDịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng – Chi nhánh Hà Nội, cùng toàn thể các anh chịtrong công ty đã tạo điều kiện cho em được tìm hiểu, nghiên cứu về thực trạng công tytrong suốt quá trình thực tập

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận với tất cả sự nỗ lực của bản thân,nhưng có sự hạn chế về kiến thức nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót Emkính mong quý thầy cô chỉ bảo và giúp đỡ để bài khóa luận được hoàn thiện hơn.Cuối cùng, em xin gửi tới quý thầy cô lời chúc sức khỏe, chúc thầy cô luôn luônmạnh khỏe, vui vẻ để tiếp tục cống hiến và giúp đỡ các thế hệ sinh viên tiếp theo

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiệnPhí Thị Duyên

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤCBẢNG BIỂU v

DANH MỤC HÌNH VẼ vi

PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1

1.1 Lý do lựa chọn đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.3 Đối tượng nghiện cứu và phạm vi nghiên cứu 2

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

1.4 Phương pháp nghiên cứu 2

1.4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 2

1.4.2 Phương pháp xử lý số liệu 3

1.5 Kết cấu khoá luận 3

PHẦN 2: NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ 4

1.1 Khái niệm 4

1.1.1 Khái niệm chung 4

1.1.2 Khái niệm liên quan đến phân tích, thiết kế hướng đối tượng 8

1.2 Cơ sở lý luận liên quan trực tiếp đến phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự 12

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu 16

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới 16

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trong nước 17

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HẢI PHÒNG – CHI NHÁNH HÀ NỘI 19

2.1 Tổng quan về công ty và tình hình hoạt động của công ty 19

2.1.1 Quá trình thành lập công ty 19

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 20

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân lực 21

2.1.4 Tình hình hoạt động của Công ty trong 3 năm gần đây 22

2.2 Thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng – Chi nhánh Hà Nội 23

2.2.1 Phân tích qua thông tin, số liệu điều tra 23

2.2.2 Đánh giá 29

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HẢI PHÒNG – CHI NHÁNH HÀ NỘI 31

3.1 Khảo sát hiện trạng, xác lập dự án 31

3.1.1 Mô tả bài toán 31

3.1.2 Yêu cầu chức năng 31

3.1.3 Yêu cầu phi chức năng 33

3.2 Phân tích thiết kế 35

3.2.1 Phân tích, thiết kế xử lý 35

3.2.2 Phân tích, thiết kế dữ liệu 43

3.2.3 Phân tích, thiết kế giao diện 44

3.3 Một số kiến nghị cho đề tài nghiên cứu 45

PHẦN 3: KẾT LUẬN 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤCBẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Thông tin ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty 20

Bảng 2.2: Cơ cấu nhân sự của công ty 21

Bảng 2.3: Kết quả hoạt động của công ty giai đoạn 2013 – 2015 23

Biểu đồ 2.1: Tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty 25

Biểu đồ 2.2: Kết quả điều tra số lần tính lương sai cho nhân viên năm 2016 27

Biểu đồ 2.3: Kết quả điều tra mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự của công ty 28

Biểu đồ 2.4: Kết quả điều tra về nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự 28

Biểu đồ 2.5: Kết quả điều tra về các chức năng cần có 29

Bảng 3.1 : Tỉ lệ trích các khoản bảo hiểm 33

Bảng 3.2: Phụ cấp hàng tháng 33

Bảng 3.3 Bảng xác định các tác nhân và đặc tả vắn tắt 35

Biểu đồ 3.22 : Biểu đồ hoạt động Cập nhật bảng chấm công 41

Biểu đồ 3.27 : Biểu đồ thành phần 42

Biểu đồ 3.28 : Biểu đồ triển khai 42

Bảng 3.3: Bảng HSNV – Hồ sơ nhân viên 43

Bảng 3.4: Bảng PHONGBAN – Phòng ban 44

Bảng 3.5: Bảng SoKTKL – Sổ khen thưởng kỷ luật 44

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Các bản vẽ trong phân tích thiết hướng đối tượng 10

Hình 1.2: Các View trong phân tích thiết hướng đối tượng 11

Hình1.3: Biểu đồ use case của máy rút tiền tự động ATM 12

Hình 1.4: Biểu đồ lớp của usecase Rút tiền 13

Hình 1.5: Biểu đồ trạng thái của use case Rút tiền 13

Hình 1.6: Biểu đồ tuần tự mô tả use case Rút tiền 14

Hình 1.7: Biểu đồ hoạt động trả tiền bằng thẻ tín dụng 14

Hình 1.8: Biểu đồ thành phần của máy rút tiền tự động ATM 15

Hình 1.9: Biểu đồ triển khai của hệ thống dịch vụ ngân hàng 15

Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty TRADIMEXCO - HaNoi Branch 21

Hình 3.1: Biểu đồ usecase tổng quát 36

Hình 3.2 Biểu đồ usecase Quản lý hồ sơ nhân viên 36

Hình 3.3: Biểu đồ usecase Quản lý tiền lương 37

Hình 3.4: Biểu đồ usecase Quản lý chấm công 37

Hình 3.5: Biểu đồ usecase Thống kê báo cáo 38

Hình 3.6: Biểu đồ lớp 38

Hình 3.7: Biểu đồ tuần tự Thêm hồ sơ nhân viên 39

Hình 3.8 Biểu đồ tuần tự Sửa hồ sơ nhân viên 40

Hình 3.9: Biểu đồ tuần tự Xoá hồ sơ nhân viên 40

Hình 3.23 : Biểu đồ tuần tự Cập nhật hồ sơ nhân viên 41

Hình 3.29: Mô hình thực thể liên kết 43

Hình 3.30: Giao diện đăng nhập 44

Hình 3.31: Giao diện chính 45

Hình 3.32: Giao diện hồ sơ nhân viên 45

PHẦN 1: MỞ ĐẦU

1.1 Lý do lựa chọn đề tài

Ngày nay trên thế giới, công nghệ thông tin vô cùng phát triển, công nghệ thôngtin được ứng dụng vào mọi lĩnh vực, hoạt động: sản xuất, kinh doanh, … Ở Việt Nam,công nghệ thông tin cũng đang ngày càng phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng phổbiến trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp tănghiệu quả, tăng độ chính xác, giảm chi phí cũng như giảm thời gian và công sức.Đặcbiệt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý đã không xa lạ, mới mẻ nữa mà đãtrở lên phổ biến, thông dụng bởi nó sẽ làmtăng hiệu quả công việc lên rất nhiều Cácphần mềm nối tiếp nhau ra đời nhằm giải quyết các vấn đề như: lập kế hoạch, quản lý

dự án, quản trị khách hàng, quản lý bán hàng, quản lý kho vật tư, quản lý thư viện, …ViệcNứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý giúp người quản lý tiết kiệm được rấtnhiều thời gian và công sức so với việc quản lý thủ công trên giấy tờ, giúp việc tìmkiếm và xử lý thông tin sẽ nhanh chóng, chính xác đáp ứng yêu cầu công việc

Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng – Chinhánh Hà Nội được thành lập từ năm 2002 và đang hoạt động trong lĩnh vực dịch vụcung ứng và quản lý nguồn lao động xuất khẩu làm việc có thời hạn tại nước ngoài.Đến nay công ty đã trở thành công ty uy tín trong lĩnh vực cung ứng lao động xuấtkhẩu, mỗi năm công ty cung ứng được hơn 1000 lao động Tuy nhiên không chỉ dừng

ở đó, công ty muốn ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn, mở rộng quy mô cũng như mởrộng thị trường Vì vậy, số lượng nhân viên sẽ tăng lên Mặt khác, công ty đang quản

lý nhân sự một cách thủ công bằng giấy tờ, lưu trữ thông tin trên ác file word, excel.Mỗi khi muốn tìm kiếm hồ sơ nhân viên sẽ rất tốn thời gian, công sức Việc quản lýnhân sự bằng thủ công, sổ sách rất hay có sự nhầm lẫn, tốn thời gian Số lượng nhân

sự, đội ngũ nhân sự luôn thay đổi mà việc cập nhật hồ sơ không rõ ràng sẽ khiến choviệc tìm kiếm thông tin bị cản trở, thiếu chính xác, việc thống kê báo cáo hàng tháng,hàng năm sẽ gặp rất nhiều khó khăn

Như đã biết, quản lý nhân sự là một vấn đề quan trọng, then chốt của mọi công

ty Nếu quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều bất cập trong công ty Tuy nhiên,Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng – Chi nhánh HàNội lại chưa có phần mềm chuyên biệt dùng để theo dõi tình hình nhân sự, chấm côngcũng như tính lương cho nhân viên Cho nên, vấn đề đặt ra cho công ty là công ty cần

phải có phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt Vì vậy, em lựa chọn đề tài:“ Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ

và Xuất nhập khẩu Hải Phòng – Chi nhánh Hà Nội ”.

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa một số lý luận về phần mềm, phân tích và thiết kế phần mềmnhư khái niệm, phân loại,

- Hệ thống hóa một số lý luận cơ bản về nhân sự, quản lý nhân sự, mô hìnhquản lý nhân sự, …

- Nghiên cứu công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch

vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng - Chi nhánh Hà Nội

- Thông qua nghiên cứu công tác quản lý nhân sự của công ty, từ đó đưa ra đề xuất

phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự đáp ứng được các chức năng: tìm kiếmthông tin, cập nhật thông tin, tính lương cho nhân viên, báo cáo theo yêu cầu nhằm đemlại hiệu quả cao, tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian cho công tác quản lý nhân sự

1.3 Đối tượng nghiện cứu và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là phần mềm bổ trợ các hoạt động, nghiệp vụquản lý nhân sự của Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu HảiPhòng - Chi nhánh Hà Nội

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu HảiPhòng - Chi nhánh Hà Nội

- Về thời gian: năm 2017

1.4 Phương pháp nghiên cứu

1.4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

 Thu thập dữ liệu sơ cấp:

- Sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát tại công ty: xây dựng các mẫu câu hỏi,tổng hợp thành phiếu điều tra để thu thập các thông tin dữ liệu từ nhiều đối tượng nhânviên thuộc các phòng ban khác nhau trong công ty như: Phòng Tài chính - kế toán,Phòng Tổ chức hành chính, Phòng cung ứng lao động, Phòng Đào tạo và giáo dục địnhhướng, Trung tâm đào tạo ngoại ngữ Từ đó, có thể nắm bắt được những thông tin cầnthiết về hiện trạng tình hình quản lý nhân sự trong công ty Đồng thời có thể xây dựngphần mềm nhân sự hợp chuẩn, phù hợp với hiện trạng của công ty Ngoài ra, đưa địnhhướng phát triển và đề xuất giải pháp về quản lý nhân sự trong thời gian tới.

- Phương pháp phỏng vấn điều tra: lấy ý kiến các cán bộ, nhân viên trực tiếpquản lý nhân sự tại Công ty

- Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của công ty để nắm bắtđược các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty

 Thu thập dữ liệu thứ cấp:

- Các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong vòng 3 năm từ2014-2016 được thu thập từ Phòng Tài chính – kế toán của công ty

- Thu thập tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về phần mềm, quản lý nhân

sự, phân tích thiết kế phần mềm, từ các công trình nghiên cứu, sách, báo, internet

Sau khi đã thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết sẽ tiến hành phân loại sơ bộcác tài liệu đó Nếu cần thêm những tài liệu nào nữa thì bổ sung vào, nếu đủ rồi thì tiếnhành xử lý dữ liệu

1.4.2 Phương pháp xử lý số liệu

- Sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, đánh giá: sau khi đã thuthập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giácác dữ liệu thu thập được để có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản

lý nhân sự của công ty

- Sử dụng phương pháp toán thống kê (sử dụng excel) để xử lý các tài liệu, số liệuthu thu thập được từ phiếu điều tra để đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty

1.5 Kết cấu khoá luận

Kết cấu khoá luận gồm 3 phần:

 Phần 1: Mở đầu ( tổng quan vấn đề nghiên cứu)

 Phần 2: Nội dung

- Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế phần mềm

- Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng vấn đề quản lý nhân sự tại Công ty

Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng - Chi nhánh Hà Nội

- Chương 3: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần

Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng - Chi nhánh Hà Nội

 Phần 3: Kết luận

PHẦN 2: NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM

Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực tiếpđến phần cứng (hay phần cứng máy tính, Computer Hardware) hoặc bằng cách cungcấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác

Phần mềm là một khái niệm trừu tượng, nó khác với phần cứng ở chỗ là "phầnmềm không thể sờ hay đụng vào", và nó cần phải có phần cứng mới có thể thực thiđược

b) Phân loại

- Theo phương thức hoạt động:

+) Phần mềm hệ thống: dùng để vận hành máy tính và các phần cứng máy tính, ví

dụ như các hệ điều hành máy tính Windows, Linux, Unix, các thư viện động (còn gọi

là thư viện liên kết động; tiếng Anh: dynamic linked library - DLL) của hệ điều hành,các trình điều khiển (driver), phần sụn (firmware) và BIOS Đây là các loại phần mềm

mà hệ điều hành liên lạc với chúng để điều khiển và quản lý các thiết bị phần cứng

+) Phần mềm ứng dụng: để người sử dụng có thể hoàn thành một hay nhiều côngviệc nào đó, ví dụ như các phần mềm văn phòng (Microsoft Office, OpenOffice), phầnmềm doanh nghiệp, phần mềm quản lý nguồn nhân lực, phần mềm giáo dục, cơ sở dữliệu, phần mềm trò chơi, chương trình tiện ích, hay các loại phần mềm độc hại.

+) Các phần mềm chuyển dịch mã bao gồm trình biên dịch và trình thông dịch:các loại chương trình này sẽ đọc các câu lệnh từ mã nguồn được viết bởi các lập trìnhviên theo một ngôn ngữ lập trình và dịch nó sang dạng ngôn ngữ máy mà máy tính cóthể hiểu đưọc, hay dịch nó sang một dạng khác như là tập tin đối tượng (object file) vàcác tập tin thư viện (library file) mà các phần mềm khác (như hệ điều hành chẳng hạn)

có thể hiểu để vận hành máy tính thực thi các lệnh

+) Các nền tảng công nghệ như: NET,

- Theo khả năng ứng dụng:

+) Những phần mềm không phụ thuộc, nó có thể được bán cho bất kỳ khách hàngnào trên thị trường tự do Ví dụ: phần mềm về cơ sở dữ liệu như Oracle, đồ họanhư Photoshop, Corel Draw, soạn thảo và xử lý văn bản, bảng tính, Ưu điểm: Thôngthường đây là những phần mềm có khả năng ứng dụng rộng rãi cho nhiều nhóm người

sử dụng Khuyết điểm: Thiếu tính uyển chuyển, tùy biến

+) Những phần mềm được viết theo đơn đặt hàng hay hợp đồng của một kháchhàng cụ thể nào đó (một công ty, bệnh viện, trường học, ) Ví dụ: phần mềm điềukhiển, phần mềm hỗ trợ bán hàng, …

1.1.1.2 Quản lý nhân sự

- Nhân sự: bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xãhội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thànhviên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạođức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp [2]

- Quản lý nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực: là sự khai thác và sử dụng nguồnnhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả Quản lý nhân

sự là công tác quản lý các lực lượng lao động của một tổ chức, công ty, xã hội, nguồnnhân lực, chịu trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, và tưởngthưởng người lao động, đồng thời giám sát lãnh đạo và văn hóa của tổ chức, và bảođảm phù hợp với luật lao động và việc làm [2]

- Tầm quan trọng:

Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khaithác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹthuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lạivới nhau Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuậtđều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được nhưng con người thì không thể Vìvậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại vàphát triển của doanh nghiệp

Con người, với khả năng sáng tạo, lao động cần cù siêng năng của mình, đã phátminh ra những dụng cụ từ ban đầu là thô sơ cho đến phát triển công nghệ cao, khoahọc kỹ thuật cao như ngày nay đã phục vụ được nhu cầu bản thân và phát triển xã hội.Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đềlao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều điđến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do

họ làm ra

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũngcần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chứcnăng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trịnhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viêndưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầukhông khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trong những yếu tố quyếtđịnh đến sự thành bại của một doanh nghiệp

1.1.1.3 Phần mềm quản lý

Phần mềm quản lý là phần mềm ứng dụng trên máy vi tính với nhiệm vụ tin họchóa các quy trình của doanh nghiệp, là công cụ cung cấp thông tin ra quyết định chứkhông chỉ đơn thuần là công việc lưu trữ hay xử lý thông tin

1.1.1.4 Phân tích thiết kế phần mềm

 Phân tích thiết kế phần mềm hướng chức năng

Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chínhthànhnhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việcxácđịnh Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết kế từtrênxuống (top-down) Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán

nhỏhơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể càiđặtđược ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc

Đặc điểm:

- Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán)

- Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn

- Phần lớn các hàm sử dụng dữ liệu chung

- Các hàm (thủ tục) truyền thông tin cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số

- Dữ liệu trong hệ thống được chuyển động từ hàm này sang hàm khác

- Đóng gói chức năng( sử dụng hàm/thủ tục mà không cần biết nội dung cụ thể)

- Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống (top - down)

Một số phương pháp phân tích hướng chức năng:

- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹđượcdựa theo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giảnhơn Kỹthuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu (DataDictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng Nhưng SADT chưaquantâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống

- Phương pháp MERISE (MEthod pour Rassembler les Idees Sans Effort)củaPháp dựa trên các mức mức trừu tượng hoá của hệ thống thông tin như mức quanniệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mô hình

- CASE (Computer-Aided System Engineering) là phương pháp phân tích vàthiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính Đây là một cách tiếp cận theo hướng

"top- down" và rất phù hợp với yêu cầu xây dựng một hệ thống thông tin trong cácdoanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại

 Phân tích thiết kế phần mềm hướng đối tượng

- Phương pháp phân tích hướng đối tượng là phương pháp tập trung vào hai

khíacạnh của hệ thống thông tin là dữ liệu và hành động Các đối tượng trong một hệthốngtương đối độc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp cácđốitượng đó với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng [1]

- Ưu điểm:

+) Dễ bảo trì vì các đối tượng là độc lập Các đối tượng có thể hiểu và cải biênnhư là một thực thể độc lập Thay đổi trong thực hiện một đối tượng hoặc thêm cácdịch vụ sẽ không làm ảnh hưởng tới các đối tượng hệ thống khác

+) Các đối tượng là các thành phần dùng lại được thích hợp (do tính độc lập củachúng) Một thiết kế có thể dùng lại được các đối tượng đã được thiết kế trong các bảnthiết kế trước đó.

+) Có một vài lớp hệ thống thể hiện phản ánh quan hệ rõ ràng giữa các thực thể

có thực (chẳng hạn như các thành phần phần cứng) với các đối tượng điều khiển nótrong hệ thống Điều này đạt được tính dễ hiểu của thiết kế

- Hạn chế:

+) Sự tường minh các đối tượng hệ thống thích hợp là khó khăn Cách nhìn tựnhiên nhiều hệ thống là cách nhìn chức năng và việc thích nghi với cách nhìn hướngđối tượng đôi khi là khó khăn, nhất là đối tượng trừu tượng, không phải đối tượng cụthể

+) Phương pháp thiết kế hướng đối tượng đang trong quá trình hoàn thiện, cònnhiều tranh luận, quy trình phát triển chưa thật hoàn chỉnh như phương pháp hướngcấu trúc và thị trường ứng dụng còn rất hẹp so với hướng cấu trúc

1.1.2 Khái niệm liên quan đến phân tích, thiết kế hướng đối tượng

- UML (Unified Modeling Language) là ngôn ngữ trực quan được dùng trong

quy trình phát triển các hệ thống phần mềm Nó là một ngôn ngữ đặc tả hình thức(formal specification language) UML có một tập các phần tử và một tập các quy tắcriêng Hầu hết các phần tử của UML là các đối tượng đồ họa như đường thẳng, hìnhchữ nhật, hình oval,… và thường có nhãn kèm theo để tăng thông tin Các quy tắctrong UML được mô tả trong đặc tả UML như cú pháp trừu tượng (được biểu diễn nhưcác sơ đồ và ngôn ngữ tự nhiên), quy tắc hình thức (nằm trong ngôn ngữ ràng buộc đốitượng) và ngữ nghĩa, quy tắc xác định cách kết hợp giữa các phần tử [3]

- Lớp (class): theo nghĩa thông thường thì lớp là nhóm của nhiều người hay vật

có tính tương tự nhất định hay đặc điểm chung (từ điển Webster’s) Trong phươngpháp hướng đối tượng thì lớp là mô tả một hay nhiều đối tượng, mô tả tập thống nhấtcác thuộc tính và phương thức Nó còn có thể mô tả cách tạo đối tượng mới trong lớpnhư thế nào[1]

- Đối tượng (object):là bộ các “thuộc tính” xác định trạng thái của đối tượng đó

và các phép toán thực hiện trên các thuộc tính đó Mỗi đối tượng là một thể hiện cụ thểcủa một lớp mà lớp được xác định bởi các thuộc tính và các phép toán của nó Lớp đốitượng được thừa kế từ một vài lớp đối tượng có mức trừu tượng cao hơn, sao cho định

nghĩa nó chỉ cần nêu đủ sự khác biệt giữa nó và các lớp cao hơn nó Các đối tượng liênlạc với nhau chỉ bằng cách trao đổi các thông báo: thực tế hầu hết các liên lạc giữa cácđối tượng thực hiện bằng cách một đối tượng này gọi một thủ tục, mà thủ tục này kếthợp với một đối tượng khác [3].

- Trừu tượng (abstract): là nguyên lý bỏ qua những khía cạnh của chủ thể

(subject) không liên quan đến mục đích hiện tại để tập trung đầy đủ hơn vào các khíacạnh còn lại Như vậy có thể nói rằng trừu tượng là đơn giản hóa thế giới thực mộtcách thông minh Trừu tượng cho khả năng tổng quát hóa và ý tưởng hóa vấn đề đangxem xét Chúng loại bỏ đi các chi tiết dư thừa mà chỉ tập chung và các điểm chính, cơbản [1]

- Phương pháp hay phương thức (method): là cách thức cấu trúc các suy nghĩ và

hành động của con người Nó cho biết chúng ta phải làm cái gì, làm như thế nào, làmkhi nào và tại sao phải làm như vậy để hình thành hệ thông phần mềm [1]

- Mô hình (model): là kế hoạch chi tiết của hệ thống, là bức tranh hay mô tả của

vấn đề đang được cố gắng giải quyết hay biểu diễn Mô hình còn có thể là mô tả chínhgiải pháp, có thể dùng biểu tượng thay cho đối tượng thực [3]

- Thiết kế: là tập tài liệu kỹ thuật toàn bộ, gồm có bản tính toán, bản vẽ… để có

thể theo đó mà xây dựng công trình, sản xuất thiết bị, làm sản phẩm… Khái niệm phântích trong tiếp cận hướng đối tượng là thực hiện đặc tả các hành vi bên ngoài, bổ sungchi tiết nếu cần thiết để cài đặt hệ thống trên máy tính, bao gồm tương tác người - máy,quản lý nhiệm vụ, quản lý dữ liệu Thiết kế hướng đối tượng tập trung vào xác địnhđối tượng phần mềm logic sẽ được cài đặt bằng ngôn ngữ hướng đối tượng [1]

- Xây dựng (lập trình) hướng đối tượng: là thiết kết các modun sẽ được cài đặt

[1]

- Lĩnh vực vấn đề (domain problem): là không gian (vùng) của các hoạt động

hoặc ảnh hưởng Nó là vùng tác nghiệp hay kinh nghiệm của con người trong đó phầnmềm được sử dụng Vậy, lĩnh vực vấn đề là vùng mà ta đang cố gắng xem xét Thí dụcủa lĩnh vực vấn đề có thể là tài chính, giáo dục,… [1]

- Phân tích: là tách, chia nhỏ tổng thể thành các phần để tìm ra đặc tính, chức

năng, quan hệ… của chúng (từ điển Webster’s) Khái niệm phân tích trong tiếp cậnhướng đối tượng là thực hiện nghiên cứu lĩnh vực vấn đề, dẫn tới đặc tả hành vi quansát từ ngoài và các thông báo nhất quán, hoàn chỉnh, khả thi của những cái cần

[COAD91] Phân tích hướng đối tượng tập trung vào tìm kiếm, mô tả các đối tượng(khái niệm) trong lĩnh vực vấn đề Thí dụ hệ thống thư viện có khái niệm Sách, Thưviện … [1].

- Phương pháp luận (methodology): mô tả cách thức suy nghĩ về phần mềm và

phát triển phần mềm Nó bao gồm ngôn ngữ mô hình hóa metamodel (mô hình của môhình) và tiến trình Phương pháp luận khác với phương pháp Phương pháp luận lànghiên cứu phương pháp Metamodel mô tả hình thức các phần tử mô hình, cú pháp vàngữ nghĩa của các ký pháp trong mô hình [1]

- Mô hình hóa (modeling): khái niệm mô hình hóa thường được sử dụng đồng

nghĩa với phân tích, đó là việc thực hiện tách hệ thống thành các phần tử đơn giản để

dễ hiểu Trong khoa học máy tính, mô hình hóa bắt đầu từ mô tả vấn đề, sau đó là mô

tả giải pháp vấn đề Các hoạt động này còn được gọi là phân tích và thiết kế Khi thuthập yêu cầu cho hệ thông, ta phải tìm ra nhu cầu tác nghiệp của người dùng và ánh xạchúng thành yêu cầu phần mềm sao cho đội ngũ phát triển phần mềm hiểu và sử dụngđược chúng Tiếp theo là khả năng phát sinh mã trình từ các yêu cầu này, đồng thờiđảm bảo rằng các yêu cầu phải phù hợp với mã trình vừa phát sinh và dễ dàng chuyểnđổi mã trình ngược lại thành yêu cầu Tiến trình này được gọi là mô hình hóa [1]

- Notations (ký hiệu): là các ký hiệu để vẽ [1].

- Mechanisms (qui tắc, cơ chế): là các qui tắc để lập nên bản vẽ, mỗi bản vẽ có

qui tắc riêng và bạn phải nắm được để tạo nên các bản vẽ thiết kế đúng [1]

- Diagram (bản vẽ): Diagram các bạn có thể dịch là sơ đồ Tuy nhiên ở đây

chúng ta sử dụng từ bản vẽ cho dễ hình dung Các bản vẽ được dùng để thể hiện cácgóc nhìn của hệ thống [1]

Hình 1.1: Các bản vẽ trong phân tích thiết hướng đối tượng

Trong đó:

+) Use Case Diagram: bản vẽ mô tả về ca sử dụng của hệ thống Bản vẽ này sẽgiúp chúng ta biết được ai sử dụng hệ thống, hệ thống có những chức năng gì Lậpđược bản vẽ này bạn sẽ hiểu được yêu cầu của hệ thống cần xây dựng

+) Class Diagram: bản vẽ này mô tả cấu trúc của hệ thống, tức hệ thống được cấutạo từ những thành phần nào Nó mô tả khía cạnh tĩnh của hệ thống

+) Object Diagram: Tương tự như Class Diagram nhưng nó mô tả đến đối tượngthay vì lớp (Class)

+) Sequence Diagarm: là bản vẽ mô tả sự tương tác của các đối tượng trong hệthống với nhau được mô tả tuần tự các bước tương tác theo thời gian

+) Collaboration Diagram: tương tự như sequence Diagram nhưng nhấn mạnh về

sự tương tác thay vì tuần tự theo thời gian

+) State Diagram: bản vẽ mô tả sự thay đổi trạng thái của một đối tượng Nóđược dùng để theo dõi các đối tượng có trạng thái thay đổi nhiều trong hệ thống +) Activity Diagram: bản vẽ mô tả các hoạt động của đối tượng, thường được sửdụng để hiểu về nghiệp vụ của hệ thống

+) Component Diagram: bản vẽ mô tả về việc bố trí các thành phần của hệ thốngcũng như việc sử dụng các thành phần đó

+) Deployment Diagram: bản vẽ mô tả việc triển khai của hệ thống như việc kếtnối, cài đặt, hiệu năng của hệ thống v.v…

- Các hướng nhìn, góc nhìn (views): mỗi góc nhìn như thầy bói xem voi, nó

không thể hiện hết hệ thống nhưng thể hiện rõ hệ thống ở một khía cạnh Chính vì thếtrong xây dựng có bản vẽ kiến trúc (nhìn về mặt kiến trúc), bản vẽ kết cấu (nhìn vềmặt kết cấu), bản vẽ thi công (nhìn về mặt thi công) Trong phần mềm cũng như vậy,OOAD sử dụng UML có các góc nhìn sau:

Hình 1.2: Các View trong phân tích thiết hướng đối tượng

Trong đó:

+) Use Case View:cung cấp góc nhìn về các ca sử dụng giúp chúng ta hiểu hệthống có gì, ai dùng và dùng như thế nào

+) Logical View: cung cấp góc nhìn về cấu trúc hệ thống, xem nó được tổ chức

như thế nào, bên trong nó có gì

+) Process View: cung cấp góc nhìn động về hệ thống, xem các thành phần trong

hệ thống tương tác với nhau như thế nào

+) Component View: Cũng là một góc nhìn về cấu trúc giúp chúng ta hiểu cáchphân bổ và sử dụng lại các thành phần trong hệ thống ra sao

+) Deployment View: cung cấp góc nhìn về triển khai hệ thống, nó cũng ảnhhưởng lớn đến kiến trúc hệ thống

Tập hợp các góc nhìn này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hệ thống cần phân tích, thiết

kế Trong hình 1 chúng ta thấy góc nhìn Use Case View nằm ở giữa và chi phối tất cả

các góc nhìn còn lại Chính vì thế chúng ta thường thấy các tài liệu nói về 4 view + 1chứ không phải 5 view nhằm nhấn mạnh vai trò của Use Case View.

1.2 Cơ sở lý luận liên quan trực tiếp đến phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự

Biểu đồ use case: biểu diễn sơ đồ chức năng của hệ thống Mỗi use case sẽ thểhiện một tình huống sử dụng hệ thống khác nhau của người dùng Tập hợp các usecase và các tác nhân cùng với quan hệ kết hợp giữa chúng sẽ cho ta một biểu đồ usecase dùng để mô tả yêu cầu hệ thống Đi kèm với biểu đồ use case là các kịch bản [1]

Hình1.3: Biểu đồ use case của máy rút tiền tự động ATM

Biểu đồ lớp: là biểu đồ trình bày một tập hợp các lớp, các giao diện cùng vớicác mối liên quan có thể có giữa chúng như liên kết, kết nhập, hợp thành, khái quáthóa, phụ thuộc và thực hiện Biểu đồ lớp được dùng để mô hình hóa cấu trúc tĩnh của

hệ thống ( hay của một phần của hệ thống) [1]

Hình 1.4: Biểu đồ lớp của usecase Rút tiền

Biểu đồ trạng thái: trình bày các trạng thái có thể của đối tượng và chỉ rõ đốitượng nào đó vừa được thỏa mãn, mà đối tượng tiếp nhận qua thông điệp gửi tới từmột đối tượng khác Một sự thay đổi trạng thái gọi là một dịch chuyển Có thể có cáchành động xảy ra gắn với trạng thái hay với bước dịch chuyển Tương ứng với mỗi lớp

sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượng của lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữanhững trạng thái đó Tuy nhiên biểu đồ trạng thái không phải vẽ cho tất cả các lớp, màchỉ riêng cho các lớp mà đối tượng của nó có khả năng ứng xử trước các sự kiện xảyđến tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của nó [1]

Hình 1.5: Biểu đồ trạng thái của use case Rút tiền

Biểu đồ tuần tự: là một trong hai biểu đồ tương tác chính với chủ ý làm nổi bậttrình tự theo thời gian của các thông điệp Nó trình bày một tập hợp các đối tượngcùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau Các đối tượng này là các

cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ của các đối tượng cũngcòn có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút [1]

Hình 1.6: Biểu đồ tuần tự mô tả use case Rút tiền

Biểu đồ hoạt động: là biểu đồ mô tả một nội dung hoạt động, theo các luồng đi

từ việc này sang việc khác Nó thường được dùng để diễn tả logic của một ca sử dụng,một kịch bản, một nhóm ca sử dụng, một quy tắc hay một thao tác phức tạp [1]

Hình 1.7: Biểu đồ hoạt động trả tiền bằng thẻ tín dụng

Biểu đồ thành phần: là biểu đồ mô tả các thành phần và sự phụ thuộc của chúngtrong hệ thống Giữa các thành phần chỉ có một loại quan hệ phụ thuộc được biểu diễnbằng đường mũi tên đứt nét [1].

Hình 1.8: Biểu đồ thành phần của máy rút tiền tự động ATM

Biểu đồ triển khai: chỉ ra cấu hình các phần tử xử lý lúc chương trình chạy, các

nút trên mạng và các tiến trình phần mềm thực hiện trên những phần tử đó Nó chỉ ra

mối quan hệ giữa các phần cứng và phần mềm của hệ thống Biểu đồ triển khai chỉ ratoàn bộ các nút trên mạng, kết nối giữa chúng và các tiến trình chạy trên chúng Mỗinút là một đối tượng vật lý (các thiết bị) có tài nguyên tính toán Chúng có thể là máytính, máy in, máy đọc ảnh, thiết bị truyền tin,… Các nút được kết nối với nhau thôngqua các giao thức như giao thức TCP/IP [1]

Hình 1.9: Biểu đồ triển khai của hệ thống dịch vụ ngân hàng

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Hệ thống quản lý nhân sự xuất hiện từ rất lâu và mang đến hiệu quả rất lớn, nângcao năng suất làm việc trong tổ chức, doanh nghiệp Trong những năm qua đã có rấtnhiều phần mềm quản lý nhân sự mới hiệu quả hơn thay thế những phầm mềm quản lýnhân sự cũ, những phát sinh trong hệ thống nhân sự không ngừng được nghiên cứu vàcải tiến nhằm nâng cao tốc độ, tính bảo mật, hiệu quả trong việc quản lý nhân sự Córất nhiều phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá cao trên thế giới phải kể đến nhưgói quản trị nguồn lực (Enterprise Resrouce Planning- ERP), hệ thống chấm công,nghỉ phép (E-Roster), hệ thống quản lý thông tin nhân viên (Personnel Information),

hệ thống tính lương (Payroll)

Phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự là đề tài được nghiên cứu khá nhiềutrên thế giới Dưới đây là một số đề tài cơ bản:

Luận văn thạc sĩ “Salary Management System” của Muhammad Azeem và

Masud Ur Rehman, khóa học 5DV01E, 4DV01E, Đại học Linnaeus

Mục đích của việc phát triển dự án phần mềm này là tự động hóa mức lương hệthống cho Học viện thể dục thể thao Thụy Điển Phần mềm này có khả năng tínhlương tháng, thuế và bảo hiểm xã hội của người lao động cơ quan Trên cơ sở các côngthức nhất định nó sẽ tạo ra các tập tin như là một đầu ra như hồ sơ ngân hàng và phiếulương Hệ thống phần mềm này cũng có khả năng tính thuế cho tổ chức và an sinh xãhội phải trả Hồ sơ thuế được tạo ra cho cơ quan thuế Tất cả các dữ liệu như thông tin

nhân viên, tiền lương, an sinh xã hội và thuế sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu như làmột hồ sơ theo dõi

Đề tài nghiên cứu khoa học “A Three-Tier Salary Management System for Higher Vocational Colleges” của Bin Lu, Changyu Liu, Tiezhu Zhao, năm 2015.

Công trình nghiên cứu khoa học này đã thiết kế và thực hiện một hệ thống quản lýtiền lương ba cấp cho cao đẳng nghề Đầu tiên là tiến hành tổng quan về toàn bộ tình hình

cơ chế quản lý tiền lương cho các trường cao đẳng nghề và đề xuất nâng cao hiệu quảcông việc tài chính của các trường cao đẳng nghề bằng cách sử dụng hệ thống quản lýthông tin dựa trên ASP.NET Sau đó phân tích chính yêu cầu hệ thống và phân chia hệthống thành bốn mô-đun chức năng: mô-đun quản lý tiền lương, mô-đun quản lý hệthống, mô-đun đăng nhập và mô-đun báo cáo Cuối cùng thực hiện hệ thống dựa trên kiếntrúc ba tầng: tầng trình bày người dùng, logic kinh doanh và cấp độ truy cập dữ liệu

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

Công tác quản lý nhân sự trong mỗi doanh nghiệp là một vấn đề có vai trò vôcùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do nhận thấytầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự nên đã có rất nhiều công trình nghiên cứutới vấn đề này Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên quan:

Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than Cọc Sáu” của Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế,

Đại học Kinh tế quốc dân

Luận văn đã tập trung làm rõ một số lý thuyết về phương pháp phát triển hệthống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc Luậnvăn cũng đã hoàn thành các bước phân tích thiết hệ thống thông tin và xây dựng đượcmột số câu lệnh cho chương trình Đề tài có ưu điểm là giao diện thân thiện với ngườidùng, dễ sử dụng, thông tin nhân viên được xử lýnhanh, chính xác, …

Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại TRATECHCOM” của sinh viên Cao Thị Hồng Nhung , Lớp 47A, Trường Đại học

Kinh tế Quốc dân

Đề tài này tập trung vào xây dựng HTTT đặc biệt là phân tích thiết kế cơ sở dữliệu mà không đi xây dựng phần mềm Đề tài đã giải quyết được bài toán quản lý nhân

sự mà công ty đã đặt ra: đầy đủ chức năng, cơ sở dữ liệu chặt chẽ, luồng ra vào thông tin

hợp lý và các báo cáo, kết xuất mang tính quản trị cao Đây có thể coi là một đề tài thànhcông nếu tác giả xây dựng được phần mềm hoàn chỉnh nhưng trên thực tế tác giả chưa giảiquyết được vấn đề này.

Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống nhân sự tại công

ty trách nhiệm hữu hạn Hưng Long” do sinh viên Nguyễn Thị Lịch, khoa Tin Học

Kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân thực hiện

Những nội dung mà đề tài đã giải quyết được là phân tích, khảo sát hiện trạng và

từ đó phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sựtheo phương pháp hướngchức năng Đề tài đã phân tích khá kĩ lưỡng về quản lý nhân sự tại công ty TNHHHưng Long, xây dựng được một hệ thống thông tin phù hợp thân thiện với người sửdụng,đáp ứng được phần nào với hệ thống thực tế Đề tài này người viết đi vào luônviệc phân tích về công ty trách nhiệm hữu hạn Hưng Long mà chưa đưa ra những kháiniệm tổng quan về phân tích thiết kế, nhân sự, … Cơ sở dữ liệu của hệ thống được xâydựng trên cơ sở một hệ thống thông tin mạng nhưng bước đầu mới chỉ được xây dựngtrên máy cục bộ

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU

HẢI PHÒNG – CHI NHÁNH HÀ NỘI

2.1 Tổng quan về công ty và tình hình hoạt động của công ty

2.1.1 Quá trình thành lập công ty

 Tên giao dịch: CHI NHÁNH HÀ NỘI - CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HẢI PHÒNG

 Tên viết tắt: TRADIMEXCO – HaNoi Branch

 Giấy phép kinh doanh: 0200113804-014 - Cấp ngày: 13/06/2003

 Mã số thuế: 0200113804-014 Cấp ngày: 10/05/2004

 Ngày hoạt động: 13/11/2002

 Điện thoại: (84-4)66755130 - fax: ((84-4) 73093386)

 Giám đốc: Kiều Minh Lộc

 Địa chỉ: Số nhà 23 dãy B, Phố Nguyễn Khả Trạc, Phường Mai Dịch, QuậnCầu Giấy, Hà Nội

Chi nhánh Hà Nội - Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩuHải Phòng là đơn vị trực thuộc của Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuấtnhập khẩu Hải Phòng Là một doanh nghiệp kinh doanh tách ra từ Công ty Cổ phầnThương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng và chỉ hoạt động trong lĩnh vựcdịch vụ cung ứng và quản lý nguồn lao động xuất khẩu làm việc có thời hạn tại nướcngoài, Chi nhánh Hà Nội - Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩuHải Phòng sẽ tuyển chọn, đào tạo và cung ứng lao động cho các thị trường thuê laođộng nước ngoài

Từ năm 2002, TRADIMEXCO - HaNoi Branch đã bắt đầu cung ứng lao độngcông xưởng, hộ lý và giúp việc gia đình sang Đài Loan và Malaysia làm việc

Đặc biệt Đài Loan là thị trường truyền thống của TRADIMEXCO - HaNoiBranch Mỗi năm công ty cung ứng khoảng 1.000 lao động Việt Nam sang làm việc tạiĐài Loan và trở thành đối tác tin cậy của nhiều Công ty môi giới nhân lực lớn tại ĐàiLoan Chỉ từ năm 2009 đến nay, đã có hơn 6.000 lao động TRADIMEXCO - HaNoi

Branch đã và đang làm việc tại Đài Loan trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhaunhư: điện tử, cơ khí, hàn, in, dệt may, thực phẩm, hộ lý

Từ năm 2012, TRADIMEXCO - HaNoi Branch đã khai thác và mở rộng thịtrường sang một số nước Trung Đông, đặc biệt là OMAN, Ả Rập Xê út

Công ty TRADIMEXCO - HaNoi Branch luôn cung ứng lao động chất lượng vìvậy công tác tuyển chọn và đào tạo lao động được quan tâm hàng đầu Tất cả lao độngTRADIMEXCO - HaNoi Branch đều được tham gia các khóa đào tạo ngoại ngữ, vàgiáo dục định hướng trước khi sang làm việc tại nước ngoài Đội ngũ giáo viên vàchuyên gia đào tạo của TRADIMEXCO - HaNoi Branch luôn chú trọng rèn luyện ýthức, kỉ luật lao động của các thế hệ học viên, từ đó lựa chọn ra những ứng viên tốtnhất cho đối tác

Đối với những đơn hàng yêu cầu tay nghề cao, lao động đều được tham gia cáckhóa đào tạo nghề chuyên sâu, được giáo viên hướng dẫn và thực hành trực tiếp trêncác thiết bị máy móc hiện đại TRADIMEXCO - HaNoi Branch luôn đảm bảo hoànthành thủ tục nhanh chóng nhất theo yêu cầu và thời hạn mà khách hàng đặt ra, kể từkhi nhận được đơn hàng

Với phương châm Chất lượng là hàng đầu, TRADIMEXCO - HaNoi Branch luôncung ứng cho đối tác nước ngoài những lao động đạt chuẩn đã qua nhiều khâu tuyểnchọn kĩ lưỡng Từ đó, giữ vững uy tín và trở thành đối tác tin cậy của khách hàng

Bảng 2.1: Thông tin ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty

THÔNG TIN NGÀNH NGHỀ, LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG

Ngành

nghề chính

Cung ứng và quản lý nguồn lao động xuất khẩu

Lĩnh vực kinh tế

Kinh tế nhà nước

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân lực

- Nhân sự: cho đến tháng 1 năm 2017, số lượng nhân sự của công ty đạt con số

45 cán bộ nhân viên, bao gồm những cán bộ giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực xuấtkhẩu lao động, các cán bộ trẻ nhiệt huyết có trình độ ngoại ngữ và chuyên môn nghiệp

vụ tốt, các chuyên gia nước ngoài được mời về để huấn luyện nghiệp vụ cho Giáo viên

và đào tạo ngoại ngữ cho lao động đi nước ngoài

Bảng 2.2: Cơ cấu nhân sự của công ty

- Sơ đồ tổ chức:

Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty TRADIMEXCO - HaNoi Branch

 Ban Giám đốc: Ban Giám đốc của Chi nhánh Hà Nội - Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng gồm 03 thành viên, trong đó có 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc

- Giám đốc: là người điều hành và chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động kinhdoanh của Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng Giámđốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty

- Phó giám đốc hành chính: quản lý và chịu trách nhiệm về việc phân công,quản lý cán bộ nhân viên, tài sản, vật chất và vấn đề tài chính – kế toán của công ty

- Phó giám đốc xuất khẩu lao động: trực tiếp quản lý phòng đào tạo & giáo dụcđịnh hướng, phòng cung ứng lao động và trung tâm đào tạo ngoại ngữ, là người chịutrách nhiệm xây dựng – quản lý hoạt động xuất khẩu lao động và quan hệ với các đốitác nước ngoài Chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát hoạt động tuyển dụng và đào tạolao động đáp ứng nhu cầu và chất lượng tốt nhất

Giám đốc

Phó Giám đốc hành chính

Phòng tổ

chức hành

chính

Phòng tài chính, kế toán

Phó Giám đốc Xuất khẩu lao động

Phòng đào tạo & giáo dục định hướng

Phòng cung ứng lao động

Trung tâm đào tạo ngoại ngữ

 Phòng tài chính, kế toán: có nhiệm vụ tổ chức, quản lý tài chính và kế toán củaCông ty, lập sổ sách, hạch toán, báo cáo số liệu kế toán…

 Phòng tổ chức hành chính: quản lý điều hành công tác hành chính tổ chức vànhân sự của Công ty; theo dõi, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động…

 Phòng đào tạo và giáo dục định hướng: đào tạo tay nghề cho người lao động đixuất khẩu, định hướng nghề nghiệp cho người lao động trước khi đi nước ngoài, cungcấp thông tin về văn hoá, phong tục tập quán của các nước cho người lao động, …

 Phòng cung ứng lao động: tham mưu cho giám đốc về công tác xuất khẩu laođộng, khai thác nguồn lao động trong nước, tìm kiếm bạn hàng nước ngoài để mở rộnghoạt động xuất khẩu lao động của Công ty…

 Trung tâm đào tạo ngoại ngữ: chuyên phụ trách nghiệp vụ đào tạo ngoại ngữcho lao động

2.1.4 Tình hình hoạt động của Công ty trong 3 năm gần đây

Một số chỉ tiêu chủ yếu biểu hiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty có sựbiến động trong giai đoạn 2013 – 2015, thể hiện qua bảng số liệu sau:

Bảng 2.3: Kết quả hoạt động của công ty giai đoạn 2013 – 2015

(Đơn vị: tỷ đồng)

Tuyệt đối

Tương đối (%)

Tuyệt đối

Tương đối (%)

Hoạt động kinh doanh của công ty đã đạt hiệu quả nhất định theo kế hoạch vàchiến lược đề ra Việc quý công ty vẫn duy trì hoạt động, đóng góp vào ngân sách Nhànước hàng năm đều cho thấy được sự thích nghi mạnh mẽ của công ty với sự biếnđộng môi trường Công ty đang có những bước phát triển mạnh mẽ để mở rộng thịtrường

2.2 Thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Hải Phòng – Chi nhánh Hà Nội

2.2.1 Phân tích qua thông tin, số liệu điều tra

Hiện nay, công ty có 45 nhân viên, bao gồm những cán bộ giàu kinh nghiệmtrong lĩnh vực xuất khẩu lao động, các cán bộ trẻ nhiệt huyết có trình độ ngoại ngữ và

chuyên môn nghiệp vụ tốt, các chuyên gia nước ngoài được mời về để huấn luyệnnghiệp vụ cho Giáo viên và đào tạo ngoại ngữ cho lao động đi nước ngoài.

Nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty:

- Khi có đợt tuyển dụng, ai có nhu cầu vào công ty làm việc thì sẽ nộp hồ sơ.Nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ xem xét hồ sơ, nếu đạt sẽ gọi đến phỏng vấn.Nếu qua được vòng phỏng vấn thì sẽ được nhận vào công ty

- Nhân viên khi được nhận vào công ty sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng sẽ

do nhân viên phòng tổ chức hành chính lưu giữ và quản lý Đồng thời, nhân viênphòng tổ chức hành chính sẽ cập nhật thông tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên Khi cónhân viên nghỉ việc thì hồ sơ nhân viên tiếp tục được lưu trữ ở công ty thêm 1 năm đểphục vụ cho công tác tìm kiếm và kiểm tra nếu cần, sau đó hồ sơ sẽ được hủy đi

- Nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa,xóa) các thông tin về nhân viên và chấm công trong thời gian nhân viên làm việc tạicông ty Mỗi phòng ban của công ty có một bảng chấm công riêng được quản lý bằngphần mềm Microsoft Office Excel 2010 theo từng năm Mỗi bảng tính là 1 bảng chấmcông cho một tháng trong năm.Cuối tháng, nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ lậpbảng chấm công nhân viên và gửi sang kế toán để tính lương cho nhân viên

- Các trưởng phòng thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của từng nhânviên, nếu có khen thưởng hay kỷ luật với nhân viên nào thì các trưởng phòng sẽ báovới phòng tài chính kế toán để ghi vào sổ quản lý các thông tin khen thưởng, kỷ luật vàtiến hành xử lý theo quy định của công ty.Nhân viên phòng tài chính kế toán sẽ tínhcác khoản phí phải nộp (BHYT, BHXH, BHTN) và cập nhật khen thưởng kỷ luật

- Cuối tháng, nhân viên phòng tài chính kế toán sẽ tính lương và lập bảng lương.Lương nhân viên sẽ được tính như sau:

Thực lĩnh=lương CB+lươngtăng ca+ phụ cấp+tiền thưởng−bảo hiểm−tiền phạt

- Sau khi bảng lương được lập sẽ trình lên ban giám đốc phê duyệt và trở vềphòng tài chính kế toán để phát lương cho nhân viên Lương nhân viên sẽ được phátvào đầu tháng, thường là mùng 4 mùng 5 hàng tháng

- Nhân viên phòng tổ chức hành chính và nhân viên phòng tài chính kế toán sẽlập báo cáo gửi lên Giám đốc để Giám đốc xem và đưa ra cách quản lý phù hợp vàhiệu quả hơn

 Phương thức quản lý nhân sự tại Công ty

Danh sách nhân viên phỏng vấn:

Nguyễn Mai Anh Kế toán trưởng Phòng tài chính kế toán

Nguyễn Văn Sáng Trưởng phòng Phòng tổ chức hành chính

Kết quả thu được từ phỏng vấn 3 cán bộ nhân viên trong công ty với câu hỏi

“Phương thức quản lý nhân sự tại công ty là phương thức quản lý nào?” thì câu trả lờicủa cả 3 nhân viên là: hiện tại thì công ty vẫn quản lý nhân sự theo phương pháp thủcông, công ty chưa có một hệ thống thông tin cho việc quản lý nhân sự cũng chưadùng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng Hiện tại công ty vẫn quản lý nhân sựtheo phương pháp thủ công là chủ yếu

 Công ty có sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không?

Trong số 3 nhân viên được phỏng vấn thì cả 3 nhân viên phòng đều khẳng định làkhông có sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng mà hoàn toàn bằng thủcông, công ty có sử dụng phần mềm Excel, Word để hỗ trợ quản lý nhân sự Kết quảthu được được thể hiện như sau:

Không sử dụng; 100.00%

Biểu đồ 2.1: Tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty

Như vậy, kết quả cho thấy công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý nhân sựchuyên dụng Theo như ý kiến của nhân viên thì cũng chỉ là dùng phần mềm Excel cósẵn để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, chấm công, tính lương và dùng phần mềm Word

để lưu trữ một số thông tin cơ bản Về cơ bản thì các hoạt động quản lý nhân sự vẫnđược các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ công

 Quản lý thông tin nhân viên

Danh sách nhân viên phỏng vấn:

Nguyễn Văn Sáng Trưởng phòng Phòng tổ chức hành chính

Sau khi phỏng vấn 3 nhân viên phòng tổ chức hành chính thì cả 3 nhân viên đềukhẳng định rằng: hồ sơ nhân viên đều được cập nhật thủ công, hồ sơ được lưu trữ 1bản trên giấy tờ trong tủ hồ sơ, 1 bản thì lưu trữ trên file word máy tính Khi Giám đốchay nhân viên khác muốn có thông tin về nhân viên thì nhân viên phòng tổ chức hànhchính phải đến tủ hồ sơ nhân viên tìm hoặc tìm các file word Họ khẳng định rằng việctìm kiếm thông tin nhân viên như vậy rất tốn thời gian và công sức

 Quản lý tiền lương

Danh sách nhân viên phỏng vấn:

Nguyễn Mai Anh Kế toán trưởng Phòng tài chính kế toán

Khi phỏng vấn 3 nhân viên phòng tài chính kế toán về việc tính lương thì cácnhân viên đều khẳng định rằng họ tính lương bằng thủ công, sử dụng Excel để tính.Cuối tháng, để tính được lương và lập bảng lương thì phải đợi nhân viên phòng tổ

chức hành chính tổng hợp và lập bảng lương xong chuyển qua phòng tài chính kế toánthì nhân viên kế toán mới tính được lương cho nhân viên.

Tuy nhiên, khi điều tra bằng phiếu điều tra thì được biết trong công ty đã từngxảy ra tình trạng nhân viên phòng tài chính kế toán tính lương sai cho nhân viên Kếtquả điều tra được thể hiện qua biểu đồ sau:

Biểu đồ 2.2: Kết quả điều tra số lần tính lương sai cho nhân viên năm 2016

Qua phiếu điều tra và biểu đồ, ta thấy việc sai sót khi tính toán lương thưởng chonhân viên công ty xảy ra khá nhiều lần Điển hình tại phòng tổ chức hành chính sốnhân viên được hỏi bị sai sót 1-2 lần trong năm 2016 chiếm gần 11.11%, phòng tàichính kế toán là 20% và phòng đào tạo và giáo dục định hướng là 5% Việc nhầm lẫnnày gây cho nhân viên cảm giác không thoải mái, khó chịu; nó cũng phản ánh hoạtcông ty cần có phần mềm quản lí nhân sự

 Lập báo cáo

Theo kết quả phỏng vẫn từ 2 trưởng phòng: trưởng phòng tổ chức hành chính,trưởng phòng tài chính kế toán và 1 nhân viên phòng kế toán thì được biết: việc lậpbáo cáo khi có yêu cầu đột xuất từ ban giám đốc gặp nhiều khó khăn khi họ phải tìmthông tin, xong tổng hợp rồi lập báo cáo Trong khi đó việc tìm kiếm thông tin cũngmất khá nhiều thời gian, khi tổng hợp xong lại phải chờ in báo cáo Khi có yêu cầu lập

báo cáo đột xuất là họ phải cố gắng hết sức, tập trung làm việc để có thể lập trong thờigian nhanh nhất có thể Như vậy, ta thấy việc lập báo cáo cũng khá là tốn thời gian vàcông sức.

 Mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự của công ty

10.00%

60.00%

30.00%

Hài lòngTương đối hài lòngKhông hài lòng

Biểu đồ 2.3: Kết quả điều tra mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự của

công ty

Qua kết quả điều tra, ta thấy chỉ có 10% nhân viên hài lòng về công tác quản lýnhân sự của công ty, 60% nhân viên tương đối hài lòng và có tới 30% nhân viên khônghài lòng Như vậy, ta thấy công tác quản lý nhân sự của công ty chưa thực sự hiệu quả,chưa đáp ứng được yêu cầu của nhân viên

 Nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

Kết quả điều tra về nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự được thể hiệnqua biểu đồ sau:

20.00%

Cần thiếtKhông cần thiết

Biểu đồ 2.4: Kết quả điều tra về nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

Qua kết quả điều tra, ta thấy có tới 80% nhân viên cho rằng cần thiết phải xâydụng phần mềm quản lý nhân sự và 20% nhân viên cho rằng không cần thiết Đa phầnnhân viên đều muốn xây dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng để tiết kiệmthời gian, chi phí và công sức, tăng hiệu quả làm việc đối với những người quản lýcũng như đối với những nhân viên khác Họ có thể tra cứu thông tin cá nhân của mìnhcũng như lương thưởng của mình một cách dễ ràng, tiện lợi

 Các chức năng cần có của một phầm mềm quản lý nhân sự

Quản lý HSNVQuản lý HĐLĐ

Quản lý chấm công

Quản lý tiền lương

Quản lý KTKLQuản lý phòng ban

Báo cáo, thống kê

Biểu đồ 2.5: Kết quả điều tra về các chức năng cần có

Khi điều tra về các chức năng cần có của một phần mềm quản lý nhân sự, cácchức năng được quan tâm nhiều nhất là quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng laođộng, báo cáo thống kê, quản lý tiền lương và tiếp đến là quản lý chấm công, quản lýkhen thưởng kỷ luật

- Chức năng tính lương cho phép người sử dụng tự định nghĩa các bảng lương

và các công thức tính lương một cách linh họat Có thể xuất và nhập dữ liệu dưới dạngcác tập tin word, excel để thuận tiện cho việc nhập liệu nhanh chóng cũng như lưu trữkhi cần thiết

- Với tình hình công ty như hiện nay thì không đòi hỏi nhân viên phải hiểu biếtnhiều về CNTT, HTTT nhiều

- Việc thông tin trong công ty được xử lý chậm chạp sẽ ảnh hưởng tới việc racác quyết định hay kế hoạch, chiến lược quan trọng

- Người quản lí khó tra cứu thông tin khi cần do khối lượng hồ sơ, giấy tờ phảilưu trữ lớn Như vậy rất tốn thời gian và công sức

- Công ty đã xảy ra tình trạng tính lương sai cho nhân viên làm cho nhân viênkhông hài lòng Như vậy sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên

- Do việc chấm công và tính lương làm bằng thủ công nên nhiều khi vào số liệu bịsai mà không phát hiện ra làm ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty

- Trong khi công ty đang ngày càng phát triển, theo đó số lượng nhân viên sẽtăng lên, việc quản lí nhân sự bằng excel sẽ gặp nhiều khó khăn và không đáp ứngđược trong thời gian tới.