Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam

LỜI CẢM ƠNĐể có thể hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam” ngoài sự cốgắng của bản thân, c

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế

hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam” ngoài sự cốgắng của bản thân, còn được sự giúp đỡ của các thầy các cô trong ban giám hiệuNhà trường và cán bộ, nhân viên trong Công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam.Đầu tiên em xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa HTTT kinh tế vàTMĐT, Trường Đại học Thương mại đã tận tình truyền đạt kiến thức cho em trongsuốt thời gian học tập và rèn luyện tại trường Với vốn kiến thức được đã được đàotạo trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận

mà còn là hành trang để em bước vào con đường sự nghiệp sau này

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến cô T.S Nguyễn Thị Thu Thủy đã

giành nhiều tâm huyết trực tiếp hướng dẫn em trong suốt thời gian thực hiện khóaluận tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn cán bộ, nhân viên Công ty TNHH Tajima SteelViệt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi để em được thực tập, phân tích, đánh giá cáchoạt động thu thập xử lý thông tin và hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này.Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong

sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc toàn thể cán bộ, nhân viên trong Công ty TNHHTajima Steel Việt Nam luôn dồi dào sức khỏe, chúc Công ty ngày càng phát triển.Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 11 tháng 04 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Tuyền

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài 1

2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu và phát triển của hệ thông thông tin quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp hiện nay 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ cần giải quyết của đề tài 3

4 Đối tượng, phạm vị nghiên cứu đề tài 3

5 Phương pháp thực hiện đề tài 3

6 Kết cấu khóa luận 4

PHẦN 2 NỘI DUNG KHÓA LUẬN 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 5

1.1 Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống quản lý 5

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 5

1.1.2 Lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống 6

1.2 Tổng quan về quản lý nhân sự 15

1.2.1 Một số lý thuyết cơ bản 15

1.2.2 Quy trình quản lý nhân sự 16

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THÔNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHAN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TAJIMA STEEL VIỆT NAM 18

2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Tajiam Steel Việt Nam 18

2.2.Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam 19

2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam 20

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TAJIMA STEEL VIỆT NAM 22

3.1 Bài toán quản lý nhân sự tại công ty 22

3.1.1 Mô tả bài toán 22

3.1.2 Các yêu cầu của hệ thống 22

3.2 Phân tích hệ thống 23

3.2.1 Phân tích chức năng 23

3.2.2 Phân tích dữ liệu 25

3.3 Thiết kế hệ thống 26

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 26

3.3.2 Thiết kế giao diện 30

3.3.3 Thiết kế module 34

3.4 Một số định hướng phát triển đề tài 35

3.4.1 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm 35

3.4.2 Một số ý kiến về định hướng phát triển hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam 35

KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Hình 2.1.Mô hình phân tích, thiết kế HTTT 8

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty 18

Bảng 2.1: Doanh số công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam qua các năm 19

Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 23

Hình 3.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 24

Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của hệ thống 24

Hình 3.4: Dạng của mô hình liên kết thực thể E-R 26

Hình 3.5: Mô hình thực thể liên kết ( ERD) 27

Hình 3.6: Giao diện đăng nhập hệ thống 30

Hình 3.7: Giao diện trang chủ của hệ thống 31

Hình 3.8: Giao diện hồ sơ nhân viên 31

Hình 3.9: Giao diện chấm công hàng tuần 32

Hình 3.10: Giao diện bảng lương chi tiết 33

Hình 3.11: Giao diện báo cáo nhân sự 34

Hình 3.12: Sơ đồ các module của hệ thống 35

Bảng 3.1: Bảng Hồ sơ nhân viên 28

Bảng 2: Bảng Bằng cấp nhân viên 28

Bảng 3.2: Bảng Chi tiết bằng cấp nhân viên 28

Bảng 3.3: Bảng Phòng ban 29

Bảng 3.4 : Bảng Chi tiết bảng lương 29

Bảng 3.5: Bảng chấm công 29

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài

Trong lịch sử phát triển của các hình thái kinh tế- xã hội, con người luôn lànguồn lực quan trọng hàng đầu, quyết định sự thành bại của tổ chức…Doanhnghiệp có thể có một dự án, một kế hoạch kinh doanh tốt đến đâu, công nghệ hiệnđại đến đâu nhưng không có một nguồn nhân lực đủ về số lượng và chất lượng đểtriển khai thì cũng khó có thể thành công Yếu tố nhân lực lại càng trở nên quantrọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt vàmang tính quốc tế sâu sắc như hiện nay Trong bối cảnh hòa nhập kinh tế thị trườngthì việc thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực được xem là một trong nhữngnhiệm vụ sống còn, có ý nghĩa quyết định tới hiệu quả sản xuất kinh doanh

Từ những phân tích trên ta thấy cần thiết phải có một cách nào đó để quản lýtốt vấn đề con người hay nhân sự cảu công ty để doanh nghiệp vừa có một đội ngũmạnh về chuyên môn, tốt về phẩm chất và giỏi về trí tuệ, lại vừa giải quyết tốt vấn

đề an sinh của nhân viên Hơn thế nữa, ngày nay, việc sử dụng công nghệ thông tin

đã trở nên phổ biến trong hầu hết mọi cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là việc ápdụng các biện pháp tin học trong công tác quản lý Trong công tác quản lý nhân sự

là một lĩnh vực cần thiết và quan trọng với tất cả các doanh nghiệp

Công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh là chuyên giacông và nhận các đơn đặt hàng về các loại thép không rỉ và các linh kiện điện tử.Với hệ thống tổ chức của công ty ngày càng mở rộng, việc quản lý nhân sự ngàycàng phức tạp đòi hỏi công ty phải có một cơ chế quản lý hiệu quả, tiết kiệm chi phí

và phù hợp với thực tại phát triển của công ty và tương lai Tuy nhiên hiện tại Công

ty còn có nhiều vấn đề trong quản lí nhân sự, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóacục bộ và chưa thống nhất, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự.Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại Công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lýtrên Excel, các văn bản chủ yếu được lưu trữ bằng giấy, hay các bộ nhớ thứ cấp,việc truyền tải dữ liệu chủ yếu bằng email và fax gây khó khăn rất nhiều cho cáchoạt động kinh doanh, khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu Vì vậy, việc xây dựng

hệ thống quản lý nhân sự để nâng cao vấn đề nắm bắt con người, tổ chức, nhân viêncủa Công ty là cần thiết

Qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam,thấy được sự khó khăn cũng như nhu cầu cấp thiết đổi mới hệ thống quản lý nhân

sự tại Công ty tôi đã quyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam” Đề tài nhằm mục đích

đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng như phân tích đánh giá những điểmmạnh và điểm yếu của hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty để từ đó thiết kế hệ thốngquản lý nhân sự mới phù hợp giúp cho tài nguyên con người ngày càng được nâng cao

2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu và phát triển của hệ thông thông tin quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp hiện nay.

Ngành HTTT Kinh tế đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý về nhân sự,hàng hóa, tài chính… tại doanh nghiệp, tổ chức Tuy nhiên thực tế ở Việt Namnguồn nhân lực về ngành HTTT Kinh Tế còn thiếu và yếu rất nhiều Do nhận thấytầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự nên đã có rất nhiều đề tài nghiên cứutới vấn đề này Sau đây là một số đề tài nghiên cứu liên quan:

-Đề tài thứ nhất:“Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại

Công ty TNHH Hưng Long”, tác giả Nguyễn Hoàng Đức, Trường Đại học BáchKhóa TP Hồ Chí Minh

Trong đề tài này tác giả đã khảo sát thực trạng và phân tích được lý thuyết vềbài toán hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Hưng Long

Nhưng vẫn còn một số thiếu sót trong quá trình phân tích thiết kế chức năngtính lương cũng như các chức năng quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc, nhân viên xinthôi việc, nhân viên chuyển phòng,…

-Đề tài thứ hai: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại

Công ty TNHH TBA Việt Nam”, tác giả Hoàng Thế Quyền, Đại học Vinh

Nội dung của đề tài đã khái quát được các chức năng cơ bản cho công việcquản lý nhân sự như: chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên,… và phân tích thiết kế

hệ thống thông tin quản lý theo phương pháp hướng đối chức năng

Hạn chế: tác giả chưa phân tích thiết kế chức năng quản lý công việc của nhânviên, một số các chức năng chưa thực sự hiệu quả như tính lương, và một số chứcnăng dư thừa khác

Sau khi nghiên cứu và nhận thấy những điểm mạnh và hạn chế của các đề trên,

em lựa chọn phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chứcnăng để thực hiện đề tài này

3 Mục tiêu và nhiệm vụ cần giải quyết của đề tài

Mục tiêu của việc phân tích và thiết kế hệ thông thông tin quản lý nhân sự là

để lưu trữ dữ liệu của một nhân viên, nhân viên chịu trách nhiệm quản lý nhân sựtrong công ty phải làm thủ công, thông thường là lưu hồ sơ trên giấy, do đó mỗi khi

có sự thay đổi, tra cứu hay cập nhập về thông tin nhân viên, người quản lý tốn rấtnhiều thời gian và công sức, bên cạnh đó việc lựu trữ thủ công còn gây ra một trởngại nữa là sự an toàn về thông tin, dữ liệu: chẳng hạn lưu trữ thông tin trên giấy cóthể bị thất lạc hay dữ liệu lưu trữ qua nhiều năm sẽ bị phai mờ, điều đó sẽ ảnhhưởng rất lớn đến công việc quản lý trong công ty…

- Đưa ra một số định hướng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tajima SteelViệt Nam

4 Đối tượng, phạm vị nghiên cứu đề tài

Đối tượng nghiên cứu:

Cán bộ nhân viên trong Công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam

Các quy trình quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam

Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH Tajima Steel ViệtNam.Đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại công ty

Thời gian nghiên cứu: 22/02/2017 đến 25/04/2017

5 Phương pháp thực hiện đề tài

Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp sau:

 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu thống kê:

+ Tài liệu sử dụng: Báo cáo thống kê nhân sự 2016, hệ thống lưu trữ thông tinnhân viên tại công ty

+ Mục đích của phương pháp này là thu thập các thông tin tổng quát về lịch sửhình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình quản lý nhân

sự tại Công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam

- Phương pháp quan sát: Khảo sát HTTT tại công ty, khảo sát hoạt động củacác phòng ban của công ty: phòng tài chính nhân sự, phòng sản xuất, phòng kinhdoanh và định hướng phát triển hệ thống quản lý của công ty

- Phương pháp điều tra, phỏng vấn: quá trình phỏng vấn và phát phiếu điềutra tình hình ứng dụng CNTT và HTTT trong quản lý nhân sự của công ty

 Phương pháp xử lý dữ liệu:

Phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp: Thu thập và xử lý dữ liệu đã thuthập bằng các phương pháp trên Đưa tra các kết luận chính xác về tình hình quản lýnhân sự tại công ty

6 Kết cấu khóa luận

Ngoài Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục

từ viết tắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm ba phần:Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Phần 2: Nội dung khóa luận

Chương 1 Cơ sở lý luận của hệ thông thông tin quản lý nhân sự

Trình bày tổng quan về đề tài nghiên cứu Tìm hiểu về lý thuyết phân tíchthiết kết hệ thống thông tin và cơ sở lý thuyết về quản lý nhân sự

Chương 2 Thực trạng của hệ thông thông tin quản lý nhân sự của công tyTNHH Tajima Steel Việt Nam

Tìm hiểu và phân tích thực trạng kinh doanh và tình hình quản lý nhân sựcủa công ty TNHH Tajima Steel Việt Nam

Chương 3.Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công tyTNHH Tajima Steel Việt Nam

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cho Công ty và kiến nghị đểkhắc phục những hạn chế, cải thiện thực tiễn mà chương 2 đã chỉ ra

PHẦN 2 NỘI DUNG KHÓA LUẬN CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

NHÂN SỰ

1.1 Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống quản lý

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

Một số khái niệm cơ bản về hệ thống, HTTT trong doanh nghiệp, HTTT quản

lý, các hệ thống con của HTTT quản lý, HTTT quản lý nhân sự trích từ giáo trình

“Phân tích và thiết kế HTTT” của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, HàNội(2009)

- Hướng tới mục đích chung

 HTTT trong doanh nghiệp: là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và

cung cấp các thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phối hợp và kiểm soát trongdoanh nghiệp

Mọi quyết định và hành động của doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tiếp nhậncác thông tin

 HTTT quản lý (Management Information System- MIS): Là hệ thống

tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội

bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ môi trường bên ngoài doanh nghiệp đểcung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn cho các nhà quản lý các cấp

Các hệ thống con của HTTT quản lý:

HTTT thị trường: Cung cấp các thông tin liên quan thị trường tiêu thụ.

- Thông tin tiêu thụ sản phẩm

- Thông tin khách hàng

- Thông tin dự báo giá cả

- Thông tin sản phẩm cạnh tranh…

HTTT sản xuất: Cung cấp các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính.

- Thông tin hàng tồn kho

- Thông tin chi phí sản xuất

- Thông tin vệ kỹ thuật công nghệ sản xuất, vật tư thay thế, …

HTTT tài chính: Cung cấp các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính.

- Thông tin tình hình thanh toán

- Thông tin tỷ lệ lãi vay

- Thông tin cho vay

- Thông tin thị trường chứng khoán…

HTTT kế toán: Cung cấp các thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các thông

tin liên quan phân tích lập kế hoạch

HTTT nhân lực: Cung cấp các thông tin về nguồn nhân lực và cách sử dụng

nguồn nhân lực

- Thông tin thị trường nguồn nhân lực

- Thông tin xu hướng sử dụng nguồn nhân lực

- Thông tin về lương, thanh toán lương, …

Các hệ thống trên đều lấy thông tin từ hai nguồn: HTTT kế toán và từ môitrường bên ngoài doanh nghiệp Trong đó HTTT kế toán rất quan trọng trong việccung cấp các thông tin cho các cấp độ ra quyết định

1.1.2 Lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống

Lý thuyết về phân tích thiết kế HTTT trích từ giáo trình “phân tích và thiết kếHTTT” của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội (2009)

 Quy trình phân tích, thiết kế HTTT.

Gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệthống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống

- Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án:

Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thôngtin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thôngtin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới

Công việc thực hiện:Khảo sát hệ thống đang làm gì.? Đưa ra đánh giá về hiệntrạng Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm Xác định những gì

sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo Tìm giải pháp tối ưu trong các giớihạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác.

- Phân tích hệ thống:

Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn

đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu) Công việc thực hiện:+ Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng

Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý Công việcthực hiện:

+ Thiết kế tổng thể

+ Thiết kế giao diện

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu

+ Thiết kế các kiểm soát

+ Thiết kế phần mềm

- Cài đặt hệ thống

Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:

Lập kế hoạch cài đặt Biến đổi dữ liệu Huấn luyện Các phương pháp càiđặt Biên soạn tài liệu về hệ thống

 Mô hình phân tích, thiết kế HTTT

Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic

Áp dụng phương thức biến đổi:

+ Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũsang mô tả logic của hệ thống cũ

+ Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũsang mô tả logic của hệ thống mới

Bằng cách trả lời:

Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào, làm gì?

Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc như thế nào?

Hình 2.1.Mô hình phân tích, thiết kế HTTT

Nguồn: Giáo trình phân tích và thiết kế HTTT

 Phân tích HTTT

- Khái niệm:Phân tích HTTTlà quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá HTTThiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ thống (

Nguyễn Văn Ba (2002), ‘Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin’,NXB Đại học

Quốc Gia Hà Nội)

- Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ

thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khókhăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại

Phân tích HTTT gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu

Biểu đồ phân cấp chức năng

- Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việccần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụthuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

Ví dụ: Quản lý nhân sự của một công ty bao gồm các chức năng chính là: Quản

lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương, quản lý công tác và thống kê, báo cáo

Biểu đồ luồng dữ liệu.

- Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năngvới nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài

- Thành phần:

Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử

lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào theomột cách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới

Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng Tên chức năng làmột động từ (có thể kèm thêm bổ ngữ)

Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chứcnăng nào đó

Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu Tên luồng dữliệu là một danh từ (có thể kèm tính từ)

Tên luồng dữ liệu

Kho dữ liệu: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau

đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào

Tên chức năng

Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho Tên kho là danh từhoặc là danh sách thuộc tính.

Ví dụ về luồng dữ liệu và kho dữ liệu: Các luồng dữ liệu như: báo cáo nhân sự,văn ban chỉ đạo… như hình bên dưới giúp mô tả cụ thể các thông tin cần diễn đạt đếntác nhân là ban giám đốc, nhờ đó mà hiểu được rõ hơn các chức năng của báo cáo nhân

sự và báo cáo lương muốn diễn đạt.Các kho dữ liệu hồ sơ nhân viên và bảng lương chitiết giúp hiểu rõ hơn về nguồn gốc của dữ liệu lấy từ đâu, từ đó xây dựng được cơ sở

dữ liệu

+ Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vựcnghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tinvới hệ thống

Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài Tên tác nhân ngoài

là một danh từ

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được

mô tả ở trang khác của biểu đồ

Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong Têntác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ)

Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu

Tên kho dữ liệu

Tên tác nhân ngoài

Tên tác nhân trong

- Sơ đồ ngữ cảnh: thể hiện khái quát nội dung chính của HTTT Sơ đồ nàykhông đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chínhcủa hệ thống

- Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật

phân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ

đồ mức 1, mức 2…

 Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có íchcho hệ thống và định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham khỏa giữa chúng Điềunày có nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thốngcủa tổ chức và có thể thâm nhập được từ bất kỳ chương trình nào; phải có chỗ cho mọithứ đều ở đúng chỗ của nó Công cụ sử dụng cho việc này chính là mô hình thực thể

Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn

Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:

-Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tưduy được quan tâm trong quản lý Một thực thể tương đương với một dòng trongbảng nào đó

-Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứkhông phải là bản thân thông tin

-Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồntại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau Vì vậy kháiniệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể.-Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Các kiểu liên kết cho biết

số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của mộtthực thể khác Có ba kiểu liên kết:

Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thựcthể kiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại

Ví dụ: Thực thể Nhân viên

Ví Dụ

Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu một thựcthể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ tương ứngvới một thực thể kiểu A

Liên kết loại nhiều - nhiều (n-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết n-n nếumột thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại

-Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay mộtliên kết Người ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa),thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất

và bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định

Ví dụ: Thực thể nhân viên có các thuộc tính sau:

Thuộc tính định danh Mã nhân viên

Thuộc tính mô tả Tên nhân viên

Thuộc tính quan hệ Số chứng minh thư nhân dân

 Thiết kế hệ thống

- Thiết kế hệ thống: Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đangsinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống

- Ý nghĩa của thiết kế hệ thống:

+ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấpnhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt vàvận hành

+ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ

 Thiết kế cơ sở dữ liệu:

- Khái niệm: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc các dữ liệu, được lưu trữtrên thiết bị nhớ, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng

Có thể hiểu: CSDL là tập hợp các tệp dữ liệu phục vụ cho mục đích nào đó (quản

lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý nhà cùng cấp, quản lý hàng hóa, …)

Chi tiết bảng lương n-n Nhân viên

Ví Dụ

Ví Dụ

- Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:

+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp

+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu

+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểudiễn mối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu

+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi

Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm

+ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con

+ Các giao diện

+ Các kiểm soát

+ CSDL

Đầu ra của thiết kế phần mềm

+ Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con

+ Đặc tả nội dung của từng module trong LCT

+ Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình

+ Thiết kế các mẫu thử

Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp

các module cùng với các gaio diện giữa các module đó

+ Các thuộc tính cơ bản của module

- Thông tin vào, ra: Thông tin nhận được từ chương trình gọi nó hoặc thông tintrả lại cho chương trình gọi nó

- Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra

- Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên

- Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó

Công cụ diễn tả lược đồ chương trình

+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn

Tên module

+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên.

Ví dụ: Module A gọi module B

Thiết kế giao diện

Khái niệm: Giao diện là nơi tiếp giáp, thể hiện các giao tiếp giữa con người vàmáy tính Ví dụ: dễ thấy nhất là tất cả những gi thể hiện trên màn hình máy tính

Các yêu cầu của thiết kế giao diện là:

Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm

- Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắmbắt dễ dàng nhanh chóng

- Tốc độ thao tác: giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng, hỗtrợ phím tắt, phím nóng

- Dễ phát triển: giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sang đáp ứng yêu cầu thayđổi của người sử dụng

Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện

- Luôn cung cấp thông tin phản hồi về công việc đang tiến hành cho người

- Trợ giúp: sẵn sang cung cấp các trợ giúp khi người sở dụng cần

- Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằngcác thao tác quen thuộc

- Làm lại: cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành

Các loại giao diện

- Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi thôngtin giữa người sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng

hệ thống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống

BA

- Màn hình nhập dữ liệu: đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụngtiến hành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm dữ liệu,đưa ra các báo cáo theo yêu cầu.

- Màn hình báo cáo: đó là các biểu mẫu hiển thị các thông tin được thu thập vàtổng hợp theo yêu cầu của người sử dụng

1.2 Tổng quan về quản lý nhân sự

1.2.1 Một số lý thuyết cơ bản

Quản lý nhân sự là lĩnh vực theo dõi, hướng dẫn điều chỉnh, kiểm tra sự traođổi chất (năng lượng, thần kinh, bắp thịt, ) giữa con người và các yếu tố vật chấtcủa tự nhiên (công cụ, đối tượng lao động, năng lượng, ) trong quá trình tạo củacải vật chất, tinh thần để thỏa mãn nhu cầu của con người nhằm duy trì, bảo vệ, sửdụng và phát triển tiềm năng vô hạn của con người Không một hoạt động nào của

tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản lý nhân sự Hay nói cách khác, mục tiêucủa bất kỳ tổ chức nào cũng là nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhân sự của tổchức để đạt mục tiêu đặt ra

Mục tiêu của quản lý nhân sự

Mục tiêu chung của quản trị nhân lực là nhằm cung cấp cho tổ chức một lựclượng lao động có hiệu quả Ngoài ra còn đáp ứng các mục tiêu sau :

Mục tiêu xã hội: Doanh nghiệp phải đáp ứng nhu cầu và thách đố của xã hội,

hoạt động vì lợi ích của xã hội

Mục tiêu của tổ chức: là việc cung cấp nhân sự để từng bộ phận thực hiện

được mục tiêu, nhiệm vụ của riêng nó phù hợp với mục tiêu chung của toàn bộ tổchức Là việc xây dựng cơ cấu, tổ chức nhân sự tương ứng với cơ cấu hoạt động của

tổ chức đó

Mục tiêu chức năng và nhiệm vụ: Mỗi bộ phận trong tổ chức đều có chức

năng và nhiệm vụ riêng, quản lý nguồn nhân lực trợ giúp cho các bộ phận này thựchiện được chức năng và nhiệm của mình trong tổ chức

Mục tiêu cá nhân: Đây là mục tiêu quan trọng vì đáp ứng được mục tiêu cá

nhân của người lao động sẽ động viên khích lệ sự nỗ lực của họ, nhằm hoàn thànhcông việc một cách hiệu quả nhất, điều này sẽ dẫn tới thành công của tổ chức

Ý nghĩa của quản lý nhân sự

Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trongcác tổ chức ở tầm vi mô có hai mục tiêu cơ bản:

- Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nângcao tính hiệu quả của tổ chức.

- Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viênphát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích động viên tại nơi làm việc vàtrung thành, tận tâm với Doanh nghiệp

1.2.2 Quy trình quản lý nhân sự

Cách thức quản lý nhân sự:

+ Quản lý bằng phương pháp thủ công: là phương pháp quản lý toàn bộ cáchoạt động về nhân sự bằng con người trên cơ sở ghi chép trên giấy tờ, sổ sách.+ Quản lý bằng hệ thống máy tính: là phương pháp quản lý nhờ sự hỗ trợ củamáy tính, có sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng thực hiện tất cả các hoạt động

về quản lý nhân sự hoàn toàn trên máy tính

 Nội dung chủ yếu của quản lý nhân sự:

- Phân tích công việc:

Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm

vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các chức năng của một tổ chức, nó mô tả vàghi nhận mục tiêu của mỗi nhiệm vụ, thực hiện ở đâu, khi nào hoàn thành, cáchlàm, kỹ năng cần thiết, các điều kiện cần và đủ để hoàn thành trách nhiệm với côngviệc được giao

- Tuyển dụng:

Là một quá trình thu hút nhân lực có khả năng đáp ứng công việc và đưa vào

sử dụng, bao gồm các khâu: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đánh giá.+ Tuyển mộ là thu hút những lao động có nguyện vọng và khả năng làm việctrong doanh nghiệp từ nhiều nguồn nhân lực khác nhau

+ Tuyển chọn là việc sàng lọc từ những người đã qua tuyển mộ, thẩm tra lạitheo tiêu chuẩn để lựa chọn những người đạt yêu cầu

+ Bố trí sử dụng là chương trình giới thiệu về tất cả những điều liên quan đến

tổ chức, chính sách, điều lệ, công việc, môi trường làm việc để người lao động nắmvững, thích ứng và hòa nhập với tư cách thành viên của doanh nghiệp

+ Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức để xem xét và đánhgiá sự hoàn thành chức trách của mỗi cá nhân, được thực hiện theo định kỳ

- Đào tạo và phát triển nhân lực:

Đào tạo phát triển là một quá trình không bao gì dứt Các bước tiến hànhthông thường là: Định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển; Ấn định các mục tiêu đàotạo cụ thể; Lựa chọn các phương pháp thích hợp; Lựa chọn các phương tiện thíchhợp Mục tiêu của đào tạo là nhằm mục tiêu của doanh nghiệp

- Đánh giá khả năng hoàn thành công việc:

Đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên là một hoạt động quantrọng trong quản lý nhân sự Nó giúp cho công ty có cơ sở hoạch định, tuyển chọn,đào tạo và phát triển nhân sự Đánh giá đúng năng lực của nhân viên quyết địnhkhông nhỏ sự thành công của công ty, xí nghiệp Nâng cao và hoàn thiện hiệu năngcông tác, là cơ sở để khen thưởng, động viên khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên giúpnhà quản lý trả lương một cách công bằng

- Giải quyết các vấn đề về lương bổng, phúc lợi:

Tiền lương có vai trò là một trong những hình thức kích thích lợi ích vật chấtđối với người lao động Vì vậy, để sử dụng đòn bẩy tiền lương nhằm đảm bảo sảnxuất phát triển, duy trì một đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao với

ý thức kỷ luật vững, đòi hỏi công tác tiền lương trong doanh nghiệp phải đặc biệtcoi trọng

- Tương quan nhân sự:

Quan hệ về tương quan nhân sự bao gồm các quan hệ nhân sự chính thứctrong quản lý như thi hành kỷ luật, thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, thôiviệc

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THÔNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHAN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TAJIMA STEEL

VIỆT NAM.

2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Tajiam Steel Việt Nam.

Thông tin chung về công ty

- Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Tajima Steel Việt Nam

- Ngày thành lập: 14/1/2008

- Mã số doanh nghiệp: 0500579917

- Giám đốc: Mr Takemika Hideyuki

- Địa chỉ: Khu Công Nghiệp Thạch Thất-Quốc Oai, Lô CN6-1, H Quốc Oai,

- Loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH

- Ngành nghề kinh doanh: Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim loại

- Loại hình kinh tế: doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài

Bộ máy tổ chức

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty