Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Quyết Thắng

LỜI CẢM ƠNSau thời gian nghiên cứu và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phântích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Quyết Thắng” ngoài sự cốgắng của bản thân,

LỜI CẢM ƠN

Sau thời gian nghiên cứu và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phântích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Quyết Thắng” ngoài sự cốgắng của bản thân, em còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cô,ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty TNHH Quyết Thắng

Lời đầu tiên, em xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến cô giáo Lê Thị Thu đã địnhhướng và tận tình giúp đỡ, động viên em trong quá trình thực hiện đề tài Cô đã dànhnhiều thời gian và tâm huyết theo sát, chỉ bảo em những mặt được và chưa được để em

có thể hoàn thành đề tài một cách thốt nhất

Mặt khác, em cũng xin chân thành cám ơn thầy cô trong trường Đại học Thươngmại nói chung và các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thươngmại điện tử nói riêng đã tạo điều kiện cho em được học tập và nghiên cứu

Em cũng xin gửi lời cám ơn tới ban lãnh đạo và các nhân viên của công tyTNHH Quyết Thắng đã tạo điều kiện cho em được tìm hiểu, nghiên cứu thực trạngcông ty trong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận

Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thành bài khóa luận, nhưng do còn hạn chế về kiếnthức nên không thể tránh khỏi những sai sót Em kính mong thầy cô chỉ bảo và giúp đỡ

để bài khóa luận được hoàn thiện hơn

Cuối cùng, em xin gửi tới thầy cô lời chúc sức khỏe, chúc thầy cô luôn vui vẻ đểtiếp tục cống hiến và giúp đỡ các thế hệ sinh viên tiếp theo

Em xin chân thành cám ơn!

Hà Nội, Ngày…tháng…năm 2017

Sinh viên thực hiện

Lý Thị Bông

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 1

1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước 1

1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước 2

1.3 Mục tiêu của đề tài 3

1.3.1 Mục tiêu tổng quát 3

1.3.2 Mục tiêu cụ thể 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu 4

1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 4

1.5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu 4

1.6 Kết cấu bài khóa luận 4

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH QUYẾT THẮNG 5

2.1 Cơ sở lý luận 5

2.1.1 Tổng quan về phần mềm 5

2.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 9

2.1.3 Tổng quan về quản lý nhân sự 10

2.2 Thực trạng hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng 12

2.2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Quyết Thắng 12

2.2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng 15

2.2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng 18

PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH QUYẾT THẮNG 20

3.1 Mô tả bài toán 20

21

3.2.1 Xác định các chức năng 21

3.2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng 22

3.2.3 Sơ đồ ngữ cảnh 23

3.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 24

3.2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25

3.3 Thiết kế phần mềm 28

3.3.1 Thiết kế CSDL 28

3.3.2 Thiết kế module 33

3.3.3 Thiết kế giao diện 39

3.4 Đánh giá khả năng ứng dụng của phần mềm 46

3.4.1 Đánh giá khả năng ứng dụng của phần mềm 46

3.4.2 Đề xuất hướng phát triển 46

3.4.3 Kiến nghị 47

KẾT LUẬN 48

TÀI LIỆU THAM KHẢO 49

PHỤ LỤC 50

DANH MỤC BẢNG BIỂU

của công ty công ty

hồ sơ nhân viên”

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng khôngthể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh củamỗi doanh nghiệp Trong đó, quản lý nhân sự là một trong những hoạt động cần ứngdụng công nghệ thông tin Ngày càng có nhiều chức năng trong việc quản lý nhân sựđược thực hiện bằng cách tin học hóa để nâng cao hiệu quả quản trị Công nghệ thôngtin sẽ giúp cho các doanh nghiệp trong việc cải thiện được các phương pháp quản lýcủa nhân sự đồng thời nâng cao hiệu quả công việc

Được thành lập năm 2005, công ty TNHH Quyết Thắng đã liên tục mở rộng quy

mô công ty, nỗ lực vươn lên trở thành công ty hàng đầu về cung cấp vật liệu xây dựng

ở địa phương

Ngoài ra, công ty đang ngày càng mong muốn phát triển mạnh mẽ hơn nữa trongtương lai, mở rộng thêm quy mô sản xuất Do đó, số lượng nhân sự sẽ ngày một tănglên kèm theo đó là gặp phải không ít khó khăn trong hoạt động quản lý nhân sự Hiệnnay, quản lý nhân sự là hoạt động tiêu tốn khá nhiều thời gian, công sức, tiền bạc.Trong quá trình quản lý nhân sự luôn gặp phải những vấn đề khó khăn như dễ nhầmlẫn, không cập nhật kịp thời thông tin nhân viên, khó kiểm soát việc chấm công, calàm việc, ngày nghỉ của nhân viên Trên thực tế, hoạt động quản lý nhân sự có vai tròquan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Vì vậy, công ty muốnphát triển thì có PM quản lý nhân sự là điều kiện tiên quyết Sử dụng PM quản lý nhân

sự sẽ làm cho công tác quản lý nhân sự hiệu quả hơn, giảm được chi phí, tăng độ chínhxác và giúp công ty vận hành tốt hơn Do đó, việc lựa chọn đề tài “Phân tích thiết kếphần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Quyết Thắng” là hết sức cần thiết trongđiều kiện hiện tại của công ty

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Phần mềm quản lý nhân sự đã có từ lâu và hiệu quả nó mang lại khá lớn, nângcao năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc cho doanh nghiệp.Trong những năm qua đã có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự mới hiệu quả hơnthay thế những phần mềm quản lý nhân sự cũ, những phát sinh trong phần mềm nhân

sự không ngừng được nghiên cứu và cải tiến nhằm nâng cao hiệu năng, tính bảo mật,trong việc quản lý nhân sự Có nhiều phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá caotrên thế giới như gói quản trị nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning), hệthống chấm công, nghỉ phép (E – Roster), hệ thống quản lý thông tin nhân viên(Personnel Information), hệ thống tính lương (Payroll).

1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

Trên thế giới, phần mềm quản lý nhân sự đã xuất hiện từ lâu và được thực hiệnrộng rãi Tuy nhiên, phần mềm quản lý nhân sự mới được biết đến nhiều ở nước tatrong khoảng hơn mười năm trở lại đây cùng với sự bùng nổ của CNTT Nhưng đếnnay, phần mềm quản lý nhân sự đã trở nên phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp có quy

mô vừa và lớn Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự nên đã córất nhiều công trình nghiên cứu vấn đề này Ví dụ công trình nghiên cứu liên quan:

+ Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than

Cọc Sáu” của Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế,

Đại học Kinh tế quốc dân Luận văn đã làm rõ một số lý thuyết về phương pháp pháttriển hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng cấutrúc Luận văn cũng đã hoàn thành các bước phân tích thiết hệ thống thông tin và xâydựng được mã chương trình

+ Khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại

Công ty TNHH TBA Việt Nam” của Hoàng Thế Quyền, K52 – Khoa Công nghệ thông

tin, Đại học Vinh Nội dung của đề tài đã khái quát được các chức năng cơ bản chocông việc quản lý nhân sự như chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên,… và phân tíchthiết kế hệ thống thông tin quản lý theo phương pháp hướng cấu trúc Nhưng còn hạnchế là tác giả chưa phân tích thiết kế chức năng quản lý công việc của nhân viên, một

số các chức năng chưa thực sự hiệu quả như tính lương và một số chức năng dư thừakhác

+ Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long” của Nguyễn Hoàng Đức, K55–Khoa Máy tính,

Trường Đại học Bách Khoa TP Hồ Chí Minh Luận văn có ưu điểm là thiết kế đượcgiao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ, lưu trữ hoàn toàn dữ liệu,đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác và đáp ứng được phần nào của hệ thống thực tế

thống thông tin mạng, bước đầu chỉ mới xây dựng trên máy cục bộ và các chức năngđầy đủ để quản lý một hệ thống là chưa hoàn chỉnh.

Sau khi nghiên cứu và nhận thấy những điểm mạnh và điểm yếu của các đề tàitrên, em lựa chọn phương pháp phân tích thiết phần mềm hướng chức năng để thựchiện đề tài này

1.3 Mục tiêu của đề tài

1.3.1 Mục tiêu tổng quát

Trình bày khái niệm và lý thuyết về phần mềm, các phương pháp phân tích thiết

kế phần mềm và quy trình phân tích thiết kế phần mềm

Khảo sát và đánh giá thực trạng của công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp

Từ đó đưa ra giải pháp và tiến hành thiết kế, xây dựng một phần mềm nhân sự phùhợp, giải quyết được bài toán quản lý nhân sự của công ty, giúp công ty nâng cao hiệuquả trong công tác quản lý nhân sự

1.3.2 Mục tiêu cụ thể

Nghiên cứu bài toán quản lý nhân sự nói chung và bài toán quản lý nhân sự củacông ty TNHH Quyết Thắng nói riêng để phân tích thiết kế phần mềm nhằm hỗ trợcông tác quản lý của công ty

Trong đó, phần mềm mới được xây dựng phải đáp ứng được một số yêu cầu sau:

- Đáp ứng được các nghiệp vụ quản lý nhân sự cơ bản của công ty

- PM dễ sử dụng, dễ bảo hành, dễ bảo trì

- Dễ dàng xuất dữ liệu

- Nâng cao tính bảo mật

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công ty TNHH Quyết Thắng và các hoạt độngquản lý nhân sự tại công ty

- Phạm vi nghiên cứu:

 Về không gian: Tại công ty TNHH Quyết Thắng

 Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của công ty giai đoạn 2013 2015

-1.5 Phương pháp nghiên cứu

1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu (sơ cấp và thứ cấp) về các đốitượng cần tìm hiểu Từ nguồn tài liệu thu thập được, sử dụng các phương pháp phântích, xử lý và tổng hợp số liệu khác ta có thể tạo ra nguồn thông tin chính xác và cầnthiết Thu thập tài liệu chính là phương pháp tạo ra đầu vào cho quá trình biến đổi dữliệu thành nguồn thông tin hữu ích

Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệpnhằm thu thập được các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp để làm nguồn tài liệu hữu ích choquá trình phân tích, xử lý sau này

Phương pháp thu thập tài liệu:

+ Gửi phiếu điều tra: chuẩn bị phiếu điều tra gửi đến các phòng ban để tìm hiểunhững nội dung liên quan đến thực trạng hoạt động quản lý nhân sự hiện tại và nhucầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty

+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắmbắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty

+ Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thốngthông tin và phân tích thiết kế hệ thống

1.5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Sau khi đã thu thập được các số liệu tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh, đánhgiá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra được một số đánh giá về thực trạng côngtác quản lý nhân sự tại công ty

Đồng thời từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phântích thiết kế phần mềm cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra của

đề tài

1.6 Kết cấu bài khóa luận

Nội dung của đề tài khóa luận được chia thành 3 chương chính:

Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự và thựctrạng hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng

Chương 3: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN

SỰ TẠI CÔNG TY TNHH QUYẾT THẮNG

PM là một tổng thể gồm 3 phần chính:

- Các chương trình máy tính

- Các cấu trúc dữ liệu để chương trình xử lý các thông tin thích hợp

- Các tài liệu mô tả phương thức sử dụng PM

Phần mềm được coi là tất cả các kỹ thuật ứng dụng để thực hiện những dịch vụchức năng cho mục đích nào đó bằng phần cứng, làm cho sử dụng phần cứng máy tínhđạt hiệu quả cao

2.1.1.2 Vòng đời phát triển của phần mềm

Vòng đời phát triển phần mềm là khoảng thời gian tính từ khi phần mềm được đềxuất cho đến khi bỏ đi (cụ thể là từ khi đặt hàng, phát triển, sử dụng đến khi loại bỏ).Vòng đời PM được phân chia thành các pha chính: công nghệ hệ thống, phântích, thiết kế, mã hóa, kiểm thử, bảo trì

- Kiểm thử:

Kiểm thử là công đoạn tiến hành kiểm tra toàn bộ PM trong đó có tiến hành kiểmtra hệ thống, kiểm tra các thủ tục của PM

Bảo trì là công đoạn thực hiện sau khi PM đã được đưa vào sử dụng và được tiếnhành theo 3 hính thức:

Phương pháp thiết kế từ trên xuống (Top down design)

Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hóa Nộidung của phương pháp: Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau

đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việcgiải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dướilên trên cho đến module chính Sau đó thiết kế thêm một số chương trình làm phongphú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chươngtrình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất hoàn chỉnh

Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)

Tư tưởng của phương pháp này ngược lại với phương pháp Top down design.Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêucầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cụ thể hơn, tức làchuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới, do vậy phươngpháp có tên gọi là thiết kế từ đỉnh xuống

2.1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm

- Đánh giá yêu cầu

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp những dữliệu thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển

hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn

- Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Mục đích của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xácđịnh nguyên nhân của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi ràng buộc áp đặt với

hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được

- Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, chophép loại bỏ tất cả các vấn đè của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đãđược thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin

mà hệ thống sẽ sản sinh ra, nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp),cách xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện, các dữ liệu sẽ được nhập vào

- Đề xuất các phương án của giải pháp

Mục đích chủ yếu của giai đoạn này là thiết lập các phác họa cho mô hình vật lý,đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác họa, xác định khả năng đạt được mục tiêucũng như sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức và nhân sự đang làm việc tại hệthống, đưa ra những kiến nghị cho lãnh đạo những phương án hứa hẹn nhất

Các công việc phải làm trong giai đoạn này là: xác định các ràng buộc về tin học

và tổ chức, xây dựng các phương án, chuẩn bị và trình bày báo cáo

- Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được thực hiện sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn

+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.

+ Thiết kế chi tiết các giao diện

+ Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

+ Thiết kế các thủ tục thủ công

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

- Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hóa của HTTT Nhữngngười chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp tài liệu như các bản hướng dẫn

sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống

Những công đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm:

+Lập kế hoạch triển khai

+Thiết kế vật lý trong

+Lập trình

+Thử nghiệm

+Hoàn thiện hệ thống các tài liệu

+Đào tạo người sử dụng

- Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mớiđược thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện tốt cần phải lập kế hoạch chitiết và cẩn thận Bao gồm các công việc sau:

+ Lập kế hoạch cài đặt

+ Chuyển đổi

+ Khai thác và bảo trì

+ Đánh giá

2.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế CSDL là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTT mới Có 2cách để thiết kế CSDL là: thiết kế CSDL logic đi từ các thông tin ra và thiết kế CSDLbằng phương pháp mô hình hóa

Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa

Khái niệm cơ bản:

- Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễnnhững đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu giữ thôngtin về chúng Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong.

- Liên kết (Association): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với cácthực thể khác Có sự liên kết qua lại với nhau Khái niệm liên kết được dùng để trìnhbày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

- Chiều của một liên kết

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó Có

3 loại quan hệ: một chiều, hai chiều, nhiều chiều

 Quan hệ 1 chiều là quan hệ mà một lần xuất của thực thể được quan hệ vớichính một lần xuất của thực thể đó

 Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau

 Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có hơn hai thực thể tham gia

- Thuộc tính

Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ Có

ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh, thuộc tính quan hệ

 Thuộc tính định danh là một thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhấtmỗi lần xuất của thực thể Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuấtcủa thực thể

 Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể

 Thuộc tính quan hệ dùng để chi tiết một lần xuất nào đó trong thực thể cóquan hệ

2.1.3 Tổng quan về quản lý nhân sự

2.1.3.1 Một số khái niệm cơ bản

- Nhân lực:

Nhân lực là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này bao gồm thể lực vàtrí lực Trong sản xuất kinh doanh, việc sử dụng thể lực con người là không bao giờthiếu và đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt Sự khai thác khả năng trí lực của conngười là còn mới mẻ và không bao giờ cạn kiệt vì đây là kho tàng còn nhiều bí ẩn củacon người

- Quản lý nhân sự:

Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và pháttriển của bất kỳ doanh nghiệp nào Vì vậy, vấn đề nhân sự luôn được quan tâm hàngđầu

Theo giáo sư người Mỹ Dimock “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biệnpháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trườnghợp xảy ra có liên quan đến một công việc nào đó”

Giáo sư Felix Migro cho rằng: “Quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa nhânviên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc củamỗi người đều đạt mức tối đa có thể”

Vậy quản trị nhân sự được hiểu là một trong những chức năng cơ bản của quátrình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việccủa họ trong bất kỳ tổ chức nào

Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệthuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hóa tổ chức và chứađựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất kỳ một lĩnh vực quản trị nào khác

2.1.3.2 Vai trò của quản lý nhân sự

Trong doanh nghiệp quản trị nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản trị,giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua sự nỗ lực của người khác Các nhàquản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướngcho sự phát triển của doanh nghiệp do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa trôngrộng, có trình độ chuyên môn cao Người thực hiện các chính sách mà nhà quản trị đề

ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộcrất nhiều vào năng lực của nhân viên, vì vậy có thể nói rằng “mọi quản trị suy chocùng cũng là quản trị con người”

Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đềlao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều điđến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do

họ làm ra

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũngcần có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năngquản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trị nhân

sự hiện diện khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dướiquyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầukhông khí văn hóa cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trong những yếu tố quyếtđịnh đến sự thành bại của một doanh nghiệp.

Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của một doanhnghiệp, nó là hoạt động bên trong doanh nghiệp và quyết định kết quả hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp

2.2 Thực trạng hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng

2.2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Quyết Thắng

Bắt đầu hoạt động kinh doanh từ ngày 01/01/2005, công ty chuyên cung cấp cácsản phẩm vật liệu xây dựng Công ty ra đời và tồn tại là để mang lại cho xã hội nhữngsản phẩm tốt nhất cho người dân

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Hình 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty

(Nguồn: Phòng nhân sự)

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty

Ban giám đốc: (gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc) điều hành mọi hoạt động

của công ty đồng thời đưa ra các chiến lược phát triển và điều chỉnh hoạt động của cácphòng ban trong công ty

+ Giám đốc:

 Là người đứng đầu công ty

 Chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về tất cả các hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty

 Điều hành chung mọi hoạt động của các phòng ban trong công ty

 Chịu trách nhiệm chỉ đạo, bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn, kỹ thuật vàcải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên

 Kết hợp chặt chẽ với các phòng chức năng, các phòng nghiệp vụ của công tytạo điều kiện cho các tổ chức, đoàn thể hoạt động theo đúng quy chế

+ Phó giám đốc: Là người quản lý các công việc tại công ty, thay thế giám đốcđiều hành mọi công việc khi giám đốc đi vắng Điều hành công ty trong từng lĩnh vực

 Quản lý về mặt phương tiện, kỹ thuật vật tư trong công ty

Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của công ty, theo dõi quản lý laođộng, đề xuất khen thưởng Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa

vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp,…

Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương và cácchế độ, chính sách cho người lao động

Phòng kế toán:

Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của công ty, đảm bảo đầy đủ chi phícho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi chotất cả những chi phí phát sinh Lưu trữ đấy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhậptheo quy định của công ty

Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện

có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong công ty, thực hiện các chínhsách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàngquý, hàng năm để trình Ban lãnh đạo

Phối hợp với phòng nhân sự thực hiện trả lương cho cán bộ công nhân viên theođúng chế độ, đúng thời hạn Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàngqua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng Mở sổsách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận

Phòng kinh doanh:

Phòng kinh doanh đảm bảo đầu vào và đầu ra của công ty, tiếp cận và nghiên cứuthị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàngmới Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng.Cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện củacác phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng vớikhách hàng và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất

Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho công ty, hàng quý vàhàng tháng cho các xưởng sản xuất Lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì vànâng cao nguồn hàng cho công ty Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tácMarketing trong từng thời điểm

Bộ phận sản xuất:

Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong công tác hoạch định, tổ chức sản xuất, bố trínguồn nhân lực phù hợp nhằm đảm bảo kế hoạch mục tiêu của công ty theo tháng,quý, năm

Khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống dây chuyền công nghệ của công tyhướng tới chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu của khách hàng

2.2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng

Công ty TNHH Quyết Thắng làm việc 8 giờ/ ngày, 6 ngày/ tuần, nghỉ chủ nhật vànghỉ các ngày lễ theo quy định của nhà nước Ngoài ra tùy theo tình hình công việc mànhân viên công ty tăng ca làm thêm vào những ngày không có lịch làm việc Dưới đây

là những công việc cụ thể trong công tác quản lý nhân sự tại công ty:

- Quản lý hồ sơ nhân viên:

Hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên tại công ty được thực hiện như sau:

Khi nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty nhân viên phòng nhân sự sẽtiếp nhận hồ sơ nhân viên Đồng thời nhân viên nhân sự kiểm tra sự chính xác củathông tin trong hồ sơ nhân viên Trong quá trình làm việc tại công ty, nếu có nhữngthay đổi nào về thông tin chung, quá trình công tác của nhân viên thì phòng nhân sự sẽcập nhật vào hồ sơ nhân viên Cuối tháng hoặc quý hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo,phòng nhân sự sẽ lập báo cáo thống kê gửi đến ban lãnh đạo

- Quản lý chấm công:

Hoạt động chấm công của công ty được thực hiện bằng việc tích vào bảng tínhexcel Đối với từng phòng ban, bộ phận sẽ có nhân viên thực hiện việc tích chấm công.Hàng tháng file chấm công chi tiết sẽ được chuyển đến nhân viên phòng nhân sự đểtổng hợp công Cuối tháng, nhân viên nhân sự lập báo cáo chấm công tháng gửi đếnban lãnh đạo

- Quản lý lương:

Trong quá trình làm việc, phòng nhân sự sẽ theo dõi thông tin về khen thưởng –

kỷ luật, nghỉ phép, thông tin về bậc lương, ngạch lương của nhân viên Đồng thời cácthông tin về tiền lương được nhân viên phòng nhân sự cập nhật thường xuyên Cuốimỗi tháng, nhân viên nhân sự sẽ tổng hợp và lập báo cáo về tiền lương để gửi ban lãnhđạo và gửi phòng kế toán làm cơ sở thanh toán lương cho nhân viên

Cùng với sự mở rộng quy mô công ty thì nguồn nhân sự của công ty tăng liên tụctrong 5 năm trở lại đây (2011 – 2016) Hiện tại, tổng nhân sự toàn công ty trên 70 nhânviên và trong năm 2017 công ty dự tính mở thêm xưởng sản xuất nên con số này vẫntiếp tục tăng lên

Do đó, hoạt động quản lý nhân sự của công ty ngày càng phức tạp và tốn nhiềuthời gian, công sức của công ty Vì vậy, xây dựng lực lượng nhân sự bền vững là mục

tiêu lâu dài của công ty Dưới đây là kết quả khảo sát về đánh giá mức độ hiệu quả vềhoạt động quản lý nhân sự của công ty.

Hình 2.3: Đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động quản lý nhân sự của công ty công ty

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra)

Từ kết quả trên cho thấy, việc quản lý nhân sự của công ty còn khá kém Vì vậycần có những kế hoạch mới để cho hoạt động quản lý nhân sự của công ty hiệu quảhơn

Từ những thực trạng hiện tại của công ty, khi được hỏi về nhu cầu cần có phầnmềm quản lý nhân sự thì đa số các nhân viên đều cho rằng đó là một công việc cấpthiết ngay lúc này Kết quả điều tra được thể hiện qua hình dưới đây:

Hình 2.4: Nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công ty

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý củadoanh nghiệp là rất phổ biến Việc quản lý nhân sự hiệu quả, chính xác rất cần thiếttrong sự phát triển của một doanh nghiệp Do vậy, vấn đề cấp thiết nhất hiện nay làxây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công ty đáp ứng được nhu cầu quản lý, sửdụng nguồn lực hiệu quả.

Để đáp ứng được nhu cầu của hoạt động quản lý nhân sự của công ty thì phầnmềm quản lý nhân sự cần có các chức năng cần thiết Dưới đây là kết quả khảo sát vềcác chức năng của phần mềm quản lý nhân sự mà nhân viên mong muốn

Hình 2.5: Chức năng cần thiết của phần mềm quản lý nhân sự

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra)

Các hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công và tính lương là các hoạtđộng quan trọng không thể thiếu trong công tác quản lý nhân sự của một doanhnghiệp Vì vậy, phần mềm nhân sự mới bắt buộc phải có các phân hệ hồ sơ nhân viên,chấm công và tính lương để đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp

Để phần mềm hoạt động hiệu quả thì thông tin về số lượng người sử dụng phầnmềm nhân sự là rất quan trọng Dưới đây là kết quả điều tra về số lượng người dự kiến

sử dụng phần mềm

Hình 2.6: Số người sử dụng phần mềm

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra)

Để phần mềm nhân sự sử dụng tốt thì việc lựa chọn hình thức triển khai là mộttrong những yếu tố cực kỳ quan trọng

Hình 2.7: Hình thức triển khai phần mềm

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra)

2.2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng

2.2.3.1 Những ưu điểm của quá trình quản lý nhân sự của công ty

Quá trình quản lý nhân sự của công ty có những ưu điểm nổi bật như:

Đội ngũ nhân viên quản lý nhân sự có kinh nghiệm, có trình độ, ham học hỏi cáimới và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi của công ty

Do công việc quản lý nhân sự của công ty là quản lý trên sổ sách kết hợp vớicông cụ tin học văn phòng nên cần người thực hiện có kinh nghiệm và trình độ chuyênmôn nhất định.

Công ty thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo về các kỹ năng tin họcvăn phòng Ngoài ra còn tổ chức các buổi trao đổi, chia sẻ giữa các nhân viên về kỹnăng mềm, kỹ năng chuyên môn

2.2.3.2 Những nhược điểm của hoạt động quản lý nhân sự trong công ty

Một số nhược điểm của công ty trong việc quản lý nhân sự:

- Tình trạng sai về số liệu công, lương xảy ra thường xuyên, quá trình xử lý thôngtin chậm và không chính xác do quản lý bằng thủ công

- Do quản lý hồ sơ bằng sổ sách, giấy tờ nên gây khó khăn trong việc tìm kiếmthông tin nhân viên,

- Việc cập nhật thông tin nhân viên chậm hơn và hay bị nhầm lẫn

- Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban, các cấp trong công ty phảithực hiện bằng trực tiếp trao tay nên thiết sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất côngviệc

- Rất khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo, dễ nhầm lẫn

- Tiêu tốn nhiều thời gian, công sức tiền bạc của công ty mà lại không hiệu quả

- Tính bảo mật về thông tin nhân viên không cao

- Với quy mô công ty ngày một tăng đồng nghĩa khối lượng thông tin cần được

xử lý cũng tăng lên sẽ gây không ít khó khăn cho việc quản lý nhân sự

- Công ty có đặc thù là công ty sản xuất nên dữ liệu về công, ca làm việc khá lànhiều và khó quản lý

- Từ những nhược điểm trên, việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công

ty là vô cùng cần thiết

PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO

CÔNG TY TNHH QUYẾT THẮNG

3.1 Mô tả bài toán

Căn cứ vào hoạt động quản lý nhân sự tại công ty thì bài toán quản lý nhân sựcủa công ty được tiến hành như sau:

Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy định tuyểndụng của công ty Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động vàhoàn thiện hồ sơ nhân viên nộp cho công ty, hồ sơ nhân viên được nhân viên nhập, lưutrữ trên phần mềm Khi có những thay đổi về thông tin nhân viên, nhân viên nhân sự

sẽ cập nhật trên phần mềm Khi có nhân viên yêu cầu nghỉ việc, phòng nhân sự sẽ xử

lý yêu cầu Nhân viên phòng nhân sự tạm thời lưu lại đơn chờ xét duyệt, sau đó trìnhlên ban giám đốc để duyệt Sau khi được duyệt, nhân viên nhân sự gửi phản hồi chonhân viên và xóa hồ sơ lưu trữ

Hằng ngày, việc quản lý chấm công, quản lý ca làm việc, quản lý nghỉ, quản lýtăng ca và tính công của nhân viên là một trong những bài toán khó đối với nhân viênnhân sự Các dữ liệu chấm công hàng ngày, danh sách ca làm, danh sách ngày nghỉ,danh sách tăng ca sẽ được cập nhật vào phần mềm Sau đó, phần mềm sẽ tiến hànhtính công và xuất ra bảng công chi tiết hàng tháng cho từng nhân viên Đồng thời tổnghợp thành bảng công tổng hợp theo phòng ban, bộ phận để dễ dàng trong việc báo cáocho ban lãnh đạo cũng như việc tính lương cho nhân viên

Nhân viên phòng kế toán cung cấp các thông tin liên qua đến bậc lương, ngạchlương, các khoản thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ (BHYT, BHXH…) chophòng nhân sự cập nhật vào phần mềm Cuối tháng, phần mềm sẽ tính lương cho từngnhân viên dựa vào bảng công tổng hợp và các thông tin đến lương đồng thời xuất rabảng lương Phòng nhân sự gửi bảng lương qua phòng kế toán để tiến hành trả lươngcho nhân viên

Cuối tháng hoặc khi có yêu cầu, nhân viên sẽ báo cáo về hồ sơ nhân sự, bảngcông, bảng lương lên ban giám đốc

3.2 Phân tích phần mềm

3.2.1 Xác định các chức năng

Từ các vấn đề của bài toán quản lý nhân sự nêu trên, phần mềm nhân sự sẽ cócác chức năng sau:

Quản lý hồ sơ nhân viên:

Chức năng này cho phép nhân viên quản lý nhân sự nhập mới hồ sơ nhân viên,cập nhật thông tin nhân viên khi có nhứng thông tin bị thay đổi, xóa hồ sơ nhân viênkhi nhân viên nghỉ việc

Quản lý chấm công:

Chức năng này cho phép nhân viên nhân sự cập nhật dữ liệu chấm công hàngngày, cập nhật ca làm việc, cập nhật ngày nghỉ, cập nhật tăng ca của nhân viên trênphần mềm Phần mềm sẽ tính công cho từng nhân viên dựa trên các dữ liệu trên

Quản lý tính lương:

Chức năng này cho phép cập nhật các khoản thưởng, phụ cấp, cập nhật các khoảnphí phải nộp, cập nhật bậc lương, ngạch lương của nhân viên Phần mềm sẽ tính lươngcủa nhân viên dựa trên bảng công tổng hợp và các thông tin về lương

3.2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng

Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng

3.2.3 Sơ đồ ngữ cảnh

Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh

3.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh