Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty TNHH giải pháp Brainos

LỜI CẢM ƠNĐể hoàn thành khóa luận với đề tài: “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty TNHH giải pháp Brainos” em xin gửi

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận với đề tài: “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty TNHH giải pháp Brainos” em xin gửi lời cảm ơn

chân thành nhất đến tất cả quý thầy cô trong trường Đại học Thương Mại nói chung vàkhoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử nói riêng, những người đã cho

em những kiến thức cơ bản, những bài học, những kinh nghiệm quý báu để em có thể

áp dụng những kiến thức đó trong quá trình thực tập và làm khóa luận Đặc biệt, emxin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Hưng Long, người đã tận tình hướng dẫn emtrong suốt thời gian thực tập và làm khóa luận Sự chỉ bảo tận tình và chu đáo của thầygiúp em hoàn thành tốt hơn bài khóa luận tốt nghiệp, giúp em nhận ra sai sót cũng nhưtìm ra hướng đi đúng khi em gặp khó khăn trong khi làm bài khóa luận này

Kế tiếp, em xin cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH giải pháp Brainos đãtạo điều kiện, cơ hội thực tập tại Công ty và em xin gửi lời cảm ơn đến các anh, cácchị trong Công Ty đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và cho em nhữnglời khuyên để giúp em hoàn thành tốt hơn bài khóa luận này

Do thời gian thực tập có hạn và kiến thức của em còn hạn chế nên bài khóa luậntốt nghiệp này khó tránh khỏi những sai sót nhất định Em mong thầy cô thông cảm vàcho em những ý kiến để em có thể rút nhiều kinh nghiệm hơn cho bản thân để sau khi

ra trường em có thể làm việc tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 25 tháng 04 năm 2018

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thu Phương

i

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ iii

DANH MỤC HÌNH VẼ vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1

2 Tổng quan & tầm quan trọng của phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự và tiền lương 2

3 Mục tiêu của đề tài nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp thực hiện đề tài 4

6 Kết cấu khóa luận 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG 5

1.1 Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý 6

1.1.1 Một số khái niệm về hệ thống thông tin quản lý 6

1.1.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý 8

1.1.3 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin kinh tế 9

1.1.4 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng UML 11

1.2 Khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự, tiền lương 14

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu 15

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước 15

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước 16

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP BRAINOS 17

2.1 Giới thiệu về Công ty 17

2.1.1 Một số thông tin về Công ty TNHH giải pháp Brainos 17

2.1.2 Lịch sự thành lập của Công ty TNHH giải pháp Brainos 17

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy BrainOS 18

2.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH giải pháp Brainos 20

2.2.1 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh 20

2.2.2 Tình hình kinh doanh của Công ty 20

2.3 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty TNHH giải pháp Brainos 21

2.4 Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý nhân sự ở công ty 25

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP BRAINOS 27 3.1 Đặt bài toán 27

3.2 Đặc tả yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương 28

3.2.1 Đặc tả chức năng 28

3.2.2 Yêu cầu phi chức năng 29

3.3 Xây dựng sơ đồ phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự 30

3.3.1 Biểu đồ usecase 30

3.3.2 Biểu đồ lớp chi tiết 34

3.3.3 Biểu đồ tuần tự 35

3.3.4 Biểu đồ trạng thái 38

3.3.5 Biểu đồ hoạt động 39

3.4 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương 40

3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 40

3.4.2 Thiết kế giao diện 42

3.4.3 Thiết kế kiểm soát 46

3.5 Một số định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự và tiền lương của công ty TNHH giải pháp Brainos 47

3.5.1 Định hướng phát triển quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH giải pháp Brainos 47

3.5.2 Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH giải pháp Brainos 48

KẾT LUẬN 49 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Mô hình hệ thống thông tin 6

Hình 1.2: Mô hình HTTT quản lý nhân sự tổng quát 14

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH giải pháp Brainos 18

Hình 3.1: Giao diện đăng nhập hệ thống quản lý nhân sự 43

Hình 3.2: Giao diện các chức năng của hệ thống quản lý nhân sự 43

Hình 3.3: Giao diện quản lý hồ sơ nhân viên 44

Hình 3.4: Giao diện quản lý hợp đồng lao động 44

Hình 3.5: Giao diện quản lý Khen thưởng kỷ luật 45

Hình 3.6: Giao diện quản lý lương 45

Hình 3.7: Giao diện quản lý chấm công 46

Hình 3.8: Giao diện Báo cáo thống kê 46

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Ngày nay, khi khoa học kĩ thuật và công nghệ phát triển mạnh mẽ thì công nghệthông tin cũng có xu hướng phát triển mạnh Công nghệ thông tin đã trở thành mộtngành công nghiệp hàng đầu trên thế giới, công nghệ thông tin (CNTT) đóng vai tròquan trọng trong việc phát triển kinh tế Nắm được tầm quan trọng của CNTT, cácdoanh nghiệp trên thế giới đã đưa các ứng dụng của CNTT vào quá trình hoạt độngsản xuất kinh doanh của mình, để có thể thu được lợi ích tối đa

Ở Việt Nam, đặc biệt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ thươngmại, sản xuất thì việc quản lý thông tin bằng tin học lại có vai trò rất quan trọng Nógiúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý, đáp ứng nhu cầu cạnh tranh vànâng cao chất lượng dịch vụ

Để quản lý doanh nghiệp mình một cách tốt nhất, các doanh nghiệp nên tìm kiếmcác biện pháp, đầu tư, xây dựng hệ thống quản lý thông tin của chính mình Khi cáchoạt động tác nghiệp, giao dịch hàng hoá, dịch vụ được tin học hoá thì việc nâng caohiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trở nên dễ dàng hơn.Doanh nghiệp muốn hoạt động tốt, thì vấn đề nhân sự cũng là một yếu tố vô cùng quantrọng Sở hữu một nguồn nhân sự am hiểu về công nghệ thông tin là một lợi thế to lớntạo lên thành công của doanh nghiệp đó Bởi con người mới là yếu tố trung tâm, chínhcon người tạo ra các hệ thống quản lý thông tin và cũng chính con người tạo nên sựthành công hay thất bại của một doanh nghiệp Chính vì vậy, việc xây dựng lên hệthống thông quản lý nhân sự và tiền lương là vấn đề cực kì quan trọng

Việc quản lý nhân sự không chỉ đơn giản là việc đếm số lượng lao động, rồi tínhtoán mức lương của họ mà còn giải quyết các vấn đề cơ bản như sau: các yêu cầu thuthập, lưu trữ thông tin về hồ sơ nhân sự như: lập hồ sơ mới, chuyển giao hồ sơ, cậpnhật hồ sơ Bên cạnh đó, hệ thống thông tin quản lý nhân sự còn giúp việc tìm kiếmthông tin, hồ sơ cá nhân của từng nhân viên một cách dễ dàng, nhanh chóng Từ đó,việc tính lương cho mỗi nhân viên cũng trở lên dễ dàng hơn Việc quản lý hệ thốngthông tin nhân sự còn giúp cho việc đào tạo nhân viên, khen thưởng, đánh giá nănglực, tuyển dụng mới hoặc thay thế nhân viên trở lên dễ dàng hơn

Công ty TNHH giải pháp Brainos là công ty chuyên thiết kế, phát triển Web, ứngdụng Web, đặc biệt công ty còn đề ra các giải pháp kinh doanh điện tử cho các doanhnghiệp, luôn phát triển Web tập trung về mã nguồn mở: Joomla, Magento, Prestashop,OpenCart Với hệ thống tổ chức của công ty ngày càng mở rộng, việc quản lý nhân sựvà tiền lương ngày càng phức tạp, đòi hỏi công ty phải có một cơ chế quản lý hiệu quả,tiết kiệm chi phí, phù hợp sự phát triển của công ty Do tầm quan trọng của vấn đềquản lý nhân sự nên qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty TNHH giải pháp

Brainos, được tìm hiểu về công tác quản lý nhân sự tại Công ty em quyết định lựachọn đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tạiCông ty TNHH giải pháp Brainos” Với mục đích tìm hiểu sâu về vấn đề quản lý nhânsự cũng như tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu còn tồn tại để có thể thiết kế phầnmềm quản lý nhân sự và tiền lương giúp Công ty quản lý nhân sự tốt hơn.

2 Tổng quan & tầm quan trọng của phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự và tiền lương

2.1 Tổng quan của phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự và tiền lương

Trong phần này, em có tham khảo trong Phân tích và thiết kế hệ thống tin của tác

giả Nguyễn Văn Ba, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội (2003)

Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lýthông tin của các chức năng cần phát triển trong hệ thống thông tin quản lý

- Phân tích thông tin gồm các công việc như:

+ Xác định yêu cầu của hệ thống thông tin: xác định các chức năng, dữ liệunghiệp vụ và quy trình hoạt động của hệ thống thông tin qản lý nhân sự và tiền lương,cách thức thực hiện của hệ thống mà công ty đang áp dụng và vấn đề phát triển HTTTmới

+ Phân tích hệ thống về chức năng: xác định vấn đề tổng quát, nhiệm vụ, chứcnăng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương, xác định mỗi ràng buộc củamỗi chức năng trong hệ thống, đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng

+ Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng mô hình dữ liệu mô tả súc tích các yêucầu dữ liệu nghiệp vụ, và các mối liên kết giữa chúng Đây là cơ sở của việc thiết lập

cơ sở dữ liệu hệ thống

- Thiết kế hệ thống bao gồm:

+ Thiết kế kiến trúc hệ thống

+ Thiết kế các modun chương tình

+ Thiết kế giao diện chương trình

+ Thiết kế các báo cáo

+ Lập tài liệu thiết kế hệ thống

- Các giai đoạn thiết kế hệ thống:

+ Giai đoạn 1: Thiết kế logic nhằm xây dựng các thành phần chính của hệ thốngvà mỗi quan hệ giữa chúng

+ Giai đoạn 2: Thiết kế chi tiết từng thành phần cấu thành nên hệ thống và mô tảmối quan hệ giữa các thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng

Do công ty có ý định mở rộng hệ thống tổ chức nên vấn đề nhân sự càng đượccoi trọng Để có thể đảm bảo cho công ty đủ nguồn nhân lực về số lượng cũng nhưchất lượng thì cần phải tiến hành kế hoạch hóa nhân lực, phân tích, thiết kế công việc,

biên chế nhân lực, tuyển dụng, bố trí nhân lực, các chế độ đãi ngộ lương, thưởng vàcác điều kiện làm việc khác cho các nhân viên

2.2 Tầm quan trọng của phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự và tiền lương

Đối với các doanh nghiệp thì các hệ thống thông tin quản lý đã không còn xa lạ

gì nữa, bởi mỗi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có các hệ thống thông tin quản lý vàcách quản lý thông tin theo cách riêng của mỗi doanh nghiệp Trong đó, hệ thống quản

lý nhân sự và tiền lương là hệ thống quạn nhất, nó ảnh hưởng không nhỏ đến đến hiệuquả sản xuất – kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh và sự tồn tại của doanhnghiệp Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp đặc biệt là để quản lýnhân sự và tiền lương là vấn đề vô cùng cần thiết cho mỗi công ty, bởi có nguồn nhânsự dồi dào và chất lượng sẽ giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp Việc xây dựngHTTT quản lý cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý nhân sự và tiền lươngnhư thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt độngcủa một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trí lực con người cóhiệu quả như mong đợi Trước những đòi hỏi chung của thời điểm mà mọi doanhnghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nâng cao chất lượngquản lý thông tin cố gắng khắc phục những tồn tại để giúp quá trình quản lý nhân sựvà tiền lương đạt hiệu quả cao

3 Mục tiêu của đề tài nghiên cứu

Qua quá trình thực tập tại công ty, em thấy công ty vấn còn một số hạn chế trongviệc quản lý nhân sự Vì vậy, đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin kinh tế quản

lý nhân sự và tiền lương tại Công ty TNHH giải pháp Brainos ” nhằm mục đích:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về HTTT, HTTT quản lý, phân tích thiết kế hệthống và hệ thống hóa cơ sở về HTTT quản lý nhân sự và tiền lương

- Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHHgiải pháp Brainos

- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương mới phùhợp với khả năng của Công ty về tài chính cũng như nhân lực mà còn đủ yêu cầu vềchức năng quản lý của Công ty

- Đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế hệthống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương cho Công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý nhân sự và tiền lương tại Công tyTNHH giải pháp Brainos

Phạm vi nghiên cứu:

- Không gian

+ Về mặt lý luận: Tiến hành nghiên cứu về thông tin, HTTT, HTTT quản lýthông qua các tài liệu, các công trình nghiên cứu.

+ Về mặt thực tiễn: Tiến hành nghiên cứu các hoạt động quản lý nhân sự và tiềnlương, hệ thống thông tin nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH giải pháp Brainos

- Thời gian

+ Về mặt lý luận: Nghiên cứu các tài liệu về hoạt động và hệ thống thông tinnhân sự và tiền lương tại công ty TNHH giải pháp Brainos giai đoạn 2015 - 2017.+ Về mặt thực tiễn: Nghiên cứu cấu trúc, thực trạng của hoạt động quản lý nhânsự, ứng dụng CNTT vào HTTT quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH giảipháp Brainos trong giai đoạn 2015 - 2017

5 Phương pháp thực hiện đề tài

- Phương pháp thu thập tài liệu

+ Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban,nhân viên để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng HTTT quản lý nhân sựhiện tại và nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới

+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắmbắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự

+ Nghiên cứu tài liệu qua các bài báo, internet, để tìm hiểu tình hình chung vềCông ty và các nghiệp vụ quản lý nhân sự của Công ty

+ Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thốngthông tin và phân tích thiết kế hệ thống

- Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu

Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phântích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thựctrạng công tác quản lý nhân sự và tình hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiềnlương tại Công ty Từ đó, ta có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này.Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phântích thiết kế hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra củađề tài

- Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

+ Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc kết nối nguồn dữ liệutừ các form của hệ thống trong quá trình thao tác trên phần mềm

+ Phần mềm Visual Studio dùng cho việc thiết kế các giao diện của hệ thống

6 Kết cấu khóa luận

Ngoài các phần như: Lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ,danh mục từ viết tắt, phần mở đầu thì khóa luận thốt nghiệp bao gồm các chươngchính:

Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương

Hệ thống hóa kiến thức, nêu các khái niệm cơ bản về HTTT quản lý, HTTT quản

lý nhân sự và tiền lương

Chương 2: Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty TNHH giải pháp Brainos

Tổng quan về Công ty, phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHHgiải pháp Brainos Đánh giá và nêu những kết quả đã đạt được, những điểm còn hạnchế của hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương của Công ty

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH giải pháp Brainos.

Phần này dựa trên kết quả phân tích từ phần trước tiến hành phân tích thiết kế hệthống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương theo hướng đối tượng Tổng kết lại đềtài nghiên cứu khóa luận và đưa ra một số đề xuất, kiến nghị

Phân phát(output)

Thu thập(input)

Xử lý(processing)

Nguồn(source)

Lưu trữ(storage)

Đích(destination)

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG 1.1 Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

1.1.1 Một số khái niệm về hệ thống thông tin quản lý

Trong phần này sẽ trình bày các khái niệm cơ bản của hệ thống thông tin được

trích dẫn trong Phân tích và thiết kế hệ thống tin của tác giả Nguyễn Văn Ba (2003),

Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội

a Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp

Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng

buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Phần tử có thể là vậtchất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý,quy tắc, quy trình xử lý

Hệ thống thông tin (HTTT) là tập hợp có tổ chức con người, các thiết bị phần

mềm, dữ liệu,… để thực hiện hoạt động thu nhận, lưu trữ, xử lý, truyền tin trong mộttập hợp các ràng buộc gọi là môi trường

Hình 1.1 Mô hình hệ thống thông tin

Mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữliệu và bộ phận đưa thông tin đầu ra Đầu vào (input) của hệ thống thông tin được lấytừ các nguồn( source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã đượclưu trữ từ trước Kết quả chưa xử lý được chuyển đến các đích (destination) hoặc kho

dữ liệu (store)

b Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý: là một hệ thống tích hợp“người-máy” tạo ra các

thông tin giúp cho con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định Hệ thống thôngtin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mền, CSDL, các thủ tục thủ công, các

mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định Hệ thống thông tin quản

lý bao gồm các hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ và quản lý của cácdoanh nghiệp, các tổ chức Ví dụ các hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệthống tính cước chăm sóc khách hàng, hệ thống quản lý thư viện, hệ thống đào tạo trựctuyến

Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý:

- Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tincó ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học

- Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thôngtin mới

- Phân phối và cung cấp thông tin

Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trongđáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của

hệ thống

c Các nguồn lực HTTT

Con người: Con người là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin, là chủ

thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin Con người trong hệ thống thông tin đượcchia làm hai nhóm: nhóm xây dựng, bảo trì hệ thống và nhóm sử dụng hệ thống

Phần cứng: Phần cứng gồm các thiết bị được sử dụng trong quy trình xử lý thông

tin Phần cứng là các thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy và cầm nắm được Dựa trênchức năng và cách thức hoạt động, người ta phân biệt các thiết bị phần cứng ra thànhthiết bị nhập/ thiết bị xuất, thiết bị xử lý, thiết bị lưu trữ

Phần mềm: Là tập các chỉ lệnh theo một trật tự xác định nhằm điểu khiển thiết bị

phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó Phần mềm được viết bởi ngôn ngữlập trình

Phần mềm được chia thành: phần mềm hệ thống (hệ điều hành), phần mềm ứngdụng (hệ soạn thảo văn bản, bảng tính, hệ quản trị cơ sở dữ liệu…), và phần mềmchuyên dụng trong các lĩnh vực ngân hàng, kế toán,…

Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được

lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tinđồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đíchkhác nhau

Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau

thông quan các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẽ các dữ liệuvà tài nguyên mạng

1.1.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

a) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.

Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được cácthông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tínhkhả thi cao nhất Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước:

- Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ Tìm hiểu cáchoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó

- Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới Xác định phạm vi ứng dụng và các

ưu, nhược điểm của hệ thống dự kiến Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm,những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống

- Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi Phác hoạ cácgiải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọimặt (Kinh tế, xã hội, thuận tiện ) để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng

- Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát Xây dựng kế hoạchtriển khai cho các giai đoạn tiếp theo Dự trù các nguồn tài nguyên (Tài chính, nhân sự,trang thiết bị ) để triển khai dự án

b) Phân tích hệ thống: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân

tích hệ thống Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chứcthực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được

sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lêncác chức năng đó Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình,đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới Cũngcó những hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới Việc phân tích và thiết kế cơ sở

dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết kế hệthống hoặc có thể tiến hành riêng Vấn đề đặt ra là cần xây dựng một cơ sở dữ liệugiảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu đồng thời phải dễ khôi phục và bảo trì

c) Thiết kế hệ thống: Sau giai đoạn phân tích, khi các yêu cầu cụ thể đối với hệ

thống đã được xác định, giai đoạn tiếp theo là thiết kế cho các yêu cầu mới Công tácthiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏa mãn các yêu cầu đãđược nêu trong đặc tả yêu cầu Một số các công việc thường được thực hiện trong giaiđoạn thiết kế: Nhận biết form nhập liệu tùy theo các thành phần dữ liệu cần nhập, nhậnbiết reports và những output mà hệ thống mới phải sản sinh, thiết kế forms (vẽ trêngiấy hay máy tính, sử dụng công cụ thiết kế), nhận biết các thành phần dữ liệu và bảngđể tạo database, ước tính các thủ tục giải thích quá trình xử lý từ input đến output Kết

quả giai đoạn thiết kế là đặc tả thiết kế (Design Specifications) Bản đặc tả thiết kế chitiết sẽ được chuyển sang cho các lập trình viên để thực hiện giai đoạn xây dựng phầnmềm.

d) Xây dựng hệ thống: Đây là giai đoạn viết lệnh (code) thực sự, tạo hệ thống.

Từng người viết code thực hiện những yêu cầu đã được nhà thiết kế định sẵn Cũngchính người viết code chịu trách nhiệm viết tài liệu liên quan đến chương trình, giảithích thủ tục (procedure) mà anh ta tạo nên được viết như thế nào và lý do cho việcnày Để đảm bảo chương trình được viết nên phải thoả mãn mọi yêu cầu có ghi trướctrong bản đặc tả thiết kế chi tiết, người lập trình cũng đồng thời phải tiến hành thửnghiệm phần chương trình của mình

1.1.3 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin kinh tế

Theo “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin: Hướng cấu trúc và hướng đối tượng”, của tác giả Nguyễn Văn Vỵ (2002), NXB Thống kê, Hà Nội

a) Phương pháp hướng cấu trúc:

Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính tànhnhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xácđịnh

Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếptục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay,

sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc

Một số phương pháp phân tích có cấu trúc:

- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ đượcdựa theo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn

Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu (DataDictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng Nhưng SADT chưaquan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống

- Phương pháp MERISE (MEthod pour Rassembler les Idees Sans Effort) củaPháp dựa trên các mức mức trừu tượng hoá của hệ thống thông tin như mức quanniệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mô hình

- CASE (Computer-Aided System Engineering) là phương pháp phân tích vàthiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính Đây là một cách tiếp cận theo hướng

"top- down" và rất phù hợp với yêu cầu xây dựng một hệ thống thông tin trong cácdoanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại

b) Phương pháp hướng đối tượng

Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phầntrong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Một hệ thống được chia thành cácthành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành

động liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lậpvới nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại vớinhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng.

Một số khái niệm cơ bản trong hướng đối tượng:

- Đối tượng (object): một đối tượng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thểkhái niệm hoặc một thực thể phần mềm

- Lớp (class): là mô tả một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành vi vàcác mối quan hệ Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp là mộtđịnh nghĩa trừu tượng của đối tượng

- Thành phần (component): là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữmột chức năng nhất định trong hệ thống

- Gói (package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thốngthành các nhóm Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau trở thành một hệ thống con(subsystem)

- Kế thừa: trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể sử dụng lại cácthuộc tính và phương thức của một hay nhiều lớp khác Kiểu quan hệ này gọi là quan

hệ kế thừa, và được xây dựng dựa trên mối quan hệ kế thừa trong bài toán thực tế.Các phương pháp hướng đối tượng:

- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phươngpháp được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực Phương pháp này chỉ hỗtrợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa, phânlớp

- Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hoá

hệ thống thành các lớp Phương pháp RDD hỗ trợ cho các khái niệm về lớp, đối tượngvà kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng

- Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp đượcxem là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng Phương pháp này đã khắc phụcđược một số nhược điểm của các phương pháp hướng đối tượng trước đã mắc phải

c) Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với hướng cấu trúc

So sánh đặc điểm của hai phương pháp

Bảng 1.1 Bảng so sánh đặc điểm phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.

Phương pháp hướng cấu trúc Phương pháp hướng đối tượng

Tập trung vào công việc cần thực

Chương trình được chia thành các đối tượng

Các hàm truyền thông tin cho nhau

thông qua cơ chế truyền tham số

Các đối tượng tác động và trao đổi thông tinqua các hàm với cơ chế thông báo

Đóng gói chức năng (sử dụng hàm

mà không cần biết nội dung cụ thể)

Đóng gói chức năng và dữ liệu (không thể truycập trực tiếp thành phần dữ liệu của đối tượngmà phải thông qua các phương thức)

Dữ liệu trong hệ thống được

chuyển động từ hàm này sang hàm

khác

Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tảđược các đối tượng Các hàm xác định trêncác vùng dữ liệu của đối tượng được gắn vớinhau trên cấu trúc dữ liệu đó

Thiết kế chương trình theo cách

tiếp cận từ trên xuống

Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cậntừ dưới lên

Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với hướng cấu trúc:

+ Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cầnthiết à dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn

+ Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truy cậptự do mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàm xácđịnh trong đối tượng đó à chương trình an toàn

+ Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế

+ Thông qua nguyên lý kế thừa à loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khai báolớp, mở rộng khả năng sử dụng lớp à ngắn gọn, tiết kiệm thời gian

+ Thiết kế trọng tâm vào dữ liệuàxây dựng mô hình chi tiết, dễ cài đặt

1.1.4 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng UML

Trong phần này sẽ trình bày các khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống

thông tin bằng UML, được trích dẫn trong Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML, của Đặng Văn Đức (2001), Nhà xuất bản Giáo dục Hà Nội.

UML (Unifield Modeling Language) là một ngôn ngữ mô hình hoá thống nhất cóphần chính bao gồm những ký hiệu hình học, được các phương pháp hướng đối tượng

sử dụng để thể hiện và miêu tả các thiết kế của một hệ thống Nó là một ngôn ngữ đểđặc tả, trực quan hoá, xây dựng và làm sưu liệu cho nhiều khía cạnh khác nhau của

một hệ thống có nồng độ phần mềm cao UML có thể được sử dụng làm công cụ giaotiếp giữa người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và nhà phát triển phần mềm.

Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồ các kíhiệu UML, đây là ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất được xây dựng để mô hình hóaquá trình phát triển hệ thống phần mềm hướng đối tượng Phân tích thiết kế hướng đốitượng chia làm hai pha: pha phân tích và pha thiết kế

Pha phân tích

Biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến hành xác

định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các chứcnăng của hệ thống Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các kịch bản

mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể

Mỗi use case sẽ thể hiện một tình huống sử dụng hệ thống khác nhau của ngườidùng Tập hợp các use case và các tác nhân( actor) cùng với quan hệ kếthợp( association) giữa chúng sẽ cho ta 1 biểu đồ use case dùng để mô tả yêu cầu hệthống

- Tác nhân: là một hay nhiều người hay vật thể đóng vai trò trong sự tương tácvới hệ thống

- Ca sử dụng( use case): là một biểu diễn của một tập hợp các chuỗi hành độngmà hệ thống thực hiện nhằm cung cấp một kết quả( một giá trị gia tăng) cụ thể cho mộtđối tác

- Mối quan hệ bao gồm: quan hệ giữa các đối tác; quan hệ giữa đối tác và ca sửdụng; quan hệ giữa các ca sử dụng( quan hệ khái quát hóa, quan hệ bao hàm, quan hệ

mở rộng

Biểu đồ lớp: là một biểu đồ phô bày một tập hợp các lớp, các giao diện cùng với

các mối liên quan có thể có giữa chúng như là: liên kết, kết nhập, hợp thành, khái quáthóa, phụ thuộc và thực hiện Biểu đồ lớp được dùng để mô hình hóa cấu trúc tĩnh của

hệ thống( hay của một phần của hệ thống) Nó bao gồm mọi phần tử khai báo, cho nênnó là cái nền cho mọi hoạt động chức năng của hệ thống

Các phần tử trong biểu đồ lớp được mô tả như sau:

Bảng 1.2: Mô tả phần tử trong biểu đồ lớp

Lớp (class)

Lớp là một nhóm đốitượng có chung một sốthuộc tính và phươngthức

Quan hệ kiểu kết hợp

Là sự nối kết giữa cácđối tượng của các lớpvới nhau

Quan hệ khái quát hóa

(kế thừa)

Là sự kế thừa của mộtlớp từ một lớp khácQuan hệ gộp

Biểu diễn mối quan hệgiữa một lớp tổng thể

với một lớp bộ phậnQuan hệ phụ thuộc

Là biểu diễn mối quan

hệ giữa một lớp độclập với một lớp phụthuộc vào lớp đó

Biểu đồ trạng thái

Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong hoạt động của một đối tượngcủa lớp nào đó

Các phần tử biểu đồ trạng thái được mô tả như sau:

Bảng 1.3: Mô tả phần tử biểu đồ trạng thái

Trạng thái Biểu diễn một trạng thái của đối tượng

trong vòng đời của đối tượng đó

Trạng thái khởi đầu Trạng thái đầu tiên khi kích hoạt đối

tượngTrạng thái kết thúc Trạng thái kết thúc vòng đời đối tượng

Sự kiện Sự kiện tác động gây ra sự chuyển đổi

trạng thái

Pha thiết kế

Biểu đồ tuần tự: là một trong hai biểu đồ tương tác chính, với chủ ý làm nổi bật

trình tự theo thời gian của các thông điệp Nó trình bày một tập hợp các đối tượngcùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau Các đối tượng này là các

cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ của các đối tượng cũngcòn có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút

Biểu đồ hoạt động: mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp trong mỗi lớp

hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp Biểu đồ hoạt động là cơ sởđể cài đặt các phương thức trong các lớp

1.2 Khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự, tiền lương

Trong phần này sẽ trình bày các khái niệm cơ bản của nhân sự, quản lý nhân sự,

… được trích dẫn trong Quản trị nguồn nhân lực của tác giả Trần Kim Dung (2015),

Nhà xuất bản Giáo dục

Nhân sự được hiểu là tất cả những người tham gia vào các hoạt động của tổ chức,

bất kể họ làm gì, giữ vị trí hay cương vị gì trong tổ chức đó

Nhân sự trong một tổ chức có vai trò quan trọng, bất kì tổ chức nào hoạt độngcũng cần phải liên quan đến con người trong tổ chức, không một tổ chức nào có thểtách con người ra khỏi hoạt động của tổ chức Con người vừa là một yếu tố tham giacấu thành nên tổ chức, vừa là chủ thể trong các quá trình hoạt động của tổ chức

Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành qua thỏa thuận giữa người sử

dụng sức lao động và người lao động phù hợp với quan hệ cung cầu sức lao động trong nền kinh tế thị trường.

Hệ thống thông tin quản nhân sự và tiền lương là hệ thống thông tin bao gồm tất

cả những quyết định và hoạt động quản lý (chấm công, quản lý, trả lương, thưởngphạt, v.v ) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên củadoanh nghiệp

Hình 1.2: Mô hình HTTT quản lý nhân sự tổng quát

- Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Nguồn lực con người là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất đối với sự tồn tại,phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp Để tạo lập và duy trì được một đội ngũ nhânsự vững mạnh yêu cầu ban quản lý nhân sự của công ty phải có cách thức quản lý tốt,tạo điều kiện cho các cá nhân trong tập thể phát huy được khả năng của mình, đồngthời việc quản lý tốt cũng thể hiện được sự quan tâm, động viên của lãnh đạo đối vớicác cá nhân trong tập thể, tạo những điều kiện cần thiết giúp các cá nhân hoàn thiệnmình

Do đó, nhu cầu cần có một hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất cần thiết,nhằm khắc phục những khuyết điểm trong việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủcông, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trênnhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn

HTTT quản lý nhân sự của một doanh nghiệp là hệ thống phản ánh đầy đủ vàtoàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động Nhờ những thông tinmà hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp, ban lãnh đạo và những nhà quản lýcủa công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự về mọi mặt của các cán bộ, nhânviên một cách nhanh chóng, chính xác Như vậy, HTTT quản lý nhân sự giúp tiết kiệmsức người, sức của, thời gian và chi phí trong các quá trình tiếp xúc giữa lãnh đạo,người quản lý với nhân viên

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Quản lý nhân sự và tiền lương là vấn đề quan trọng để có thể duy trì và phát triểncông ty một cách có hiệu quả nhất, sử dụng tối đa được nguồn nhân sự dồi dào củacông ty Chính vì thế, có rất nhiều khóa luận, luận văn làm về vấn đề này Ví dụ như:

- Khóa luận tốt nghiệp: “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân

sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC”, Vương Thị Thảo – K48S – Đại học

Thương mại (2016) Trong khóa luận này, HTTT quản lý nhân sự được phân tích thiết

kế theo quy trình phân tích thiết kế hướng đối tượng UML về cơ bản đã đáp ứng cácmục tiêu đề ra Tuy nhiên, hệ thống vẫn chưa phản ánh được toàn bộ các chức năngliên quan đến quản lý nhân sự ở công ty Cần bổ sung thêm các chức năng vào cơ sở

dữ liệu để HTTT quản lý nhân sự được hoàn thiện hơn nữa thì hệ thống mới đáp ứngđược nhu cầu sử dụng hệ thống phục vụ cho quá trình hoạt động quản lý của công ty

- Khóa luận tốt nghiệp: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại

TRATECHCOM” của sinh viên Cao Thị Hồng Nhung – Lớp 47A – Trường Đại học

Kinh tế Quốc dân Đề tài này tập trung vào xây dựng HTTT đặc biệt là phân tích thiết

kế cơ sở dữ liệu, giải quyết được bài toán quản lý nhân sự mà công ty đã đặt ra: Đầy

đủ chức năng, cơ sở dữ liệu chặt chẽ, luồng ra vào thông tin hợp lý và các báo cáo, kết xuất

mang tính quản trị cao Tuy nhiên, đề tài này không đi sâu vào xây dựng phần mềm quản lýnhân sự.

- Luận văn tốt nghiệp:” Phân tích và thiết kế HTTT quản lý cán bộ tại Công ty

Cổ Phần Hạ Long” của Đặng Thị Thúy, Khoa HTTT Kinh Tế, Học Viên Tài Chính,

2006 Đề tài này đã xây dựng được phần mềm đáp ứng nhu cầu quản lý cán bộ tạiCông ty, thuận lợi trong việc nhập dữ liệu, cung cấp thông tin, tìm kiếm và lập báocáo Tuy nhiên, việc phân tích thực trạng quản lý cán bộ tại Công ty chưa rõ ràng,mang tính chung chung vì vậy khi xây dựng HTTT mới một số chức năng chưa đượcthiết kế như: Đăng nhập, quản lý công tác

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Việc quản lý nhân sự trong các Công ty là rất cần thiết, bởi vì, nhân sự chính làyếu tố quyết định sự sống còn của một Công ty Nếu không có nhân sự thì Công ty sẽkhông thể hoạt động đạt hiệu quả cao được Chính vì vậy, vấn đề quản lý nhân sự làmsao để đạt hiệu quả tốt nhất, đem lại nhiều lợi ích cho Công ty luôn là vấn đề khiến cácnhà quản trị phải đau đầu Trên thế giới, đã có rất nhiều phần mềm được thiết kế đểgiúp cho việc quản lý nhân sự diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn như: gói quản trịnguồn lực (Enterprise Resrouce Planning- ERP) của SAP (một nhà cung cấp nổi tiếngcủa Đức), hệ thống chấm công, nghỉ phép (E-Roster), Hệ thống quản lý thông tin nhânviên (Personnel Information), Hệ thống tính lương (Payroll) Và cũng có rất nhiều

cuốn sách viết về việc quản lý nhân sự trong Công ty, ví dụ như cuốn “ Quản trị nguồn nhân lực” của tác giả John M Ivancevich do NXB tổng hợp TP HCM xuấtbản Cuốn sách này tập trung vào quy trình ứng dụng quản lý nhân sự trong các tổchức quản lý và tình huống thực tế Và nhấn mạnh đến yếu tố con người trong các môitrường làm việc, mối quan tâm của việc quản lý nhân sự là làm sao cho nhân sự trongCông ty đều cảm thấy hạnh phúc và sung túc Cụ thể là: các giám đốc và các lãnh đạochịu trách nhiệm tối ưu hóa hoạt động và hành động đúng đạo đức; các lao động (baogồm các kỹ sư, thư ký, lập trình viên máy tính, nhà thiết kế, thợ máy, nhà hóa học,giáo viên, y tá…) thực thi công việc; các chuyên gia nhân sự tư vấn, giúp đỡ và hỗ trợcác giám đốc và những người lao động không thuộc cấp quản lý trong công việc củahọ

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP

BRAINOS 2.1 Giới thiệu về Công ty

2.1.1 Một số thông tin về Công ty TNHH giải pháp Brainos

- Địa chỉ: Tầng 16- Tòa nhà MD Complex, số 68 Nguyễn Cơ Thạch, KĐT Mỹ

Đình I - Phường Cầu Diễn - Quận Nam Từ Liêm - Thành phố Hà Nội

- diện pháp luật: Hà Công Tiên

2.1.2 Lịch sự thành lập của Công ty TNHH giải pháp Brainos

Công ty TNHH giải pháp BrainOs được thành lập năm 2009 với ý tưởng xâydựng các extensions, apps, plugins, templates và đưa lên các marketplace Các sảnphẩm CNTT bao gồm các extensions, apps, plugins, templates phổ biến về Magento,Prestashop, Joomla, Workpress,… Với ý tưởng xây dựng các sản phẩm về web mộtcách nhanh chóng, đẹp, hiện đại và sáng tạo BrainOS đã tạo ra hàng trăm sản phẩmtrên hầu hết các mã nguồn mở PHP tạo vị trí, uy tin cao trên thị trường templates

- Tháng 8 năm 2009: Thành lập LandOfCoder – tạo không gian giành cho nhữngngười đam mê lập trình Đầu tiên chỉ là blog nơi những người đam mê lập trình chia sẻnhững đam mê về lĩnh vực mã nguồn mở chia sẻ kinh nghiệm của mình

- Tháng 8 năm 2011: Thành lập team LeoTheme với mục đích cung cấp các mẫuJoomla Templates and Prestashop Templates

- Tháng 7 năm 2012: Thành lập team VenusTheme với mục đích phát triển vàcung cấp các Templates và Extensions với chất lượng cao

- Tháng 1 năm 2013: Thành lập team PavoTheme với mục đích cung cấp và pháttriển các Themes and Modules OpenCart

- Tháng 3 năm 2013: Thành lập BrainOS

BrainOS là một công ty giải pháp về công nghệ kinh doanh điện tử chuyên vềlĩnh vực mã nguồn mở

- Tháng 7 năm 2013: Thành lập team ThemeLexus với mục đích để đưa các sảnphẩm Opencart, Joomla, Prestashop, Magento, Drupal themes trên Themeforest

- Tháng 2 năm 2014: Thành lập team JunoTheme với mục đích nhằm xây dựngvà bán Drupal themes và shopify trên Themeforest

- Tháng 4 năm 2014: Thành lập Prestabrain để xây dựng và cung cấp các themesand module Prestashop một cách tốt nhất

- Tháng 5 năm 2014: Thành lập team OpalTheme với mục đích xây dựng và pháttriển các themes and plugins Wordpress

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy BrainOS

CEO

Phòng MarketingTeam LeoThemeTeam VenusThemeTeam PavoThemeTeam ThemeLexusTeam JunoThemeTeam OpalThemePhòng kế toán

DesignTeam

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH giải pháp Brainos

(Nguồn: Phòng kế toán)

Chức năng và từng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty BrainOS

CEO

CEO là tên viết tắt của Chief Executive Officer, có nghĩa là Giám đốc điều hành(hay tổng giám đốc điều hành,…), là người có chức vụ điều hành cao nhất của 1 tậpđoàn, công ty hay tổ chức và là người giữ trách nhiệm quan trọng, thực hiện điều hànhtoàn bộ mọi hoạt động theo những chiến lược và chính sách của hội đồng quản trị

- Người leader là người có vai trò rất quan trọng trong công ty, và có quyền chỉdưới CEO.

Team LeoTheme

LeoTheme được thành lập 8/2011, với mục đích cung cấp các mẫu JoomlaTemplates and Prestashop Templates Những thành viên trong team sẽ được phân côngcác nhiệm vụ khác nhau để cùng nhau tạo ra các sản phẩm bao gồm themes, modulesphát triển trên nền tảng prestahop

Team VenusTheme

VenusTheme được thành lập 7/2012, với mục đích phát triển và cung cấp cácTemplates và Extensions với chất lượng cao Xây dựng các sản phẩm dựa trên mãnguồn mở PHP

Team JunoTheme

JunoTheme được thành lập 2/2014

Được thành lập với mục đích nhằm xây dựng và bán Drupal themes và shopifytrên Themeforest Các sản phẩm chủ yếu là Drupal

Team OpalTheme

OpalTheme được thành lập 5/2014

Nhằm mục đích xây dựng và phát triển các themes and plugins Wordpress

DesignTeam

Team design là team chuyên tạo ra các bản design website

- Các bản design này được cũng cấp cho đội làm theme của các team để xâydựng lên các template với hình ảnh chất lượng cao

Phòng kế toán

- Tham mưu cho CEO về tình hình tài chính và các hoạt động tài chính củadoanh nghiệp

- Công tác tài chính

- Công tác kế toán tài vụ

- Công tác kiểm toán nội bộ

- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế

- Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty

- Quản lý vốn, tài sản của công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toànCông ty

- Tổ chức sự kiện vào các ngày lễ đặc biệt trong năm

- Tính lương, lập bảng lương và đảm bảo quyền lợi của mỗi nhân viên

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao

Phòng marketing

- SEO, content, marketing online trên các mạng xã hội phổ biến

- Thực hiện công việc upload và hỗ trợ trên các marketplace

- Thực hiện các chiến dịch marketing để giới thiệu quảng cáo sản phẩm với mụcđích đạt được lượng sales lớn nhất

- Lấy ý kiến phản hồi khách hàng và đưa ra các chiến lược mới trong marketingvà đăt mục tiêu số lượng sale theo hạn

- Tìm kiếm mở rộng thị trường ra các đất nước khác, các marketplace mới

Tóm lại, do số lượng nhân viên ít, lại được chia thành các team trong mỗi teamlại có từng nhóm nhỏ mặc dù được giao các nhiệm vụ, chức năng riêng nhưng cácteam vẫn hoạt động hỗ trợ nhau

2.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH giải pháp Brainos 2.2.1 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh

Công ty TNHH giải pháp Brainos là công ty

- Chuyên cung cấp các sản phẩm phần mềm CNTT

- Cung cấp các giải pháp giúp tạo ra các website một cách dễ dàng dựa trên các

mã nguồn mở

- Các sản phẩm templates, modules, extensions, plugins, apps,…

- Ngoài ra còn thực hiện các công việc tùy chỉnh custom work dựa trên yêu cầutrực tiếp của khách hàng

2.2.2 Tình hình kinh doanh của Công ty

Giai đoạn 2015-2017 là giai đoạn phát triển hết sức quan trọng trong quá trìnhhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Được thể hiện thông qua bảng kết quả hoạtđộng kinh doanh của công ty sau đây:

Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH giải pháp BrainOS

- Từ năm 2016 đến năm 2017, doanh thu tăng 1.359.322.000 VNĐ, tăng 11.10 %Tổng tài sản tăng 1.896.210.081 VNĐ tăng 18.85 % Lợi nhuận tăng 989.241.773 tăng14,55 % so với năm 2016

2.3 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty TNHH giải pháp Brainos

Hiện nay, tổng số nhân sự tại công ty hiện có 88 người Được phân bổ tại cácphòng ban như sau:

Nghiệp vụ quản lý nhân sự và tiền lương

Công ty TNHH giải pháp Brainos làm việc theo chế độ: Tuần làm việc 6 ngày,nghỉ chủ nhật, ngày làm việc 8h Ngoài ra tùy theo tình hình công việc mà nhân viêncông ty làm tang ca hoặc tùy theo sự điều động của công ty

Hiện nay Công ty quản lý sổ sách của cán bộ công nhân viên cũng như quản lýtiền lương dựa vào sổ sách, giấy tờ, có sự hỗ trợ của excel trong việc tính toán và việcquản lý được chia làm ba công đoạn chính đó là:

- Quản lý hồ sơ nhân viên: cập nhật, điểu chỉnh hồ sơ

- Quản lý chấm công nhân viên: cập nhật, điều chỉnh bảng chấm công theo hàngtháng

- Quản lý lương: tính lương cho nhân viên và lập báo cáo lương

Quản lý hồ sơ nhân viên

Nhân viên khi vào làm việc tại công ty đều phải có hồ sơ xin việc gồm: đơn xinviệc, sơ yếu lý lịch (Họ tên, giới tính, ngày sinh, trình độ học vấn, địa chỉ…), giấykhám sức khỏe Khi được tuyển vào công ty thì phải làm thử việc trước một tháng vàlĩnh 80% lương của tháng đó Nếu hồ sơ nào sau một tháng được chấp nhận thì sẽchính thức trở thành nhân viên của công ty, được hưởng lương chính thức theo quyđịnh của công ty, nếu không được tuyển vào công ty thì hoàn trả hồ sơ Thông tin củanhân viên được cập nhật vào sổ sách gồm: Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, địachỉ, trình độ học vấn, ngày vào làm việc… Những thông tin trên được ghi chép trongsổ “Hồ sơ nhân viên” có dạng như sau:

Bảng 2.2: Bảng quản lý hồ sơ nhân viên

Họ và

tên

Giớitính

Ngàysinh

Ngàyvào làmviệc

Sốđiệnthoại

Chỉ

Trìnhđộ họcvấn

Quản lý chấm công

Công việc chấm công hàng ngày được ghi chép vào số chấm công Sau đó đượctổng hợp lại cuối tháng để dựa vào đó tính lương Bảng theo dõi chấm công bao gồm:

Họ tên, chức vụ, số ngày làm trong tháng,…

Bảng 2.3: Bảng chấm công

Cuối tháng người chấm công có nhiệm vụ đối chiếu lại xem đã chính xác chưa vàsửa đổi để dựa vào bảng chấm công này tính lương cho nhân viên của công ty.

Quản lý lương

Cuối tháng, các trưởng phòng sẽ gửi bảng chấm công cho kế toán tổng hợp vàlàm bảng lương cho tất cả nhân viên trong công ty Lương của nhân viên sẽ được tínhtheo quy định của công ty và trừ đi các khoản bảo hiểm, tạm ứng, các chi phí của côngty

Sau khi tính lương cho nhân viên kế toán sẽ tổng hợp vào sổ lương, file excel lưulại theo bảng như sau:

Bảng 2.4: Bảng tính lương

Do tình hình kinh doanh của công ty đang ngày càng phát triển nên công ty cónhu cầu lớn về mặt nhân sự trong thời gian tới Tuy nhiên, quy trình quản lý nhân sựvà tiền lương của công ty hiện nay chỉ làm thủ công và nhập liệu trên Word, Excel Thông qua phỏng vấn bằng phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp, có biểu đồ vềmức độ quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty như sau:

Mức đ quản lý nhân sự và tiền lương ộ quản lý nhân sự và tiền lương

Mức đ quản lý nhân sự và tiền lương ộ quản lý nhân sự và tiền lương

Biểu đồ 2.1: Kết quả đánh giá mức độ quản lý nhân sự và tiền lương của Công

ty TNHH giải pháp Brainos

(Nguồn: Phiếu điều tra)

Có thể thấy, 60.4% nhân viên trong công ty cho rằng mức độ quản lý nhân sự vàtiền lương trong công ty đang ở mức kém, 20.33% nhân viên lại thấy mức quản lýnhân sự và tiền lương trong công ty đang ở mức trung bình, 10.27% nhân viên còn lạithấy việc quản lý và tiền lương hiện tại của công ty là tốt, không cần cải thiện hay cầnthêm một phần mềm quản lý nhân sự nữa Qua số liệu điều tra, có thể khẳng định công

ty cần có một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương để việc quản lý nhânsự trở nên tốt hơn

Từ các thực trạng đó, khi được hỏi về nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sựphần lớn nhân viên được hỏi đều trả lời là cần thiết Dưới đây là bảng phân tích nhuxây dựng HTTT quản lý nhân sự tại công ty:

Cần thiết Không cần thiết 0

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự

2.4 Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý nhân sự ở công ty

Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương của Công ty TNHH giải pháp Brainosnhìn chung đang hoạt động tốt Việc theo dõi hoạt động của các nhân viên trong Công

ty thông qua các Leader bàn giao bảng chấm công cho phòng kế toán để thực hiệncông tác chấm công, khen thưởng, tính lương… Ban giám đốc thông qua báo cáo cóthể nắm bắt được tình hình của công ty

Qua phân tích hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương của Công ty TNHH giảipháp Brainos có một số ưu và nhược điểm tại Công ty như sau:

- Ưu điểm:

+ Về con người:

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, có trình độ cao, ham học hỏi và dễ dàngthích ứng với những sự thay đổi như công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới(HTTT quản lý nhân sự) Do công việc quản lý nhân sự của công ty làm việc và quản lýtrên sổ sách, cùng với việc sử dụng công cụ tin học văn phòng nên không yêu cầungười thực hiện cần có những trình độ chuyên môn nhất định cũng thực hiện được.Hơn nữa, công ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhânviên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộcủa khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty

- + Về phần cứng: Công ty đã đầu tư lớn cho phần cứng cụ thể năm 2016, công

ty đã đầu tư mua bổ sung máy tính phục vụ cho các phòng ban, nâng cấp sửa chữamáy tính cũ của công ty Dưới đây là kết quả phỏng vấn 10 nhân viên của Công ty vềchất lượng phần cứng kết quả như sau: