Xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng cho công ty cổ phần phần mềm Bravo

Ngoài việc sử dụng chính sản phẩm của mình và các phần mềm khác nhưSkype, Teamview thì Bravo còn phải sử dụng thêm các phần mềm khác để quản lýhoạt động của công ty như: tìm kiếm khách h

LỜI CẢM ƠN

Qua quá trình học tập và rèn luyện tại đại học Thương mại, với sự giảng dạy cảcác thầy cô trong trường Đại học Thương Mại nói chung và thầy cô trong khoa Hệthống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử nói riêng em đã có được những kiếnthức đại cương cơ bản và kiến thức chuyên ngành của chuyên ngành quản trị hệ thốngthông tin Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo em đã có cơhội vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế doanh nghiệp đồng thời tích lũy kinhnghiệm cho bản thân Từ đó, em đã hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình

Để hoàn thiện để tài này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cô Ths.ĐỗThị Thu Hiền đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất cho em trong quá trình thựchiện đề tài Đồng thời em xin chân thành cảm ơn các anh/chị nhân viên trong công ty

Cổ phần Phần mềm Bravo đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu về công tygiúp cho em có những định hướng trong trong công việc và hoàn thành khóa luận

Do hạn chế về năng lực và thời gian nên bài khóa luận của em vẫn còn nhiềuthiếu sót Kính mong các thầy cô góp ý để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

2 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 2

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN 4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 5

1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 5

1.1.1 Khái niệm phần mềm 5

1.1.2 Khái niệm phần mềm quản lý triển khai hợp đồng 5

1.1.3 SQL Server, ngôn ngữ SQL 5

1.1.4 Visual studio, ngôn ngữ lập trình C# 6

1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 6

1.2.1 Quy trình xây dựng phần mềm 6

1.2.2 Phân loại phần mềm 7

1.2.3 Một số lý thuyết cơ bản về Sql server 8

1.2.4 Một số lý thuyết cơ bản về C# 10

1.2.5 Tìm hiểu về xây dựng phần mềm sử dụng ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị CSDL SQL Server 12

1.3 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 12

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước 12

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới 13

Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO 15

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO 15

2.1.1 Quá trình thành lập 15

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 16

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động 17

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây 18

2.2 THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO 18

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 28

2.3.1 Ưu điểm 28

2.3.2 Nhược điểm 29

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 30 3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 30

3.2 GIẢI PHÁP XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO 30

3.2.1 Đặc tả yêu cầu phần mềm 30

3.2.2 Phân tích thiết kế phần mềm 32

3.2.3 Một số đề xuất và kiến nghị 43

KẾT LUẬN 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo chi nhánh Hà

Nội trong giai đoạn 2014-2016 (Đơn vị: 1đ) 18

Bảng 2.2: Kết quả điều tra về mức độ đáp ứng chung của phần mềm 20

Biểu đồ 2.1 : Đánh giá chung mức độ đáp ứng của phần mềm 20

Biểu đồ 3.1 Biểu đồ Usecase tổng quát 33

Biểu đồ 3.2 Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Quản lý triển khai” 33

Biểu đồ 3.3 Biểu đồ lớp 35

Biểu đồ 3.4 Biểu đồ tuần tự chức năng phân bổ hợp đồng 35

Biểu đồ 3.5 Biểu đồ hoạt động chức năng lập báo cáo 36

Biểu đồ 3.7 Biểu đồ trạng thái lớp Khách hàng, chức năng thêm mới khách hàng 36

Biểu đồ 3.8 Biểu đồ triển khai 37

Hình 3.10 Màn hình Báo cáo tình trạng triển khai theo hợp đồng 43

Biểu đồ 3.9 Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Quản lý thanh toán” 48

Biểu đồ 3.10 Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Quản lý sản phẩm” 49

Biểu đồ 3.11 Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Quản lý và phân bổ hợp đồng” 50

Biểu đồ 3.12 Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Quản lý Phòng ban_Nhân viên” .51 Biểu đồ 3.12 Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Báo cáo” 52

Biểu đồ 3.13 Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm hóa đơn thanh toán của khách hàng .53 Biểu đồ 3.14 Biểu đồ hoạt động chức năng quản lý triển khai 53

Biểu đồ 3.15 Biểu đồ trạng thái lớp Khách hàng, chức năng tìm kiếm khách hàng 54

Hình 3.20 Màn hình “Báo cáo tình trạng triển khai theo hợp đồng” 59

DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Quy trình xây dựng phần mềm 6

Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty cổ phần phẩn mềm Bravo 16

Hình 2.2: Quy trình nhận hợp đồng và phân bổ hợp đồng 23

Hình 2.3 Quy trình khảo sát và lập phương án triển khai 24

Hình2.4 Quy trình sửa đổi 25

Hình 2.5 Sơ đồ quy trình Cài đặt, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ 26

Hình 2.6 Quy trình chuyển bảo hành 27

Hình 3.1 Mô hình quan hệ dữ liệu trên SQL Server 38

Hình 3.2 Giao diện màn hình chính 38

Hình 3.3 Màn hình “Nhân viên” 39

Hình 3.4 Màn hình “Hợp Đồng” 39

Hình 3.5 Màn hình “Chi Tiết Phân Bổ Hợp Đồng” 40

Hình 3.6 Màn hình “Hóa Đơn Thanh Toán” 40

Hình 3.7 Màn hình “Báo Cáo” 41

Hình 3.8 Màn hình “Báo cáo công việc theo nhân viên” 41

Hình 3.9 Màn hình Báo cáo công việc theo nhân viên 42

Hình 3.10 Màn hình Báo cáo tình trạng triển khai theo hợp đồng 43

Hình 3.11 Màn hình “Khách Hàng” 54

Hình 3.12 Màn hình “Phòng Ban” 55

Hình 3.13 Màn hình “Loại Khách Hàng” 55

Hình 3.14 Màn hình “Loại Công Việc” 56

Hình 3.15 Màn hình “Tài Liệu” 56

Hình 3.16 Màn hình “Sản Phẩm” 57

Hình 3.17 Màn hình “Công Việc” 57

Hình 3.18 Màn hình “Giao Dịch Test” 58

Hình 3.19 Màn hình “Hợp Đồng Chuyển Bảo Hành” 58

Hình 3.20 Màn hình “Báo cáo tình trạng triển khai theo hợp đồng” 59

CNTT Công nghệ thông tin

CRM Quản lý quan hệ khách hàng Customer Relationship ManagemantCSDL Cơ sở dữ liệu

ER Mô hình thực thể kết hợp Entity Relationship model

HTTT Hệ thống thông tin

SCM Quản lý chuỗi cung ứng Supply Chain Management

SQL Ngôn ngữ truy vấn tính cấu trúc

TBKT Trưởng ban kỹ thuật

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

TPTK Trưởng phòng triển khai

TSCD Tài sản cố định

PHẦN MỞ ĐẦU

Hiện nay, hệ thống thông tin ngày càng trở nên phổ biến và là một vấn đề màdoanh nghiệp đặc biệt quan tâm Việc ứng dụng công nghệ thông tin có ý nghĩa vôcùng to lớn , không chỉ mang lại hiệu qủa cao trong quá trình hoạt động mà nó còn thểhiện vị thế của doanh nghiệp, khẳng định sự phát triển của doanh nghiệp Không chỉvậy, đây còn được coi là một cuộc cách mạng của doanh nghiệp khi tin học hóa đượcquá trình kinh doanh, sản xuất của mình, bắt kịp xu hướng mới và thực hiện các côngviệc quản lý, quản trị một cách hiệu quả

Trong suốt thời gian 4 năm học tại Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế tại Đạihọc Thương Mại em đã được tiếp xúc và tìm hiểu các kiến thức về HTTT Qúa trìnhthực tập tại Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo là cơ hội để em vận dụng những kiếnthức mình được học vào thực tiễn Em nhận thấy, là một công ty phần mềm, Bravo đãsớm ứng dụng HTTT vào quá trình hoạt động của mình Nhưng do sự phát triển nhanhchóng của công ty trong những năm gần đây, số lượng hợp đồng được triển khai ngàycàng nhiều hơn, phức tạp hơn và khó kiểm soát hơn khiến phần mềm đang dùng khôngđáp ứng được hết nhu cầu công việc

1 TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Hiện nay, cùng với sự phát triển nhanh chóng của CNTT thì việc ứng dụngHTTT là một vấn đề được nhiều người quan tâm Bất kể ngành nghề hay lĩnh vực nàocũng đều cần ứng dụng HTTT để giúp cho việc quản lý và nâng cao hiệu quả côngviệc Một HTTT gồm nhiều thành phần như: phần cứng, phần mềm, mạng, dữ liệu,con người thì các phần mềm ứng dụng được quan tâm hơn cả Ở Việt Nam hiện nay,lĩnh vực phần mềm phát triển tương đối mạnh mẽ dẫn đến việc sử dụng phần mềmphục vụ cho quá trình hoạt động cũng trở nên phổ biến Bên cạnh phần mềm ứng dụngphổ biến như Word, Excel, Skype, Teamviev hay các phần mềm CRM, SCM đã córất nhiều công ty phần mềm cung cấp thì doanh nghiệp rất cần có những phần mềmđặc thù riêng, phù hợp với quy trình hoạt động của doanh nghiệp, giúp họ làm việc vàquản lý có hiệu quả hơn

Là một công ty phần mềm với sản phẩm phần mềm mới nhất là BRAVO 7 ERP– VN Ngoài việc sử dụng chính sản phẩm của mình và các phần mềm khác nhưSkype, Teamview thì Bravo còn phải sử dụng thêm các phần mềm khác để quản lýhoạt động của công ty như: tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng, quá trình triển khaicác hợp đồng và bảo hành, quá trình xây dựng và phát triển phần mềm mới

Hai năm trở lại đây (2016 và 2017), Bravo có mức tăng trưởng nóng (150%),các sản phẩm của Bravo ngày càng được các doanh nghiệp, tổ chức tin dùng nhiều

hơn Chính vì vậy, các sản phẩm mới liên tục ra đời, số hợp đồng triển khai tăng lênnhanh chóng khiến cho việc quản lý khó khăn hơn Mặc dù việc triển khai hợp đồngcũng đã được quản lý trên phần mềm quản lý chung của công ty (BRAVOMAN)nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu hiện tại và trong tương lai của nhân viên Với tìnhhình tăng trưởng như hiện nay cùng với sự quan trọng của việc quản lý quá trình triểnkhai trong khi phần mềm cũ không thể đáp ứng được tất cả các nhu cầu của ngườidùng, công ty nên nhanh chóng xây dựng một phần mềm chuyên về quản lý triển khaihợp đồng để quản lý công việc chi tiết và chặt chẽ hơn.

Với những lý do trên, em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng cho công ty cổ phần phần mềm Bravo”

2 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu lý thuyết về vấn đề nghiên cứu, phântích, đánh giá thực trạng về phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tại công ty cổ phầnphần mềm Bravo từ đó định hướng phát triển và đề xuất giải pháp cho công ty

Nghiên cứu bài toán quản lý triển khai hợp đồng cho khách hàng tại công ty cổphần phần mềm Bravo để thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồngnhằm hỗ công tác quản lý quá trình triển khai các hợp đồng cho khách hàng tạo công

ty Phần mềm sẽ đạt được những mục tiêu chính như sau:

- Quản lý các danh mục sản phẩm, Phòng ban, Nhân viên

2.1 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được mục tiêu của đề tài, bài khóa luận cần tìm hiểu và làm rõ cácvấn đề sau

- Các vấn đề liên quan đến quy trình triển khai tại công ty Cổ phần Phần mềmBravo

- Tìm hiểu thực trạng cũng như ưu, nhược điểm của việc sử dụng phần mềm

để quản lý hoạt động triển khai tại công ty

- Xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng cho công ty cổ phần phầnmềm Bravo

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

- Đối tượng nghiên cứu: Phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tại công ty Cổphần Phần mềm Bravo

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Thu thập dữ liệu thứ cấp: Những thông tin, dữ liệu sử dụng trong bài được thu

thập từ các bài viết, công trình thông qua mạng Internet; website của công ty Cổ phầnPhần mềm Bravo (bravo.com.vn); tài liệu, các bài báo cáo kết quả sản xuất kinh doanhđược thu thập từ phòng Quản lý Tổng hợp tại công ty Cổ phần Phần mềm Bravo

- Thu thập dữ liệu sơ cấp:

+Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Là phương pháp dựa vào sự tiếp xúc trựctiếp giữa người phỏng vấn và đối tượng phỏng vấn Phương pháp này đang ngày càngtrở nên phổ biến và là phương tiện thuận tiện để thu thập thông tin

+ Phương pháp phát phiếu điều tra: Thiết kế phiếu điều tra và phát cho cácnhân viên trong công ty, dựa vào phiếu điều tra để tổng hợp thông tin

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Sau khi đã nắm được quy trình xử lý và đặcđiểm thực tế tại công ty Sử dụng những kiến thức đã được học kết hợp với việc tìmhiểu các lý thuyết liên quan đến đề tài nghiên cứu bao gồm: Lý thuyết về C#, SQL Từ

đó em đã tìm ra các cách thức, thuật toán để xây dựng các chức năng của phần mềm

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

- Sau khi thu thập được đầy đủ thông tin, tiến hành tổng hợp, phân tích và xử lýthông tin thông qua phần mềm bảng tính Excel.Tiến hành phân tích, tổng hợp dữ liệuthông qua kết quả phỏng vấn và phiếu điều tra nhằm chọn những thông tin phù hợpvới mục đích sử dụng và vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp phân tích thiết kế: Việc phân tích thiết kế phần mềm quản lýtriển khai hợp đồng được tiến hàng theo phương pháp hướng đối tượng

- Phương pháp lập trình và xây dựng chương trình: Thông qua ngôn ngữ lậptrình C# và môi trường Visual Studio 2010, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

2008 Từ các dữ liệu thu thập được tiến hành phân tích, thiết kế phần mềm theo hướngđối tượng Sau đó tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL

Server 2008 Sau quá trình thiết kế giao diện, thực hiện xây dựng chương trình bằngngôn ngữ lập trình C# trên môi trường lập trình Visual Studio 2010

5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN

Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm các chương:

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO

Chương 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN

(Nguồn: Bài giảng Công nghệ phần mềm, Trường Đại học Thương Mại).

1.1.2 Khái niệm phần mềm quản lý triển khai hợp đồng.

Phần mềm quản lý triển khai hợp đồng là phần mềm cho phép người dùng quản

lý quá trình triển khai các hợp đồng về triển khai phần mềm, dùng trong các doanhnghiệp kinh doanh phần mềm Phần mềm quản lý triển khai hợp đồng mang đến cácchức năng cho người sử dụng như theo dõi các thông tin về hợp đồng, người quản lý

và thực hiện hợp đồng, nội dung yêu cầu, tiến độ triển khai của từng hợp đồng, lịchlàm việc và quá trình thanh toán của khách hàng Giúp doanh nghiệp có thể quản lýchi tiết và chặt chẽ hơn quá trình triển khai và nhân viên triển khai cũng theo dõi đượccông việc của mình để có những kế hoạch điều chỉnh cụ thể

Một khái niện tương tự là phần mềm quản lý dự án, đây là phần mềm quản lý việcthực hiện triển khai các dự án Trong khi đó phần mềm quản lý triển khai hợp đồng quản

lý việc triển khai cả các hợp đồng nhỏ và các hợp đồng lớn được coi như một dự án

(Nguồn: Tử Quang Phương (2014), Giáo trình Quản lý dự án, Nhà xuất bản Đại

học kinh tế quốc dân)

Trong phạm vi đề tài, em xin đề cập đến phần mềm quản lý triển khai các hợpđồng về lĩnh vực triển khai phần mềm

1.1.3 SQL Server, ngôn ngữ SQL.

SQL Server là viết tắt của Structure Query Language Server, là một công cụquản lý dữ liệu được sử dụng phổ biến ở nhiều lĩnh vực Hầu hết các ngôn ngữ bậc caođều có trình hỗ trợ SQL như Visual BaSic,Oracle,Visual C…

Ngôn ngữ SQL là một ngôn ngữ máy tính dùng để tạo, chỉnh sửa, và truy vấn

dữ liệu từ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL cho phép người dùng thực hiện cácnhiệm vụ một cách dễ dàng, với cấu trúc và cú pháp lệnh đơn giản dễ học SQL cũng

là một ngôn ngữ có tính chuyển dịch cao, do ngôn ngữ tuân theo những chuẩn đã đượcxác định nên người dùng có thể sử dụng cùng một cấu trúc và cú pháp lệnh khi họchuyển từ hệ quản trị cơ sở dữ liệu này sang hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác

(Nguồn:Giáo trình Cơ sở dữ liệu 1, Trường Đại học Thương Mại).

1.1.4 Visual studio, ngôn ngữ lập trình C#.

Microsoft Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp (IDE) từMicrosoft Nó được sử dụng để phát triển chương trình máy tính cho MicrosoftWindows, cũng như các trang web, các ứng dụng web và các dịch vụ web VisualStudio sử dụng nền tảng phát triển phần mềm của Microsoft như Windows API,Windows Forms, Windows Presentation Foundation, Windows Store và MicrosoftSilverlight Nó có thể sản xuất cả hai ngôn ngữ máy và mã số quản lý

C# (đọc là "C thăng" hay "C sharp" ("xi-sáp")) là một ngôn ngữ lập trình hiệnđại, hướng đối tượng được phát triển bởi Microsoft, là phần khởi đầu cho kếhoạch NET của họ Tên của ngôn ngữ bao gồm ký tự thăng theo Microsoft nhưngtheo ECMA là C#, chỉ bao gồm dấu số thường Microsoft phát triển C# dựa trên C++

và Java C# được miêu tả là ngôn ngữ có được sự cân bằng giữa C++, Visual Basic,Delphi và Java C# với sự hỗ trợ mạnh mẽ của NET Framework giúp cho việc tạo mộtứng dụng Windows Forms hay WPF (Windows Presentation Foundation), trở nênrất dễ dàng

(Nguồn: Nguyễn Ngọc Bình Phương, Các giải pháp lập trình C#, Nhà xuất

bản giao thông vận tải)

1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.2.1 Quy trình xây dựng phần mềm

Phần mềm được xây dựng theo quy trình: Phân tích và đặc tả yêu cầu phầnmềm-> Thiết kế phần mềm -> Lập trình -> Kiểm thử -> Cài đặt phần mềm -> Vậnhành và Bảo trì phần mềm

Hình 1.1 Quy trình xây dựng phần mềm (Nguồn: Bài giảng Công nghệ phần mềm, Trường Đại học Thương Mại).

- Phân tích và đặc tả yêu cầu phần mềm: Phân tích và đặc tả yêu cầu là khâu

kỹ thuật đầu tiên trong quá trình xây dựng phần mềm Ở bước này cần phải xác địnhcác chức năng của hệ thống và những ràng buộc khi vận hành hệ thống một cách đầy

đủ và chi tiết

- Thiết kế: Đây là bước thiết kế phần mềm bao gồm cả thiết kế giao diện, thiết

kế chương trình, thiết kế cơ sở dữ liệu Có hai phương pháp là phương pháp phân tíchthiết kế hướng chức năng hay hướng đối tượng Cấu trúc phần mềm (gồm cả chứcnăng và dữ liệu) được xây dựng phải thoả mãn đặc tả của nó

- Lập trình: Là quá trình chuyển đổi từ thiết kế chi tiết sang mã lệnh, sử dụng

các ngôn ngữ lập trình để chuyển các bản thiết kế thành chương trình Cần phải xácđịnh trước ngôn ngữ lập trình, phương pháp lập trình và ngôn ngữ lập trình

- Kiểm thử: Kiểm thử là tiến trình xem xét, kiểm tra lại đặc tả, phân tích thiết

kế và mã hóa nhằm phát hiện lỗi của phần mềm Phần mềm phải được đánh giá, kiểmtra và thẩm định để đảm bảo rằng nó đã thoả mãn tất cả các yêu cầu

- Cài đặt: Đây là quá trình cài đặt phần mềm cho người sử dụng Việc chuyển

đổi kỹ thuật tương đối đơn giản Tuy nhiên, việc chuyển đổi về con người tương đốiphức tạp và kéo dài do sức ỳ và tâm lý ngại thay đổi của người dùng

-Vận hành và Bảo trì: Phần mềm cần phải cải tiến và điều chỉnh để phù hợp với

những thay đổi về yêu cầu hệ thống

Tuỳ theo từng mô hình mà ta có thể phân chia các pha, các bước có thể có sựkhác nhau

1.2.2 Phân loại phần mềm

Có thể phân loại phần mềm theo nhiều góc độ khác nhau

* Phân loại theo phương thức hoạt động

- Phần mềm hệ thống: Phần mềm hệ thống dùng để vận hành máy tính và các

phần cứng máy tính Ví dụ như các hệ điều hành máy tính Windows, Linux, Unix, cácthư viện động (còn gọi là thư viện liên kết động; tiếng Anh: Dynamic linked library -DLL) của hệ điều hành, các trình điều khiển (Driver), phần sụn (Firmware) và BIOS

Hệ điều hành di động như iOS, Android, Windows Phone Đây là các loại phần mềm

mà hệ điều hành liên lạc với chúng để điều khiển và quản lý các thiết bị phần cứng

- Phần mềm ứng dụng: Phần mềm ứng dụng là một chương trình máy tính

được thiết kế để trợ giúp thực hiện một nhóm các chức năng, nhiệm vụ, hoạt động củangười dùng Phần mềm ứng dụng để người sử dụng có thể hoàn thành một hay nhiềucông việc nào đó Ví dụ như các phần mềm văn phòng (Microsoft Office,OpenOffice), phần mềm doanh nghiệp, phần mềm quản lý nguồn nhân lực, phần mềmgiáo dục, cơ sở dữ liệu, phần mềm trò chơi, chương trình tiện ích hay các loại phầnmềm độc hại

- Các phần mềm chuyển dịch mã: Các phần mềm chuyển dịch mã bao gồm

trình biên dịch và trình thông dịch, cụ thể là chúng dịch các câu lệnh từ mã nguồn củangôn ngữ lập trình sang dạng ngôn ngữ máy sao cho thiết bị tực thi có thể hiểu được

- Các nền tảng công nghệ: chẳng hạn như ASP.NET- nền tảng ứng dụng web

của Microsoft, hỗ trợ việc tạo ra các ứng dụng web, dịch vụ web service

* Phân loại theo khả năng hay quyền hạn can thiệp vào mã nguồn

- Phần mềm mã nguồn đóng (closed source software): Là phần mềm mà mã

nguồn của nó không được công bố Để sử dụng phần mềm nguồn đóng phải được cấpbản quyền

- Phần mềm mã nguồn mở (open source software): Là phần mềm mà mã nguồn

của nó được công bố rộng rãi, công khai và cho phép mọi người tiếp tục phát triểnphần mềm đó Thường thì loại phần mềm này miễn phí

* Phân loại theo khả năng ứng dụng

- Phần mềm có sẵn: Là những phần mềm có thể được bán cho bất kỳ khách

hàng nào trên thị trường tự do Ví dụ: Phần mềm về cơ sở dữ liệu như Oracle, đồ họanhư Photoshop, Corel Draw, soạn thảo và xử lý văn bản, bảng tính, Thông thườngđây là những phần mềm có khả năng ứng dụng rộng rãi cho nhiều nhóm người sử dụngnhưng thiếu tính uyển chuyển, tùy biến

- Phần mềm được viết theo đơn đặt hàng của khách hàng: Loại phần mềm này

có tính uyển chuyển, tùy biến cao để đáp ứng được nhu cầu của một nhóm người sửdụng nào đó nhưng thông thường đây là những phần mềm ứng dụng chuyên ngànhhẹp.Ví dụ: Phần mềm điều khiển, phần mềm hỗ trợ bán hàng,

1.2.3 Một số lý thuyết cơ bản về Sql server

SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu Hệ cơ sở dữ liệu bao gồm một Hệquản trị CSDL và một CSDL được cài đặt trong hệ quản trị này Người dùng tương tácvới CSDL thông qua một số chương trình ứng dụng bằng cách sử dụng ngôn ngữ SQL

để tạo ra các thông tin theo yêu cầu

Phần mềm Quản lý triển khai hợp đồng sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Server vớingôn ngữ SQL, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 Một số lý thuyết về hệquản trị cơ sở dữ liệu SQL Server và ngôn ngữ SQL như sau:

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS): Là một

hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với

cơ sở dữ liệu đó như lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một cơ sở dữliệu Có nhiều loại hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau từ những phần mềm nhỏ chạytrên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiềusiêu máy tính.Trên thị trường phần mềm hiện nay ở Việt Nam đã xuất hiện khá nhiều

phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: Microsoft Access, Foxpro, DB2, SQL Server,Oracle,.v.v…Trong đó SQL Server là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu được

sử dụng khá phổ biến tại Việt Nam và trên thế giới

- SQL Server 2008 là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh, bao gồm mộtserver cơ sở dữ liệu có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ cho việc quản lý cơ sở dữ liệu sqlserver, và công cụ client cung cấp giao diện để thao tác với cơ sở dữ liệu Trong cáccông cụ client, Management Studio là công cụ chính để làm việc với server cơ sở dữliệu SQL Server Management Studio là công cụ đồ họa chính được nhà phát triển sửdụng để thao tác với cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 Người dùng có thể sử dụng công

cụ này để làm việc trực tiếp với các đối tượng cơ sở dữ liệu, để phát triển cũng nhưkiểm tra câu lệnh SQL

 Ngôn ngữ SQL: SQL là công cụ để tổ chức, quản lý và truy xuất dữ liệu được

lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu, là một hệ thống ngôn ngữ bao gồm tập các câu lệnh sửdụng để tương tác với cơ sở dữ liệu quan hệ SQL chỉ là một ngôn ngữ truy vấn, chứkhông phải là một Cơ sở dữ liệu Tất cả các Hệ quản trị cơ sở dữ liệu như MySQL,Oracle, MS Access, Sybase, Informix, Postgres và SQL Server sử dụng SQL như làngôn ngữ cơ sở dữ liệu chuẩn Trong phạm vi đề tài sử dụng ngôn ngữ lập trình SQLtrên Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 SQL sử dụng để điều khiển tất cả cácchức năng mà một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp cho người dùng bao gồm:

- Định nghĩa dữ liệu: SQL cung cấp khả năng định nghĩa các cơ sở dữ liệu, cáccấu trúc lưu trữ và tổ chức dữ liệu cũng như mối quan hệ giữa các thành phần dữ liệu

- Truy xuất và thao tác dữ liệu: Với SQL, người dùng có thể dễ dàng thực hiệncác thao tác truy xuất, bổ sung, cập nhật và loại bỏ dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu

- Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu: SQL định nghĩa các ràng buộc toàn vẹn trong cơ

sở dữ liệu nhờ đó đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của dữ liệu trước các thao tác cậpnhật cũng như các lỗi của hệ thống

- Sử dụng các câu lệnh để truy vấn database theo nhiều cách khác nhau, chophép người dùng tạo, xóa Database và bảng

- Cho phép người dùng tạo view, Procedure, hàm trong một Database, thiết lậpquyền truy cập vào bảng, thủ tục và view

- Các lệnh cơ bản trong SQL là Select, Insert, Update, Create, Alter, Drop,Delete

(Nguồn: Giáo trình Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu SQL, Đại học công nghiệp Hà Nội)

1.2.4 Một số lý thuyết cơ bản về C#

C# là một ngôn ngữ lập trình hiện đại và phổ biến hiện nay Các ứng dụng củaC# có sự hỗ trợ mạnh mẽ của NET Framework Để lập trình C# thì Visual Studio làmột công cụ hỗ trợ nổi tiếng của Microsoft, hiện nay chưa có một công cụ lập trìnhnào thay thế được Visual Studio

Phần mềm quản lý triển khai hợp đồng sẽ được viết bằng ngôn ngữ lập trình C#

sử dụng môi trường lập trình Visual Studio 2010

* Microsoft NET

Microsoft NET là nền tảng cho việc xây dựng và thực thi các ứng dụng phântán thế hệ kế tiếp Bao gồm các ứng dụng từ client đến server và các dịch vụ khác.Microsoft .NET gồm 2 phần chính : Framework và Integrated DevelopmentEnvironment (IDE) IDE thì cung cấp một môi trường giúp chúng ta triển khai dễdàng, và nhanh chóng các ứng dụng dựa trên nền tảng NET

.NET Framework là một nền tảng lập trình và cũng là một nền tảng thực thi ứngdụng chủ yếu trên hệ điều hành Microsoft Windows được phát triển bởi Microsoft.Các chương trình được viết trên nền NET Framework sẽ được triển khai trong môitrường phần mềm được biết đến với tên Common Language Runtime (CLR) .NETframework đơn giản hóa việc viết ứng dụng bằng cách cung cấp nhiều thành phầnđược thiết kế sẵn, người lập trình chỉ cần học cách sử dụng và tùy theo sự sáng tạo màgắn kết các thành phần đó lại với nhau Nhiều công cụ được tạo ra để hỗ trợ xây dựngứng dụng NET, và IDE (Integrated Developement Environment) được phát triển và hỗtrợ bởi chính Microsoft là Visual Studio

Thành phần Framework là quan trọng nhất NET là cốt lõi và tinh hoa của môitrường, còn IDE chỉ là công cụ để phát triển dựa trên nền tảng đó Trong NET toàn bộcác ngôn ngữ C#, Visual C++ hay Visual Basic.NET đều dùng cùng một IDE

* Visual Studio.

Visual Studio một bộ công cụ phát triển phần mềm do Microsoft phát triển.Visual Studio cũng là một phần mềm được sử dụng bởi các lập trình viên để xây dựngnên các sản phẩm phần mềm

Phiên bản đầu tiên của Visual Studio được Microsoft phát hành vào năm 1997với hai phiên bản là Professionalvà Enterprise Tính đến thời điểm hiện tại, VisualStudio đã trải qua nhiều thời kì phát triển và đã phát hành những bản Visual Studionhư Visual Studio 2005, VS 2008, VS 2010, VS 2012, VS 2013, VS 2015

* Ngôn ngữ lập trình C#

Ngôn ngữ C# là một ngôn ngữ được dẫn xuất từ C và C++, nhưng nó được tạo

từ nền tảng phát triển hơn Microsoft bắt đầu với công việc trong C và C++ và thêm

vào những đặc tính mới để làm cho ngôn ngữ này dễ sử dụng hơn Nhiều trong sốnhững đặc tính này khá giống với những đặc tính có trong ngôn ngữ Java

- Đặc trưng của C#

+ C# là ngôn ngữ đơn giản

C# khá đơn giản vì nó là ngôn ngữ C# dựng trên nền tảng C++ và Java C#khá giống C, C++, Java về diện mạo, cú pháp, biểu thức, toán tử và những chức năngkhác được lấy trực tiếp từ ngôn ngữ C và C++, nhưng nó đã được cải tiến để làm chongôn ngữ đơn giản hơn Một vài trong các sự cải tiến là loại bỏ các dư thừa, hay làthêm vào những cú pháp thay đổi

+ C# là ngôn ngữ hiện đại: C# chứa tất cả các thuộc tính như xử lý ngoại lệ, thugom bộ nhớ tự động, những kiểu dữ liệu mở rộng và bảo mật mã nguồn C# loại bỏnhững phức tạp và rắc rối phát sinh bởi con trỏ Trong C#, bộ thu gom bộ nhớ tự động

và kiểu dữ liệu an toàn được tích hợp vào ngôn ngữ, sẽ loại bỏ những vấn đề rắc rốicủa C++

+ C# là ngôn ngữ lập trình thuần hướng đối tượng: Những đặc điểm chính củangôn ngữ hướng đối tượng (Object-oriented language) là sự đóng gói (encapsulation),

sự trừu tượng (abstraction), sự kế thừa (inheritance), và đa hình (polymorphism) C#

+ C# là ngôn ngữ hướng module: Mã nguồn C# có thể được viết trong nhữngphần được gọi là những lớp, những lớp này chứa các phương thức thành viên của nó.Những lớp và những phương thức có thể được sử dụng lại trong ứng dụng hay cácchương trình khác Bằng cách truyền các mẫu thông tin đến những lớp hay phươngthức chúng ta có thể tạo ra những mã nguồn dùng lại có hiệu quả

+ C# sẽ trở nên phổ biến: Với những đặc tính kể trên, C# sẽ trở nên phổ biến.Nhiều sản phẩm của Microsoft đã chuyển đổi và viết lại bằng C# Bằng cách sử dụngngôn ngnày Microsoft đã xác nhận khả năng của C# cần thiết cho những người lậptrình Micorosoft NET là một lý do khác để đem đến sự thành công của C# .NET làmột sự thay đổi trong cách tạo và thực thi những ứng dụng

(Nguồn: Nguyễn Ngọc Bình Phương, Các giải pháp lập trình C#, Nhà xuất bản

giao thông vận tải)

1.2.5 Tìm hiểu về xây dựng phần mềm sử dụng ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị CSDL SQL Server.

Trong thời đại bùng nổ và phát triển mạnh mẽ về công nghệ thông tin, mọi lĩnhvực ngày nay đều cố gắng xây dựng các phần mềm quản lý để tiết kiệm chi phí và tănghiệu quả lao động Vấn đề là làm sao lập trình được một ứng dụng sử dụng dữ liệuđược lưu trữ ở một hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Access, SQL Server Với sự ra đờicủa NET, chúng ta có thể xây dựng các ứng dụng lập trình với CSDL một cách dễdàng và nhanh chóng, cụ thể ở đây là lập trình cơ sở dữ liệu sử dụng ngôn ngữ C# và

hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

Kết nối cơ sở dữ liệu sql server trong C# giúp chúng ta hiển thị và quản lý việcthay đổi dữ liệu ngay trên giao diện phần mềm, thực hiện các truy vấn cơ sở dữ liệungay trên Visual Studio

(Nguồn: Hoàng Hữu Việt, Lập trình C# cho ứng dụng cơ sở dữ liệu, Nhà xuất

bản Đại học Vinh)

1.3 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Phần mềm quản lý triển khai hợp đồng hay một số doanh nghiệp khác còn gọi

là phần mềm quản lý dự án được sử dụng khá phổ biến tại các doanh nghiệp kinhdoanh phần mềm Ví dụ một dự án có thể triển khai theo các bước sau: Khảo sát chitiết yêu cầu, thống nhất yêu cầu chi tiết và lập kế hoạch triển khai, ký kết hợp đồngxây dựng và triển khai, tiến hành xây dựng, xây dựng tài liệu đào tạo cho dự án, cài đặtthiết lập tham số hệ thống, hỗ trợ nhập liệu khởi tạo ban đầu cho hệ thống, chạy thửnghiệm và tinh chỉnh hệ thống, nghiệm thu hệ thống phần mềm Tuy nhiên, do đặc thùcủa các doanh nghiệp nên quy trình triển khai tại các doanh nghiệp là khác nhau, cóthể thừa hoặc thiếu so với các bước trên, đầy đủ chi tiết hơn hoặc ngắn gọn hơn

Trên thực tế tại Việt Nam, có nhiều doanh nghiệp kinh doanh phần mềmcustomize theo yêu cầu của từng khách hàng như Bravo, Green effect, Fast nhữnghợp đồng như vậy thường có thời gian triển khai lâu, chi phí cao vì phải khảo sát nhucầu thực tế của khách hàng và sửa đổi phần mềm của mình cho phù hợp Chính vì thếviệc xây dựng cho mình một phần mềm để có thể quản lý công việc hiệu quả là hợp lý

và cần thiết Các doanh nghiệp hiện nay đang gặp khó khăn trong việc sử dụng phầnmềm quản lý triển khai (hoặc phần mềm quản lý dự án) như nếu sử dụng phần mềmquản lý triển khai sẵn có có thể làm phức tạp hóa các bài toán đơn giản hơn nữa phầnmềm mua sẵn có thể không phù hợp và tương thích với hệ thống thông tin mà doanhnghiệp đang áp dụng Với những doanh nghiệp triển khai rất nhiều hợp đồng, phảiquản lý rất nhiều công việc thì việc xây dựng cho mình một phần mềm quản lý triểnkhai hợp đồng ngày càng trở nên cấp thiết

Trên thực tế cũng đã có một số bài nghiên cứu của sinh viên về vấn đề này như:

“Xây dựng phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty TNHH Deloitte Việt Nam” của sinh

viên Thiều Quang Huy- Khoa Tin học kinh tế 48- Trường đại học kinh tế quốc dân.Tuy đây là đề tài xây dựng phần mềm quản lý hợp đồng về các dịch vụ mà công tyTNHH Deloitte Việt Nam cung cấp chứ không phải hợp đồng triển khai phần mềmnhưng về cơ bản là giống nhau, chỉ khác về quy trình thực hiện hợp đồng Đề tài này

đã phân tích được thực trạng của doanh nghiệp, tổng hợp được những lý thuyết chungnhất về phần mềm quản lý hợp đồng, quản lý các công việc trong doanh nghiệp, đưa raphương án về viêc xây dựng một phần mềm quản lý hợp đồng Phần mềm trên đã xâydựng được các chức năng như quản lý tài khoản người dùng, danh mục hợp đồng mẫu,danh mục khách hàng, quản lý chi tiết hợp đồng nhưng chưa chỉ ra ngôn ngữ lập trình

cụ thể cũng như giới thiệu về phương pháp, cách thức xây dựng phần mềm

Ngoài ra, đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý triển khai dự án bằng ngôn ngữ lập trình C#, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu SQL Server ” của sinh viên Nguyễn Hải Lân-

Khoa Hệ thống thông tin kinh tế- Trường Học viện tài chính đã trình bày rất chi tiết vềngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị CSDL SQL Server, sản phẩm phần mềm có nhiềutính năng hữu ích Tuy nhiên tính ứng dụng của phần mềm này chưa cao do ngườinghiên cứu không áp dụng cho một doanh nghiệp cụ thể nào mà chỉ nghiên cứu và xâydựa trên một quy trình chung

Về lĩnh vực xây dựng phần mềm bằng C#, có rất nhiều đề tài là đồ án tốt nghiệp

của sinh viên Hệ thông tin, công nghệ thông tin Ví dụ cụ thể là đồ án tốt nghiệp “Xây dựng phần mềm kế toán mua hàng tại Công ty nhập khẩu gỗ Phương Nam bằng C#”

của sinh viên Nguyễn Đình Trung – Trường Đại học Bách Khoa TP HCM Điểm khácbiệt với hai đề tài trên là đề tài này tập trung vào xây dựng HTTT đặc biệt là phân tíchthiết kế cơ sở dữ liệu và xây dựng phần mềm Đề tài đã phân tích thiết kế được bàitoán mà công ty đã đặt ra nhưng phần mềm hoàn thiện lại chưa đáp ứng được hết cácchức năng như đã đề cập ở phần thiết kế

Trên thị trường Việt Nam cũng cung cấp một số phần mềm quản lý triển khaihợp đồng hay phần mềm quản lý dự án như Facework, SinnovaSoft nhưng đây đaphần là phần mềm viết sẵn, rất khó để phù hợp với những doanh nghiệp có quy trìnhđặc thù

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Trên thế giới cũng có rất nhiều các bài báo, bài nghiên cứu về việc xây dựng

phần mềm quản lý triển khai hợp đồng Ví dụ như bài báo “ Project Management – Software Development Methodology” của tác giả Zvonimir Vukovi Bài báo nói về

việc quản lý dự án trong lĩnh vực phát triển phần mềm, nhấn mạnh đến quá trình triểnkhai và trách nhiệm của người quản lý dự án từ đó nhấn mạnh sự cần thiết của việc sử

dụng phần mềm hỗ trợ quá trình quản lý và đề ra phương pháp xây dựng, phát triểnphần mềm quản lý các dự án, hợp đồng triển khai phần mềm Ngoài ra trên thế giới córất nhiều bài báo, tài liệu, cuốn sách nói về việc phân tích thiết kế một phần mềm quản

lý triển khai hợp đồng, quản lý dự án và nói về phương pháp sử dụng một số công cụlập trình như C#, Java, VB.Net để xây dựng phần mềm

Về vấn đề xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp thì System Analysis And Design Methods- Jeffrey L.Whitten, Lonnie D.Bentley, Kevin C.Ditttman là một

trong những công trình nghiên cứu về HTTT, tập trung chủ yếu nghiên cứu về phươngpháp phân tích và thiết kế phần mềm quản lý hoạt động của doanh nghiệp Nội dungchính của đề tài là phân tích thiết kế hệ thống, kỹ thuật phần mềm hỗ trợ máy tính,phát triển ứng dụng nhanh và phát triển cơ sở dữ liệu về quy trình hoạt động, làm viêccủa doanh nghiệp

Từ những phân tích trên cho thấy việc xây dựng một phần mềm quản lý triểnkhai hợp đồng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh phầnmềm nói riêng đã được quan tâm không chỉ trên thế giới mà còn được quan tâm tạiViệt Nam Điều đó thể hiện qua các bài báo, tài liệu, các đề tài nghiên cứu về vấn đềnày Trên thực tế, cả trong hay ngoài nước cũng đã xuất hiện những phần mềm quản lýhợp đồng hay quản lý dự án được áp dụng cho một số doanh nghiệp Chứng tỏ rằng,vấn đề này không chỉ được nghiên cứu trên lý thuyết mà còn được áp dụng vào thực tế

và đã mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng Tuy nhiên, về quy trình triển khai,giao diện và các chức năng của chương trình thì không phải phải phần mềm nào cũnggiống nhau vì nó phụ thuộc vào đặc điểm, quy trình của mỗi doanh nghiệp Xuất phát

từ nhu cầu thực tế và đặc thù của công ty cổ phần phần mềm Bravo, em xin nghiên cứu

và xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng áp dụng riêng cho các chi nhánhcủa Công ty cổ phần phần mềm Bravo

Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

PHẦN MỀM BRAVO.

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO

2.1.1 Quá trình thành lập

* Thông tin chung về doanh nghiệp

Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO

Tên tiếng anh: Bravo Software Join Stock Company

Tên viết tắt: BRAVO

Địa chỉ: Tầng 4, 466 Nguyễn Hữu Thọ, Cẩm Lệ, Đà Nẵng

Email: danang@bravo com.vn

* Lịch sử phát triển

- Tháng 10/1999 : Thành lập Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO tại Hà Nội

và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh

- Tháng 12/1999: Ra đời phiên bản BRAVO 3.0 và triển khai phần mềm choCông ty nhựa thiếu niên Tiền Phong

- Tháng 3 năm 2000 : Ra đời phiên bản BRAVO 3.2

- Tháng 7 năm 2001: Ra đời phiên bản BRAVO 4.1 với nhiều tính năng nổi trội

- Tháng 1 năm 2003: Ra đời phiên bản BRAVO 5.0

- Tháng 3 năm 2003: Thành lập chi nhánh tại Đà Nẵng

- Tháng 4 năm 2004 : Ra đời phiên bản BRAVO 6.0

- Tháng 10 năm 2011: Chính thức ra đời phiên bản BRAVO 7 ( ERP-VN)

- Tháng 10 năm 2015: Top 40 doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam doHiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) bình chọn

- Năm 2016-2017: Sản phẩm BRAVO 7 ERP-VN hai năm liên tiếp nhận Danhhiệu Top 10 Sao Khuê Công ty hai lần liên tiếp lọt Top 50 Doanh nghiệp CNTT hàngđầu Việt Nam do VINASA bình chọn

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty cổ phần phẩn mềm Bravo

(Nguồn: website – www.bravo.com.vn)

Trụ sở chính đặt tại Hà Nội, do đó có những phòng ban chỉ có duy nhất tại trụ

sở chính như:

- Ban giám đốc: Điều hành, quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động của Công ty.

Xây dựng chiến lược, kế hoạch, mục tiêu và chính sách cho từng thời kỳ của công ty.Đưa ra các quyết định, mệnh lệnh cụ thể để giải quyết các công việc

- Phòng Quản Lý Tổng Hợp (Kế toán, Hành chính-Nhân sự): Thực hiện các

công việc như hạch toán kinh doanh, giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng và các tổchức khác, lập các báo cáo tài chính Phối hợp với các phòng khác trong việc thực hiệncác điều khoản thanh toán, thu, chi, quản lý tài sản, thuế, kiểm toán…và chính sách tàichính của công ty

- Phòng Phát triển sản phẩm: Lập trình phát triển sản phẩm của công ty Hỗ

trợ triển khai phần mềm

- Phòng Tư vấn hỗ trợ công nghệ: Lập trình theo mô hình tổng quát để các bộ

phận khác có thể khai báo và ứng dụng vào các bài toán thực tế phục vụ khách hàng.Đào tạo, hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty cho việc triển khai sản phẩm cho kháchhàng Nghiên cứu các công nghệ mới có thể ứng dụng

Các Phòng ban có ở tất cả các chi nhánh có các chức năng chính như:

- Phòng Kinh doanh: Tìm kiếm, khai thác khách hàng Giao dịch trực tiếp với

khách hàng, giới thiệu sản phẩm- dịch vụ phần mềm BRAVO cho khách hàng Xúctiến bán sản phẩm và dịch vụ phần mềm cho khách hàng Phân tích thị trường, đối thủcạnh tranh

- Phòng Triển khai: Customize phần mềm (Sửa đổi, hiệu chỉnh phần mềm theo

yêu cầu của khách hàng) Cài đặt, hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm.Trợ giúp khách hàng trong các nghiệp vụ kế toán, nhân sự, quan hệ khách hàng

- Phòng Kiểm thử sản phẩm và Đào tạo: Nhận các giao dịch test, test các

chương trình, báo cáo hoặc phần mềm và đưa ra lỗi nếu có

- Phòng Bảo hành và Chăm sóc khách hàng: Thực hiện triển khai, bảo trì hệ

thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Tham gia khảo sát yêu cầu khách hàng, phântích yêu cầu và sửa đổi chương trình đáp ứng yêu cầu của khách hàng Hỗ trợ kháchhàng về hệ thống phần mềm, trợ giúp khách hàng các nghiệp vụ kế toán, nhân sự,quann hệ khách hàng Cài đặt, hướng dẫn, hỗ thợ khách hàng sử dụng phần mềm

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động

Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo là công ty chuyên sâu phát triển và triểnkhai ứng dụng các hệ thống phần mềm về công nghệ thông tin vào dản xuất kinhdoanh nhằm nâng cao hiệu qủa điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức kinhdoanh - xã hội Cụ thể, công ty cung cấp các giải pháp phần mềm (chủ yếu là phầnmềm kế toán và có thể thêm một số phần mềm khác theo yêu cầu của từng kháchhàng) và dịch vụ hỗ trợ các hoạt động quản lý trong doanh nghiệp

Sản phẩm mới nhất của công ty là Phần mềm quản trị doanh nghiệp BRAVO 7(ERP-VN) được xây dựng nhằm trợ giúp giải quyết vấn đề quản lý cho các doanhnghiệp, đơn vị hoạt động quản lý và điều hành nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quảsản xuất kinh doanh.

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây

Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo chi nhánh Hà

Nội trong giai đoạn 2014-2016 (Đơn vị: 1đ)

Doanh thu 9.562.960.000 8.254.093.000 7.890.265.000

Lợi nhuận 4.055.300.000 3.450.500.000 3.120.562.000

( Nguồn: Báo cáo tổng kết công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO năm 2014-2016)

Tình hình hoạt động trong 3 năm gần đây của Công ty Cổ phần Phần mềmBravo có dấu hiệu phát triển tích cực với sự ra đời và phát triển của sản phẩm mới.Theo số liệu từ phòng kinh doanh, trong những năm gần đây, doanh thu của công tytăng khoảng 30% so với kế hoạch dự kiến, lợi nhuận tăng khoảng 9% so với kế hoạch

dự kiến Có thời điểm doanh nghiệp đạt mức tăng trưởng nóng là 150% Giai đoạn2014-2015, doanh thu tăng 4.6 %, lợi nhuận tăng 10.6% Giai đoạn 2015-2016, doanhthu tăng 15.9% , lợi nhuận tăng 17%

2.2 THỰC TRẠNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO.

Qua việc tổng hợp thông tin thu được từ các phương pháp quan sát, phỏng vấntrực tiếp, pháp phiếu điều tra, tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng phần mềmquản lý triển khai hợp đồng với khách hàng tại doanh nghiệp Tổng hợp những thôngtin và số liệu thu thập được, bài viết đã có được những thực trạng về vấn đề quản lýtriển khai hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm Bravo như sau:

Trong quá trình thực tập em đã thu thập được những thông tin cơ bản về doanhnghiệp, để có được những thông tin rõ ràng, cụ thể hơn em đã tiến hành phát phiếuđiều tra

Thông tin thu thập được bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp

Phỏng vấn anh Lê Minh Quang- Trưởng phòng Kỹ thuật triển khai 4, công ty cổphần phần mềm Bravo Thu thập được các thông tin sau:

Những phần mềm đang được sử dụng trong doanh nghiệp

Hiện tại, công ty đang sử dụng hai phần mềm là BRAVO 7 R2 (ERP-VN) sửdụng cho công tác kế toán và BRAVOMAN dùng để quản lý các hoạt động chungtrong công ty Chức năng cụ thể của hai phần mềm như sau:

Thứ nhất, Phần mềm kế toán BRAVO 7 R2 (ERP-VN): Đây là một trong nhữngsản phẩm của công ty, phần mềm có chức năng quản lý và hạch toán các nghiệp vụkinh tế phát sinh, lên các báo báo tài chính như bảng cân đối phát sinh, bảng cân đối kế

toán, các báo cáo quản trị và và báo cáo thuế, theo dõi công nợ theo đối tượng và kếtoán tiền lương.

Thứ hai, Phần mềm quản lý chung BRAVOMAN:Đây là phần mềm quản lýchung tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp, gồm các phân hệ chính sau:

- Quản lý thông tin về nhân viên công ty, ngày sinh và thông báo sinh nhậttheo tháng

- Bản tin Bravo: Thông báo các tin tức mới trong công ty như các thay đổi vềchính sách, quy định mới của công ty, thông báo lịch nghỉ, lịch đào tạo và các chươngtrình, hoạt động khác

- Chấm công, quản lý việc ra vào của nhân viên, quản lý lịch công tác, đimuộn, nghỉ ( gồm nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ 1 buổi, nghỉ ½ buổi) của nhânviên công ty

- Quản lý triển khai: Quản lý thông tin về các hợp đồng đang triển khai baogồm thông tin khách hàng, thời gian triển khai, phạm vi triển khai, giá trị hợp đồng.Lưu trữ thông tin phòng ban nào chịu trách nhiệm triển khai, ngày nghiệm thu, đãnghiệm thu hay chưa nghiệm thu, ngày chuyển bảo hành

- Quản lý bảo hành: Bao gồm thông tin về các hợp đồng đang bảo hành, thờigian bảo hành và các công việc phát sinh

Các phần mềm của công ty đang sử dụng là mua ngoài hay tự sản xuất :

Công ty đang sử dụng phần mềm do công ty tự sản xuất, vì là một công ty phần mềmnên Bravo đã tạo ra những sản phẩm phần mềm phục vụ cho chính yêu cầu của công

ty mình Đối với phần mềm kế toán BRAVO 7 R2 (ERP-VN), đây là một sản phẩmcủa công ty tự sản xuất để đi bán cho các doanh nghiệp Phần mềm quản lý chungBRAVOMAN là phần mềm do công ty sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý củacông ty

Thông tin thu thập được từ phương pháp phát phiếu điều tra

Số phiếu phát ra 20 phiếu

Số phiếu thu về: 20 phiếu

Cơ cấu cán bộ, nhân viên được phát phiếu điều tra: 1 Giám đốc, 1 Trưởngphòng, 2 Nhân viên Phát triển sản phẩm, 2 Nhân viên test sản phẩm, 4 Nhân viênTriển khai, 3 Nhân viên Bảo hành, 3 Nhân viên Kinh doanh, 4 Nhân viên Phòng Quản

lý tổng hợp

Mức độ đáp ứng chung của phần mềm

Theo kết quả điều tra mức độ đáp ứng chung của phần mềm

Bảng 2.2: Kết quả điều tra về mức độ đáp ứng chung của phần mềm

Biểu đồ 2.1 : Đánh giá chung mức độ đáp ứng của phần mềm

(Nguồn: Phân tích từ phiếu điều tra khảo sát tại Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO)

Đánh giá: Qua quá trình điều tra khảo sát cho thấy, hầu hết tất cả qui trình hoạtđộng của doanh nghiệp đều có sự hỗ trợ của phần mềm, có đến 70% đánh giá cho rằngphần mềm đang dùng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp ở mức khá tốt trở lên

Về mảng kế toán, phần mềm đang sử dụng đáp ứng hầu hết các yêu cầu của ngườidùng, từ việc hạch toán cho đến lên các báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán Mặtkhác, hầu hết nhân viên kỹ thuật triển khai cho rằng phần mềm quản lý chungBRAVOMAN chưa đáp ứng được yêu cầu của người dùng về mặt quản lý công việctriển khai phần mềm cho các doanh nghiệp Vì vậy, có 30% đánh giá là phần mềm đápứng ở mức trung bình

Phần mềm nào của công ty đang gặp những bất cập? Công ty nên hoàn thiện, thêm mới phần mềm nào?

Với câu hỏi này thì có đến 6 nhân viên trả lời là phần mềm sử dụng tốt, 3 nhânviên cho rằng việc tính lương cho nhân viên vẫn còn hạn chế khi một số bước chưaứng dụng phần mềm để tính toán, 11 nhân viên cho rằng việc quản lý triển khai hợpđồng trên phần mềm BRAVOMAN cần quản lý đầy đủ và chi tiết hơn nữa, hoặc có

thể xây dựng mới một phần mềm quản lý chuyên sâu về triển khai các hợp đồng Hơn50% nhân sự trong công ty làm việc có liên quan đến triển khai hợp đồng nên họ cómong muốn xây dựng một phần mềm chuyên về triển khai các hợp đồng, quản lý chitiết công việc triển khai để quản lý công việc một cách hiệu quả nhất.

Thực trạng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tại công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO

Qua những câu hỏi chung về việc sử dụng phần mềm trong công ty Cổ phầnPhần mềm Bravo, nhận thấy công ty đang gặp khó khăn trong việc quản lý triển khaicác hợp đồng cho khách hàng, từ đó thiết kế thêm câu hỏi phỏng vấn để điều tra thựctrạng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng tại công ty Cổ phần Phần mềm Bravo,việc quản lý triển khai hợp đồng trên phần mềm đang gặp những hạn chế như thế nào?Qua việc tổng hợp câu trả lời của các thành viên cho thấy việc quản lý triển khai hợpđồng đang tồn tại những vấn đề sau:

- Trước đây, do số lượng hợp đồng ít, sản phẩm (các phiên bản của các sảnphẩm phần mềm) cũng ít hơn và nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý triển khai hợpđồng chưa thực sự cấp thiết nên các hợp đồng trong giai đoạn triển khai hay bảo hànhđược giao trực tiếp cho Trưởng phòng quản lý Ban giám đốc chỉ quản lý, nhận kết quảlàm việc thông qua Trưởng phòng hoặc người quản lý hợp đồng, không quản lý chitiết các công việc được thực hiện Công việc triển khai các hợp đồng vẫn được thựchiện theo quy trình nhưng không được cập nhật và quản lý bằng phần mềm

- Hiện tại, công ty chưa có phần mềm riêng để quản lý chuyên sâu việc triểnkhai các hợp đồng Thông tin về các hợp đồng được quản lý như là một chức năng nhỏcủa phần mềm quản lý chunng BRAVOMAN Các thông tin về quy trình triển khaicác hợp đồng được lưu trên phần mềm còn rất sơ sài, chung chung Cụ thể, phần mềmBRAVOMAN chỉ quản lý các thông tin cơ bản của hợp đồng như mã hợp đồng, tênhợp đồng, khách hàng, nhân viên quản lý, giá trị hợp đồng, tình trạng ( Chưa triểnkhai, đang triển khai, đã triển khai) BRAVOMAN quản lý tất cả các lĩnh vực nhưquản lý nhân viên, chấm công vào ra, cập nhật thông báo, quản lý việc nhận hợp đồng,triển khai hợp đồng, bảo hành và một số chức năng khác Do là phần mềm quản lýtổng hợp, nên BRAVOMAN không quản lý được chi tiết quá trình triển khai hợp đồngdiễn ra từng công đoạn như thế nào mà chỉ quản lý ở mức lấy thông tin hợp đồng vàghi nhận kết quả Trong khi đó công việc triển khai các hợp đồng bao gồm nhiều giaiđoạn, mỗi giai đoạn cần phải thực hiện thực hiện rất nhiều công việc như khảo sát, lập

kế hoạch triển khai, sửa đổi, cài đặt, hỗ trợ Đối với mỗi công việc đều phải lưu lạicác tài liệu liên quan và quản lý chặt chẽ nhằm hoàn thành đúng tiến độ Thực tế phầnmềm đang sử dụng tại công ty chưa đáp ứng được nhu cầu

- Để hoàn thành việc triển khai, thì nhân viên phải chuyển bảo hành được hợpđồng đó Điều kiện chuyển bảo hành là khách hàng phải thanh toán toàn bộ giá trị hợpđồng Do thông tin thanh toán không được cập nhật trên phần mềm nên nhân viên triểnkhai rất khó khăn trong việc lấy thông tin thanh toán của hợp đồng cũng như khó quản

lý được quá trình thanh toán của khách hàng nên việc triển khai đúng tiến độ cũng bịảnh hưởng

- Phần mềm hiện tại đang sự dụng không có chức năng tạo báo cáo về tình hìnhtriển khai, thông thường nếu muốn biết về tình trạng của tất cả các hợp đồng hay mộthợp đồng cụ thể nào đó phải tổng hợp báo cáo của nhân viên quản lý hợp đồng Khinhân viên muốn kiểm soát các công việc mình đang đảm nhận đa phần phải quản lýtrên word hoặc excel Nhân viên công ty cho rằng việc quản lý như vậy thường xuyênxảy ra sai sót và mất thời gian, hiệu quả không cao Vì vậy, họ mong muốn có phầnmềm đáp ứng các chức năng trên

- Mới đây, doanh nghiệp có cho ra mắt sản phẩm BRAVO 7(ERP-VN) R2 vàsắp tới sẽ cho ra mắt sản phẩm mới là BRAVO 8 (ERP-VN), do đó sẽ có rất nhiều hợpđồng được triển khai, một nhân viên cùng một lúc có thể triển khai 3 đến 4 hợp đồngdẫn đến một người quản lý hợp đồng có thể quản lý 10 đến 20 hợp đồng, khi nhận cáchợp đồng lớn có sự tham gia của một nhóm nhiều người thì việc quản lý càng trở nênphức tạp Phần mềm hiện tại đang dùng để quản lý triển khai không thể đáp ứng đượctốt nhu cầu sử dụng của nhân viên trong công ty

Quy trình triển khai hợp đồng cho khách hàng tại công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và bán phần mềm ERP chocác doanh nghiệp, Bravo đã tự xây dựng cho mình một quy trình triển khai để nhânviên triển khai các hợp đồng cho khách hàng theo một trình tự chặt chẽ, đảm bảo côngviệc hoàn thành một cách tốt nhất và đúng tiến độ Như đã trình bày ở phần trên, quytrình triển khai tại Công ty Cổ phần phần mềm Bravo gồm rất nhiều giai đoạn và cáccông việc trong từng giai đoạn và giữa các giai đoạn có sự liên quan chặt chẽ với nhau.Hiện tại, Bravo chưa có một phần mềm quản lý chuyên sâu về lĩnh vực này mà chỉquản lý trên phần mềm những thông tin chung, cơ bản về hợp đồng Mỗi nhân viêntriển khai đều tự quản lý quy trình, công việc của mình qua excel

Qua tài liệu “QT.40 Quy trình triển khai” của công ty Cổ phần phần mềm Bravo

và qua những thông tin thu thập được Công việc triển khai hợp đồng của công ty đượcthực hiện theo quy trình gồm 5 bước sau:

(1) Quy trình nhận hợp đồng và phân bổ hợp đồng

(2) Quy trình trình khảo sát và lập phương án

(3) Quy trình chỉnh sửa đổi

(4) Quy trình cài đặt, hướng dẫn và hỗ trợ

(5) Quy trình chuyển bảo hành

(1) Quy trình nhận hợp đồng và phân bổ hợp đồng

Hình 2.2: Quy trình nhận hợp đồng và phân bổ hợp đồng

Mô tả quá trình nhận hợp đồng và phân bổ hợp đồng

- Nhận hợp đồng: Giao hợp đồng cho trưởng phòng hoặc người quản lý hợp

đồng - Khảo sát nội bộ: Khảo sát thông tin hợp đồng với phòng kinh doanh, khảo sátcác bài toán của khách hàng và các tài liệu liên quan đến hợp đồng, người liên hệ.Tham khảo các bộ phận đã triển khai các hợp đồng cùng nghành nghề

- Phân bổ hợp đồng: Từ các thông tin về hợp đồng BGĐ hoặc trưởng, phóphòng thực hiện triển khai xác định cấp độ HĐ Căn cứ vào cấp độ của HĐ, BGĐ cóthể lập đội dự án triển khai và phân bổ hợp đồng vào đội dự án hoặc phân về cácphòng để thực hiện triển khai

(2) Quy trình trình khảo sát và lập phương án

Hình 2.3 Quy trình khảo sát và lập phương án triển khai

Mô tả quy trình khảo sát và lập phương án triển khai

- Chuẩn bị khảo sát: Đội triển khai hợp đồng phải đọc kỹ nội dung của hợpđồng Chuẩn bị các giấy tờ trước khi khảo sát, sắp xếp nhân sự cho việc khảo sát,CBQLHĐ phải sắp xếp nhân sự và thực hiện khảo sát

- Lập kế hoạch khảo sát: Thời gian khảo sát, nhân sự, yêu cầu của khách hàng,thống nhất lịch khảo sát với khách hàng

- Khảo sát tại khách hàng: Căn cứ việc thống nhất kế hoạch khảo sát các cán bộkhảo sát thực hiện việc khảo sát và ghi nhận lại toàn bộ thông tin về quy trình, bài toáncủa khách hàng

- Xác định khối lượng và phạm vi thực hiện: Xác định các nhu cầu của kháchhàng CBQLHĐ xác định công việc cần làm, chuẩn bị lập kế hoạch triển khai và kếhoạch sửa đổi

- Lập kế hoạch, biên bản khảo sát và phương án

(3) Quy trình chỉnh sửa đổi

Hình2.4 Quy trình sửa đổi

Mô tả quy trình sửa đổi

- Xây dựng kế hoạch sửa đổi: Kế hoạch sửa đổi phải chi tiết từng nội dung sửađổi, nhân sự sửa đổi, thời gian cụ thể Sau khi CBTK hoàn thành việc lập kế hoạch sửađổi ban đầu chuyển cho CBQLHĐ và TPKT ký duyệt kế hoạch triển khai

-Chuẩn bị chương trình chỉnh sửa đổi: Sửa đổi chương trình chuẩn phù hợp vớiyêu cầu của khách hàng

- Kiểm soát quá trình sửa đổi: CBQLHĐ và TPKT hoặc TBKT dựa vào kếhoạch và phương án để kiểm soát việc sửa đổi theo phương án đã đặt ra

(4) Quy trình cài đặt, hướng dẫn và hỗ trợ

Hình 2.5 Sơ đồ quy trình Cài đặt, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ

Mô tả quy trình cài đặt, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ.

- Thực hiện cài đặt: CBQLHĐ, CBTK liên hệ với khách hàng thực hiện việccài đặt theo kế hoạch đã thống nhất giữa hai bên

- Hướng dẫn sửa dụng: Sau khi hoàn thành việc cài đặt, thực hiện việc chuẩn bịhướng dẫn khách hàng

- Hỗ trợ khách hàng: Sau khi đào tạo và hướng dẫn xong toàn bộ tính năng củaphần mềm theo phạm vi của hợp đồng , tiến hành hỗ trợ khách hàng cập nhật số liệuvào phần mềm, yêu cầu khách hàng bố trí nhân sự cập nhật số liệu, hỗ trợ có thể thôngqua điện thoại, internet, Email, hoặc trực tiếp giao dịch với khách hàng Khi đủ số

liệu hoàn chỉnh của một tháng cập nhật vào phần mềm thưc hiện hỗ trợ khách hàng lênbáo cáo

(5) Quy trình chuyển bảo hành

Hình 2.6 Quy trình chuyển bảo hành.

Mô tả quy trình chuyển bảo hành

- Test chuyển bảo hành: Trước khi test chuyển bảo hành phải hoàn thành testsửa đổi của chương trình.Sau khi nghiệm thu chương trình CBQLHĐ, CBTK thựchiện việc treo test chuyển bảo hành

-Hợp đồng được chuyển bảo hành phải thỏa mãn 1 trong 2 điều kiện sau:

+ Điều kiện 1: Khách hàng đã thanh toán hết tiền, test chương trình đã xong Sốliệu chuyển bảo hành là số liệu của khách hàng tại thời điểm CBQLHĐ, CBTK yêucầu test chuyển bảo hành Có số liệu quyết toán 1 tháng hoặc 1 quý

+ Điều kiện 2: “Giám đốc công ty” trực tiếp yêu cầu chuyển bảo hành hợp đồng

và được ghi rõ người yêu cầu và lý do vào phiếu chuyển bảo hành trong QLKH

- Sau khi phòng bảo hành nhận bảo hành CBTK liên hệ CBNV văn phòngBravo để nhận “Giấy chứng nhận bản quyền” thực hiện việc chuyển cho khách hàng,đồng thời CBTK phải in thư ảm ơn khách hàng chuyển cho giám đốc công ty (hoặctrưởng văn phòng đại diện) của Bravo ký xác nhận sau đó chuyển cho khách hàng

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Từ những phân tích trên ta có thể thấy rằng vấn đề quản lý việc triển khai cáchợp đồng trong công ty đăng gặp phải một số hạn chế Thực tế, công ty đã có quản lýquá trình này trên một phần mềm quản lý chung có nhiều chức năng, chính vì vậy quátrình triển khai, thực hiện các hợp đồng chỉ chỉ được quản lý một cách chung nhất,mang tính tổng thể Do sự phát triển, tăng trưởng của công ty nên nhu cầu của nhânviên triển khai cũng thay đổi, họ muốn có một phần mềm quản lý chi tiết công việctriển khai để họ có thể quản lý công việc của mình cũng như xem được thông tin củanhững hợp đồng khác Hơn nữa, phần mềm cũng giúp cho cán bộ quản lý sát sao hơntrong quá trình triển khai để đẩy kịp tiến độ hoặc có những kế hoạch kịp thời để hoànthành tốt công việc

Để phục vụ cho việc quản lý một cách bao quát của lãnh đạo đối với nhân viêncấp dưới, cũng như để các nhân viên có thể xem được kết quả làm việc của nhau vàđặc biệt là theo dõi và quản lý chính công việc của mình, trong thời gian sắp tới công

ty nên có một phần mềm quản lý chi tiết hơn về quá trình triển khai phần mềm nhưhợp đồng được phân bổ như thế nào, quản lý các giai đoạn như khảo sát và lập phương

án, sửa đổi, cài đặt và hỗ trợ, nghiệm thu và chuyển bảo hành ( ví dụ hợp đồng đã triểnkhai đến giai đoạn nào, kết quả ra sao, khách hàng đã thanh toán số tiền là bao nhiêu

và được bao nhiêu phần trăm )

Từ kết quả khảo sát, đánh giá, phân tích những điểm mạnh, điểm yếu của công

ty cổ phần phần mềm Bravo về vấn đề nghiên cứu, em nhận thấy công ty đang cónhững ưu, nhược điểm sau

- Về vấn đề quản lý triển khai hợp đồng, phần mềm công ty đang dùng đã quản

lý được thông tin chung nhất của từng hợp đồng Phần mềm đã quản lý được nhữngnhân viên chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng và tình trạng của từng hợp đồng, hợpđồng nào chưa triển khai, đang triển khai và đã chuyển bảo hành

Ngoài ra, công ty có những ưu điểm về hệ thống mạng, phần cứng, nhân sự,trình độ nhân viên Cụ thể như sau:

- Phần cứng của công ty được trang bị đầy đủ với 5 máy chủ, 93 máy tính đểbàn, 110 máy sách tay và một số phần cứng hỗ trợ khác

- Công ty sử dụng hệ thống mạng LAN đơn giản, dễ truy cập, dễ mở rộng khi

có nhu cầu Đảm bảo việc chia sẻ tài nguyên giữa các phòng ban Ngoài ra công tycũng cung cấp hệ thống mạng internet phục vụ đầy đủ nhu cầu sử dụng của nhân viêntrong công ty

- Tại chi nhánh Hà Nội, công ty có hơn 100 nhân sự với trình độ kỹ thuật cao,

có kỹ kiến thức tốt về hệ thống thông tin

- Lãnh đạo công ty đề cao việc áp dụng hệ thống thông tin để phục vụ cho việcquản lý và đáp ứng nhu cầu của nhân viên

- Phần mềm đang sử dụng không quản lý hiệu quả quá trình triển khai hợpđồng cho khách hàng tại thời điểm hiện tại Như đã đề cập ở phần, qua việc phỏng vấn

về chức năng của các phần mềm công ty đang sử dụng thấy rằng quá trình triển khaihợp đồng cho khách hàng được quản lý trên phần mềm quản lý chung BRAVOMAN

Cụ thể, BRAVOMAN chỉ quản lý những thông tin cơ bản về hợp đồng, nhân viênquản lý hợp đồng, kết quả hiện tại của từng hợp đồng Trong khi đó, qua việc tìm hiểu

về quy trình triển khai hợp đồng cho khách hàng tại công ty bao gồm rất nhiều côngviệc như khảo sát, sửa đổi, cài đặt, hỗ trợ, test chương trình, nghiệm thu, chuyển bảohành những công việc này tương đối phức tạp, liên kết chặt chẽ với nhau trong quátrình triển khai nhưng chưa được quản lý trên phần mềm mà được quản lý riêng trênexcel bởi từng nhân viên Kết quả phát phiếu điều tra cũng cho thấy phần lớn nhânviên công ty mong muốn có một phần mềm quản lý một cách chi tiết quy trình quản lýtriển khai hợp đồng cho khách hàng

- Qua việc điều tra cho thấy số lượng công việc tăng lên rất nhiêu do có nhiềuhợp đồng được triển khai, mỗi nhân viên phải triển khai đồng thời nhiều hợp đồng haymột hợp đồng lớn được phân bổ cho rất nhiều nhân viên Vì vậy việc quản lý côngviệc của từng nhân viên và quản lý các giai đoạn triển khai của từng hợp đồng cũngphức tạp hơn, gây ra nhiều khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và kiểm soát công việc

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ

NGHIÊN CỨU3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Nhận thấy những bất cập và hạn chế trong quá trình ứng dụng hệ thống thôngtin tại công ty như đã trình bày ở trên, cũng như nhận thấy những những tiềm năng vàlợi ích khi xây dựng một phần mềm chuyên về quản lý triển khai các hợp đồng, emxin đề xuất xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng, đáp ứng các yêu cầu hiệntại của công ty

Thông qua quá trình khảo sát và quan sát thực tế tại công ty cổ phần phần mềmBravo, nắm bắt được các yêu cầu của nhân viên đối với phần mềm quản lý triển khaihợp đồng sẽ xây dựng cũng như quy trình triển khai của công ty Đây là những tư liệuquan trọng trong quá trình xây dựng phần mềm quản lý triển khai hợp đồng đáp ứngcác yêu cầu của nhân viên sử dụng cũng như của các cấp quản lý Nhờ vậy phần mềmquản lý triển khai hợp đồng sau khi xây dựng sẽ có tính ứng dụng cao

3.2 GIẢI PHÁP XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO

3.2.1 Đặc tả yêu cầu phần mềm

3.2.1.1 Đặc tả chức năng

- Chức năng quản lý sản phẩm: Hiện tại công ty đang triển khai sản phẩn chính

là BRAVO 7(ERP-VN) R2 có tổng cộng 11 phân hệ như Quản lý quan hệ khách hàngCRM, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, kế toán tổng hợp, quản lý kho, chi phí giáthành, quản lý TSCD- công cụ dụng cụ, vốn bằng tiền, nhân sự, lương Tùy theo yêucầu của khách hàng mà có thể triển khai một hoặc một số phân hệ trong những phân hệtrên Về giá của phân hệ không có định mà sẽ tùy theo các chức năng cần xây dựng vàyêu cầu của khách hàng Chức năng này bao gồm các thông tin về phân hệ như: Mãphân hệ, tên phân hệ, chức năng chính

- Chức năng quản lý Phòng ban- Nhân viên: Chức năng này sẽ quản lý 2 danh

mục chính là danh mục phòng ban và danh mục nhân viên Thông tin về phòng banbao gồm: Mã phòng ban, tên phòng ban, ngày thành lập, số điện thoại Thông tin vềnhân viên bao gồm các thông tin quản lý trong hồ sơ nhân viên như: Mã nhân viên, tênnhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, chức vụ, ngày vào làm, thâm niên Chức năngnày có tác dụng quản lý thông tin về các phòng ban, nhân viên, nhân viên nào thuộcphòng ban nào, ai là trưởng phòng, chức vụ của từng nhân viên để phục vụ cho việcphân bổ hợp đồng

- Chức năng quản lý và phân bổ hợp đồng : Chức năng chính của chức năng

này là quản lý thông tin về các hợp đồng, hợp đồng của khách hàng nào, nhân viên nàochịu trách nhiệm quản lý, những nhân viên nào thực hiện triển khai, triển khai những

phân hệ nào Chức năng quản lý hợp đồng gồm 2 mục chính là danh mục khách hàng,hợp đồng

- Chức năng quản lý triển khai: đây có thể coi là chức năng chính của phần

mềm Chức năng này quản lý các công việc được triển khai, kết quả thực hiện và tàiliệu đi kèm, quản lý quá trình thanh toán của khách hàng, chuyển bảo hành các hợpđồng Cụ thể chức năng quản lý triển khai quản lý thông tin các loại công việc nhưkhảo sát, lập phương án, sửa đổi, cài đặt Quản lý thực hiện các công việc của nhânviên ứng với hợp đồng cụ thể, các tài liệu liên quan đến công việc và kết quả công việcnhư biên bản khảo sát, kế hoạch sửa đổi, biên bản nghiệm thu Quản lý thông tin vềcác giao dịch test, test sửa đổi hoặc test chuyển bảo hàn, ngày kê test, nội dung test,tình trạng, nhân viên và hợp đồng liên quan Ngoài ra, chức năng này cũng quản lýviệc chuyển bảo hành của các hợp đồng cụ thể là hợp đồng đã chuyển bảo hành haychưa, có đủ điều kiện chuyển bảo hành hay không

- Quản lý thanh toán: Quản lý việc thanh toán của khách hàng bằng cách quản

lý thông tin các hóa đơn thanh toán, nhân viên kế toán là người nhận các hóa đơnthanh toán và nhập vào phần mềm

- Báo cáo: Báo cáo về mức độ hoàn thành công việc, tình hình thanh toán hợp

đồng, doanh số nhân viên

3.2.1.2 Đặc tả phi chức năng

Yêu cầu khả năng sử dụng : Phần mềm dễ sử dụng đối với những tất cả nhânviên trong công ty và được tổ chức sao cho tối thiểu hóa được lỗi Đối với nhữngngười có ít kiến thức về tin học cũng có khả năng sử dụng phần mềm

- Tính hiểu quả của phần mềm: Tốc độ làm việc nhanh chóng, dữ liệu đưa rachính xác, giúp cho việc quản lý được hiệu quả hơn Yêu cầu độ tin cậy: Tin cậy tuyệtđối

- Tính nhanh chóng : Phần mềm đáp ứng khả năng truy cập thông tin của nhiềungười sử dụng cùng lúc, đảm bảo thông tin không bị gián đoạn giữa chừng

- Tính bảo mật : Độ an toàn cao, hệ thống không được để lộ các thông tin quantrọng

- Thực hiện đúng yêu cầu của pháp luật về dự án phát triển phần mềm, cũngnhư các quy tắc đã đặt ra trong quá trình xây dựng hệ thống

- Giao diện dễ sử dụng, màu sắc hình ảnh phù hợp với tiêu chí của công ty

3.2.2 Phân tích thiết kế phần mềm

3.2.2.1 Mô tả phần mềm quản lý triển khai hợp đồng

Công ty cổ phần phần mềm Bravo kinh doanh trong lĩnh vực phần mềm, cụ thể

là viết và bán phần mềm cho các doanh nghiệp Khi nhận được hợp đồng, công ty tiếnhành triển khai hợp đồng theo quy trình đã đề ra Quy trình được hỗ trợ trên phần mềmnhư sau:

- Sau khi nhân hợp đồng, tiến hành phân bổ hợp đồng và điền thông tin vàophần quản lý Hợp đồng, lấy thông tin từ phần quản lý Phòng ban- Nhân viên

- Quy trình khảo sát và lập phương án triển khai: Khi đi khảo sát thì nhập côngviệc và các thông tin liên quan vào phần mềm, quy trình này cần hoàn thành các tàiliệu là kế hoạch khảo sat, biên bản khảo sát, phương án Các tài liệu trên sẽ được nhập

và quản lý ở mục tài liệu Các công việc trên được thực hiện ở module quản lý Triểnkhai

- Quy trình sửa đổi: Đây là giai đoạn sửa đổi chương trình theo yêu cầu chứcnăng của khách hàng để phục vụ cho quá trình sau là cài đặt Việc sửa đổi được cậpnhật vào mục công việc Quá trình test sửa đổi được quản lý ở mục giao dịch test Cáccông việc trên cũng được thực hiện ở module quản lý Triển khai

- Quy trình cài đặt, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ: Việc cài đặt, hướng dẫn sửdụng cần phải đến trực tiếp khách hàng và được quản lý ở mục công việc Sau đó nếu

có những phát sinh lớn không thể hỗ trợ qua điện thoại, email mà phải đến trực tiếpthì cũng được quản lý ở mục công việc Khi khách hàng đã sử dụng thành thạo màkhông còn vướng mắc gì thì đến khách hàng để nghiệm thu, nhập thông tin vào mụccông việc và biên bản nghiệm thu vào mục tài liệu

- Quy trình chuyển bảo hành: Để chuyển bảo hành thì cần phải đáp ứng các điềukiện đã quy định Trong các giai đoạn trên khi khách hàng tiến hành thanh toán thìnhập thông tin vào mục hóa đơn thanh toán Khi tiến hành test chuyển bảo hành thìcập nhật và theo dõi thông tin trên mục giao dịch test Đảm bảo các điều kiện và testchuyển bảo hành thành công thì hợp đồng được chuyển bảo hành, nhập thông tin vàomục chuyển bảo hành Kết thúc quá trình triển khai

3.2.2.2 Các biểu đồ UML

* Biểu đồ usecase

Các tác nhân trong biểu đồ Usecase

-Nhân viên triển khai (bao gồm trưởng các bộ phận, quản lý, nhân viên có thamgia triển khai hoặc quản lý hoạt động triển khai hợp đồng): Quản lý và phân bổ hợpđồng, quản lý phòng ban, nhân viên, quản lý triển khai, xem và tìm kiếm thông tinthanh toán của khách hàng, lập báo cáo

- Kế toán: Quản lý thông tin thanh toán của khách hàng cho hợp đồng

Biểu đồ 3.1 Biểu đồ Usecase tổng quát

- Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Quản lý triển khai”

Biểu đồ 3.2 Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Quản lý triển khai”

Kịch bản Usecase “Quản lý triển khai”

Tên Usecase Use case “Quản lý triển khai”

Tác nhân chính Nhân viên triển khai, nhân viên bảo hành

Điều kiện vào Nhân viên triển khai phát sinh các công việc, thông tin cần quản lý

trên phần mềmNhân viên bảo hành tác động đến chức năng “Quản lý Chuyển bảohành”

Điều kiện ra Thông tin về quá trình triển khai gồm: Công việc, tài liệu, giao dịch

Test, hợp đồng chuyển bảo hành sau khi được tác động

Sự kiện chính -Nhân viên mở form “Quản lý triển khai”

- Lựa chọn “Quản lý Tài liệu”, “Quản lý công việc”, “Quản lý giaodịch Test”, “Quản lý Chuyển bảo hành” Sau đó lựa chọn thao ác:Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm

- Thực hiện câu lệnh, lưu dữ liệu

- Hiển thị kết quả-Kết thúc

Sự kiện phụ -Phần mềm đưa ra các thông báo lỗi nhập liệu khi thêm mới một

thông tin đã có Thông báo lỗi khi nhập các thông tin không đúng(nhập vượt quá độ dài, nhập các ký tự đặc biệt)

- Đưa ra thông báo lỗi khi xóa thông tin liên quan đến các chức năngkhác hoặc khi xóa các thông tin không được phép

- Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Quản lý thanh toán”(phụ lục)

- Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Quản lý sản phẩm” (phụ lục)

- Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Quản lý Quản lý và phân bổ hợp đồng”(phụ lục)

- Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Quản lý Phòng ban- Nhân viên” (phụlục)

- Biểu đồ Usecase chi tiết chức năng “Báo cáo” (phụ lục)

*Biểu đồ lớp