Công ty TNHH Dược phẩm Huy Thảo

ĐẶT VẤN ĐỀQua thời gian thực tập tại Công ty TNHH một thành viên dược phẩm HuyThảo, tôi đã được học hỏi và hiểu biết thêm những kiến thức về trình độ chuyênmôn nghiệp vụ của người dược s

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ 2

PHẦN 2 NỘI DUNG BÁO CÁO 4

I Giới thiệu chung về công ty 4

1.1 Tên, địa chỉ 4

1.2 Quá trình hình thành và phát triển 4

1.3 Tổ chức, nhận sự, sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí 6

1.4 Chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban 7

1.5 Vấn đề về nhân sự 8

1.6 Hồ sơ pháp lý của Công ty 9

II Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty 12

2.1 Xây dựng và thiết kế, diện tích của công ty 12

2.2 Trang thiết bị 16

III Các văn bản, tài liệu chuyên môn, sổ sách, các quy trình thao tác chuẩn hiện đang sử dụng tại nhà thuốc 17

3.1 Các văn bản, các tài liệu chuyên môn 17

3.2 Sổ sách 18

3.3 Các quy trình thao tác chuẩn 19

IV Các hoạt động mua thuốc 19

4.1 Mua thuốc 19

4.2 Vận chuyển, bao bì vận chuyển và ghi nhãn trên bao bì 20

4.3 Giao hàng và gửi hàng 21

4.4 Các hoạt động theo hợp đồng 21

4.5 Khiếu nại, thu hồi, sản phẩm bị trả lại 22

4.6 Tự kiểm tra 22

1

V Các hoạt động bán thuốc 22

5.1 Bán thuốc 22

5.2 Vận chuyển, bao bì vận chuyển và ghi nhãn trên bao bì 22

5.3 Giao hàng và gửi hàng 23

5.4 Các hoạt động theo hợp đồng 24

5.5 Khiếu nại, thu hồi sản phẩm bị trả lại 24

5.6 Tự kiểm tra 24

VI Bảo quản thuốc 24

6.1 Cách sắp xếp, theo dõi, quản lí chất lượng thuốc, theo dõi hạn sử dụng 6.2 Kiểm kê, bàn giao 27

6.3 Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí thuốc 27

VII Danh mục thuốc công ty kinh doanh 28

VIII Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty 30

8.1 Thị trường 30

8.2 Hệ thống phân phối sản phẩm, các hình thức bán hàng 30

8.3 Các chính sách bán hàng 32

8.4 Hoạt động Marketing, thông tin, quảng cáo thuốc của Công ty 33

8.5 Những thuận lợi và khó khăn 33

IX Việc triển khai áp dụng các SOP tại Công ty 34

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ

Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH một thành viên dược phẩm HuyThảo, tôi đã được học hỏi và hiểu biết thêm những kiến thức về trình độ chuyênmôn nghiệp vụ của người dược sĩ, nắm vững công tác dược, quản lý dược, báocáo dự trù xuất nhập thuốc, biết được tính năng tác dụng của một số loại thuốcnhằm hạn chế những tai biến đáng tiếc xảy ra

Với những kiến thức đã học được ở nhà trường mà các thầy cô đã truyềnđạt nhưng nó vẫn chưa đủ cần phải có sự cọ sát với thực tế để chúng ta có thểkết hợp giữa thực tiễn và lý thuyết một cách hài hoà, hợp lý, chặt chẽ

Qua đây em xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám Hiệu và các thầy côtrong trường đã tận tình dạy bảo và truyền đạt những kiến thức cho em suốt quátrình học tập tại trường.Các cô, chú, anh, chị ở đơn vị nơi em thực tập đã chỉdẫn, giúp đỡ tận tình tạo mọi điều kiện truyền đạt những kinh nghiệm thực tếgiúp vốn kiến thức ngày càng phong phú hơn

Em hứa sẽ trở thành một công dân tốt, có ích cho xã hội và là một thầythuốc giỏi để giúp mọi người chữa bệnh giảm được bệnh tật

Trong quá trình viết bài thu hoạch này mặc dù có sự hướng dẫn của quýthầy cô nhưng chắc chắn sẽ có rất nhiều thiếu sót rất mong quý thầy cô tận tìnhgiúp đỡ

Em xin chân thành cảm ơn!

3

PHẦN 2 NỘI DUNG BÁO CÁO

I Giới thiệu chung về công ty

1.1 Tên, địa chỉ

Tên công ty : Công ty TNHH một thành viên dược phẩm Huy Thảo

Tên công ty viết tắt: HT PHẨM CO LTD

Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Kim Ngân

Trình độ chuyên môn: Dược sĩ Đại học

Ngày cấp giấy phép: 11/04/2016

Ngày hoạt động: 31/07/2018

Điện thoại: 0763949121

Đủ điều kiện kinh doanh dược loại hình: Doanh nghiệp thuốc

Công ty TNHH một thành viên dược phẩm Huy Thảo là một doanh nghiệp

tư nhân chuyên kinh doanh mua bán các loại dược phẩm phục vụ nhu cầu chữabệnh cho con người, mua bán các dụng cụ y tế Công ty tự hạch toán kinh tế độclập nên có quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và tài chính doanhnghiệp Nhưng không phải vì vậy mà Công ty chỉ chạy theo lợi nhuận, trái lại

 Buôn bán dược phẩm;

 Mua bán dụng cụ y tế

 Mua bán mỹ phẩm và thực phẩm chức năng

Vốn điều lệ của công ty là: 1.000.000.000 (Một tỷ đồng chẵn)

Công ty TNHH một thành viên dược phẩm Huy Thảo luôn quan tâm đếnviệc mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao chất lượng phục vụ, cung ứngthuốc kịp thời cho các cơ sở y tế

Ngoài ra công ty cũng không ngừng mở rộng quy mô, tạo việc làm chongười lao động, từng bước nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, tạođiều kiện cho họ thích ứng với điều kiện lao động mới, Công ty thường xuyên tổchức các khoá bồi dưỡng trình độ cho người lao động, cử đi học quản lý, đại họcdược

Điều đáng phấn khởi nữa là các sản phẩm mà Công ty cung cấp đã khẳngđịnh được vị trí của mình trên thị trường Năm 2016 trở đi, Công ty đã cung cấprất nhiều loại thuốc tốt, đặc biệt là các loại thuốc nhập từ nước ngoài,bước đầu

Công ty luôn cố gắng hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu đề ra, nộp ngân sách đầy

đủ, đảm bảo ba lợi ích Nhà nước, Công ty và đời sống của cán bộ công nhânviên

Do nắm bắt được thị trường và vận dụng theo đúng cơ chế quản lý của Nhànước, Công ty từ chỗ ban đầu thành lập còn gặp nhiều khó khăn nay đã vươn lênđứng vững và phát triển

1.3 Tổ chức, nhận sự, sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí

5

1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty.

Bộ máy quản lý của Công ty TNHH một thành viên dược phẩm Huy Thảođược tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng Đứng đầu Công ty là banquản trị với thành viên là những cổ đông góp vốn và là người cố vấn trực tiếpcho hoạt động kinh doanh của công ty Người trực tiếp điều hành mọi hoạt độngcủa công ty là giám đốc với chức năng quản lý, điều hành chung các hoạt độngkinh doanh của Công ty Công ty có 2 phó giám đốc phụ trách từng mảng hoạtđộng, đó là: Phó giám đốc kinh doanh và phógiám đốc kỹ thuật Toàn bộ Công

ty được chia làm 7 phòng ban

Sơ đồ 1.2 Bộ máy quản lý Công ty TNHH một thành viên dược phẩm

Huy Thảo

Giám đốc: Phụ trách chung, trực tiếp nắm bắt tình hình tài chính, đề ra các

phụ trách 4 phòng : phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng quản lý dự án

và phòng kế toán

Phó giám đốc kĩ thuật: Là người phụ trách chính mọi vấn đề về kĩ thuật củaCông ty, trực tiếp quản lý 3 phòng: phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm,phòng kiểm soát chất lượng và kho hàng

1.4 Chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban

 Phòng tài chính kế toán

Hạch toán kế toán, thống kê kinh tế kết quả kinh doanh của Công ty Nắmbắt kịp thời những chính sách tài chính của Nhà nước để cung cấp cho ban giámđốc giúp cho việc đưa ra những quyết định kịp thời, đúng đắn trong mọi hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Phòng vật tư, hàng hóa, kho:

Phòng này chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ như:

- Bảo quản hàng hoá, quản lý kiểm kê số lượng thuốc và thiết bị y tế nhậpvào xuất ra, báo cáo lượng hàng tồn hàng tháng, quý, năm

- Thiết lập tổ chức tìm hiểu các đối tác trong địa bàn miền núi của Chinhánh và tìm hiểu thêm các mặt hàng mới của Công ty tổng để đảm bảo hànghóa và cung ứng cho các đại lý, mậu dịch viên, nhà thuốc bán lẻ, trạm y tế xã

* Phối hợp với phòng kinh doanh xác định khối lượng hàng hóa cần cungứng đầu vào

* Tìm hiểu thêm các nhà cung ứng đầu vào

* Tiến hành thông qua giám đốc và ký kết hợp đồng với các đối tác

* Thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa: Lập biểu, hóa đơn, chứng từ,thanh toán

* Quản lý khối lượng hàng hóa trong kho chi nhánh công ty

+ Kiểm soát, kiểm tra, giám sát lượng hàng, đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa

và đúng theo yêu cầu "FiFo &FeFo", đảm bảo hoạt động liên tục của phòng kinhdoanh

 Phòng văn thư lưu trữ:

7

Thực hiện các nhiệm vụ phụ trợ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động chungcủa các phòng ban khác.

Nhiệm vụ chủ yếu của các phòng tài vụ là:

+ Nhận hàng, gửi hàng, chuyển phát thư từ điện tín, Fax

+ Lưu trữ tài liệu của Công ty

 Phòng kinh doanh

Đây là phòng ban mang trọng trách đặc biệt nhất trong chi nhánh, là nơitiến hành các chiến lược cũng như các hoạt động thu lợi nhuận của công ty.Phòng kinh doanh đảm nhiệm các chức năng sau:

- Lập kế hoạch kinh dopanh và thúc đẩy thực hiện hoàn thành kế hoạchtheo tháng, quý, năm

-Xác định nhu cầu và sự biến đổi của thị trường

+ Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, cung ứng sản phẩm cho thị trường.+ Thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn

- Tổ chức hệ thống kinh doanh của các đơn vị kinh doanh của chi nhánhhạch toán phụ thuộc vào công ty, mang tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoảncủa chin nhánh chịu sự điều hành trực tiếp từ Chi nhánh Công ty

Bên cạnh đó, chi nhánh có hệ thống gồm 20 nhân viên mậu dịch mở bánhàng trên địa bàn

Ngoài ra, có hơn 30 đại lý đặt điểm kinh doanh trên địa bàn

Ba đơn vị này phối hợp với bộ phận bán hàng của chi nhánh để tìm hiểu,khảo sát và nắm bắt thị trường

1.5 Vấn đề về nhân sự

1.6 Hồ sơ pháp lý của Công ty

Công ty TNHH một thành viên dược phẩm Huy Thảo được Giám đốc Sở Y

tế An Giang cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược loại hình Doanhnghiệp thuốc do dược sĩ Nguyễn Thị Kim Ngân đảm nhiệm về chuyên môn

9

Giấy chứng nhận đăng kí Doanh nghiệp Công ty TNHH một thành viêndược phẩm Huy Thảo

11

II Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty

2.1 Xây dựng và thiết kế, diện tích của công ty

* Phòng giám đốc với diện tích 25m2, với các trang thiết bị cần thiết phục

vụ cho văn phòng giám đốc như: Máy tính, máy in, phách, các giáo trình và giấy

tờ pháp lý liên quan đến công ty và ngành dược

* Kho phòng, vật tư y tế hàng hóa phòng với diện tích 35m2 đầy đủ cáctrang thiết bị bảo quản đúng tiêu chuẩn như điều hòa, đo ẩm kế điện tử, máytính, phần mềm, kệ để các mặt hàng hàng hóa chắc chắn và sạch sẽ, trần nhàbóng sạch, cách ẩm, cách nóng, có quạt thông gió hai chiều

* Phòng kế toán diện tích phòng 20m2 đầy đủ trang thiết bị cần thiết.

13

* Phòng kinh doanh diện tích 20m2

* Phòng văn thư lưu trữ diện tích 20m2

15

- Sơ đồ và hình ảnh nhà thuốc

III Các văn bản, tài liệu chuyên môn, sổ sách, các quy trình thao tác chuẩn hiện đang sử dụng tại nhà thuốc

3.1 Các văn bản, các tài liệu chuyên môn

* Văn bản quy phạm pháp luật

- Luật dược: Luật dược số 105/2016/QH13 ngày 06 tháng 4 năm 2016 cóhiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2017

- Nghị định: Nghị định số 54/2017 của chính phủ: Quy định chi tiết một sốđiều và biện pháp thi hành luật dược

- Các quyết định, thông tư của bộ y tế liên quan đến các hoạt động của nhàthuốc:

Thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc

- Thông tư số 02/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 01 năm 2018 của Bộ Y tế

“Quy dịnh về thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc- GPP”

- Thông tư số 03/2019/TT-BYT ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ y tế “quy định về tổ chưc, quả lý và họoạt động của chuỗi nhà thuốc GPP”

- Thông tư số 07/2017/TT-BYT ngày 03 tháng 5 năm 2017 của Bộ Y tế “Ban hành danh mục thuốc không kê đơn”

Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc

- Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29 tháng 6 năm 2001 của BYT

về việc triển khai áp dụng nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc

Quản lý thuốc phải kiểm soát đặc biệt

-Thông tư số 20/2017/TT-BYT ngày 10 tháng 8 năm 2017 của BYT “Quyđịnh chi tiết mọt số điều của Luật Dược và Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày08/5/2017 của chính phủ về thuốc và nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặcbiệt”

* Các tài liệu chuyên môn

- Dược thư quốc gia

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng thuốc

- Máy vi tính kết nối mạng để có thể tra cứu các tài liệu có liên quan

17

3.2 Sổ sách

* Sổ sách tại nhà thuốc

3.3 Các quy trình thao tác chuẩn

Tại nhà thuốc có 5 quy trình tao tác cơ bản

- Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng

- Quy trình bán và tư vấn thuốc theo đơn

- Quy trình bán và tư vấn thuốc không kê đơn

- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc

- Quy trình giải quyết với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi

Các quy trình thao tác chuẩn của cơ sở do người có thẩm quyền phê duyệt

và ký ban hành

Nhân viên bán thuốc áp dụng thực hiện đầy đủ các quy trình

IV Các hoạt động mua thuốc

4.1 Mua thuốc

- Nguồn thuốc: Nguồn mua phải là cơ sở kinh doanh thuốc hợp pháp, Nhàthuốc chỉ mua bán các thuốc lưu hành hợp pháp trên thị trường còn các thuốctrôi nổi, thuốc không có nhãn hiệu bao bì nguyên vẹn, thuốc kém chất lượng

19

Nhà thuốc kiên quyết không mua, bán Cụ thể nhà thuốc thường nhập của cáccông ty dược phẩm như: CTCP Traphaco, CTCP Nhất Nhất, CTCP á Châu…+ Nguồn thuốc dựa vào doanh số bán hàng và lượng thuốc còn tồn của mỗiloại mà lập dự trù mua thuốc Dự trù không theo định kỳ hàng tháng mà theonhu cầu thực tế, lên dự trù và liên hệ với nhà cung cấp để nhập thuốc Khi nhậpthuốc, nhân viên bán hàng kiểm tra tên thuốc, số lượng, hàm lượng, nồng độ,hạn sử dụng,…

- Kiểm tra chất lượng: Thuốc phải được phép lưu hành, bao bì còn nguyênvẹn và có đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ để chứng minh nguồn gốc thuốc, số lượngthực tế với hóa đơn Kiểm tra số lô sản xuất, hạn dùng

+ Kiểm tra chất lượng thuốc bằng cảm quan:

Đối với viên nén: kiểm tra màu sắc, độ ẩm của viên trong lọ hay vỉ bằngcách lắc nhẹ và nghe tiếng kêu

Đối với viên bao: bề mặt nhẵn không nứt, không bong mặt, bảo quản trong

lọ hoặc vỉ kín, lắc không dính

Đối với viên nang mềm: kiểm tra tính toàn vẹn của viên, của vỉ

Đối với viên đạn, thuốc trứng: không chảy nước, bao bì trực tiếp nguyênvẹn

Đối với siro thuốc: thuốc phải trong, không biến chất trong quá trình bảoquản, không lắng cặn, lên men

Tùy vào từng loại thuốc mà có cách kiểm tra khác nhau

- Ghi chép sổ sách, chứng từ: sau khi kiểm nhập và kiểm tra chất lượngthuốc, mọi thông tin cần được ghi vào sổ Kiểm nhập và kiểm soát chất lượng

Việc vận chuyển thuốc phải đảm bảo an toàn cho người, môi trường.Không được dừng xe nơi đông người, gần trường học, bệnh viện, chợ, nguồnnước sinh hoạt.

Các thuốc có khả năng phản ứng với nhau không được chở chung trên cùngmột phương tiện

Không được vận chuyển thuốc trên cùng phương tiện chở khách, vật nuôi,lương thực, thực phẩm, các chất dễ gây cháy, nổ và các hàng hóa khác

Người điều khiển phương tiện, người áp tải hàng phải hiểu rõ tính chấtnguy hiểm của thuốc như: độc hại, dễ cháy, dễ nổ, ăn mòn và phải biết xử lý sơ

bộ khi sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển thuốc, nguyên liệu thuốc bảo vệthực vật và thực hiện theo các quy định của pháp luật về vận chuyển hàng nguyhiểm

Người điều khiển phương tiện vận chuyển thuốc ngoài các chứng chỉ vềđiều khiển phương tiện tham gia giao thông theo quy định hiện hành của Nhànước còn phải có Giấy chứng nhận huấn luyện về an toàn lao động trong vậnchuyển, bảo quản thuốc

Người áp tải hàng hóa là thuốc, nguyên liệu thuốc bảo vệ thực vật phảiđược huấn luyện về an toàn lao động trong vận chuyển, bảo quản thuốc

4.4 Các hoạt động theo hợp đồng

Hai bên tuân thủ theo đúng hợp đồng đã ký về thời gian, số lượng cũng nhưcách thức giao nhận hàng

21

4.5 Khiếu nại, thu hồi, sản phẩm bị trả lại

Việc khiếu nại sẽ được thực hiện trong thời gian 3 ngày kể từ ngày công tynhận hàng, xảy ra khiếu nại khi:

-Bên cung cấp không giao đủ số lượng hoặc sai về chủng loại thuốc đã ghitrên hợp đồng

-Thuốc bị ảnh hưởng bởi các tác nhân vật lý dẫn đến việc mẫu mã bao bìkhông còn nguyên vẹn

4.6 Tự kiểm tra

+ Thuốc mua về trong vòng 24 giờ phải kiểm nhập hàng nguyên đai,

nguyên kiện, trong một tuần phải tiến hành kiểm nhập toàn bộ do Hội đồng kiểmnhập thực hiện

+Thuốc đưa vào kho phải có hội đồng kiểm nhập thuốc xác định về nồng

độ, hàm lượng, chất lượng, hạn sử dụng của thuốc

+ Kiểm kê đánh giá số lượng, chất lượng, tình hình sử dụng thuốc tồn đọng

để có đề xuất biện pháp khắc phục, xây dựng kế hoạch tiếp theo

V Các hoạt động bán thuốc

5.1 Bán thuốc

- Hiện nay, công ty đang chuyển dịch từ kênh ETC ( bán hàng qua đấuthầu, bán buôn) sang kênh OTC (bán hàng trực tiếp qua các công ty) Điều nàygiúp công ty giảm chi phí quản lý, chi phí bán hàng

- Thị trường: Thị trường tiêu thụ chủ yếu là miền Bắc và Miền Trung vàsắp tới là mở rộng ra các tỉnh vùng núi phía Bắc

5.2 Vận chuyển, bao bì vận chuyển và ghi nhãn trên bao bì