HƯỚNG DẪNSỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN TRỊCƠ SỞ DỮ LIỆU ĐỀ TÀI/DỰ ÁN NGHIÊN CỨUVÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Về thực tế, trong phần mềm cục bộ, có một số CSDL có quan hệ với nhaulà: 1 CSDL Cơ quan chủ trì đề tài/dự án cơ quan chủ trì và cơ quan phối hợp; 2 CSDL Đề tài/dự án nghiên cứu thông tin

CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐỀ TÀI/DỰ ÁN NGHIÊN CỨU

VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Phiên bản 2.0, ngày 15/8/2011

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU VÀ CÀI ĐẶT 3

1.1 SƠ LƯỢC VỀ CHƯƠNG TRÌNH 3

1.2 CÀI ĐẶT 4

1.2.1 Yêu cầu hệ thống 4

1.2.2 Các bước cài đặt 4

1.2.3 Các thư mục do Chương trình tạo ra 6

1.3 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH 8

1.3.1 Khởi động sử dụng START 8

1.3.2 Khởi động không qua START 10

1.3.3 Thoát khỏi chương trình 10

II NHẬP TIN VÀ CẬP NHẬT DỮ LIỆU 11

2.1 CẬP NHẬP DANH MỤC 11

2.2 NHẬP MỚI BIỂU GHI 13

2.2.1 Nhập CSDL Cơ quan chủ trì đề tài/dự án 13

2.2.2 Nhập tin vào CSDL Đề tài/dự án nghiên cứu 15

2.2.3 Nhập tin CSDL Báo cáo KQNC 19

2.3 SỬA ĐỔI/HIỆU ĐÍNH BIỂU GHI VÀ CẬP NHẬT THÔNG TIN ĐĂNG KÝ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 21

2.3.1 Sửa đổi/hiệu đính theo tuần tự 21

2.3.2 Sửa đổi biểu ghi Đề tài/dự án bằng tìm kiếm 21

2.3.3 Sửa/cập nhật thông tin báo cáo kết quả nghiên cứu 23

3.2 TÌM TIM 33

3.2.1 Tìm đơn giản 33

3.2.2 Tìm nâng cao 34

IV THỐNG KÊ 36

4.1 BẢNG THỐNG KÊ 1,3, 4 36

4.2 BẢNG THỐNG KÊ 2 37

4.3 LƯU/CHUYỂN SANG EXCEL KẾT QUẢ THỐNG KÊ 37

V IN ẤN BẢN TIN 39

5.1 IN BẢNG CHÍNH 39

5.2 IN BẢNG TRA 40

VI IN GIẤY CHỨNG NHẬN 41

6.1 NHẬP THÔNG TIN VỀ CƠ QUAN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN 41

6.2 CHỌN ĐỀ TÀI/BÁO CÁO CẦN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN 42

VII XUẤT VÀ NHẬP KHẨU DỮ LIỆU SAO LƯU 44

7.1 XUẤT KHẨU (EXPORT) DỮ LIỆU 44

7.2 THAO TÁC VỚI TỆP NCPT_Export.mdb 47

7.3 NHẬP KHẨU (IMPORT) DỮ LIỆU 48

7.4 SAO LƯU/BACKUP DỮ LIỆU 51

7.4.1 Sao lưu bằng tệp NCPT_Data.mdb 51

7.4.2 Xuất dữ liệu ra tệp NCPT_Export.mdb 51

I GIỚI THIỆU VÀ CÀI ĐẶT 1.1 SƠ LƯỢC VỀ CHƯƠNG TRÌNH

Phần mềm quản lý thông tin về đề tài và báo cáo KQNC do Cục Thôngthông tin KH&CN Quốc gia, Bộ KH&CN, xây dựng và phổ biến Phần mềmđược viết trên nền tảng MS ACCESS

- Tìm tin theo các yếu tố: tên đề tài/báo cáo, tên tác giả (chủ nhiệm đề tài,cán bộ phối hợp), tên cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp, lĩnh vực nghiên cứu, từkhoá, năm

- Thống kê cơ bản (như thống kê theo cơ quan chủ trì, thống kê theo lĩnhvực nghiên cứu; thống kê theo thời gian, )

- Tạo ra các sản phẩm đầu ra như: in thông báo, in giấy chứng nhận đăng

ký KQNC, v.v

- Có tiện ích xuất nhập dữ liệu để phục vụ công việc trao đổi dữ liệu

Về thực tế, trong phần mềm cục bộ, có một số CSDL có quan hệ với nhaulà:

(1) CSDL Cơ quan chủ trì đề tài/dự án (cơ quan chủ trì và cơ quan phối

hợp);

(2) CSDL Đề tài/dự án nghiên cứu (thông tin chủ yếu về đề tài);

1.2 CÀI ĐẶT

1.2.1 Yêu cầu hệ thống

Yêu cầu tối cấu hình để chạy chương trình là:

- Hệ điều hành: Windows XP trở lên;

Chương trình cài đặt được nén lại với tên tệp là SETUP.RAR

Bước 1 Sao/tải tệp tin SETUP.RAR vào ổ đĩa cứng.

Tốt nhất là tạo một thư mục để sao lưu chương trình cài đặt Thí dụ, cóthể tạo thư mục:

CSDL_NCPT_SETUP_15-08-2011(cho phiên bản ngày 15/08/2011)

Bước 2 Gỡ nén cho tệp SETUP.RAR để thành tệp SETUP.EXE

Bước 3 Kích đúp vào tệp SETUP.EXE để chạy chương trình cài đặt

Khi chương trình cài đặt chạy, sẽ xuất hiện hộp thoại cài đặt như sau:

Thư mục mặc định sẽ được ghi vào trong máy tính là D:\CSDL_NCPT.

Chúng tôi khuyến nghị nên cài đặt vào ổ D: hoặc ổ dữ liệu khác ổ C: để

đề phòng trường hợp máy bị virus phải cài đặt lại hệ điều hành hoặc phải format lại ổ đĩa C:.

Nếu người dùng muốn lưu tại thư mục khác sẽ chọn Browse để mở ra mộtthư mục mới

Bước 4 Kích chuột nút Start để bắt đầu quá trình cài đặt.

Thư mục mặc định

mà chương trình sẽ

lưu vào thư mục khác thì chọn ở đây

Bước 5: Kích chuột nút OK để hoàn thành quá trình cài đặt

Sau khi dữ liệu được cài đặt thành công vào máy tính, trên màn hình sẽxuất hiện cửa sổ

Người sử dụng bấm nút OK để hoàn tất quá trình cài đặt

Như vậy chương trình đã được ghi vào địa chỉ D:\CSDL_NCPT (hoặc thưmục mà người sử dụng lựa chọn)

1.2.3 Các thư mục do Chương trình tạo ra

Sau khi cài đặt, chương trình sẽ tạo ra cây thư mục như sau (chúng tôingầm định là chọ cài đặt vào ổ D:) :

 Thư mục D:\CSDL_NCPT chứa tệp NCPT_LOCAL_072011.mde.

Đây là tệp chương trình chính

Đây là tệp chứa dữ liệu của CSDL

NCPT_LOCAL_072011.mde

- huongdanSDchuongtrinht8-2011.pdf

- quydinh-tiengViet-viethoa.pdf

Hai thư mục con DECUONG và TOANVAN là thư mục rỗng, được tạosẵn để dùng chứa các tệp toàn văn của báo cáo KQNC hoặc tệp toàn văn đềcương nghiên cứu

1.3 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH

1.3.1 Khởi động sử dụng START

Để khởi động chương trình, thực hiện các bước sau:

Kích chuột START => All Programs => CSDL_NCPT => CSDL_NCPT

Hình 1 Trình bày màn hình các bước khởi động chương trình trênWindows XP

Hình 1 Trình bày màn hình các bước khởi động chương trình trên

Windows XP.

Khi chương trình khởi động, sẽ xuất hiện cảnh báo "This file may not be

safe " như hình 2:

Kích chuột để khởi động chương trình

Hình 2 Cửa sổ cảnh báo của ACCESS

Lý do của cảnh báo là chương trình có sử dụng Macro của ACCESS

Để tiếp tục, kích chuột nút OPEN

Chương trình sẽ được khởi động và mở giao diện chính như trong hình 3

Hình 3 Giao diện làm việc chính của chương trình

Thực đơn chính

Kích chuột OPEN để bắt đầu chương trình

1.3.2 Khởi động không qua menu START

Để khởi động chương trình không qua menu START, thực hiện các bướcsau:

(1) Vào thư mục con D:\CSDL_NCPT

(2) Kích đúp vào tệp chương trình: NCPT_LOCAL_072011.mde

1.3.3 Thoát khỏi chương trình

Thoát khỏi chương trình có thể theo hai cách

Cách 1: Chọn thực đơn "Tiện ích" sau đó chọn "Thoát khỏi chương trình"

Cách 2: Kích chuột nút đóng của Chương trình hoặc của ACCESS

II NHẬP TIN VÀ CẬP NHẬT DỮ LIỆU 2.1 CẬP NHẬP DANH MỤC

Trong quá trình nhập tin, có một số thông tin cần nhập sẵn vào danh mục

để lựa chọn khi nhập tin Đó là danh sách người tham gia vào xây dựng CSDLgồm: người xử lý, người kiểm tra và người nhập tin;

Chúng ta phải nhập thông tin về những người tham gia vào tạo lập biểughi Những tên người này cần được nhập sẵn vào CSDL Khi nhập tin vàoCSDL DETAI hoặc CSDL KQNC, chỉ cần chọn tên có sẵn từ danh mục đã có

Các nhập như sau:

- Chọn mục Cập nhật danh mục

- Chọn Người xử lý/kiểm tra/nhập liệu

Chúng ta sẽ thấy biểu mẫu nhập tin cho người xử lý, người kiểm tra,người nhập máy (hình 4)

Hình 4 Biểu nhập thông tin về người xử lý, kiểm tra hay nhập dữ liệu

Nhập tên người người xử lý/kiểm tra/nhập dữ liệu, cơ quan của người xử lý/kiểm tra/nhập dữ liệu và tên địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc trung

ương)

Tên cơ cơ quan của người nhập dữ liệu và tên địa phương (tỉnh, thành phốtrực thuộc trung ương) được chọn từ dữ liệu đã có

2.2 NHẬP MỚI BIỂU GHI

Thực đơn nhập tin được trình bày trong hình 6

Hình 6 Thực đơn nhập tin

Chương trình có 3 CSDL quan hệ với nhau là :

- CSDL cơ quan chủ trì đề tài

- Đề tài nghiên cứu

- Báo cáo kết quả nghiên cứu

Khi nhập tin hai CSDL đề tài và báo cáo KQNC, dữ liệu về cơ quan chủtrì đề tài/dự án đều được chọn từ CSD: cơ quan chủ trì đề tài Để thuận tiện saunày, chúng ta nên tạo lập sẵn các danh mục cơ quan chủ trì đề tài/dự án

Các bước nhập tin nên như sau:

- Nhập trước tên cơ quan nghiên cứu vào CSDL "Cơ quan nghiên cứu"

- Sau đó nhập thông tin của đề tài vào CSDL Đề tài hoặc thông tin KQNCvào CSDL KQNC

2.2.1 Nhập CSDL Cơ quan chủ trì đề tài/dự án

Trong các đề tài, báo cáo KQNC thường có thông tin về các cơ quan chủtrì đề tài, cơ quan quản lý đề tài Những thông tin này được lưu riêng trong bảng

Cơ quan chủ trì đề tài/dự án Form Cơ quan chủ trì đề tài/dự án dùng để

nhập các thông tin này được trình bày trong Hình 7

Hình 7 Biểu mẫu nhập tin Cơ quan chủ trì đề tài/dự án

Cách nhập liệu:

2.2.1.1 Trường hợp chắc chắn chưa có dữ liệu về cơ quan cần nhập,

ta tiến hành nhập mới ngay.

o Tên cơ quan chủ trì: nhập tên cơ quan chủ trì

o Địa chỉ: là tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, chọn từ danh

mục

o Cơ quan cấp trên trực tiếp: dùng để nhập cơ quan cấp trên trực

tiếp của cơ quan chủ trì đề tài/dự án

o Bộ, ngành/Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Chọn từ

danh mục đã có của CSDL

Nếu muốn nhập tiếp, kích chuột nút để lưu và mở biểu mẫu rỗngmới

Nếu muốn dừng nhập, kích chuột nút để lưu và thoát.

2.2.1.2 Trường hợp không chắc chắn đã có tên cơ quan chủ trì cần nhập thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu hay chưa

Trong trường hợp bạn không chắc chắn là CSDL đã có hoặc chưa có tên

cơ quan này thì bạn có thể kiểm tra thể bằng cách gỗ chuỗi tên cơ quan vào ô

"Tìm xem cơ quan có chưa" rồi bấm để kiểm tra (có thể khôngcần nhập đầy đủ cả tên cơ quan) Nếu tên cơ quan chủ trì đã có trong cơ sở dữliệu thì bảng bên dưới sẽ hiện ra các thông tin về đơn vị đó nữa Nếu qua xemxét tên cơ quan đưa ra thấy dữ liệu về cơ quan cần nhập vẫn chưa có trong cơ sở

dữ liệu thì bạn mới tiến hành nhập mới dữ liệu về cơ quan đó bằng cách bấm

Lưu ý: Những ô nhập liệu có biểu thị(*)yêu cầu phải nhập thông tin Nếukhông sẽ không cho phép lưu lại biểu ghi vừa nhập

Sử dụng phím <TAB> để dịch chuyển giữa các trường.

Trường hợp chưa nhập trước vào CSDL này thì trong quá trình nhập tin

về đề tài hoặc báo cáo kết quả nghiên cứu, chương trình cũng vẫn cho phép bổsung dữ liệu vào CSDL Cơ quan chủ trì đề tài trước, sau đó mới chọn lại sau)

2.2.2 Nhập tin vào CSDL Đề tài/dự án nghiên cứu

Biểu mẫu nhập dữ liệu vào CSDL Đề tài/dự án nghiên cứu được trình bàytrong Hình 8

Hình 8 Biểu mẫu nhập tin Đề tài/dự án

Cách nhập liệu: Thao tác nhập cũng giống như trong phần nhập Cán bộ và

Cơ quan Lưu ý: Những ô nhập liệu có biểu thị(*) yêu cầu phải nhập thông tin.Nếu không sẽ không cho phép lưu lại biểu ghi vừa nhập

Riêng với một số ô, phải chọn từ danh sách đã có, cụ thể như sau:

 CQ chủ trì đề tài: phải lựa chọn dữ liệu trong danh sách đã có trong

CSDL Cơ quan nghiên cứu Nếu tên cơ quan chưa có trong danh sách,

bấm vào nút Bổ sung tên CQ vào danh sách và làm các thao tác nhập

liệu như phần nhập Cơ quan

 CQ cấp quản lý trực tiếp: Là cơ quan cấp trên trực tiếp của cơ quan

chủ trì Nhập trực tiếp Không chọn từ danh mục

 Bộ/ngành/Tỉnh/Thành phố chủ quản: là Bộ hoặc UBND tỉnh/thành phốchủ quản Chọn từ danh mục có sẵn

 Chủ nhiệm, Cán bộ phối hợp: Dữ liệu về chủ nhiệm đề tài và cán bộ

nghiên cứu gồm các yếu tố: họ và tên, học hàm (GS,PGS), trình độ/học

vị (TSKH, TS, Ths, ) và giới tính (Nam, Nữ) Những yếu tố liên quanđến một tên người này có sự liên kết cùng nhau Vì thế khi nhập tin,phải cung cấp đầy đủ (nếu có) Yếu tố giới tính cần được nhập Khí

sửa thay tên/xoá tên phải xoá đồng bộ các yếu tố liên quan đến cùng một người.

Nếu muốn sửa đường LINK thực hiện như sau (hình):

- Đặt con chuột vào được link

- Bấm bìa phải con chuột

- Chọn Hyperlink

- Chọn Edit Hyperlink

Hình 9 Sửa/tạo đường Link đến tệp toàn văn đề cương

- Dùng cửa sổ Edit Hyperlink chọn để tìm file cần link

Nhập xong biểu ghi, nếu muốn lưu kết quả, bấm vào nút để lưu

dữ liệu vừa nhập Khí đó chương trình sẽ hỏi:

Nếu trả lời YES thì sẽ lưu và mở ra một biểu rỗng để tiếp tục nhập tin.Trả lời NO, chương trình sẽ lưu ngững gì mới nhập, đồng thời quay trở lạibiểu mẫu để tiếp tục

Nhập xong biểu ghi, nếu muốn thoát ra, bấm phím Trường hợpnhững trường bắt buộc mà chưa nhập dữ liệu, Chương trình sẽ thông báo:

2.2.3 Nhập tin CSDL Báo cáo KQNC

Tất cả các thao tác nhập liệu đều tương tự như trong phần nhập Đề tài/dự

án nghiên cứu Biểu mẫu nhập tin CSDL Báo cáo KQNC trình bày trong hình

11

Hình 11 Biểu mẫu nhập tin Báo cáo KQNC

Nhập liệu có liên kết tới file toàn văn: Làm tương tự như với tệp Decuong Lưu ý: các tệp toàn văn dạng pdf của thuyết minh đề tài được lưu vào

trong thư mục con: \CSDL_NCPT\TOANVAN

2.3 SỬA ĐỔI/HIỆU ĐÍNH BIỂU GHI VÀ CẬP NHẬT THÔNG TIN ĐĂNG KÝ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Thực đơn Sửa thông tin được trình bày trong hình 12

Hình 12 Thực đơn sửa thông tin

2.3.1 Sửa đổi/hiệu đính theo tuần tự

Việc sửa đổi/hiệu đính theo tuần tự thực hiện trong thực đơn nhập tin.Khi sử dụng chức năng này, chúng ta chọn CSDL, sử dụng các nút mũi

sửa đổi

Sửa đổi và lưu như trong nhập mới

2.3.2 Sửa đổi biểu ghi Đề tài/dự án theo yếu tố lựa chọn (bằng tìm kiếm)

Để sửa dữ liệu của CSDL Đề tài/dự án hoặc Báo cáoc KQNC theo yếu tốlựa chọn, phải thực hiện thao tác tìm kiếm Biểu mẫu tìm đề tài để sửa trình bàytrong hình 13

Hình 13 Biểu mẫu tìm đề tài/dự án cần để sửa dữ liệu

Có thể thực hiện tìm theo các yếu tố:

- Tên chủ nhiệm đề tài, tên cán bộ phối hợp

- Tên cơ quan chủ trì

- Tên đề tài

Đưa các tiêu chí vào các ô dữ liệu để tìm tới biểu ghi cần sửa Kết quả tìm

ra là một hoặc nhiều biểu ghi phù hợp với yêu cầu tìm (hình 14)

Nếu tìm ra nhiều biểu thì phải sử dụng các nút đểchuyển dịch đến đúng biểu ghi cần sửa đổi dữ liệu Lưu ý, nếu chúng ta sửa đổi

theo hoặc sau đó, thì những gì sửa đổi trong biểu ghi trước sẽ tự động lưu lại

tin đã sửa

2.3.3 Sửa/cập nhật thông tin báo cáo kết quả nghiên cứu

2.3.3.1 Sửa báo cáo kết quả nghiên cứu

Việc sửa Báo cáo KQNC tương tự như sửa đề tài/dự án, nghĩa là cần tìmbiểu ghi muốn sửa Biểu mẫu tìm báo cáo KQNC để sửa trình bày trong hình 15

Hình 15 Biểu mẫu tìm Báo cáo KQNC cần để sửa dữ liệu

Kích chuột nút để tìm biểu ghi sửa theo yêu cầu.Kết quả thí dụ như sau (Hình 16):

Hình 16 Biểu mẫu sửa, cập nhật thông tin báo cáo kết quả nghiên cứu

Thao tác sửa tương tự như sửa đề tài

Nếu tìm ra nhiều biểu thì phải sử dụng các nút đểchuyển dịch đến đúng biểu ghi cần sửa đổi dữ liệu Nếu đã sửa biểu ghi và sử

thông tin vừa cập nhật sẽ tự động lưu lại

Về cơ bản việc sửa này tương tự như sửa đổi thông tin đề tài/dự án

2.3.3.3 Cập nhật thông tin đăng ký báo cáo kết quả nghiên cứu

Cách làm tương tự như sửa thông tin báo cáo Khi tìm theo yêu cầu, kích

ký

Thí dụ kết quả tìm được trình bày trong hình 17

Tại đây ta bổ sung thông tin phục vụ cho cấp giấy chứng nhận đăng kýgiao nộp kết quả nghiên cứu như:

- Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu;

- Ngày họp hội đồng nghiệm thu chính thức

- Các sản phẩm giao nộp

- Số đăng ký

- Ngày đăng ký

Hình 17 Biểu mẫu cập nhật thông tin đăng ký kết quả nghiên cứu.

thông tin cập nhật

III DUYỆT XEM VÀ TÌM TIN

Chương trình CSDL cung cấp hai hình thức tra cứu:

- Duyệt xem

- Tìm kiếm

3.1 DUYỆT XEM

Duyệt xem cho phép tra cứu theo một số yếu tố nhất định (Hình 18)

Hình 18 Thực đơn duyệt xem

Có những kiểu để duyệt xem cho cả đề tài và báo cáo KQNC là:

- Xem ABC (theo vần chữ cái của đề tài hoặc của báo cáo KQNC)

- Theo nơi cung cấp biểu ghi (tỉnh và thành phố)

- Theo lĩnh vực nghiên cứu;

- Theo cơ quan chủ quản (Bộ ngành chủ quản của đề tài);

- Theo cơ quan chủ trì;

- Theo cán bộ nghiên cứu (chủ nhiệm đề tài và cán bộ phối hợp);

- Theo năm bắt đầu đề tài (xem theo chuỗi năm từ năm đến năm)

Để duyệt xe, trong CSDL nào thì chọn CSDL đó rồi chọn kiểu duyệtxem Kết quả duyệt xem là một bảng các biểu ghi phù hợp (Thí dụ xem theoABC trong CSDL đề tài trình bày trong hình 19).

Để duyệt xem theo vần chữ cái (thí dụ N), ta bấm chọn chữ cái N Kếtquả là một bảng như hình 19

Hình 19 Kết quả duyệt xem đề tài theo ABC

Ta có thể chuyển đến xem từng biểu ghi bằng cách bấm các các nút

màn hình kết quả Mỗi khi chuyển đến biể ghi nào thì nhan đề tên đề tài(hoặc báo cáo) sẽ được tô đậm

Có thể in kết quả duyệt xem theo kiểu in:

- Dạng thư mục

- Dạng chi tiết

- Dạng bảng biểu