Báo cáo tốt nghiệp hoạt động chứng thực ở UBND xã

Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp vềthẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằngtiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra

LỜI CẢM ƠN!

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗtrợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thờigian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều

sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắcnhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô trong khoa LLCT - Luật- trường Đại học HồngĐức, cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu chochúng em trong suốt thời gian học tập tại trường Đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổchức cho chúng em được thực tập cọ xát, áp dụng kiến thức chúng em đã được họcvào thực tế mà theo em là rất hữu ích đối với sinh viên ngành Luật Em xin chânthành cảm ơn Cô giáo: ***** đã tận tâm hướng dẫn em trong quá trình nghiên cứuhoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này Báo cáo thực tập được thực hiện trongkhoảng thời gian gần 4 tuần Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực hoạt độngchứng thực tại UBND xã *****, huyện *****, kiến thức của em còn hạn chế và cònnhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rấtmong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn họccùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Luật- trường Đại họcHồng Đức thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp củamình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Em cũng xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND và các ban nghành đoàn thể củaUBND xã ***** - Huyện ***** - Tỉnh ***** đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thuthập thông tin để hoàn thiện báo cáo này

*****, ngày tháng năm2019

Sinh viên

………

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN Trang

I Lý do chọn đề tài

III Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và sử lý dữ liệu

IV Phương pháp thu thập thông tin

1 Đặc điểm về địa lý, tự nhiên

1 Nhiệm vụ của UBND Xã *****

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI

I Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực

II Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực 14

1 Khái niệm chung

2 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ bản gốc, bản sao được chứng

thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực

3 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của UBND

3.2 Người thực hiện chứng thực của UBND cấp xã 17

4.3.1 Thẩm quyền của UBND cấp huyện

4.3.2 Thẩm quyền của UBND cấp xã

4.3.3 Địa điểm, thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch 254.3.4 Trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

4.3.5 Các trường hợp không được thực hiện chứng thực hợp đồng, giao

2.2 Nguyên nhân của những hạn chế trong hoạt động chứng thực của

CHƯƠNG 3 QUAN ĐIỂM, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM

I Quan điểm hoàn thiện chứng thực Ủy ban nhân dân xã

II Một số giải pháp nhằm thực hiện có hiệu quả công tác chứng thực của

A PHẦN MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứngthực là rất lớn Nghị định 79/ 2007/ NĐ-CP ngày18/ 05/ 2007 của Chính phủ về côngchứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầuchứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện NĐ 79 còn bộc lộnhững hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thựcbản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng và UBND huyện Nhận thấy sự cầnthiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 18/ 05/ 2007Chính phủ đã ban hành Nghị định số 23/ 2015/ NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giaodịch (Sau đây gọi là NĐ23/2015/NĐ-CP) Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời củaLuật công chứng 2015 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bảnsao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thầncải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhândân về vấn đề bản sao Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp vềthẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằngtiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp

xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng vàUBND cấp huyện như Nghị định số 79 trước đây

Sau 8 năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngoài những kết quả đã đạtđược thì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động Do nhậnthức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạtđộng công chứng và chứng thực Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thực không đúngthẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồng giao dịch

Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thực hiệnđược hơn năm năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể Chứng thực đượcgiao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ

Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được nhữngvăn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khóphát hiện

Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất

là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập – UBND

xã *****, huyện *****, tỉnh ***** thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ

ký là rất lớn Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực hiện

hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực tại UBND xã ***** Huyện ***** thực trạng và giải pháp " để làm

chuyên đề thực tập của mình để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tạiUBND Xã ***** khi thực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại Xã

*****, bản thân tôi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc

phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp vàhội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay.

II Mục tiêu nghiên cứu:

Luận văn nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về chứng thực củaUBND xã *****, huyện *****, tỉnh ***** Từ đó đưa ra được những thành tựu, hạnchế và tìm kiếm giải pháp thực hiện có hiệu quả pháp luật về chứng thực của Ủy bannhân dân xã

III Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu

Được sự phối hợp của Ban cán sự lớp K20B khoa Luật với trường Đại họcHồng Đức, theo nguyện vọng em được về UBND xã ***** thực tập Trải qua hơnmột tháng thực tập tại UBND xã từ ngày 21/09/2019 đến ngày 29/11/2019, được sựgiúp đỡ của nhân viên Ban tư pháp xã em đã tiến hành thu thập được các thông tincần thiết phục vụ cho chuyên đề

IV Phương pháp thu thập thông tin

Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết chuyên đề,trong suốt quá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể để cóthể có những thông tin có độ chính xác cao nhất

Được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ Ban tư pháp nơi thực tập, mặc dù điềukiện đi lại chưa phải thuận tiện nhất, tuy nhiên với những cố gắng hết mình em cũng

đã có những kiến thức để viết bài

Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác ở nhiều nguồn tàiliệu khác nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trong thựctiễn công việc Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều phươngpháp thu thập khác nhau Các phương pháp chủ yếu được em sử dụng, đó là: phươngpháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh

1 Phương pháp tổng hợp thống kê

Phương pháp này dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tàinghiên cứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến chuyên đề, từ đóphân loại các số liệu cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng Phương pháp này giúpngười nghiên cứu hiểu được khái quát hoạt động chứng thực trên địa bàn Xã *****.Đây là một phương pháp quan trọng không thể thiếu trong quá trình tìm hiểu nghiêncứu chuyên đề này

2 Phương pháp so sánh

Từ số liệu đã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm

Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực.Ngoài ra chúng ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra

điểm mới, điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục.Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ýkiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sốngnhân dân.

3 Phương pháp phân tích

Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnhhưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân kháchquan

4 Phương pháp điều tra khảo sát

Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND Xã ***** lấy ý kiến củangười dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác chứng thực tạiđây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được tâm tưnguyện vọng của nhân dân Đồng thời tham khảo thêm báo cáo của Phòng Tư pháphuyện ***** để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thực trên toàn huyện

*****

5 Phương pháp khác

Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinhnghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểusâu hơn về tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân

V Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung

đề tài chia thành 3 chương:

- CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH ĐỊA PHƯƠNG

- CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ

***** HUYỆN *****, TỈNH *****

- CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAOCHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC

B NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH ĐỊA PHƯƠNG

I Khái quát chung về xã *****

1 Đặc điểm về địa lý, tự nhiên

Là một xã thuần nông, nằm bên tả ngạn sông Thị Long, thuộc vùng chim trũngcủa huyện ***** tỉnh *****, cách trung tâm huyện 10km về phía Đông Nam PhíaBắc giáp xã và xã , phía Tây giáp xã và xã ; phíaĐông giáp xã và phía Nam giáp xã của huyện Diện tích tựnhiên 760.36 ha, dân số 4.899 người, với 08 thôn làng Đảng bộ có 365 đảng viên,sinh hoạt tại 11 chi bộ, 08 chi bộ khối nông nghiệp và 03 chi bộ Trường học

Với địa hình phong phú, đa dạng, phong cảnh hữu tình, có núi, có sông, baoquanh xã là cánh đồng thẳng cánh cò bay Quá trình hình thành và phát triển, ***** làđịa phương có bề dày truyền thống lịch sử, văn hóa và cách mạng Từ Phong trào CầnVương cuối thế kỷ XIX, ***** đã có người tham gia nghĩa quân của Tú Phương lậpcăn cứ chống Pháp ở Ổn Lâm (xã Công Bình, *****) Sau cách mạng tháng támthành công ngày 02/01/1946 chi bộ Đảng đầu tiên mang tên Hoàng Văn Thụ ra đời,lãnh đạo phong trào cách mạng ba xã *****, , , là một trong các tổ chứcđược thành lập sớm ở huyện ,

Tháng 2 năm 1961, Thường vụ Huyện ủy ra quyết định chuyển Chi bộ

xã ***** thành Đảng bộ xã ***** Đảng bộ có 245 đảng viên, 06 chi bộ nôngnghiệp và 01 chi bộ khối trường học, HTX mua bán, trạm xá

Trong hai cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ, nhân dân ***** đã đóng

góp sức người sức của làm nên truyền thống “Thóc không thiếu một cân, quân không thiếu một người” Để có lương thực ủng hộ kháng chiến, nhân dân ***** đã đẩy mạnh “tăng gia, sản xuất hơn nữa” Từng bước xây dựng hậu phương vững mạnh.

Dưới sự lãnh đạo của chi bộ Hoàng Văn Thụ, nhân dân ***** làm tốt nhiệm vụ chiviện sức người, sức của cho kháng chiến, hưởng ứng các phong trào quyên góp, ủng

hộ cho kháng chiến như: Phong trào tuần lễ vàng, tuần lễ đồng, mua công phiếukháng chiến, công phiếu quốc gia, đóng góp thuế nông nghiệp, phong trào tong quângiết giặc lập công… ***** gửi hàng ngàn tấn thóc và nhiều nhu yếu phẩm cho tuyềntuyến Những năm tháng giặc Mỹ đánh phá ác liệt miền Bắc bằng không quân *****

cũng là một trọng điểm, nhân dân trong xã nòng cốt là dân quân tự vệ luôn “chắc tay cày vững tay sung” nhiều phong trào được khởi xướng như: Phong trào Bèo hoa dâu, phong trào thủy lợi hóa cải tạo đồng ruộng, phong trào một lao động 02 con lợn, một hec ta gieo trồng… làm cho năng suất, sản lượng lương thực trong xã luôn đạt mức

cao trong huyện Năm 2005 ***** vinh dự được Đảng và nhà nước phong tặng danhhiệu cao quý “Anh hung lực lượng vũ trang nhân dân”

Là xã nằm trong vùng 4 của huyện *****, ***** với đặc trưng của một vùng

"đồng chua, nước mặn", "chiêm khê, mùa thối", kinh tế gặp nhiều khó khăn Theo lời kêu

gọi của Chủ tịch Hồ Chí Minh cùng nhân dân ***** xây dựng Tỉnh kiểu mẫu, phátđộng toàn dân bằng chính tiềm năng của mình xây dựng cơ sở vật chất, tạo tiền đềcho sản xuất; phát triển văn hóa và cải thiện đời sống nhân dân, ***** là điển hìnhcủa toàn huyện về xây dựng cơ sở vật chất: thủy lợi, giao thông, trường học, trạm y tế,các thiết chế văn hóa ở thôn làng và công sở xã Nhờ có những thành tích nổi bậttháng 5 năm 2010 ***** tưng bừng đón nhận danh hiệu cao quý mà Đảng và Nhànước trao tặng danh hiệu “Anh hùng Lao động thời kỳ đổi mới”

Hai lần được Đảng, Nhà nước phong tặng danh hiệu anh hùng (“Anh hùng lựclượng vũ trang nhân dân”, “Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới”); Là xã điển hìnhtrong việc học tập và làm theo lời Bác được dự cuộc gặp mặt toàn quốc năm 2010.Đây là phần thưởng xứng đáng kết tinh sự sáng tạo, cần cù, tinh thần vượt khó, ý chítiến công cách mạng vững vàng trước mọi gian lao thử thách của cán bộ và nhân dântrong xã

Với truyền thống cần cù, sáng tạo, chịu thương, chịu khó, sự nỗ lực cố gắng, sựđoàn kết của Đảng bộ, chính quyền và nhân dân trong xã, sự quan tâm tạo điều kiệncủa cấp trên, ***** dần khắc phục, vươn lên phát triển Năm 2013 ***** được côngnhận là xã đạt chuẩn nông thôn mới đầu tiên của huyện ***** và là xã thứ của Tỉnh

***** được Chủ tịch UBND Tỉnh ký quyết định công nhận số: QĐ/UBND ngày9/12/2013

2 Đặc điểm dân cư, tình hình kinh tế - xã hội:

Xã ***** huyện ***** tỉnh ***** có tổng diện tích tự nhiên 760.36 ha, trong

đó đất sản xuất nông nghiệp 374 ha, còn lại là đất các loại khác

Tổng số 1.273 hộ, nhân khẩu 4.899

Về kinh tế:

Tổng giá trị thu nhập tính đến thời điểm quý III năm 2019: 214,77 tỷ đồngTrong đó:

Nông, lâm nghiệp và nuôi trồng thủy sản ước đạt: 73,426 tỷ đồng

Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - xây dựng cơ bản đạt: 37,708 tỷ đồng

Dịch vụ - thu khác đạt 103, 583 tỷ đồng

Tổng sản lượng lương thực: 4.657 tấn

Giá trị thu nhập bình quân đầu người: 41 triệu đồng/người/năm

Tỷ lệ hộ nghèo: 0.36%

Văn hóa, giáo dục, y tế phát triển mạnh và đạt được nhiều thành tựu xuất sắc;

có 8/8 thôn làng và 3 cơ quan trường học đạt danh hiệu văn hóa và giữ vững danhhiệu trường chuẩn quốc gia, xã đạt chuẩn văn hóa

Phong trào bảo vệ an ninh Tổ quốc được duy trì thường xuyên, trật tự an toàn

xã hội luôn giữ vững, đẩy lùi các tệ nạn xã hội Các đoàn thể chính trị phối kết hợpvới chính quyền thực hiện tốt nhiệm vụ kinh tế, chính trị ở địa phương, góp phần đẩynhanh tiến độ hoàn thành xã nông thôn mới, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần củacộng đồng dân cư Đảng bộ liên tục được công nhận là “Đảng bộ trong sạch vữngmạnh”

Xã ***** vinh dự 2 lần được Đảng, Nhà nước phong tặng danh hiệu “Anhhùng lực lượng vũ trang nhân dân” và “Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới”, xã nôngthôn mới và hiện nay ***** đang xây dựng xã đảm bảo tiêu chí về vệ sinh ATTP,đảm bảo môi trường, nâng cao các tiêu chí nông thôn mới và thực hiện từng bước xâydựng xã kiểu mẫu

Những thành quả ấy càng làm tăng thêm niềm tin tưởng của nhân dân vào sựlãnh đạo đúng đắn của Đảng, Nhà nước, những kết quả đó đang tạo thế và lực mới để

***** tiếp tục phát huy, gặt hái thêm nhiều thắng lợi mới trên chặng đường phát triển

II Khái quát về UBND xã *****

1 Nhiệm vụ của UBND Xã *****.

Có trách nhiệm quản lý về kinh tế bao gồm các ngành: nông nghiệp, côngnghiệp, dịch vụ, thương mại, tài chính, địa chính, Quản lý các trường, chợ, giaothông, thủy lợi và các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác

Thực hiện nhiệm vụ đảm bảo an ninh chính trị, kinh tế - xã hội trên địa bàn xã.Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật cácvăn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND xã trong cơ quan Nhànước, tổ chức kinh tế, tổ chúc xã hội, an ninh quốc phòng Nâng cao chất lượng độingũ cán bộ công chức thị trấn, tăng cường công tác đầu tư vào xây dựng tủ sách phápluật

Giữ gìn trật tự an ninh xã hội, đảm bảo an ninh chính trị, thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ởđịa phương, quản lý việc cư trú của công dân, đi lại của người nước ngoài ở địaphương

Phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức xã hội, bảo vệ tínhmạng, tự do, danh dự, tài sản và các quyền, lợi ích khác của công dân; chống buônlậu, ma tuý, tham nhũng, bài trừ mê tín dị đoan trong nhân dân

Tuyên truyền vận động nhân dân tham gia tích cực vào công tác xã hội địaphương

2 Cơ cấu tổ chức của UBND Xã *****

Căn cứ vào luật tổ chức HĐND và UBND Ngày 26 tháng 11 năm 2016, tại kỳhọp của HĐND xã ***** nhiệm kỳ 2016 – 2021 đã bầu ra các đồng chí vào vị trílãnh đạo của UBND xã gồm 4 thành viên:

Đồng chí Chủ tịch UBND xã (Đ/C

Đồng chí Phó Chủ tịch (Đ/C :

Đồng chí trưởng công an Uỷ viên (Đ/C :

Đồng chí Chỉ huy trưởng quan sự Uỷ viên (Đ/C:

Cán bộ, công chức giúp việc cho UBND xã gồm: 02 công chức Văn phòng Ủyban; 01 chức danh kế toán tài chính - Ngân sách, 01 địa chính địa chính -Xây dựng;

01 chức danh công chức tư pháp Tư pháp - Hộ tịch, 01 công chúc văn hoá xã hội, 01công chức chính sách việc làm, và một số cán bộ nhân viên hợp đồng

Uỷ ban nhân dân mỗi tháng họp ít nhất một lần Các quyết định của Uỷ bannhân dân được tổ chức thực hiện khi có 2/3 tổng số thành viên Uỷ ban nhân dân biểuquyết tán thành Uỷ ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn

đề sau đây:

- Chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân;

- Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sáchhàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;

- Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình Hộiđồng nhân dân quyết định;

- Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách củađịa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;

- Các biện pháp thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân về kinh tế - xãhội; thông qua báo cáo của Uỷ ban nhân dân trước khi trình Hội đồng nhân dân;

- Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ bannhân dân và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địaphương

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND

XÃ ***** – ***** – *****

I Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực

Chứng thực, về ngữ nghĩa, là chứng nhận, xác nhận giấy tờ, sự việc là có thật,đúng với thực tế Về mặt pháp lý, là việc các cơ quan quản lý hành chính nhà nước xácthực tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sựkiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hànhchính…

Lịch sử phát triển quy định pháp luật về chứng thực của Nhà nước ta từ khi giànhđược chính quyền (Cách mạng Tháng Tám năm 1945) đến nay cho thấy hoạt độngchứng thực có sự thay đổi khá phức tạp cả về tên gọi và thẩm quyền

Thực hiện chủ trương tách bạch về bản chất giữa hoạt động công chứng và hoạtđộng chứng thực của Nghị quyết số 49/NQ/TW ngày 2/6/2005 của Bộ Chính trị về chiếnlược cải cách tư pháp đến năm 2020, ngày 29/11/2006, tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khoá

XI, Quốc hội đã thông qua Luật Công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2007), trong

đó quy định rõ về chức năng của công chứng là công chứng các hợp đồng, giao dịch,đồng thời tiến hành một bước xã hội hoá công chứng Tiếp theo đó, ngày 18/5/2007,Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực chữ ký ra đời nhằm bảo đảm tính đồng bộ trong hoạt động công chứng,chứng thực

Theo quy định pháp luật hiện hành, hoạt động chứng thực được thực hiện theo quyđịnh của văn bản pháp luật

chinh là: Nghị định sổ 75/2000/ND-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về côngchứng, chứng thực và Nghị định số 79 2007 NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ

về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, baogôm 03 loại hình chứng thực: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký vàchứng thực hợp đồng giao dịch Thấm quyển thực hiện thuộc về Ủy ban nhân dân cấp

xã và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Thực tế cho thấy hoạt động chứng thực là hoạt động thường xuyên của ủy bannhân dân cắp xã, gắn với đời sống sinh hoạt, học tập và công tác của hầu hết mọingười dân Hoạt động chứng thực có yêu cầu tiến hành hàng ngày, có số luợng lớn,nên chiếm một phần khá lớn thời gian tác nghiệp của công chức Tư pháp – hộ tịch cấp

xã, do đó việc xây dựng các mô hình giải quyết tình huống chứng thực một cách điểnhình, khoa học và hiệu quả, sẽ là một trong các phương thức giúp công chức Tư pháp– hộ tịch cấp xã giải quyết tốt nhiệm vụ chứng thực của mình, rút ngắn thời gian tác

nghiệp, hạn chế mức thấp nhất sai sót, đồng thời nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạtđộng quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp xã.

II Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực

1 Khái niệm chung

Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những thuậtngữ như sau:

1 “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứvào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nộidung ghi trong sổ gốc

2 “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyềntheo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúngvới bản chính

3 “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tạiNghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầuchứng thực

4 “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quyđịnh tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giaodịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bêntham gia hợp đồng, giao dịch

5 “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấplần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xácnhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

6 “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ,chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc

7 “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việccấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xácnhư bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp

8 “Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứngthực theo quy định của Nghị định này

9 “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháphuyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã,phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng;viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đạidiện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của ViệtNam ở nước ngoài

2 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực

từ bản chính, chữ ký được chứng thực

Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩmquyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứngthực bản sao Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chínhtheo quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trongcác giao dịch Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổgốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính

để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xácminh

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã kýchủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờvăn bản

3 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp xã.

3.1 Thẩm quyền chứng thực

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ thể là:

- Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng tiếng nướcngoài (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài,trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài )

- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu củacông dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kếtvới trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt vàtiếng nước ngoài)

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt

b) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:

Theo Luật Đất đai năm 2003 thì:

+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân phải có

chứng thức của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của côngchứng nhà nước ;

+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công

chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ giađình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặcchứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất

+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà

nước; trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì đượclựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất

+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt

Nam định cư ở nước ngoài phải có chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi

có đất hoặc chứng nhận của công chứng nhà nước

+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà

nước; trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thìđược lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của

Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất

+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công

chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất của hộ giađình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặcchứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn nơi có đất

- Theo Luật Nhà Ở năm 2005 thì:

Các bên trực tiếp hoặc thông qua người đại diện thoả thuận về mua bán, thuê,thuê mua, tặng cho, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở (sauđây gọi chung là hợp đồng về nhà ở) Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhận củacông chứng hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị,chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợpsau đấy:

+ Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;

+ Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở;

+ Thuê mua nhà ở xã hội;

+ Bên tặng cho nhà ở là tổ chức.

Ngày 19 tháng 10 năm 2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 88/2009/NĐ-CP

về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắnliền với đất Tại điểm b khoản 4 Điều 26 Nghị định số 88/2009/NĐ-CP quy định: "Uỷban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm: Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chứchành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giaodịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất;xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ bannhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địabàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu côngchứng Như vậy, ở những địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đápứng được yêu cầu công chứng và có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về việc

chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện,cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng thì Uỷ ban nhân dân cấphuyện, cấp xã nơi đó không thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch.

- Theo Bộ luật Dân sự năm 2005 thì người lập di chúc có thể yêu cầu công chứnghoặc chứng thực bản di chúc

3.2 Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiệnchứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã

Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó Chủtịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực Công chức Tưpháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực

4 Thủ tục chứng thực

4.1 Chứng thực bản sao

Một trong các hình thức chứng thực phổ biến và thường gặp nhất đối với cả cơquan nhà nước và người dân là chứng thực bản sao Đây là cách nói rút gọn của hoạtđộng chứng thực bản sao từ bản chính

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyềncăn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

4.1.1 Thẩm quyền chứng thực bản sao

Trước đây, Nghị định số 75/2000/QĐ-CP quy định thẩm quyền chứng thựcbản sao từ bản chính do Phòng Công chứng và UBND cấp huyện thực hiện Do sốlượng Phòng Công chứng tại mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương còn ít ỏi,nhất là tại các tỉnh điều kiện kinh tế, xã hội còn gặp nhiều khó khăn; quy trình thựchiện tại UBND cấp huyện còn phức tạp, chưa thuận lợi cho người dân, nên ở nhiềuđịa phương đã gây ra hiện tượng quá tải, xếp hàng, chen lấn, chờ đợi để thực hiệncông chứng bản sao, gây bức xúc cho người dân

Với quan điểm chuyên nghiệp hóa, theo chức năng, nhiệm vụ, mỗi cơ quanchỉ làm một việc, tăng cường phân cấp thẩm quyền cho chính quyền cơ sở để tạođiều kiện thuận lợi nhất cho người dân, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định phâncấp theo hướng:

- Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chínhcác giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài

- Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chínhcác giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt

Sau hơn 1 năm thực hiện Nghị định 79/NĐ-CP, để giải quyết những khókhăn, vướng mắc, bất cập của một số quy định trong Nghị định số 79/2007/NĐ-CP,

Bộ Tư pháp đã kịp thời ban hành Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, trong đó hướngdẫn thẩm quyền chứng thực đối với một số tình huống cụ thể như:

+ Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nướcngoài (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài,trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài ) thì cơquan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhân dân cấp xã

+ Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu bằngtiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng, chứng chỉ do

cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó có ghi tên người ViệtNam bằng tiếng Việt ) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Phòng Tư phápcấp huyện

+ Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu củacông dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kếtvới trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt vàtiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại Phòng

Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã

Sau hơn 4 năm thực hiện Nghị định 79/NĐ-CP/NĐ-CP và Thông tư số03/2008/TT-BTP, việc phân định thẩm quyền chứng thực cho Ủy ban nhân dân cấp

xã – cơ quan hành chính nhà nước có số lượng lớn nhất, gần với người dân ở cơ sởnhất đã giải quyết việc chứng thực “xếp hàng” trước đây, tạo điều kiện thuận lợi vềthủ tục, thời gian, chi phí chứng thực bản sao cho người dân Tuy nhiên, việc phâncấp giữa Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã còn cứng nhắc, khiên cưỡng,

chưa hợp lý, chưa tạo thuận lợi cho người dân có yêu cầu chứng thực trong trường

hợp cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực giấy tờ, văn bản vừa bằng tiếng Việtvừa bằng tiếng nước ngoài, xen kẽ tiếng nước ngoài hoặc một bộ hồ sơ có cả giấy

tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì phải đến hai cơ quan là Phòng

Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã để yêu cầu chứng thực, đồng thời cũng gópphần giảm tải cho công chức Tư pháp – hộ tịch cấp xã, vì vậy Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 25/01/2012 sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CPngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký đã giao cho Phòng Tư pháp cấp huyện thêm thẩm quyềnchứng thực như Ủy ban nhân dân cấp xã, tức là được thực hiện: chứng thực bản sao

từ bản chính đối với giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài và song ngữ.Như vậy, quy định này là thực chất chỉ "trả lại" thẩm quyền chứng thực của UBNDcấp huyện đã được quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ vềcông chứng, chứng thực trước đây cho Phòng Tư pháp cấp huyện

4.1.2 Trình tự, thủ tục chứng thực bản sao

Theo quy định tại Điều 13, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, trình tự, thủ tụcthực hiện chứng thực bản sao được thực hiện như sau:

a) Người yêu cầu chứng thực xuất trình các giấy tờ cần chứng thực bao gồm:Bản chính và bản sao cần chứng thực

- “Bản chính”, theo quy định tại khoản 1 Điều 2 của Nghị định số79/2007/NĐ-CP “là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giátrị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao”

Tuy nhiên, trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bảnchính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinhđược cấp lại, đăng ký lại, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị hỏng được cấp lại Những bản chính cấp lại, đăng ký lại này thay thế và có giá trị như bản chính cấplần đầu, cũng là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Do vậy, Thông tư số03/2008/TT-BTP đã hướng dẫn bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thựcbản sao bao gồm những loại sau:

Như vậy, có nhiều hình thức của bản sao, có thể là bản chụp nguyên dạng (cả

về nội dung, hình thức) của bản chính, có thể là bản viết tay, đánh máy, in vi tính,miễn là bảo đảm nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính cần chứng thực (nguyênvẹn nội dung)

Người yêu cầu chứng thực có thể tạo bản sao tại địa điểm chứng thực, tại nhàhoặc bất cứ địa điểm nào khác, nhưng cần lưu ý bảo đảm số lượng bản sao phù hợpvới nhu cầu của mình và chất lượng bản sao không bị nhòe, mờ, dễ bay chữ

Do tính chất của việc thực hiện bản sao từ bản chính, chỉ cần có bản sao vàbản chính, nên người đi chứng thực có thể là người có yêu cầu chứng thực (chủnhân của giấy tờ văn bản), cũng có thể là người khác được ủy quyền (nhờ) làm thay,việc ủy quyền này không cần thể hiện bằng văn bản Đồng thời việc chứng thựccũng không phụ thuộc vào nơi cư trú, địa giới hành chính, người có yêu cầu chứngthực có thể tới bất kỳ UBND cấp xã/Phòng Tư pháp cấp huyện nào để thực hiện yêucầu của mình, không phụ thuộc vào việc có cư trú tại địa bàn của xã, huyện đó haykhông

b) Người thực hiện chứng thực, sau khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực, phảikiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo

thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh; nếu người yêu cầu chứng thựckhông chứng minh được thì từ chối chứng thực.

Sau đó, người thực hiện chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bảnsao đúng với bản chính thì chứng thực

Khi chứng thực bản sao từ bản chính người thực hiện chứng thực phải ghi rõ

cụm từ “chứng thực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực,

ghi số chứng thực, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyềnchứng thực

Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trốngphía trên bên phải, nếu bản sao giấy tờ, văn bản có có từ hai tờ trở lên thì phải đóngdấu giáp lai giữa các tờ, phần chứng thực được thực hiện tại trang cuối cùng củagiấy tờ, văn bản

4.1.3 Địa điểm và thời hạn thực hiện việc chứng thực bản sao

- Về địa điểm thực hiện chứng thực, Điều 15 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quyđịnh rõ: Việc chứng thực bản sao phải được thực hiện tại trụ sở của cơ quan có thẩmquyền chứng thực (Ủy ban nhân dân cấp xã/Phòng Tư pháp cấp huyện) Không cótrường hợp ngoại lệ cho việc chứng thực bản sao như đối với việc chứng thực chữ ký

và chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Về thời gian thực hiện việc chứng thực: Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cũngquy định rõ: Cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêucầu chứng thực hàng ngày, như vậy là việc chứng thực phải bảo đảm phục vụ nhândân bất kỳ thời điểm nào người dân có nhu cầu trong ngày làm việc của cơ quan hànhchính nhà nước, không được chia lịch tiếp nhận yêu cầu chứng thực theo ngày hoặcgiờ làm việc Do đó, Phòng Tư pháp, UBND cấp xã phải bố trí 01 cán bộ làm côngtác chứng thực thường xuyên trực, tiếp nhận yêu cầu chứng thực của người dân

- Về thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực: Nếu việc tiếp nhận yêu cầu chứngthực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phảiđược thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứngthực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực saunhưng không quá 2 ngày làm việc

Việc xác định số lượng lớn tùy theo sự nhận định, đánh giá và kỹ năng của cán

bộ thực hiện chứng thực, nhưng thường được coi là số lượng lớn trong các trường hợpsau:

+ Giấy tờ, văn bản là bản chính cần chứng thực có số lượng trang lớn (vài chụctrang trở lên);

+ Số lượng giấy tờ, văn bản cần chứng thực quá nhiều (hàng chục, hàng trămloại giấy tờ, văn bản);

+ Số lượng bản sao giấy tờ, văn bản theo nhu cầu của người có yêu cầu chứngthực quá lớn (có thể 01 loại giấy tờ nhưng lấy hàng chục, hàng trăm bản);

Do nguyên tắc phải đối chiếu từng bản sao với bản chính, nên với số lượng lớnnhư vậy, phụ thuộc vào kỹ năng đối chiếu của người thực hiện chứng thực, không thểgiải quyết ngay trong buổi làm việc, việc cần thêm thời gian đối chiếu, bảo đảm sựchính xác là cần thiết

4.1.4 Các trường hợp không được chứng thực bản sao

Để tránh xảy ra tiêu cực, có cơ sở để xác định trách nhiệm của người thi hànhcông vụ (người thực hiện chứng thực) đối với văn bản đã được chứng thực, Điều 16Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định các trường hợp không được chứng thực bảnsao từ bản chính, bao gồm:

a) Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo

Để xác định được giấy tờ, văn bản nào là cấp sai thẩm quyền, đòi hỏi ngườithực hiện chứng thực và cán bộ tiếp nhận phải có hiểu biết chung về pháp luật để nắmbắt được thẩm quyền cấp một số loại giấy tờ, văn bản cơ bản Đối với văn bản giảmạo, thì việc xác định cũng là rất khó khăn vì việc giả mạo giấy tờ hiện nay khá tinh

vi, mắt thường khó (nếu không muốn nói là không thể) phát hiện được, trong khi đóđiều kiện để trang bị máy móc (máy soi, đèn chiếu tia cực tím) cho tất cả các cơ quanchứng thực là rất không khả thi Đòi hỏi người thực hiện chứng thực phải có kinhnghiệm và được bồi dưỡng một số kỹ năng chuyên sâu, đặc biệt là kỹ năng phát hiệngiấy tờ giả bằng mắt thường

b) Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nátkhông thể xác định rõ nội dung

Tất cả các trường hợp giấy tờ, văn bản là bản chính, dù được cấp hợp lệ, nhưnglại có sự tẩy xóa, sửa chữa, có thể dùng bút xóa, hóa chất, hoặc thêm, bớt đi nội dung(dù chỉ là một nét chữ, một con số) hoặc giấy tờ, văn bản qua thời gian, do được cấpquá lâu, nay đã bị cũ nát, mờ, nhòe, mất chữ không thể xác định được đầy đủ nộidung thì đều không được chứng thực bản sao Trừ trường hợp sự sửa chữa, thêm, bớt

đó đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận (cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc đínhchính đã thực hiện ghi chú hoặc đóng dấu xác nhận sự sửa chữa, thêm, bớt đó)

c) Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đạichúng theo quy định của pháp luật

Tùy theo tính chất và quy định của ngành, đơn vị, một số giấy tờ, văn bản thuộcdiện không được phổ biến một cách đại chúng (ví dụ: tài liệu của cơ quan ghi rõ “Lưuhành nội bộ”, tài liệu có độ mật …) thì đều thuộc diện người thực hiện chứng thựcphải từ chối khi nhận được yêu cầu

d) Đơn, thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thựchoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

đ) Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao

4.2.2 Thẩm quyền chứng thực chữ ký

Việc chứng thực chữ ký cũng thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhànước ở cơ sở, đó là UBND cấp xã và Phòng Tư pháp cấp huyện Cũng tương tự vàphù hợp với thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, theo quy định của Nghịđịnh số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP thì thẩm quyền chứng thựcchữ ký được phân cấp khá rõ như sau:

- Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản bằngtiếng Việt; giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ;

- UBND cấp xã chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt

2.2.3 Trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký

a) Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình:

- Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác (là cácgiấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, trong đó có ghi rõ các thông tin về họ

và tên, ngày tháng năm sinh, nơi cư trú và có ảnh, được in hoặc đóng dấu giáp lai vàogiấy tờ đó) để chứng minh về nhân thân của mình;

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu sẽ ký vào đó và đề nghị cơ quan có thẩmquyền chứng thực

b) Người thực hiện chứng thực kiểm tra, đối chiếu nhân thân của người có yêucầu chứng thực, bảo đảm người yêu cầu chứng thực đúng là người được cấp CMND,

Hộ chiếu, giấy tờ tùy thân khác đã xuất trình; kiểm tra giấy tờ, văn bản mà người yêucầu chứng thực sẽ ký vào

Sau khi người yêu cầu chứng thực ký trước mặt người thực hiện chứng thực,người thực hiện chứng thực ghi rõ địa điểm chứng thực, số chứng thực; ngày, tháng,

năm chứng thực; số giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp;

khẳng định rõ bằng lời chứng “chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực”; sau đó ký và ghi rõ họ, tên, chức vụ và đóng dấu của cơ

quan có thẩm quyền chứng thực” Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều tờ thì phảiđóng dấu giáp lai giữa các tờ, phần chứng thực được ghi tại trang cuối cùng của giấy

tờ, văn bản

4.2.4 Chứng thực chữ ký người dịch

Chứng thực chữ ký người dịch là hoạt động chứng thực chữ ký có tính chất đặcbiệt, thể hiện ở các đặc điểm sau đây:

- Thứ nhất, chứng thực chữ ký người dịch giới hạn ở đối tượng có yêu cầu

chứng thực – phải là người dịch Người dịch ở đây hiểu theo nghĩa hẹp – là người làmnhiệm vụ chuyển ngữ các văn bản, giấy tờ để chứng thực, không phải là người dịchtheo nghĩa rộng của các lĩnh vực ngoại ngữ, văn học, ngoại giao

Theo quy định của các văn bản pháp luật hiện hành về chứng thực thì chưa cóquy định nào định ra khái niệm người dịch, chỉ có quy định về điều kiện, đó là ngườidịch phải thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch Theo hướng dẫn của Thông tư số03/2008/TT-BTP thì thông thạo tiếng nước ngoài, tức là có bằng cử nhân ngoại ngữtrở lên hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên tại nước ngoài về thứ tiếng nướcngoài cần dịch (Ví dụ: Người dịch tiếng Nga phải là người tốt nghiệp cử nhân trở lênđối với chuyên ngành ngoại ngữ tiếng Nga hoặc là người đã học và có bằng cao đẳngtrở lên tại Nga hay một nước khác nhưng ngôn ngữ sử dụng trong quá trình đào tạo vàghi trong văn bằng tốt nghiệp phải là tiếng Nga)

- Thứ hai, giấy tờ, văn bản mà người dịch ký vào để đề nghị chứng thực không

phải là văn bản gốc do người dịch lập ra, mà là văn bản phái sinh, được người dịchchuyển ngữ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại: từ tiếng Việt sangtiếng nước ngoài Do đó, khi chứng thực chữ ký phải kèm theo bản sao của bản gốc(văn bản được dịch), người dịch phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dungbản dịch, xác nhận việc đó trong bản dịch, người thực hiện chứng thực chỉ chứng thựcchữ ký, không chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch

- Thứ ba, về thẩm quyền, chỉ Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng

thực chữ ký người dịch, UBND cấp xã không có thẩm quyền này

- Thứ tư, về hình thức, trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ "BẢN

DỊCH” vào chỗ trống phía trên bên phải, nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phảiđánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ Phần chứng thực (baogồm lời chứng của người dịch và lời chứng của người chứng thực) được ghi tại trangcuối cùng của văn bản dịch

4.3 Chứng thực hợp đồng, giao dịch