CƠ sở lý LUẬN và PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN cứu ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN lý

CƠ sở lý LUẬN và PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN cứu ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN lý CƠ sở lý LUẬN và PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN cứu ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN lý CƠ sở lý LUẬN và PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN cứu ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN lý

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

Tổng quan về các công trình nghiên cứu

Trong quá trình tìm hiểu thực tế ứng dụng CNTT tại ViệtNam, Ngành Dầu khí và một số doanh nghiệp, cơ quan nhànước đã cho thấy nhiều đề tài, dự án triển khai ứng dụngCNTT cụ thể như sau :

Các chương trình dự án ứng dụng CNTT

+ Đề án 112 hay còn gọi là Đề án Tin học hóa hành chính nhànước của Chính phủ Việt Nam nhằm mục đích xây dựngchính phủ điện tử ở Việt Nam Đây là một chương trình hiệnđại hóa hành chính của chính quyền Việt Nam giai đoạn 2001

- 2010 về cải cách thủ tục hành chính nhà nước (Quốc hộinước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, 2013)

+Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam cũng đã thực hiện nhiềuchương trình dự án quy mô đầu tư lớn về ứng dụng CNTT trongnhững năm qua:

Dự án ứng dụng CNTT Văn phòng, Email và Internet đã phổcập đến CBCNV làm công tác nghiên cứu; quản lý và điều hànhtrong Tập đoàn và tại các đơn vị ;

Tập đoàn và tất cả các đơn vị, Tổng công ty đã xây dựng

Website riêng thực hiện truyền thông, giới thiệu dịch vụ vàquảng bá hình ảnh của Tập đoàn và các đơn vị.

Dự án các hệ thống ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh(Hệ thống Kế toán - Tài chính, hệ thống báo cáo hợp nhất, Hệthống quản lý nhân sự, Hệ thống quản lý khách hàng,…)

Dự án xây dựng một số phân hệ quản lý tác nghiệp các hoạtđộng (Hệ thống quản lý đấu thầu, quản lý an toàn - sức khỏe -môi trường, quản lý đầu tư,…)

Dự án triển khai ứng dụng hệ thống quản lý công văn tài liệu;

Dự án Trung tâm xử lý số liệu dầu khí giai đoạn 1984 – 1990;

Dự án xây dựng cơ sở dữ liệu dầu khí giai đoạn 1 tại trungtâm thông tin;

Trang bị các hệ thống chuyên dụng Workstation;

Hệ thống giám sát an ninh bảo vệ, hệ thống quản lý vào ra,chấm công, phòng chống đột nhập, cảnh báo an ninh an toàn,các hệ thống SCADA (Supervisory Control And DataAquisition),… để đáp ứng tốt yêu cầu về sản xuất kinh doanhriêng của đơn vị

Đây là những dự án ứng dụng CNTT hiện đại, xứng tầm vàđáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong quản lý của Tập đoàn Dầukhí Quốc Gia Việt Nam; Những ứng dụng này đã góp phầncho Tập đoàn Dầu khí Việt Nam nói chung và Tổng Công tyThăm dò Khai thác Dầu khí nói riêng có những bước pháttriển nhanh chóng về cả quy mô và hiệu quả sản xuất kinhdoanh, góp phần lớn vào sự phát triển chung của cả nước,đồng thời khẳng định vị trí của mình trong khu vực thế giới.

Các công trình nghiên cứu

+ Đặng Quốc Bình (2010), Nghiên cứu công nghệ sharepointcho các ứng dụng cộng tác và quản lý nguồn thông tin Tácgiả Đặng Quốc Bình đã nghiên cứu luận văn về ứng dụngCNTT cho phép người dùng trong cùng hệ thống có thể tươngtác với nhau như: Hội thảo trực tuyến, chia sẻ tài liệu, cùngxây dựng tài liệu chung, sử dụng chung lịch công tác, cùngchia sẻ tài nguyên hệ thống Ngoài ra ứng dụng cũng cho phépquản lý các luồng thông tin theo các luồng công việc(Workflow) Việc ứng dụng sharepoint đã giúp tiết kiệm thờigian, tiền bạc và nhân lực trong hoạt động của doanh nghiệp.+ Tập thể tác giả Ban Công Nghệ Thông Tin và Hệ Thống -

Tổng Công ty Thăm dò và Khai thác Dầu khí (2016), Nghiêncứu xây dựng ứng dụng hỗ trợ người dùng trực tuyến Trongnghiên cứu khoa học cấp Tổng công ty này nhóm tác giả đưa

ra các nội dung phân tích, đánh giá được thực trạng quản lýcác dịch vụ hỗ trợ CNTT trong Tổng công ty, từ đó, đưa ramột giải pháp xây dựng một hệ thống hỗ trợ người dùng trựctuyến thống nhất từ văn phòng Tổng công ty tới các chi nhánh

và đơn vị con; Bao gồm cải tiến mô hình tổ chức bộ phận hỗtrợ kỹ thuật, nghiên cứu xây dựng  dựng 06 quy trình quản lývận hành dịch vụ CNTT và triển khai cấu hình, chạy thửnghiệm với 02 quy trình quản lý vận hành trên ứng dụngService Desk Plus 9.1 (SDP) Kết quả thử nghiệm cho thấyvới mô hình hỗ trợ kỹ thuật mới này, với ứng dụng SDP, cácquy trình đã xây dựng thì đã giải quyết được các yêu cầu cảitiến đặt ra trong đề tài và đáp ứng được nhu cầu của BanCông nghệ thông tin và Hệ thống và Tổng công ty

+ TS.Trần Châu Giang (2013), Phân tích rủi ro trong đánh giá

hệ thống dầu khí; Trong nghiên cứu này Tác giả đã đưa rađược một hệ thống thông tin giúp trợ giúp việc ra quyết địnhtìm kiếm thăm dò dầu khí dựa trên các quy tắc xác suất trongphân tích rủi ro đó là đánh giá một hệ thống dầu khí cần phân

tích các yếu tố cơ bản cấu thành nên hệ thống này đó là: đá

mẹ, đá chứa, đá chắn, cùng với ba quá trình kết hợp các yếu tốtrên là: sự thành tạo của bẫy chứa dầu khí, sự sinh thànhhydrocarbon → di cư → tích tụ và khả năng bảo tồn dầu khícủa các bẫy; Việc xác định khả năng có được một phát hiệndầu khí thực chất là việc phân tích rủi ro trong tìm kiếm, thăm

dò dầu khí (như rủi ro về địa chất, thương mại, kỹ thuật, tàichính, chính trị, thiên tai, thời tiết…) dựa trên nguyên lý đó hệthống tính ra được xác suất càng gần 1 thì khả năng xác suấtthành công trong tìm kiếm thăm dò dầu khí càng cao

Các tài liệu lý thuyết về công nghệ nói chung và CNTT nói riêng

+ Hoàng Đình Phi (2012), Giáo trình Quản trị công nghệ: Nhàxuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội Giáo trình đề cập rất nhiềuvấn đề liên quan tới công nghệ, quản trị công nghệ, quản trịkinh doanh, phát triển doanh nghiệp và phát triển kinh tế

+ Trần Thị Song Minh (2012), Giáo trình hệ thống thông tinquản lý: Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc Dân, quyển sáchnày đã đề cập được những khái niệm cơ sở về thông tin, phântích thiết kế cài đặt hệ thống thông tin và các hệ thống thông

tin trong quản lý doanh nghiệp.

+ Trương Vũ Bằng Giang (2013), Tài liệu bài giảng Chuyểngiao công nghệ quốc tế Tài liệu đã đưa ra chi tiết các kháiniệm, các công cụ, kỹ thuật về hoạt động chuyển giao côngnghệ

+ Bộ thông tin và truyền thông (2014), Sách trắng Công nghệthông tin và truyền thông Việt Nam: Nhà xuất bản thông tin

và truyền thông Quyển sách đã cho thấy được Tổng quanhiện trạng CNTT của Việt Nam năm 2013; bao gồm các kiếnthức và thông tin về hệ thống các cơ quan chỉ đạo, quản lý vềCNTT; Ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; Côngnghiệp CNTT; An toàn thông tin  và Viễn thông Internet

Như vậy có thể khẳng định chưa có một công trình nghiên cứunào về ứng dụng CNTT trong quản lý doanh nghiệp mà cụ thể

là Tổng Công ty Thăm dò và Khai thác Dầu khí – PVEP Dovậy việc lựa chọn đề tài nghiên cứu luận văn là cần thiết từ đóđưa ra một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thôngtin trong Quản lý tại Tổng Công ty Thăm dò và Khai thác Dầukhí - PVEP

Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

động của doanh nghiệp nhà nước

Một số khái niệm:

Định nghĩa công nghệ

Xã hội loài người phát triển như ngày nay là do con ngườiluôn luôn sáng tạo, áp dụng những thành tựu công nghệ vàođời sống xã hội Công nghệ đã trở thành một trong nhữngnguồn lực quan trọng trong rất nhiều lĩnh vực và có ảnhhưởng to lớn tới cá nhân, doanh nghiệp và cộng đồng

Định nghĩa do Ủy ban kinh tế và xã hội khu vực châu Á Thái Bình Dương (ESCAP): “Công nghệ là kiến thức có hệthống về quy trình và kỹ thuật dùng để chế biến vật liệu vàthông tin Nó bao gồm kiến thức, kỹ năng, thiết bị, phươngpháp và các hệ thống dùng trong việc tạo ra hàng hóa và cungcấp dịch vụ”

-Công nghệ = Máy móc, công cụ + Tri thức + Kỹ năng + Phương pháp

Trong đó:

+ Tri thức: Sách vở giáo trình, các tài liệu công nghệ

+ Kỹ năng: Bàn tay vàng của người thợ, không tự nhiên sinh

ra mà phải trải qua quá trình làm nhiều và rèn luyện

+ Phương pháp: Tự rút ra được từ tri thức, cải tiến rút kinhnghiệm qua nhiều lần sẽ hình thành phương pháp mới tối ưuhơn

Định nghĩa chuyển giao công nghệ

Việc triển khai thành công các ứng dụng công nghệ đặc biệt làcông nghệ thông tin phụ thuộc rất nhiều vào hoạt độngchuyển giao công nghệ :

Khái niệm về chuyển giao công nghệ :

+ Theo luật chuyển giao công nghệ thì chuyển giao công nghệ

là chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng một phầnhoặc toàn bộ công nghệ từ bên có quyền chuyển giao côngnghệ sang bên nhận công nghệ

+ Theo quan điểm quản trị thì chuyển giao công nghệ là tậphợp các hoạt động thương mại và pháp lý nhằm làm cho bênnhận công nghệ có được năng lực công nghệ như bên giaocông nghệ trong khi sử dụng công nghệ đó vào một mục đích

đã định

Công nghệ nội sinh

Công nghệ nội sinh là công nghệ được tạo ra thông qua quátrình nghiên cứu và triển khai ở trong nước Đối với mỗi côngnghệ nội sinh thường được thực hiện các bước :

Công nghệ nội sinh hình thành từ việc chuyển giao công nghệgiữa các đơn vị, tổ chức trong nước, do có đặc điểm khoảngcách xa nhau về địa lý, về trình độ công nghệ, nhân sự,nguyên liệu đầu vào hay nói chung là các yếu tố đầu vào từmôi trường nghiên cứu, phát triển sang môi trường sản xuất

có sự tương đồng Công nghệ nội sinh cũng có những ưunhược điểm sau:

+ Các ưu điểm: Công nghệ tạo ra phù hợp với mục đích sử dụngcủa bên nhận; Bên nhận dễ dàng làm chủ được công nghệ;không phụ thuộc nhiều vào nước ngoài, đặc biệt về kỹ thuật; Tậndụng các nguồn lực, yếu tố đầu vào sẵn có ở địa phương Ngoài

ra, công nghệ khi xuất khẩu còn mang lại nhiều lợi ích cho Bêngiao và nước giao như việc phát triển, mở rộng thêm tính năngcủa công nghệ, không những tiết kiệm ngoại tệ mà còn thu đượcngoại tệ

+ Các nhược điểm: Để có được một công nghệ cần nhiều thời

gian, tiền của và nhân lực, do đó nếu chỉ dựa hoàn toàn vàocông nghệ nội sinh thời gian công nghệ hóa sẽ kéo dài Cókhả năng mất cơ hội, khả năng cạnh tranh trong hoạt động sảnxuất, kinh doanh Nếu trình độ nghiên cứu và triển khai khôngcao, công nghệ tạo ra sẽ ít giá trị, công nghệ lạc hậu tạo ra sảnphẩm không thể cạnh tranh thị trường ngay ở trong nước.

Công nghệ ngoại sinh

Công nghệ ngoại sinh là một công nghệ thông qua việc muacông nghệ do nước ngoài sản xuất Đối với công nghệ ngoạisinh thường có các bước :

Thực tế hiện nay việc nhập công nghệ kết hợp ba yếu tố làmua thiết bị, liên doanh và mua bản quyền

+ Các ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, tiền của và nhân lực, tậndụng được cơ hội, giảm được thời gian công nghệ hóa qua đó

sẽ nâng cao khả năng cạnh tranh trong hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

+ Các nhược điểm: Việc áp dụng công nghệ ngoại sinh sẽ gâytốn kém chi phí, không tận dụng được các nguồn lực địaphương, không có khả năng thu được những lợi nhuận từ việc

xuất khẩu công nghệ, về lâu dài sẽ dẫn đến bị phụ thuộc côngnghệ, việc phụ thuộc vào công nghệ ngoại sinh không phải làmột giải pháp phát triển bền vững.

Các mức độ chuyển giao công nghệ:

Để đánh giá chiều sâu của hoạt động chuyển giao công nghệgiữa bên giao và bên nhận, người ta chia làm 4 mức độ sâudần: Mức độ 1 - Trao đổi kiến thức; Mức độ 2 - Chìa khóatrao tay; Mức độ 3 - Trao sản phẩm và Mức độ 4 - Trao thịtrường

Mức độ 1- Trao đổi kiến thức: việc chuyển giao công nghệ

chỉ dừng lại ở việc truyền đạt kiến thức bằng cách đưa côngthức, bí quyết, hướng dẫn, tư vấn kỹ thuật… Đối với tronglĩnh vực CNTT có các dịch vụ tư vấn thiết kế, lập dự án, lập

kế hoạch, lập thiết kế thi công và tổng dự toán…

Mức độ 2 - Chìa khóa trao tay: Bên giao phải thực hiện các

công việc như: lắp đặt máy móc, hướng dẫn quy trình, hoàntất toàn bộ quá trình sản xuất Bên nhận chỉ việc tiếp nhậncông trình và đưa vào sản xuất Trong lĩnh vực CNTT mức độnày hay gặp trong việc đầu tư trang thiết bị phần cứng, phầnmềm hệ thống…

Mức độ 3 - Trao sản phẩm: Ở mức độ này bên giao không

chỉ có trách nhiệm giúp bên nhận hoàn tất việc lắp đặt toàn bộdây chuyền sản xuất mà còn giúp họ sản xuất thành công sảnphẩm sử dụng công nghệ được giao Mức độ 3 hay được sửdụng trong việc đầu tư phát triển phần mềm ứng dụng nội bộ,sau khi phát triển và đưa vào sử dụng thì bên bán phải hỗ trợ,tối ưu quy trình, tối ưu sản phẩm trong khoảng từ 1 đến 2năm Hay gặp trong trường hợp đào tạo chuyên sâu cho cán

bộ kỹ thuật chịu trách nhiệm quản trị hệ thống phức tạp saumột thời gian triển khai

Mức độ 4 - Trao thị trường: Được đánh giá là mức độ

chuyển giao công nghệ sâu nhất Ngoài trách nhiệm chuyểngiao công nghệ cho bên nhận, bên giao còn phải bàn giao mộtphần thị trường của mình, nơi họ đã xâm nhập thành công chobên nhận và hình thức này được thể hiện trong hình thức liêndoanh Đối với mức độ này đang là một xu hướng trongchuyển giao ứng dụng CNTT liên quan đến hệ thống dịch vụcông trong cơ quan nhà nước Các hệ thống này đòi hỏi sự amhiểu công nghệ của các công ty công nghệ kết hợp với trình

độ chuyên môn, quản lý của các cán bộ chuyên môn Hìnhthức đầu tư hợp tác Công - Tư cũng được đạt mức độ “Trao

thị trường

Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin chính là một loại công nghệ Thuật ngữ

“công nghệ thông tin” xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bàiviết xuất bản tại tạp chí Havard Business Review Hai tác giảcủa bài viết, Levitt và Whisler đã bình luận: “Công nghệ mớichưa thiết lập một tên riêng Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thôngtin” Theo thời gian CNTT đã có nhiều định nghĩa đưa ra, hoànthiện hơn

Theo wikipedia.org, công nghệ thông tin (tiếng Anh:Information Technology) là một nhánh kỹ thuật sử dụng máytính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử

lý, truyền tải và thu thập thông tin

Tại Việt Nam, Nghị quyết Chính phủ 49/CP ngày 04/08/1993

đã định nghĩa: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phươngpháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại -chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chứckhai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thôngtin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt độngcủa con người và xã hội”

Công nghệ thông tin là một ngành ứng dụng công nghệ vàoquản lý xã hội, xử lý thông tin Có thể hiểu CNTT là ngành sửdụng máy tính và các phương tiện truyền thông Hiện nay, cónhiều cách hiểu về CNTT.

Gần đây nhất, khái niệm CNTT được định nghĩa tại LuậtCông nghệ thông tin, số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006, nhưsau: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoahọc, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất,truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”.Đây có thể được coi là một khái niệm hoàn chỉnh về CNTT,

vì nó đã khái quát được toàn bộ nội dung, vai trò và ý nghĩacủa CNTT

Khái niệm về doanh nghiệp

Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giaodịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luậtnhằm mục đích kinh doanh (Hướng dẫn luật doanh nghiệp

2014).

Ứng dụng công nghệ thông tin

Là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh

vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạtđộng khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của cáchoạt động này (Điểm 5, Điều 4, Luật CNTT 2006).

An toàn thông tin 

Bao gồm các hoạt động áp dụng công nghệ đối với hệ thốngthông tin nhằm bảo vệ, khôi phục các hệ thống, các dịch vụ vàthông tin đối với nguy cơ do tự nhiên hoặc con người gây ra.Việc bảo vệ thông tin, tài sản và con người trong hệ thốngthông tin nhằm đảm bảo cho hệ thống vận hành chính xác antoàn và tin cậy An toàn thông tin bao gồm các nội dung vềbảo mật thông tin, an toàn dữ liệu, an toàn máy tính và antoàn mạng (Điểm 3, Điều 3, Nghị định 64/2007/NĐ-CP)

Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin

Là tập hợp thiết bị tính toán (Máy chủ, máy trạm), thiết bịngoại vi, thiết bị kết nối mạng, thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ,mạng diện rộng (Điểm 7, Điều 3, Nghị định 64/2007/NĐ-CP)

Văn bản điện tử

Là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu (Điểm

6, Điều 3, Nghị định 64/2007/NĐ-CP)

Một số khái niệm liên quan được định nghĩa tại Luật CNTT (Điều 4)

+ Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cungcấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ

sở hạ tầng thông tin

+ Thiết bị số là thiết bị điện tử, máy tính, viễn thông, truyềndẫn, thu phát sóng vô tuyến điện và thiết bị tích hợp khácđược sử dụng để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ

và trao đổi thông tin số

+ Vi rút máy tính là chương trình máy tính có khả năng lâylan, gây ra hoạt động không bình thường cho thiết bị số hoặcsao chép, sửa đổi, xóa bỏ thông tin lưu trữ trong thiết bị số.+ Trang thông tin điện tử (Website) là trang thông tin hoặc một tậphợp trang thông tin trên môi trường mạng phục vụ cho việc cungcấp, trao đổi thông tin

Vai trò và cơ sở ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp 

Vai trò ứng dụng công nghệ thông tin trong kinh tế xã hội

Từ những năm 50 của thế kỷ 20, các nhà kinh tế học đã pháthiện ra những hiện tượng mới trong nền kinh tế mà các lý

thuyết kinh tế cũ không thể giải thích được Nền kinh tế, thay

vì dựa trên việc sử dụng và phân phối các yếu tố vật chất nhưtrước, chuyển sang dựa ngày càng nhiều trên các yếu tố phivật chất là thông tin, tri thức và sự sáng tạo Năm 1969, lầnđầu tiên khái niệm nền kinh tế tri thức đã trợ thành xu hướngkhông thể phủ nhận Nền kinh tế tri thức là nền kinh tế củacấu trúc kinh tế mới, các quan hệ kinh tế mới phát sinh dựatrên đầu vào cốt lõi mới là thông tin, tri thức Nền kinh tế trithức tạo cơ hội cũng như thách thức đối với mọi quốc gia.Tại Việt Nam Năm 2000, hội thảo đầu tiên về kinh tế tri thức

tại Việt Nam có tên Kinh tế tri thức và những vấn đề đặt ra

cho Việt Nam được Ban Khoa giáo của Đảng, Bộ Khoa học

Công nghệ và Bộ Ngoại giao phối hợp tổ chức tại Hà Nội.Trong văn kiện Đại hội lần thứ 9 của Đảng Cộng sản ViệtNam năm 2001, lần đầu tiên thuật ngữ “kinh tế tri thức” xuấthiện Cuối năm 2000, Bộ Chính trị cũng chính thức ban hànhChỉ thị 58 (58-CT/TW) về đẩy mạnh phát triển và ứng dụngCNTT Từ thời điểm này, có thể nói kinh tế tri thức và CNTT

đã trở thành một phần trong chiến lược phát triển kinh tế xãhội của Việt Nam Việc Việt Nam tiếp cận kinh tế tri thức vàphát triển CNTT hoàn toàn phù hợp với vị thế của mình và

phù hợp với xu hướng chung của thế giới Chỉ thị 58 của Bộchính trị về CNTT chỉ rõ “CNTT là một trong các động lựcquan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành côngnghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, vǎnhoá, xã hội của thế giới hiện đại” “Ứng dụng và phát triểnCNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vậtchất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộcđổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinhtế…” Việc nhấn mạnh về ứng dụng CNTT trong Chỉ thị 58chứng tỏ quan điểm vĩ mô về CNTT khá rõ ràng: CNTT vượtqua khỏi giới hạn của một công nghệ và một ngành côngnghiệp và trở thành một bộ phận không tách rời của nền kinh

tế tri thức mà chúng ta hướng tới, mặc dù vị trí của CNTT vẫnchưa được nhấn mạnh đầy đủ Chỉ thị 58 cũng chỉ rõ phươnghướng để phát triển CNTT cho Việt Nam gồm bốn hướngđồng thời: Ứng dụng CNTT, Hạ tầng CNTT, Giáo dục đàotạo về CNTT và Công nghiệp CNTT

Vai trò ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của doanh nghiệpgóp phần nâng cao năng lực quản lý tối ưu hóa các nguồn lựccủa doanh nghiệp:

+ Tăng năng suất hiệu quả công việc của CBCNV: Ứng dụngCNTT sẽ giúp CBCNV rút ngắn thời gian giải quyết côngviệc, tăng số lượng công việc được giải quyết; sự phối hợptrong công việc dễ dàng nhanh và rộng hơn.

+ CNTT cũng giúp tạo ra môi trường hoạt động chuyênnghiệp, khoa học đầy năng động cho doanh nghiệp Các ứngdụng CNTT hiện nay đã giúp tự động thực hiện các quy trình,các luồng công việc một cách tự động, giúp đẩy nhanh tốc độ

xử lý công việc theo chuẩn Ngoài ra việc lưu trữ, sắp xếpthông tin, tài liệu dễ dàng và khi cần thiết có thể tra cứu nhanhchóng mọi nơi mọi lúc Tốc độ trao đổi, hỏi đáp thông tinnhanh hơn cũng đẩy mạnh tác phong của CBCNV đòi hỏiCBCNV phải năng động hơn

+ Việc ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp cũng giảm chiphí hoạt động trong văn phòng, giảm chi phí văn bản giấy, chiphí thư tín; bưu phẩm nhờ sử dụng hệ thống ứng dụng thưđiện tử Việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽgiảm chi phí hạ tầng phục vụ lưu trữ bản giấy CNTT cũnggiúp giảm các chi phí về hội họp, hội nghị, chi phí đi lại và ăn

ở thông qua các ứng dụng hội họp trực tuyến

+ Tự động hóa, thực hiện theo luồng công việc một cách tựđộng, sẽ giúp nâng cao năng suất lao động, sẽ giúp doanhnghiệp tiết kiệm chi phí thuê nhân công và lao động.

+ CNTT cũng áp dụng cho việc truyền thông, quảng báthương hiệu cho doanh nghiệp thông qua các cổng thông tinđiện tử; Các ứng dụng nâng cao tinh thần doanh nghiệp nhưchúc mừng sinh nhật tự động từ lãnh đạo đến từng người laođộng…

+ CNTT hiện nay cũng càng ngày càng có vai trò trong việctham mưu trợ giúp ra quyết định cho các cấp quản lý doanhnghiệp từ các hoạt động cơ bản như cung cấp, chia sẻ thôngtin, phân tích thông tin dưới góc độ đa chiều, đem lại tínhđúng đắn cao

+ Xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi: giúp cho CBCNV doanhnghiệp có thể xử lý công việc, cung cấp thông tin, giao dịchmọi lúc mọi nơi qua môi trường mạng khi có yêu cầu củaquản lý

+ Việc sống trong thời đại số, môi trường văn phòng số, trình

độ CBCNV không ngừng nâng cao, nhờ được đào tạo, bồidưỡng nhiều hơn CNTT cũng giúp cho CBCNV dễ dàng tìm

hiểu, nghiên cứu luồng tài liệu trên mạng và có môi trường tốthơn trong việc tự học CNTT cũng giúp cho một khóa đào tạo,bồi dưỡng được tổ chức cho nhiều người tham dự hơn thôngqua hình thức đào tạo trực tuyến.

Có thể nói trong thời đại thế giới số, thời đại khoa học côngnghệ thì những thuận lợi từ CNTT là sẽ rất nhiều và phát triểnliên tục vượt ngoài sức tưởng tượng của nhân loại Và CNTT

sẽ là một vũ khí chiến lược giúp cho doanh nghiệp phát triểntrong môi trường đầy biến động và cạnh tranh

Cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin

Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp chính làviệc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động củadoanh nghiệp nhằm tối ưu hóa hoạt đông kinh doanh củadoanh nghiệp Để hiểu rõ được ứng dụng công nghệ thông tintrong doanh nghiệp trước trước tiên chúng ta cần phải hiểuđược vai trò và cơ sở của ứng dụng công nghệ thông tin trongdoanh nghiệp:

Trong bối cảnh kinh doanh khốc liệt Để tồn tại và phát triểnmỗi doanh nghiệp cần sử dụng hiệu quả các tài nguyên củamình nhằm thu được lợi ích cao nhất Michael Porter đã đưa

ra Mô hình chuỗi giá trị, mô hình đã chỉ ra mối quan hệ giữacác hoạt động cho thấy cách thức tạo ra giá trị sản phẩm củamột doanh nghiệp Qua mô hình, có thể thấy rằng các hoạtđộng gián tiếp cũng tham gia vào quá trình tạo ra giá trị chosản phẩm bên cạnh các hoạt động trực tiếp Ngoài ra, mô hìnhcòn là cơ sở để cho nhà quản trị đánh giá, xem xét để đưa racác quyết định cần tác động như thế nào vào các hoạt động đểđạt hiệu quả.

Các hoạt động cơ sở bao gồm:

+ Tổ chức đầu vào: Hàng hóa được thu mua từ các nhà cungcấp và được sử dụng để sản xuất sản phẩm cuối cùng

+ Vận hành: nguyên liệu, hàng hóa được sản xuất thành sản phẩmcuối cùng

+ Tổ chức đầu ra: Khi sản phẩm đã được sản xuất sẵn hàng

được phân phối cho các trung tâm phân phối, bán buôn, bán lẻhay khách hàng.

+ Marketing và bán hàng: Tiếp thị phải đảm bảo rằng sảnphẩm hướng tới khách hàng mục tiêu Marketing hỗn hợpđược sử dụng để thiết lập một chiến lược hiệu quả, bất kỳ lợithế cạnh tranh được truyền đạt rõ ràng với các nhóm mục tiêuthông qua việc kết hợp quảng cáo, …

+ Dịch vụ: Sau khi sản phẩm, dịch vụ đã được bán những dịch

vụ hỗ trợ nào cho khách hàng được tổ chức ?

Các hoạt động hỗ trợ: Hoạt động hỗ trợ giúp các hoạt động

chủ yếu trong việc giúp đỡ các tổ chức đạt được lợi thế cạnhtranh Hoạt động hỗ trợ bao gồm:

+ Mua sắm: Bộ phận này phải bảo đảm nguồn nguyên liệucho doanh nghiệp và phải có được mức giá tốt nhất Tháchthức đối với mua sắm là để có được chất lượng tốt nhất có thể

có trên thị trường, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.+ Phát triển công nghệ: sử dụng công nghệ để có được một lợithế cạnh tranh là rất quan trọng trong môi trường theo địnhhướng của công nghệ hiện nay Công nghệ có thể được sử

dụng trong nhiều công việc, bao gồm cả trong các hoạt động

dụ hoạt động Marketing và bán hàng có thể tổ chức là một bộphận độc lập Tuy nhiên bộ phận này có mối liên hệ trực tiếpvới bộ phận dịch vụ và có mối liên hệ với các bộ phận khác.Mối quan hệ giữa các hoạt động cơ sở, hoạt động bổ trợ, vàgiữa các hoạt động được gọi là giao diện Như vậy có ba loạigiao diện, giao diện giữa hoạt động cơ sở và hoạt động hỗ trợ,giao diện giữa các hoạt động cơ sở, giao diện với khách hàng

và nhà cung ứng Với sự phát triển của CNTT hiện nay, tất cảcác hoạt động đều có thể ứng dụng CNTT: Hoàn thiện nhữnghoạt động cụ thể, hoàn thiện kết nối (giao diện) giữa các hoạtđộng hoàn thiện kết nối ngoài công ty Các nhà cung cấp dịch

vụ phần mềm thường phân loại ứng dụng theo cách sau: 

+ Nhóm ứng dụng quản lý đầu vào: bao bồm các phần mềm

như Hệ thống Quản lý cung ứng vật tư (SCM - Supply ChainManagement); Hệ thống Quản lý mua hàng, nguyên vật liệuđầu vào…

+ Nhóm ứng dụng quản lý đầu ra: Quản lý bán hàng (POS - Point

Of Sales);

+ Nhóm ứng dụng quản lý hoạt động doanh nghiệp: Hệ thốngquản lý hành chính văn phòng (OAM - Office AdministratorManagement) ; Hệ thống quản lý nhân sự (HRM - HumanResource Management); Hệ thống quản lý kho (ICS -Inventory Control System)…

+ Nhóm ứng dụng tổng thể: Quản lý nguồn lực doanh nghiệp(ERP - Enterprise Resource Planning), Quản lý dây chuyềncung ứng (SCM – Supply Chain Management), Quản trị quan

hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management)

…

+ Nhóm ứng dụng trong sản xuất:

Ứng dụng CNTT trong thiết kế cơ khí - Computer AidedDesign (CAD): tạo ra và xử lý các mẫu thiết kế trên máy vitính với sự trợ giúp của các phần mềm Một số phần mềm như

Auto Cad, Solidworks, Catia…

Ứng dụng CNTT trong tính toán và phân tích tối ưu Computer Aided Engineering (CAE): Việc tính toán sau quátrình thiết kế giúp nhà thiết kế tìm kiếm thiết kế tối ưu bằngviệc thay đổi các thông số kết cấu của sản phẩm hoặc thay đổichế độ tải trọng trong quá trình làm việc Các phần mềm tínhtoán và phân tích tối ưu phổ biến trên thế giới là Catia vàANSYS

-Ứng dụng CNTT trong quá trình sản xuất cơ khí – ComputerAided Manufacturing (CAM): Sản xuất là việc thực tiễn hóa

và cũng là mục đích của quá trình thiết kế dây truyền và nhàmáy sản xuất Một số phần mềm ứng dụng chủ yếu trong quátrình sản xuất cơ khí là Catia và MasterCAM

Tùy theo khả năng, điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà cóthể ứng dụng CNTT theo các mức độ khác nhau

- Mô hình ứng dụng CNTT trong chuỗi giá trị Michael

Porter

Đến nay, CNTT không thể thiếu trong các hoạt động củadoanh nghiệp, nó xâm hầu hết vào các lĩnh vực kinh doanh,khu vực nông nghiệp, vùng sâu vùng xa cũng đã có nhiềudoanh nghiệp ứng dụng CNTT Các doanh nghiệp đã ứngdụng trong tự động hóa sản xuất và sản xuất linh hoạt, một sốdoanh nghiệp đã ứng dụng hệ thống thông tin quản trị hỗ trợ

ra quyết định, các ứng dụng đem đến ngày càng nhiều lợi thếcạnh tranh cho tổ chức Một cách khái quát, CNTT có thể tạolợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp theo các cách sau:

+ Phát triển sản phẩm: đưa ra các sản phẩm hay dịch vụ mới trênthị trường Các công nghệ chẳng hạn tự động hóa sản xuất dẫn

đến cải tiến về gói sản phẩm hay dịch vụ, các dịch vụ mới điểnhình là các dịch vụ gia tăng của ngành viễn thông.

+ Phát triển thị trường: vươn tới thị trường mới với các sảnphẩm hay dịch vụ hiện tại Với việc sử dụng các ứng dụngnhư Marketing online, có thể vươn tới các thị trường mớithông qua các kênh phân phối mới

+ Đa dạng hóa: đưa ra các sản phẩm hay dịch vụ mới trên cácthị trường mới Thông qua việc ứng dụng CNTT và thêm vàocho các sản phẩm hay dịch vụ hiện có một dịch vụ mới có thểtạo ra cho các khách hàng hiện tại Dịch vụ này cũng có thểtạo ra hấp dẫn để doanh nghiệp có thể thâm nhập vào thịtrường hoàn toàn mới

Tổng quan các bước cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Thực tế hầu hết các doanh nghiệp đều đã sử dụng máy tính vàocác mục đích khác nhau, nhưng nhiều doanh nghiệp quan niệmmáy tính chỉ là công cụ soạn thảo văn bản, do vậy doanh nghiệpvẫn coi việc mua sắm trang thiết bị CNTT như mua sắm vănphòng phẩm Chỉ có một số doanh nghiệp đã xác định đúng vaitrò của CNTT và thực hiện chính sách đầu tư vào công nghệ

thông tin là khoản đầu tư chính thống theo kế hoạch Theo điềutra, ở nhiều doanh nghiệp máy tính chỉ được sử dụng thực hiệncác công tác văn phòng và hầu như chưa triển khai được các giảipháp công nghệ thông tin để phục vụ trực tiếp quá trình kinhdoanh như quản lý sản xuất, bán hàng, phục vụ quản lý…

Việc mua sắm phần cứng, phần mềm cũng là vấn đề lớn đối vớidoanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp dễ dàng quyết định mua phầncứng, nhưng lại rất khó khăn khi mua phần mềm Nếu chỉ đầu tưvào phần cứng thì không thể khai thác hiệu quả được, nếu chỉquan tâm đến phần mềm thì khả năng hoạt động của hệ thốngcũng bị hạn chế hoặc không hoạt động được Như vậy khi đầu tưvào CNTT doanh nghiệp cần xác định đầu tư đúng hướng, đúng

cơ cấu, tỷ lệ phần cứng và phần mềm phù hợp với yêu cầu củagiải pháp công nghệ

Như vậy việc triển khai ứng dụng CNTT cho các doanhnghiệp đòi hỏi nhiều công sức của cả doanh nghiệp Doanhnghiệp cần huy động các nguồn lực về tài chính, con người,…nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng thành công Cónhiều yếu tố chủ quan lẫn khách quan, nhưng đơn giản cũng

có thể là giải pháp ứng dụng ngay từ đầu đã không được chọnđúng hướng đầu tư, phù hợp với quy mô, quy trình hoạt động

của doanh nghiệp Cũng có thể doanh nghiệp đã không thểhiện được quyết tâm thực hiện đến cùng Để thực hiện thànhcông quá trình ứng dụng CNTT tùy thuộc vào loại hình doanhnghiệp, tùy thuộc tính chất hoạt động, tùy thuộc vào mục tiêu

và nguồn lực của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể lựachọn định hướng ứng dụng CNTT phù hợp

Để thực hiện thành công ứng dụng công nghệ thông tin trongquản lý tại doanh nghiệp thiết thực cần thưc hiện bốn bước:

Bước 1: Thay đổi tư duy, xây dựng lộ trình ứng dụng CNTT

Một số doanh nghiệp chưa ứng dụng hoặc ứng dụng CNTTchưa thành công chính là việc họ chưa thay đổi về tư duy,chưa xây dựng một lộ trình ứng dụng phù hợp cho doanhnghiệp Việc xây dựng lộ trình ứng dụng CNTT phải bắt đầu

từ các cấp cao nhất của lãnh đạo, bởi lẽ chính họ là nhữngngười quyết định có hay không, hoặc áp dụng ở mức độ nàoquá trình này vào doanh nghiệp Lộ trình ứng dụng này phảiphù hợp với lộ trình phát triển của doanh nghiệp đó, nó phảiđược xây dựng đồng bộ ở tất cả các cấp và phải được đầu tư,chuẩn bị đầy đủ nguồn lực cần thiết Xây dựng lộ trình ứng

dụng CNTT bao gồm hệ thống phần cứng, hạ tầng mạng, cácphần mềm quản lý và các ứng dụng trong tương lai…

Bước 2: Xây dựng chiến lược, xác định mục tiêu

Để ứng dụng thành công, trước hết doanh nghiệp phải đánhgiá lại hệ thống quản trị và chiến lược kinh doanh của mình.Dựa trên mô hình “Ứng dụng công nghệ thông tin trong chuỗigiá trịˮ, kết hợp với mục tiêu kinh doanh, các doanh nghiệp

có thể đưa ra mục tiêu cho việc đầu tư CNTT Lãnh đạodoanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi ví dụ doanh nghiệp đangđược vận hành như thế nào ? Có những vấn đề phục vụ kinhdoanh nào cần được giải quyết ? Nên ứng dụng CNTT vàocác hoạt động nào ? Việc xác định mục tiêu đúng đắn là điềuquan trọng, bao gồm mục tiêu trong ngắn hạn, mục tiêu dàihạn, xác định phạm vi triển khai CNTT đến toàn bộ tổ chức.Phụ trách thực hiện công việc này là đại diện lãnh đạo doanhnghiệp và bộ phận phát triển, với công ty có quy mô lớn hoặcphức tạp cần kết hợp với các công ty tư vấn về CNTT

Bước 3: Đánh giá và lựa chọn giải pháp

Sau khi đã xác định được mục tiêu, doanh nghiệp tiến hànhbước tiếp theo: chọn lựa giải pháp CNTT Đối với mỗi doanh