Liên hệ ứng dụng phần mềm ERP tại Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động

Liên hệ ứng dụng phần mềm ERP tại Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp có cách tổ chức nhân sự theo phòng ban, mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình và gần như độc lập đối với các phòng ban khác. Việc chuyển thông tin trong nội bộ doanh nghiệp được thực hiện một cách thủ công, năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Vấn đề đặt ra cần có một hệ thống quản lý có thể thực hiện xử lý tất cả các quy trình để giúp doanh nghiệp có khả năng tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực của mình. Hoạch định các nguồn lực một cách hiệu quả để nhắm đến mục tiêu giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh là một vấn đề mà mọi doanh nghiệp luôn phải đối mặt, nhất là trong thời kỳ hội nhập hiện nay. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xem như một giải pháp quản lý dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin, được ra đời trên cơ sở các yêu cầu bức thiết của doanh nghiệp trong việc đảm bảo các nguồn lực có sẵn (nhân lực, vật lực, tài lực) với số lượng đủ khi cần thông qua việc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch, mang lại hiệu quả rất lớn cho các doanh nghiệp và nhu cầu triển khai hệ thống ERP (đặc biệt là các giải pháp ERP của các hãng phần mềm nước ngoài như SAP, Oracle, Microsoft,…) tại các doanh nghiệp ngày càng gia tăng. Trên thực tế, ERP đã được áp dụng sâu rộng trong hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn hàng đầu thế giới bởi lẽ giải pháp phần mềm này mang đến sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, các biện pháp chuyên môn nghiệp vụ cũng như giúp doanh nghiệp khai thác triệt để nguồn nhân lực của mình nhằm thúc đẩy tăng trưởng nhanh và bền vững. Vậy cụ thể ERP là gì? Nó có vai trò như thế nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh? Và việc ứng dụng ERP đã được tiến hành ra sao tại Việt Nam? Để trả lời cho câu hỏi này thì nhóm 4 chúng em xin làm đề tài thảo luận về “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)” dưới đây. Phần Một : Cơ sở lý thuyết I. Giới thiệu về ERP : 1.1 ERP là gì? Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning lập kế hoạch nguồn lực, quản trị tổng thể doanh nghiệp) chuẩn hóa, sắp xếp hợp lý và tích hợp các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp xuyên các mảng tài chính, nguồn nhân lực, mua sắm, phân phối và các phòng ban khác. Thông thường phần mềm hoạt động trên một nền tảng tích hợp sử dụng các dữ liệu chung hoạt động trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Năm 1990, Gartner đã đưa ra thuật ngữ ERP để mô tả sự phát triển của hệ thống lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) và lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) khi chúng mở rộng ra ngoài sản xuất vào các bộ phận khác của doanh nghiệp, thường là tài chính và nhân sự. Hệ thống ERP phát triển nhanh chóng trong những năm 1990 liên quan Y2K và sự ra đời của đồng Euro. Hầu hết các doanh nghiệp đều xem Y2K và Euro là chi phí kinh doanh và ERP là một cách hiệu quả về chi phí để thay thế các hệ thống cũ bằng gói tiêu chuẩn hóa và đồng thời giải quyết các vấn đề trên. Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này. R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta phải: Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty. Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng. Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất. Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty. Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty. P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuấtkinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo. Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. 1.2 Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vàora (importexport) ravào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu DrillDown… Mua một giải pháp ERP, chúng ta nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một là “Ý tưởng quản trị”, hai là “Chương trình phần mềm” và ba là “Phương tiện kết nối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài. 1.3 Các tính năng chính của hệ thống ERP là gì? Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống ERP rất khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm ERP đều có các đặc điểm sau: • Tích hợp toàn doanh nghiệp. Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp từ đầu đến cuối trong các phòng ban và đơn vị kinh doanh. Ví dụ: khi có đơn hàng mới sẽ tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn số lượng tồn kho khả dụng của sản phẩm và cập nhật lịch giao hàng. Khi đơn đặt hàng được gửi, hóa đơn sẽ được gửi. • Các hoạt động theo thời gian thực (hoặc gần như theo thời gian thực). Vì các quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây sau khi nhận đơn đặt hàng, các vấn đề nếu có xảy ra sẽ được xác định nhanh chóng, giúp người bán có thêm thời gian để khắc phục tình huống. • Một cơ sở dữ liệu chung. Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của ERP. Nó cho phép dữ liệu được nhập một lần với mọi bộ phận cùng sử dụng. Từng phòng ban phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa. • Giao diện và cảm nhận nhất quán. Các nhà cung cấp ERP sớm nhận ra rằng phần mềm với giao diện người dùng nhất quán giảm chi phí đào tạo và trông chuyên nghiệp hơn. 1.4 Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào? Hệ thống ERP thường được phân loại theo lớp (tier) dựa trên quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp mà hệ thống ERP đó hướng tới. Các lớp điển hình bao gồm: • Các ERP lớp I hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu và xử lý tất cả các vấn đề quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán v.v... Có 45 hệ thống ERP lớp I. • Các ERP lớp II hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc gia nhưng thiếu tầm với toàn cầu. Khách hàng lớp II có thể là các đơn vị độc lập hoặc đơn vị kinh doanh của các doanh nghiệp toàn cầu lớn. Hầu hết các hệ thống ERP này đều có quốc tế hóa nhưng thiếu độ rộng của Lớp I. Tùy thuộc vào cách các nhà cung cấp được phân loại có 25 đến 45 nhà cung cấp trong lớp này. • Các ERP lớp III hỗ trợ các doanh nghiệp quy mô vừa. Hầu hết xử lý một số ngôn ngữ và tiền tệ nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất. Tùy thuộc vào cách ERP được phân loại, có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này. • Các ERP lớp IV được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống ERP được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào kế toán và không được coi là một ERP đầy đủ. 1.5 Tại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA HTTT KINH TẾ & TMĐT

BỘ MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÀI THẢO LUẬN

Đề tài: Tìm hiểu về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(ERP)

Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đàm Gia Mạnh

Nhóm: 4 Lớp HP: 1962eCIT0311

Mục lục

Lời mở đầu 3

I Giới thiệu về ERP : 4

1.1 ERP là gì? 4

1.2 Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP 5

1.3 Các tính năng chính của hệ thống ERP là gì? 6

1.4 Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào? 7

1.5 Tại sao doanh nghiệp nên triển khai hệ thống ERP? 7

1.6 Những lợi ích của hệ thống ERP là gì? 8

II Cơ cấu, cách thức hoạt động của ERP và quy trình triển khai: 9

2.1 Cơ cấu, cách thức hoạt động của ERP 9

2.1.1 Một số lợi ích khi triển khai ERP trong doanh nghiệp 10

2.1.2 Một số hạn chế của phần mềm ERP 12

2.1.3 Mô hình quản lý bằng ERP trong doanh nghiệp 13

2.2 Quy trình triển khai ERP 15

2.2.1 Đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh 15

2.2.2 Đào tạo cho các cán bộ cấp cao 15

2.2.3 Tổ chức dự án 16

2.2.4 Đào tạo cho các cán bộ nghiệp vụ và các cán bộ quản lý 1616

2.2.5 Chạy thử 1716

III ERP được ứng dụng ở Việt Nam như thế nào: 18

3.1 Ứng dụng ERP ở Việt Nam 18

3.2 Ứng dụng phần mềm ERP tại Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động: 20

Kết luận 23

Lời mở đầu

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp có cách tổ chức nhân sự theo phòng ban, mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình và gần như độc lập đối với các phòng ban khác Việc chuyển thông tin trong nội bộ doanh nghiệp được thực hiện một cách thủ công, năng suất thấp và không có tính kiểm soát Vấn đề đặt ra cần có một hệ thống quản lý có thể thực hiện xử lý tất cả các quy trình để giúp doanh nghiệp có khả năng tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực của mình

Hoạch định các nguồn lực một cách hiệu quả để nhắm đến mục tiêu giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh là một vấn đề mà mọi doanh nghiệp luôn phải đối mặt, nhất là trong thời kỳ hội nhập hiện nay Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xemnhư một giải pháp quản lý dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin, được ra đời trên cơ sở các yêu cầu bức thiết của doanh nghiệp trong việc đảm bảo các nguồn lực có sẵn (nhân lực, vật lực, tài lực) với số lượng đủ khi cần thông qua việc sử dụng các công

cụ hoạch định và lên kế hoạch, mang lại hiệu quả rất lớn cho các doanh nghiệp và nhu cầu triển khai hệ thống ERP (đặc biệt là các giải pháp ERP của các hãng phần mềm nước ngoài như SAP, Oracle, Microsoft,…) tại các doanh nghiệp ngày càng gia tăng Trên thực

tế, ERP đã được áp dụng sâu rộng trong hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn hàng đầu thế giới bởi lẽ giải pháp phần mềm này mang đến sự liên kết chặt chẽ giữacác phòng ban, các biện pháp chuyên môn nghiệp vụ cũng như giúp doanh nghiệp khai thác triệt để nguồn nhân lực của mình nhằm thúc đẩy tăng trưởng nhanh và bền vững

Vậy cụ thể ERP là gì? Nó có vai trò như thế nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh? Và việc ứng dụng ERP đã được tiến hành ra sao tại Việt Nam? Để trả lời cho câu hỏi này thì nhóm 4 chúng em xin làm đề tài thảo luận về “Hệ thống hoạch định nguồn lựcdoanh nghiệp (ERP)” dưới đây

Năm 1990, Gartner đã đưa ra thuật ngữ ERP để mô tả sự phát triển của hệ thống lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) và lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) khi chúng

mở rộng ra ngoài sản xuất vào các bộ phận khác của doanh nghiệp, thường là tài chính vànhân sự

- Hệ thống ERP phát triển nhanh chóng trong những năm 1990 liên quan Y2K và

sự ra đời của đồng Euro Hầu hết các doanh nghiệp đều xem Y2K và Euro là chi phí kinh doanh và ERP là một cách hiệu quả về chi phí để thay thế các hệ thống cũ bằng gói tiêu chuẩn hóa và đồng thời giải quyết các vấn đề trên

Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này

R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm

cả tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên Cụ thể là chúng ta phải:

- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty

- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng

- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

- Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty

- Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty

P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?

- Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trìnhđiều hành sản xuất/kinh doanh của công ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn

- Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo

- Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh

nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan

hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch

1.2 Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP

Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triểntheo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình

- ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau

và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau Phần mềm ERP rất linh động trong việccài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp

Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…

Mua một giải pháp ERP, chúng ta nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một là “Ý tưởng quản trị”, hai là “Chương trình phần mềm” và ba là “Phương tiện kết nối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài Trên thế giới, hiện

có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài

1.3 Các tính năng chính của hệ thống ERP là gì?

Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống ERP rất khác nhau Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm ERP đều có các đặc điểm sau:

 Tích hợp toàn doanh nghiệp Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp từ đầu đến

cuối trong các phòng ban và đơn vị kinh doanh Ví dụ: khi có đơn hàng mới sẽ tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn số lượng tồn kho khả dụng của sản phẩm

và cập nhật lịch giao hàng Khi đơn đặt hàng được gửi, hóa đơn sẽ được gửi

 Các hoạt động theo thời gian thực (hoặc gần như theo thời gian thực) Vì các

quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây sau khi nhận đơn đặt hàng, các vấn đề nếu có xảy ra sẽ được xác định nhanh chóng, giúp người bán có thêm thời gian để khắc phục tình huống

 Một cơ sở dữ liệu chung Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban

đầu của ERP Nó cho phép dữ liệu được nhập một lần với mọi bộ phận cùng sử dụng Từng phòng ban phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa

 Giao diện và cảm nhận nhất quán Các nhà cung cấp ERP sớm nhận ra rằng

phần mềm với giao diện người dùng nhất quán giảm chi phí đào tạo và trông chuyên nghiệp hơn

1.4 Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào?

Hệ thống ERP thường được phân loại theo lớp (tier) dựa trên quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp mà hệ thống ERP đó hướng tới Các lớp điển hình bao gồm:

 Các ERP lớp I hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu và xử lý tất cả các vấn đề

quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán v.v Có 4-5 hệ thống ERP lớp I

 Các ERP lớp II hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc gia

nhưng thiếu tầm với toàn cầu Khách hàng lớp II có thể là các đơn vị độc lập hoặc đơn vị kinh doanh của các doanh nghiệp toàn cầu lớn Hầu hết các hệ thống ERP này đều có quốc tế hóa nhưng thiếu độ rộng của Lớp I Tùy thuộc vào cách các nhà cung cấp được phân loại có 25 đến 45 nhà cung cấp trong lớp này

 Các ERP lớp III hỗ trợ các doanh nghiệp quy mô vừa Hầu hết xử lý một số ngôn

ngữ và tiền tệ nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất Tùy thuộc vào cách ERP được phân loại, có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này

 Các ERP lớp IV được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ Hệ thống ERP được

thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào kế toán và không được coi

là một ERP đầy đủ

1.5 Tại sao doanh nghiệp nên triển khai hệ thống ERP?

ERP cải thiện hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp bằng cách:

 Tích hợp thông tin tài chính Nếu không có một hệ thống tích hợp, từng phòng

ban, chẳng hạn như tài chính, bán hàng v.v cần phải dựa vào các hệ thống riêng biệt, mỗi hệ thống có thể sẽ có số doanh thu và chi phí khác nhau Nhân viên ở tất

cả các cấp sẽ lãng phí thời gian đối chiếu số liệu thay vì thảo luận về cách cải thiệndoanh nghiệp

 Tích hợp các đơn hàng Một hệ thống ERP điều phối việc nhận đơn hàng, sản

xuất, kho hàng, kế toán và phân phối Điều này đơn giản hơn và ít bị lỗi hơn với một hệ thống hơn là một loạt các hệ thống riêng biệt cho mỗi bước trong tiến trình thực hiện đơn hàng

 Giúp thấu hiểu khách hàng Hầu hết các ERP với công cụ CRM theo dõi tất cả

các tương tác của khách hàng Ghép nối các tương tác này với thông tin về đơn đặthàng, giao hàng, trả lại hàng, yêu cầu dịch vụ v.v giúp thấu hiểu về hành vi và nhu cầu của khách hàng

 Chuẩn hóa việc mua sắm Khi thiếu một hệ thống mua sắm tích hợp, việc phân

tích và theo dõi mua hàng trên toàn doanh nghiệp là một thách thức Các doanh nghiệp lớn thường thấy rằng các đơn vị kinh doanh khác nhau mua cùng một sản

phẩm nhưng không nhận được lợi ích của giảm giá theo khối lượng Các công cụ mua sắm trong ERP trang bị mua theo nhóm giúp đàm phán với nhà cung cấp bằng cách xác định các nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ thường được sử dụng trong toàn doanh nghiệp.

 Tiêu chuẩn hóa và tăng tốc sản xuất Các công ty sản xuất, đặc biệt là những

công ty hay sát nhập và mua lại, thường thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh tạo ra các vật dụng tương tự bằng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau Hệ thống ERP có thể tiêu chuẩn hóa và tự động hoá quy trình sản xuất và hỗ trợ Tiêu chuẩn hóa này giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm số lượng kiểm kê

 Chuẩn hóa thông tin nhân sự Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh

nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh, thiếu một cách đơn giản để giao tiếp với nhân viên về lợi ích hoặc theo dõi số giờ và chi phí của nhân viên Hệ thống ERP, với cổng tự phục vụ, cho phép nhân viên duy trì thông tin cá nhân của riêng mình, đồng thời tạo điều kiện cho báo cáo thời gian, theo dõi chi phí, yêu cầu nghỉ, lên lịch, đào tạo v.v Bằng cách tích hợp thông tin, chẳng hạn như bằng cấp, chứng chỉ và kinh nghiệm công việc, vào một kho lưu trữ nhân sự, các cá nhân với các năng lực cụ thể có thể dễ dàng sắp xếp hơn cho phù hợp với các nhiệm vụ tiềm năng

1.6 Những lợi ích của hệ thống ERP là gì?

ERP cải thiện hiệu quả kinh doanh theo nhiều cách Đặc biệt:

- Hiệu suất nội bộ Vận hành đúng hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp giảm

thời gian cần thiết để hoàn thành hầu như mọi quy trình kinh doanh

- Quyết định tốt hơn ERP thúc đẩy hợp tác thông qua dữ liệu được chia sẻ Dữ

liệu được chia sẻ giúp loại bỏ thời gian lãng phí tranh cãi về dữ liệu đúng sai và cho phép các phòng ban dành thời gian phân tích dữ liệu, rút ra kết luận và ra quyết định tốt hơn Ra quyết định hiệu quả nhất cân bằng giữa tập trung với một

số quyền tự trị địa phương Chỉ huy và kiểm soát tập trung hiếm khi đáp ứng nhu cầu địa phương trong khi quyền tự chủ hoàn toàn ngăn cản sự phối hợp toàn doanhnghiệp Dữ liệu được chia sẻ và quy trình kinh doanh chung cho phép các quyết định được đưa ra trong giới hạn cho phép của trụ sở chính bởi các cá nhân gần, sátsao với tình huống trên thực tế

- Tăng sự linh hoạt Tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa dẫn đến ít cấu trúc cứng nhắc

hơn Điều này tạo ra một doanh nghiệp linh hoạt hơn có thể thích nghi nhanh chóng đồng thời tăng khả năng hợp tác

- Bảo mật nâng cao Một cơ sở dữ liệu tập trung sẽ dễ dàng để bảo mật hơn so với

dữ liệu nằm rải rác trên hàng loạt các máy chủ ở các điểm khác nhau

II Cơ cấu, cách thức hoạt động của ERP và quy trình triển khai:

2.1 Cơ cấu, cách thức hoạt động của ERP

Các phân hệ chính trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp:

- Phân hệ quản lý nguồn lực (tài nguyên) tài chính (Financial ResourceManagement)

- Phân hệ quản lý nguồn lực nhân lực (Human Resource Management)

- Phân hệ quản lý mối quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management)

- Phân hệ quản lý nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning)

- Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management)

Một số phần mềm ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cốđịnh với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,

…

2.1.1 Một số lợi ích khi triển khai ERP trong doanh nghiệp

Tất cả quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP, nên doanh nghiệp có một cơ sở

dữ liệu tập trung duy nhất Đó là tiền đề đầu tiên cho việc “data mining” - phân tích các dữliệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp đưa ra quyết định kinh doanh

- ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính, giảm chi phí tổng sở hữu

Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhaunên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quanđến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi - một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả cácphòng ban, cơ sở Phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt nhữngsai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuấtnhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất Chẳng hạn,nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ côngdẫn đến tính toán sai và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và côngnhân Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệuquả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm

- ERP giúp tích hợp thông tin đặt hàng, cải thiện quan hệ khách hàng:

Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng chokhách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty

bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

- Giảm lượng hàng tồn kho:

Chức năng quản lý kho hàng trong phần mềm ERP giúp các công ty, doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà nó sẽ giảm nhu cầu vốn lưu động và tăng hiệu quả kinh doanh hơn

- ERP giúp tăng năng suất:

Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu Nhà quản lý chỉ cần

ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làmviệc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó

đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu

Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhânviên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, nhà quản lý không phải mất nhiều thờigian cho công đoạn này Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữacác người dùng thuộc cùng một hệ thống Đó là việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái

cá nhân giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ

- ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc, cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuấtkinh doanh

Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu giống nhưmột mạng lưới phức tạp Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có xácđịnh được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không, và trong quá trình chuyển giao đó cógặp phải chướng ngại vật gì Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhânviên xác định không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử Hay trong việc vậnchuyển hàng hoá từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệthống ERP sẽ tới được tay người thủ kho rất nhanh chóng Bằng cách giải quyết các “nút

cổ chai” và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng côngviệc trong doanh nghiệp

Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàngtồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầuvốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh

- ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộphận làm việc khác nhau Những sai lầm như vậy ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm

việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, hơnnữa còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.

Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữnguyên vẹn trên hệ thống Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới

dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy “tam sao thất bản”

2.1.2 Một số hạn chế của phần mềm ERP

Tuy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng có rất nhiều ý kiến chorằng giải pháp ERP đã lỗi thời trong kỷ nguyên 4.0 - khi công nghệ đang cải tiến liên tục

và hướng tới sự nhỏ gọn, chuyên biệt hoá từng bộ phận

+ ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanhnghiệp

ERP không cho phép tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khácnhau của doanh nghiệp mà cố định trong một gói tổng hợp với chi phí rất lớn Tuy nhiên,

đa số doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong đó, khiến cho việcmua cả gói ERP mà không dùng hết bị lãng phí nghiêm trọng Chưa kể tới những ứngdụng thừa không thể xoá đi mà vẫn tồn tại cồng kềnh ở đó

+ Lại có một số doanh nghiệp cần dùng thêm các phần mềm đặc thù khác để đảmbảo hoạt động trơn tru Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để ERP tích hợp tốt với các giảipháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc Tất nhiên, việcnày không hề dễ dàng, vì ERP gần như được lập trình cố định

+ ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức

Việc triển khai một giải pháp công nghệ phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ làm việccủa bên cung cấp phần mềm và tốc độ làm quen với phương thức làm việc mới của doanhnghiệp Đáng tiếc là với ERP, cả hai yếu tố này đều tiêu tốn nhiều thời gian và công sức

Trước hết là việc tích hợp đầy đủ hệ thống cồng kềnh của ERP vào doanh nghiệp.Công đoạn này yêu cầu phải trang bị máy chủ trung tâm dữ liệu và cơ sở hạ tầng mạng tớitất cả “ngõ ngách” nhỏ nhất của doanh nghiệp Vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôiphục dữ liệu cũng phải tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo ổn định vận hành cho toàn hệthống Về việc nhân viên trong doanh nghiệp sẽ sử dụng ERP như thế nào, có nhiều ý kiến

trái chiều, trong đó nổi bật lên là sự lo ngại về việc phải ngay lập tức thay đổi cách vậnhành của cả một bộ máy doanh nghiệp.

+ ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh

Việc đơn giản hoá dòng dữ liệu trên một hệ thống duy nhất sẽ rất thuận lợi khi ERPhoạt động trơn tru Tuy nhiên, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một côngđoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau Cũngphải hiểu rằng việc triển khai ERP không chỉ ảnh hưởng đến một phần nhất định củadoanh nghiệp mà là tất cả các bộ phận, hoạt động Nhà quản trị doanh nghiệp không đượcphép liều mình với ERP, bởi cái giá phải trả nếu giải pháp này là quá lớn, doanh nghiệp bị

“chết” trong suốt quãng thời gian dài

+ ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi

Các nhà cung cấp giải pháp ERP phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với các nhucầu, quy trình và mục tiêu rất khác nhau Kết quả là, hầu hết các giải pháp ERP đều chỉ cóthế mạnh trong một lĩnh vực - như tài chính - và yếu hơn nhiều ở những phân hệ khác.Một vấn đề nữa là doanh nghiệp luôn mong muốn được cải tiến công nghệ để thức thờihơn trong kỷ nguyên 4.0 Giải pháp ERP gặp phải bất lợi lúc này, khi mà nếu muốn thayđổi dù chỉ một tính năng, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và đưa cả hệ thốngERP cồng kềnh ra để lập trình lại

Như vậy, về cấu trúc phần mềm, ERP bị cồng kềnh và cứng nhắc so với đa sốdoanh nghiệp Lại thêm mức chi phí sử dụng đắt đỏ, doanh nghiệp cần thực sự thận trọngkhi quyết định sử dụng ERP hay không

2.1.3 Mô hình quản lý bằng ERP trong doanh nghiệp

- Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên Cụ thể là:

+ Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ chodoanh nghiệp

+ Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng

+ Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.

+ Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác, kịpthời

Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua một thời kỳ ‘lộtxác’, thay đổi văn hóa kinh doanh cả trong và ngoài doanh nghiệp, đòi hỏi cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn Đây là giai đoạn ‘chuẩn hóa dữ liệu’ Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP

- Các doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng giải pháp phần mềm ERP khi nhìn nhậnchính xác mình đã ở một trong 3 tình huống sau:

 Doanh nghiệp thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình nhập / xuất và chuyển dữliệu, ví dụ như chênh lệch số lượng hàng hoá tồn kho, nhầm lẫn giao hàng chokhác, chồng chéo thông tin hoá đơn,… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trungthành than phiền về chất lượng sản phẩm / dịch vụ

 Doanh nghiệp bắt đầu tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh, có dựđịnh mở rộng quy mô và muốn phòng tránh rủi ro phát sinh

 Doanh nghiệp hiện đang phải làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quảkém; muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể

Doanh nghiệp phải có sẵn nguồn kinh phí lớn, nhằm phục vụ triển khai phần mềm và vẫnduy trì trả lương cho công nhân viên đều đặn Một tiêu chí nữa doanh nghiệp cần đáp ứng

là sự đồng lòng ủng hộ của nhân viên và có một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

2.2 Quy trình triển khai ERP

2.2.1 Đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh

Thực hiện đánh giá hiện trạng về tình hình quản trị sản xuất kinh doanh của công ty, tìm hiểu được các khó khăn, cản trở… cũng như các cơ hội, các yêu cầu, thách thức để tiến hành triển khai hệ thống ERP

2.2.2 Đào tạo cho các cán bộ cấp cao

Những người tham gia đào tạo bao gồm: giám đốc công ty, các phó giám đốc, các phó phòng, trưởng phòng của các phòng ban

Nội dung đào tạo bao gồm:

- ERP là gì?

- Phần mềm ERP là gì?

- Tại sao cần đầu tư hệ thống ERP?

- Các danh mục đầu tư gồm những gì?

- Lợi ích mang lại từ việc đầu tư cho ERP?

- Triển khai ứng dụng ERP như thế nào?

- Sử dụng ERP như thế nào cho hợp lý với các hoạt động tác nghiệp hàng ngày?

2.2.3 Tổ chức dự án

Tổ chức của dự án ERP gồm có các thành phần sau:

- Ban chỉ đạo dự án là ban giám đốc Vì hệ thống ERP ảnh hưởng đến mọi hoạt động của doanh nghiệp nên lãnh đạo dự án phải là người vừa có quyền hành và có khả năng lên kế hoạch triển khai ERP nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty, lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp mình

Công việc của ban chỉ đạo dự án: Một điều đặc biệt phải lưu ý là ban chỉ

đạo phải chịu trách nhiệm trước công ty về thành công của việc triển khai giải pháp ERP

Tổ dự án phải là có tránh nhiệm với công việc được giao và có kiến thức chuyên môn Đội dự án phải thường xuyên họp ít nhất 1 lần 1 tuần để kiểm tra và theo dõi tình hình thực hiện dự án

Công ty tư vấn là những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ứng dụng ERP sẽ trợ giúp trong các công việc, với mục tiêu trong việc sử dụng công ty tư vấn phải

có tính độc lập, khách quan, tránh phụ thuộc quá nhiều

2.2.4 Đào tạo cho các cán bộ nghiệp vụ và các cán bộ quản lý

Mục tiêu chính là làm cho mọi người thay đổi cách thức làm việc hàng ngày Với phươngchâm đào tạo là chuyển giao kiến thức – thay đổi hành vi đồng thời kết hợp kiểm tra trước khi tiến hành chạy thử

Trước khi tiến hành chạy thử phải kiểm tra lại các vấn đề sau:

- Các số liệu kiểm tra đã đầy đủ chưa?

- Tất cả các quy trình đã xây dựng xong chưa?

- Việc đào tạo ban lãnh đạo đã hoàn tất chưa?

- Nhân viên đã được đào tạo bài bản chưa?

- Phương án chạy thử đã được lên kế hoạch chưa?

2.2.5 Chạy thử

Công đoạn chạy thử được triển khai theo 3 bước: