Giáo trình hệ quản trị cơ sở dữ liệu đầy đủ

Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được đưa ra những ví dụ minh họa, các câu hỏi và bài tập một cách hệ thống để giúp cho sinh viên nắm bắt được phần học lý thuyết và tiếp cận được kiến thức thực tiễn. Khi biên soạn chúng tôi cũng đã tham khảo nhiều giáo trình của một số trường Đại học hoặc được viết lại từ một số sách. Do không có điều kiện tiếp xúc, trao đổi để xin phép việc trích dẫn của tác giả, mong quý vị vui lòng bỏ qua.

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CSDL ACCESS 5

1.1 Giới thiệu chung về Microsoft Access 5

1.2 Cách khởi động và kết thúc chương trình 6

1.2.1 Khởi động Microsoft Access 6

1.2.2 Các thành phần cơ bản của màn hình Microsoft Access 7

1.2.3 Thoát khỏi Microsoft Access 8

1.3 Các khái niệm cơ bản 8

1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access 8

1.3.2 Bảng (Table) 9

1.3.3 Cột (column) hay trường (Field) 9

1.3.4 Dòng (Row) 10

1.3.5 Khóa chính (Primary Key) 10

1.4 Một số thao tác trên tệp tin CSDL 10

1.4.1 Tạo một tập tin cơ sở dữ liệu 10

1.4.2 Mở một file cơ sở dữ liệu đã tồn tại 10

1.4.3 Đóng một cơ sở dữ liệu 10

1.4.4 Các thành phần cơ bản của một file Microsoft Access 10

1.5 Thao tác với cửa sổ Database 11

1.5.1 Tạo một đối tượng mới 12

1.5.2 Thực hiện một đối tượng cơ sở dữ liệu 12

1.5.3 Sửa đổi một đối tượng có sẵn trong cơ sở dữ liệu 12

Chương 2 LÀM VIỆC VỚI BẢNG (TABLE) 14

2.1 Khái niệm 14

2.1.1 Bảng (Table) 14

2.1.2 Cột hoặc là trường 14

2.1.3 Bản ghi (Record) 15

2.1.5 Khóa ngoại (Foreign Key) 15

2.2 Tạo lập bảng 15

2.2.1 Tạo bảng 15

2.2.2 Tạo khóa chính (Primary Key) cho bảng 19

2.2.3 Tạo chỉ mục cho bảng 19

2.2.4 Hiển thị dữ liệu bảng con (SubDatasheetView) 20

2.2.5 Mở một bảng đã tồn tại 21

2.3 Thuộc tính và trường 22

2.3.1 Field Size 23

2.3.2 Format 23

2.3.3 Input Mask (Mặt nạ) 28

2.3.4 Caption 29

2.3.5 Default value 29

2.3.6 Validation rule và Validation Text 29

2.3.7 Required 30

2.3.8 AllowZeroLength 30

2.3.9 Index 30

2.3.10 New value 30

2.4 Xem thông tin và cập nhật dữ liệu ở chế độ Datasheet View 31

2.4.1 Xem thông tin ở chế độ Datasheet View 31

2.4.2 Bổ sung dữ liệu ở chế độ Datasheet View 31

2.5 Quan hệ giữa các bảng 34

2.5.1 Tại sao phải thiết lập quan hệ giữa các bảng 34

2.5.2 Các loại quan hệ giữa các bảng trong Access 35

2.5.3 Các bước thực hiện tạo quan hệ 36

2.6 Sắp xếp dữ liệu trên bảng 39

2.6.2 Sắp xếp trên nhiều cột 39

2.7 Tìm kiếm dữ liệu 39

2.7.1 Các bước thực hiện 39

2.7.2 Tìm kiếm gần đúng 39

2.7.3 Thay thế dữ liệu 40

2.8 Lọc dữ liệu trong bảng 40

2.8.1 Lọc đơn giản 40

2.8.2 Lọc có điều kiện 41

Bài tập cuối chương 2 42

Chương 3 LÀM VIỆC VỚI QUERY 60

3.1 CÁC LOẠI TRUY VẤN TRONG ACCESS 60

3.1.1 Truy vấn chọn (Select query) 60

3.1.2 Truy vấn tạo bảng (Make - Table query) 61

3.1.3 Truy vấn cập nhật (Update query) 61

3.1.4 Truy vấn thêm (Append query) 62

3.1.5 Truy vấn xóa (Delete query) 63

3.1.6 Truy vấn chéo (Crosstab query) 63

3.1.7 Union Query 64

3.1.8 Pass-Through Query 64

3.1.9 Data Definition 64

3.2 CÁCH TẠO TRUY VẤN 64

3.2.1 Truy vấn bằng công cụ Query Wizard 64

3.2.2 Tạo truy vấn bằng Query Design 72

Bài Tập Chương 3 78

Chương 4 LÀM VIỆC VỚI FORM 86

4.1 KHÁI NIỆM VỀ FORM 86

4.1.2 Tác dụng của biểu mẫu 86

4.1.3 Các thành phần trong một biểu mẫu 86

4.1.4 Các loại biểu mẫu thông dụng 87

4.2 FORM (TẠO BIỂU MẪU NHANH) 88

4.3 SPLIT FORM (TẠO BIỂU MẪU KÈM BẢNG BIỂU) 89

4.4 MULTIPLE FORM (TẠO BIỂU MẪU NHIỀU PHƯƠNG DIỆN) 89

4.5 CÁCH TẠO FORM TỪ WIZARD 90

4.6 TẠO FORM TỪ CỬA SỔ DESIGN 91

4.7 CÁC THUỘC TÍNH TRÊN FORM 94

4.7.1 Các thuộc tính định dạng (Format) 94

4.7.2 Các thuộc tính dữ liệu (data properties) 96

4.4.3 Các thuộc tính khác 97

Bài Tập Chương 4 98

Chương 5 MACRO 115

5.1 KHÁI NIỆM MACRO 115

5.2 Vì sao phải sử dụng Macro 115

5.3 Cách tạo Marco 115

5.4 Action và Action Arguments 116

5.5 THỰC THI CÁC MACRO TRÊN NÚT LỆNH 120

Bài tập Chương 5 120

Chương 6 REPORT 123

6.1 GIỚI THIỆU REPORT 123

6.1.1 Khái niệm 123

6.1.2 Các thành phần trong một báo cáo 123

6.1.3 Các dạng báo cáo (Report) 124

6.2 CÁCH TẠO VÀ SỬ DỤNG REPORT BẰNG WIZARD 125

6.4 THỰC THI REPORT 129 Bài Tập Chương 6 130

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU

MICROSOFT ACCESS1.1 Giới thiệu về các hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu là phần mềm được thiết kế nhằm quản trị Cơ sở Dữliệu Hệ quản trị Cơ sở Dữ liệu hỗ trợ khả năng lưu trữ, tìm kiếm, sửa chữa, xóathông tin trong Cơ sở Dữ liệu

Ưu điểm của Hệ quản trị Cơ sở Dữ liệu:

 Tránh dữ thừa dữ liệu

 Đảm bảo tính đồng nhất trong Cơ sở dữ liệu

 Tạo khả năng chia sẻ dữ liệu cho nhiều người sử dụng

 Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu

Bên cạnh những ưu điểm, Hệ quản trị Cơ sở Dữ liệu cùng còn có những nhượcđiểm sau:

 Hệ quản trị Cơ sở Dữ liệu tốt thường chiếm nhiều bộ nhớ

 Hệ quản trị Cơ sở Dữ liệu tốt thường phức tạp về cách thức sử dụng

 Giá cả khác nhau tùy thuộc vào chức năng

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều Hệ quản trị Cơ sở Dữ liệu, sau đây là một

số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng: Microsoft Access, Microsoft SQL Server,

My SQL,

1.1.1 Hệ quản trị My SQL

MySQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu tự do nguồn mở phổ biến nhất thế giới và đượccác nhà phát triển rất ưa chuộng trong quá trình phát triển ứng dụng MySQL là cơ sở

dữ liệu tốc độ cao, ổn định và dễ sử dụng, có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều

hệ điều hành cung cấp một hệ thống lớn các hàm tiện ích rất mạnh.Với tốc độ và tínhbảo mật cao, MySQL rất thích hợp cho các ứng dụng có truy cập CSDL trên Internet.MySQL miễn phí hoàn toàn cho nên bạn có thể tải về MySQL từ trang chủ

1.1.2 Microsoft SQL Server

Hệ quản trị Microsoft SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu(Relational Database Management System (RDBMS)) sử dụng Transact-SQL để trao

đổi dữ liệu giữa Client Computer và SQL Server Computer Một RDBMS bao gồmdatabases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu.

Các phiên bản của SQL Server:

Enterprise: Hỗ trợ không giới hạn số lượng CPU (Central Processing Unit), RAM

và kích thước Database

Standard: Tương tự như bản Enterprise Nhưng với bản SQL Server 2005 chỉ hỗtrợ 4 CPU và trang bị thêm một số tính năng cao cấp khác

Workgroup: Tương tự như Standard nhưng chỉ hỗ trợ 2 CPU và 3GB Ram

Express: Bản miễn phí, đối với SQL Server 2005 thì hỗ trợ 1GB Ram, 1 CPU vàkích thước Database giới hạn trong 4GB

1.2 Giới thiệu chung về Microsoft Access

Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows,đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ứng dụng phần mềm trên nền Windows(giao diện GUI - Graphical User Interface) Một trong những ứng dụng nổi bậtnhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office Từ đó đếnnay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trên thế giới trong lĩnh vực tin họcvăn phòng

Ngoài những ứng dụng về văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Wordđược sử dụng để soạn thảo tài liệu, MS Excel làm việc với bảng tính điện tử, MSPowerpoint được sử dụng để trình chiếu báo cáo, còn phải kể đến phần mềm quảntrị cơ sở dữ liệu rất nổi tiếng đi kèm đó là Microsoft Access

Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác

người sử dụng chạy trong môi trường Windows

Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và

công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh Người sử dụng

có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau Ngoài

ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khácnhau chỉ cần động tác nhấp chuột

Microsoft Access với khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế

những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận

động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kếtquả theo dạng thức chuyên nghiệp.

Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc.

Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (Macro) ta có thể dễdàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình Đối với những nhu cầuquản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic ForApplication) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL

1.3 Cách khởi động và kết thúc chương trình

1.3.1 Khởi động Microsoft Access

Để khởi động Microsoft Access ta thực hiện theo 2 cách:

Cách 1: Trên màn hình Desktop click chọn biểu tượng Microsoft Access (phiênbản mà ta sử dụng ở đây là Microsoft Access 2010)

Hình 1.1 Biểu tượng Microsoft Access 2010

Cách 2: Chọn Start  All programs  Microsoft Office  Microsoft Access2010

Hình 1.1 Đường dẫn tới Microsoft Access 2010

Khi đó xuất hiện hộp thoại:

Hình 1.2 Hộp thoại khi khởi động Microsoft Access

Cửa sổ cho phép chúng ta thực hiện các thao tác sau:

 Open: Mở một tập tin cơ sở dữ liệu Access đã được tạo trước đó

 Blank database: Tạo mới hoàn toàn một tập tin cơ sở dữ liệu Access (tập tinMDB rỗng)

 File name: Tên file cơ sở dữ liệu cần tạo

 Sample templates: Cơ sở dữ liệu có sẵn (mẫu)

1.3.2 Các thành phần cơ bản của màn hình Microsoft Access

Sau khi chúng ta tạo mới một cơ sở dữ liệu, khi đó cửa sổ Microsoft Access xuấthiện Các thành phần trong cửa sổ Microsoft Access bao gồm:

a, Thanh thực đơn (Menu bar)

Thanh thực đơn bao gồm các tab chứa các chức năng riêng biệt Khi click vào mỗitab sẽ hiện ra các icon đại diện cho một chức năng nào đó mà khi người dùng clickvào nó sẽ thực hiện

Hình 1.3 Thanh thực đơn

b, Tab Home

Tab Home chứa các tập hợp lệnh mà chúng ta sẽ sử dụng để thay đổi các khungxem, thêm, định dạng, lọc, sắp xếp, tìm kiếm, các record (bản ghi) trong cơ sở dữliệu

Hình 1.4 Tab Home

c, Tab Create

Tab Create chứa các công cụ và được gom nhóm lại với nhau phục vụ cho việcthiết kế

Hình 1.5 Tab Create

Group Tables: Bao gồm các chức năng như:

 Table: Tạo bảng ở chế độ tắt (nghĩa là bỏ qua việc xác định kiểu dữ liệu vàkích thước dữ liệu cho cột (Field)

 Table Design: Tạo bảng ở chế độ thiết kế Trong chế độ này, ta quan tâmđến việc xác định kiểu dữ liệu và kích thước dữ liệu tương ứng cho các cột(Field)

Group Queries:

 Query Wizard: Tạo truy vấn theo các bước với sự hỗ trợ của công cụ

 Query Design: Tạo truy vấn dưới dạng thiết kế bằng cách add các Table có quan hệ với nhau phục vụ cho việc truy vấn dữ liệu

 Blank Form: Tạo Form trống

 Form Wizard: Tạo Form theo các bước có sẵn

 More Forms: Tạo Form theo nhiều kiểu khác nhau: Multiple Items,

Datasheet, Split Form, Modal Dialog

Group Reports:

 Report: Tạo báo cáo nhanh dựa trên bảng và truy vấn đã tạo

 Report Design: Tạo báo cáo bằng cách thiết kế

 Report Wizard: Tạo báo cáo theo các bước

 Blank Report: Tạo báo cáo rỗng

Ngoài ra còn các chức năng liên quan đến Macro, tôi sẽ giới thiệu chi tiết hơn ở Chương 5.

d, Tab External Data

Tab External Data cung cấp các công cụ nhập xuất dữ liệu Access, Excel, các filetext, file XML và nhiều hơn nữa Ở đây chúng ta thấy Microsoft Access cũng hỗ trợcông cụ lưu dưới dạng PDF và XPS, thu thập thông tin qua mail

Hình 1.6 Tab External Data

e, Tab Database Tools

Tab Database Tools chứa những công cụ cao cấp hơn giúp chúng ta làm việc vớiMacro, hiển thị các mối quan hệ và đối tượng phụ thuộc, phân tích, quản lý và đồng

bộ hóa thông tin

Hình 1.7 Tab Database Tools

Đặc biệt chức năng mà ta quan tâm ở đây chính là Relationships Ralationships

hỗ trợ người dùng trong việc tạo quan hệ giữa các bảng Đây cũng được coi là bướckiểm tra quá trình các bạn tạo bảng đã chính xác hay chưa

1.3.3 Thoát khỏi Microsoft Access

Khi không muốn làm việc với Microsoft Access, chúng ta có thể thoát khỏi mànhình làm việc bằng cách:

Click vào Tab File và chọn Exit (hoặc click vào nút chữ X hoặc giữ tổ hợp phímALT + F4)

1.4 Các khái niệm cơ bản

1.4.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access

CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữacác bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứngdụng quản lý dữ liệu nào đó

Ví dụ 1.1:

CSDL quản lý học sinh bao gồm các bảng sau: HOCSINH, LOP, KHOI, MONHOC, DIEM được kết nối với nhau một cách phù hợp phục vụ cho việc lưu trữ

giữ liệu phục vụ ứng dụng quản lý trường học

Hình 1.8 Sơ đồ quan hệ CSDL quản lý học sinh

1.4.2 Bảng (Table)

Bảng gồm nhiều dòng và nhiều cột Trong một bảng phải có ít nhất là một cột

1.4.3 Cột (column) hay trường (Field)

Cột nằm trong bảng Trong một bảng không thể có hai cột trùng tên nhau Trênmỗi cột chỉ được phép lưu một cột dữ liệu

Các thuộc tính cơ sở của một trường là: tên trường (Field name), kiểu dữ liệu(Data Type), độ rộng (Field Size)

Ví dụ 1.2: Ta có bảng nhân viên lưu trữ các thông tin như sau:

Trong cột có hai cột Mã nhân viên, Tên nhân viên với các thuộc tính cơ sở của cáccột này như sau:

Chú ý: Thứ tự các cột trong bảng là không quan trọng

1.4.4 Dòng (Row)

Dòng nằm trong bảng Trong một bảng không thể có 2 dòng trùng lặp nhau vềthông tin

1.4.5 Khóa chính (Primary Key)

Khóa chính là một trong nhiều trường của một bảng mà dữ liệu tại các cột này làbắt buộc phải có (không được để trống) và đồng thời phải là duy nhất không đượctrùng lặp

Ví dụ:

MaKhoa TenKhoa DiaChi DienThoai

1.5 Một số thao tác trên tệp tin CSDL

1.5.1 Tạo một tập tin cơ sở dữ liệu

Để tạo một tập tin cơ sở dữ liệu chúng ta thực hiện thao tác sau:

Chọn File  New  Blank Database  File name cần tạo

1.5.2 Mở một file cơ sở dữ liệu đã tồn tại

Để mở một file đã tồn tại ta thực hiện như sau:

Chọn File  Open  Tên file cần mở

1.5.3 Đóng một cơ sở dữ liệu

Để đóng một file cơ sở dữ liệu ta chọn File  Close Hoặc sử dụng tổ hợp phímALT+F4

1.5.4 Các thành phần cơ bản của một file Microsoft Access

Một tập tin CSDL ACCESS gồm có các thành phần cơ bản sau

Bảng (Tables): Là nơi chứa dữ liệu

Hình 1.9 Công cụ Table Viewer

Truy vấn (Queries) : Truy vấn thông tin dựa trên một hoặc nhiều bảng

Hình 1.10 Truy vấn trên bảng dữ liệu

Biểu mẫu (Forms) : Các biểu mẫu dùng để nhập dữ liệu hoặc hiển thị dữ liệu.

Hình 1.11 Thiết kế biểu mẫu

Báo cáo (Reports) : Dùng để in ấn

Pages (Trang): Tạo trang dữ liệu

Macros (Tập lệnh) : Thực hiện các tập lệnh

Modules (Đơn thể): Dùng để lập trình Visual Basic

1.6 Thao tác với cửa sổ Database

Như đã nói ở trên, một CSDL của Access chứa trong nó 6 đối tượng chứkhông đơn thuần là bảng dữ liệu Sau khi tạo mới một CSDL hoặc mở một CSDL cósẵn Access sẽ hiển thị một cửa sổ Database, trên đó hiển thị tên của CSDL đang mở

và liệt kê 6 đối tượng mà nó quản lý, mỗi lớp đối tượng đều được phân lớp rõ ràng đểtiện theo dõi.

Hình 1.12 Cửa sổ CSDL đang mở

1.6.1 Tạo một đối tượng mới

Trong cửa sổ Database, chọn tab chứa đối tượng cần tạo (bảng, truy vấn, biểumẫu, báo cáo, ) hoặc thực hiện lệnh

Hình 1.13 Các đối tượng trong cửa sổ Database

1.6.2 Thực hiện một đối tượng cơ sở dữ liệu

Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện Cửa sổ Database liệt kê tên cácđối tượng có sẵn, chọn tên đối tượng cần mở

Chọn nút Open (đối với Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Trang) hoặc Preview (đối vớibáo biểu) hoặc Run (đối với Macro và Module)

1.6.3 Sửa đổi một đối tượng có sẵn trong cơ sở dữ liệu

Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện Cửa sổ Database liệt kê tên cácđối tượng có sẵn, chọn tên đối tượng cần mở, chọn nút Design

Ví dụ 2.1: Bảng dữ liệu lớp

Hình 2.1 Bảng dữ liệu Lớp

2.1.2 Cột hoặc là trường

Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một kiểu dữ liệu duy nhất Mỗi trường

dữ liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó ví dụnhư: kiểu dữ liệu, trường khoá, độ lớn, định dạng, … Mỗi trường dữ liệu phải đượcđịnh kiểu dữ liệu Trong Access, trường dữ liệu có thể nhận một trong các kiểu dữliệu sau:

Kiểu dữ liệu Dữ liệu vào Kích thước

khi một bản ghi được tạo

4 byte

Lookup Wizard

Trường nhận giá trị dongười dùng chọn từ 1 bảngkhác hoặc 1 danh sách giátrị định trước

2.1.3 Bản ghi (Record)

Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi một bản ghi Mỗi bảng có một con trỏ bản

ghi Con trỏ bản ghi đang nằm ở bản ghi nào, người dùng có thể sửa được dữ liệu bảnghi đó Đặc biệt, bản ghi trắng cuối cùng của mỗi bảng được gọi EOF

2.1.4 Khóa chính (Primary Key)

Trường khoá có tác dụng phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bảng vớinhau Trường khoá có thể chỉ 01 trường, cũng có thể được tạo từ tập hợp nhiềutrường (gọi bộ trường khoá)

Ví dụ 2.1:

(1) Bảng THISINH của CSDL thi tuyển sinh, trường khoá là SoBaoDanh Vìmỗi thí sinh có thể nhiều trường có giá trị hệt nhau, nhưng SoBaoDanh thì duynhất

(2) Bảng CANBO trường MaCanBo sẽ là trường khóa vì không thể tồn tại 2 cán

bộ nào trong bảng này trùng MaCanBo

(3) Bảng HANGBAN của CSDL Quản lý bán hàng, 2 trường hangID vàhoadonID là một bộ trường khoá Vì không thể trên một hoá đơn bảng hàng nào có

bản một mặt hàng nào đó ghi lặp lại 2 lần

2.1.5 Khóa ngoại (Foreign Key)

Khóa ngoại là một hay nhiều cột và các cột này là khóa chính của bảng khác Dovậy, dữ liệu lưu trong các cột khóa ngoại này phải được lưu trữ sau các cột dữ liệukhóa chính bên bảng khác

2.2 Tạo lập bảng

2.2.1 Tạo bảng

Để tạo bảng ta thực hiện thao tác sau:

Click vào Tab Create  Table Design

Khi đó sẽ xuất hiện màn hình làm việc:

Hình 2.2 Cửa sổ Design Table

Trên cột dữ liệu có những đặc trưng sau:

 Tên cột (Field Name): Tên cột tối đa (255 ký tự)

 Kiểu dữ liệu (Data Type): kiểu dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ

 Mô tả cột (Description): Ghi chú ý nghĩa của cột bao gồm bao nhiêu ký tựhoặc ký số Dùng để lưu trữ những thông tin gì trong bảng Các ghi chú này sẽđược hiển thị trên thanh trạng thái ở phía bên dưới màn hình khi chúng ta mởbảng sang chế độ cập nhật dữ liệu (DataSheet View)

Thuộc tính của cột:

 Độ rộng cột (Field Size): Độ rộng tối đa của dữ liệu trên một cột, đặc trưngnày chỉ được sử dụng cho cột có giá trị là số hoặc chuỗi

 Vị trí số thập phân (Decimal Places): Vị trí số thập phân trong một cột cókiểu dữ liệu là số thực

 Tiêu đề cột (Caption): Chuỗi tiêu đề cột khi mở bảng ở chế độ cập nhật dữliệu Chúng ta có thể đặt tên tiêu đề cột tiếng việt Nếu không đặt tên MicrosoftAccess sẽ lấy tên cột làm tiêu đề cột

 Giá trị mặc định (Default Value): Giá trị mặc định ban đầu của cột khi thêmmột dòng dữ liệu mới

 Qui tắc hợp lệ (Validation Rule): Qui tắc kiểm tra dữ liệu hợp lệ khi dữ liệuđược nhập từ bên ngoài vào bảng

 Thông báo lỗi (Validation Text): Chuỗi thông báo lỗi sẽ xuất hiện khi nhập

dữ liệu vào bảng sai

 Yêu cầu (Required): Yêu cầu bắt buộc phải có dữ liệu trên cột hoặc để trống

 Cho phép chiều dài chuỗi là không (Allow Zero Length): Có cho phép chứachuỗi rỗng hay không

 Sắp xếp chỉ mục (Index): Có đồng ý dữ liệu trên cột được sắp xếp theo thứ tựtăng hoặc giảm hay không

 Định dạng (Format): Định dạng các thể hiện của dữ liệu ra màn hình hoặctrên máy in

Long Date Thứ, tháng, ngày, năm Saturday, April, 3, 2012

Medium

Date

currency, tuy nhiên sẽ

sử dụng ký tự

1,998.03

nghìn và làm tròn, phụthuộc vào vị trí số lẻDecimal Places

1,998.03 (2 số lẻ)1,998.0 (1 số lẻ)

Nhập 0.1 →10%

> Làm thay đổi dữ liệu

 Mặt nạ nhập liệu (Input Mark): Mặt nạ định dạng dữ liệu bắt buộc người sửdụng khi nhập dữ liệu vào bảng phải tuân theo đúng định dạng đó

Ví dụ 2.2: Khi nhập điểm thì chỉ cho phép nhập vào các con số chứ không đượcnhập vào chuỗi

0 Ký số 0 → 9 và bắt buộc, không cho phép dầu

9 Ký số 0 → 9 hay khoảng trắng và không bắt buộc, không

cho phép nhập dấu

# Ký số 0 → 9 và khoảng trắng cho phép nhập dấu

A Ký tự và ký số bắt buộc nhập dữ liệu

a Ký tự và ký số không bắt buộc nhập dữ liệu

& Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng, không bắt buộc

nhập dữ liệu

C Bất kỳ một ký tự nào hoặc khoảng trắng , bắt buộc nhập

dữ liệu , : ; - / Các dấu phân cách: số lẻ, phần ngàn, ngày, giờ (thật sự

các dấu phân cách này còn phụ thuộc vào bên trong thuộctính Regional Settings của Control Panel trên Windows)

< Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ thường

> Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ hoa

Thuộc tính thể hiện điều khiển (Display control) bên tab Lookup dùng để thể hiệndạng của các điều khiển mặc định có thể là hộp văn bản (Texbox), hộp combo box,danh sách (list box) Thông thường nếu cột của bảng là khóa ngoại và có thể tra cứu

nhanh dữ liệu khi nhập và để tránh có lỗi khi nhập dữ liệu ta nên lựa chọn combobox.

Hình 2.3 Các thuộc tính của bảng

2.2.2 Tạo khóa chính (Primary Key) cho bảng

Thông thường khi bảng tạo ra phải có khóa chính để chúng ta có thể dễ dàng tạoquan hệ giữa các bảng với nhau đồng thời để Microsoft Access tự động kiểm tra dữliệu người dùng nhập vào có đúng đắn hay không

Thực hiện như sau:

 Mở bảng ở chế độ Design View

 Click chọn Tab Design  Chọn Indexes

Hình 2.4 Lựa chọn các Field để sắp xếp

Trong đó:

 Index Name: Tên chỉ mục do người dùng định nghĩa phải là duy nhất Khimột hoặc nhiều cột được định nghĩa là khóa chính thì các cột sẽ được sắp xếpcùng với tên chỉ mục là PrimaryKey

 Field Name: Tên các cột muốn sắp xếp

 Thứ tự sắp xếp các cột tăng hay giảm dần

Index properties: Các thuộc tính sắp xếp gồm có

- Primary: Cột sẽ làm khóa chính Trong một bảng chỉ có duy nhất một chỉmục làm khóa chính

- Unique: Dữ liệu sắp xếp của cột sẽ là duy nhất Nếu một chỉ mục có thuộctính Primary là Yes thì chắc chắn Unique sẽ là Yes, nhưng một chỉ mục có thuộctính Unique là Yes thì chưa chắc thuộc tính Prinary đã là Yes

- Ignore Nulls: Chấp nhận chứa giá trị dữ liệu rỗng

2.2.4 Hiển thị dữ liệu bảng con (SubDatasheetView)

Chức năng này cho phép chúng ta có thể lồng các bảng dữ liệu có quan hệvới nhau khi hiển thị dữ liệu

Thông thường nếu hai bảng có quan hệ 1(cha) - nhiều (con) thì chúng ta sẽlồng bảng con vào trong bảng cha

Ví dụ 2.3: Khi xem dữ liệu PhongBan chúng ta muốn xem chi tiết thông tinNhanVien của các PhongBan

Sau khi tạo cấu trúc bảng, muốn thêm, sửa, xóa dữ liệu bên trong bảng thì chúng

ta sẽ mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu Datasheet View

 Click chuột phải chọn Design View

c Sửa đổi cấu trúc bảng

Trong trường hợp cấu trúc bảng bị sai hoặc muốn thêm vào hoặc xóa đi một sốcột thì ta phải sửa lại cấu trúc bảng

- Chèn thêm một cột vào bảng: Để chèn thêm một cột vào bảng ta thực hiện nhưsau:

 Chọn Tab Design  Chọn Insert Row

 Hoặc chọn vị trí cần chèn sau đó chọn Insert Row

d Xóa đi một hoặc nhiều cột

Các bước thực hiện:

 Chọn cột muốn xóa

 Click vào Tab Design chọn Delete Rows

 Xuất hiện hộp thoại

 Chọn Yes nếu muốn xóa, No nếu không muốn xóa

e Phục hồi thao tác xóa cột

Để phục hồi các cột vừa xóa:

 Hoặc click chuột phải chọn Copy

g Dán các cột đã sao chép

 Hoặc click chuột phải chọn Paste

Chú ý: Chúng ta không thể thay đổi kích thước, xóa khóa chính trong một bảngkhi bảng này đã có quan hệ với các bảng khác Khi đó Microsoft Access sẽ hiển thịthông báo lỗi

Quy định kích thước của trường và tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu

Kiểu Text: Chúng ta quy định độ dài tối đa của chuỗi.

Kiểu Number: Có thể chọn một trong các loại sau:

Byte: 0 255

Integer: -32768 32767

Long Integer: -3147483648 3147483647

Single:-3,4x1038 3,4x1038 (Tối đa 7 số lẻ)

Double: -1.797x10308 1.797x10308 (Tối đa 15 số lẻ)

Decimal Places: Quy định số chữ số thập phân ( Chỉ sử dụng trong kiểu Single

<Phần 1>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp có chứa văn bản

<Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp không chứa văn bản

<Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null

Hiển thịchuỗiKhôngcó

<Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số âm.

<Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số bằng zero

<Phần 4>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp

null

Các ký tự định dạng

Số dương hiển thị bình thường

Số âm được bao giữa 2 dấu ngoặc

-Sat0

<Phần 2>: Trường hợp giá trị trường đúng

<Phần 3>: Trường hợp giá trị trường sai

Thuộc tính này dùng để quy định mặt nạ nhập dữ liệu cho một

trường Các ký tự định dạng trong input mask

& Bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ

2.3.5 Default value

Quy định giá trị mặc định cho trường trừ Auto number và OEL Object

2.3.6 Validation rule và Validation Text

Quy định quy tắc hợp lệ dữ liệu (Validation rule) để giới hạn giá trị nhậpvào cho một trường Khi giới hạn này bị vi phạm sẽ có câu thông báo ở Validationtext

Các phép toán có thểt dùng trong Validation rule