Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị y tế việt sing

LỜI CẢM ƠNTrong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tìn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập

Tác giả đồ án

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing”, em đã

nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của giáo viên hướng dẫn, các thầy cô trong Khoa

Hệ thống Thông tin Kinh tế, Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing, chị kế toán trưởng, và các anh chị trong phòng kế toán

Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn Cô giáo ThS Đồng Thị Ngọc Lan đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua Cảm ơn Cô

đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế

đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ

án tốt nghiệp

Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị, ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Thiết

bị Y tế Việt Sing đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập

Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên và hỗ trợ

em trong suốt quá trình học tập

Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2016 Sinh viên

Đinh Thị Ngọc Ánh

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC VIẾT TẮT vi

DANH MỤC HÌNH ẢNH vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 : NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG 4

1.1 Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán 4

1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán 4

1.1.2 Những đặc điểm cơ bản của phần mềm kế toán 6

1.1.3 Những thành phần cơ bản của phần mềm kế toán 8

1.1.4 Yêu cầu của phần mềm kế toán 9

1.1.5 Công cụ thực hiện đề tài 9

1.1.6 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 13

1.2 Nhận thức chung về kế toán doanh thu bán hàng 17

1.2.1 Những khái niệm cơ bản về kế toán kế toán doanh thu bán hàng 17

1.2.2 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng 20

1.2.3 Nhiệm vụ kế toán doanh thu bán hàng 20

1.2.4 Các tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ sử dụng 21

1.2.5 Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 22

1.2.6 Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng 29

CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ VIỆT SING 33

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing 33

2.1.1.Giới thiệu khái quát về Công ty 33

2.1.2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty: 36

2.2.Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing 37

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 37

2.2.2 Các hình thức sổ kế toán sử dụng 40

2.2.3 Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng 42

2.2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ 43

2.2.5 Quy trình hạch toán kế toán 45

2.3 Đánh giá phần mềm kế toán tại Công ty 47

2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người 47

2.3.2 Hình thức kế toán áp dụng 48

2.3.3 Tài khoản sử dụng 48

2.3.4 Các chứng từ sử dụng 49

2.3.5 Tổ chức bộ sổ kế toán 50

2.3.6 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 50

2.3.7.Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 51

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ VIỆT SING 52

3.1 Phân tích hệ thống 52

3.1.1 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 52

3.1.2 Sơ đồ ngữ cảnh 55

3.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng 56

3.1.4 Ma trận thực thể chức năng 58

3.1.5 Phân tích mô hình khái niệm logic 61

3.1.6 Mô hình khái niệm dữ liệu 65

3.1.7 Mô hình khái niệm dữ liệu E-R 72

3.1.8 Chuyển mô hình E - R sang mô hình quan hệ 73

3.2 Thiết kế mô hình vật lý 76

3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 76

3.2.2 Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống 83

3.2.3 Một số form của phần mềm 86

3.2.4 Giới thiệu các chức năng của chương trình 90

PHẦN KẾT LUẬN 91

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 92

DANH MỤC VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 6

Hinh 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký- sổ cái 23

Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung 24

Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 25

Hình 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ 26

Hình 1.7: Quy trình hạch toán doanh thu bán hàng 31

Hình 1.8: Quy trình hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 32

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty 36

Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty 38

Hình 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 41

Hình 2.4: Trình tự luân chuyển phiếu thu 43

Hình 2.5: Trình tự luân chuyển phiếu chi 44

Hình 2.6: Trình tự kế toán bán hàng trực tiếp, thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền 46

Hình 2.7:Quy trình hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 46

Hình 2.8: Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán bị trả lại 47

Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh 55

Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng 56

Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng 60

Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 61

Hình 3.5: Phân rã tiến trình “1.0 Tăng doanh thu” 62

Hình 3.6: Phân rã tiến trình “2.0.Giảm doanh thu” 63

Hình 3.7: Biểu đồ tiến trình “3.0Lập báo cáo” 64

Hình 3.8: Mô hình khái niệm E - R 72

Hình 3.9: Mô hình quan hệ dữ liệu 75

Hình 3.10 Giao diện chương trình 83

Hình 3.11: Menu quản trị người dùng 83

Hình 3.12: Menu danh mục 84

Hình 3.13: Menu nghiệp vụ 84

Hình 3.15: Menu trợ giúp 85

Hình 3.16: Form đăng nhập 86

Hình 3.19 Form danh mục khách hàng 87

Hình 3.20 Form danh mục tài khoản 87

Hình 3.21 Form danh mục ngân hàng 88

Hình 3.22: Form hoá đơn GTGT 88

Hình 3.23: Form phiếu thu 89

Hình 3.24: Form phiếu chi 89

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin

về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin

Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán Tuy nhiên, thực tế việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn mang tính chất hình thức, chưa phát huy hết khả năng của việc sử dụng máy

Vì vậy, tin học hóa công tác kế toán là một điều vô cùng quan trọng, giúp cho việc quản lý doanh nghiệp được chặt chẽ hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí, từ đó mà tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing em nhận thấy rằng: với đặc thù chuyên kinh doanh các thiết bị Y tế đa dạng về chủng loại và mẫu mã; cùng với nhiều đối tác, khách hàng lớn nên việc quản

lý kế toán doanh thu bán hàng có hiệu quả là rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến các kế hoạch, chiến lược phát triển của Công ty cũng như doanh thu, lợi nhuận của Công ty Hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng mặc

dù đã được tin học hoá nhưng do số lượng sản phẩm nhiều, đa dạng và phong phú đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những

người sử dụng và quản trị hệ thống Vậy nên, em đã chọn đề tài: “Xây dựng

phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing”

2 Mục đích của đề tài

Được người sử dụng chấp nhận và có thể dễ dàng sử dụng

Đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán đó là cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, phục vụ hiệu quả công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty

Tận dụng tối đa năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán

3 Đối tượng nghiên cứu:

Hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing

4 Phạm vi nghiên cứu đề tài:

Nghiên cứu hệ thống kế toán kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro để thiết kế ứng dụng cho bài toán kế toán doanh thu bán hàng đáp ứng thực trạng của Công ty

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài:

Nghiên cứu đề tài theo phương pháp duy vật biện chứng

Thu thập thông tin thông qua phỏng vấn, ghi chép, trưng cầu ý kiến chuyên gia kế toán

Phương pháp phân tích hệ thống thông tin

Phương pháp tin học bằng công cụ lập trình Visual FoxPro để giải quyết bài toán đã được phân tích

6 Kết cấu của đề tài gồm 3 phần:

PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN NỘI DUNG gồm 3 chương:

1 Chương I: Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán

doanh thu bán hàng

2 Chương II: Thực trạng về phần mềm kế toán doanh thu bán hàng

tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y Tế Việt Sing

3 Chương III: Xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán

hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y Tế Việt Sing

PHẦN KẾT LUẬN

CHƯƠNG 1 : NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM

KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG

1.1 Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán

1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng

từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng

từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác

➢ Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán

• Đảm bảo điều kiện kỹ thuật

Phần mềm cần lựa chọn sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp

Hệ thống thiết bị về tin học cần trang bị phù hợp với yêu cầu, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán

Cần trải qua quá trình sử dụng thử nghiệm Sau quá trình này, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức

Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản

lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu…

Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật

• Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:

Đội ngũ cán bộ kế toán phải có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học

Có kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác kế toán trên phần mềm một cách cụ thể

Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển

• Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế toán được trôi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ kiểm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy

kế toán

1.1.2 Những đặc điểm cơ bản của phần mềm kế toán

Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Dữ liệu đầu vào Xử lý Báo cáo đầu ra Chứng từ:

Hình 1.1: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:

➢ Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào:

Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể

Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu

➢ Công đoạn 2: Xử lý:

Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau

Nhật ký

Sổ cái

Cân đối thử

Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký,

sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản

➢ Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra:

Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm

tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích, Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu

dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác

Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị

Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định Điều này dường như đã mô phỏng lại được

khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công

➢ Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán

Do gắn liền với công tác hạch toán kế toán của đơn vị, phần mềm kế toán có những đặc trưng cơ bản sau:

- Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành

- Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán,…

-Tính mềm dẻo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt

để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp,…

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

1.1.3 Những thành phần cơ bản của phần mềm kế toán

❖ Cơ sở dữ liệu (Database): cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu Một CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng

❖ Form: dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào

đó Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng Các Form của một phần mềm kế toán được chia thành:

- Form nhập dữ liệu

- Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa

- Form để in báo cáo

❖ Report: chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu, bảng trung gian và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình tùy theo yêu cầu người dùng

❖ Menu: được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho người dùng nhanh chóng biết các sử dụng và thao tác chương trình thuận tiện hơn

❖ Query (truy vấn): là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các bảng dữ liệu

1.1.4 Yêu cầu của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán cũng là một dạng phần mềm ứng dụng nên nó cũng đảm bảo các yêu cầu tương tự như các phần mềm ứng dụng khác như:

- Tính tiện dụng

- Tính hiệu quả

- Tính tin cậy

- Tính linh hoạt và mềm dẻo

Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán

Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có

Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu

kế toán

Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

1.1.5 Công cụ thực hiện đề tài

❖ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu :

➢ Khái niệm hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ

sở dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó

➢ Sự cần thiết của hệ quản trị CSDL để lưu trữ

- Giúp khắc phục những hạn chế của việc hế thống tập tin để lưu trữ như dư thừa dữ liệu lưu trữ, dữ liệu không nhất quán,…

- Tránh được sự không đồng nhất về dữ liệu

- Dữ liệu sẽ được bảo mật an toàn hơn

- Tính nhất quán của dữ liệu được đảm bảo

❖ Ngôn ngữ lập trình

➢ Khái niệm:

Ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính Đây là một dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng đẻ miêu tả những quá trình, ngữ cảnh một cách chi tiết

➢ Đặc điểm:

Ngôn ngữ lập trình một hệ thống được kí hiệu hóa để miêu tả những tính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả người và máy đều có thể đọc và hiểu được

• Một ngôn ngữ lập trình phải thỏa mãn được hai điều kiện cơ bản sau:

➢ Nó phải dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình, để cho con người có thể dùng nó giải quyết các bài toán khác

➢ Nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình để có thể chạy được trên các máy tính khác

• Ngôn ngữ lập trình có thể chia thành 3 loại chính:

Ngôn ngữ máy: Ngôn ngữ máy (mã máy) là ngôn ngữ mà máy tính có

thể trực tiếp hiểu và thực hiện được Các ngôn ngữ khác muốn thực hiện đều phải qua chương trình dịch để dịch ra ngôn ngữ máy Mỗi máy tính đều có ngôn ngữ máy của nó

Ưu điểm:

+ Cho phép khai thác triệt để, tối ưu khả năng của máy tính

+ Không mất thời gian để dịch như khi viết bằng ngôn ngữ khác

Nhược điểm:

+ Không thuận lợi cho người lập trình khi viết chương trình

+ Khó nhớ và phải dùng nhiều câu lệnh để diễn tả chi tiết các thao tác của thuật toán

Ngôn ngữ trung gian: Là ngôn ngữ kết hợp giữa ngôn ngữ máy và

ngôn ngữ thuật toán để thể hiện các lệnh

Ưu điểm: Dễ viết hơn ngôn ngữ máy

Nhược điểm: Câu lệnh vẫn còn phức tạp, khó nhớ; chương trình viết bằng ngôn ngữ trung gian muốn máy tính hiểu và thực hiện được thì phải dịch

ra ngôn ngữ máy bằng chương trình dịch

Ngôn ngữ thuật toán: Là ngôn ngữ gần gũi với ngôn ngữ tự nhiên, ít

phụ thuộc vào loại máy Đây là ngôn ngữ thích hợp với đa số người lập trình

Ưu điểm: Chương trình viết ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nâng cấp

Nhược điểm: Mất nhiều thời gian để dịch ra ngôn ngữ máy

Một số ngôn ngữ lập trình thường dùng hiện nay:

Ngôn ngữ lập trình Java: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng,

chương trình được viết bằng ngôn ngữ Java có thể chạy trên bất kì hệ thống nào có cài máy ảo Java Ngôn ngữ lập trình Java hỗ trợ mạnh cho việc phát triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các ứng dụng trên các thiết

bị di động, không dây

Ngôn ngữ lập trình C#: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng,

được phát triển bởi Microsoft, mạnh mẽ và mềm dẻo C# cũng được sử dụng cho phát triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các phần mềm quản lí dùng trong các tổ chức, doanh nghiêp

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: là một sản phẩm của Microsoft, là

một ngôn ngữ lập trình dùng để xây dựng các ứng dụng chạy trên môi trường Windows, chuyên dùng để giải quyết các bài toán quản trị CSDL, xây dựng các phần mềm quản lí, phần mềm kế toán

❖ Tạo báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng

• Đặc điểm của các báo cáo trong phần mềm kế toán:

-Báo cáo được thiết kế theo một mẫu quy định có sẵn của Bộ Tài Chính -Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản lý dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy

- Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột Nhưng do khổ giấy in và máy in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột

và nhiều dòng

• Một số công cụ tạo báo cáo:

- Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ

biến hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET) Crystal Report hỗ trợ các chức năng in

ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel

- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban

đầu để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu Zoho Reports sẽ giúp chúng ta tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp để chia sẻ

- Element WordPro: Với Element WordPro ta có thể tạo các báo cáo,

thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng Element WsordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord),

DOCX (MSWord 2007+) và RTF (Rich Text Format)

• Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2

cách:

- Tạo báo cáo bằng Report Winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá thuận lợi và nhanh chóng Cách thức thực hiện đơn giản

- Tạo báo cáo bằng Report Designer: Công cụ này giúp người lập trình

tự thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh

1.1.6 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

❖ Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm

kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở

đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán

Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quá trình xử lý thông tin

- Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống

- Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng

Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể

➢ Khảo sát hiện trạng

• Mục tiêu khảo sát:

- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống

- Xác định các nhược điểm của hệ thống

• Các nhiệm vụ khảo sát:

- Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành

- Biên tập, biểu diễn, phê phán đề xuất ý tưởng

• Nội dung khảo sát

- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kĩ thuật của hệ thống

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

- Xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệ thống hiện thời

- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách,… được sử dụng trong nghiệp vụ của tổ chức, đồng thời nghiên cứu các phương thức xử lý các thông tin trong các tài liệu đó

- Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy định,… chi phối đến quá trình xử lý thông tin

- Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống

- Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng cho hoạt động của hệ thống

- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế hoạch phát triển của hệ thống

- Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp

- Lập tài liệu khảo sát

• Các yêu cầu của khảo sát:

- Trung thực, khách quan

- Không bỏ sót thông tin, không trùng lặp

- Các thông tin thu được cần phải được tổng hợp

tiêu cho các dự án, và chính các mục tiêu này là thước đo để kiểm chứng và nghiệm thu dự án sau này Để thực hiện các công việc này, người ta thường quan tâm tới các câu hỏi:

- Phạm vi của hệ thống mới giải quyết vấn đề gì?

- Nhân lực sử dụng: đội ngũ nhân viên điều khiển hệ thống cần bao nhiêu

- Tài chính: phí viết chương trình, phí bảo trì…

- Các điểm yếu kém của hệ thống hiện tại

- Thể hiện chiến lược lâu dài, dự án phải có hướng mở

- Xác định phạm vi phát triển phần mềm: khoanh vùng dự án cần thực hiện, có thể thực hiện bằng cách kết hợp hai phương pháp sau: phương pháp theo chiều sâu, phương pháp theo chiều rộng

- Xác định yêu cầu dự án: yêu cầu hệ thống, yêu cầu người dùng, yêu cầu kỹ thuật

- Đưa ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ: đề xuất các chức năng chính

và cấu trúc chung của hệ thống cần xây dựng

- Đánh giá tính khả thi: tính khả thi về nghiệp vụ, kỹ thuật, kinh tế

- Lập kế hoạch triển khai dự án: cần nêu các dự trù về thiết bị, nhân sự, lập bảng chi tiết công việc, và tiến trình triển khai (công việc thực hiện, nhân

sự thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc), dự trù kinh phí, xin quyết định phê chuẩn

Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc:

Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như: chứng từ, hoá đơn, sổ sách, báo cáo…

Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

Xác định xác quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống

Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp

vụ hoạt động của hệ thống

Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường

Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng

Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu

Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của phần mềm cần xây dựng với môi trường

Phác hoạ giải pháp thiết kế bằng cách lựa chon và mô tả chung một giải pháp thiết kế thích hợp

Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phân tích hệ thống

- Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặc tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập

dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở

dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

❖ Lập trình và kiểm thử

- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng)

- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng

- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

❖ Bán hàng

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán

❖ Doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hoạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc

sẽ thu được từ các giao dịch và các nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ…

Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản làm giảm tổng doanh thu bán hàng

Các loại doanh thu: Tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh bao gồm:

+ Doanh thu bán hàng

+ Doanh thu cung cấp dịch vụ

+ Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia Ngoài ra còn có các khoản thu nhập khác

Khi hạch toán doanh thu và thu nhập khác lưu ý các quy định sau:

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận cho doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia theo quy định tại Chuẩn mực “Doanh thu

và thu nhập khác”, nếu không thỏa mãn điều kiện thì không hạch toán vào doanh thu

Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính

Trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụ tương

tự về bản chất thì không được ghi nhận doanh thu

Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng, từng sản phẩm,… theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác định doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sản phẩm,… để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp và lập Báo cáo tài chính

❖ Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Các khoản giảm trừ doanh thu như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu Các khoản giảm trừ doanh thu

là cơ sở để tính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kì kế toán Các khoản giảm trừ doanh thu phải được hạch toán, theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp thông tin kế toán để lập Báo cáo tài chính

Doanh thu thuần bán hàng và

cung cấp dịch vụ

= Tổng doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ

Các khoản giảm trừ doanh thu -

- Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền chênh lệch giữa giá bán nhỏ hơn

giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng

- Doanh thu hàng bán bị trả lại: Là số sản phẩm, hàng hóa doanh

nghiệp đã xác định là tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành, như: Hàng kém chất lượng, sai quy cách, chủng loại

- Giảm giá hàng bán: Là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ

cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn,… đã ghi trong hợp đồng

- Thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp: Thuế

GTGT là một loại thuế gián thu, được tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng

- Thuế tiêu thụ đặc biệt: Thuế tiêu thụ đặc biệt được đánh vào doanh thu

của các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà nhà nước không khuyến khích sản xuất, cần hạn chế mức tiêu thụ vì không phục vụ thiết thực cho nhu cầu đời sống nhân dân như: Rượu, dược phẩm, thuốc lá, vàng mã, bài lá,… (ngoài ra hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt còn phải nộp thuế GTGT)

Yêu cầu quản lý nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, nó có

vị trí quan trọng để thực hiện quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp

Yêu cầu đối với quá trình bán hàng của doanh nghiệp:

• Tăng doanh thu, tăng lợi nhuận

• Tiết kiệm chi phí

• Quản lý chặt chẽ các khoản thu từ khâu bán hàng, thu hồi đầy đủ kịp thời tiền bán hàng, công nợ của khách hàng

1.2.2 Nhiệm vụ kế toán doanh thu bán hàng

Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về Kinh tế - Xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp

Để đáp ứng nhu cầu quản lý về thành phẩm và bán hàng kế toán phải thực hiện tốt các yêu cầu nhiệm vụ sau:

+ Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình có và sự biến động của từng loại thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị

+ Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản làm giảm trừ doanh thu, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng

+ Phản ánh và tính toán chính xác kết quả từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và tình hình phân phối kết quả từng động

+ Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính

và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định doanh thu

1.2.4 Các tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ sử dụng

➢ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

+ TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá

+ TK 5118: Doanh thu khác

➢ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp NN

+ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

+ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện

➢ TK 5211: Chiết khấu thương mại

➢ TK 5212: Hàng bán bị trả lại

➢ TK 5213: Giảm giá hàng bán

Hệ thống chứng từ sử dụng:

- Biên bản kiểm nghiệm( hàng hoá): Mẫu số 03- VT

- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi: Mẫu sô 01-BH

- Thẻ quầy hàng: Mẫu số 02- BH

- Phiếu thu: Mẫu số 01- TT

- Phiếu chi: Mẫu số 02- TT

- Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu số 05- TT

- Biên lai thu tiền: Mẫu số 06- TT

giữa các loại sổ sách kế toán nhằm đảm bảo vai trò và chức năng của bộ phận

kế toán được gọi là hình thức kế toán

Theo chế độ kế toán hiện hành thì có 5 hình thức kế toán, bao gồm:

Hình thức nhật ký- sổ cái

Chứng từ kế toán

toán chi tiết Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loại

Nhật ký - Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Hình 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký- sổ cái Mẫu sổ kế toán : Nhật ký – Sổ cái (Mẫu số 01-DN)

+ Hình thức nhật ký chung:

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ nhật ký đặc biệt

SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Mẫu sổ kế toán:

- Sổ nhật ký chung( Mẫu số S03a- DN)

- Sổ nhật ký thu tiền(Mẫu số S03a1- DN)

- Sổ nhật ký mua hàng( Mẫu số S03a3- DN)

- Sổ nhật ký bán hàng( Mẫu số S03a4- DN)

+ Hình thức chứng từ ghi sổ:

Chứng từ kế toán

toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Mẫu sổ kế toán:

- Chứng từ ghi sổ( Mẫu số S02a- DN)

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ( Mẫu số 02b- DN)

- Sổ cái( Mẫu số S02c1- DN)

+ Hình thức nhật ký chứng từ:

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê

SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Hình 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Mẫu sổ kế toán:

- Nhật ký chứng từ số 1( Mẫu số S04a1- DN)

- Bảng kê số 1( Mẫu số S04b1- DN)

- Nhật ký chứng từ số 2( Mẫu số S04a2- DN)

- Bảng kê số 2( Mẫu số S04b2- DN)

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

GHI CHÚ:

Hình 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính

Quy trình kế toán trên máy tính sẽ bao gồm các bước sau đây:

❖ Bước 1: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ

Bước này phải phân biệt hai loại chứng từ: các chứng từ được lập trước khi nhập vào máy (loại 1) và các chứng từ được lập sau khi đã nhập vào máy (loại 2) để chổ chức một cách hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ

cố cần phải theo dõi để điều chỉnh thông tin trên máy vi tính trước đó thông tin đã được nhập vào máy

+ Đối chiếu thông tin giữa các sổ và báo cáo kế toán ( nếu cần)

+ Phần mềm kế toán trên sẽ in trực tiếp được phiếu nhập kho, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi,…

+ Đưa ra được các báo cáo về bán hàng của Công ty tương đối đầy đủ

+ Bộ phận bán hàng làm nhiệm vụ bán hàng khi đã kí kết hợp đồng với khách hàng phải chịu trách nhiệm về mức giá đã bán Sau khi làm hợp đồng trình Ban Lãnh đạo kí duyệt Do đó bộ phận kế toán bán hàng chuyên trách vào công việc kế toán của mình.

1.2.6 Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có)

Đối với hàng hóa bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng

Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận

Các điều kiện ghi nhận doanh thu (theo VAS 14):

Các khoản bán hàng được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn

cả 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền

sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người

sở hữu hàng hóa hoặc quyền sở hữu hàng hóa

- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ việc giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

➢ Kế toán doanh thu bán hàng

Sau khi bán hàng cho khách hàng mà đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì

kế toán tiến hành phản ánh các khoản doanh thu đó

Khi quá trình bán hàng diễn ra thì có các chứng từ sau làm cơ sở cho nghiệp vụ bán hàng: hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT, hóa đơn Bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi, thẻ quầy hàng, …

- Để phản ánh về các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng các tài khoản:

* TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh Tài khoản này có 6 tài khoản cấp hai:

+ TK 5111: doanh thu bán hàng hóa

+ TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm

+ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

+ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá

+ TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản

+ TK 5118: Doanh thu khác

* TK 3331 – Thuế GTGT: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp và số thuế GTGT còn phải nộp Tài khoản này dùng chung cho cả 2 phương pháp tính thuế:

+ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra

+ TK 33312: Thuế GTGT của hàng nhập khẩu

Ta có quy trình hạch toán doanh thu bán hàng:

Hình 1.7: Quy trình hạch toán doanh thu bán hàng

➢ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu của doanh nghiệp bao gồm : Chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ Các khoản giảm trừ doanh thu làm cơ sở để tính doanh thu thuần và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp

Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do người mua hàng

đã đặt mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận

về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng

Giảm giá hàng bán là khoản tiền doanh nghiệp giảm giá cho khách hàng trong trường hợp đặc biệt vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn,… đã ghi trong hợp đồng

Doanh thu bán hàng đã bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa, doanh nghiệp

đã xác định là tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do

vị phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách chủng loại

Để kế toán các khoản chiết khấu thương mại doanh nghiệp sử dụng tài khoản 5211 - Chiết khấu thương mại

Để phản ánh nghiệp vụ kế toán hàng bán bị trả lại kế toán sử dụng tài khoản 5212 - Giảm giá hàng bán

Để phản ánh số lượng hàng bán bị trả lại kế toán sử dụng TK 5213 - Hàng bán bị trả lại

Hình 1.8: Quy trình hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu

Phải thu khách hàng

Thuế GTGT

Kết chuyển giảm trừ doanh thu