Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại viện hàn lâm khoa học và công nghệ việt nam

Hoạt động lưu trữ của các cơ quan nhà nước nói chung và của Viện Hàn lâm nói riêng đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, đúc kết kinh nghiệm về những bài học thành công và thấ

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

VŨ THỊ BÍCH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ

TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, 11/2019

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

VŨ THỊ BÍCH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ

TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TSKH.NGND Nguyễn Văn Thâm

Hà Nội, 11/2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản Luận văn thạc sỹ này là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi Luận văn có kế thừa các công trình nghiên cứu đã công bố, được nghiên cứu, chỉnh sửa và bổ sung các kết quả nghiên cứu mới Các số liệu, kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn dựa trên việc khảo sát

cụ thể và trung thực, được trích dẫn đầy đủ

Nếu không đúng như trên tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Vũ Thị Bích

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn GS.TSKH.NGND Nguyễn Văn Thâm, Thầy giáo đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn nghiên cứu và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này

Đồng thời, tôi xin cũng xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau đại học, Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các anh, chị, em trong tập thể lớp Cao học Lưu trữ học K1, bạn bè, đồng nghiệp, gia đình đã tận tình giúp đỡ, ủng hộ và động viên tôi trong quá trình học tập và thực hiện luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện luận văn bằng năng lực và sự nhiệt tình, tuy nhiên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp quý báu của Quý thầy cô và các bạn./

MỤC LỤC

Trang số

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM .9

1.1 Một số khái niệm 9

1.1.1.Khái niệm về hiệu quả … 9

1.1.2 Khái niệm lưu trữ 11

1.1.3 Khái niệm về hoạt động lưu trữ 12

1.1.4 Khái niệm về hiệu quả hoạt động lưu trữ 12

1.2 Vai trò hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 13

1.3 Nội dung hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm 17

1.4 Các yêu cầu của hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm 18

1.5 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ 20

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 24

2.1 Giới thiệu chung về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 24

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển, chức năng của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 24

2.1.2 Tình hình tổ chức, nhân sự và kho tàng phục vụ cho hoạt động lưu trữ 25

2.1.3 Vai trò của Viện Hàn lâm trong việc đóng góp các thành tựu khoa học vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước 27

2.1.4 Thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị của tài liệu lưu trữ của Viện

Hàn lâm 28

2.2 Thực trạng hiệu quả hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 30

2.2.1 Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu 30

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 32

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 33

2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 34

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 34

2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 36

2.3 Đánh giá chung về hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm 40

2.3.1 Những kết quả đạt được 40

2.3.2 Những hạn chế 41

Chương 3 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 45

3.1 Nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức trách nhiệm về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của hoạt động lưu trữ 45

3.2 Nhóm giải pháp về hoàn thiện văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về hoạt động lưu trữ 47

3.3 Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự hoạt động lưu trữ 49

3.4 Nhóm giải pháp về hoàn chỉnh, hoàn thiện các khâu nghiệp vụ về hoạt động lưu trữ 50

3.5 Nhóm giải pháp khác 54

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

PHẦN PHỤ LỤC 63

01-đã khẳng định tài liệu lưu trữ “là một tài sản rất quý báu, nó có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định chương trình kế hoạch công tác và đường lối, phương châm, chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học, kỹ thuật”

Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành đã tạo ra khuôn khổ pháp lý cho vấn đề hoạt động lưu trữ nói chung và các hoạt động lưu trữ nói riêng tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Viện Hàn lâm) Hoạt động lưu trữ có tác dụng giúp cho việc giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, khoa học góp phần cho sự nghiệp phát triển chung của

cơ quan, đơn vị và sự nghiệp phát triển chung của toàn xã hội Hoạt động lưu trữ của các cơ quan nhà nước nói chung và của Viện Hàn lâm nói riêng đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, đúc kết kinh nghiệm về những bài học thành công và thất bại trong việc xây dựng tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức; tiết kiệm thời gian để giải quyết công việc, tiết kiệm tài chính và công sức trong thực hiện nhiệm vụ, bảo vệ lợi ích của các cơ quan, tổ chức, công chức, viên chức và người lao động tại Viện Hàn lâm

Viện Hàn lâm là cơ quan thuộc Chính phủ, Viện Hàn lâm thực hiện chức năng nghiên cứu về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ theo các hướng trọng điểm của Nhà nước nhằm cung cấp luận cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học và xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao cho đất nước

Viện Hàn lâm đã được thành lập và hoạt động trên 40 năm và đã sản sinh

ra một khối lượng tài liệu đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung Nhận thức được vai trò và ý nghĩa của hoạt động lưu trữ phục vụ cho hoạt động chuyên môn, công tác lãnh đạo, chỉ đạo, Viện Hàn lâm đã ban hành một số văn bản để tổ chức hoạt động lưu trữ: Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 30 tháng 9 năm 2008 ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Viện Khoa học và

Công nghệ Việt Nam, Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24 tháng 9 năm 2015

của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ban hành Quy chế Công tác văn thư và lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Viện Hàn lâm đã bố trí viên chức làm lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ đại học, đầu tư kho tàng và trang thiết bị theo tiêu chuẩn về lưu trữ tài liệu; tích cực tiến hành triển khai các nghiệp vụ lưu trữ Tuy nhiên, quá trình thực hiện hoạt động lưu trữ vẫn còn một số tồn tại như nguồn thu tài liệu từ các phòng, Ban chức năng còn chưa kịp thời, tài liệu có khi thu về vẫn trong tình trạng bó gói, các quy trình nghiệp vụ hoạt động lưu trữ chưa được tiến hành đồng bộ, hoạt động chỉnh lý chưa được quan tâm đúng mức, thống kê tài liệu lưu trữ chưa được thường xuyên Trong thời đại cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đội ngũ công chức, viên chức và người lao động chưa được đào tạo bài bản về công nghệ thông tin

Xuất phát từ vấn đề mang tính chất lý luận và thực tiễn hoạt động lưu trữ

tại Viện Hàn lâm, nên tôi mạnh dạn chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động

lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” làm đề tài Luận

văn tốt nghiệp, nhằm góp phần giải quyết những vấn đề còn hạn chế mặt lý luận

cũng như thực tiễn đối với hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Vấn đề nâng cao hoạt động lưu trữ của một cơ quan đã có một số công trình nghiên cứu, bài báo đề cập đến Về cơ sở pháp lý có đề tài nghiên cứu khoa

học cấp Bộ năm 2003 “Cơ sở khoa học để xây dựng Luật Lưu trữ” của nhóm tác

giả do TS Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài đã nêu cơ sở khoa học và sự cấp thiết của việc xây dựng Luật Lưu trữ đối với sự phát triển của công tác lưu trữ, đồng thời giới thiệu phương pháp xây dựng Luật Lưu trữ, làm rõ phạm vi điều chỉnh của Luật và hình thành được đề cương của Luật Lưu trữ Các tác giả

đã nghiên cứu và trình bày hệ thống văn bản luật pháp lưu trữ và có liên quan đến lưu trữ từ thời phong kiến Việt Nam đến nay cũng như Luật Lưu trữ của các nước phát triển và đang phát triển, đồng thời đề xuất việc vận dụng vào hoàn cảnh Việt Nam Vận dụng các kết quả nghiên cứu, các tác giả nghiên cứu đã xây dựng một đề cương khái quát Luật Lưu trữ, làm cơ sở cho xây dựng Luật Lưu trữ đã được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Đó là cơ sở pháp lý cao nhất của nước ta hiện nay về tổ chức công tác lưu trữ

Đề tài “Nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương để thực hiện quy định của Luật Lưu trữ”, do Bộ Nội vụ chủ trì, Vũ Thị

Thanh Thủy làm chủ nhiệm nghiệm thu năm 2016 Đề tài này đã đề cập đến cơ

sở lý luận về tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương, các tác giả đã đưa ra khái niệm cơ bản về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, nguyên tắc, đặc trưng về xây dựng, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương; thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương của một số quốc gia trên thế giới và Việt Nam Đề tài đã trình bày được kinh nghiệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở 7 quốc gia trên thế giới, chỉ ra được những điểm tương đồng khác biệt của việc quản lý tài liệu lưu trữ giữa Việt Nam và các nước nghiên cứu, đề tài đã đề xuất được mô hình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương, đưa ra được một số giải pháp để triển khai thực hiện Luật Lưu trữ Những gợi ý của đề tài rất có ích cho tác giả luận văn này

Cuốn sách: “Lưu trữ tài liệu của cơ quan, tổ chức” của tác giả Nguyễn

Minh Phương và Triệu Văn Cường chủ biên, Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2016 Nội dung của cuốn sách bao gồm: Những vấn đề chung về lưu trữ tài liệu của các cơ quan, thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài liệu

ở lưu trữ cơ quan, tổ chức tài liệu ở kho lưu trữ cơ quan, quản lý tài liệu ở lưu trữ

cơ quan, thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ ở lưu trữ cơ quan, bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan, quản lý công tác lưu trữ ở các cơ quan Cuốn sách đã hệ thống hóa luật pháp và nghiệp vụ lưu trữ tài liệu của các cơ quan quản lý nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các doanh nghiệp Đây là tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác nghiên cứu, giảng dạy và phục vụ cho nội dung nghiên cứu chương 1 của tác giả luận văn

Năm 2015, trong luận văn cao học của mình tác giả Nguyễn Văn Sáu đã

đề cập tới việc “Tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” Tác giả đã nghiên

cứu về thực trạng công tác thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản và thống kê tài liệu nghiên cứu khoa học cũng như đã đưa ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Tuy luận văn chưa đề cập đầy đủ về thực trạng về hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm nhưng đây cũng là cơ sở để chúng tôi tham khảo và nghiên cứu về thực trạng cũng như

đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm.[21]

Năm 2017, đề tài luận văn thạc sĩ: “Sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ của nhà khoa học tiêu biểu của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Nghiên cứu trường hợp GS.VS Nguyễn Văn Hiệu)” của tác giả Nguyễn Minh

Hùng đã đưa ra tình hình sưu tầm, thu thập tài liệu của GS.VS Nguyễn Văn Hiệu nhà khoa học tiêu biểu của Viện Nam cũng như đưa ra được những giải pháp nhằm sưu tầm, thu thập tài liệu của GS.VS Nguyễn Văn Hiệu [18]

Năm 2018, bài viết “Vấn đề quản lý, thu nộp tài liệu khoa học ở Viện Khoa học Việt Nam” (nay là Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam)

của tác giả Nguyễn Thị Việt Hoa đã nêu lên thực trạng công tác lưu trữ khoa học của Viện Hàn lâm Bài viết đã đề cập tới thực trạng quản lý tài liệu khoa học và công nghệ; phân tích một số nguyên nhân và kiến nghị biện pháp quản lý, thu nộp tài liệu khoa học của Viện Hàn lâm [17]

Bài viết: “Chính sách quản lý hồ sơ trong kỷ nguyên công nghệ số của lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ (NARA) của tác giả Nguyễn Thị Mỹ Diệu đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 10/2018 (Tr.74-80), đã đề cập khái quát về cách mạng công nghiệp 4.0, nhiệm vụ số hóa lưu trữ đến năm 2019 của Hoa Kỳ, một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu như xem xét đối tượng chính sách trong quản lý hồ sơ, tài liệu, quy trình lưu trữ và xử lý không được áp dụng thống nhất cho hồ sơ điện tử, chưa có một kế hoạch bảo quản hồ sơ điện tử an toàn và bảo mật Điều đó rất có ích cho tác giả luận văn khi xem xét cách tổ chức tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm

Bài viết: “Lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước góc nhìn từ khía cạnh quản lý” của tác giả Đỗ Quang Thuận Tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước số 5/2018 (Tr.6-11,24) Tác giả đề cấp đến quan điểm, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý văn bản tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay, mục tiêu, yêu cầu quản

lý tài liệu điện tử Bài báo cũng có những gợi ý cho tác giả luận văn nghiên cứu các vấn đề khi tổ chức lưu trữ tại Viện Hàn lâm

Một số tài liệu nghiên cứu nước ngoài như:

- Cuốn sách “Basic Laws and Authorities of the National Archives and Records Administration” (Các luật và quyền cơ bản của cơ quan Lưu trữ và Lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ) được sửa đổi và xuất bản năm 2016 đã trình bày các quy

định về lưu trữ hồ sơ liên bang, hồ sơ Tổng thống và Quốc hội, một số quy định

về quản lý tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan quản lý công tác lưu trữ Cuốn sách đã giúp người nghiên cứu khái quát được chính sách lưu trữ, hệ thống các cơ quan lưu trữ và quy định về lưu trữ ở Hoa Kỳ hiện nay [36]

- Bài báo "Tương lai của lưu trữ tài liệu từ góc nhìn một độc giả (The Future of Archives and Recordkeeping: A Reader)" của tác giả Duncan Birrell,

(2011) Library Review, Vol 60 Iss: 8, pp.723 - 735 Bài báo đề cập đến những thách thức của công tác lưu trữ trong thế kỷ 21 và đề xuất hướng cách tiếp cận tới sự phát triển trong công tác lưu trữ dưới góc nhìn của một độc giả nhằm giúp cho các sinh viên lưu trữ và người làm công tác lưu trữ hiểu thêm về nghề lưu trữ [35]

- Cuốn sách “Lưu trữ và công tác văn thư: Từ lý thuyết đến thực tiễn - Archives and Recordkeeping: Theory into practice” của tác giả Caroline Brown

(2013) NXB Facet, London đã đề cập đến những nội dung của công tác lưu trữ,

từ khái niệm, việc triển khai công tác trong thực tế cũng như ảnh hưởng của công tác lưu trữ tới đời sống xã hội Tác giả cũng đánh giá tới tác động của công nghệ thông tin tới công tác văn thư, lưu trữ Các bài báo đó cũng là cơ sở để chúng tôi tham khảo và nghiên cứu để viết về lý luận của hoạt động lưu trữ [33]

Về hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm tính đến thời điểm hiện nay thì chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách toàn diện, đầy đủ việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, cũng như chưa khảo sát cụ thể, khái quát thực trạng và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện các khâu nghiệp vụ đó

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu

Đề tài hướng tới hai mục tiêu sau:

Phân tích, đánh giá hoạt động lưu trữ tại kho lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Đề xuất các biện pháp cụ thể và khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Kho Lưu trữ của Viện Hàn lâm nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu các Phông Lưu trữ của Viện Hàn lâm

Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài đi sâu nghiên cứu những vấn đề:

- Tìm hiểu những quy định của Đảng, Nhà nước, của Viện Hàn lâm về hoạt động lưu trữ

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm, Văn phòng Viện Hàn lâm; phân tích vị trí, vai trò của Phòng Hành chính - Lưu trữ, Văn phòng Viện Hàn lâm

- Khảo sát và đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm

- Xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại

Viện Hàn lâm

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian nghiên cứu của đề tài: Từ năm 2011 (từ khi có Luật Lưu trữ);

- Đề tài nghiên cứu tài liệu hành chính đang bảo quản tại kho lưu trữ của Viện Hàn lâm (tại Văn phòng Viện Hàn lâm);

- Nội dung nghiên cứu về hoạt động lưu trữ (hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ)

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tiến hành sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lê nin: Phương pháp này giúp chúng tôi có phương pháp khách quan, biện chứng về việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được chúng tôi sử dụng thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện luận văn Chúng tôi đã sử dụng phương pháp này để phân tích, tổng hợp những công trình khoa học liên quan đến đề tài luận văn nhằm nắm bắt được ý tưởng và quan điểm của các tác giả Bên cạnh đó, phương pháp này còn được sử dụng để phân tích thực trạng;

đánh giá những kết quả đạt được và hạn chế của hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm và phân tích nguyên nhân của những hạn chế của hoạt động này Việc phân tích đầy đủ các vấn đề nêu trên giúp cho chúng tôi có cái nhìn biện chứng, khách quan để đề xuất các giải pháp phù hợp với thực tiễn

- Phương pháp khảo sát thực tế: Để có cái nhìn tổng quát về hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm, chúng tôi đã sử dụng phương pháp khảo sát thực tế để

có được những thông tin, số liệu thực tế về hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm

- Phương pháp so sánh: So sánh giữa các yêu cầu của các khâu nghiệp vụ lưu trữ với tình hình thực hiện nghiệp vụ thực tế tại cơ quan

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Về lý luận: Đề tài tổng hợp khái quát một số vấn đề lý luận về hoạt động lưu trữ và nâng cao hiệu quả hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm

Về thực tiễn: Đề tài đánh giá một cách toàn diện về hoạt động lưu trữ, đưa

ra các giải pháp để có hướng khắc phục đối với hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm được hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu công việc Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể là tài liệu tham khảo và là cơ sở khoa học để Viện Hàn lâm đề xuất những thay đổi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ

7 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của đề tài như sau: Chương 1 Lý luận chung về nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Chương 2 Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Chương 3 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC

VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm về hiệu quả

Hiệu quả là khái niệm được dùng phổ biến trong đời sống kinh tế, xã hội

và nhận thức của con người Hiệu quả là phạm trù kinh tế - xã hội khách quan, là thước đo quan trọng để đánh giá hoạt động của các chủ thể Đây cũng là mục tiêu quan trọng nhất mà các chủ thể muốn đạt được Việc nâng cao hiệu quả là một đòi hỏi khách quan của các chủ thể, hiệu quả là phạm trù thể hiện mối tương quan giữa kết quả thu được và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó.Hiệu quả là thuật ngữ dùng để chỉ các kết quả hoạt động của các sự vật hiện tượng

Theo từ điển Cambridge: “Hiệu quả là khả năng thành công hoặc sản xuất ra những kết quả mong muốn” [39]

Hiệu quả được gắn với sự thành công và những kết quả đạt được của các

sự vật, hiện tượng trong đời sống kinh tế - xã hội của con người

Theo từ điển Bách khoa toàn thư mở Wikipedia “Hiệu quả là khả năng

tạo ra kết quả mong muốn hoặc khả năng sản xuất ra sản lượng mong muốn Khi cái gì đó được coi là có hiệu quả, nó có nghĩa là nó có một kết quả mong muốn hoặc mong đợi, hoặc tạo ra một ấn tượng sâu sắc, sinh động” [32]

Từ điển Pháp - Việt Pháp luật - Hành chính của Đoàn Trọng Truyến cho rằng Hiệu quả là kết quả thực hiện mọi chủ trương chính sách được xác định bằng sự so sánh giữa kết quả đạt được và chi phí (về lao động, vật tư, tài chính ); kết quả đó thì tối đa, chi phí thì tối thiểu Hiệu quả là một chi tiêu quan trọng trong hoạt động kinh tế, trong kinh doanh, thể hiện ở lợi nhận, ở thu nhập trên một đồng vốn đầu tư hay vốn sản xuất - kinh doanh Nhưng không thể xét

đơn thuận hiệu quả kinh tế về lợi nhuận, mà phải xét hiệu quả kinh tế - xã hội

[8.Tr.115]

Hiệu quả theo nghĩa chung nhất là “kết quả của việc làm mang lại hoặc là kết quả đạt được trong việc thực hiện nhiệm vụ nhất định Hiệu quả là kết quả như yêu cầu của một việc làm mang lại” Một công việc được coi là hiệu qủa khi

mà kết quả, sản phẩm nó tạo ra như người thực hiện mong muốn, xứng đáng với công sức, chi phí bỏ ra trong cả quá trình tiến hành công việc đó Hiệu quả còn được hiểu là việc kết hợp và sử dụng các nguồn lực đầu vào bằng một cách thức tốt nhất, tiết kiệm nhất để sản sinh ra các kết quả đầu ra cao hơn

Dưới góc độ thông tin, hiệu quả được hiểu là kết quả thông tin đạt được theo yêu cầu trong một khoảng không gian, thời gian, công sức và nguồn lực cụ thể Hiệu quả thông tin cho phép so sánh để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực hiện các mục tiêu, hoạt động của chủ thể cung cấp thông tin và khách thể tiếp cận thông tin cùng chi phí mà họ bỏ ra để có kết quả đó trong điều kiện nhất định Dưới góc độ nghiên cứu quản lý hành chính, các nhà nghiên cứu cho rằng: Hiệu quả Chính phủ là hiệu quả tích cực thu được trong công tác hoặc hoạt động quản lý của Chính phủ

Do vậy, hiệu quả là kết quả đạt được của một hoạt động, là sự so sánh giữa mục tiêu đề ra và kết quả đạt được

Trên thế giới hiện nay có 2 quan niệm phổ biến về hiệu quả đó là:

Quan điểm truyền thống: Hiệu quả là nói đến phần còn lại của

kết quả sau khi đã trừ đi chi phí Hiệu quả là tỷ lệ giữa kết quả thu được với chi phí bỏ ra

Quan điểm hiện đại: Theo quan điểm hiện đại khi tính hiệu quả phải căn

cứ vào các yếu tố như: Trạng thái động của mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra; yếu tố thời gian là một yếu tố quan trọng trong tính toán hiệu quả (Cùng một lượng vốn đầu tư như nhau và cùng có tổng doanh thu bằng nhau nhưng có thể hiệu quả khác nhau trong những thời điểm khác nhau) Đặc biệt trong lưu trữ,

việc tính đến yếu tố thời gian là rất quan trọng) Hiệu quả còn tính đến trên các phương diện tài chính, xã hội và môi trường

Từ việc phân tích khái niệm và các quan điểm về hiệu quả trên, trong

phạm vi luận văn, tác giả đưa ra khái niệm hiệu quả như sau: Hiệu quả là phạm

trù phản ánh trình độ năng lực quản lý điều hành của các chủ thể nhằm đạt được kết quả đầu ra cao nhất với chi phí đầu vào thấp nhất

1.1.2 Khái niệm lưu trữ

Lưu trữ là thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong đời sống xã hội Có rất nhiều các quan niệm khác nhau về lưu trữ:

Theo cuốn “Lưu trữ hiện đại - Nguyên tắc và kỹ thuật” (Modern Archives Principle techniques): Các cơ quan Lưu trữ có thể có nguồn gốc từ các nền văn minh Hy Lạp cổ đại

“Trong thế kỷ thứ 5 và thứ 4 trước Công nguyên người dân Athens giữ các tài liệu có giá trị của họ trong đền thờ người mẹ của các vị thần, đó là đền Metroon nằm cạnh tòa án, tại quảng trường công cộng ở Athens Trong ngôi đền này có các điều ước, luật, biên bản đại hội công chúng và các văn bản khác của Nhà nước Trong số các tài liệu đó có tuyên bố của Socrates viết trong phòng riêng của mình, các bản thảo viết tay của các tác phẩm của Aeschylus, Sophocles, và Euripides, và danh sách những người chiến thắng trong các thế vận hội Olympic Những tác phẩm đã được bảo quản và truyền từ thời xa xưa cho đến khoảng thế kỷ thứ ba sau Công nguyên ở dạng các cuộn giấy cói” [38, tr.3]

Theo từ điển tiếng Việt cho rằng: “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để tiện tra cứu, khai thác” [16, tr.627]

Do đó, lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để nhằm mục đích tra cứu, khai thác và sử dụng chúng

Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Lưu trữ có hai nghĩa, nghĩa thứ nhất là

“Giữ lại các văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng

và tra cứu khi cần thiết” và nghĩa thứ hai “Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ

bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [20, tr 45]

Trong cuốn “Principles and Techniques” (1956) tác giả Theodore

Roosevelt Schellenberg xác định lưu trữ hay còn gọi là cơ quan lưu trữ

Theo Luật Lưu trữ năm 2011 không có khái niệm lưu trữ là gì mà chỉ có khái niệm về tài liệu lưu trữ: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.”

Từ các quan niệm trên, tác giả luận văn đưa ra quan niệm về lưu trữ như

sau: Lưu trữ là việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích quốc gia, cơ quan, tổ chức và cá nhân

1.1.3 Khái niệm về hoạt động lưu trữ

Hoạt động là quá trình tác động qua lại tích cực giữa con người với thế giới khách quan mà qua đó mối quan hệ thực tiễn giữa con người với thế giới khách quan được thiết lập Hoạt động bao gồm có đối tượng; có tính mục đích, vận hành theo nguyên tắc gián tiếp

Căn cứ Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” [22] Đây là định nghĩa mà chúng tôi sử dụng trong suốt quá trình

làm luận văn này

1.1.4 Khái niệm về hiệu quả hoạt động lưu trữ

Hiệu quả hoạt động là phạm trù phản ánh trình độ năng lực quản lý, điều hành của các cơ quan quản lý nhà nước về các vấn đề như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm đạt được kết quả đầu ra cao nhất với chi phí đầu vào thấp nhất trong hoạt động lưu trữ và phục vụ cho lợi ích xã hội, cơ quan, tổ chức và cá nhân

Hiệu quả hoạt động lưu trữ là kết quả đạt được khi tiến hành các hoạt động lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài

liệu lưu trữ) nhằm tác động đến tài liệu lưu trữ nhằm đạt được mục tiêu, yêu cầu đặt ra

1.2 Vai trò hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm khoa học và công nghệ Việt Nam

Thứ nhất, phục vụ cho hoạt động quản lý về công tác lưu trữ nói chung và của Viện Hàn lâm nói riêng

Hiện nay, bên cạnh sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường của nước ta, vị thế của lưu trữ ngày càng được đánh giá cao Thông tin tài liệu lưu trữ là nguồn tài nguyên thông tin quan trọng cho hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm Đây là một kho tài liệu vô cùng quý báu của quốc gia, giúp cho tổ chức, đơn vị, cá nhân… tìm kiếm thông tin hữu ích để nghiên cứu đề tài khoa học; làm luận án, luận văn trong và ngoài nước; giảng dạy; biên soạn sách; tìm lại những

hồ sơ, làm các chế độ chính sách cho đội ngũ công chức, viên chức và người lao động… Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm còn phục vụ các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao và nhiều hoạt động khác trong xã hội

Viện Hàn lâm là cơ quan nghiên cứu khoa học lớn nhất của cả nước Tài liệu lưu trữ được hình thành gồm 2 khối: Tài liệu hành chính và tài liệu khoa học

và công nghệ Các khối tài liệu đó có ý nghĩa thực tiễn quan trọng là phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành, thực hiện yêu cầu khai thác của Lãnh đạo và tất cả các chuyên viên của các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm

Tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm phản ánh thông tin lịch sử về Viện Hàn lâm một cách trực tiếp và trung thực Nếu được thu thập và tổ chức tốt thì những giá trị cơ bản và thực tiễn của tài liệu có thể phục vụ tốt cho nghiên cứu, biên soạn lịch sử của Viện Hàn lâm; phục vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ; phục vụ hoạt động quản lý

Với vị trí, vai trò là cơ quan thuộc Chính phủ, là cơ quan khoa học lớn nhất của cả nước, tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm, các thành tựu đóng góp khoa học và công nghệ của Viện Hàn lâm có

rất nhiều giá trị Các tài liệu này cần được nghiên cứu, tổng kết phản ánh vào bức tranh toàn cảnh về khoa học nước nhà Chúng cũng cần cho nhu cầu nghiên cứu, biên soạn lịch sử tổ chức và hoạt động của Viện Hàn lâm

Lãnh đạo Viện Hàn lâm qua các thời kỳ đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như một nguồn sử liệu gốc để biên soạn lịch sử của cơ quan Trên thực tế, khi tiến hành biên soạn lịch sử các cơ quan, tài liệu lưu trữ của cơ quan là nguồn tư liệu đầu tiên mà các nhà nghiên cứu tìm đến khai thác Những thông tin thiết yếu

để các nhà nghiên cứu là những thông tin mang tính chứng cứ để nhà nghiên cứu

có thể minh chứng cho các nhận định của mình Thông tin từ tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý cao và một số thông tin chỉ có thể khai thác từ tài liệu lưu trữ

Ví dụ: Khi nghiên cứu biên soạn kỷ yếu của Viện Hàn lâm, các tác giả thường nghiên cứu các quyết định thành lập, giải thể, quy định chức năng nhiệm

vụ, bổ nhiệm lãnh đạo qua các thời kỳ của Viện Hàn lâm và các đơn vị trực thuộc

Khi nghiên cứu chủ trương của Lãnh đạo về phát động các phong trào thi đua, nhà nghiên cứu có thể tìm thấy thông tin trong hồ sơ về thi đua - khen thưởng với các danh hiệu Viện Hàn lâm đạt được, khen thưởng các lãnh đạo qua các thời kỳ

Một trong những nội dung quan trọng khi biên soạn lịch sử tổ chức Viện Hàn lâm là thống kê các danh hiệu và phần thưởng cao qúy mà Viện Hàn lâm đã đạt được Đây là vinh dự và cũng là sự ghi nhận đối với những đóng góp của các thế hệ công chức, viên chức và người lao động đối với hoạt động khoa học và công nghệ nước nhà Nội dung này được phản ánh tại các hồ sơ Viện Hàn lâm đề nghị tặng huân chương - huy chương, cờ thi đua, bằng khen, danh hiệu cho các đơn vị, cá nhân có kèm theo quyết định khen thưởng của cơ quan cấp trên

Những tài liệu lưu trữ thường được sử dụng nhiều nhất cho mục đích này

là các quyết định về tổ chức bộ máy và nhân sự, báo cáo tổng kết năm, quy chế

tổ chức và hoạt động của Viện Hàn lâm qua các thời kỳ, các quyết định khen thưởng của Viện Hàn lâm, Chính phủ và cơ quan cấp trên…

Chúng ta đều biết rằng, tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc Bất cứ ai, khi tiến hành nghiên cứu một vấn đề gì đều phải tìm hiểu

về tình hình và những kết quả nghiên cứu của những người đi trước Các công trình nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm, sau khi ứng dụng vào thực tiễn đều được lưu trữ lại và trở thành tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu tiếp theo Câu nói nổi tiếng của một nhà khoa học “Tôi vĩ đại vì tôi đứng trên vai những người khổng lồ” đã nói lên giá trị của việc biết kế thừa và phát huy kết quả nghiên cứu của những người đi trước Ngoài ra, nếu tiến hành hệ thống hóa

và phân tích thông tin trong tài liệu lưu trữ, con người sẽ lý giải được nhiều vấn

đề về tự nhiên, xã hội Ở một góc độ khác, thông tin trong tài liệu lưu trữ còn là

cơ sở cho những phát minh, sáng chế

Trong lĩnh vực khoa học, tài liệu lưu trữ đặc biệt có giá trị đối với lịch sử khoa học Việc khai thác các tài liệu lưu trữ không chỉ giúp các nhà sử học tái hiện lịch sử mà còn có giá trị trong việc xác minh tính chân thực, tính chính xác của các sự kiện và nhân vật, là nguồn thông tin đáng tin để Viện Hàn lâm tổng kết thành tựu, kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và phát triển

Tài liệu lưu trữ cũng giúp các nhà quản lý rút ra những kinh nghiệm để tổ chức triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch đã đề ra Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ còn là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động Khi nghiên cứu hồ sơ về các công trình nghiên cứu, cơ quan mới có cơ sở khoa học đúc rút kinh nghiệm cho công tác quản lý các đề tài Thông qua đó việc hoạch định phương hướng cho việc phát triển nghiên cứu khoa học trong hiện tại

và tương lai sẽ thực tế hơn, tránh được đầu tư trùng lặp dàn trải trong các công nghiên cứu

Thứ hai, nâng cao hiệu quả công việc của tổ chức, cá nhân

Hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm có ý nghĩa quan trọng, góp phần minh chứng về hoạt động nghiên cứu khoa học trên tất cả các lĩnh vực: Toán học, hóa học, vật lý, địa lý, thiên văn học, công nghệ sinh học, công nghệ thông tin… bên

cạnh đó là tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu hoạt động khoa học, công nghệ; tài liệu Tài chính - Kế toán; tài liệu quản lý xây dựng cơ bản; tài liệu

Tổ chức - Cán bộ; tài liệu lao động tiền lương; tài liệu thi đua khen thưởng; tài liệu Hợp tác quốc tế; tài liệu Thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; tài liệu công tác pháp chế, hành chính và văn thư, lưu trữ Bên cạnh đó còn có nhóm tài liệu có liên quan đến tổ chức Đảng, công đoàn và đoàn thanh niên của cơ quan như tài liệu về hoạt động của tổ chức đảng; tài liệu về hoạt động của tổ chức Công đoàn; tài liệu về hoạt động của Đoàn thanh niên của đội ngũ công chức, viên chức, người lao động qua các thời kỳ lịch sử Những tài liệu đó rất cần cho các đơn vị, tổ chức và cá nhân đã và đang làm việc tại Viện Hàn lâm và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ … Điều đó đặt ra nhu cầu áp dụng những biện pháp hữu hiệu, các hình thức quảng bá phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của các đối tượng khác nhau

Hình ảnh 1: Hồ sơ lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Thứ ba, tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác

Thực tiễn đã chỉ ra rằng, trong tất cả mọi hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước nói chung và của Viện Hàn lâm nói riêng hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản quản lý nhà nước, do vậy nó gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung

Trong quá trình quản lý nhà nước hiện nay cần thiết phải có sự nghiên cứu nghiêm túc, chính xác, khoa học thực trạng các vấn đề của Viện Hàn lâm ở giai đoạn trước nhằm rút ra kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát với tình hình thực tiễn tại cơ quan, đơn vị

Thứ tư, hoạt động lưu trữ còn lưu trữ bảo đảm giữ gìn những thông tin bí mật của cơ quan, tổ chức và cá nhân

Hiện nay, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của các cá nhân Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng lại cần hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác… Vì vậy, các tổ chức lưu trữ đã có chế độ bảo mật thông tin trong lưu trữ

Viên chức làm công tác lưu trữ là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ họ sẽ luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ quốc gia khi phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ

1.3 Nội dung hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm

Hiệu quả của hoạt động lưu trữ ở cơ quan có thể nhận biết qua một số biểu hiện sau:

Mức độ sử dụng tài liệu lưu trữ trong công việc của cơ quan, trong nghiên cứu khoa học và công nghệ, giải quyết các yêu cầu của thực tiễn đời sống so với tiềm năng của tài liệu lưu trữ hiện có của các phông lưu trữ do cơ quan quản lý Mức độ này hiện nay ở Viện Hàn lâm chưa cao

Các nhiệm vụ đã được giải quyết cụ thể hàng năm đã tương xứng với kinh phí và công sức bỏ ra để tổ chức hoạt động lưu trữ

Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm có bị mất mát hay hư hỏng không

Tài liệu lưu trữ thu về hàng năm có phản ánh đúng hoạt động hiện hành của cơ quan không

Tài liệu lưu trữ khi thu về đã được phát huy được vai trò của tài liệu hay chưa

1.4 Các yêu cầu của hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm

Thứ nhất, hiệu quả hoạt động về lưu trữ hướng tới việc phục vụ công việc tốt nhất

Hiệu quả hoạt động lưu trữ cần xem xét việc cung cấp các dịch vụ công cho cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý công Đối với Viện Hàn lâm cũng như vậy Hoạt động về lưu trữ phải tạo điều kiện

để quyền con người, quyền công dân được bảo vệ tốt Người dân phải được hưởng lợi từ hoạt động về lưu trữ

Thứ hai, hoạt động về lưu trữ cần có cơ chế mềm dẻo, linh hoạt, giảm thiểu các thủ tục hành chính

Hoạt động lưu trữ cần có cơ chế mềm dẻo và linh hoạt hơn, đơn giản hóa các thủ tục hành chính mới có thể có hiệu quả Việc phi quy chế hóa góp phần tạo cho người công chức, viên chức một khoảng tự do để quyết định các vấn đề

có liên quan đến việc sử dụng, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ tại Viện Hàn lâm

Trách nhiệm của người công chức, viên chức tại Viện Hàn lâm bảo đảm thực hiện mục đích, đạt kết quả tốt, hiệu quả cao Những quy định, điều kiện để

công chức, viên chức lưu trữ thực thi nhiệm vụ cần có hình thức linh hoạt, mềm dẻo hơn, linh hoạt hơn để họ có thể làm việc trong một thời gian nhất định, có thể làm chính thức hoặc hợp đồng Thực tế hiện nay, trong tổ chức lưu trữ các cấp đã hình thành việc giao nhiệm vụ theo đề án, như là nhiệm vụ đặc thù và số kinh phí tương ứng Như vậy, việc quản lý nhà nước về lưu trữ sẽ đảm bảo sự linh hoạt, mềm dẻo

Thứ ba, hoạt động lưu trữ phải có sự định hướng theo mục tiêu

Nhóm tác giả Nguyễn Đăng Thành tại cuốn sách “Đo lường và đánh giá hiệu quả quản lý hành chính nhà nước - Những thành tựu trên thế giới và ứng dụng tại Việt Nam đã nhấn mạnh rằng:

“Nếu như trong nền hành chính truyền thống, các nhà hành chính chủ yếu

là làm nhiệm vụ thi hành mệnh lệnh và làm theo các quy tắc có sẵn, thì ngày nay, với tư cách là nhà quản lý, họ phải tính toán, dự đoán, sáng tạo, năng động

để đạt mục tiêu Vì mục tiêu phải đạt là hiệu quả hoạt động quản lý, các nhà hành chính không quan tâm nhiều đến chu trình, phương pháp mà quan tâm trước hết đến mục đích có đạt được hay không, cụ thể là hiệu quả được lượng hóa, đánh giá bằng các chỉ tiêu đánh giá dựa trên so sánh kết quả/chi phí [24, tr.88]

Như vậy, quản lý lưu trữ như một phương diện của quản lý nhà nước phải thay đổi phương thức quản lý lưu trữ truyền thống, chủ yếu đưa ra các kế hoạch, làm theo các quy định có sẵn để đưa ra các mục tiêu cụ thể là hiệu quả đo, đếm được Trước đây, quản lý nhà nước về lưu trữ nặng về cai quản, kiểm soát đã đến lúc quản lý nhà nước về lưu trữ phải có cơ chế kiểm soát đầu ra thay cho việc kiểm soát đầu vào như hiện nay trong việc ban hành những chủ trương, chính

sách pháp luật về lưu trữ

Thứ tư, trong hoạt động lưu trữ phải phải đẩy mạnh phân quyền

Hoạt động về lưu trữ cần giao nhiều quyền hơn cho các đơn vị, tổ chức bên dưới (phân quyền theo chức năng); giao quyền chủ động từ cấp cao xuống cấp thấp để nâng cao trách nhiệm và sự chủ động trong thực hiện các nhiệm vụ

đề ra

1.5 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ:

Xây dựng tiêu chí cho hoạt động lưu trữ là cơ sở để cơ quan, đơn vị, tổ chức tự đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại đơn vị mình nhằm phát huy vai trò, trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, tổ chức trong hoạt động lưu trữ

cơ quan; xác định tính chất và nhiệm vụ cụ thể hoạt động lưu trữ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hàng năm; phát huy và nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý

hoạt động thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Tiêu chí đánh giá hoạt động chỉnh lý khoa học tài liệu: Quá trình chỉnh lý

tài liệu thực chất là quá trình tổ chức khoa học tài liệu, bao gồm: xây dựng và sử dụng phương án phân loại, tỷ lệ hồ sơ được phân loại và hệ thống hóa các phương án phân loại, tỷ lệ tài liệu của toàn cơ quan được tiến hành chỉnh lý theo đúng nghiệp vụ Xây dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp xếp tài liệu phông lưu trữ Trên cơ sở đặc trưng của tài liệu mà phương án phân loại được xây dựng và sử dụng hợp lý Tỷ lệ tài liệu của toàn cơ quan được tiến hành chỉnh lý theo dúng quy trình nghiệp vụ không chỉ phản ánh tính hợp lý của phương án phân loại mà còn phản ảnh hiệu quả thực tiễn của hoạt động chỉnh lý tại cơ quan

Tiêu chí đánh giá hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ Việc này có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, kết quả của nó ảnh hưởng trực tiếp

đến chất lượng, nội dung và thành phần tài liệu của phông lưu trữ cơ quan Nội dung tiêu chí này gồm có các tiêu chí sau: Xây dựng và sử dụng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu, lập và lưu trữ hồ sơ các đợt tiêu hủy tài liệu, số lần tiêu hủy tài liệu có đúng quy trình hay không Mục đích của xác định giá trị tài liệu chính là lựa chọn danh mục những tài liệu có giá trị để bảo quản, xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và có thời hạn và loại ra những tài liệu hết giá trị, trùng thừa để tiêu hủy Vì vậy, xây dựng và sử dụng bảo thời hạn là tiêu chí bộ phận tiên quyết ảnh hướng to lớn đến hiệu quả của hoạt động xác định giá trị tài liệu không những phục vụ ở khâu chỉnh lý tài liệu mà ngay từ khâu các chuyên viên lập hồ sơ, tài liệu cho chính xác

Tiêu chí đánh giá hoạt động bảo quản tài liệu: Nhiệm vụ của công tác bảo

quản tài liệu lưu trữ là nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu từ đó tìm ra các biện pháp nhằm bảo vệ có hiệu quả tài liệu lưu trữ Cụ thể các nội dung tiêu chí này gồm: Bố trí địa điểm, diện tích phòng, kho lưu trữ

và các trang thiết bị phục vụ cho bảo quản tài liệu, nội quy ra vào kho, chế độ phòng cháy, chữa cháy và chế độ môi trường trong kho lưu trữ, vệ sinh kho tàng

Để công tác bảo quản tại lưu trữ cơ quan được hiệu quả thì hệ thống cơ sở vật chất của cơ quan phụ vụ công tác này được quan tâm đúng mức nhằm ngăn chặn kịp thời, thường xuyên và lâu dài các tác động của yếu tố môi trường

Tiêu chí đánh giá hoạt động thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ Đây chính

là quá trình ghi chép số lượng, tình trạng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu vào các phương tiện thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lý Cụ thể các nội dung tiêu chí này gồm: Số lượng các công cụ thống kê và tra tìm và vệ sinh kho tàng trong một năm, số lần thống kê, kiểm tra Trên cơ sở thực tế tình hình tài liệu lưu trữ tại cơ quan để xây dựng công cụ thống kê và tra tìm Từ đó tiến hành đo tần suất sử dụng các công cụ này trong một năm để đánh giá tính thực tiễn và hiệu quả của công tác thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ tại cơ quan

Tiêu chí đánh giá hoạt động tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Cụ thể các nội dung tiêu chí này gồm: Xây dựng quy chế khai thác sử dụng tài liệu, tỷ lệ tài liệu được phục vụ so với số liệu được bảo quả trong lưu trữ, tỷ lệ công tác sử dụng tài liệu phục vụ so với số liệu được bảo quản trong lưu trữ, tỷ

lệ công chức, viên chức sử dụng tài liệu lưu trữ so với tổng số công chức, viên chức trong cơ quan, các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu là một quy định không thể thiếu được mỗi kho lưu trữ nhằm đảm bảo nguyên tắc quản lý chặt chẽ tài liệu, bảo vệ bí mật thông tin trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trên cơ sở quy định đối tượng khai thác, thẩm quyền của các cá nhân, tổ chức có liên quan sẽ đánh giá được hiệu quả của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên cơ sở phân tích các số

liệu thống kê về tỷ lệ độc giả, tài liệu được khai thác

Trong chương 1, tác giả khái quát về lý luận chung về việc nâng cao hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm như các khái niệm hiệu quả, lưu trữ, hoạt động lưu trữ, hiệu quả hoạt động lưu trữ; vai trò của hiệu quả hoạt động lưu trữ, nội dung hiệu quả hoạt động lưu trữ, các yêu cầu của hiệu quả, tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM

KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu chung về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển, chức năng của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

* Lịch sử hình thành và phát triển

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, tiền thân là Viện Khoa học Việt Nam được thành lập theo Nghị định số 118/CP ngày 20/5/1975 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) Ngày 22/5/1993, theo Nghị định số 24/CP của Chính phủ, Viện Khoa học Việt Nam được tổ chức lại thành Trung tâm Khoa học tự nhiên và Công nghệ Quốc gia Theo Nghị định số 27/2004/NĐ-CP ngày 16/01/2004 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia được đổi tên thành Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam Ngày 25/12/2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 108/2012/NĐ-CP quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Ngày 15/5/2017, Chính phủ ban hành Nghị định số 60/2017/NĐ-CP quy định lại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

* Chức năng

Theo Nghị định số 60/2017/NĐ-CP Ngày 15/5/2017 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Viện Hàn lâm thực hiện chức năng nghiên cứu về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ theo các hướng trọng điểm của Nhà nước nhằm cung cấp

luận cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học và xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao cho đất nước

2.1.2 Tình hình tổ chức, nhân sự và kho tàng phục vụ cho hoạt động lưu trữ

* Về tổ chức bộ máy và nhân sự bộ phận lưu trữ

- Phòng Hành chính - Lưu trữ thuộc Văn phòng là tổ chức văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và của Văn phòng Thực hiện công tác lưu trữ của Viện Hàn lâm; giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch Viện Hàn lâm quản lý công tác hành chính, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc: thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Nguyễn Thanh Vân 1979 Nữ Phó Trưởng

Phòng Đại học

Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Nguyễn Phương Hải 1976 Nữ Chuyên viên Đại học

Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Nguyễn Thị Oanh 1982 Nữ Lưu trữ viên Đại học Lưu trữ học và

Quản trị văn

Bảng 1: Số lượng viên chức Phòng Hành chính - Lưu trữ năm 2019

Nguồn: Khảo sát thực tế tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học

và Công nghệ Việt Nam

Qua bảng số liệu trên, tổng số viên chức làm việc tại Phòng Hành chính - Lưu trữ là 7 người Trong đó có 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng phụ trách mảng Lưu trữ và 01 chuyên viên làm công tác lưu trữ Về trình độ học vấn

đa phần tốt nghiệp ngành lưu trữ học và quản trị văn phòng đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm của viên chức lưu trữ

- Tại các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện: Đã bố trí viên chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ

Hầu hết viên chức đều được đào tạo đúng chuyên ngành có trình độ Đại học Thâm niên công tác bình quân của người làm công tác văn thư, lưu trữ: Từ

30 tuổi trở lên, đều là những viên chức có kinh nghiệm

* Về kho tàng, trang thiết bị phục vụ hoạt động lưu trữ

Kho lưu trữ Viện Hàn lâm do Phòng Hành chính - Lưu trữ, Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN quản lý, có diện tích kho lưu trữ Viện Hàn lâm bảo quản tài liệu lưu trữ gần 200m2 , một kho ở tầng 9, một kho ở tầng 10 được trang

bị đầy đủ các thiết bị để bảo quản tài liệu theo đúng tiêu chuẩn nhà nước quy định: Giá, hộp, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, bình phòng cháy chữa cháy Định

kỳ vệ sinh sạch sẽ kho tàng và tài liệu Phòng đọc và phòng làm việc được bố trí cùng với bộ phận văn thư

phòng Nguyễn Minh Hùng 1987 Nam Chuyên viên Thạc sĩ Lưu trữ học

Nguyễn Văn Chức 1989 Nam Chuyên viên Đại học Quản trị văn

phong Nguyễn Anh Tú 1990 Nam Kỹ sư Đại học Công nghệ

thông tin

2.1.3 Vai trò của Viện Hàn lâm trong việc đóng góp các thành tựu khoa học vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước

Trong những năm qua đặc biệt những năm gần đây những kết quả nghiên cứu khoa học và công nghệ của Viện Hàn lâm đã được ứng dụng vào thực tế phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Sản phẩm của hoạt động nghiên cứu khoa học ở Viện Hàn lâm phải kể đến đầu tiên là kết quả nghiên cứu về chương trình đề tài cấp nhà nước, cấp bộ; các dự án điều tra cơ bản, chương trình nước sạch và vệ sinh môi trường Trong đó có những chương trình, đề tài và dự

án điều tra, nghiên cứu về những vấn đề cơ bản vừa có tính cấp bách và trọng điểm của nhà nước Có những công trình có thể in thành sách, nhưng cũng có những công trình chưa thể xuất bản vì nhiều lý do khác nhau (bí mật quốc gia, những vấn đề mang tính nhạy cảm )

sự cố môi trường

Đến nay, mặt dù đã hết thời gian 05 năm hoạt động theo thiết kế, hệ thống VNREDSat-1 đã, đang và sẽ được sử dụng một cách tích cực như một công cụ giám sát, cung cấp nguồn dữ liệu có giá trị, tạo thế chủ động cho các cơ quan chức năng có thêm một kênh thông tin khách quan, chủ động và tin cậy trong quản lý tài nguyên môi trường, phòng chống giảm nhẹ thiên tai; phục vụ nghiên cứu khoa học, phát triển nguồn nhân lực và phát triển bền vững kinh tế xã hội, bảo vệ chủ quyền quốc gia cũng như hợp tác quốc tế

Sự thành công của VNREDSat-1 đã góp phần xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ vũ trụ cho Việt Nam, tích cực và chủ động đóng góp cho các nhiệm

vụ khoa học, phát triển kinh tế - xã hội và an ninh - quốc phòng, chủ động hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới, và quan trọng hơn cả là góp phần xây dựng và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao để tiếp thu công nghệ, tiếp nhận và khai thác các hệ thống vệ tinh trong tương lai của Việt Nam

2.1.4 Thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị của tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm

* Xác định Phông Lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm có tất cả 4 phông lưu trữ chính tương đương với 4 tên gọi khác nhau của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, một số phông của các đơn vị giải thể Trong đó có 01 phông mở, đó là: Phông Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Và 3 Phông đóng là : Viện Khoa học Việt Nam, Trung tâm Khoa học tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam và một số phông đóng của các đơn vị trực thuộc giải thể;

* Về thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm phản ánh quá trình hoạt động của Viện Hàn lâm, chủ yếu là tài liệu phản ánh về xây dựng quy hoạch, kế hoạch, hoạt động khoa học, công nghệ, tổ chức cán bộ, hợp tác quốc tế, thanh

tra, kiểm tra…., với các nội dung chính sau:

I NHÓM TÀI LIỆU CHUNG

1 Tài liệu tổng hợp

2 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

3 Tài liệu hoạt động khoa học, công nghệ

4 Tài liệu Tài chính - Kế toán

5 Tài liệu quản lý xây dựng cơ bản

6 Tài liệu Tổ chức - Cán bộ

7 Tài liệu lao động tiền lương

8 Tài liệu thi đua khen thưởng

9 Tài liệu Hợp tác quốc tế

10 Tài liệu Thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

11 Tài liệu công tác pháp chế, hành chính và văn thư, lưu trữ

II TÀI LIỆU VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC ĐẢNG, CÔNG ĐOÀN

VÀ ĐOÀN THANH NIÊN CƠ QUAN

1 Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng

2 Tài liệu về hoạt động của tổ chức Công đoàn

3 Tài liệu về hoạt động của Đoàn thanh niên

Về thành phần, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Viện

Hàn lâm từ các đồng chí là Lãnh đạo, các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện và Khối Văn phòng Dân đảng chủ yếu là tài liệu hành chính, tài liệu quản

lý khoa học và công nghệ, một phần nhỏ là tài liệu tài chính - kế toán do kế toán Văn phòng nộp vào, tài liệu xây dựng cơ bản Tài liệu giấy là thành phần chủ yếu, Viện Hàn lâm lưu giữ một số ít ảnh liên quan đến hoạt động cuộc đời và sự nghiệp của cố GS.VS Trần Đại Nghĩa, Viện trưởng đầu tiên của Viện Khoa học Việt Nam

* Về đặc điểm của tài liệu lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Viện Hàn lâm hầu hết là bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp có tính chính xác cao;

- Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị như: Các thông tin về sự kiện, hiện tượng, những hoạt động của Viện Hàn lâm hoặc một nhân vật tiêu biểu trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan;

- Tài liệu lưu trữ phản ánh quá trình nghiên cứu khoa học, hoạt động chuyên môn của Viện Hàn lâm;

- Tài liệu lưu trữ tại Viện Hàn lâm chịu sự quản lý của Văn phòng được đăng ký bảo quản, sử dụng theo quy định của Viện Hàn lâm quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật Nhà nước có đầu tư kinh phí hằng năm;

- Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ: Các văn bản, tài liệu là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của Viện Hàn lâm là những tài liệu gốc - những văn

bản hình thành do chính hoạt động của các đơn vị và các nhân trong quá trình thực thi những chức năng, nhiệm vụ hoặc chức trách được luật pháp quy định

* Về giá trị, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ:

Viện Hàn lâm là cơ quan nghiên cứu khoa học lớn nhất của cả nước tài liệu lưu trữ được hình thành là khối tài liệu hành chính và khối tài liệu khoa học

và công nghệ

Trong quá trình hoạt động của Viện Hàn lâm đã hình thành lên tài liệu có

ý nghĩa thực tiễn quan trọng là phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành, thực hiện nhiệm của của Lãnh đạo và tất cả các chuyên viên của các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm

Khi lựa chọn để đưa vào lưu trữ, viên chức lưu trữ của Viện Hàn lâm đã chú ý đến ý nghĩa lịch sử của tài liệu, những tài liệu có khả năng phản ánh thông tin lịch sử một cách trực tiếp và trung thực

Tài liệu có thể phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử của Viện Hàn lâm, nghiên cứu khoa học và công nghệ và hoạt động quản lý của Viện Hàn lâm

2.2 Thực trạng hiệu quả hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

Tại Kho lưu trữ Viện Hàn lâm hiện có khoảng 600 mét giá tài liệu, Văn phòng Viện Hàn lâm đã tham mưu, giúp việc cho Viện Hàn lâm quản lý và thực hiện các các hoạt động nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thống kê xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến hoạt động lưu trữ các viên chức đã thực hiện khá nghiêm túc các quy định, quy chế của pháp luật hiện hành về hoạt động lưu trữ

Về thực trạng hiệu quả hoạt động nghiệp vụ lưu trữ được thể hiện như sau:

2.2.1 Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu

Nguồn thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm là từ các Lãnh đạo, Các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện và Khối Văn phòng Dân đảng Tài liệu chủ yếu là các tập lưu trữ từ văn thư chuyển vào kho, tài liệu tổng hợp; tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê, tài liệu về hoạt động khoa học

và công nghệ; tài liệu tài chính - kế toán; tài liệu quản lý xây dựng cơ bản; tài liệu tổ chức cán bộ; tài liệu thi đua, khen thưởng, kỷ luật; tài liệu về lao động tiền lương; tài liệu về hợp tác quốc tế; tài liệu về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; tài liệu về công tác pháp chế, hành chính và văn thư, lưu trữ; hoạt động Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên

Thu thập tài liệu thu về được chuyển vào kho lưu trữ hiện hành gồm tài liệu lưu của văn thư, tài liệu của Ban Tổ chức - Cán bộ, Ban Kế hoạch - Tài chính, Ban Hợp tác quốc tế Tài liệu khi thu thập về được bảo quản trong các cặp 3 dây, bó gói, chưa được lập hồ sơ Chưa được thu đầy đủ về kho tài liệu

đã hết hạn nộp lưu (Phụ lục 4 - Bảng kê số lượng tài liệu thu thập từ năm 2013 đến nay)

Việc tổ chức lại tài liệu đã thu về kho cũng chưa được quan tâm Minh chứng cho việc này là Viện Hàn lâm chưa ban hành được bất kỳ một bản Danh mục thành phần tài liệu cần giao nộp vào Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm Các đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm thường lẫn tài liệu, trong đó có cả sách, báo, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ có giá trị bảo quản dưới 5 năm, không đúng thành phần, nên gây khó khăn cho các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ cũng như phân loại, thống kế, bảo quản tài liệu

Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm được tuân theo những nguyên tắc cơ bản của thu thập, bổ sung tài liệu như nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử, theo đặc trưng cơ bản như nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo Phông và theo khối phông

Thủ tục giao nộp tài liệu được Viện Hàn lâm quy định rõ ràng tại Quy chế

về công tác văn thư, lưu trữ: Việc tiếp nhận hồ sơ, tài liệu được lập Biên bản giao nộp tài liệu và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất

Tuy nhiên, thời gian giao nộp tài liệu chưa xây dựng kế hoạch giao nộp cụ thể mà chỉ theo nhu cầu của đơn vị giao nộp

Trên thực tế, việc thu thập, bổ sung vào Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm đã đạt được một số kết quả nhất định

Xét về bình diện chung, hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm còn nhiều hạn chế

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu

Theo quy định tại Điều 16, Luật Lưu trữ năm 2011 về xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn

cơ bản sau đây: Nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức

độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ Viện Hàn lâm, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ

cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và loại tài liệu hết giá trị

- Ví dụ: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ở Viện Hàn lâm

STT Tên loại hồ sơ Thời hạn bảo

quản

A TÀI LIỆU QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

II Tài liệu về công tác kế hoạch - tài chính, kế toán

33 Hồ sơ về chiến lược, quy hoạch, các chương trình kế

44 Hồ sơ về công tác kế hoạch, thống kê của Viện và

Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được tiến hành theo đúng thủ tục do Điều 28, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định và phải đảm bảo tiêu huỷ hết thông tin trong tài liệu đó Viện Hàn lâm đã xây dựng và ban hành Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 30 tháng 9 năm 2008 của Chủ tịch Viện Khoa học và Công

nghệ Việt Nam ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam Trong quá trình tiến hành xác định giá trị tài liệu

để nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử hay để tiêu hủy tài liệu đều có thành lập hội đồng, mời Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn thực hiện

Trên đây là những nội dung quan trọng của công tác xác định giá trị tài liệu tại Viện Hàn lâm và cần được thực hiện một cách đồng bộ Tuy nhiên, với tình hình thực tế ở Viện Hàn lâm hiện nay công tác xác định giá trị tài liệu vẫn còn nhiều điều đáng bàn Do đó, đội ngũ viên chức lưu trữ cần nắm chắc mục đích, yêu cầu và nội dung của công tác xác định giá trị tài liệu, biết vận dụng linh hoạt trong bối cảnh cụ thể của cơ quan để tham mưu cho lãnh đạo những ý kiến chỉ đạo sát sao, có hiệu quả về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ cơ quan

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu

Tình hình chỉnh lý khoa học tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành của Viện Hàn lâm đang bắt đầu được tiến hành Tài liệu được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, bổ sung và thống kê bắt đầu đúng nghiệp vụ Tài liệu được sắp xếp theo phương án khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả

Năm 2017, phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chỉnh lý 60 mét tài liêu, thu thập tài liệu của các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm về bảo quản tại kho lưu trữ Nhập, scan 170.000 trang văn bản để lưu và phục vụ khai thác, tra cứu nhanh chóng, kịp thời

Viện Hàn lâm đang triển khai xây dựng hệ thống kho lưu trữ điện tử thuộc nhiệm vụ “Xây dựng hoàn thiện cổng thông tin điện tử của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam”

Tuy nhiên, do chưa có nhiều kinh phí cũng như nguồn lực để đầu tư cho hoạt động này nên khối lượng tài liệu được chỉnh lý chưa được nhiều, mới đạt được khoảng 40% tổng số tài liệu (trong 600 mét giá tài liệu) Các tài liệu sau khi được chỉnh lý đã được đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ tầng 9, 10 của Tòa

nhà Trung tâm của Viện Hàn lâm Các tài liệu khác không có giá trị hoặc hết giá trị được loại hủy

2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

Nhận thức được tầm quan trọng của các công cụ tra cứu và thống kê đối với tài liệu lưu trữ, công tác thống kê tài liệu lưu trữ tại Viện Hàn lâm được thực hiện tương đối nghiêm túc, giúp cơ quan xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý,

xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu phù hợp với yêu cầu và khả năng thực

tế và lập kế hoạch bảo quản an toàn những tài liệu có giá trị Hàng năm, công tác báo cáo thống kê về văn thư - lưu trữ đã được Viện Hàn lâm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm là phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ và mục lục hồ sơ truyền thống Mục lục hồ sơ vẫn là công cụ tra tìm truyền thống, chủ yếu Các viên chức lưu trữ trong quá trình giải quyết công việc có trách nhiệm lập mục lục hồ sơ và phân loại những hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, mục lục hồ sơ lâu dài, mục lục hồ sơ hết giá trị để phục vụ cho việc thống kê, bảo quản, tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu cơ quan

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ

Tại Văn phòng Viện Hàn lâm, diện tích kho lưu trữ bảo quản gồm 02 Kho Lưu trữ tổng hơn 200m2.

được bố trí tại tầng 9 và tầng 10 Tòa nhà Trung tâm Các phương tiện đựng tài liệu như bìa, cặp, hộp, giá, tủ đều được trang bị theo đúng tiêu chuẩn ngành Hiện tại đã trang bị giá cố định, điều hòa, máy hút

ẩm, bình chữa cháy, hệ thống báo cháy Bên cạnh đó, các viên chức lưu trữ thường xuyên vệ sinh kho và tài liệu lưu trữ theo định kỳ để đảm bảo giữ gìn và bảo quản tài liệu được tốt

Chế độ bảo quản: Tài liệu khi đem vào bảo quản được kẹp trong bìa hồ

sơ, các hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự trong hộp hoặc cặp ba dây