MỤC LỤC 1. MỤC ĐÍCH 3 2. PHẠM VI ÁP DỤNG 3 3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN 3 4. TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN 3 5. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT 3 6. NỘI DUNG KẾ HOẠCH 3 I. Lập kế hoạch để duy trì hoạt động kinh doanh 4 II. Thông tin liên hệ khẩn cấp 4 III. Những thảm họa tiềm năng 4 IV. Đội ứng phó khẩn cấp 5 V. Phối hợp với người khác 5 VI. Bảo hiểm 5 VII. Hoạt động quan trọng của chúng tôi 5 VIII. Các nhà cung cấp và nhà thầu 6 IX. An toàn cháy 8 X. Các vật dụng tiện ích 9 XI. Giảm thiệt hại tiềm năng 9 XII. Kế hoạch thoát hiểm 9 XIII. Kỹ năng của nhân viên 9 XIV. Truyền thông 10 XV. An ninh mạng 10 XVI. Sao lưu hồ sơ 10 XVII. Hỗ trợ người lao động 11 XVIII. Nhân viên khẩn cấp Thông tin Liên hệ 11 XIX. Đánh giá hàng năm 12 7. LƯU HỒ SƠ 12
Trang 1TÊN TÀI LIỆU: QUY TRÌNH KẾ HOẠCH KINH DOANH
KHẨN CẤP
NGÀY BAN HÀNH:
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
Hành chính nhân sự
THEO DÕI SỬA ĐỔI
Lần
ban
hành/
sửa đổi
Ngày
ban hành/
sửa đổi
Vị trí sửa đổi Trích yếu nội dung ban hành/ sửa đổi Phê duyệt
Trang 2MỤC LỤC
1 MỤC ĐÍCH 4
2 PHẠM VI ÁP DỤNG 4
3 TÀI LIỆU LIÊN QUAN 4
4 TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN 4
5 ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT 4
6 NỘI DUNG KẾ HOẠCH 5
I Lập kế hoạch để duy trì hoạt động kinh doanh 5
II Thông tin liên hệ khẩn cấp 5
III Những thảm họa tiềm năng 5
IV Đội ứng phó khẩn cấp 6
V Phối hợp với người khác 6
VI Bảo hiểm 6
VII Hoạt động quan trọng của chúng tôi 7
VIII Các nhà cung cấp và nhà thầu 7
IX An toàn cháy 8
X Các vật dụng tiện ích 8
XI Giảm thiệt hại tiềm năng 9
XII Kế hoạch thoát hiểm 9
XIII Kỹ năng của nhân viên 10
XIV Truyền thông 10
XV An ninh mạng 10
XVI Sao lưu hồ sơ 11
XVII Hỗ trợ người lao động 12
XVIII Nhân viên khẩn cấp Thông tin Liên hệ 12
XIX Đánh giá hàng năm 12
7 LƯU HỒ SƠ 12
1 PURPOSE 16
2 SCOPE 16
3 RELATED DOCUMENT 16
4 RIGHT AND RESPONSIBILITY 16
Trang 35 DEFINITION AND ABBREVIATION 16
6 PLAN CONTENT 16
Trang 41 MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định trình tự, trách nhiệm và nội dung thực hiện khi có những sự cố bất ngờ xảy
ra như lũ lụt, bão, cháy, sự cố điện cũng như sự cố về nước - những yếu tố có khả năng xảy ra và đặt doanh nghiệp vào tình trạng xáo trộn sản xuất, bị ảnh hưởng một phần trong quá trình sản xuất, thậm chí ngừng sản xuất toàn bộ, nhằm giảm thiểu tổn thất thông qua công tác chuẩn bị và ứng phó hiệu quả, và làm cho việc phục hồi hiệu quả và bền vững hơn
Quy trình này áp dụng cho toàn bộ bộ phận, khu vực sản xuất cũng như các quy trình sản xuất kinh doanh trong công ty TNHH ABC và chi nhánh công ty ABC
Quy định chức năng nhiệm vụ các bộ phận
Bảng mô tả công việc của CNV
Quy trình sản xuất của công ty
Ban lãnh đạo công ty, Giám đốc sản xuất, các trưởng bộ phận tham gia ý kiến đưa ra giải pháp khi
có sự cố khẩn cấp xảy ra
Mọi trách nhiệm và quyền hạn cụ thể được đề cập trong quy trình, tổ trưởng tổ sản xuất, chịu trách nhiệm thi hành khi được phân công
Sự cố khẩn cấp bao gồm những sự cố sau:
- Sự cố về thời tiết và thiên tai: Đây là những sự cố rất khó để có thể làm kế hoạch vì không thể dự đoán trước được, ngoài ra việc tác động của thiên tai đến những khu vực cũng khác nhau, ví
dụ như bão gió, lũ lụt, động đất, thiên tai khác
- Sự cố về cháy, nổ
- Sự cố về cung cấp dịch vụ
• Mất thông tin liên lạc
• Mất dịch vụ vận chuyển
- Sự cố nội bộ
• Kỹ thuật máy móc
• Sự cố môi trường, tràn đổ hóa chất
• Đình công, bãi công
Trang 5• Ngộ độc thực phẩm
Vị trí hiện tại: Công ty TNHH ABC
- ………
Số điện thoại: ………… Fax: …………
Nếu vị trí này là không thể được chúng tôi sẽ cố gắng để hoạt động từ các địa điểm dưới đây:
- Chi nhánh Công ty ABC
- Công ty TNHH ABC
Những người sau đây là người chịu trách nhiệm quản lý khi có sự cố xảy ra và sẽ làm việc như là người phát ngôn của công ty trong trường hợp khẩn cấp:
1 Liên hệ khẩn cấp: Mr…………
Số điện thoại: ………
E-mail : ………
Trong trường hợp Mr h không có mặt để quản lý khi sự cố xảy ra, người có tên sau tại Công ty sẽ thay thế để quản lý: :
2 Liên hệ thứ cấp: Ms …
Số điện thoại: …………
E-mail: ………
Nếu không có ai ở Công ty của chúng tôi có thể quản lý khi sự cố xảy ra, người dưới đây tại Chi nhánh và ……… sẽ thay thế trong quản lý:
3 Liên hệ khẩn cấp: Ms …………
Cơ quan: Chi nhánh Công ty ABC
Địa chỉ nhà: ………
Số điện thoại: ……
Quay số 113 trong trường hợp khẩn cấp
Công An phường ……
Những thảm họa thiên nhiên và nhân tạo sau đây có thể ảnh hưởng đến kinh doanh của chúng tôi:
Trang 6• Sự cố về thời tiết, thiên tai: Bão, lũ, hỏa hoạn,
• Sự cố về dịch vụ: Mất điện, mất nước, mất mạng, dịch vụ vận chuyển
• Sự cố về môi trường, tràn đổ hóa chất
• Sự cố về cháy nổ
• Sự cố về đình công, bãi công
• Sự cố về ngộ độc thực phẩm…
Những người sau đây sẽ tham gia vào kế hoạch ứng phó khẩn cấp và quản lý khủng hoảng khi có sự
cố xảy ra:
• - Tổng giám đốc
• – Giám đốc quản lý tổng hợp
• - Trưởng phòng Hành chính
• - Trưởng phòng Nhân sự
• - Trưởng phòng Kế hoạch
• - Trưởng phòng kế hoạch sản xuất
• - Trưởng phòng xuất nhập khẩu
• - Trưởng phòng vật tư
• – Giám đốc bán hàng
• - Tổ trưởng tổ cơ khí
• Các Tổ trưởng bộ phận lẻ, Tổ trưởng chuyền may
Những người sau đây từ các doanh nghiệp lân cận / tổ chức của chúng tôi sẽ tham gia vào nhóm lập
kế hoạch khẩn cấp của chúng tôi:
•
DT:
-Công ty đã ký hợp đồng mua bảo hiểm cho tài sản của công ty trong các trường hợp sự cố xảy ra
có thể trực tiếp ảnh hưởng đến kinh doanh
- Công ty đã thêm những phần đặc biệt vào trong phụ lục để bảo vệ tài sản và thiết bị có giá trị nếu
Trang 7cần thiết
- Công ty cũng đã mua bảo hiểm lũ lụt và / hoặc bảo hiểm động đất với công ty bảo hiểm
Sau đây là một danh sách ưu tiên của hoạt động quan trọng, nhân viên và các quy trình của chúng tôi, chúng tôi cần phải phục hồi từ thảm họa:
Hoạt động: Chuyền may
Nhân viên phụ trách:
Kế hoạch hành động:
Khi có sự cố xảy ra, Mr… chịu trách nhiệm di chuyển máy móc, bàn chuyền sang địa điểm của Chi nhánh, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn
Hoạt động: Bếp ăn tập thể
Nhân viên phụ trách: Mr ……
Kế hoạch hành động:
Khi có sự cố xảy ra, di chuyển sản xuất sang địa điểm đã sắp xếp, liên hệ với nhà cung cấp thực phẩm di chuyển địa điểm giao hàng để đảm bảo bữa ăn cho người lao động
Hoạt động: Hỗ trợ người lao động
Nhân viên phụ trách: ………
Kế hoạch hành động:
Kiểm tra tình hình cụ thể của từng người lao động thông qua các Trưởng bộ phận, Tổ trưởng và có biện pháp hỗ trợ kịp thời để người lao động yên tâm làm việc: Hỗ trợ y tế, thực phẩm, thời gian làm việc…
A Nhà cung cấp phụ liệu
Công ty # 1
Trang 8Nếu Công ty # 1 trải qua một thảm họa, chúng ta sẽ có được nguồn cung cấp / vật liệu sau:
Vật liệu / Dịch vụ cung cấp: Chỉ may các loại
Công ty # 2
Nếu Công ty # 2 trải qua một thảm họa, chúng ta sẽ có được nguồn cung cấp / vật liệu sau:
Vật liệu / Dịch vụ cung cấp: Nhãn mác các loại
B Nhà cung cấp thực phẩm
Nếu Hộ gia đình Phạm Văn Quỳnh trải qua một thảm họa, chúng ta sẽ có được nguồn cung cấp / vật liệu sau:
- Công ty đã lắp đặt hệ thống chữa cháy tự động, thiết bị báo cháy, báo khói và bình chữa cháy trong Công ty
-Hệ thống phòng cháy chữa cháy được Cơ quan công an Phòng cháy chữa cháy … kiểm tra định kỳ hàng năm
Công ty đã mua một máy phát điện di động và / hoặc hệ thống đèn dự phòng trong trường hợp có sự gián đoạn các tiện ích
Trang 9XI Giảm thiệt hại tiềm năng
Công ty đã có những biện pháp ngăn chặn, làm giảm bớt thiệt hại tiềm tàng trong công ty bằng việc
đề phòng, chẳng hạn như:
- Đóng chặt các tủ cao hoặc hộp màn hình vào tường bằng đinh vít
- Bảo quản những vật dễ vỡ bằng cách để chúng lên kệ hoặc sử dụng ốc vít bắt chặt vào kệ
- Chuyển xuống kệ thấp những vật lớn mà có thể rơi, vỡ hoặc làm tổn thương một ai đó
- Lắp những chốt giữ ngăn kéo và tủ để giữ những vật có thể bay hay làm xáo trộn tài liệu
- Sử dụng đóng vít mắt và dây để gắn chặt khung tranh và gương trên tường
- Sử dụng băng hoặc dây sắt để quấn xung quanh một bình nước nóng để gắn nó vào tường
- Sử dụng thang nâng để có thể di chuyển máy móc thiết bị điện khỏi sàn để bảo vệ trong trường hợp lũ lụt
- Hàng năm chúng tôi đã xây dựng và diễn tập các kế hoạch thoát hiểm phối hợp với công an phòng cháy chữa cháy,
- Công ty có sơ đồ thoát hiểm được treo ở các cửa ra vào các xưởng sản xuất
- Các lối thoát hiểm được đánh dấu rõ ràng
- Công ty đã thông tin tới toàn thể người lao động về những nguồn cung cấp khẩn cấp, nếu có, công ty cũng đã có hoặc sẽ cung cấp trong các vị trí nơi tạm trú (nếu có) và trong đó cung cấp các vật dụng cá nhân trong các hộp đồ di dộng những vật dụng cần thiết cho nhu cầu cá nhân (ví dụ: thuốc)
Nếu có sự cố xảy ra, chúng ta phải rời khỏi nơi làm việc một cách nhanh chóng: Nhân viên tại các
bộ phận sẽ thoát ra ngoài theo kế hoạch diễn tập, ra vị trí tập kết và xử trí theo chương trình thoát hiểm trong đám cháy, khói đã đào tạo
Chúng tôi luôn sẵn có các vật dụng sau:
- Bộ sơ cứu khẩn cấp
- Vật dụng chống ướt như giày, nón, găng tay, vv
- Sơ đồ thoát hiểm
Trang 10XIII Kỹ năng của nhân viên
Các nhân viên có kỹ năng sau đây (y tế, kỹ thuật, truyền thông, ngoại ngữ) mà có thể là cần thiết trong trường hợp khẩn cấp:
Tên:
Kỹ năng: Truyền thông
Tên:
Kỹ năng: Y tế
A, Chúng tôi sẽ thông tin kế hoạch khẩn cấp của chúng tôi với các đồng nghiệp trong các cách sau: 1,Gửi thông tin cho các Quản đốc -> đọc loa cho toàn thể người lao động
Những người phụ trách, đi trực tiếp thông báo
2,Trong trường hợp có thảm họa, chúng tôi sẽ liên lạc với nhân viên trong các cách sau:
Gọi điện đến từng người lao động để thông báo
3,Trong trường hợp có sự cố, nhân viên có thể giao tiếp với văn phòng theo cách sau Gọi điện trực tiếp đến số điện thoại của
B, Trong trường hợp có thảm họa, chúng tôi sẽ liên lạc với khách hàng theo cách sau:
1,Gửi mail, tin nhắn
2,Trong trường hợp có thảm họa khách hàng sẽ có thể giao tiếp với văn phòng theo cách sau Gửi mail, gọi điện thoại đến công ty mẹ bên, hoặc số điện thoại của 02 nhà máy thay thế bên trên
Để bảo vệ phần cứng máy tính của chúng tôi, chúng tôi sẽ:
- Hướng dẫn toàn bộ công nhân viên sử dụng máy tính cách tháo máy tính và di chuyển đến nơi an toàn
Trang 11Để bảo vệ phần mềm máy tính của chúng tôi, chúng tôi sẽ:
- Sao lưu dữ liệu thường xuyên lên máy chủ của công ty, di chuyển máy tính đến nơi an toàn nếu có thể
Nếu máy tính của chúng bị phá hủy, chúng tôi sẽ sử dụng máy tính trở lên tại vị trí sau:
- Sử dụng máy tính mới sau khi được cài đặt và sử dụng dữ liệu đã sao lưu trên máy chủ để làm việc
Mr……– Trưởng nhóm IT, sẽ chịu trách nhiệm cho việc sao lưu các hồ sơ quan trọng của chúng tôi bao gồm các hệ thống bảng lương và kế toán
Sao lưu hồ sơ bao gồm một bản sao kế hoạch này, thông tin liên lạc của nhân viên, quản thông tin liên lạc quản lý (nhà và công ty), thông tin liên lạc nhà cung cấp, cho thuê văn phòng, thông tin liên lạc của khách hàng, chủ sổ ghi / lịch cho các công ty, bản đồ trang web, các chính sách bảo hiểm, hồ
sơ tài khoản ngân hàng, chỉ số tập tin của khách hàng, và máy tính sao lưu được lưu trữ tại chỗ trong một tủ không thấm nước, chống cháy và có thể di động
Một bộ hồ sơ sao lưu được lưu trữ tại địa điểm trang chủ sau đây:
…………
Nếu toàn bộ dữ liệu kế toán và bảng lương bị phá hủy, chúng tôi sẽ cung cấp đảm bảo sự liên tục trong các cách sau:
- Sử dụng dữ liệu đã sao lưu trên máy chủ để khôi phục lại dữ liệu kế toán và bảng lương đã
bị phá hủy
Nếu hồ sơ khách hàng của chúng tôi hoặc thông tin khác bị phá hủy, chúng tôi sẽ cung cấp cho sự liên tục trong các cách sau:
- Dữ liệu sẽ được khôi phục lại
dựa trên các file sao lưu trên máy chủ dữ liệu Toàn bộ sẽ được đảm bảo an toàn khi đã sao lưu trên máy chủ dữ liệu của công ty
Trang 12XVII Hỗ trợ người lao động
Chúng tôi có thể cung cấp cho nhân viên của chúng tôi và gia đình của họ với những điều sau đây trong trường hợp khẩn cấp:
Tạm ứng tiền mặt
Lương
Giờ làm việc linh hoạt
Giảm giờ làm
Gói chăm sóc sức khỏe
XVIII. Nhân viên khẩn cấp Thông tin Liên hệ
Sau đây là danh sách của những người trong ban ứng phó với sự cố khẩn cấp và các thông tin liên lạc khẩn cấp cá nhân của họ:
Tên:
Khẩn cấp Liên hệ: Quan hệ:
Địa chỉ:
Số điện thoại:
Tên:
Khẩn cấp Liên hệ: Quan hệ:
Địa chỉ:
Số điện thoại:
Chúng tôi sẽ xem xét và cập nhật kế hoạc liên tục kinh doanh và kế hoạch thảm họa trong vòng 1 năm
Trang 13- Ban ISO
- Các bộ phận trong công ty
- Toàn bộ hồ sơ của Quy trình này được lưu giữ 3 năm
Trang 14MỤC LỤC
1 MỤC ĐÍCH 4
2 PHẠM VI ÁP DỤNG 4
3 TÀI LIỆU LIÊN QUAN 4
4 TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN 4
5 ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT 4
6 NỘI DUNG KẾ HOẠCH 5
I Lập kế hoạch để duy trì hoạt động kinh doanh 5
II Thông tin liên hệ khẩn cấp 5
III Những thảm họa tiềm năng 5
IV Đội ứng phó khẩn cấp 6
V Phối hợp với người khác 6
VI Bảo hiểm 6
VII Hoạt động quan trọng của chúng tôi 7
VIII Các nhà cung cấp và nhà thầu 7
IX An toàn cháy 8
X Các vật dụng tiện ích 8
XI Giảm thiệt hại tiềm năng 9
XII Kế hoạch thoát hiểm 9
XIII Kỹ năng của nhân viên 10
XIV Truyền thông 10
XV An ninh mạng 10
XVI Sao lưu hồ sơ 11
XVII Hỗ trợ người lao động 12
XVIII Nhân viên khẩn cấp Thông tin Liên hệ 12
XIX Đánh giá hàng năm 12
7 LƯU HỒ SƠ 12
1 PURPOSE 16
2 SCOPE 16
3 RELATED DOCUMENT 16
4 RIGHT AND RESPONSIBILITY 16
5 DEFINITION AND ABBREVIATION 16
Trang 156 PLAN CONTENT 16
Trang 161 PURPOSE
This process provides for the order, responsibility and content made when unexpected incidents occur such
as floods, storms, fires, power failures, as well as domestic issues - the factors likely to happen and put businesses into turmoil production, the affected part of the manufacturing process, even stop the entire production, in order to minimize losses through preparation and effective response, and do for recovery and sustainable efficiency.
2 SCOPE
This process applies to the entire department, the production area as well as production and business
processes in the company
3 RELATED DOCUMENT
Regulation mandates parts
Table describes the work of the CNV
The manufacturing process of the company
4 RIGHT AND RESPONSIBILITY
Company leadership, production director, the chief consulted to find solutions when problems occur emergency
All responsibilities and powers mentioned in the process, its head of production, responsible for the implementation of the assigned
5 DEFINITION AND ABBREVIATION
Emergency incidents include without limitation the following incidents:
- Incidents of weather and natural disasters: These incidents are difficult to plan because they can not make predictable, in addition to the impact of natural disasters on the region is also different.
- Incidents and explosives
- Incidents of service providers
• Power-off
• Loss of communication
• Loss of transportation services
- Internal Issues
• Engineering machinery
• Computer
• Chemical Spill