Chính sách kiểm soát rủi ro risk control policy COVID 19

RISK CONTROL POLICY – COVID19 CHÍNH SÁCH KIỂM SOÁT RỦI RO – COVID 19 POLICY NAME: Risk Control Policy – Covid19 Contents Contents 1.0. Purpose of the policy Mục đích của chính sách: 3 2.0. Scope Phạm vi: 3 3.0. Guidelines Hướng dẫn: 3 3.2. Health and Safety at the Workplace An toàn và Sức khỏe tại nơi làm việc 4 3.3. Meetings and Gatherings Các cuộc họp và tập trung: 7 3.4. Foreign Travel Du lịch nước ngoài 7 3.5. Detailed Regulation for all employees, contractors, subcontractors, suppliers, visitors etc.. 8 3.5.1. Requirement apply for drivers Yêu cầu áp dụng đối với lái xe 9 3.5.2. Requirement apply for security staffs Yêu cầu đối với nhân viên bảo vệ: 9 3.5.3. Requirement apply for Medical Department Yêu cầu áp dụng đối với bộ phận Y tế: 10 3.5.4. Requirement apply for Canteen supplier Yêu cầu đối với nhà cung cấp suất ăn: 11 3.5.5. Requirement apply for Cleaner supplier Yêu cầu áp dụng đối với nhà thầu vệ sinh 12 3.5.6. Requirement apply for contractor, visitor, supplier Yêu cầu áp dụng đối với nhà thầu, khách thăm, nhà cung cấp. 12 3.5.7. Requirement apply for Maintenance Department Yêu cầu đối với bộ phận bảo trì: 13 3.5.8. Requirement apply for all Head of Department 13 Yêu cầu đối với tất cả các Trưởng bộ phận: 13 3.5.9. Requirement apply for all employees `14 Yêu cầu áp dụng đối với tất cả cán bộ công nhân viên 14 4.0. Responsibility Trách nhiệm: 15 5.0. DEFINITIONS ĐỊNH NGHĨA: 16 6.0. APPENDIX Phụ lục: …………………………………………………………………………….17

RISK CONTROL POLICY –

COVID-19

CHÍNH SÁCH KIỂM SOÁT RỦI RO –

COVID -19

POLICY NAME: Risk Control Policy – Covid-19

Contents

Contents

1.0 Purpose of the policy/ Mục đích của chính sách: 3

2.0 Scope/ Phạm vi: 3

3.0 Guidelines/ Hướng dẫn: 3

3.2 Health and Safety at the Workplace/ An toàn và Sức khỏe tại nơi làm việc 4

3.3 Meetings and Gatherings/ Các cuộc họp và tập trung: 7

3.4 Foreign Travel/ Du lịch nước ngoài 7

3.5 Detailed Regulation for all employees, contractors, subcontractors, suppliers, visitors etc 8

3.5.1 Requirement apply for drivers/ Yêu cầu áp dụng đối với lái xe 9

3.5.2 Requirement apply for security staffs/ Yêu cầu đối với nhân viên bảo vệ: 9

3.5.3 Requirement apply for Medical Department/ Yêu cầu áp dụng đối với bộ phận Y tế: 10

3.5.4 Requirement apply for Canteen supplier/ Yêu cầu đối với nhà cung cấp suất ăn: 11

3.5.5 Requirement apply for Cleaner supplier/ Yêu cầu áp dụng đối với nhà thầu vệ sinh 12

3.5.6 Requirement apply for contractor, visitor, supplier/ Yêu cầu áp dụng đối với nhà thầu, khách thăm, nhà cung cấp 12

3.5.7 Requirement apply for Maintenance Department/ Yêu cầu đối với bộ phận bảo trì: 13

3.5.8 Requirement apply for all Head of Department 13

Yêu cầu đối với tất cả các Trưởng bộ phận: 13

3.5.9 Requirement apply for all employees `14

Yêu cầu áp dụng đối với tất cả cán bộ công nhân viên 14

4.0 Responsibility/ Trách nhiệm: 15

5.0 DEFINITIONS/ ĐỊNH NGHĨA: 16

6.0 APPENDIX/ Phụ lục: ……….17

1.0 Purpose of the policy/ Mục đích của chính sách:

Employees are our most valuable asset and therefore, their health and safety are our primary concern ABC, has formulated the following guidelines to prevent the spread of COVID- 19 and to mitigate any adverse impact on the health and wellbeing of our stakeholders

Người lao động là tài sản giá trị nhất của chúng ta, do đó an toàn và sức khỏe của họ là mối quan tâm hàng đầu của chúng ta ABC đưa ra những hướng dẫn dưới đây để phòng ngừa

sự lây lan của dịch bệnh COVID-19 và để giảm thiểu những tác động tiêu cực đến sức khỏe của các bên liên quan

2.0 Scope/ Phạm vi:

This policy is applicable to all employees, visitors, customers, suppliers and contractors present within any of the premises of ABC Co., Ltd

Chính sách này áp dụng cho tất cả người lao động, khách thăm, khách hàng, nhà cung cấp và nhà thầu đến và làm việc trong khuôn viên công ty TNHH ABC

3.0 Guidelines/ Hướng dẫn:

3.1 Education and Communication/ Đào tạo và Tuyên truyền

 Education on COVID-19 to be done by the Head of departments for all the department, training program & material to be prepared by Compliance department

Đào tạo về COVID-19 sẽ được thực hiện bởi các Trưởng bộ phận cho tất cả các bộ phận, chương trình và tài liệu đào tạo được chuẩn bị bởi bộ phận tuân thủ

 It is mandatory for all information to be verified prior to sharing Only information from authorized and reputed sources such as WHO and relevant National Health Authorities/Government information shall be communicated to avoid spreading of misinformation which would result in unnecessary panic and fear

Yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các thông tin cần được kiểm chứng trước khi chia sẻ Chỉ những thông tin từ các nguồn chính thống, được ủy quyền và có uy tín như Tổ chức

y tế Thế giới và Cơ quan y tế của chính phủ mới được truyền đạt để tránh sự truyền đạt sai lệch dẫn đến sự hoảng loạn và sợ hãi không cần thiết

 The Company will act strictly against any employee for spreading Rumors, false statements, gossip and inciting panic or disorder in the workplace Strict disciplinary action will be taken not excluding suspension or termination of employment for those found violating the policy regulation

Công ty sẽ có biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với bất kỳ cá nhận nào lan truyền tin đồn, tuyên bố sai, buôn chuyện và kích động hoảng loạn hoặc gấy rối loạn tại nơi làm việc Các biện pháp xử lý kỷ luật nghiêm khắc sẽ được thực hiện bao gồm cả đình chỉ hoặc chấm dứt hợp đồng đối với những trường hợp vi phạm các quy định của chính sách này

 HR/Admin & Compliance are the only departments authorized to display posters on noticeboards and public places within the Factory on guidelines and preventive measures issued by credible sources such as WHO and relevant National Health Authorities/Governments

Chỉ có bộ phận Hành chính nhân sự và bộ phận tuân thủ có quyền dán áp phích tại bảng tin và những khu vực chung trong nhà máy về những hướng dẫn và biện pháp phòng ngừa được ban hành bởi các nguồn uy tín như Tổ chức y tế Thế giới và Cơ quan/

tổ chức y tế của Chính phủ

3.2 Health and Safety at the Workplace/ An toàn và Sức khỏe tại nơi làm việc

 It is mandatory for Hand Sanitizers to be placed throughout the workplace including at points of entry and exit (i.e near washrooms, offices, production floor, RM, FGW etc.)

Yêu cầu bắt buộc đối với việc trang bị dung dịch vệ sinh tay tại nơi làm việc bao gồm tại các cửa ra, vào (ví dụ: gần nhà vệ sinh, các văn phòng, khu vực sản xuất, kho nguyên phụ liệu, kho thành phẩm…)

 Cleaning Schedules will be carried out with increased frequency with the use of

disinfectants

Tăng tần suất vệ sinh thường xuyên trong phạm vị công ty với việc sử dụng chất khử trùng

Refer: Appendix no.1 Cleaning Schedule

Tham khảo: Phụ lục số 1: Lịch vệ sinh

 All employee transport vehicles (cars, vans and buses) to be routinely sanitized with disinfectants and fit for transport to limit risk of infection

Tất cả phương tiện vận chuyển cán bộ nhân viên của công ty phải được vệ sinh bằng chất khử trùng phù hợp thường xuyên để tránh nguy cơ lây nhiễm

Refer: Appendix no.2 Transportation Regulations

Tham khảo phụ lục số 2: Các quy định đối với phương tiện vận chuyển

 HR/Admin will continue to conduct temperature checks for all employees, contractors, subcontractors, suppliers, visitors before entering the Plant

Bộ phận Hành chính nhân sự tiếp tục duy trì thực hiện kiểm tra nhiệt độ đối với tất cả người lao động, nhà thầu, nhà thầu phụ, nhà cung cấp, khách trước khi vào nhà máy

 All ABC drivers to conduct temperature checks on all employees prior to allowing them inside the vehicles and record the number of checks done and report to Administration Department on a daily basis Anyone found with a temperature above normal will not be allowed into the vehicle and the driver to inform the Admin Department upon arrival at ABC

Tất cả lái xe của ABC phải thực hiện kiểm tra nhiệt độ đối với tất cả người lao động trước khi cho phép họ lên xe và ghi chép số lượng kiểm tra được thực hiện và báo cáo cho bộ phận hành chính hàng ngày Bất cứ ai được phát hiện có nhiệt độ cao hơn bình thường đều không được phép lên xe và lái xe phải thông báo cho bộ phận Hành chính ngay khi đến Công ty

 Any person who shows symptoms of COVID-19 should seek immediate medical attention If not related to COVID-19, they should work from home until they recover adequately after keeping their Line Manager and HR Head informed Upon your return

to work please submit a medical certificate for your absence to be granted authorized leave

Bất kỳ ai có các triệu chứng của COVID-19 cần phải đến ngay cơ sở y tế để kiểm tra Nếu không liên quan đến COVID -19, họ nên làm việc tại nhà cho đến khi họ khỏi bệnh hoàn toàn sau khi thông báo cho Quản lý trực tiếp và Giám đốc nhân sự Khi quay trở lại làm việc, phải nộp giấy chứng nhận hoặc chứng từ y tế cho sự vắng mặt của bạn để được hưởng chế độ nghỉ theo quy định

 If diagnosed with COVID-19 please follow the relevant medical guidelines provided by your medical practitioner/relevant National Authorities immediately These employees will have their sick leave compensated according to Letter no 422/ BHXH-CSXH from

Vietnamese Social Insurance Department, issued on 13th Feb 2020

Nếu được chẩn đoán mắc COVID -19, phải tuân thủ theo các hướng dẫn về y tế của chính quyền ngay lập tức Những người này sẽ được hưởng chế độ nghỉ ốm theo hướng dẫn tại Công văn số 422/BHXH-CSXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành ngày 13/02/2020

 Employees who have had contact with persons diagnosed with COVID-19 or suspected

of having COVID-19 should immediately inform the relevant Line Manager/ HR Head and quarantine themselves for 14 days and follow procedures as per Government regulations

Người lao động có tiếp xúc với người được chẩn đoán mắc COVID -19 hoặc nghi ngờ mắc phải ngay lập tức thông báo với Giám đốc nhân sự/Trưởng bộ phận và tuân thủ theo quy định của chính quyền và tự cách ly bản thân 14 ngày

3.3 Meetings and Gatherings/ Các cuộc họp và tập trung:

 All large-scale (more than 50) gatherings of employees within or outside the workplace (i.e company outings, parties, large scale meetings etc.) is discouraged

Tất cả các cuộc tụ họp quy mô lớn (hơn 50) của nhân viên trong hoặc ngoài nơi làm việc (nghĩa là đi chơi công ty, tiệc tùng, họp mặt quy mô lớn, v.v.) đều không được khuyến khích

 Reduce internal visits and meetings in person as much as possible, please use online platforms to conduct all meetings, both internal and external

Giảm các cuộc thăm viếng và hội họp trực tiếp nhiều nhất có thể, đề nghị sử dụng các nền tảng trực tuyến để tiến hành các cuộc họp nội bộ và bên ngoài

 For TPR, PP, PCU meetings should be conducted at the Training Room No visitors are allowed in the Main Production Facility and inside Office premises unless prior approval in granted by the General Manager or the General Director/CEO until further notice

Đối với các cuộc họp thường xuyên như TPR, PP và PCU sẽ được thực hiện tại phòng đào tạo Không có khách thăm nào được cho phép vào khu vực sản xuất chính của công ty và trong văn phòng trừ khi có sự phê duyệt trước và được đồng ý bởi Giám đốc nhà máy hoặc Tổng giám đốc/ CEO cho đến khi có thông báo khác

 Inline or final inspection will be conducted at the Central Warehouse Proper safety precautions must be followed prior to any visitors are taken in

Kiểm hàng trong chuyền và kiểm hàng lần cuối của khách hàng sẽ được thực hiện tại Kho trung tâm Những biện pháp phòng ngừa phải được tuân thủ, thực hiện trước khi khách đến

 All participants for all training, meetings, visits…have to strictly follow the appendix no.3 Meeting Rules

Tất cả thành viên tham dự các buổi đào tạo, hội họp, thăm viếng … đều phải tuân thủ chặt chẽ quy định tại phụ lục 3 Quy tắc cuộc họp

3.4 Foreign Travel/ Du lịch nước ngoài

 All business-related travel to China, South Korea, Italy, Iran, England and 26 countries

in the Schengen group is suspended with immediate effect until further notice, as

Vietnamese authorities have announced that passengers from these countries will be under a mandatory quarantine of 14 days upon arrival Further, travel by any customers, suppliers or colleagues from these countries are also suspended

Tất cả các chuyến đi công tác đến Trung Quốc, Hàn Quốc, Ý, Iran, Anh và 26 quốc gia trong nhóm Schengen được đình chỉ ngay lập tức cho đến khi có thông báo mới, vì chính quyền Việt Nam đã thông báo rằng hành khách từ các quốc gia này sẽ bị cách ly bắt buộc 14 ngày khi đến nơi Hơn nữa, bất kỳ khách hàng, nhà cung cấp hoặc đồng nghiệp đến từ các quốc gia này cũng được đình chỉ.

 All business travel to other countries apart from the above must be approved by the General Director/ CEO and if the employees were to travel to a country where there are reported cases, they should make plans to quarantine themselves upon return for 14 days, prior to their return to office

Các chuyến đi công tác đến các quốc gia khác ngoài các quốc gia nêu trên phải được Tổng Giám đốc / Giám đốc điều hành chấp thuận và nếu nhân viên đi đến quốc gia có trường hợp bị nhiễm bệnh, họ phải lập kế hoạch cách ly 14 ngày trước khi họ trở lại văn Phòng làm việc

 All personal travel overseas must be informed to head of department, and those employees who visit countries where there are reported cases should quarantine themselves for 14 days prior to their return to office

Tất cả các chuyến du lịch cá nhân ở nước ngoài phải được thông báo cho người đứng đầu bộ phận và những nhân viên đến thăm các quốc gia nơi có người mắc bệnh phải cách ly trong 14 ngày trước khi họ trở lại văn phòng làm việc

 Foreign travel to and from any overseas of all employees, customers, suppliers, consultants, contractors is to be informed to the HR Head and those records to be documented and maintained (refer appendix no.4 for details that should be captured)

Du lịch nước ngoài đến và đi từ bất kỳ nước ngoài nào của tất cả nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, chuyên gia tư vấn, nhà thầu phải được thông báo cho Trưởng phòng nhân sự ghi chép lại và lưu giữ (tham khảo phụ lục số 4 để biết chi tiết cần nắm bắt)

3.5 Detailed Regulation for all employees, contractors, subcontractors, suppliers,

visitors etc / Chi tiết quy định đối với tất cả người lao động, nhà thầu, nhà thầu phụ, nhà cung cấp, khách…

3.5.1 Requirement apply for drivers/ Yêu cầu áp dụng đối với lái xe

 Provide disinfectant sprays for each vehicle and ask drivers to disinfect every day before picking up the ABC employees

Cung cấp bình xịt khử trùng cho mỗi xe và yêu cầu lái xe xịt khử trùng mỗi ngày trước khi đón CNV

 Drivers to wear a mask all the time whilst on duty

Lái xe phải đeo khẩu trang trong suốt quãng đường di chuyển

 The drivers are required to inform their line Manager/Admin Department if they have any symptoms such as cough, fever, shortness of breath, and follow same procedure as all other employees and self- quarantine Temperature checks on all drivers to be

conduct by ABC security at the time allowing entry into the Plant Premises All

temperatures to be recorded and reported to Admin for monitoring

Lái xe được yêu cầu thông báo ngay cho Trưởng bộ phận/ bộ phận hành chính nếu họ

có bất kỳ triệu chứng nào như ho, sốt, khó thở và tuân thủ quy trình tự cách ly giống như tất cả nhân viên khác Bảo vệ của ABC sẽ kiểm tra nhiệt độ của tất cả các lái xe đến nhà máy và ghi cheps vào sổ rồi gửi lại cho Bộ phận Hành chính theo dõi

Refer: Appendix no 2: Transportation using rules

Tham khảo phụ lục số 2: Quy tắc sử dụng phương tiện vận chuyển

3.5.2 Requirement apply for security staffs/ Yêu cầu đối với nhân viên bảo vệ:

 The medical unit of ABC will conduct body temperature checks for all security guards before 7:15 am daily

Bộ phận y tế sẽ tiến hành đo thân nhiệt đối với toàn bộ nhân viên bảo vệ trước 7h15 hàng ngày

 All security personnel are required to wear a medical mask and wash their hands often before starting work shifts, after meals and after using the toilet Also, use sanitizer after interacting with employees and visitors

Toàn bộ nhân viên bảo vệ được yêu cầu đeo khẩu trang y tế và rửa tay thường xuyên trước ca làm việc, sau giờ ăn và sau khi sử dụng nhà vệ sinh, đồng thời sử dụng dung dịch sát khuẩn tay sau khi tiếp xúc với công nhân viên và khách

 Designated security Personnel are responsible for supervising contractors, suppliers and employee movements and implementing access control procedures, and temperature measurement, hand washing requirements with disinfectant solution and recording data fully and accurately

Bảo vệ được chỉ định chịu trách nhiệm giám sát nhà thầu, nhà cung cấp và CNV đi lại

và thực hiện quy trinh kiểm soát ra vào, đo nhiệt độ, yêu cầu rửa tay bằng dung dịch sát khuẩn và ghi chép dữ liệu đầy đủ và chính xác

 Any case entering the factory showing cough, fever, shortness of breath must be

reported to Human Resources and Medical center immediately and not allowed to enter the factory premises

Bất cứ trường hợp nào vào nhà máy có biểu hiện ho, sốt, khó thở, thở ngắn… đều phải báo cáo với bộ phận Hành chính nhân sự, y tế ngay lập tức và không cho phép vào nhà máy

 If there are any cases of customers, suppliers, contractors entering the factory without a body temperature test and hand washing and disinfection, the security department will assume full responsibility

Nếu có bất kỳ trường hợp khách, nhà cung cấp, nhà thầu nào vào nhà máy trong giờ làm việc mà không qua kiểm tra thân nhiệt và rửa tay khử trùng thì bộ phận bảo vệ sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm

The securities shall not conceal any instance of the above symptoms

Bảo vệ không được che dấu bất cứ trường hợp nào phát hiện có các triệu chứng nêu trên

3.5.3 Requirement apply for Medical Department/ Yêu cầu áp dụng đối với bộ phận Y tế:

 Enhance 01 doctor to work all day Tăng cường 01 bác sỹ làm việc cả ngày

 The Medical center needs to update the situation of new information on COVID 19, locally and nationwide

Bộ phận y tế cần cập nhật diễn biến cũng như thông tin mới về dịch bệnh tại địa phương

và toàn quốc