Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bộ giao thông vận tải thực trạng và giải pháp

Trong đó, Hổ Chủ tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Q uốc g ia ” và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hổ sơ, tài li

ĐẠI H Ọ C QUỐC G IA H À NỘI

T R Ư Ờ N G ĐAI H O C K H O A H O C XÃ H Ô I VÀ N H Â N VĂN

NGUYỄN KIM DUNG

B ộ GIAO THÔNG VẬN TẢĨ - THỤC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP• • •

C h u y ê n n g à n h : Lưu trữ (Lưu trữ h ọ c v à tư liệu h ọ c )

LỜI CAM ĐOAN

Bản luận văn này được xây dựng trên cơ sở độc lập nghiên cứu các tài liệu có liên quan, các công trình nghiên cứu khoa học và khảo sát thực

tế tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Giao thông Vận tải Tôi xin cam đoan những nội dung của luận văn không phải là sản phẩm của sự sao chép

rp S »9Tác giá

N guyễn Kim Dung

P H Ẩ N M Ở Đ Ầ U 3

1 Mục đích ý nghĩa của đề t à i 3

2 Mục tiêu củ a đề t à i 5

3 Phạm vi nghiên c ứ u 6

4 Đối tượng nghiên c ứ u 6

5 Lịch sử nghiên c ứ u 6

6 Các nguồn tư liệu, tài liệu tham k h ả o 8

7 Phương pháp nghiên c ứ u 8

8 Đ óng góp của luận v ă n 9

9 Bố cục của luận v ă n 9

C H Ư Ơ N G 1: C ơ S Ở L Ý L U Ậ N V Ể C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P , B ổ S U N G TÀ I L I Ệ U V À O C Á C C Á C LƯ U T R Ữ 11

! 1 Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 11

1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu t r ữ 16

1.3 Phân cấp thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu t r ữ 17

1.3.! Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành .20

1.3.1 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch s ử 21

1.4 Những yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện n a y 21

C H Ư Ơ N G 2: T H Ụ C T R Ạ N G C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P , B ổ S U N G T À I L IỆ U V Ả Í) L Ư U T R Ử B ộ G I A O T H Ô N G VẬN T Ả I 28

2.1 K h á i q u á t về c h ú c n ă n g , n h iệ m vụ, tổ c h ứ c bộ m á y c ủ a Bộ G iao (h ô n g V ậ n t ả i 28

2 ỉ 1 Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Giao thông Vận tải 28 2.! 2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Giao thông Vận tả i 29

2 ỉ 3 Cơ cấu lổ chức của Bộ Giao thông Vận íái 31

2.2 T h à n h p h ầ n tài liệu h ìn h t h à n h t r o n g q u á t r ì n h h o ạ i đ ộ n g c ủ a các d ơ n vị, tổ c h ứ c t h u ộ c ỉìộ G ia o th ô n g V ận t ả i 34

2.2 ỉ Tài liệu hành c h í n h 34

M Ụ C L Ụ C

2.2.2 Tài liệu khoa học kỹ t h u ậ t 37

2.2.3 Tài liệu điện tủ' 42

2.2.4 Tài liệu nghe n h ìn 44

2.3 L ư u t r ữ Bộ G ia o th ò n g V ận tải- T ổ ch ứ c có ch ứ c n ă n g q u ả n lý tài liệu c ủ a c ác đ ơ n vị, tổ chức th u ộ c B ộ 44

2.3.1 Chức năng, nhiệm v ụ 44

2.3.2 Cơ sớ vật c h ấ t 48

2.3.3 Đội ngũ cán b ộ 50

2.4 N h ữ n g q u y đ ịn h và h ư ớ n g d ả n c ủ a N h à nư ớ c về công tá c th u t h ậ p và bố s u n g tài l i ệ u 53

2.5 T ìn h h ìn h t h u th ậ p , bổ s u n g tài liệu vào L ư u t r ữ Bộ G ia o th ô n g V ậ n t ả i 57

2.5.1 Những chỉ đạo, hướng dẫn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ G iao thông Vận t ả i 58

2.5.2 Tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu thập, bổ sung tài l i ệ u 64

C H Ư Ơ N G 3: N H Ữ N G G I Ả I P H Á P T R O N G C Ô N G T Á C T H U T H Ậ P , B Ổ S U N G T À I L I Ệ U V À O LƯU T R Ữ B Ộ G I A O T H Ô N G V Ậ N T Ả I 73 3.1 Kiện toàn hệ thống văn bản quy định vẻ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 73

3.2 Xác định nguồn và thành phần lài liệu phông lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải 79

3.3 Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện cơ q u a n 81

3.4 Mở lớp tập huấn thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu t r ữ 82

3.5 Ban hành các quy định thu thập, hổ sung tài liệu điện tử 84

P H Ẩ N K Ế T L U Ậ N 87

P H Ụ L Ụ C 89

T Ả Ĩ L I Ê U T H A M K H Ả O 138

1

PHẦN MỞ ĐÂU

/ M ụ c đ í c h , V n g h ĩ a c ủ a đ ể t à i

Tài liệu lưu trữ là di sán văn hoá của dân tộc, bởi trong đó, nó chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng Đây là những thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị Chính vì thế, người ta có thể sử dụng nguồn tài liệu này vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội như: chính trị, kinh tế, văn hoá- xã hội, khoa học

Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của tài liệu lun trữ, ngay từ những ngày đầu của N hà nước dân chủ nhân dân, Đ ảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ Trước hết, phải kể đến Thông đạt số IC/ VP ngày 3 tháng 1 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ Trong đó, Hổ Chủ tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Q uốc g ia ” và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ

hổ sơ, tài liệu lưu trữ, "những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Q uốc gia Giáo dục để tàng trữ" [38/257], Q ua đây, chúng ta thấy rằng, ngay từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và cône tác lưu trữ Bước đầu

Đ ảng và N hà nước đã có những chủ trương, biện pháp để thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ sau này

Tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Q uyết định của Ban Bí thư trung ương Đ ảng về Phông lưu trữ Đ áng cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả Phiêu nguyên T ổng Bí thư Đ ảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “ Tài liệu lưu trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các

c ơ quan lưu trữ của N hà nước và của Đ ảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn và khai thác sử d ụng có hiệu qua lài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của cách

m ạ n g ” [ 1/2] N hiệm vụ này đòi hỏi ngành lưu trữ phải c ố gắng không ngùng

3

trong quá trình đổi mói và hoàn thiện công tác của mình Đ ặc biệt, ở đáy, chủng tôi m uốn nhấn mạnh tới công tác thu thập và bổ sung tài liệu, một trong những nghiệp vụ quan trọng có vai trò lớn trong việc thúc đẩy c ô n g tác lưu trữ phát triển.

Đất nước ta đang trên đà phát triển, sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đã và đ an g đạt được những thành tựu đ án g kể Các cơ quan từ trung ương đến địa phương đang dần được kiện toàn về tổ chức, đổi mới phương thức làm việc Chính trong quá trình này, tài liệu được hình thành ra trong hoạt động điều hành và quản lý không ngừng tăng lên về số lượng, đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung Bởi vậy, nếu k hông có chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung, thu thập bổ sung tài liệu nói riêng thì sẽ mất đi nhiều tài liệu có giá trị và việc tổ chức sử dụng tài liệu sẽ không đáp ứng được nhu cầu thực tế của xã hội

Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan của C hính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giao thông đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải và hàng không trong phạm vi cá nước; quán !ý nhà nước các dịch vụ và thực hiện chủ sở hữu phần vón của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật [29/1] T rong những năm qua, được sự quan lâm của Đ ản g và Nhà nước ngành giao thông vận tải đã có những bước tiên bộ vượt bậc Hàng loạt cô n g trình giao thông được m ọc lên trên khắp mọi miền của tổ quốc Đây là những thành công k h ôn g nhỏ góp phần vào tiến trình hội nhập của đất nước Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, ngành giao thông vận tái hiện nay cũng đang đứng trước một thực trạng đáng báo động, đòi hỏi các ngành, các cấp phải có sự quan tâm đặc biệt như: tai nạn giao thông và nạn tham nhũng đã và đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ Tất cả những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ Bởi vậy, đây là nguồn tài liệu có giá trị, không chí trong hoạt động của ngành giao thông mà còn có ý nghĩa lớn đối với sự phát triển của quốc gia Chính vì thế, việc thu thập, bổ sung và bảo quán an toàn khối tài liệu này không chí là trách của ngành mà còn là trách nhiệm của nhiều cơ quan nhà nước khác

4

Thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải trong thời gian gần đây đã có nhiều tiến bộ như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu được thu thập và bổ sung vào kho, trang bị cơ so' vật chãi hiện đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy định vé công tác văn thư, lưu trữ

Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của Bộ vẫn còn bộc lộ những hạn c h ế về thu thập, hổ sung tài liệu lưu trữ như: chưa có hệ thống văn hán hoàn chinh quy định về công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập và bổ sung lài liệu nói riêng, thành phần giao n ộ p còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao nộp còn chưa được lập thành hồ sơ M ặt khác, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình thành, nhưng thực tế Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải lại chưa có biện pháp hữu hiệu đê thu thập, quán lv loại hình tài liệu này T ừ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, m ất mát, hư h ỏng và việc phục

vụ khai thác tài liệu k h ô n g đạt hiệu quả cao

Từ thực trạng này, chúng tỏi đã chọn vấn đề: "Thu thập, bổ sung tài liệu

v ào Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải - Thực trạng và giải pháp" làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành " Lưu trữ học và Tư liệu học" của m ình T h ô n g qua đề tài này, chúng tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quán lý trong ngành G iao thông vận tái hiểu và quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan m ình nhiều hơn nữa

n hằm hoàn thiện Lưu trữ Bộ Cĩiao thông Vận tải nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung

Tim hiếu về thực trạng công tác lưu trữ nói chung, thu thập bổ sung lài

1 ện nói ricng tại Lưu trữ Bộ Giao Vận tủi

- Đề xuất các giải pháp, hiện pháp đê công tác thu thập và bổ sung tài liệuLưu trữ Bộ Giao thông Vận tải đạt hiệu quả nhất

3 P h ạ m v i n g h i ê n c ứ u

Bộ Giao thông Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có

á ih hướng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội Bởi vậy, tài liệu được lính thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm m ột khối lượng tương đối lớn

t n n g phóng Lưu trữ nhà nước Việt Nam Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong ngành G iao thông vận tải (Văn phòng,

cíc Vu Thanh tra, Ban quản lý dự án) và tài liệu được hình thành ra ở chính

nl ững đơn vị tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài licu điện lử, tài liệu nghe nhìn)

4 Đ ố i t u ọ n g n g h i ê n c ứ u

Niũrnu đối lượng mà chúng tôi tạp trung nghiên cứu trong luận văn bao

g â n :

- Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải;

- Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản ]ý Nhà nước nginh giao thông vận tải và những tài liệu được hình thành ra ở những đơn vị,

6

trữ" (Trường T ru rụ học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn Phòng I) Tiếp đó, là những

đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu Ihập bổ sung tài liệu Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương Đình Q uyền - Chủ nhiệm); "Cơ sớ khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn,

hổ sung vào Trunc làm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn K hảm - Chu nhiệm);

"Xác định thành phần tài liệu thiết k ế xây dựng cần nộp để bảo quản tại phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn Cảnh Đương- Chủ nhiệm); "Nghiên cứu xác định n guồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý Nhà nước) vào kho lưu trữ N hà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Q uang Lệ - Chủ nhiệm)

Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề này như:

"Vấn đề bổ sung lài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng - Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IIỈ" (Trần Quang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tầm Lưu trữ Quốc gia III" (Nguyên Thị T h u ỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Xác định giá trị

và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính" (Trần Thị Hương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2 0 0 3 ); "Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ G iá o dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà- khoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở lý luận và thực tiễn về xác định nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tàm lưu trữ tinh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức Thuận- Báo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng năm

2000 )

Đặc biệt liên quan đến nội dung thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ còn có luận văn của thạc sĩ Trần Quang Hồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ lỉnh - Thực trạng và giải pháp" Ngoài ra, liên quan đến lĩnh vực này, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành

và các sách b áo khác

7

- Tìm hiểu về thực trạng công tác ỉưn trữ nói chung, thu th ập bổ sung tàiliệu nói riêng tại Lưu trữ Bộ Giao Vận tái.

- Dè xuất các giải pháp, biện pháp đê công tác thu thập và bổ sung tài liệuLưu trữ Bộ Giao thông Vận tải đạt hiệu quả nhất

3 P h ạ m v i n g h i ê n c ứ u

Bộ Giao thông Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có anh hướng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội Bởi vậy, tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng tương đối lớn trong phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong ngành Giao thông vận tải (Văn phòng, các Vu, Thanh tra, Ban quản lý dự án) và tài liệu được hình thành ra ở chính những dơn vị, tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn)

4 Đ ỏ i t ư ợ n g n g h i ê n c ứ u

Nhũĩm đối tượng mà chúng tôi tập irung nghiên cứu trong luận văn bao

g ồ m :

- Lưu trữ Bộ Giao thông V ận tái;

- Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý N hà nước ngành giao thông vận tái và những tài liệu được hình thành ra ở những đưn vị,

6

irữ" (Trường Trung học Lưu trữ và N ghiệp vụ văn Phòng I) Tiếp đó, là những

dề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thế thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương Đình Q uyền - Chủ nhiệm); "Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kv Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn,

bổ sung vào T rung tâm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn Kham - Chủ nhiệm);

"Xác định thành phần tài liệu thiết k ế xây dựng cần nộp để bảo quản tại phông lưu trữ Ọuốc gia Việt Nam" (Nguyễn c ả n h Đương- Chủ nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Q uang Lệ - Chủ nhiệm)

Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề này như:

"Vấn đề hổ sung tài liệu vào Lun trữ tinh Hà Tày" (Trịnh Ngọc Hùng - K hoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ííĩ" (Trán Ọ uang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" (Nguyễn Thị Thu ỳ Dương- Khoá luận tốl nghiệp năm 2003); "Xác định giá trị

và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính" (Trần Thị Hương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà- khoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở lý luận và thực tiền về xác định nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tàm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào Đức T huạn- Báo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Q uản trị Văn phòng năm

2000)

Đặc biệt liên quan đến nội dung thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ còn có luận văn của thạc sĩ Trần Q uang H ồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp" Ngoài ra, liên quan đến lĩnh vực này, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành

và các sách háo khác

7

Nhìn chung, những văn đề, khía cạnh mà các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, các bài viết trên báo, tạp chí lưu trữ đề cập tương đối nhiều và khá chi tiết nhưng nhìn chung chỉ dừng lại ở một số vấn đề m ang tính

lý luận hay chỉ nêu ra thực trạng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu ớ một

cơ quan hoặc một số cơ quan, trong khi đó những giải pháp khắc phục còn chưa sâu sát hoặc còn m ang tính bao quát Với đề tài của mình, chúng tôi

m ong m uốn đưa ra bức tranh toàn cảnh về thực trạng thu thập, bổ sung tài liệu của một cơ quan cụ thể, đó là Bộ Giao thông Vận tải, qua đó, đề xuất những giải pháp hợp lý để công tác này ngày càng đạt hiệu quả cao

Tài liệu về lịch sử, lổ chức bộ m áy và hoạt động của Bộ Giao Thông Vận tái

- Tài liệu chí đạo, quy định về công tác lưu trữ của N hà nước và của Bộ Giao thông Vận tải

Phương pháp luận của lưu trữ học, đó là các nguyên tắc: Nguyên tắc lịch

sử, nguyên tắc chính trị, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

o

6

Phương pháp lịch sử và logic, phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp điêu tra kháo sát thực tế và phương pháp chuyên gia.

8 Đ ó n g g ó p c ủ a l u ậ n v ă n :

M ộ t là: Khắc hoạ một cách rõ nét về công tác lưu trữ nói chung và thu

thập, bổ sung tài liệu nói riêng ở Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải

H a i là: Đ ề ra các giải pháp nhằm thu thập, bổ sung tài liệu hình thành

trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Giao thông Vận tải một cách thống nhất và hiệu quả

về mặt chủ quan, trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế nên m ặc dù đã rất cố gắng song luận luận văn này chắc chắn không tránh khỏi những hạn c h ế nhất định Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các bạn đồng nghiệp và nhũng người quan tâm để luận văn chúng tôi đạt chất lượng tốt hơn

Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nên trên nhưng chúng tôi lại luôn nhậndược sự giúp đ ỡ nhiệt tình của các cán bộ, cơ quan nơi chúng tôi đến khai thác

tư liệu, tài liệu, khảo sát tình hình thực tế như: Cục Văn thư- Lun trữ Nhà nước,Văn phòng Bộ Giao thông Vận tải, Lưu trữ Bộ Giao thông V ận tải, TrườngĐào tạo Bồi dưỡng Cán bộ Công chức ngành Giao thông V ận tải Đặc biệt,

9

chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tinh của Thầy giáo hướng dần- Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Vãn Khám trong suốt quá trình thực hiện luận văn Nhân dịp này, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới Thầy giáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên ch ú n g tôi hoàn thành luận văn của mình.

CHƯƠNG í: C ơ SỎ LÝ LUẬN VỂ CÔNG TÁC THU THẬP,

BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO CÁC LUU TRỮ

1.1 KHÁI NIỆM THU THẬP, Bổ SUNG TÀI LIỆU Lưu TRỮ

Tài liệu gia tăng cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ Nếu như trong thời kỳ phong kiến, tài liệu ở nước ta chỉ là Tàng thư triều đình, thì ngày nay ngoài những tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước trung ương, còn có tài liệu của các Bộ, các ngành và tai liệu của địa phương, đặc biệt là tài liệu của các tính và thành phố lớn Nếu như ở thời kỳ phong kiến, tài liệu có thể được giữ lại toàn bộ để bảo quản thì ngày nay người ta chí giữ lại những tài liệu có giá trị, bảo quản trong các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử để phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng trước mắt và làu dài Bời lẽ, nếu giữ lại toàn bộ tài liệu được hình thành ở các cơ quan và cá nhân thì chúng ta sẽ gặp khó khăn lớn về: kho tàng, trang thiết bị báo quản, tiền của và nhân lực Vậy một vấn để lớn đặt ra hiện nay là làm thế nào để biết được tài liệu nào có giá trị và tài liệu nào đã hết giá trị Để hiểu được điểu này chúng ta phái nắm vững cơ sở lý luận về công tác lưu trữ nói chung và thu thập bổ sung tài liệu nói riêng, ơ đây, chúng tôi m uốn tập trung đến vấn đẽ thu thập, bổ sung tài liệu

Khái niệm “Bổ sung tài liệu” được định nghĩa trong Giáo trình Lý luận

và TTiực tiễn c ô ng tác lưu trữ như sau:

“Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy đ ịn h ” [7/130]

Cũng vẽ ván đề này, trong cuốn Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các co’ quan lại đưa m ột khái niệm khác:

“Thu thập lài liệu là việc tập hợp tài liệu Ill'll trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh m ục cơ quan, đơn vị đã được duyệt đê chuyển vào bảo quán ở các kho lưu trữ” [26/96 ]

1 1

“ Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống trong các khu vực thẩm quyền của Phông lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau Bổ sung tài liệu khác với thu thập tài liệu ỏ' cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ thống” [26/96 |.

N hư vậy, có nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài liệu lun trữ Tuy nhiên, tất cả các khái niệm trên đều liên quan việc xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ Bới vậy, theo chúng tôi hiểu thu thập, bổ sung tài liệu chính căn cứ vào những quy định của N hà nước để tiến hành thu nộp tài liệu vào các lưu trữ khác nhau Đây là công tác liên quan đến quá trình hoàn thiện k h ô n g ngừng thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và được thực hiện dựa vào sự b ố trí m ạng lưới các lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử trong cả nước

Thu thập, bổ sung tài liệu còn bao gồm công tác nghiên cứu các biện pháp để tổ chức giao n ộ p một cách chủ động, hợp lý và khoa học các tài liệu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Nội dung của công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở đây bao hàm ý nghĩa là xác định và thu nhận các tài liệu từ các ngưổn khác nhau và thu thập, hổ sung vào lưu trữ, tức là thu thập, bổ sung các thành phần tài liệu có giá trị từ các cơ quan là nguồn nộp lưu vào các phòng, kho lun trữ, trung tâm lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

- Một là: X ác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành

Đê thực hiện tốt nhất những nội dung này, ngoài việc nghiên cứu lý luận thì việc xây dựng lý luận và những biện pháp nghiệp vụ cần thiết đồng thời, chỉ (lạo việc áp đ ụ n e những biện pháp đó vào thực tế cũng rất quan trọng.

Nhiệm vụ nghiên cứu lý luận nhằm m ục đích xác định được những nguyên tắc cơ bản của quá trình bổ sung và phân bổ tài liệu theo m ạng lưới các kho lưu trữ, chỉ rõ mối quan hệ giữa công tác bổ sung với các công tác khác và khả năng áp dụng các phương pháp mới vào lĩnh vực này

Cỏ thể nói rằng, công lác thu thập, bổ sung tài liệu của các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử có liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ, đặc biệt là việc xác định giá định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu Tuy không phải mọi nghiệp vụ đều chịu ảnh hướng của công tác thu thập,

hổ sung tài liệu một cách giống nhau, nhưng nhìn chung nếu việc thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt thì các nghiệp vụ có liên quan trực tiếp không thể có kết quả cao và hiệu quả của công tác lưu trữ nói chung sẽ bị hạn chế

Trong việc, thu thập, bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cần tìm hiểu rõ thêm một sô khái niệm có licn quan đó là: nguồn tài liệu bổ sung; thành phần tài liệu bổ sung; thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ

Từ điển Lưu trữ Việt Nam đã định nghĩa khái niêm: “N guồn bổ sung tài liệu” như sau: “N guồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp tài liệu vào m ột lưu trữ nào đó do N hà nước quy định”

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, do Uỷ ban Thường vụ Q uốc hội thông qua ngày 04.04.2001 quy định: Phông Lưu trữ N hà nước Việt N am là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhàn vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu có giá trị về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa — học và công nghệ (Điều 1, K hoản 2, Điều 2) 1 40/8 ]

Như vậy, nguồn tài liệu bổ sung chính là danh m ục các cơ quan hoặc cá nhân là nguồn nộp lưu Trong từng danh m ục, người ta sẽ xác định những

13

thành phần tài liệu chủ yếu được hình thành ra trong hoạt động của một cơ quan hoặc m ột cá nhân cụ thể được thu thập, bổ sung vào lưu trữ Nghĩa là, những thành phần tài liệu này phái có giá trị, phán ánh đúng chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan hoặc quá trình hoạt động của một cá nhân

Ví dụ: Đối với một cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thìthông thường thành phần tài liệu được xác định trong phông lưu trữ của cơquan đó bao gồm:

- Tài liệu lãnh đạo, chí đạo

- Tài liệu k ế hoạch, thống kê

- Tài liệu Tổ chức và Cán bộ

- Tài liệu Lao động - Tiền lương

- Tài liệu văn thư- lưu trữ

- Tài liệu chuyên môn riên g

Như vậy, rõ ràng hai khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau

Đối với các lưu trữ, nhất là lưu trữ lịch sử, m uốn công tác thu thập, bổ sung được thuận lợi thì trước hết phải xác định được nguồn tài liệu bổ sung một cách đầy đủ và chính xác, nghĩa là phải xác định được những cơ quan, đơn

vị hoặc cá nhân nào thuộc diện giao nộp tài liệu vào lưu trữ Để làm được điều này, cũng cần phải nắm rõ được “phạm vi thu thập tài liệu” hay “thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ”

Ớ đây, khái niệm “thẩm q u y ề n ” hoặc “khu vực thẩm quyền” là một thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ, là đặc trưng riêng cho công tác thu thập và bổ sung tài liệu trong phạm vị hành chính- lãnh thổ nhất định Thẩm quyền và khu vực thẩm quyền chỉ rõ mối quan hộ về quyền hạn và trách nhiệm giữa cơ quan lưu trữ và các cơ quan là nguồn nộp lưu trong việc thu- nộp tài liệu lưu trữ T hông thường khu vực thẩm quyền được pháp quy hoá để các cơ quan thực hiện thống nhất và nghiêm chính việc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

14

Trong các cơ quan đáng và cơ quan nhà nước, các quv định này được áp dụng như sau:

Khu vực thẩm quyền của một l ư u trữ hiện hành là các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan chủ quản có lưu trữ hiện hành Các cơ quan, đơn vị này là nguồn nộp l ư u vào l ư u trữ hiện hành Cẩn hiếu rằng, không phải tất cả các cơ quan trực thuộc đều giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan chủ quản vì lý do sau đây:

Phần lớn, tài liệu được hình thành ra hoạt động của các đơn vị chức năng như: Vụ, Văn phòng, Thanh tra là nguồn nộp lưu chủ yếu vào lưu trữ cơ quan

VI đó là những tài liệu phản ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan Riêng các cơ quan trực thuộc cơ quan chủ quản do có văn thư và tài khoản độc lập thì phải xem xét rất kỹ để quyết định xem tài liệu của các cơ quan đó giao nộp vào lưu trữ cơ quan hay vào lưu trữ lịch sử khác có thẩm quyền Ví dụ, trong danh mục nguồn nộp lưu, Cục Đ ăng kiểm, Tổng công ty Hàng không, T ổ n g công ty Hàng hải thuộc Bộ Giao thông Vận tải, nhưng tài liệu những cơ quan này đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Ọuốc gia ÍIĨ c h ứ không phải giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan

Khu vực thẩm quyền của mội lưu trữ lịch sử là các cơ quan, tổ chức xã hội được Nhà nước quy định là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Trong một khu vực hành chính-lãnh thổ, việc xác định rõ thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ rất quan trọng nhằm loại trừ khả năng tranh chấp thu thập tài liệu hoặc bỏ sót tài liệu quý không có cơ quan nào c ó trách nhiệm thu thập

N hư vậy, vấn đé thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ N hà nước mà trước hết là xác định phạm vi các cơ quan, đơn vị phải nộp trực tiếp tài liệu cho lưu trữ Nhà nước có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn hết sức sâu sắc, trên cơ sở khu vực thẩm quyên để xác định nguồn thu thập, hổ sung tài liệu

15

1.2 MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC THU THẬP, B ổ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

N h ư trên đã khẳng định, thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ là một trong những nghiệp vụ chuyên môn quan trọng của công tác lưu trữ Bởi lẽ, giải quyết tốt nhiệm vụ thu ihập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ Trên một bình diện rộng lớn hơn, nếu thành phần Phông lưu trữ quốc gia không ngừng được bổ sung, thu thập những tài liệu có giá trị thì khả năng

sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ được m ở rộng, chúng sẽ có ý nghĩa không chỉ cho hoạt động quán lý trước mắt mà còn tạo nôn một cơ sở sử liệu tốt để nghiên cứu lịch sử trong tương lai

Đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ, có thể khẳng định rằng, bổ sung tài liệu nhằm bảo quản tập trung thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ

Do thu thập, bổ sung tài liệu cũng có liên quan đến nhiều nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ cho nên nó cũng có ảnh hưởng nhất định đối với những nghiệp vụ chuycn môn này

C hẳng hạn: Người ta có thể kết hợp công tác công tác thu thập, bổ sung tài liệu với phân loại tài liệu, thống kê tài liệu và đặc biệt là với xác định giá trị tài liệu Vì trên thực tế, thu thập, bổ sung tài liệu m à không lựa chọn thì tài liệu đưa vào bảo quản tập trung tại các lưu trữ sẽ trong tinh trạng lộn xộn giữa tài liệu có giá trị và tài liệu không có giá trị Sau khi tài liệu đã được lựa chọn trong quá trình thu thập, bổ sung, người ta sẽ tiến hành phân loại tài liệu Mục đích của phân loại tài liệu trong các lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu nhằm đưa tài liệu ra khai thác và sử dụng có hiệu quả N hư vậy, thu thập, bổ sung tài liệu cũng đã sắn liền với công tác tổ chức sử dụng tài liệu- m ục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ K hông chí có quan hệ với các nghiệp vụ trên, thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu cũng là một nghiệp vụ không tách rời đối với thu thập, bố sung tài liệu Dựa vào các kết quá thống kê và kiểm tra tài liệu, các

16

lưu trữ mới xát' định được phương hướng, k ế hoạch để thu thập, bổ sung những tài liệu còn thi ó 1 1 hư hỏng

Khi t i ến hành thu thập, bổ sung tài liệu người ta cũng phái tính đến khả năng sử dụng chúng vào thực tế Nghĩa là, đối với mỗi loại hình tài liệu khác nhau thì việc tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu cũng khác nhau nhằm bảo quản an toàn, phục vụ lâu dài cho mục đích sử dụng cho tài liệu tài liệu lưu trữ trong tương ỉai Điểu đó cho thấy rằng, thu thập bổ sung tài liệu cũng có những quan hệ nhất định đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

M ột khía cạnh khác, thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành trên cơ sở các quy định của Nhà nước và sự hướng dẫn của các cơ quan quản lý lưu trữ, theo các nguyên tắc và hiện pháp cần thiết Nó bảo đảm quán lý tập trung thống nhất tài liệu tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của dời sống, xã hội Thông qua, thu thập, bổ sung, nguồn tài liệu của lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử luôn được m ở rộng, thúc đẩy mọi m ặt nghiệp

vụ của công tác lưu trữ phát triển, đặc biệt khá năng khai thác nguồn tài liệu quý giá nàv sẽ ngày càng tăng lên

N h ư vậy, dể giải quyết tốt được nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ thì cần phải có m ột cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, các nghiệp vụ khác

có liên quan phải được giải quyết một cách đổng bộ cộng với sự chuẩn bị một cách vững chắc cơ s ở vật chất và nhân lực cho công tác đó Khi công tác thu thập, bổ sung tài liệu được giải quvết tốt sẽ có tác động tích cực ngược trở lại tới các nghiệp vụ lưu trữ có liên quan nói riêng và thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung

1.3 PHÂN CẤP THẨM QUYỂN THU THẬP, B ổ SUNG TÀI LIỆU PHÒNG LƯU TRỬ QUỐC GIA VIỆT NAM

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành qua hoạt động của các cơ quan đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh

tế, tổ chức chính trị- xã hội tổ chức xã hội và các cá nhân đã được thu thập và

K i t o IUU l i u c u a t j a n g v a IN n a n u o c

Ị— "

ĐAI H O C TRUNG 1 ÂN/

Q U Ỏ C G I A HA im O ì

T H Ò N G TIN t h u v i ệ n

{

Nhằm quan lý tập trung, thống nhất Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, Nhà nước ta đã phân chia Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam thành 02 phông lớn: Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam, Phông lưu trữ Đ ảng cộng sản Việt Nam Trong đó, Phông lưu trữ nhà nước Việt N am do Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước quán lỹ; Phông lưu trữ Đ ảng cộng sản Việt N am do Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đ ảng quản lý Chính việc xác định rõ thẩm quyền quán lý này đã hình thành nên khu vực thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ các cáp Tài liệu sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan đảng, Đoàn thanh niên được thu thập và bổ sung vào hệ thống cơ quan lưu trữ Đảng cộng san Việt Nam Tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan n h ì nước đả giải thể hoặc đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, của các cá nhân, gia đình dòng họ nổi tiế n g được Ihu thập, bổ sung vào hệ thống

cơ quan lưu trữ nhà nước Việt Nam Tuy nhiên, việc phân cấp thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào hai hệ thống lưu trữ đều được tổ chức thống nhất từ trung ương đến địa phương Điều đó được thể hiện một cách rõ nét ở sơ đồ sau:

18

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TÀI LIỆU PHỒNG Lưu TRỮQUỐC GIA VIỆT NAM

Tài liệu phồng lưu trữ quốc gia Việt Nam theo sơ đồ trên được bảo quản ở

2 loại cơ quan, tổ chức lưu trữ: Lưu trữ lịch sử và Ill'll trữ hiện hành

1 3 1 T h ẩ m q u y ề n t h u t h ậ p , b ô s u n g t à i l i ệ u c ủ a l ư u t r ữ h i ệ n

h à n h

Lưu trữ hiện hành còn gọi là Ill'Ll trữ cơ quan vì lẽ, bất kỳ cơ quan nào cũng có những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc từ văn thư cần được lưu trữ để tra cứu phục vụ ycu cầu kiểm tra công việc đã qua, từ đó, giúp quản lý và điều hành cỏn ụ việc hiện tại Lưu trữ hiện hành có 02 loại: loại là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và loại ngoài nguồn nộp lưu Theo điểu 14, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội han hành ngàv 04.4.2001 (sau đây gọi chung là Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 ) quy định: “Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào Ill'll trữ hiện hành” Như vậy, lun trữ hiện hành có thẩm quyển thu thập tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức của cơ quan m ột năm sau khi công việc kết thúc Tuy nhiên, do việc phân loại rõ ràng 02 loại lưu trữ hiện hành nên tài liệu ở các lưu trữ không thuộc

nguồn nộp lưu sẽ được bao quán tại chính CƯ quan hình thành ra chúng, đối với

loại ià nguồn nộp lưu, thời gian chuyển giao tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quy định cụ thể trong điều 14 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 như sau:

- Sau 10 năm kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiệnhành của cơ quan, tổ chức trung ương;

- Sau 5 năm kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiệnhành của cơ quan, tổ chức địa phương;

- Chính phủ quy định thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao và một số cơ quan, tổ chức khác; tài liệu lưu trữ vé khoa học và công nghệ, van học nghẹ thuật; tài liệu lưu trữ bằng phim, ảnh, hăng hình, đĩa hình, băng ârn thanh, đĩa âm thanh, các vật m ang tin khá theo để nghị của cơ quan lưu trữ trung ương [40/14]

2 0

Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của các lưu trữ hiện hành là nguồn nộp lưu theo danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu Các cơ quan trong danh mục này năm trong “ khu vực thẩm q u y ền ” của lưu trữ lịch sứ Như vậy, khu vực thẩm quvền là phạm vi hành chính- lãnh thổ mà trên

đó tài liệu của các cơ quan được hình thành và được quản lý thống nhất Trong cùng một khu vực địa lý, do tài liệu có yêu cầu quản lý khác nhau nên phải thiết k ế các khu vực thẩm quyền khác nhau

Ví dụ: Ớ Hà Nội, có các khu vực thẩm quyền quản lý tài liệu của các lưu trữ lịch sử sau:

- Lưu trữ quốc gia

- Lưu trữ Đ ảng cộng sản Việt Nam

- Lưu trữ của Hà N ộ i

Lưu trữ lịch sử có phạm vi trách nhiệm rộng, không những chúng phải quản lý chặt chẽ tài liệu có giá trị dã được thu về bảo quản ở kho lưu trữ mà còn phải quản lý lài liệu đầu vào ở các khu vực thám quyền Tùy theo cấp độ quản lý khác nhau, như cấp trung ương, cấp ngành hay địa phương mà phạm vi thẩm quyền lớn nhỏ khác nhau Ví dụ, riêng T rung tàm Lun trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ N hà nước có danh mục số ] các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu là 110; các lưu trữ tỉnh đều có danh mục nguồn nộp lưu là khoảng 50 cơ quan

1.4 NHŨNG YÊU CẨU MỚI VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, B ổ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

Trong hai mươi năm xây dựng và đổi mới đất nước, nhiều thành tựu khoa học công nghộ được khẳng định và ngày càng có những tiến bộ vượt bậc Đặc biệt, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã và đang có những tác động tích cực đối với nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có công tác lưu trữ Một thực tế không thê phủ nhận rằng, công nghệ thông tin đã có vai trò quan trọng trong sự hình thành nên nhiều tài liệu mới, bên cạnh nguồn

1.3.2 Thẩm quyền thu thập, bồ sung tài liệu của lưu trư lịch sử.

tài liệu truyền thống như: giấy, phim, anh đó là tài liệu điện tử Loại hình tài liệu mới được hình thành cũng đặt ra nhũng khó khăn, thử thách không nhỏ đôi với công tác lưu trữ, trong đó có công tác thu thập, bổ sung tài liệu Bởi lẽ hiện nay, người ta chưa có cách hiểu thống nhất về tài liệu lưu trữ điện tử, cũng như chưa đưa ra được phương thức hữu hiệu để quản lý và thực hiện các nghiệp

vụ lưu trữ đối với loại hình tài liệu này Qua nghiên cứu, chúng tôi được biết các nhà k h o a học đã đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau về tài liệu điện tử

"Theo tiến sĩ Kendth Thibodeau, Giám đốc Trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử

Mỹ thuộc Lưu trữ quốc gia Mỹ, thì tài liệu điện tử là tài liệu được bảo quản ở dạng đặc biệt chi có thể đọc, xứ lý và in ra bằng m áy vi tính Trong cuốn thuật ngũ' lưu trữ quốc t ế xuất bản năm 1988, tài liệu điện tử được coi là một dạng tài liệu đọc bằng máy Đ ó là tài liệu thông thường được lập ra dưới dạng mã hóa trên các vật m ang tin như đĩa từ, băng từ, thẻ đục lỗ m à nội dung của chúng chỉ

cổ thể tiếp cận được bằng m áy tính và chúng được tổ chức theo nguyên tắc xuất xứ để phán biệt với lưu trữ dữ liệ u "[18/151] Tại Hội thảo Sarbica:

“Các chính sách và thực tiễn xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử” được tổ chức tại H à Nội, tháng 5 năm 2004, trong bài viết: “Khái niệm về lài liệu lưu trữ điện tử trong khu vực công, độ tin cậy và tính xác thực của tài

liệu lưu trũ' điện tử” của Giáo SU' Luciana Duranti - Trường Đại họcTổng hợp

British C olum bia V ancouver, Canada cũng đã đề cập đến khái niệm tài liệu điện tử, theo bà để đưa ra khái niệm về tài liệu điện tử cần phải đưa ra được khái niệm tài liệu lưu trữ và nó sẽ khác như th ế nào so với tài liệu nói chung, hoặc với thông tin và dữ liệu "VI thế nhóm nghiên cứu Inter Pares đã quyết

định định nghĩa tài liệu lưu trữ nhu' bất kỳ một tài liệu nào được sản sinh (được

làm ra hoặc nhận được và được lưu lại để phục vụ cho các công việc tiếp theo hay dùng để tham khảo) bằng một cá thể vật lý hoặc một pháp nhân trong quá trình hoạt đ ộng thực tiễn n h ư là m ột công cụ và phó phẩm của hoạt động đó,

Và vì vậy, nhóm này đã lựa chọn quan niệm lưu trữ theo cách truyền thống Sau đó, nhóm tiếp tục định nghĩa tài liệu như các thông tin được ghi lại, còn thông tin là các thông báo dùng để liên lạc thông qua không gian và ĩhời gian

và dữ liệu như là hộ phận có ngũ' niihĩa nhỏ bé nhất của thông tin Cuối cùng

22

một tài liệu lưu trữ điện tử đã được định nghĩa như là một tài liệu được tạo ra (được làm ra hoặc nhận được và được lưu giữ lại để phục vụ cho các công việc tiếp theo hay để tham khảo) ở dạng điện tử, có nghĩa là một thông báo nhận được ở dạng điện tứ nhưng được lưu giữ lại cho công việc ở dạng giấy thì là tài liệu lưu trữ trên giấy, trong khi đó m ột lá thư nhận được ở dạng giấy nhưng sau

đó được quét vào máy tính và chỉ được sử dụng ở dạng hồ sơ điện tử thì là tài liệu lưu trữ điện tử".[ 15/2] Các nhà lưu trữ học nước ta coi tài liệu điện tử là một dạng lài liệu đọc bằng m áy N hư vậy, chỉ riêng việc đưa ra khái niệm tài liệu điện tử đã có nhiều quan điểm khác nhau Theo chúng tôi, một yêu cầu mới đặt ra hiện nay là làm th ế nào để hiểu một cách chính xác về tài liệu điện

tử và xem xét vị trí, triển vọng của nó trong tương lai, từ đó, bổ sung vào hệ thống lý luận về công tác lun trữ, góp phần ứng dụng có hiệu quả trong thực tiễn

Nếu cho rằng, tài liệu điện tử là một loại tài liệu đọc bằng máy thì vật liệu ch ế tác ra chúng cũng phải thuộc dạng đặc biệt Đ ồng thời, nội dung thông tin ghi trên đó cũng chí đọc được nhờ vào các thiết bị kỹ thuật tương ứng Thiết bị kỹ thuật ở đây chính là m áy tính thuộc các th ế hệ khác nhau đã và sẽ xuất hiện trên thế giới Đặc điểm cơ bán của tài liệu đọc bằng máy là ở chỗ chúng ta k hông thể tiếp nhận nó ở dạng thực Chúng ta chí đọc được nó sau khi

đã Ihực hiện một loạt các thao tác theo một quy trình định sẵn và nghiêm ngặt, tức là khi đã được hiển thị trên màn hình, m áy chiếu hoặc dưới dạng được in

ra giấy N hư vậy, tài liệu điện tử phụ thuộc rất lớn vào công nghệ lập ra nó và các hộ tiêu chuẩn mà nó được lập ra T ừ cách hiểu tài liệu điện tử là một dạng tài liệu đọc bằng m áy thì tài liệu lưư trữ điện tử là: “là m ột bộ phận của tài liệu điện tử, có giá trị như bản chính, phản ánh chân thực về hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được bảo quản với m ục đích sử dụng cho nhu cầu chính đáng trước mắt cũng như lâu dài của xã hội, của từng cơ quan, tổ chức cũng như mỗi người Nói một cách khác, nó là tài liệu điện tử có giá trị cần phải bảo quản để đảm bảo thông tin ch o th ế hộ tương lai Cho hiện tại, chúng được bảo quản chủ yếu là căn cứ pháp lý để xử lý các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của chính nhũng cơ quan sản sinh ra tài liệu điện tử Còn

2 3

cho tương lai, chúng được báo quản với mục đích là một nguồn tin phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu khoa học lịch sử, phát triển nền văn hóa dân tộc và nhân loại” [18/153]

Có thế nói rằng, với tốc độ phát triển công nghệ thông tin như hiện nay, lài liệu điện tử sẽ là nguồn sản sinh chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan Tuy nhiên, do tính chất đặc biệt nêu trên, các nhà lưu trữ học cần phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đưa ra những yêu cầu trong công tác thu thập,

bổ sung, lưu trữ và bảo quản các tài liệu lưu trữ điện tử Thực tế, những vấn đề này trong thời gian gần đây đã trở thành mối quan tâm của nhiều nhà lưu học

th ế giới cũng như trong nước, ở nước ta, chúng đang thực sự có tính thời sự đôi với những người làm công tác lưu trữ ở tất cả các cơ quan quản lý cũng như các cơ quan sự nghiệp lưu trữ Hội nghị khoa học: “Công tác lưu trữ tài liệu điện tử” , tổ chức vào năm 1999 và Hội thảo Sarbica tháng 5 năm 2004 vừa qua

đã lần lượt khẳng định tầm quan trọng của lưu trữ tài liệu điện tử Bên cạnh đó, việc đầu tư kinh phí để nghiên cứu về nguồn, thành phần tài liệu điện tử thuộc diện nộp lưu vào các Trung lâm lưu trữ quốc gia vẫn đang được tiến hành ở Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Tuy nhiên cũng phải nhận thấy rằng, do đây là loại hình tài liệu đặc biệt nên các buổi hội thảo hay các đề tài nghiên cứu bàn về các vấn đề nêu trên vẫn còn dang xem xét và chưa được đi vào thực tế Nguyên nhân chủ yếu là những khó khăn mà chúng tôi sẽ trình bày dưới đây:

Trước hết, là khó khăn trong việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và trang bị các thiết bị kỹ thuật thích hợp để bảo quản tài liệu Nếu tài liệu số ở dạng lưu trữ trong ổ cứng của máy vi tính thì cần phải có máy tính để lưu trữ

và bảo quản chúng Nếu tài liệu lưu trữ ở dạng đĩa C D -Rom hoặc một vật

m ang tin khác như: USB, hay đĩa mềm thì cần phải có kho bảo quản tài liệu chuyên dụng vì loại tài liệu này rất khó bảo quản ở môi trường thông thường Đặc biệt, tài liệu điện tử không thể tiếp cận nó ở dạng thực mà phải thông qua một thiết bị đọc Chính vì thế, đi liền với việc bảo quản tài liệu điện tử thì phải

có một thiết bị đọc tương thích Máy vi tính là phương tiện được sử dụng thông dụng nhất N hưng một trớ ngại lớn hiện nay, đó là công nghệ thông tin càng

24

phá! triển thì hàng loạt m áy tính có tính năng hiện đại ra đời, kéo theo sự lạc hậu của các máy tính đang sử dụng Những m áy tính đời mới nhất sẽ có những phần m ém ứng dụng tương thích đi kèm với chúng và đương nhiên phần mềm này sẽ đọc được những tài liệu số m à chúng được sản sinh ra ở thời điểm hiện tại Tuy nhiên những m áy tính lạc hậu hơn khoảng 5 năm hay 10 năm trước đó lại không thể đọc được chúng Chính vì vậy, đi liền với thu thập, bổ sung tài liệu điện tử, các cơ quan lưu trữ thường xuyên phải trang bị các máy tính đời mới nhất đê đọc và báo quản tài liệu ở các giai đoạn k ế tiếp Mặt khác, để công tác thu thập, bổ sung tài liệu bảo đảm chất lượng và hiệu quả cao, đội ngũ cán

hộ làm công tác lưu trữ ở đây cũng luôn phải được đào tạo mới để có trình độ lin học nhất định nhằm đáp úng nhu cầu của công việc

N hư vậy, vân đề khó khăn trước mắt hiện nay đối với công tác thu thập,

hổ sung lài liệu điện tử là kinh phí đẩu tư trang thiết bị đọc cũng như bảo quản tài liệu và đào tạo nguồn nhân lực có đủ trình độ để tiếp nhận những tiến bộ mới của công nghệ thông tin

Tuy nhiên, không chỉ dừng lại ở những khó khăn đó, việc thu thập, bổ sung lài liệu điện tử còn gặp phái một khó khăn trong việc xác định giá trị tài liệu Lúc đầu, người ta cho rằng tài liệu lưu trữ điện tử chỉ có giá trị thông tin không có giá trị pháp lý vì người ta vãn đánh giá và nhìn nhận nó như tài liệu giấy N hung thực chất, đây là loại hình tài liệu đặc biệt, nếu người ta căn cứ vào những liêu chuẩn truyền thống để xác định giá trị tài liệu thì sẽ không chính xác Vấn đề này đã xảy ra nhiều cuộc tranh luận, song đến nay đã được giải quyết khi hiệu lực của chữ ký điện tử đã được các nhà nước công nhận

"Và trong thực tiễn, công tác lưu trữ của các nước phái triển như Mỹ, ú c và ở nước Nga, tài liệu điện tử đã được công nhận là tài liệu có hiệu lực pháp lý và các giá trị khác Do đó chúng được coi là những tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ Nhà nước để bảo quản"[ 18/154], Thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta chưa nêu ra một cách cụ thể về điều này Song trong một số văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước ta, tài liệu điện tử cũng được coi như bản gốc, có hiệu lực pháp lý và"các cơ quan phải thi hành nếu nhận được văn bản như th ế trên m ạng tin học diện rộng của Văn phòng Chính phủ [15/7] Trong

25

Q uyết định số 168- HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng

về “thành lập Phông lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt

N am ” thì tài liệu điện tử cũng là một trong những dạng tài liệu thuộc thành phần của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, nếu chúng có ý nghĩa về mặt chính trị kinh tế, văn h ó a

N h ư vậy, về mặt lý luận cũng như về mặt pháp lý, tài liệu lưu trữ điện tử phải là đối tượng bảo quản của các Trung tâm lưu trữ quốc gia và các Trung tâm lun trữ địa phương

T rong giai đoạn hiện nay, tài liệu điện tử sẽ chiếm nhiều ưu thế hơn so với các tài liệu khác Tuy nhiên, thực tế các nhà khoa học vẫn chưa xác định được chính xác vòng đời của tài liệu điện tử Bởi vậy, song song với việc ban hành tài liệu điện tử, nhiều nước, trong đó có nước ta vẫn sử dụng tài liệu giấy Điều này cho thấy, ở thời điểm hiện tại, tài liệu điện tử và tài liệu trên các vật

m ang tin khác như g iấ y vãn tồn tại song Song, nhiều cơ quan nhà nước ta hiện nay đã lưu giữ cùng một lúc 2 loại hình tài liệu (tài liệu giấy và tài liệu

điện tử) Do tính chất đặc thù của chúng nên sau khi thu thập, bổ sung, các cơ

quan lưu trữ k h ô n g thể bảo quản tập trung m à phải phân tán ở nhiều nơi Đây cũng là một k h ó khăn lớn đối với công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu điện tử

Một thực tế nữa cũng đang trở nên bất cập đối với các cơ quan lưu trữ nước ta hiện nay đó là thu thập, bổ sung những tài liệu được quét vào đĩa CD- Rom và lưu trữ trên đĩa này (gọi là Scanner vào đĩa CD- Rom) Để phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, nhiều cơ quan đã scanner tài liệu giấy vào đĩa CD -Rom Khi khai thác tài liệu người ta không khai thác trên tài liệu giấy thông thường như trước nữa m à khai thác bằng cách đọc trên m áy vi tính Tuy nhiên, cho đến nay, N hà nước ta vẫn chưa có những quy định cụ thể nào về tính pháp lý đối với những tài liệu giấy được scanner vào đĩa CD - Rom C húng chỉ có giá trị thông tin không có giá trị pháp lý Chính vì thế, có thể khẳng định đây là tài liệu lưu trữ điện tử hay không cũng cần phải xem xét Bởi nếu theo cách hiểu truyền thống về tài liệu lưu trữ thì tài liệu phái là: “ Bán chính, bán gốc, bán sao có giá trị như bản chính của những

26

tài liệu có giá trị được hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức "Ị 7/6] N hư vậy, muốn chứng thực tính pháp lý của chúng, người ta vẫn phải

sử dụng tài liệu giấy để đối chiếu, v ề lý luận là như vậy, nhưng thực tế, các cơ quan nhà nước ta hiện nay do nhận thấy được tính ưu việt của tài liệu điện tử là gọn, nhẹ, dẻ bảo quán, dễ sử dụng nên chỉ thu tài liệu đã được scaner vào đĩa CD- Rom m à không thu tài liệu giấy kèm theo trong khi chưa biết chúng có thực sự là tài liệu lưu trữ điện tử hay không Đây cũng là một tồn tại lớn mà các nhà lưu trữ học, các nhà quản lý trong ngành lưu trữ nước ta cần quan tâm

và giái quyết nhằm khắc phục tình trạng này

Nói tóm lại, thu thập, bổ sung tài liệu điện tử trong giai đoạn hiện nay là một vấn để rất phức tạp vì nó động chạm đến nhiều vấn đề như : kinh phí, kỹthuật, con n g ư ờ i Tuy vậy, trong tương lai, đây sẽ là nguồn tài liệu hìnhthành ra chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan nhà nước nói riêng, các cơ quan, l ổ chức nói chung Chính VI lẽ đó, để bảo quản những tài liệu quý giá này, các nhà lưu trữ học, các nhà quản lý cần sớm có những giải pháp kịp thời nhằm đáp ứng công tác thu thập, bổ sung tài liệu điện tử hiện tại và trong tương lai

N gay sau khi nước nhà giành được độc lập, ngày 28/8/1945, Chủ tịch

Hồ Chí Minh đã chính thức T uyên cáo thành lập Bộ Giao thông Công chính thuộc Chính phủ lâm thời Việt N am Dân chủ Cộng hoà [5/6] Cùng trong thời gian này, Chính phủ Cách m ạng đã ra sắc lệnh quy định nhiệm vụ cho Bộ Giao thông Công chính là phải bảo đảm giao thông cho công cuộc kháng chiến chống Pháp và xây dựng mới kết cấu hạ tầng dân cư, đô thị

Hoà bình lập lại, ngày 20/9/1955, tại phiên họp lần thứ năm của Quốc hội đã ban hành Nghị quyết tách Bộ Giao thông Công chính ra làm 02 Bộ: Bộ Giao thông Bưu điện và Bộ Thuỷ lợi Kiến trúc

N gày 21/2/1961, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành Nghị Quyết số

2 5/N Q -Q H phê chuẩn Nghị quyết của Hội đồng Chính phủ ngày 14/2/1961, tách Bưu điện ra khỏi Bộ Giao thông Bưu điện, thành lập Bộ Giao thông Vận tái và Tổng cục Bưu điện trực thuộc Hội đồng Chính phủ

Tuy nhiên, sau ngày miền nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải lại tiếp tục có sự thay đổi,

T ổng Cục Bưu Điện và Cục H àng không Dân dụng được sát nhập vào Bộ Giao thông Vận tải theo Q uyết định số 224/N Q - HĐ C P ngày 31/3/1990 của Hội

28

đồng Chính phú Quyết định này cũng quy định việc đổi tên của Bộ Giao thông Vận tai thành Bộ Giao thông Vận lái và Bưu điện.

Trong những năm qua, đặc biệt là từ khi bắt đầu công cuộc “Đổi m ới”,

hộ m ặt giao thông vận tải của đất nước đã có nhiều đổi thay Các tuyến đường, cây cầu, sân bay, bến cảng liên tục được cải tạo, nâng cấp và xây dựng mới

dã tạo ra những “ mạch m á u ” giao thông quan trọng cho nền kinh tế đất nước

M ạng lưới đường giao thông nông thôn, đường tới vùng sâu, vùng xa cũng vươn tới mọi miền đem lại sự thuận tiện và cuộc sống ấm no cho người dân Nhận thức được vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng của ngành Giao thông Vận tái trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản xác lập lại chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của

Bộ Giao thông Vận tải T heo đó, Tổng Cục Bưu điện chính thức được tách ra

và nay là Bộ Bưu chính Viễn thông Bộ Giao thông Vận tải đi vào hoạt động với những chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức mới được quy định trong Nghị định số 34/2003/N Đ - CP ngày 04 tháng 04 năm 2003 của Chính Phủ

2 1 2 C h ứ c n ă n g , n h i ệ m v ụ , q u y ề n h ạ n c ủ a B ộ G i a o t h ô n g V ậ n

Theo Nghị định số 34/2003/N Đ - CP ngày 04 tháng 04 năm 2003 của Chính Phủ, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải được quy định như sau:

*Vị trí, chúc năng:

Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý N hà nước về giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải và hàng không trong phạm vi cả nước, quản lý nhà nước các dịch vụ công

và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật

* Nhiệm vụ, quyền hạn:

Bộ Giao thông Vận tái có trách nhiệm thực hiên nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 86/2002/N Đ -C P ngày 05 tháng 11 năm 2002

2 9

của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

bộ, cơ quan ngang bộ Cụ thể là:

-Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án Luật, Pháp lệnh, các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật khác về các lĩnh vực quản lý nhà nước của

- Chi đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và chiến lược, quy hoạch sau khi được phô duyệt và các văn bản quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp íuật về giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải, hàng không

- Quán lý đầu lư và xây dựng đối với các dự án đầu tư thuộc kết cấu hạ tâng giao thông thuộc thẩm quyền của Bộ

- Q uản lý các phương tiện giao thông và phương tiện, thiết bị xếp dỡ, thi cõng chuyên dùng thông qua việc: đăng ký, cấp hiển số và quy định việc kiểm tra chất lượng, an toàn kỹ th u ât

Quy định, quản lý việc đào lạo, cấp bằng, giấy phép, chứng chỉ chuyên mon, nghiệp vụ cho người điều khiển phương tiện giao thông và người vận hành phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong giao thông vận tải

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng khung giá cước vận tải hoặc cước vận tải, kiểm tra an ninh, an toàn vận tải chuyên ngành, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn giao thông liên quan tới các lĩnh vực do

Bộ trực tiếp quản lý

- Quán lý nhà nước đối với các hoạt động của các tổ chức kinh tế tư nhân, kinh tế tập thể, các hội và tổ chức phi Chính phủ trong lĩnh vực giao thông vận lái theo quy định của pháp luật

- T hanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, lố cáo, chống tham nhũng tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật về giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hái và hàng không thuộc thẩm quyền của Bộ

3 0

- Q uản lý về tổ chức bộ máy, hiên chế; chỉ đạo thực hiện ch ế độ tiền lương

và các c h ế độ chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên m ôn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong ngành giao

í hông vận tải

2 1 3 C ơ c ấ u t ỏ c h ứ c c ủ a B ộ G i a o t h ô n g V ậ n t ả i

Bộ Giao thông Vận tái làm việc theo ch ế độ thủ trưởng Bởi vậy, Bộ trưởng là người có vị trí cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động quản lý nhà nước trong ngành giao thông vận tải Giúp việc cho Bộ trưởng là các thứtrương và các đơn vị, tổ chức thuộc bộ Đơn vị, tổ chức thuộc Bộ bao gồm:

1 Cục Đường Bộ Việt Nam

2 Cục Đường sắt Việt Nam

3 Cục Đường Sông Việt Nam

4 Cục H àng Hải Việt Nam

5 Cục Hàng Không Việt Nam

31

6 Cục Đ ăng Kiểm Việt N am

7 Cục giám định và quán lý chất lượng công trình giao thông

8 Viện Khoa học và Công nghệ Giao thông Vận tải

9 Viện Chiến lược và phát triển Giao thông Vận tải

10 Trường Đại học H àng Hải

1 1 Trường Đại học G iao thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh

12 Trung tâm Tin Học

13 Sở Y tế Giao thông Vận tải

14 Báo Giao T hông Vận tải

15 Tạp chí Giao thông Vận tải

16 Trường Đ ào tạo bồi dưỡng Cán bộ, công chức - G T V T và một số trường cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và dạy nghề

Với cơ cấu tổ chức trên đây, chúng ta có thể thấy rằng, các cơ quan, đơn

vị, tổ chức thuộc Bộ tương đối nhiều Bởi vậy, chác chắn khối lượng tài liệu sán sinh ra trong hoạt động của Bộ cũng rất lớn Tuy nhiên, không phải mọi tài liệu được hình thành ra trong hoạt đ ộng của các cơ quan, đơn vị, tổ chức này đéu là nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ Chí những tài liệu nào phản ánh đầy đủ chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực Giao thông Vận tải mới thuộc thành phần phông l ư u trữ của Bộ Ớ đâv, chúng tôi muốn nói đến tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của Bộ trưởng, các thứ trưởng và các Vụ, Thanh tra và Văn phòng Bộ R iêng đối với những tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của các Cục, thì đã là nguồn nộp l ư u trực tiếp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Theo Danh m ục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài

l i ệ u vào các Trung tâm l ư u trữ quốc gia, ban hành kèm theo Quyết định số 58/QĐ- TCCP ngày 17 tháng 3 năm 1995 của Ban Tổ chức-Cán bộ Chính Phủ) Chính vì những lý do trôn, trong nội dung phần này, chúng tôi chí đề cập đến chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các Vụ, Thanh tra,Văn phòng Bộ và Ban

Q uán lý Dự án vì tài liệu được hình thành ra ở đây chiếm khối lượng chủ yếu

trong phông Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải

2 1 3 1 C á c V ụ , T h a n h tra và V ăn p h ò n g

Các Vụ, Thanh tra và Văn phòng Bộ là những đơn vị, tổ chức thuộc Bộ

G iao thông vận tải, có chức năng, nhiệm vụ sau đây:

- Lập đề án, xây dựng k ế hoạch, quy hoạch quản lý và phát triển m ạng lưới

giao thông trên phạm vi toàn quốc;

- Xây dựng, kiểm tra giám sát các công trình giao thông vận tải do Bộ và

Chính phủ phê duyệt;

Nghiên cứu, tổng hợp, chiến lược, chính sách quan hệ quốc tế trong

ngành;

- rrh am mưu cho Bộ trưởng trong việc gọi vốn nước ngoài đầu tư và xây

dựng các cổng trình giao thông vận tải;

- N ghiên cứu và đề xuất chiến lược phát triển khoa học công nghệ trong

ngành;

- T ham mưu, giúp việc cho Bộ trướng về các công tác khác như : thanh tra,

pháp chế, tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thi đua, khen thưởng, hành

chính- ván p h ò n g .trong toàn ngành

2 1.3.2 B a n Q u ả n lý D ự án:

H iện nay, Bộ Giao thông Vận tải có 9 Ban Quản lý dự án, được thành

lập với nhiệm vụ chính là thay mặt chủ đầu tư quản lý các dự án đầu tư xây

dựng công trình giao thông trên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật

nhà nước

2.2 THÀNH PHẤN TẢI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐON VI, TỔ CHÚC THUỘC BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI.

Như trên đã trình bày, Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan thuộc Chính phủ có hệ thống đơn vị, tổ chức hoàn chính, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực giao thông vận tái trên toàn quốc Chính vì vậy trong quá trình hoạt động củ a mình, các cá nhân, đơn vị, tổ chức thuộc Bộ đã hình thành nên một khối lượng lớn những tài liệu phản ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ trong lĩnh vực mà Bộ quản lý

Có thể khảng định rằng, tài liệu hình thành ra trong hoạt động của Bộ

G iao thông Vận tải rất đa dạng về nội dung, phong phú về loại hình

Về nội dung, khối lượng tài liệu này chứa đựng đầy đủ những thông tin phán ánh chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và N hà nước trong lĩnh vực giao thông vận tái

Vé loại hình, tài liệu của Bộ bao gồm nhiều loại: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử và tài liệu nghe nhìn Trong đó, tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng chủ yếu

2 2 1 T à i l i ệ u h à n h c h í n h

Tài liệu hành chính m ột trong những loại hình chiếm khối lượng lớn và chứa đựng những nội dung quan trọng nhất trong lĩnh vực quán lý nhà nước về giao thông vận tải Chúng được sản sinh ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ, bao gồm tài liệu của các cơ quan trung ương, tài liệu

do Bộ trực tiếp ban hành, tài liệu của các cơ quan ngang cấp và tài liệu của các

cơ quan cấp dưới Có thể khái quát những nét chính của sự hình thành tài liệu này nhu' sau:

T à i liệ u c ủ a các co q u a n tru n g ư ơ n g n h ư Đảng, Quốc hội, ủ y ban

Thường vụ Q uốc hội, Chính phủ gửi xuống để chí đạo hoặc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra hoạt động của Bộ Giao thông Vận tải bằng các hình văn bản như: Nghị quyết, Nghị định, Quyẽt định, Chí thị, T hông tư, T hông B áo B ộ phận tài liệu này phản ánh chủ trương chính sách, luật pháp, c h ế độ, thể lệ, các biện

3 4

pháp chỉ đạo của Nhà nước trên các lĩnh vực: Xây dựng và phát triển mạng lưới giao thông vận lải đường sắt, đường sông, hàng không, đường bộ, hàng hải trên phạm vi cả nước; Đ ầu tư, hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực giao thông vận tải; Phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan, ban, ngành khác có liên quan trong việc đảm bảo thực hiện nghiêm chính luật

an toàn giao t h ô n g Đ ồng thời các tài liệu này còn là chỗ dựa, là cơ sở pháp

lý quan trọng nhằm đám bảo cho hoạt động quản lý nhà nước về giao thông vận tải của Bộ được thống nhất Đây là m ột bộ phận tài liệu quan trọng và không thể tách rời khỏi phông lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải vì những giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của chúng

T à i liệu do B ộ G iao th ô n g V ậ n tả i ban h à n h : Đây là bộ phận tài liệu

chiếm khối lượng tương đối lớn, chứa đựng những thông tin quan trọng trên mọi lĩnh vực quản lý của Bộ

Những lài liệu này hình thành trong các kỳ họp đột xuất và thường xuyên của lãnh đạo Bộ và Chính phú; Lãnh đạo Bộ với các đơn vị, tổ chức trực thuộc Bộ; Lãnh đạo Bộ với lãnh đạo các đơn vị, tổ chức trực thuộc Bộ và các

- Các văn bản trả lời chất vấn đại biểu Quốc hội trong các kỳ họp Quốc hội hàng năm;

- Đề án trình Chính phủ về quy hoạch và phát triển m ạng lưới giao thông vận tải từng vùng và trên cả nước;

- Chương trình, k ế hoạch công tác h àn g năm và nhiều năm của Bộ Giao thông Vận tải

3 5

- Tài liệu về công tác quy hoạch và tổ chức cán bộ trong n g à n h

Ngoài những tài liệu hình thành tại kỳ họp nêu trên, khối tài liệu hình thành trong hoạt động quán lý, thẩm định, giải quyết các vấn đề thuộc chức nũng, nhiệm vụ của Bộ cũng chiếm một khối lượng tương đối lớn, bao gồm các loại lài liệu sau:

- Tài liệu chi đạo, hướng dẫn về công tác hợp tác, quốc tế của ngành;

- Tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo vc công tác đấu thầu, xây dựng và quản lý các công trình giao thông vận tái;

- Tài liệu chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính- văn phòng,

tồ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, tài chính, k ế toán trong ngành;

- Tài liệu phê duyệt dự án xây đựng các công trình giao thông vận tải trong phạm vi, thẩm quyền của Bộ;

- Tài liệu thanh tra, kiểm tra, theo dõi ihanh quyết toán các công trình giao thông vận tái;

- Tài liệu theo dõi tình hình tài chính, k ế toán của các cơ quan cấp dưới trực thuộc như: các Cục Đường sắt, Cục Đường S ông và các Tổng công ty, công t y

- Các quyết định quản lý nhằm giải quyết các vấn đề, vụ việc làm tráiquy định của nhà nước trong hoạt động quản lý kinh doanh, tổ chức cán bộ,xây dựng các công trình giao thông vận tải và các vấn đề khác của Bộ và các

cơ quan, đơn vị, tổ chức cấp dưới

N h ằ m đảm bảo thực hiện tốt chức năng quán lý nhà nước trong ngành giao thông vận tải, Bộ cần phải có sự phối hợp công tác với các Bộ, ngành và

cơ quan khác có liên quan Bởi vậy, trong quá trình phối hợp công tác này đã hình thành nên rất nhiều văn bản có ý nghĩa quan trọng Điều này được thểhiện ỏ' các văn bản ban hành chung như: T hông tư liên tịch và các công vănhành chính khác

Ví dụ:

3 6