Bài tập kỹ năng môn PSD102 (họp nhóm không hiệu quả)

Nội dung chính đã nâng cấp:PHẦN ĐÃ NÂNG CẤP NỘI DUNG NÂNG CẤP Bổ sung: Vào cuối buổi họp nhóm tuyên truyền để nâng cao ý thức xây dựng và phát triển nhóm, giúp các thành viên hiểu tầm qu

LẤY Ý KIẾN CHO BẢN TRÌNH BÀY

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ PHẦN 1

HỌP NHÓM KHÔNG HIỆU QUẢ

DO THIẾU THÀNH VIÊN

Lê Văn Hưng Nhóm 5, Lớp: QTN18

Số ý kiến lấy được: 6

XIN CÁM ƠN!!!

GÓP Ý TIÊU BIỂU 1

PHẢN HỒI CỦA TÔI

GÓP Ý TIÊU BIỂU 2

TRẢ LỜI CỦA TÔI

GÓP Ý TIÊU BIỂU 3

TRẢ LỜI CỦA TÔI

ĐIỀU CHỈNH CHÍNH DỰ KIẾN SẼ THỰC HIỆN

- Điều chỉnh một số slides về thứ tự xuất hiện những ý trong slides

- Điều chỉnh kích thước, màu sắc chữ phù hợp, dễ đọc và thẩm mỹ hơn Thay đổi màu của các bảng biểu giúp trong bắt mắt hơn

- Thay đổi và sử dụng nền cho slides tăng thêm tính thẩm mỹ

- Bổ sung thêm 1 giải pháp mới, bỏ phần ghi chú sau khi đã thống nhất nhân sự chính thức để tiến hành kế hoạch

Nội dung chính đã nâng cấp:

PHẦN ĐÃ NÂNG CẤP NỘI DUNG NÂNG CẤP

Bổ sung: Vào cuối buổi họp nhóm tuyên truyền để nâng cao ý thức xây dựng và phát triển nhóm, giúp các thành viên hiểu tầm quan trọng của họp nhóm, đồng thời giúp

nhóm hoạt động hiệu quả

Bỏ phần ghi chú, sau khi bàn bạc với nhóm

đã quyết định được nhân sự chính thức để

triển khai kế hoạch

Bổ sung: vào cuối buổi họp nhóm tổ chức tuyên truyền để nâng cao nhận thức của

các thành viên

BẢN TRÌNH CHIẾU ĐÃ HOÀN THIỆN PHẦN 2

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:

Họp nhóm không hiệu quả do thiếu thành viên.

Tại: Nhóm 5, Lớp QTN18.

NỘI DUNG

1 Hoàn cảnh.

2 Kết quả hiện tại.

3 Phân tích nguyên nhân.

4 Mục tiêu.

5 Giải pháp.

6 Kế hoạch.

7 Kết quả đạt được.

8 Chuẩn hóa, mở rộng.

1 HOÀN CẢNH (background).

- Nhóm 5, lớp QTN18 có 2 thành viên không liên lạc được (nhóm chưa ai

được thấy mặt) và 1 thành viên ở quá xa nên họp nhóm thường thiếu

thành viên

- Nhóm học tập theo hình thức online, ít gặp mặt trực tiếp

- Nhóm ít họp nhóm hoặc họp nhóm thiếu thành viên Không lưu biên bản họp nhóm Nhóm chỉ gặp mặt các thành viên trong buổi thi tập trung

- Chưa có quy định chung của nhóm, nhóm chưa thống nhất thời gian để họp nhóm

- Chưa nắm rõ tình hình và hoàn cảnh các thành viên trong nhóm

- Các thành viên trong nhóm còn thờ ơ với việc tổ chức họp nhóm Dẫn đến các thành viên nhóm không tích cực tham gia trao đổi, thảo luận online trên nhóm zalo

2 KẾT QUẢ HIỆN TẠI (current situation).

- Từ khi nhập học và thành lập nhóm (tháng 5/2019) đến nay (tháng 8/2019) mới họp nhóm được 2 lần và thiếu 3 thành viên

- Thường xuyên trao đổi thông tin qua Zalo chat, họp nhóm online không hiệu quả

- Hiện tại còn 2 thành viên nhóm không thể liên lạc (nhóm trưởng từng nhiều lần cố liên lạc nhưng vẫn không được), đã trao đổi với cô quản lý học tập để nhờ cô liên lạc hộ nhưng vẫn chưa thu được kết quả

- Chưa xây dựng được tinh thần làm việc nhóm, nhóm còn có những bất đồng Nhóm chưa xây dựng được quy trình làm việc nhóm

- Chưa thống nhất được thời gian cụ thể để họp nhóm

3 PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN (root cause

analysis).

CON NGƯỜI

QUY ĐỊNH

HỌP NHÓM KHÔNG HIỆU

QUẢ

Không biết tầm quan trọng

Cá nhân thiếu kế hoạch

Chưa có chế tài rõ ràng

CÁCH LÀM

KHOẢNG CÁCH

ĐỊA LÝ

Thành viên

ở quá xa

Không có biên bản họp nhóm

Thay đổi thời gian họp nhóm đã định

Không liên lạc được thành viên Chưa xây dựng

được quy định nhóm

4 MỤC TIÊU (target condition).

KẾT QUẢ CẦN ĐẠT NHƯ SAU:

- Liên lạc được với 2 thành viên còn lại trong nhóm

- Tổ chức họp nhóm với đầy đủ thành viên

- Bầu thư kí và lưu biên bản cuộc họp

- Lập kế hoạch các buổi gặp mặt uống nước, ăn nhẹ, khi có điều kiện cụ thể về thời gian nhóm sẽ lên kế hoạch tổ chức buổi tiệc lớn để các thành viên được giao lưu, tâm sự với nhau nhiều hơn trong mỗi lần về thi

- Bầu thủ quỹ và dùng nhờ tài khoản ngân hàng của thủ quỹ làm tài khoản chung hoặc tạo tài khoản ngân hàng riêng và nhờ thủ quỹ giữ hộ

- Tạo không khí thân thiện và tích cực có trách nhiệm giúp đỡ nhau trong học tập

5 GIẢI PHÁP (solution, countermeasures).

- Liên hệ trực tiếp với 2 thành viên còn lại

- Thống nhất thời gian họp nhóm với đầy đủ thành viên, ra quy định nhóm Lưu biên bản họp nhóm để làm căn cứ khen thưởng hoặc xử phạt các thành viên nhóm

- Bầu thủ quỹ và thư ký nhóm, tạo được tài khoản nhóm

- Các thành viên chủ động, sắp xếp công việc và dành thời gian cho buổi họp nhóm, gặp mặt các thành viên

- Vào cuối buổi họp nhóm tuyên truyền để nâng cao ý thức xây dựng và phát triển nhóm, giúp các thành viên hiểu tầm quan trọng của họp nhóm, đồng thời giúp nhóm hoạt động hiệu quả

6 KẾ HOẠCH (implementation plan).

DỰ KIẾN KẾ HOẠCH NHƯ SAU:

CÔNG VIỆC AI LÀM GIAN THỜI KẾT QUẢ GHI CHÚ

Liên hệ trực tiếp

với 2 thành viên

không liên lạc được

Lưu Minh Sang, Huỳnh Trương An

02/9/2019

Tìm hiểu hoàn cảnh và thống nhất thời gian họp nhóm

Cố gắng liên hệ bằng nhiều cách khác nhau để đạt

kết quả

Thông báo thời

gian và tìm địa

điểm họp nhóm

Nguyễn Hoàng Thịnh 09/9/2019

Thống nhất thời gian và địa điểm với nhóm trên group zalo

Thời gian và địa điểm phải được sự thống nhất của tất

cả thành viên Ban hành quy định

nhóm Lưu Minh Sang 15/9/2019 Thành viên đồng ý và chấp hành

Trương An 15/9/2019

Thu quỹ nhóm đúng hạn

Tạo tài khoản hoặc dùng nhờ tài khoản của thủ quỹ

Thư kí Hoàng ThịnhNguyễn 15/9/2019 lại biên bản cuộc Ghi chép và lưu

họp nhóm

Tuyên truyền để

nâng cao ý thức Lê Văn Hưng 15/9/2019

Nâng cao nhận thức của các thành viên

Tổ chức vào cuối

buổi họp

7 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC (resuilts).

DỰ KIẾN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:

NỘI DUNG CÁCH ĐO KẾT QUẢ DỰ KIẾN GHI CHÚ

Tỷ lệ thành viên tham gia

họp nhóm Điểm danh 100% 9/9 thành viên tham gia họp nhóm

Thủ quỹ thu quỹ nhóm Lập danh

9/9 thành viên đóng quỹ

nhóm

Tỷ lệ thành viên hiểu được

tầm quan trọng của họp

nhóm

Khảo sát 95% Đa số thành viên hiểu

được tầm quan trọng

Tỷ lệ thành viên tham gia

họp nhóm online Điểm danh 100% 9/9 thành viên tham gia

8 CHUẨN HÓA, MỞ RỘNG (follow-up).

- Thường xuyên tổ chức họp nhóm online để đạt kết quả cao hơn

- Thống nhất những ngày định kỳ trong tháng để họp nhóm hoặc gặp mặt để nâng cao tinh thần đoàn kết trong nhóm, thắt chặt mối quan hệ

- Ghi chép và lưu kết quả mỗi lần họp nhóm cẩn thuận để làm căn cứ khen thưởng hoặc xử phạt thành viên nhóm

- Áp dụng công nghệ mới nhất để nâng cao các biểu mẫu báo cáo và biên bản họp nhóm

- Mở rộng mô hình cho các nhóm khác gặp vấn đề tương tự

- Các thành viên ít xảy ra bất đồng, mức độ hài lòng cao