Nghiên cứu về ERP ORACLE EBS áp dụng thực tế tại công ty cổ phần sản xuất hàng thể thao maxport

Tổng quan về ERP Từ những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên câu trúc khách – chủ sử dụng máy tính PC thay cho máy lớn trở thà

Trang và các styles đã được xác đinh Nếu muốn xác định lại các định dạng này thì xem các tham số của mỗi ví dụ style đã cho (làm thao khảo) mà để sửa lại các tham số

đó một cách thích hợp (khi chọn định dang và thao tác modify) Muốn sửa trang hãy chọn PageSetup >Margin (để đặt lề và đặt giấy), hay >Layout (để đặt Header và Footer) Cần đặt cách thể hiện Header và Footer sao cho trang đầu khác các trang sau (trang chẵn khác trang lẻ nếu chon mirror margins)

Giấy A4, chuẩn trường yêu cầu (lề trái:3cm; phải:2.50 cm, top: 3.1cm, Bott: 2.0cm, Header: 2cm, Footer: 1cm)- Đặt trang đẹp (lề trái:3cm; phải:2.5 cm, top: 3.5cm, Bott: 2.2cm, Header: 2.4cm, Footer: 1.3cm)

Header trang lẻ gồm: số & tên chương + số trang (đặt góc phải), căn phải Trang chẵn: Tên tài liệu + số trang (đặt góc trái), căn trái dưới dòng Header có đường kẻ Footer: tên nhóm& tên lớp, căn giữa Trên dòng này có đường kẻ

Bắt đầu soan thảo, nhập văn bản liên tục từ dòng đầu tiên, chỉ khi xuống dòng mới nhấn Enter Nếu gõ chữ in hoa cần nhấn phím Shift hay Caps Lock

Sau khi nhập xong, bôi đen từng đoạn văn bản và chọn (kích) style thích hợp (tại ô cửa

sổ bên cạnh tên font, hoặc cửa sổ “Formating of selected text” bên phải màn hình soạn thảo (nếu đã được mở), hoặc mở nó bằng cách chọn: Format> Styles and Formatting… Định dạng xong văn bản, xoá “Bảng styles cho văn bản & hình” khỏi tài liệu

b Vẽ hình

Khi vẽ hình cần chú ý những điều sau đây:

Chọn biểu tượng “Drawing” trên dòng đầu của panel thực đơn để xuất hiện panel AutoShapes (dưới màn hình) phụ vụ việc chọn định dạng hình cần vẽ

Có thể thêm văn bản (text) vào trong hình khối bằng cách khi kích chuột vào hình, nhấn chuột phải để hiện bảng Shortcut, đặt con trỏ vào chỗ cần thêm và chọn Add text

để thêm văn bản Để hình chứa được nhiều từ cần dãn lề trong của hình đến sát biên bằng cách nhấn chuột phải, chọn Form AutoShap > Textbox và giảm các tham số của các ô “Internal margin” về 0

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

NGUYỄN THỊ HẰNG

NGHIÊN CỨU VỀ ERP-ORACLE EBS

ÁP DỤNG THỰC TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT HÀNG THỂ THAO MAXPORT

LUẬN VĂN THẠC SĨ

HÀ NỘI - 2011

- 2 -

d Thay cỡ chữ (size 14 chẳng hạn)

− Chọn style (bảng bên phải màn hình) cần sửa

− Nháy chuột vào mũi tên chỉ xuống bên phải style hiện bảng shortcut

− Chọn: Modify (hiện của sổ Modify style)> (chọn co chữ: ví dụ 14 )

1.1 Mục lớn (Arial, co 15, đậm, trước 12pt) – Heading 2

1.1.1 Mục con (NTRoman, co 15, đậm, dãn 1,3line, trước 6pt) - Heading 3

1.1.1.1 Mục con nhỏ (NTRoman, co 14, đậm, nghiêng, dãn 1,3line, trước 6pt) – Heading 4

a Tiểu mục (NTRoman , co 13, đậm, nghiêng, dãn 1,3line, trước 6pt) - Heading 5

a Tiểu mục (NTRoman , co 13, đậm, nghiêng, dãn 1,3line, trước 6pt) - Heading 6

Thụt dòngđầu 1cm (Căn 2bên, NTRoman, dãn1,2line, trước6pt)–Body text H

Thụt dòngđầu 1cm (Căn 2bên, NTRoman, dãn1,3line, trước6pt)–Body text R

Thụt dòng đầu 1cm Italic (Căn 2 bên, NTRoman, dãn 1,3line, trước 6pt) – Body text RI

Sát lề hẹp (Căn 2bên, NTRoman, dãn 1,2line, trước6pt ) – Bole-H

Sát lề hẹp (Căn 2bên, NTRoman, dãn 1,2line, trước3pt: dùng cho bảng)– Bole-HH Sát lề rộng (NTRoman ,căn 2bên, co13, dãn 1,3line, trước 6pt) – Bole-R

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

NGUYỄN THỊ HẰNG

NGHIÊN CỨU VỀ ERP - ORACLE EBS

ÁP DỤNG THỰC TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT HÀNG THỂ THAO MAXPORT

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan những kết quả đạt được trong luận văn này là do tôi nghiên cứu, sưu tầm, tổng hợp và sắp xếp lại phù hợp với yêu cầu của luận văn Toàn bộ những điều được trình bày trong khóa luận hoặc là của cá nhân, hoặc được tham khảo

và tổng hợp từ các nguồn tài liệu khác nhau Tất cả tài liệu tham khảo, tổng hợp đều được trích dẫn với nguồn gốc rõ ràng

Toàn bộ chương trình, mã nguồn là do tôi thiết kế và xây dựng trong quá trình

đã đang tham gia và phát triển hệ thống, không sao chép của bất kỳ ai và chưa được công bố trên bất kỳ phương tiện nào

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan của mình Nếu có điều gì sai trái, tôi xin chịu mọi hình thức kỷ luật theo qui định

Hà Nội, tháng 4 năm 2011

Học viên

Nguyễn Thị Hằng

Trước tiên tôi xin được bày tỏ sự trân trọng và lòng biết

ơn đối với thầy giáo TS Trương Ninh Thuận giảng viên Bộ

môn Công nghệ phần mềm - Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học Công nghệ - ĐHQGHN Trong suốt thời gian học và làm luận văn tốt nghiệp, thầy đã dành rất nhiều thời gian quí báu để tận tình chỉ bảo, hướng dẫn, định hướng cho tôi trong việc nghiên cứu, thực hiện luận văn

Tôi xin được cảm ơn các thầy cô giáo đã giảng dạy trong quá trình học tập, thực hành, làm bài tập, đọc và nhận xét luận văn của tôi, giúp tôi hiểu thấu đáo hơn lĩnh vực mà tôi nghiên cứu và những hạn chế cần khắc phục trong việc học tập, nghiên cứu và thực hiện bản luận văn này

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn nhóm triển khai của công ty dịch vụ ERP-FIS (FPT) và công ty Maxport đã tạo điều kiện để tôi có thể hoàn thành tốt luân văn của mình

Xin cảm ơn các bạn, đồng nghiệp và nhất là các thành viên trong gia đình đã tạo mọi điều kiện tốt nhất, động viên, cổ

vũ trong suốt quá trình học tập và làm luận văn tốt nghiệp Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 22 tháng 04 năm 2011

Học viên

Nguyễn Thị Hằng

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 3

BẢNG CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT 7

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG 8

MỞ ĐẦU 9

CHƯƠNG 1 CẤU TRÚC ERP VÀ CÁC CHIẾN LƯỢC 11

1.1 TỔNG QUAN VỀ ERP 11

1.2 Cấu trúc ERP trong quản trị doanh nghiệp 12

1.2.1 Cấu trúc chung 12

1.2.2 Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP 13

1.2.3 Ứng dụng ERP ở Việt Nam 15

1.3 Các chiến lược ERP 16

1.3.1 Chiến lược Big Bang 17

1.3.2 Chiến lược Mini Big Bang 18

1.3.3 Chiến lược Mega Big Bang 19

1.3.4 Chiến lược Multi Big Bang 20

1.3.5 Chiến lược Phased 20

1.3.6 Chiến lược Parallel 21

1.3.7 Chiến lược Paper Parallel 22

1.3.8 Chiến lược Process line 23

CHƯƠNG 2 HỆ THỐNG ỨNG DỤNG ORACLE EBS 25

2.1 Oracle và các sản phẩm của Oracle 25

2.2 Tổng quan về hệ thống Oracle EBS 25

2.3 Các ưu điểm nổi bật của Oracle EBS 26

2.3.1 Hệ thống quản lí doanh nghiệp một cách tổng thể 26

2.3.2 Hệ thống cung cấp thông tin hoàn chỉnh 27

2.3.3 Quản lí thống nhất và chuyên sâu 27

2.3.4 Kiến trúc và công nghệ tiên tiến, an toàn bảo mật cao 28

2.4 Sử dụng hệ thống Oracle EBS 28

2.4.1 Kiến trúc hệ thống 28

2.4.2 Thiết lập hệ thống 28

2.4.3 Vận hành hệ thống 28

2.4.4 Sử dụng hệ thống 28

2.4.5 Quản trị hệ thống 28

2.5 Tùy chỉnh (Customize) hệ thống EBS 29

-CHƯƠNG 3 – ERP- ORACLE EBS VỚI BÀI TOÁN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP NGÀNH MAY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT HÀNG THỂ THAO MAXPORT 30

3.1 Nhận diện bài toán 30

3.1.1 Bài toán ERP cho ngành may 30

3.1.2 Tổ chức doanh nghiệp may 30

3.1.3 Yêu cầu của bài toán Customize doanh nghiệp may 31

3.2 Nhận diện giải pháp 32

3.2.1 Tiêu chí giải pháp 32

3.2.2 Cách thức gắn module Customize vào hệ thống Oracle 32

3.2.3 Công cụ lập trình 33

3.3 Phân tích, thiết kế 34

3.3.1 Phân tích quy trình 34

3.3.2 Thiết kế chức năng 46

3.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 71

3.4 Điểm nổi bật về mặt công nghệ 75

3.3.1 Hệ thống cho phép tích hợp thêm Module Garment BOM 75

-3.3.2 Hệ thống linh hoạt với nhiều báo cáo Customize phục vụ chứng từ, kiểm tra, liên lạc với đối tác thuận tiện 76

3.3.3 Hệ thống bảo mật dữ liệu tốt 76

3.3.4 Hệ thống có khả năng kết nối linh hoạt 76

CHƯƠNG 4 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 78

4.1 Kết luận 78

4.2 Hướng phát triển 78

TÀI LIỆU THAM KHẢO 79

-BẢNG CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Viết tắt Tên đầy đủ

CNTT Công nghệ thông tin

ERP Enterprise Resource Planning

EBS e- Business Suite

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG

Hình 12 Quy trình nghiệp vụ ngành may theo EBS chuẩn 37

Hình 17 Quan hệ giữa các khối chức năng phần tính giá 49 Hình 18 Quan hệ giữa các khối chức năng phần sản xuất 50 Hình 19 Thiết kế giao diện nhập thông tin mùa sản xuất 51 Hình 20 Thiết kế giao diện nhập thông tin năm sản xuất 52 Hình 21 Thiết kế giao diện nhập thông tin cỡ sản phẩm 53 Hình 22 Thiết kế giao diện nhập thông tin màu vật tư chuẩn 54 Hình 23 Thiết kế giao diện nhập thông tin màu sản phẩm 55 Hình 24 Thiết kế giao diện nhập thông tin màu vật tư 57 Hình 25 Thiết kế giao diện nhập thông tin BOM cho sản phẩm 59

Hình 27 Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết phần Routing,Collection 76

Hình 32 Màn hình form tính giá thành thành phẩm nhập kho 79

Hình 34 Màn hình minh họa code sinh Item chi tiết tự động 80

MỞ ĐẦU

Ngày nay, thế giới đang chứng kiến sự ảnh hưởng ngày càng sâu rộng của CNTT vào từng lĩnh vực kinh tế và xã hội, bất kỳ một quốc gia nào, tập đoàn nào cũng xác định lấy CNTT làm then chốt trong sự phát triển kinh tế cho cả tương lai Đi kèm với sự thâm nhập và phụ thuộc chặt chẽ vào CNTT, thì dữ liệu (database) cũng được sản sinh với một tốc độ vũ bão, việc quản lý và sử dụng nó một cách hợp lý đang là vấn đề đau đầu của bất kỳ tổ chức nào ( cơ quan nhà nước, tập đoàn, doanh nghiệp…)

Mất dữ liệu là mất tất cả

Hiểu được tầm quan trọng của việc mất mát dữ liệu, các tổ chức kinh tế xã hội

đã sử dụng nhiều phương thức nhằm quản lý và khai thác nó một cách tối ưu nhất, bảo mật nhất Trong đó phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) Oracle đang được các tổ chức lớn, đa quốc gia tin dùng như một công cụ hỗ trợ đắc lực kiểm soát các quá trình sản xuất, điều hành mọi hoạt động của tổ chức Đối với các doanh nghiệp sản xuất lớn, lượng dữ liệu cần quản lý quả là khổng lồ, nếu sử dụng hệ quản trị cơ sở như SQL server, Access… không thể đáp ứng cả về dung lượng lẫn tính bảo mất và tiện lợi

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng buộc doanh nghiệp luôn phải tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này doanh nghiệp luôn vươn tới hoàn thiện công tác quản lí để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh

Cùng với sự trợ giúp của công nghệ thông tin ngày càng phát triển, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các phần mềm hệ thống quản trị doanh nghiệp Tuy nhiên, các phần mềm nếu nhỏ lẻ sẽ rất khó khăn trong quản lí, điều cần nhất ở đây là một hệ thống tích hợp n trong 1 Những năm gần đây, ở Việt Nam xuất hiện một khái niệm mới khiến các doanh nghiệp ngày càng chú ý và áp dụng phổ biến đó là khái niệm ERP (Enterprise Resource Planning- kế hoặch hóa nguồn lực doanh nghiệp) Thực tế người ta gọi ERP là một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp chứ không phải phần mềm vì gọi là phần mềm sẽ làm mât đi tính tổng thể và tích hợp của ERP

Vì những tiện ích mà ERP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle mang lại, các doanh nghiệp lớn ở Việt Nam và cả trên thế giới đều coi EBS (e-Business Suite) như một sự lựa chọn hàng đầu đáng tin tưởng

Trong luận văn này chúng tôi trình bày về ERP và hệ thống ứng dụng Oracle eBS, cài đặt và triển khai ứng dụng thực tế tại công ty cổ phẩn sản xuất hàng thể thao Maxport Ngành dệt may với đặc thù quản lí sản xuất riêng của mình luôn đòi hỏi giải pháp ERP có những tính năng linh hoạt giúp ứng dụng thuận lợi mô hình này vào thực tiễn Hệ thống EBS với tính năng nguồn mở, cho phép tích hợp thêm module để giải quyết khó khăn gặp phải khi triển khai giải pháp ERP cho công ty may Maxport Với các form biểu cho phép nhập liệu, tính toán tùy biến, sinh tự động các item vật tư chi tiết, các phiếu yêu cầu mua hàng, bảng giá… trước khi đưa vào hệ thống chuẩn cùng

các report đầu ra được thiết kế phù hợp, song ngữ…tóm lại tất cả đều theo ý doanh nghiệp, thân thiện với người dùng nhằm đạt mục tiêu nhanh gọn, chính xác và hệ thống tối ưu nhất

Nội dung chính của luận văn gồm có 4 chương

Chương 1: Cấu trúc hệ thống ERP và các chiến lược triển khai

Chương này giúp người đọc hiểu thế nào là ERP và cấu trúc của một ERP trong quản trị doanh nghiệp Nội dung của chương cũng phản ánh cách thức để triển khai một hệ thống ERP thường theo những chiến lược nào

Chương 2: Hệ thống ứng dụng Oracle EBS

Giới thiệu tống quan về hệ thống Oracle EBS và tình hình phát triển của hệ thống ở Việt Nam cũng như trên thế giới

Chương 3: ERP – Oracle EBS với bài toán quản lí doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc tại công ty cổ phần sản xuất hàng thể thao Maxport

Giới thiệu bài toán quản lí ngành may với những khó khăn gặp phải, phân tích đưa ra giải pháp tổng thể để triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp Maxport

Thiết kế các chức năng, môi trường ứng dụng, giao diện làm việc của module customize Garment BOM cho hệ thống EBS ngành may mặc

Chương 4: Kết luận và hướng phát triển

Trình bày các kết quả đạt đươc của luận văn và hướng phát triển trong tương lai

Chương 1- CẤU TRÚC ERP VÀ CÁC CHIẾN LƯỢC

1.1 Tổng quan về ERP

Từ những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy

tính doanh nghiệp dựa trên câu trúc khách – chủ sử dụng máy tính PC thay cho máy

lớn trở thành phổ biến, các hệ thống MRP nhường chỗ cho một họ phần mềm mới là

ERP ERP không chỉ giới hạn trong quản lí sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt

động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hệ

thống hậu cần và quản trị hệ thống bán hàng

ERP (Enterprise Resource Planning – kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp) là

bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản

xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất Đây là một phương tiện hiện đại, sử dụng

CNTT để quản lí tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…)

của một tổ chức Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận nhiệm vụ phân tích,

kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tùy thụôc vào yêu cầu của

nhà quản lý Khi mua một sản phẩm ERP-System bạn đã cùng một lúc nhận được cả 3

thứ: 1 Ý tưởng quản lý, 2 Chương trình phần mềm, 3 Phương tiện kết nối để xây

dựng mạng máy tính tích hợp Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán

xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều

hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh

nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của một môi trường bên ngoài

Trên thế giới hiện nay có rất nhiều công ty triển khai giải pháp ERP cho hoạt động

quản lý sản xuất kinh doanh của mình Việc triển khai thành công ERP sẽ giúp tiết

kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài Thực

tế bản thân phần mềm ERP không có tiến trình nghiệp vụ nhưng nó cung cấp khả năng

cấu hình để tạo ra các quy trình nghiệp vụ (bussiness process) – là một tập hợp của các

hành động nhận một hoặc nhiều dữ liệu đầu vào (input) và tạo ra kết quả đầu ra

(output) có giá trị tới người sử dụng (có thể là khách hàng hoặc nhân viên trong tổ

chức có tác động đến các quy trình) Các kết quả tiến trình nghiệp vụ này sẽ được đưa

ra để vận hành hoạt động doanh nghiệp Điểm khác biệt giữa phần mềm ERP so với

các phần mềm khác chính là mức độ tích hợp (intergration) Chính khả năng tích hợp

là một điểm đột phá của ERP Trước ERP các phần mềm nhỏ lẻ phát triển rầm rộ và

được ứng dụng trong các doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có một phần mềm kế toán,

một cái cho kho, một để design product, một cái cho HR…Sau một thời gian người ta

phát hiện ra điểm hạn chế của việc sử dụng phần mềm nhỏ lẻ chính là mức độ tích hợp

giữa các phòng ban Ví dụ khi có 2 hệ thống phần mềm thì cần có một giao diện kết

nối (interface) để cho 2 phần mềm ‘nói chuyện’ được với nhau Nếu có thêm một phần

mềm lại phải tăng thêm interface…mức độ phức tạp sẽ tăng lên Giới chuyên môn gọi

đây là spaghety vì interface rối như mì spaghety Để giải quyết vấn đề này người ta

nghĩ ra dùng một module để làm lõi (core), từ module này kết nối đến các phần khác Giới chuyên môn gọi là Sun model là core của phần mềm ERP góp phần làm giảm bớt interface kết nối làm đơn giản hóa mọi việc

Như vậy, ERP hiểu theo nghĩa hẹp là một phần mềm tổng hợp giúp doanh nghiệp quản lí tổng thể bao gồm nhiều mảng: AIS, HRM, CRM, MRP, SCM… Hiểu theo nghĩa rộng thì ERP là một giải pháp quản trị toàn diện nhưng dùng công nghệ thông tin làm nền tảng Do vậy khi ứng dụng ERP không có nghĩa là dùng một phần mềm

mà là ứng dụng một hệ thống quản lí để có thể sử dụng nhiều hơn sức mạnh của công nghệ thông tin Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp khai thác thông tin: đầy đủ, kịp thời, chính xác và linh hoạt

1.2 Cấu trúc ERP trong quản trị doanh nghiệp

1.2.1 Cấu trúc chung

Đặc trưng của một phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module)[1] Phần mềm có cấu trúc phân hệ là tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng được kết nối với nhau tự động để chia sẻ thông tin nhằm tạo ra một

hệ thống hoàn chỉnh , mạnh hơn Theo tài liệu chính thức của CIBRES (Certified Implementer of ERP- chứng chỉ chuyên viên triển khai hệ thống ERP), một trong những chứng chỉ quốc tế quan trọng nhất đối với chuyên viên tư vấn ERP, một ERP tiêu chuẩn sẽ gồm những thành phần sau:

− Kế toán tài chính (các phân hệ của kế toán tài chính là nền tảng của ERP)

+ Phân hệ sổ cái

+ Phân hệ sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng

+ CSDL khách hàng

+ Đơn đặt hàng và các khoản phải thu

+ Mua hàng và các khoản phải trả

+ Lập kế hoạch nguyên vật liệu

+ Lập kế hoạch phân phối

+ Lập kế hoạch điều phối năng lực

− Lập kế hoạch và dự báo (Planning & Forecasting)

− Công cụ lập báo cáo

1.2.2 Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP

− Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy:

ERP giúp các nhà quản lí dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để

có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của công ty Với hệ thống ERP, điều này có thể thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dung và trong thời gian thực “Tích hợp” chính là điều đáng nói ở ERP Tích hợp ở đây được hiểu là mọi phân hệ trong ERP cuối cùng đều đưa dữ liệu về một CSDL chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ tự tìm đường đi để có mặt trong các bước xử lí dữ liệu tiếp theo ở những bộ phận liên quan, cũng như trên các báo cáo tài chính và quản trị Nói một cách khác, không có dữ liệu nào cần phải nhập vào hai lần Hơn thế, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

− Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của hệ thống ERP giúp các công ty giảm bớt các sai sót mà các nhân viên có thể mắc phải trong cách hạch toán thủ công Phân

hệ kế toán của ERP cũng giúp nhân viên kiểm toán và các cán bộ cấp quản lí có thể kiểm tra được độ chính xác của số liệu theo các đầu tài khoản Hơn nữa, một phân hệ

kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội

bộ chất lượng

Khi nhiều người cùng nhập dữ liệu hệ thống ERP giúp loại bỏ sai sót có thể xảy

ra Ví dụ khi nhân viên A điền tay đơn đặt hàng và viết con số “10” rồi xuất cho khách hàng B, khi chứng từ này đến tay thủ kho do chữ viết xấu lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành

“B’” Những sai sót như vậy gây ra tình trạng nhân viên A có xu hướng tự đi theo dõi mọi khâu và có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình, để đảm bảo rằng lỗi của người khác không gây ảnh hưởng tới công việc của anh ta, và vô tình hay

hữu ý nhân viên A trở thành “lãnh chúa cát cứ” một mảng dữ liệu khách hàng nào đó của doanh nghiệp Các cơ chế kiểm tra chéo thường rất khó khăn khi vấp phải những

“lãnh địa” này và thử tưởng tượng một ngày nào đó nhân viên A nghỉ việc, người tiếp nhận sẽ khó khăn thế nào trong việc xác lập lại những giao dịch với mảng khách hàng này

− Cải tiến quản lí hàng tồn kho

Phân hệ quản lí hàng tồn kho trong hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho chính xác cả về mặt lượng lẫn giá trị và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó giảm nhu cầu về vốn lưu động, đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất

− Tăng hiệu quả sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lí sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất Chẳng hạn nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến các tính toán sai từ đó gây ra những điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và thường sẽ gây các lãng phí như không sử dụng hết công suất của máy móc và công nhân Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm

Tốc độ luồng công việc nói chung cũng đựơc tăng lên Rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính ERP còn tăng tốc độ luồng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục

bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ ERP với tính chất đồng

bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính

ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý

− Quản lí nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lí nhân sự và tính lương giúp sắp sếp hợp lí các quy trình quản lí nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lí đồng thời giảm thiểu các sai sót

và gian lận trong hệ thống tính lương

Một CSDL và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp ban lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ Chức năng “tìm vết” (audit track) của hệ thống ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán sai đó

− Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng quy trình kinh doanh giúp công việc rõ ràng giảm thiểu rối rắm về các vấn liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty

Qua những lợi ích vừa kể trên của ERP, có thể tạo ra cảm giác đây là “chiếc đũa thần” giải quyết hầu hết các khó khăn về quản lý của doanh nghiệp Tuy nhiên cần hiểu rõ mối quan hệ nhân quả giữa cách thức quản lý và việc áp dụng ERP: để áp dụng thành công ERP doanh nghiệp cần hợp lý hoá và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ,

và ngược lại ERP sẽ giúp củng cố các quy trình đã được chuẩn hoá về mặt logic này

Ví dụ khâu nhập hàng của doanh nghiệp quy định phải qua ba bước 1,2,3 Nếu làm bằng tay người nhân viên có thể vì lý do này khác làm tắt bỏ qua một bước nào đó, nhưng nếu quy trình ba bước này được đưa vào trong phần mềm, không ai có thể bỏ qua bước nào vì đơn giản là nếu không hoàn thành bước trước thì phần mềm sẽ không cho động vào bước sau

1.2.3 Ứng dụng ERP ở Việt Nam

Ứng dụng ERP [22] vào quản lý là một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính Như đã nói ở trên, muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp

vụ, vì vậy không phải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP ERP dành cho những doanh nghiệp thực sự hướng tới một văn hoá quản lý rành mạch, nghiêm túc và đã bước được những bước đáng kể trên con đường này Các doanh nghiệp đã áp dụng ISO là những đối tượng rất tốt để triển khai ERP

Áp dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều bài toán quản lý, một số ví

dụ hiện đang là bức xúc của nhiều doanh nghiệp như sau:

− Tạo hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ với các kiểm tra chéo

− Tạo các phân tích theo nhiều chiều một cách nhanh chóng

− Quản lí một hệ thống nhiều kho để tránh tình trạng nơi này xuất nơi kia không nhập…

để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với các giai đoạn chính như sau:

Giai đoạn 1: triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính Các phân hệ

này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay nhiều doanh nghiệp đã dùng Vì vậy giai đoạn 1 sẽ tương đối dễ dàng

Giai đoạn 2: triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản

lý việc giao nhận hàng Các phân hệ này sẽ lập tức tự tích hợp vào các phân hệ kế toán Sau giai đoạn này ERP đã quản lý gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng

Giai đoạn 3: đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các

phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm Tùy từng hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy và giờ công lao động Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại mọi doanh nghiệp Giai đoạn 3 đòi hỏi việc sản xuất của doanh nghiệp phải tương đối quy củ và hiện đại Có thể doanh nghiệp chỉ chọn áp dụng ERP đến giai đoạn 2 nếu thấy việc quản lý phân xưởng của mình còn quá nhiều yếu tố phi chuẩn

Như vậy, muốn áp dụng được ERP trước hết phải hiểu ERP có thể làm được gì và không thể làm được gì Đối với các nhà quản lý, điều cần nhớ là ERP không tự tạo ra

sự thay đổi về quy trình làm việc mà điều này cần được làm trước khi áp dụng ERP Ngược lại ERP sẽ góp phần đắc lực củng cố những quy trình làm việc mới theo ý đồ nhà quản lý ERP giúp nhà quản lý tạo ra cơ chế kiểm soát nội bộ đáng tin cậy và tạo

ra một nhịp làm việc đồng bộ với sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, nhưng đồng thời lại phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

1.3 Các chiến lược ERP

Có rất nhiều chiến lược để xây dựng và chuyển đổi từ hệ thống quản lý cũ sang

hệ thống ERP [3] Các chiến lược thường được phân loại:

Hình1- Hệ thống vận hành ERP- ERP Implementation

Bất kỳ chiến lược chuyển đổi nào cũng được hỗ trợ bởi màn hình 3 thành phần như hình trên, bao gồm có quy trình, con người và kĩ thuật Sai lầm khi sử dụng một trong ba khía cạnh này có thể làm cho đề án ERP nhanh chóng sụp đổ Việc hiểu rõ quy trình, con người và kĩ thuật sẽ giúp doanh nghiệp thành công trong quá trình chuyển đổi

1.3.1 Chiến lược Big Bang

Chiến lược Big Bang còn được gọi là ‘chìa khóa trao tay’ từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới vào một thời điểm định trước nào đó Tất cả các chức năng của hệ thống cũ cùng một lúc chuyển đổi sang hệ thống mới trong một ngày hay một dịp cuối tuần

Các phân hệ tương ứng được chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Nếu vận dụng đúng đắn chiến lược Big bang có những điểm thuận lợi:

− Tổng chi phí triển khai thấp vì không cần chương trình giao tiếp để tích hợp và duy trì cả hệ thống

Nhân lực (People) Chức năng (Functional) Hạng nhẹ (Lightweight) Hạng nặng (Heavyweight) Một đội (A-team)

Tiến trình song song (Parallel)

Tiến trình theo giai đoạn (Phased)

Tiến trình Big Bang

− Triển khai vào chuyển đổi hệ thống rất nhanh chóng

− Tạo ra trọng tâm cho tất cả các thành viên của đội ERP

Tuy nhiên, cũng có một số điểm bất lợi trong việc sử dụng chiến lược Big Bang như:

− Mất nhiều thời gian và chi phí cho việc lên kế hoạch, sự chuẩn bị để có thể thực hiện

− Vấn đề cổ chai các tài nguyên

− Sự thiếu hụt chuyên môn trong kỹ thuật Big Bang sẽ làm dự án thất bại

Hình 2- Chiến lược Big Bang

Chiến lược Big bang ít được dùng vì nó mạo hiểm Mức độ thất bại khi sử dụng cách tiếp cận big bang là rất cao Big bang vẫn được vận dụng trong nhiều trường hợp

Nó có thể được dùng trong những trường hợp khi mà giải pháp ERP cần được vận hành ngay tức thời Ví dụ, vì hệ thống ERP cũ của họ đã bị hư hỏng do trục trặc, thảm họa do sự phá hủy vật lý hay sự hư hỏng của cơ sở dữ liệu Cách tiếp cận big bang thích hợp cho những công ty nhỏ nơi mà tất cả các nguồn tài nguyên quan trọng của

dự án có thể được huy động tức thời của một nhà quản lý đề án Để thành công khi sử dụng chiến lược big bang chúng ta cần có sự chuẩn bị cẩn thận và lên kế hoạch chu đáo

1.3.2 Chiến lược Mini Big Bang

Chiến lược Mini Big Bang là cách tiếp cận chiến lược Big bang đơn giản, chia nhỏ thành hai hay nhiều phần, mỗi phần bao gồm nhiều phân hệ, chức năng Trong đó

Hệ thống cũ (Legacy system)

Hệ thống ERP mới (New ERP system)

Golive date

các nhóm phân hệ cần được thực hiện cùng lúc như: phân hệ tài chính, mua hàng, kho, bán hàng

Chiến lược Mini big bang chứa đựng một sự thay đổi nào đó nhưng vẫn chưa được xem là một bước nhảy vọt Trong khoảng thời gian giữa hai lần ‘Mini-big bang’, doanh nghiệp sẽ vận hành đồng thời cả hệ thống cũ và mới Các nhà cung cấp ERP, các nhà tích hợp hệ thống và các nhà cung cấp dịch vụ thường đề cập đến chiến lược Mini bigbang như là từng bước chuyển đổi hệ thống Chiến lược Mini big bang có khuynh hướng khá phổ biến với mức độ thành công khác nhau

Hình 3 - Chiến lược Mini Big Bang

1.3.3 Chiến lược Mega Big Bang

Chiến lược Mega Big bang đề cập đến một công ty lớn, với nhiều vị trí, tất cả đều hoạt động cùng lúc sử dụng chiến lược big bang Một vài tập đoàn đã thực hiện cách tiếp cận chiến lược này như là động lực thúc đẩy ‘làm hoặc chết’ cho những đề

án chậm trễ Trong những trường hợp như vậy sự quản lý từ cấp cao nhất sẽ đưa ra quyết định một ngày kết thúc hệ thống ERP cũ, trong đó tất cả các dịch vụ ERP cũ sẽ được kết thúc, bất kể các đơn vị có sẵn sàng hay chưa? Các đơn vị phải ghi nhận số liệu và chấm dứt các giao dịch trên hệ thống ERP cũ

Hệ thống cũ

(Legacy system)

Hệ thống ERP mới (New ERP system)

Tài chính (Financials) Tài chính (Financials)

Golive date

Golive date

1.3.4 Chiến lược Multi Big Bang

Chiến lược Multi Big bang sử dụng nhiều big bang liên tục cho nhiều địa điểm địa lý khác nhau Cách tiếp cận này có thể được sử dụng cho những tập đoàn lớn có nhiều khu vực địa lý được hỗ trợ bởi một nhóm kĩ thuật tập trung Nhóm kỹ thuật tập trung này sẽ giúp đỡ thực thi mới cho một vị trí địa lý Sau khi hoàn tất họ sẽ di chuyển đến hệ thống kế tiếp và cứ tiếp tục cho đến khi họ hoàn tất tòan bộ Trong những trường hợp khác chiến lược Multi big bang sẽ được sử dụng bởi vì những khu vực khác nhau của tập đòan có những nhóm kĩ thuật riêng nhưng vẫn chia sẻ cùng nguồn tài nguyên phần cứng và phần mềm

1.3.5 Chiến lược Phased

Cách tiếp cận phân chia giai đoạn

Hình 4 - Chiến lược Phased

Thực thi một module chức năng ở một thời điểm theo thứ tự tiếp nối Cách tiếp cận này đòi hỏi phải có chương trình giao tiếp và tích hợp hệ thống cũ và mới Những chương trình phải khắc phục được khoảng cách khác biệt giữa hệ thống ERP cũ và mới cho đến khi hệ thống ERP mới trở nên hoàn thiện đầy đủ các chức năng

Một ví dụ hay là khi các module tài chính hoạt động trên phần mềm ERP mới trong khi module kiểm kê vẫn còn hoạt động trên hệ thống ERP cũ Thông qua việc sử dụng các chương trình tích hợp và chuyển đổi, các hoạt động tài chính xảy ra trong các module kiểm kê được xuất ra hệ thống tài chính mới trong một định dạng có thể hiểu được bởi hệ thống ERP mới

Mua hàng (Purchasing) Mua hàng (Purchasing)

Cấu hình (Configuarator)

Hệ thống cũ

(Legacy system)

Hệ thống ERP mới (New ERP system)

Cấu hình (Configuarator)

Golive date

Ưu điểm là cách tiếp cận này cho phép công ty có thể thực thi một module chức năng vào một thời điểm trước khi một chức năng khác được thi hành Nhiều công ty cảm thấy thoải mái hơn khi thực hiện cách tiếp cận ‘từng bước lát đá’ Tổng số tài nguyên cần thiết ở bất kỳ điểm thời gian nào cho trước có thể ít hơn

Bất lợi của cách tiếp cận này là nhu cầu về nguồn tài nguyên kỹ thuật Các nguồn tài nguyên kĩ thuật thường được cần đến trong cách tiếp cận này bởi vì các chương trình tích hợp và chương trình chuyển đổi thì cần thiết giữa hai hệ thống ERP Tổng chi phí và thời gian thực thi thường cao hơn trong cách tiếp cận này

Cách tiếp cận phân chia nhiều giai đọan thường được dùng trong những trường hợp thiếu sự phối hợp tập trung hóa trong đề án ERP Không có sự lãnh đạo và phối hợp chặt chẽ trong một đề án, những nhà quản lý chức năng hay những những người lãnh đạo đội nhóm có khuynh hướng làm theo sự chỉ dẫn trong lĩnh vực chức năng đặc thù của họ Bởi vì không có một nhà quản lý chức năng nào có quyền lực hơn nhà quản lý chức năng khác, mỗi người được phép xác định giới hạn của riêng họ Cách tiếp cận phân chia giai đoạn thích hợp cho chiến lựơc đặc thù này; tuy nhiên nó không nhất thiết phải có tỷ lệ thành công cao hơn bởi sự thích hợp tốt Các dự án triển khai dài hơn 18 tháng thường dùng cách tiếp cận phân chia giai đoạn

Một biến thể của cách tiếp cận phân chia giai đoạn là sự kết hợp với mini big bang Thực hiện nhiều mini big bang qua từng các giai đoạn của đề án

1.3.6 Chiến lược Parallel

Đây là cách tiếp cận song song vận hành hệ thống cũ và hệ thống ERP mới đồng thời trong một khoảng thời gian Khoảng thời gian mà cả hai hệ thống hoạt động

là từ một ngày cho đến nhiều tháng Những phần có cùng chức năng kinh doanh (bao gồm phần mềm), như là việc mua hàng, kiểm kê, dự báo… được vận hành cùng lúc trong hệ thống ERP Cách tiếp cận song song có thể được suy nghĩ như là một khía cạnh khác đối với một chiến lược thực thi ERP

Một thuận lợi đối với cách tiếp cận song song là nó có tùy chọn khôi phục tốt trong trường hợp có sự cố xảy ra Bởi vì cả hệ thống ERP cũ và hệ thống ERP mới hoạt động cùng một lúc cho một module, do đó cách tiến trình kinh doanh của công ty

sẽ không bị làm gián đoạn nếu hệ thống ERP mới trục trặc

Hệ thống ERP thông thường là rất khổng lồ và độ rủi ro thất bại là rất lớn Do

đó để khắc phục các sai sót trong quá trình triển khai các công ty thường tiếp cận triển khai theo cách này Giải pháp này cung cấp khả năng so sánh rất chi tiết hệ thống cũ

và hệ thống mới với các điều kiện thực tế của công ty Mặc dù giảm bớt rủi ro trong quá trình triển khai nhưng song song lại phải trả một giá rất đắt về tài nguyên phải bỏ

ra (công sức, thời gian, tiền bạc) Bởi vì gần như mọi thứ đều phải gấp đôi lên để đảm nhận và giúp cho cả hai hệ thống cùng hoạt động Vấn đề lộn xộn sẽ xảy ra nếu một ai

đó tương tác với hệ thống không tuân thủ cách thức làm việc cho hai hệ thống khác nhau Cách tiếp cận này cho phép so sánh kết quả của hai hệ thống Một khi lỗi được phát hiện chúng ta phải tiến hành kiểm tra sự khác biết giữa hai kết quả Sau đó xác

định hệ thống ERP đã không đáp ứng đúng hay do thao tác sai để đưa ra giải pháp khắc phục và chỉnh sửa

Cách tiếp cận song song rất lý tưởng để triển khai các hệ thống có độ ổn định cao hoặc không có những thay đổi lớn Nó không thích hợp với các hệ thống kém ổn định hay thay đổi hoặc hoạt động có giới hạn

1.3.7 Chiến lược Paper Parallel

Một dạng khác của cách tiếp cận song song là cách tiếp cận Paper Parallel Đây

là một cách tiếp cận vận dụng phương pháp tiếp cận song song nhưng tránh lãng phí

về tài nguyên (công sức, thời gian và tiền bạc) Nhìn chung thì công việc của các nhân viên triển khai cũng không có gì khác biệt nhưng cách tương tác với hệ thống cũ là có một vài thay đổi

Thay vì tương tác trực tiếp với hệ thống cũ thì ta lại tiến hành ghi nhận lại tất cả các thao tác và hoạt động trên giấy Tập hợp và lưu trữ tất cả các tài liệu đó để sử dụng khi cần thiết, như vậy hệ thống có vẻ như đã song song Đến khi chúng ta tin chắc rằng

hệ thống ERP có vẻ như đã ổn định thì công việc ghi chép có thể chấp dứt Nếu xảy ra sai sót với hệ thống ERP mới chúng ta có thể sử dụng lại các tài liệu đã ghi chép để tạo lại các thông số và đảm bảo lại sự ổn định của hệ thống

Hình 5 - Chiến lược Paper Parallel

Hệ thống cũ (Legacy system)

Hệ thống ERP mới (New ERP system)

Financials)

Purchasing)

Forecasting)

(PaperMRP) Dịch vụ (Field Service) Dịch vụ giấy (Paper Field

Golive date

&Legacy Shutdown

Cấu hình ( Configuarator) Dịch vụ (Field Service)

Kế hoặch sản xuất (MRP)

Dự báo (Forecasting) Bán hàng (Sales) Kho (Inventory)

Tài chính (Financials)

Mua hàng (Purchasing)

Golive date

&Legacy Shutdown

1.3.8 Chiến lược Process line

Chiến lược này được định nghĩa tương tự chiến lược mini bigbang Tuy nhiên

nó tập trung vào việc quản lý những dòng tiến trình công việc song song hoặc các dây chuyền quản lý sản xuất Một ví dụ bao gồm việc sản xuất được thực hiện thông qua 2 giai đoạn là rửa và làm sạch chân không Theo chiến lược này, dây chuyền làm sạch chân lông và các tài nguyên liên quan sẽ được chuyển sang quản lí bằng hệ thống ERP trước Sau khi dây chuyền sản xuất làm sạch chân lông không thực hiện thành công sự chuyển đổi, dây chuyền rửa bắt đầu chuyển từ hệ thống ERP cũ sang hệ thống mới Khi sử dụng chiến lược này, dây chuyền nhỏ hơn (dễ hơn) ít rủi ro hơn và xác suất thành công cao hơn thường được chuyển đổi trước tiên Sự thành công bước đầu giúp xây dựng một tổ chức tin tưởng trong hệ thống ERP mới, làm tăng tòan bộ xác suất thành công Dựa trên sự thành công của dây chuyền đầu tiên, tài nguyên được tiếp tục tân dụng trong các dây chuyền khác khó khăn và thách thắc lớn hơn

Khái niệm tương tự được áp dụng cho các tổ chức dịch vụ Các quy trình nghiệp vụ đơn giản hơn sẽ được chuyển đổi sang hệ thống ERP mới, sau đó các quy trình khác sẽ tiếp tục được chuyển đổi

Hình 6 - Chiến lược Process Line

Tài chính (Financials) Tài chính giấy (Paper Financials)

Kế hoạch sản xuất (MRP) Kế hoạch sản xuất (MRP)

Dịch vụ (Field Service)

Quá

khứ

Tương lai

Golive date

&Legacy Shutdown

Configuarator)

Dịch vụ (Field Service)

Kế hoặch sản xuất (MRP)

Bán hàng (Sales) Kho (Inventory)

Tài chính (Financials)

Mua hàng (Purchasing)

Golive date Dishwasher

Legacy system- Dishwashers

Sau khi dây chuyền sản xuất làm sạch chân lông không thực hiện thành công sự chuyển đổi, dây chuyền rửa bắt đầu chuyển từ hệ thống ERP cũ sang hệ thống mới Khi sử dụng chiến lược này, dây chuyền nhỏ hơn (dễ hơn) ít rủi ro hơn và xác suất thành công cao hơn thường được chuyển đổi trước tiên Sự thành công bước đầu giúp xây dựng một tổ chức tin tưởng trong hệ thống ERP mới, làm tăng tòan bộ xác suất thành công Dựa trên sự thành công của dây chuyền đầu tiên, tài nguyên được tiếp tục tân dụng trong các dây chuyền khác khó khăn và thách thức lớn hơn

Khái niệm tương tự được áp dụng cho các tổ chức dịch vụ Các quy trình nghiệp vụ đơn giản hơn sẽ được chuyển đổi sang hệ thống ERP mới, sau đó các quy trình khác sẽ tiếp tục được chuyển đổi

Chương 2 - HỆ THỐNG ỨNG DỤNG ORACLE EBS

2.1 Oracle và các sản phẩm của Oracle

Được Larry Ellision cùng Bob Miner và Ed Oates thành lập ngày 16/06/1977 tại Redwood Shored, California (Mỹ) với tên ban đầu là Software Development

Laboratories (SDL), đến nay công ty Oracle (Oracle Corporation- NASDAQ:ORCL)

đã trở thành một trong những công ty phần mềm lớn nhất thế giới Oracle có văn phòng ở hơn 145 nước (trong đó có Việt Nam) với hơn 50,000 nhân viên trên toàn thế

khẳng định và ngày càng được củng cố, phát triển

Oracle là hãng hàng đầu thế giới trong lĩnh vực cung cấp hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) Bên cạnh đó Oracle cũng cung cấp nhiều hệ thống ứng dụng khác Oracle có hệ thống hỗ trợ toàn cầu và đã đặt văn phòng đại diện ở VN hơn 10 năm, cơ sở dữ liệu và công cụ phát triển của Oracle cũng đã khá quen thuộc với người Việt Nam

Một số sản phẩm của Oracle như:

− Oracle Database: hệ thống quản trị CSDL của Oracle

− Application Server: môi trường thực thi ứng dụng Oracle Đây là tập hợp rất nhiều công nghệ của Oracle như: Form server, web server, report server…làm nền tảng cho việc phát triển ứng dụng

− Development Tools: bộ công cụ phát triển ứng dụng của Oracle

− Oracle Collaboration Suites: ứng dụng cộng tác của Oracle

− Oracle e- Buissiness suite: hệ thống ứng dụng ERP của Oracle

2.2 Tổng quan về hệ thống Oracle EBS

Trên thị trường ERP [12], Oracle E – Business Suite được biết đến như là một trong những giải pháp ERP hàng đầu trên thế giới Đây là một bộ gồm các ứng dụng quản trị doanh nghiệp cho phép quản lí hiệu quả và tự động hóa tất cả các mảng nghiệp vụ: kế toán tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, cung ứng, vật tư hàng hóa…Để có được thành công như ngày hôm nay, Oracle E – Business Suite đã có một lịch sử hình thành và phát triển lâu dài Oracle luôn tự hào là người tiên phong trong

việc áp dụng những công nghệ tiên tiến vào ứng dụng quản trị doanh nghiệp Cụ thể

là:

− Năm 1997, giải pháp Oracle là giải pháp ERP đầu tiên hỗ trợ Internet

− Năm 1998, lần đầu tiên Oracle đưa ra ứng dụng tự phục vụ (self- service)

− Năm 2000, giải pháp Oracle là bộ ứng dụng quản trị doanh nghiệp đầy đủ, triển khai tập trung trên một mô hình dữ liệu duy nhất

− Năm 2003, Oracle tạo ra bước đột phá

Rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã lựa chọn E-Bussiness Suite- sản phẩm ERP hàng đầu thế giới của Oracle với những lý do:

− Oracle E-Buissiness Suite là bộ ứng dụng hoàn hảo, có đầy đủ các chức năng của một sản phẩm ERP cần có

− Những đặc điểm nổi trội của bộ ứng dụng quản trị doanh nghiệp Oracle Bussiness Suite so với các sản phẩm khác là:

E-+ Hoàn tòan tích hợp giữa các phân hệ

+ Dữ liệu hoàn tòan tập trung, chia sẻ

+ Được xây dựng trên nền CSDL và các công cụ phát triển của chính Oracle

+ Hoàn tòan hỗ trợ của Internet, kiến trúc tính toán Internet

+ Áp dụng các giải pháp an toàn, bảo mật tiên tiến của Oracle và theo chuẩn quốc tế hiện hành

+ Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế trong quản lí và điều hành doanh nghiệp cũng như những kinh nghiệm quý báu từ độ ngũ chuyên gia hùng hậu vốn là các nhà quản lí từ các lĩnh vực khác nhau

+ Áp dụng thực tiễn thành công ở mọi nghề, mọi lĩnh vực

− Oracle có hệ hỗ trợ toàn cầu và đã đặt văn phòng đại diện ở Việt Nam hơn 10

năm nay

− Hệ thống ứng dụng sẽ chạy trên Web-based, được triển khai tập trung trên máy chủ đặt tại trụ sở chính Các đơn vị ở xa sẽ nhập dữ liệu và lấy báo cáo qua Internet Những người dùng ở xa cũng có thể truy cập vào hệ thống qua đường

Internet

2.3 Các ưu điểm nổi bật của Oracle EBS

2.3.1 Hệ thống quản lí doanh nghiệp một cách tổng thể

− Giải pháp của Oracle E-Business giúp cho doanh nghiệp tiếp cận với một phương thức quản lí hoàn toàn mới trên thế giới: xử lí và điều hành công việc

qua môi trường Internet

− Giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng hòa nhập vào phong cách điều hành, sản xuất, kinh doanh toàn cầu

− Oracle E-Business giúp cho doanh nghiệp tổ chức: nhập liệu-xử lí- kết xuất báo cáo qua môi trường Web mọi lúc, mọi nơi, dữ liệu tập trung, thống nhất, chia sẻ

và tự động lưu chuyển qua các phòng ban, bộ phận liên quan

− Hệ thống vận hành theo quy trình nghiệp vụ, hoàn toàn tích hợp giữa các phân

hệ, chia sẻ việc nhập liệu cho các cán bộ nghiệp vụ ngay khi nghiệp vụ ban đầu phát sinh, tăng cường kiểm soát nguồn dữ liệu

2.3.2 Hệ thống cung cấp thông tin hoàn chỉnh

− Hệ thống cung cấp hệ thống thông tin hoàn chỉnh trực tuyến mọi lúc, mọi nơi qua môi trường Web giúp công tác quản lí điều hành tại doanh nghiệp trở nên

dễ dàng, nhanh chóng, hiệu quả

− Thông tin trong hệ thống được xử lí xuyên suốt, chính xác và hoàn hảo Điều này sẽ giúp cho các cán bộ lãnh đạo và quản lí của doanh nghiệp có thể tập hợp thông tin, ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn Lãnh đạo doanh nghiệp

có thể biết được thông tin chính xác, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh, tài chính, hàng tồn kho cho toàn doanh nghiệp cũng như số liệu chi phí và lợi nhuận để hỗ trợ ra quyết định

− Tích hợp thông tin tài chính: với hệ cơ sở dữ liệu tập trung, lãnh đạo tập đoàn các đơn vị thành viên có thể khai thác thông tin tài chính nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và thống nhất

− Tích hợp thông tin kinh doanh: hệ thống kiểm soát chặt chẽ toàn bộ quy trình kinh doanh, từ khi cách hàng, hàng xuất kho, xuất hóa đơn, theo dõi công nợ, thanh toán…Từ đó tạo điều kiện thuận lợi để các cán bộ kinh doanh, kho, sản xuất, kế toán phối hợp nhịp nhàng trong công việc

− Tích hợp thông tin hàng hóa, nguyên vật liệu, sản xuất: hệ thống cho phép lập

kế hoạch và điều phối tốt hơn, từ đó có thể giảm thiểu hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho, giảm thiểu ứ đọng vỗn cũng như giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí

− Hệ thống sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng vào bất cứ thời điểm nào, ở đâu với hàng trăm báo cáo thông tin đầy đủ liên quan

− Hệ thống cũng cho phép truy sâu vào chi tiết, đến tận các giao dịch gốc từ những số liệu tổng hợp

− Các phân hệ được xây dựng theo thiết kế tổng thể với mô hình dữ liệu thống nhất và trên một CSDL duy nhất Dữ liệu được quản lí tập trung, đầy đủ, chia

sẻ, thống nhất và xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp

2.3.3 Quản lí thống nhất và chuyên sâu

− Quản lí thống nhất tổng thể doanh nghiệp theo chuẩn hàng đầu thế giới

− Quản lí chuyên sâu các hoạt động sản xuất kinh doanh tại các khối: tài chính,

mua hàng, bán hàng và sản xuất

− Kiểm soát và tính chi phí sản xuất, giá thành chính xác

− Tăng cường kiểm soát các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất…

− Tăng cường kiểm soát công tác tài chính kế toán

2.3.4 Kiến trúc và công nghệ tiên tiến, an toàn bảo mật cao

Kiến trúc 3 lớp (máy trạm, ứng dụng và CSDL), môi trường và kiến trúc tính toán Internet CSDL và nền công nghệ hàng đầu thế giới của Oracle, hầu như không giới hạn về khối lượng lưu trữ và xử lí dữ liệu

Hệ thống an ninh và an toàn bảo mật dữ liệu rất cao, phân quyền phù hợp với vai trò, vị trí của mỗi nhóm cá nhân theo nghiệp vụ

− Database: thực hiện xử lí dữ liệu, tinh toán, lấy dữ liệu từ bảng hệ thống, cung cấp dữ liệu đầu ra

2.4.2 Thiết lập hệ thống

− Để cài đặt Oracle Application Suite trên môi trường Linux bao gồm cả việc

chuẩn bị cài đặt hệ điều hành RedHat AS (ES) 2.1 và Oracle Application Suite

− Vận hành hệ thống Standby: hệ thống sử dụng backup dữ liệu hàng ngày, hàng

tuần…đề phòng trường hợp rủi ro xảy ra với hệ thống Production

− Khôi phục dữ liệu

2.4.4 Sử dụng hệ thống

− Truy cập ứng dụng Oracle E-Business Suite

− Sử dụng Menu, tool bar

2.4.5 Quản trị hệ thống

− Quản lí Concurrent Manager

− Profile

− Quản trị người dùng

− Quản trị Responsibility

2.5 Tùy chỉnh (Customize) hệ thống EBS

Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên vàng của người tiêu dùng, nơi mà mọi thứ

hầu như có thể được tùy chỉnh hoặc cụ thể hóa theo một cách nào đó Nếu chúng ta có thể tùy chỉnh (customize) các sản phẩm tiêu dùng, hoàn toàn có thể hy vọng rằng có thể tùy chỉnh chiến lược như hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Nhưng việc có thể thực hiện và việc nên thực hiện là hoàn toàn khác nhau.[21]

Các hệ thống Oracle EBS đã có tính năng cá nhân hóa Những tính năng này cho phép bạn cá nhân hóa giao diện form ứng dụng theo ý bạn khi sử dụng hệ thống EBS (sắp xếp thứ tự, đặt tên, chủ đề, màu, điều kiện…) Những dữ liệu cá nhân được định hướng, có nghĩa là chúng được đảm bảo ngay cả khi hệ thống được lỗi Đây là lợi ích chính của việc sử dụng các ứng dụng tính năng cá nhân đạt tiêu chuẩn: thay đổi của bạn được bảo đảm và tiếp tục có tác dụng ngay cả khi màn hình cơ bản được vá lỗi vào một ngày nào đó

Tính năng cá nhân hóa của EBS mặc dù hữu ích nhưng có thể không đủ đáp ứng các yêu cầu chuyên ngành Có rất nhiều cách để customize hệ thống EBS:

− Làm mới hoặc tùy chỉnh màn hình giao diện

− Tích hợp với hệ thống ngoài

− Chuyển đổi dữ liệu

− Sử dụng tiện ích ở bên thứ 3 hoặc mở rộng

− Tạo ra các báo cáo mới

− Tạo ra các luồng dữ liệu mới

− Tích hợp với các ứng dụng độc lập APEX

Tất cả những phương thức customzie đều cần được kiểm tra về mức độ ảnh hưởng về mức độ ảnh hưởng

Ưu điểm của việc tùy chỉnh (Customize)

− Có được chức năng đáp ứng nhu cầu thực tế của bạn

Nhược điểm

− Tốn kém

− Yêu cầu phát triển khả năng chuyên ngành nhiều hơn

− Có thể yêu cầu cập nhật, kiểm thử, bảo trì bất cứ khi nào:

+ Khi có bản vá (patche) mới của hệ thống EBS

+ Khi kiến trúc mới được triển khai

+ Khi xác nhận công nghệ mới được phát hành

− Tăng chi phí và độ phức tạp cho người hỗ trợ

− Làm phức tạp thêm việc nâng cấp hệ thống EBS

Chương 3 – ERP- ORACLE EBS VỚI BÀI TOÁN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP NGÀNH MAY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT HÀNG THỂ THAO MAXPORT

Ngành may đang là một trong những ngành công ngiệp mũi nhọn, chiến lược của Việt Nam Việc ứng dụng CNTT vảo quản lý sẽ giúp các doanh nghiệp may các vấn đề về tối ưu sản xuất, cắt giảm chi phí

3.1 Nhận diện bài toán

3.1.1 Bài toán ERP cho ngành may

Dệt may là ngành sản xuất đặc thù thường kéo dài rất nhiều công đoạn Mỗi công đoạn lại có quy trình sản xuất riêng, phức tạp và nhiều quy trình sản xuất con Trong khi đó việc sản xuất lại phục vụ cho nhiều tiêu thức như: gia công theo đơn đặt hàng hay sản xuất tự tiêu thụ…Mỗi phương thức lại có sự khác biệt về việc theo dõi bán hàng, cung ứng nguyên vật liệu cũng như các vấn đề liên quan đến tiên độ sản xuất

Nhìn chung các vấn đề đặc thù cần quản lý cho doanh nghiệp ngành may có thể chia thành các nhóm:

− Quản lí thông tin sản phẩm

− Quản lí nhà cung cấp

− Quản lí đơn vị sản xuất

− Quản lí các đơn vị gia công

− Quản lí khách hàng tiêu thụ sản phẩm

3.1.2 Tổ chức doanh nghiệp may

Doanh nghiệp may gồm có các bộ phận:

− Trưởng Division: nhiệm vụ lập hợp đồng khung, bảng giá khung, kí hợp đồng với khách hàng sau khi thống nhất bảng giá

− Kỹ thuật (Technical): dựa vào tài liệu kỹ thuật của khách hàng, lập tài liệu định mức costing, lập đơn hàng theo hợp đồng của khách

− Merchandiser: lập bảng báo giá dựa trên tính toán định mức kĩ thuật, tạo phiếu yêu cầu mua vật tư phục vụ sản xuất

− Material vật tư: cân đối vật tư

− Kế hoạch vật tư: ban hành lệnh sản xuất, nhập kho, tạo phiếu yêu cầu cấp phát vật tư cho sản xuất

− Bộ phận đóng gói: nhập kho thành phẩm, đóng thùng, kiểm thùng

3.1.3 Yêu cầu của bài toán Customize doanh nghiệp may

− Thông tin quản lý của Manager:

+ Thông tin quản lý danh mục khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, Fax…), thông thường một khách hàng cũng đồng thời là nhà cung cấp + Thông tin về chương trình sản xuất: thông tin mùa, năm sản xuất, khách hàng, dạng hợp đồng, quản lý thông tin tận dụng về NPL đặt thừa, hàng tồn kho, hỗ trợ báo cáo tổng hợp NPL theo chương trình sản xuất… + Thông tin về thông tin bán hàng: thông tin về khác hàng, địa chỉ đến, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng, thông tin sản phẩm về số lượng và giá theo hợp đồng…

− Thông tin quản lý của Merchandiser:

+ Thông tin về nguyên phụ liệu sử dụng: phân nhóm nguyên phụ liệu, tên theo nhà cung cấp, đơn vị tính, kích thước chuẩn, nhà cung cấp nguyên phụ liệu, các loại giá của nguyên phụ liệu theo mùa, năm (FOB, CIF, EXW, BUYING…), yêu cầu quản lí thông tin thay đổi của vật tư về màu, cỡ…

+ Thông tin về phiếu yêu cầu mua NPL: ngày tạo, nhà cung cấp, địa chỉ nhận hàng, phương thức thanh toán, chương trình sản xuất, thông tin PI của nhà cung cấp, thông tin về vật tư chi tiết mùa, cỡ, giá cả, đồng tiền thanh toán; nhu cầu sinh được PO tự động từ bảng khai định mức và phối màu

+ Thông tin bảng dự kê giá

− Thông tin quản lý của kỹ thuật Technical

+ Thông tin về kỹ thuật của nguyên phụ liệu: quản lý các loại NPL có chiều dài thay đổi khi màu, cỡ mã hàng thay đổi (khóa), quản lý bảng màu sử dụng cho NPL tùy thuộc từng khách hàng, mùa…, hỗ trợ tìm kiếm lại các NPL đã sử dụng trước

+ Thông tin về kỹ thuật của mã hàng: thông tin về tên theo khách hàng, chương trình sản xuất, vải chính sử dụng, thông tin về nhóm, cấu trúc, giới tính, kỹ thuật sản xuất…, cần hỗ trợ cập nhật thông tin về màu, tìm kiếm mã hàng đã từng được đặt hàng để thừa kế thông tin cho hợp đồng

kế tiếp, hỗ trợ nhập thông tin về định mức kỹ thuật của vật tư sử dụng, bảng phối màu vật tư

+ Thông tin về bảng giá

+ Thông tin về đơn hàng

+ Thông tin bảng phối màu

3.2 Nhận diện giải pháp

3.2.1 Tiêu chí giải pháp

Một giải pháp ERP được coi là đầy đủ cho ngành dệt may cần đáp ứng tối thiểu các tiêu chí sau:

− Tính linh hoạt: Quản lý nguyên phụ liệu dệt may rất đa dạng và phức tạp Ngoài

cỡ, màu doanh nghiệp còn phải quản lí theo các tiêu thức khác như mẫu mã

− Tốc độ xử lí và nhập liệu nhanh: Trong dệt may do số lượng danh điểm trong

quản lí sản xuất là rất lớn và cần lưu trữ để phục vụ phân tích thống kê nên việc quản lí danh điểm ngoài yêu cầu đáp ứng theo dõi NPL, phải đảm bảo tốc độ xử

lí nhanh, thời gian nhập liệu nhanh, thuận tiện trong kiểm soát danh điểm Đây

là một trong những yếu tố quyết định hệ thống ERP dùng được hay không dùng

được cho ngành may

− Tích hợp được với hệ thống CAD/CAM: đặc điểm của dệt may là ứng dụng hệ

thống CAD/CAM trong thiết kế mẫu mã Việc tích hợp hai hệ thống CAD/CAM và ERP sẽ mang lại hiệu quả cao Các kết quả mang lại có thể giúp tính toán giá thành thiết kế ngay từ khi sản phẩm còn trên bàn vẽ Từng chi tiết sản phẩm ứng với màu, chất liệu vải, nếp gấp…được tính toán tự động trên phần mềm thiết kế sẽ được cập nhật vào suất tiêu hao NPL trong BOM của hệ thống ERP kết hợp với tập hợp chi phí thực gần nhất để tính giá thành thiết kế

Số liệu giá thành này đựoc cập nhật ngược lại phòng thiết kế giúp bộ phận này

có thể thêm chỉ tiêu giá thành khi thiết kế sản phẩm Việc kết nối này cũng cho phép cán bộ kinh doanh tính toán nhanh chi tiết giá chào bán trong quá trình

đàm phán chuẩn bị nhận đơn hàng gia công mới

3.2.2 Cách thức gắn module Customize vào hệ thống Oracle

Nghiên cứu cách thức gắn một module Customze vào hệ thống chuẩn EBS, có thể thấy thực hiện theo các bước như sau:

− Bước 1: Khởi động SSH Secure Shell Client

− Bước 2: Đăng nhâp vào máy chủ bằng user ứng dụng applmgr

− Bước 3: chạy biến môi trường

− Bước 4: chuyển đến APPL bằng lệnh : cd $APPL_TOP/admin

− Bước 5: copy file newprods.txt trên cd $APPL_TOP/admin về máy cá nhân rồi sửa lại file này phù hợp với ứng dụng

− Bước 6: copy 3 file newpords.txt, prcprod.txt, prcterr.txt lên thư mục APPL_TOP/admin

− Bước 7: Tại thư mục APPL_TOP/admin sửa dụng lệnh adsplice rồi làm theo chỉ dẫn khi máy thực hiện lệnh này

− Bước 8: Tạo thêm thư mục Form, Function, Menu, Responsiblity và gán cho user làm bình thường trên ứng dụng

Tạo phiếu yêu cầu mua vật tư (PO)

Cân đối vật tư

Nhập vật tư vào

kho

Dựa vào giác

sơ đồ có định mức thực tế

Ký định mức thực tế

Tạo lệnh sản xuất Tạo phiếu, xuất

vật tư cho sản xuất

Tạo chỉ định

ship hàng cho

khách

Hòan thành lệnh sản xuất, nhập kho thành phẩm

Ship hàng

Hình 11- Quy trình nghiệp vụ hướng người dùng cuối

b Quy trình nghiệp vụ dưới góc nhìn hệ thống chuẩn Oracle EBS

Inventory Bill Off Material Sales Orders Receivable

GL (Sổ cái) Work in Process

định mức thời gian Tạo lệnh

sản xuất

Tạo

PO mua vật tư

Hình 12 - Quy trình nghiệp vụ ngành may theo EBS chuẩn

Mới nhìn, có thể thấy hệ thống EBS hoàn toàn có thể đáp ứng được quy trình quản

lí sản xuất cho bài toán ngành may Tuy nhiên, đó chỉ là quy trình tổng thể cho bất cứ một nghiệp vụ quản lí sản xuất của một doanh nghiệp bất kì Đi sâu vào vấn đề đặc thù của ngành may ta sẽ hiểu rõ hơn nhu cầu Customize hệ thống để phù hợp cho nghiệp

vụ ngành may:

+ Việc tạo ra đối tượng quản lí thông tin Item: nếu chỉ là tên A, B, C…thì thật đơn giản Điều đáng nói ở đây một chiếc áo, một loại vải hay một chiếc khóa sửa dụng cần phải được chi tiết đến mức màu, cỡ, độ dài…và như thế việc tạo ra Item sẽ trở nên rối rắm, mất nhiều công sức Từ đó đặt ra câu hỏi làm sao để chỉ cần tạo ra item tên gọi chung (cơ bản), bảng khai phối màu, cỡ có thể tự động sinh ra các item chi tiết (tên item, màu, cỡ…)

+ Việc quản lí định mức sản xuất, định mức thời gian trong ngành may cũng nhất thiết phải quản lí đến mức chi tiết Nếu như nhập định mức cho 10 size của một sản phẩm với 10 màu mà nhập từng mã một sẽ phải nhập 100 lần Điều này là không khả quan Từ đó đặt ra ý tưởng làm sao

để với mỗi một chiếc áo nói chung chỉ cần khai báo định mức 1 lần với những rang buộc thay đổi theo màu, cỡ…nhất định có thể cho ra các bảng khai báo định mức cho tất cả các áo màu cỡ cụ thể

+ Việc tạo bảng giá của đội Merchandiser chào bán cho khách hàng dựa vào định mức tài liệu kĩ thuật không thể thực hiện trên Excel và đưa vào bảng giá chuẩn của Oracle Vì thế cần chức năng tính toán giá sản phẩm chào bán

+ Việc nhập đơn hàng của khách với thông tin màu, cỡ cần được nhanh chóng Vì thế cần chức năng nhập nhanh từ ma trận màu, cỡ

+ Việc tạo phiếu yêu cầu mua vật tư tập hợp từ định mức kĩ thuật cũng cần chức năng tạo tự động

+ Dựa vào đơn hàng để phòng kế hoạch tạo lệnh sản xuất Vậy làm sao để tạo lệnh sản xuất nhanh nhất? Câu hỏi này cũng đưa ra ý tưởng cho sản phẩm tạo lệnh sản xuất tự động và dựa vào số lượng ở lệnh sản xuất theo định mức sản xuất để tạo hướng dẫn xuất vật tư

+ Việc tạo phiếu mua vật tư phục vụ sản xuất: nếu dựa vào hệ thống chuẩn

sẽ phải qua rất nhiều bước: từ định mức kĩ thật ở BOM, dựa vào kế hoạch sản xuất theo đơn hàng từ đó tổng hợp thành yêu cầu mua vật tư

sử dụng Để tạo ra được 1 phiếu mua hàng End user sẽ phải trải qua rất nhiều bước, nhiều đội nghiệp vụ tham gia và tốn nhiều thời gian Từ đó

ăn theo yêu cầu khai báo định mức ở form được customize và bảng phối màu, kết hợp số lượng đơn hàng có thể tính toán và cho ra phiếu yêu cầu mua vật tư một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng công nghệ API kết nối bảng customzie và bảng hệ thống chuẩn

+ Hạch toán bàn cắt cho nhu cầu tiêu thụ nguyên liệu theo đơn hàng, hệ thống cũng cần customize vì là yêu cầu đặc thù ngành may

+ Đóng thùng, quẹt mã vạch để nhập kho thành phẩm cũng cần chức năng customzie

− Do đó, nhất thiết cần module Customzie

c Quy trình nghiệp vụ khi có thêm phân hệ customize Garment BOM:

Inventory Bill Off Material Sales Orders Receivable

GL (Sổ cái) Work in Process

Routing

Purchasing

Tạo item (vật tư, thành phẩm) Nhập định mức sản xuất vật tư theo sản phẩm Nhập

Garment BOM (khai báo phối màu, cỡ, định mức theo mã cơ bản)

Sinh item chi tiết màu cỡ

Tạo version định mức cho các mã chi tiết

Chức năng tạo

SO tự động khi

mã chi tiết được sinh ra bằng form ma trận màu

cỡ customiz e

Hình 13 - Quy trình nghiệp vụ Customize

d Mô tả quy trình nghiệp vụ hệ thống:

Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng bộ phận DIV_Leader sẽ lập Blanket Agreement SO cùng với kế hoạch mua và thời gian biểu của khách hàng Sau khi

đã lập Blanket Agreement sẽ chuyển đến cho Marchandise để khai báo cho hệ thống

- Các NPL không thay đổi theo tính chất mã hàng (Mandatory Component) Item mua hàng thông thường

Sau khi cập nhật xong, hệ thống lưu các mã này trên bảng dữ liệu customize

và sinh các mã tương ứng đẩy vào Oracle

Căn cứ vào tài liệu kỹ thuật của khách hàng chi tiết màu cỡ mã hàng, loại NPL chi tiết đi với từng mã hàng technical khai báo chi tiết thuộc tính mã hàng, mã NPL

Dựa trên việc phân tích yêu cầu của người sử dụng quy trình nghiệp vụ của công ty cóthể được thiết kế như sau:

Quy trình nghiệp vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Mapxort

Bắt

đầu 1 Lập blanket

agreement

19.Lập Sale Order (Breakdown)

13 Cập nhật thuộc tính mã hàng (Color card)

21.Tạo yêu cầu mua hàng

27.Cập nhật FA_BOM

Kết

30.Tạo AC_BOM

33.Lập lệnh sản xuất

37.Ship hàng

32.Tạo Yêu cầu xuất/chuyển kho

38.SO_Auto invoice

35.Hoàn thành nhập kho thành phẩm 34.Sản

xuất AC

22.Tạo Purchase Order (PI)

23.Nhập kho NVL

BP_summary material

4 Cập nhật ES_BOM

Đã có BOM

31.Đồng bộ

AC_BOM

8 Đồng bộ PP_BOM

11.Tính giá FOB

16 Copy bảng giá, tính giá cho mã chi tiết, điều chỉnh bảng giá

18.Duyệt blanket agreement

20.Lập Sale Order (Country Breakdown)

9.Tạo price list

báo giá

12.Lập/cập nhật Pricing aggrement 10.Cập nhật

blanket agreement (Item cơ bản)

36.Chuyển thành phẩm sang kho bán hàng

6.Tạo routing

mã cơ bản - Org sản xuất mẫu 5.Tiến hành sản

24.Tạo SO bán NPL chi tiết

26.Xuất bán NPL chi tiêt

Hình 14 - Qui trình nghiệp vụ

Tên sự

kiện

Nhóm người thực hiện

Mô tả chi tiết

1/Lập

hợp đồng

khung

Trưởng các Division -Yêu cầu của

khách hàng

- Kế hoạch (Buy plan)

- Thời gian biểu (Time Table)

Lập Blanket Agreement trong đó các điều khỏan về khách hàng, thời gian giao hàng chưa xác định cụ thể

mã hàng chi tiết Có thể nhập mã hàng cơ bản tại đây để theo dõi

Chương trình chứa thông tin sản phẩm trong hợp đồng (Blanket Agreement)

- Finish graded flat

Dựa vào tài liệu Indented Bill của khách hàng gửi, Merchandiser khai báo vào hệ thống Oracle Sử dụng trừơng tự do để phân loại:

-Mã hàng cơ bản: nhập khi

-Dữ liệu Item trên Oracle: + Basic Finish Good

partter or garment measurements

khai báo

-Mã hàng chi tiết: hệ thống tự sinh khi sử dụng chức năng đẩy Bill

- Mã NPL cơ bản: nhập vào khi khai báo

đó Bảng giá này chỉ là thông tin về tên bảng giá ứng với chương trình

Bảng giá – Price list trên hệ thống

-Các NPL cơ bản thuộc chương trình

-Nhà cung cấp tương ứng

-Các hình thức giá của NPL (FOB, CIF, BUYING, EXW…)

- Số lượng mua tối thiểu (Minimum Quantity)

customize Sau đó thông tin giá cuối cùng đựơc đẩy vào bảng giá

cơ bản để thống nhất với khách hàng

- Gán Price List với báo giá này

- Thống nhất với khách hàng về giá

Nếu như chưa thống nhất được với khách hàng về báo giá thì quay trở lại tính giá FOB.Và update lại báo giá

-Thực hiện copy bảng giá

đã thống nhất với khách hàng

-Đẩy giá các mã hàng chi tiết vào bảng giá (bằng

Price list bán hàng