Chuyên viên xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm giao dịch, đàm phán với đối tác để phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng; Xây dựng phương án xuất nhập khẩu và soạn thảo hợp đồng ngoại thương; Viết mail giao dịch với đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh; Phiên dịch tiếng Anh tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước ngoài hoặc trong các chuyến đi công tác nước ngoài; Dịch tài liệu tiếng Anh; Thực hiện công tác đối ngoại khác.
Trang 1B NG MÔ T CÔNG VI C CHUYÊN VIÊN XU T NH P KH U Ả Ả Ệ Ấ Ậ Ẩ
B ph nộ ậ Phòng xu t nh p kh uấ ậ ẩ
Ch c danhứ Chuyên viên xu t nh p kh uấ ậ ẩ
Cán b qu n lý tr c ti pộ ả ự ế Trưởng phòng
1 Mô t công vi c chuyên viên xu t nh p kh u:ả ệ ấ ậ ẩ
- Giao d ch, đàm phán v i đ i tác đ phát tri n s n ph m m i, ký k t h p đ ng.ị ớ ố ể ể ả ẩ ớ ế ợ ồ
- Xây d ng phự ương án xu t nh p kh u và so n th o h p đ ng ngo i thấ ậ ẩ ạ ả ợ ồ ạ ương
- Vi t mail giao d ch v i đ i tác nế ị ớ ố ước ngoài b ng ti ng Anh.ằ ế
- Phiên d ch ti ng Anh t i các cu c h p, h i th o, h i ngh v i đ i tác nị ế ạ ộ ọ ộ ả ộ ị ớ ố ước ngoài ho cặ trong các chuy n đi công tác nế ước ngoài
- D ch tài li u ti ng Anh.ị ệ ế
- Th c hi n công tác đ i ngo i khác.ự ệ ố ạ
2 Trách nhi m c a chuyên viên xu t nh p kh u:ệ ủ ấ ậ ẩ
- Qu n lý công vi c tìm ki m và chăm sóc khách hàng xu t kh u.ả ệ ế ấ ẩ
- Đ a ra phư ương án ti p c n khách hàng, th trế ậ ị ường m c tiêu.ụ
- Tìm ki m khách hàng thông quan phế ương th c: các website thứ ương m i đi n t qu c t :ạ ệ ử ố ế alibaba.com, tradekey.com, ecvn.com…
- Check mail và tr l i thông tin v i đ i tác quan tâm. Báo cáo T ng Giám Đ c thả ờ ớ ố ổ ố ườ ng xuyên v các khách hàng phát sinh.ề
- Tham d các ho t đ ng tìm ki m khách hàng khác: H i th o, h i ngh ự ạ ộ ế ộ ả ộ ị
- L p k ho ch, tri n khai, giám sát tri n khai công vi c chăm sóc khách hàng.ậ ế ạ ể ể ệ
- Ti p nh n đ n hàng, làm th t c giao hàng. Ch u trách nhi m trế ậ ơ ủ ụ ị ệ ước T ng Giám Đ c vổ ố ề công vi c th c hi n đ n hàng c a khách hàng xu t kh u đ m b o đúng ti n đ , đúngệ ự ệ ơ ủ ấ ẩ ả ả ế ộ
m t hàng, đúng quy trình và lu t đ nh.ặ ậ ị
- L p k ho ch c i ti n, thay đ i s n ph m phù h p v i yêu c u c a đ i tác.ậ ế ạ ả ế ổ ả ẩ ợ ớ ầ ủ ố
- Ch u trách nhi m so n th o, biên d ch, ki m soát n i dung thông tin giao d ch, đ i n i,ị ệ ạ ả ị ể ộ ị ố ộ
đ i ngo i b ng ti ng anhố ạ ằ ế
Trang 2- S d ng thành th o các công c Trade Tools.ử ụ ạ ụ
3 Qu n lý khách hàng xu t nh p kh uả ấ ậ ẩ
- Tìm ki m khách hàng thông qua các phế ương th c: các website thứ ương m i đi n t qu cạ ệ ử ố
t ế
- Tr l i nh ng th h i hàng mà khách hàng có quan tâm. Có hai lo i th h i hàng c nả ờ ữ ư ỏ ạ ư ỏ ầ phân đ nh rõ và chăm sóc.ị
- M t là th s g i cho riêng ph n inbox c a mình, s chăm sóc và tr l i m t cách chiộ ư ẽ ử ầ ủ ẽ ả ờ ộ
ti t nh ng đòi h i c a khách hàng, kh năng c a mình.ế ữ ỏ ủ ả ủ
- Hai là th h i hàng đư ỏ ược g i t i dử ớ ướ ại d ng spam, t c là ngứ ườ ử ồi g i đ ng th i g i nhi uờ ử ề
th đ n nhi u nhà cung c p cùng lúc, v i d ng th này ph i tr l i v i n i dung t m nư ế ề ấ ớ ạ ư ả ả ờ ớ ộ ỉ ẩ
và báo giá mang tính c nh tranh trạ ước tiên, n u có h i âm c a khách hàng s trao đ iế ồ ủ ẽ ổ
ti p.ế
- Tìm ki m khách hàng thông qua các ho t đ ng giao thế ạ ộ ương khác: H i th o, h i ngh ộ ả ộ ị
- Chăm sóc khách hàng trong và ngoài nước: Chăm sóc khách hàng thường xuyên b ngằ cách g i đi n, g i email, đ n công ty thăm h i nh ng d p l , t t. Quan sát các m t hàngọ ệ ử ế ỏ ữ ị ễ ế ặ khách hàng hay đóng cont, cho đi th trị ường nào, giá c ra sao. Thả ường xuyên báo giá,
c p nh t thông tin gi a hai bên.ậ ậ ữ
4 Ti p nh n đ n hàng và làm th t c giao hang XNKế ậ ơ ủ ụ
- Ti p nh n đ n hàng t khách hàng.ế ậ ơ ừ
- Tính toán s lố ượng đ n hàng ch t đ y cho 1 cont 20 (th tích có th ch t 26.5cm3)ơ ấ ầ ′ ể ể ấ
ho c 1 cont 40 ặ ′
- Mail H p đ ng, PO cho khách hàng ký và yêu c u scan mail l i chi mình.ợ ồ ầ ạ
- Làm đ n hàng mail xu ng nhà máy, trao đ i đ n hàng có đáp ng đơ ố ổ ơ ứ ược không? Th iờ gian giao hàng? Sau đó thông tin v quy cách, thông tin in trên cartons, mã QR ề
- Làm b ch ng t bao g m h p đ ng, invoice, packing list. Chuy n b ch ng t choộ ứ ừ ồ ợ ồ ể ộ ứ ừ khách hàng đ khách hàng hoàn thành th t c thanh toán ti n deposit 30%, 50% ho c TTể ủ ụ ề ặ
tr trả ước 100% ho c yêu c u khách m L/C.ặ ầ ở
- Liên h hãng tàu booking l ch tàu đ cho hàng c a mình đi đúng l ch mà mình mongệ ị ể ủ ị
mu n. L ch tàu có th do khách hàng ch đ nh, ho c có th do mình book r i trao đ i v iố ị ể ỉ ị ặ ể ồ ổ ớ khách hàng
- Ki m tra vi c x p hàng hoá, đóng cont có v n đ gì không.ể ệ ế ấ ề
- Khai h i quan và hoàn thành th t c thông quan cho lô hàng.ả ủ ụ
Trang 3- Mail SI cho hãng tàu / FWD và hãng tàu / Fwd s mail l i Bill nháp cho mình, mình ki mẽ ạ ể tra thông tin trên Bill đã kh p ch a, liên h hãng tàu phát hàng Bill g c / Bill surrenderớ ư ệ ố (ho c switch bill theo yêu c u ).ặ ầ
- Chu n b các ch ng t , hoá đ n, gi y t c n thi t đ làm h s xin C/O.ẩ ị ứ ừ ơ ấ ờ ầ ế ể ồ ơ
- Khi có C/O g c, Bill g c, kèm b ch ng t g m invoice, packing list g i chuy n phátố ố ộ ứ ừ ồ ử ể nhanh cho khách hàng l y hàng đ u bên kia. Ho c xu t trình b ch ng t cho ngânấ ở ầ ặ ấ ộ ứ ừ hàng đ xin chi t kh u / ch thanh toán.ể ế ấ ờ
5 Các công vi c khác c a chuyên viên XNKệ ủ
- Tr l i email, văn b n v i đ i tác (yêu c u thông qua Trả ờ ả ớ ố ầ ưởng phòng, GĐ)
- Giao ti p, giao d ch v i đ i tác v i thái đ c i m , hòa nhã. N u có phát sinh trong côngế ị ớ ố ớ ộ ở ở ế
vi c ph i báo cáo v i ngệ ả ớ ười qu n lý tr c ti p ho c T ng Giám Đ c đ k p th i gi iả ự ế ặ ổ ố ể ị ờ ả quy t phát sinh.ế
- T ch u trách nhi m trong các văn b n d ch thu t.ự ị ệ ả ị ậ
- Báo cáo công vi c hàng ngày v i trệ ớ ưởng/phó b ph n.ộ ậ
- Th c hi n các công vi c khác theo s đi u hành c a ngự ệ ệ ự ề ủ ười qu n lý tr c ti p.ả ự ế
6 Yêu c u:ầ
- Trình đ chuyên môn: Đ i h c ho c trên đ i h c, u tiên độ ạ ọ ặ ạ ọ ư ược đào t o v nghi p vạ ề ệ ụ Ngo i Thạ ương ho c k thu t công ngh ; ặ ỹ ậ ệ
- Ki n th c:ế ứ
- Hi u bi t v Nghi p v Ng ai thể ế ề ệ ụ ọ ương,
- Hi u bi t v quy trình c b n c a công ngh ; các nguyên li u và s n ph m ngành côngể ế ề ơ ả ủ ệ ệ ả ẩ ngh ,ệ
- Ng ai ng (Ti ng Anh): cao c pọ ữ ế ấ
- Vi tính văn phòng: S d ng thành th o ph c v cho công vi c,ử ụ ạ ụ ụ ệ
- Ho ch đ nh công vi c trong đ n vạ ị ệ ơ ị
- Phân công, u thác công vi c cho CBNVỷ ệ
- Đào t o và hạ ướng d n công vi c.ẫ ệ
- Đào t o cán b k c n.ạ ộ ế ậ
- K năng giao ti p.ỹ ế
- Trung th cự
- Năng đ ng, nh y bén.ộ ạ
- T m nhìn r ng.ầ ộ
- Có kh năng đàm phán t t.ả ố